職位說明書的制作方法

職位說明書的制作方法3/22/20231議程企業(yè)職能設(shè)計與職能分解組織結(jié)構(gòu)設(shè)計與工作設(shè)計工作分析：目標/內(nèi)容/程序/方法職位說明書：重要性/用途/格式/編制案例解析與摹擬演練3/22/20232過程框圖職能設(shè)計基本職能/關(guān)鍵職能職能分解機構(gòu)設(shè)置工作設(shè)計工作分析職位說明書工作規(guī)范3/22/20233職能設(shè)計什么是職能設(shè)計？對企業(yè)的經(jīng)營和管理業(yè)務(wù)進行總體設(shè)計，確定企業(yè)應(yīng)當從事哪些生產(chǎn)經(jīng)營活動和管理業(yè)務(wù)，并規(guī)定其合理的結(jié)構(gòu)比例。職能設(shè)計是企業(yè)組織設(shè)計的第一道“工序”思想是：

因事定機構(gòu)因機構(gòu)配人員3/22/20234職能設(shè)計的作用使企業(yè)的戰(zhàn)略任務(wù)和經(jīng)營目標在管理組織上得到落實為企業(yè)管理組織的框架設(shè)計提供依據(jù)管理組織的各個層次、部門、職務(wù)和崗位，只是企業(yè)各項職能和業(yè)務(wù)的載體。先有職能才有結(jié)構(gòu)（不能先給病人吃藥，后診斷病情）3/22/20235職能設(shè)計的內(nèi)容基本職能設(shè)計關(guān)鍵職能設(shè)計職能分解3/22/20236基本職能設(shè)計目的：對人、財、物、信息等經(jīng)營資源研、供、產(chǎn)、銷等經(jīng)營環(huán)節(jié)進行系統(tǒng)、有效的管理。參考國內(nèi)、國外較先進同類企業(yè)應(yīng)考慮的權(quán)變因素：環(huán)境戰(zhàn)略技術(shù)規(guī)模案例一：3/22/20237某投資管理公司基本職能經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略財務(wù)（審計）投資管理資產(chǎn)運營管理人力資源行政辦公經(jīng)營計劃公關(guān)與宣傳3/22/20238建筑公司的基本職能采購管理：設(shè)備管理：成本管理：施工管理：質(zhì)量管理：安全管理：3/22/20239房地產(chǎn)開發(fā)公司項目前期資金設(shè)計市場分析與營銷策劃工程監(jiān)理銷售3/22/202310練習一寫出你所所在公司司的基本本職能3/16/202311關(guān)鍵職能設(shè)計各項職能——磚瓦瓦材料/構(gòu)件關(guān)鍵職能——承擔擔負荷量最大的構(gòu)構(gòu)件關(guān)鍵職能應(yīng)配置在在組織結(jié)構(gòu)中心地地位3/16/202312關(guān)鍵職能的確定如何確定？由企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略決決定確定關(guān)鍵職能應(yīng)思思考三個問題：？為達到企業(yè)戰(zhàn)略略目標，什么職能能必須得到出色履履行，取得優(yōu)異成成績？什么職能履行不不佳，會使企業(yè)遭遭受嚴重損失，甚甚至危及企業(yè)生存存？對體現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營營宗旨具有重要價價值的活動是什么么3/16/202313練習二投資管理公公司總部的的關(guān)鍵職能能？你所在子公公司的關(guān)鍵鍵職能？你所在部門門的關(guān)鍵職職能？3/16/202314職能分解（一一）定義：將基本本職能、關(guān)鍵鍵職能逐步分分解化為獨立、可可操作的具體體業(yè)務(wù)目的：將各項職能具具體化可可執(zhí)行、可可落實如：生產(chǎn)、營營銷、財務(wù)分解具體業(yè)務(wù)分派不同部門/人人來負責為后續(xù)組織設(shè)設(shè)計工作提供供前提條件部門劃分和組組合；縱向：：集權(quán)、分權(quán)權(quán)；橫向：協(xié)協(xié)調(diào)方式選擇擇；部門/崗崗位責任制；；職務(wù)設(shè)計等等3/16/202315職能分解（二二）基本要求業(yè)務(wù)活動的獨獨立性（舉例例）不能把性質(zhì)不不同的業(yè)務(wù)活活動混合為一一項活動業(yè)務(wù)活動的可可操作性（舉舉例）避免重復和脫