合同管理制度樣本

XXXXX有限公司文獻(xiàn)編號：DM-XZ-WI-02版本/版次：A/0協(xié)議管理制度2023年6月1日發(fā)布2023年6月10日實行XXXXXX有限公司發(fā)布協(xié)議管理制度文獻(xiàn)編號：DM-XZ-WI-02版本A/0修訂履歷版本修訂頁次內(nèi)容修訂人/日期批準(zhǔn)人/日期目錄1 目的 42 適用范圍 43 定義 43.1 合同 43.2 部門 43.3 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人 44 職責(zé) 44.1 總經(jīng)理 44.2 綜合部 44.3 各部門負(fù)責(zé)人 55 合同分類 55.1 一般性合同 55.2 重大合同 56 合同管理原則 57 保守商業(yè)秘密 58 管理程序 58.1 授權(quán)審批流程 58.2 合同的會審內(nèi)容及要點 58.2.1 合同擬定 68.2.2 合同會審主題及內(nèi)容 68.2.3 合同會審要點 68.3 合同會審與管理規(guī)定 68.4 合同的履行 78.5 合同違約處理 88.6 合同糾紛處理 89 附則 910 相關(guān)文件 911 相關(guān)記錄 9協(xié)議管理制度目的為規(guī)范公司經(jīng)濟(jì)協(xié)議的管理，防范與控制協(xié)議風(fēng)險，有效維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。合用范圍本制度合用于公司對外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類協(xié)議、協(xié)議涉及冠以協(xié)議、合約、協(xié)議、契約、意向書等名稱的規(guī)范性文獻(xiàn)等，公司各部門對外簽訂的各類經(jīng)濟(jì)協(xié)議一律合用本制度。定義協(xié)議本制度所稱協(xié)議指公司對外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類協(xié)議或協(xié)議。部門本制度中所稱部門指代表公司洽談、簽訂協(xié)議的各業(yè)務(wù)、職能部門。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人本制度匯總所稱業(yè)務(wù)經(jīng)辦人是指協(xié)議談判、簽訂及履行的第一負(fù)責(zé)人，并有責(zé)任保證協(xié)議最終文本及經(jīng)各級審批后的協(xié)議文本在條款內(nèi)容上的一致性。職責(zé)總經(jīng)理審批公司所有協(xié)議、格式協(xié)議和各部門的協(xié)議文本負(fù)責(zé)公司對外重大協(xié)議的簽章，并審核超過各部門負(fù)責(zé)人審核權(quán)限的協(xié)議授權(quán)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員代表公司簽訂協(xié)議綜合部負(fù)責(zé)草擬公司主營業(yè)務(wù)格式協(xié)議或公司重大、特殊協(xié)議；監(jiān)督、指導(dǎo)各部門起草及修訂協(xié)議文本；對履行中出現(xiàn)的重要問題進(jìn)行分析，提出修改意見；負(fù)責(zé)檢查各類協(xié)議的規(guī)范性、合理性；對公司審批或簽訂的協(xié)議負(fù)責(zé)存檔、立卷；負(fù)責(zé)管理公司的各類協(xié)議；配合解決協(xié)議的報批、見證和公證等事項；配合解決協(xié)議糾紛；參與有關(guān)協(xié)議的談判、簽訂、履行等工作。各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)草擬與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的協(xié)議文本負(fù)責(zé)協(xié)助綜合部擬定公司主營業(yè)務(wù)協(xié)議負(fù)責(zé)初步審核業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與協(xié)議對方商定的協(xié)議具體條款協(xié)議分類一般性協(xié)議協(xié)議標(biāo)的在2023（貳仟）元資金支出或2023（貳仟）元資金收入以內(nèi)的一次性協(xié)議，或短期（有效期3個月以下）協(xié)議重大協(xié)議協(xié)議標(biāo)的超過2023（貳仟）元資金支出或2023（貳仟）元資金收入以內(nèi)的一次性協(xié)議，或短期（有效期3個月以上）協(xié)議協(xié)議管理原則協(xié)議管理必須遵循依法辦事，防止為主，層層把關(guān)，跟蹤監(jiān)督，維護(hù)公司合法權(quán)益的原則；簽訂、履行、變更、解除協(xié)議，必須遵守《中華人民共和國協(xié)議法》及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章，并參照有關(guān)政策保守商業(yè)秘密管理、參與協(xié)議工作的一起有關(guān)人員，必須遵守《保密制度》為公司保守商業(yè)秘密管理程序授權(quán)審批流程協(xié)議方預(yù)審階段，一般性協(xié)議，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人須提供兩個以上備選方供選擇；重大協(xié)議，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人須提供三個以上備選方供選擇，原則上，在業(yè)務(wù)談判、雙方達(dá)成一致意見后，各部門應(yīng)盡也許使用公司制定的格式協(xié)議或部門協(xié)議文本。