辦公室事務與管理

辦公室事務與管理第1頁/共80頁第二節(jié)辦公環(huán)境管理技能要求1、進行安全檢查，改進辦公環(huán)境2、做好信息的保密工作知識要求1、健康、安全的辦公室環(huán)境的基本要求2、秘書保密工作的范圍和要求第2頁/共80頁進行安全檢查，改進工作環(huán)境安全檢查包括辦公環(huán)境和辦公設備『案例』通常企業(yè)辦公室中安全檢查的方法：1、確定檢查周期，定期檢查2、發(fā)現隱患，在職權范圍內排除或減少危險3、個人職權無法排除時，有責任和義務報告、跟進、直到解決4、將異常情況的發(fā)現、報告、處理等過程認真記錄在本企業(yè)的“隱患記錄及處理表”中第3頁/共80頁一、合理布置辦公室二、營造健康、安全的辦公環(huán)境第4頁/共80頁布置辦公室的基本要求1、辦公室—大2、桌子—同樣大小3、柜子—高度一致4、外賓來訪部門—入口處5、自動售貨機、噴水池、公告板6、空間7、主管座位8、自然光9、電源插座10、常用設備與檔案第5頁/共80頁辦公室布置的三大原則1、有利于溝通2、便于監(jiān)督3、協調、舒適（人際關系協調的表現和要求：連續(xù)性、協同性、有序、和諧）第6頁/共80頁辦公室布置的具體要求1、排列：直線對稱2、座位間通道3、領導者：后方4、光線5、常用設備6、電話：5平方米空間范圍第7頁/共80頁工作程序1、對各部門的業(yè)務工作內容與性質加以考察與分析，明確各部門及各員工間的關系，以此為依據確定每位員工的工作位置。列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。根據工作的需要，選配相應的家具、桌椅等，并列表分別詳細記載。繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。對設備的安放提出合理建議第8頁/共80頁安全檢查的內容1、學法2、上崗前安全學習3、主動識別隱患4、發(fā)現異常、險情，應立即向主管報告5、操作設備6、發(fā)現設備故障，應立即報告，并填寫“設備報告登記表”第9頁/共80頁

辦公環(huán)境中常見的有礙健康和安全的隱患1、地、墻、天花板、門、窗2、室內光線、溫度、通風、噪音、通道3、辦公家具4、辦公設備及操作5、工作中疏忽造成的傷害、失密6、火災或消防中的第10頁/共80頁健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求1、建筑2、光線3、溫度4、通風5、空間6、噪音7、家具8、辦公設備要滿足安全要求9、辦公設備的安裝10、設置相應的消防、報警裝置11、飲水12、急救包13、建立相應的規(guī)章制度14、裝飾、綠色植物第11頁/共80頁工作程序1、確定安全檢查周期，定期檢查2、發(fā)現隱患，立即報告、排除，在職責范圍內排除危險或減少危險3、發(fā)現個人職權無法排除的危險，有責任和義務報告、跟進、直到解決第12頁/共80頁注意事項1、上崗前應了解辦公室場所的安全規(guī)定2、安全隱患表與設備故障表的區(qū)別安全隱患表：記錄的是隱患，包括辦公環(huán)境和辦公設備兩部分設備故障表：記錄的是辦公設備運行中出現的故障第13頁/共80頁第三節(jié)日常辦公室事務技能要點：1、安排值班工作，并編制值班表2、管理零碎現金并履行報銷手續(xù)知識要點1、值班工作的內容及值班管理制度2、印章及介紹信管理要求第14頁/共80頁一、管理印章和介紹信二、安排值班工作三、管理零用現金并辦理報銷手續(xù)四、安排上司的差旅事宜五、完成上司臨時交辦事項六、管理時間、提高工作效率第15頁/共80頁印章和介紹信的管理印章和介紹信是各級各類組織對外聯系的標志和行使職權的憑證使用印章、介紹信，一般應經本單位領導人批準，辦理簽批手續(xù)，秘書人員不得擅自作主第16頁/共80頁印章的管理分類：單位印章（含鋼印）單位領導人“公用”的私章秘書部門的公章作用：標志作用權威作用法律作用憑證作用第17頁/共80頁1、印章的種類：

正式印章套印章鋼印領導人簽名專用章2、印章的樣式構成：質料、形狀、印文、圖案、尺寸規(guī)格第18頁/共80頁工作程序刻制程序：上級正式機關的批準—制發(fā)單位開具公函—附章樣到公安部門辦理登記—公安部門指定刻制單位—刻制印章—選定啟用時間—發(fā)出附印樣的通知—雙人同行取回印章—拆封檢驗—專人保管第19頁/共80頁印章的刻制和使用申請—填寫用印申請單—專人審核內容—用印—登記印章的刻制須上級單位批準的正式公文，到公安部門登記，有指定單位刻制印章在啟用前，應備文通知有關單位保管者不得委托他人代蓋，不得隨意帶出辦公室，不得交他人拿走使用保管通常由秘書承擔，保管者是使用者蓋章要上不壓正文，下要騎年蓋月蓋章要領：握法標準、印泥適度、用力均勻、落印平穩(wěn)第20頁/共80頁介紹信及其管理介紹信是用來介紹被派遣人員的姓名、年齡、身份、洽談事項等情況的一種專用書信，具有介紹和證明的雙重作用出具介紹信，要通過單位內部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查介紹信有時限要求第21頁/共80頁用印要謹慎1、用印時，首先檢查有無單位領導人批準用印的簽字。加蓋單位的公章應由分管領導審核簽字。2、檢查文件內容，看其是否超越或是降低了本單位公章的職權范圍。3、公章的使用必須登記，登記的內容為：用印日期、用印編號、用印單位、印文名稱、用印人姓名、批準用印人姓名、蓋章人姓名4、蓋章要保證位置恰當5、印章管理人員發(fā)現帶有政治性錯誤或政治上不嚴肅的文件；弄虛作假的或與實際有較大出入發(fā)文件；內容、觀點、文字有毛病的文字；根本就不該蓋印的文件，則不能蓋印并及時向上司反映。6、不允許違章用印，以印謀私。杜絕濫用印、私用印、空用印，以及將印章帶出辦公室。第22頁/共80頁安排值班工作1、學習目標：能夠安排值班工作，并合理編制值班表2、值班表常用在：