脫節(jié)（舉例））3/16/202316職能分解（三三）職能分解的方方法：逐級分解法一級職能---基本職能能設(shè)計列出的的職能二級職能---為完成一一級職能必須須開展的幾方面管理工工作三級職能---由二級職職能分解的具具體業(yè)務(wù)活動案例二：某公公司職能分解解示例3/16/202317組織結(jié)構(gòu)設(shè)計計縱向組織結(jié)構(gòu)構(gòu)設(shè)計——管理層次次/幅度；集集權(quán)/分權(quán)；；橫向組織結(jié)構(gòu)構(gòu)設(shè)計——部門/專專業(yè)分工；橫橫向協(xié)調(diào)方式式；橫向制約約機制職責與權(quán)限設(shè)設(shè)計3/16/202318工作設(shè)計方法：1、事件流法法：把相互密密切關(guān)聯(lián)的事事件或活動歸歸并在一起形形成一個工作作2、歸類法：：把性質(zhì)完全全相同或相似似的活動歸并并在一起，形形成一個工作作3、目標分解解法：把一個個部門職能的的總體目標分分解為各個分分目標，以分分目標為中心心設(shè)定工作。。原則：1、相對獨立立，避免工作作關(guān)系復雜化化。2、工作結(jié)果果易于衡量/考核3、避免任務(wù)務(wù)重疊、交叉叉4、有一定的的深度和廣度度5、相對穩(wěn)定，避避免頻繁調(diào)整整6、避免資格格要求過高，，找不到合適適的人選3/16/202319工作分析工作分析（職職務(wù)分析）：：是以工作為為對象，觀察察和分析其內(nèi)內(nèi)容、責任、、特征、必要要的資格條件件等，將其結(jié)結(jié)果載入工作作說明書（職職位說明書）），判斷與其其他工作的性性質(zhì)差異的過過程。為管理活動提提供信息———7W工作分析技術(shù)術(shù)是現(xiàn)代人力力資源管理的的基本技術(shù)和和核心技術(shù)3/16/202320工作分析術(shù)語語任務(wù)：為達到到某一特定目目的所進行的的一項活動。。職責：一個人人擔負的一項項或多項任務(wù)務(wù)組成的活動動。職位：由特定定人所擔負的的一個或數(shù)個個職責組成，，=崗位工作：由一組組主要職責相相似的職位所所組成工作=職務(wù)工作簇：由兩兩個或兩個以以上的相似的的工作組成。。職業(yè)：由不同同時間內(nèi)不同同組織中的相相似工作組成成。3/16/202321工作分析的目標標組織管理人力決策聘用管理績效考核人力資源開發(fā)薪資管理工作評價3/16/202322工作分析項目（（一）一般資料分析工作名稱：工作代碼：工作地點：工作實體分析主要目的工作任務(wù)分析工作責任分析督導與組織關(guān)系系工作量分析3/16/202323工作分析析項目（（二）工作環(huán)境境分析工作的物物理環(huán)境境工作的安安全環(huán)境境人際與社社會環(huán)境境聘用備件件任職條件件分析教育培訓訓情況必備知識識經(jīng)驗驗心理素質(zhì)質(zhì)3/16/202324工作分析析設(shè)計選擇有代代表性、、典型性性的職位位確定工作作分析項項目和調(diào)調(diào)查方法法制訂工作作分析規(guī)規(guī)范包括工作作分析規(guī)規(guī)范用語語；工作作分析項項目標準準選擇信息息來源：：包括：任任職人、、管理者者、客戶戶、工作作分析人人員、有有關(guān)工作作分析資資料選擇工作作分析人人員來源：顧顧問公司司專家培訓內(nèi)部部人員3/16/202325工作調(diào)查查方法觀察法：：運用感覺覺器官或或其他工工具，觀觀察特定定對象的的實際工工作動作作和工作作方式，，并以文文字、圖圖表、圖圖象記錄錄下來訪談法：：與任職人人員面對對面談話話來收集集信息和和數(shù)據(jù)（訪談問問題舉例例）問卷法：：由任職人人員填寫寫經(jīng)過特特別設(shè)計的調(diào)查問卷卷方法選?。喝N調(diào)查方法各有有利弊，根據(jù)實際情況選擇擇使用。