綜合部草擬的格式協(xié)議應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后形成正式書面，變更程序亦同；各部門草擬的協(xié)議文本應(yīng)經(jīng)綜合部審查/審核、總經(jīng)理審批，然后形成正式書面，變更程序亦同；業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與協(xié)議對方擬定的一般性協(xié)議，須經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人初審、綜合部審批后方能訂立正式協(xié)議，變更程序亦同。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與協(xié)議對方擬定的重大協(xié)議，須經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人初審、綜合部審查、總經(jīng)理審批后方能訂立正式協(xié)議，變更程序亦同。協(xié)議的會審內(nèi)容及要點協(xié)議擬定綜合部會同各部門起草公司格式協(xié)議、各部門擬定本部門協(xié)議文本及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人與協(xié)議對方擬定協(xié)議的，分別由綜合部、各部門負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)協(xié)議在會審過程中的傳遞。協(xié)議擬定者負(fù)責(zé)協(xié)議在整個會審過程中的傳遞，直到協(xié)議蓋上協(xié)議專用章后結(jié)束。協(xié)議會審主題及內(nèi)容綜合部重要負(fù)責(zé)對協(xié)議對方當(dāng)事人身份和資格的審查及協(xié)議爭議解決方式的審核；部門負(fù)責(zé)人重要負(fù)責(zé)對協(xié)議的合理性、規(guī)范性、經(jīng)濟(jì)性等進(jìn)行審查；財務(wù)部重要負(fù)責(zé)協(xié)議對方資信情況，價款支付等的審查；綜合部和財務(wù)部負(fù)責(zé)違約責(zé)任條款的審查，涉及違約金的補償及經(jīng)濟(jì)損失的計算等；總經(jīng)理重要是對協(xié)議的合法性、嚴(yán)密性和可行性等進(jìn)行審查。協(xié)議會審要點合法性涉及協(xié)議的主體、內(nèi)容和形式是否合法；協(xié)議訂立程序是否符合規(guī)定，會審意見是否齊備；資金的來源、使用及結(jié)算方式是否合法，資產(chǎn)動用的審批手續(xù)是否齊備等經(jīng)濟(jì)性重要指協(xié)議內(nèi)容是否符合公司的經(jīng)濟(jì)利益；可行性涉及簽約方是否具有資信及履約能力，是否具有簽約資格；擔(dān)保方式是否可靠；擔(dān)保資產(chǎn)權(quán)屬是否明確等。嚴(yán)密性涉及協(xié)議條款及有關(guān)附件是否完整齊備；文字表述是否準(zhǔn)確；附加條件是否適當(dāng)合法；協(xié)議約定的權(quán)利義務(wù)是否明確；數(shù)量、價款、金額等標(biāo)示是否準(zhǔn)確。協(xié)議會審與管理規(guī)定參與協(xié)議會審的部門應(yīng)根據(jù)會審職責(zé)安排人員準(zhǔn)時參與會審工作；會審人員應(yīng)根據(jù)協(xié)議中相關(guān)內(nèi)容認(rèn)真仔細(xì)審查，發(fā)現(xiàn)疑問之處，應(yīng)及時與協(xié)議擬定部門進(jìn)行溝通；會審中發(fā)現(xiàn)協(xié)議中確有不妥之處的，應(yīng)責(zé)成協(xié)議擬定部門修改或重擬，直至確認(rèn)無誤；各會審部門對協(xié)議的會審工作累計不得超過2個工作日；如有必要，在根據(jù)法律規(guī)定及公司需要的情況下，會審?fù)ㄟ^后的協(xié)議文本應(yīng)及時報經(jīng)國家有關(guān)主管部門審查或備案；會審?fù)ㄟ^的協(xié)議報總經(jīng)理審批后，綜合部應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行分類連續(xù)編號，由綜合部統(tǒng)一歸檔保管，協(xié)議編號方法為：公司簡稱英文大寫—文獻(xiàn)類別—協(xié)議流水號DM—□□—□□□□□□□□□流水號文獻(xiàn)類別公司代碼公司代碼：公司簡稱英文大寫DM文獻(xiàn)類別：協(xié)議簡稱英文大寫+部門代碼/項目代碼如采購協(xié)議：HTCG項目協(xié)議：HT+項目簡稱產(chǎn)品銷售協(xié)議：HT+產(chǎn)品簡稱流水號編號方法：流水號為9位數(shù)字代碼，組成結(jié)構(gòu)為:年份+月份+日期+流水號三位數(shù)二位數(shù)二位數(shù)二位數(shù)如：2023年5月28日第一個文獻(xiàn)流水號為公司對協(xié)議實行統(tǒng)一、基礎(chǔ)管理制度，協(xié)議作為公司對外經(jīng)濟(jì)活動的重要法律依據(jù)和公司內(nèi)部明確職責(zé)的憑證，所有相關(guān)人員應(yīng)保守協(xié)議秘密；并由綜合部及時歸檔。公司由綜合部主任備份協(xié)議或復(fù)印件，涉及有關(guān)的文書、圖表、傳真件等，其他部門不得擅自保管協(xié)議，如因工作需要可采用借閱方式，未經(jīng)許可不得擅自復(fù)印。公司各部門都必須認(rèn)真貫徹協(xié)議基礎(chǔ)管理工作，具體如下指定專門的部門和人員負(fù)責(zé)協(xié)議的基礎(chǔ)管理工作，并不定期檢查其工作情況建立協(xié)議檔案；建立協(xié)議管理臺賬，各部門應(yīng)根據(jù)協(xié)議的不同種類，建立協(xié)議的分類臺賬和總臺賬；臺賬的重要內(nèi)容涉及：序號、協(xié)議號、協(xié)議名稱、甲乙方、經(jīng)手人、簽約日期、協(xié)議標(biāo)的、協(xié)議金額、簽約部門、簽約時間、履行時間、是否履行及備注等。臺賬應(yīng)準(zhǔn)時間順序填寫，做到準(zhǔn)確、及時、完整；檔案移交綜合部存檔時連同臺賬一起移交。協(xié)議的履行協(xié)議依法成立，即具有法律約束力。與協(xié)議相關(guān)的部門、人員都必須本著“重協(xié)議、守信譽”的原則，嚴(yán)格執(zhí)行協(xié)議所規(guī)定的義務(wù)，保證協(xié)議的實際履行和全面履行；與協(xié)議相關(guān)的部門應(yīng)加強對有關(guān)協(xié)議履行的動態(tài)監(jiān)督，對協(xié)議履行過程中的各個環(huán)節(jié)涉及簽約、交貨、驗收到結(jié)算及時跟蹤、管理。各部門負(fù)責(zé)人及簽約人應(yīng)隨時了解、掌握本部門所簽訂協(xié)議的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。否則，導(dǎo)致協(xié)議不能履行、不能完畢履行的，應(yīng)追究有關(guān)人員的責(zé)任；協(xié)議履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以協(xié)議條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒有協(xié)議條款或法律規(guī)定的，一般應(yīng)以物資交清、工程竣工并驗收合格、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。協(xié)議違約解決協(xié)議簽訂后進(jìn)入執(zhí)行階段，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)隨時跟蹤協(xié)議的履行情況，發(fā)現(xiàn)協(xié)議對方也許發(fā)生違約、不能履約或延遲履約等行為的，或公司自身也許無法履行或延遲履行協(xié)議的，應(yīng)及時報告領(lǐng)導(dǎo)解決。針對協(xié)議對方違約的情形，可采用以下措施解決：規(guī)定協(xié)議對方繼續(xù)履行協(xié)議繼續(xù)履行協(xié)議是違約對方必須承擔(dān)的法律義務(wù)，也是本公司享有的法定權(quán)利。不管違約對方是否情愿，只要存在繼續(xù)履行的也許性，本公司就有權(quán)規(guī)定違約對方繼續(xù)履行原協(xié)議約定的義務(wù)規(guī)定協(xié)議對方支付違約金協(xié)議對方違約的，本公司可按協(xié)議約定規(guī)定違約對方支付違約金規(guī)定定金擔(dān)保協(xié)議對方違約，本公司可按照協(xié)議約定及《中華人民共和國擔(dān)保法》向?qū)Ψ绞杖《ń鹱鳛閭鶛?quán)的擔(dān)保，違約對方履行債務(wù)后，可將定金抵做價款或收回，違約對方不履行約定債務(wù)的，無權(quán)規(guī)定返還定金規(guī)定補償損失協(xié)議對方因不履行協(xié)議義務(wù)或履行協(xié)議義務(wù)不符合約定，給本公司導(dǎo)致?lián)p失的，本公司有權(quán)提出索賠，具體索賠金額可以由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門會同綜合部與協(xié)議對方協(xié)商擬定。公司自身違約的，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門或人員應(yīng)與協(xié)議對方協(xié)商解決辦法，將解決辦法以書面形式上報總經(jīng)理，經(jīng)批準(zhǔn)后承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任、履行有關(guān)義務(wù)協(xié)議糾紛解決協(xié)議履行過程中發(fā)生糾紛的，業(yè)務(wù)經(jīng)