3/16/202326工作分析工具—職位問卷職位問卷是收集工工作信息的基本工工具職位問卷框架基本資料——姓名名、性別、年齡、、職稱、部門、、學歷、職務(wù)、直直屬主管、職等、、職級、入職日期期工作時間調(diào)查———正常工作時間、、休息時時間、加班時間、、出差情況、工作作均衡3/16/202327工作內(nèi)容調(diào)查——工作目標、工作概概要、工作程度度工作事項、各各事項占全部工作作時間的百分比，，工作權(quán)限和結(jié)果果工作責任調(diào)查——風險控制責任、成成本控制責任、協(xié)協(xié)調(diào)責任、指導監(jiān)監(jiān)督責任、組織管管理責任、工作結(jié)結(jié)果責任、決策范范圍任職資格調(diào)查——最低學歷要求、知知識多樣性、熟練練期、工作復雜性性、工作經(jīng)驗、文文字知識、數(shù)學知知識、工作靈活性性、綜合能力3/16/202328工作強度調(diào)調(diào)查——工作壓力、、精力集中中程度、體體力要求、、創(chuàng)新與開開拓、工作作緊張程度度、工作均均衡性工作環(huán)境調(diào)調(diào)查——工作環(huán)境舒舒適性、工工作環(huán)境危危險性等問卷設(shè)計要要點問卷應(yīng)簡短短、填寫起起來簡單、、方便調(diào)查項目應(yīng)應(yīng)為具有操操作性的具具體問題用語規(guī)范、、準確、通通俗易懂，，不能模棱棱兩可不能面面俱俱到，應(yīng)突突出重點3/16/202329問卷形式式開放式問問卷封閉式問問卷開放式與與封閉式式相結(jié)合合工作問卷卷實例分分析開放式問問卷實例例封閉式問問卷實例例3/16/202330工作說明明書又稱職務(wù)務(wù)說明書書，是根根據(jù)工作作分析得得到的資資料對工工作的職職務(wù)、條條件以及及責任的的描述做做成的正正式文件件。它的的目的是是在某些些條件限限制下確確認工作作的職責責，并說說明工作作的范圍圍和內(nèi)容容。工作說明明書是人人力資源源管理中中最為重重要的文文件之一一。3/16/202331工作說明書的的重要性闡明在公司內(nèi)內(nèi)誰應(yīng)該負責責什么工作有助于在職者者了解該職位位的責任幫助管理階層層分析并改進進公司的組織織結(jié)構(gòu)作為職位評價價、薪資調(diào)查查以及建立薪薪資結(jié)構(gòu)的基基礎(chǔ)3/16/202332工作說明書的的用途人力規(guī)劃人員招聘及甄甄選人員任用及配配置薪資調(diào)查薪資結(jié)構(gòu)員工培訓與發(fā)發(fā)展職業(yè)規(guī)劃工作評價職位分類績效評估目標管理計劃劃工作流程分析析組織研究3/16/202333工作說明書格格式依情況不同而而異，基本由由五大部分構(gòu)構(gòu)成：——職位基本本資料——主要目的的——工作描述述——工作環(huán)境境——任職資格格3/16/202334職位基本資料職位名稱直屬主管所屬部門工資等級工資標準所轄人數(shù)工作性質(zhì)工作地點職務(wù)分析日期職務(wù)分析人3/16/202335工作描述工作概要：用簡練練的語言說明工作作的性質(zhì)、中心任任務(wù)和責任工作活動內(nèi)容：逐逐項說明工作活動動內(nèi)容；各活動內(nèi)內(nèi)容所占時間百分分比；活動內(nèi)容權(quán)權(quán)限；執(zhí)行依據(jù)工作職責：工作結(jié)果：最好定定量工作關(guān)系：受誰監(jiān)監(jiān)督，監(jiān)督誰；此此工作可晉升的職職位、可轉(zhuǎn)換的職職位以及可以升遷遷至此的職位；與與哪些職位發(fā)生關(guān)關(guān)系運用設(shè)備和信息說說明3/16/202336任職資格所需最低學歷所需培訓時間/科科目從事本職工作和其其他相關(guān)工作的年年限和經(jīng)驗一般能力：如計劃劃、協(xié)調(diào)、實施、、組織、控制、領(lǐng)領(lǐng)導、公關(guān)等及需需求程度興趣愛好個性特征：如情情緒穩(wěn)定性、責責任心、外向/內(nèi)向、支配性性、主動性等職位所需的性別別、年齡特征體能：視力、聽聽力、反應(yīng)、耐耐力、體力3/16/202337工作環(huán)境工作場所：室內(nèi)內(nèi)/室外/其他他特殊場所工作環(huán)境的危險險性：發(fā)生可能能性；傷害程度度；發(fā)生頻率；；原因職業(yè)?。嚎赡苄孕?輕重程度等等工作時間特性：：正常工作時間間、加班時間工作的均衡性：：是否忙閑不均均及經(jīng)常性程度度工作環(huán)境舒適程程度：溫度、濕濕度、粉塵、噪噪聲等3/16/202338編制基本要求內(nèi)容可依據(jù)職務(wù)務(wù)分析目標加以以調(diào)整，可繁可可簡可以用表格形式式，也可采用敘敘述型（見范例例）使用淺顯易懂的的文字，用語要要明確，不要模模棱兩可評分等級的設(shè)定定也要依實際情情況盡可能準確確