a、值班室

b、平日需要有人值班的辦公室

c、節(jié)假日值班辦公室

d、為某項任務值班的辦公室第23頁/共80頁一、安排值班工作，編制值班表值班工作的內容值班表的編制值班管理制度第24頁/共80頁值班工作主要內容：（1）記好值班電話記錄（時間、單位、姓名、內容）（2）記好值班接待記錄（來訪人姓名、單位、來訪原由、聯系電話）（3）記好值班日記（針對外來信函、電報、反映情況）（4）做好信息傳遞第25頁/共80頁值班工作程序制定值班制度與值班規(guī)定編制值班安排表通知并給領導班子發(fā)放值班表值班人員做值班記錄重大事件做值班報告值班結束交接班第26頁/共80頁值班工作1、值班工作的任務辦理上司交辦的事項上傳下達，溝通內外認真處理來函、來電掌握上司外出活動情況協調處理安全保衛(wèi)工作加強安全護衛(wèi)2、值班工作規(guī)范堅守值班崗位認真處理事務做好值班記錄負責接待工作熱情接待來訪者第27頁/共80頁值班表

值班表是將某一時間段中已經確定的上班人員姓名清晰地記載和標明的表格，是提醒人們按照值班表的要求值班，以保證組織整體工作連續(xù)和完成的表格。第28頁/共80頁*值班表的編制（熟記）1、值班期限和具體值班時間2、按要求填入值班人姓名3、值班地點4、標明負責人或帶班人姓名5、有時須簡明表明值班內容6、標明人員缺勤的備用方案或替班人的姓名第29頁/共80頁值班工作管理制度（1）信息處理制度（2）崗位責任制度（3）保密制度（4）交接班制度第30頁/共80頁二、有關現金和報銷的知識和規(guī)定零用現金的管理商用費用的報銷第31頁/共80頁零用現金的管理1、建立零用現金帳簿2、領取人填寫“零用現金憑單”3、核對憑單，有授權人簽字方可4、核對領取人提交的發(fā)票與憑單是否一致5、支出須在帳簿上記錄6、支出達到一定數額或月末，到財務部門報銷并將現金返回零用現金箱周轉第32頁/共80頁商務費用報銷1、提交費用申請報告或費用申請表2、授權人審核同意，并簽名批準3、報告或申請表提交財務部門，領取現金或支票；先由申請人墊付，完成商務活動4、使用時要向對方獲取相應的發(fā)票5、商務活動結束后，將發(fā)票附在“出差報銷單”后，簽名，報銷6、如活動中，計劃費用不夠，應提前向有關領導報告，取得許可后，超出部分方可報銷。第33頁/共80頁注意：秘書人員不應自己或協助他人建立辦公室“小金庫”，應嚴格遵守辦公秩序和財務制度秘書保管備用金，應把辦公室的開支記錄下來，以便了解辦公開支的情況，也可作資料查詢第34頁/共80頁安排上司差旅事務相關知識：1、差旅準備的要求：待遇時刻表愛好、習慣順序第35頁/共80頁2、制定旅程計劃表（1）要明確上司旅行的意圖、目的地、旅行時間、到達目的地后的商務活動計劃（2）了解上司對交通工具及食宿的要求，熟悉本單位對出差的有關規(guī)定（3）制定旅程表時，索取相關資料，了解具體情況，合理安排時間（4）旅行計劃要按時間順序編排，做到清楚明了。第36頁/共80頁安排上司的差旅事務的工作程序（1）、制定商務旅行計劃

1）出差的時間、啟程及返回日期，接站安排。

2）出差的路線、終點及途徑地點和住宿安排。

3）會晤計劃（人員、地點、日期和時間）

4）交通工具的選擇

5）需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料

6）上司或接待人的特別要求

7）上司旅行區(qū)域的天氣情況（了解旅行地區(qū)的天氣）

8）行程安排，約會、會議計劃，會晤人員的名單及背景，會晤主題。

9）差旅費用、現金、兌換外幣、辦理旅行支票

10）上司的住宅電話號碼第37頁/共80頁制作旅程表日期：時間：地點：交通工具：具體事項：備注：第38頁/共80頁工作程序：制定商務旅行計劃制作旅程表準備上司在不同場合的發(fā)言提綱辦理出國手續(xù)在上司出行前落實具體工作內容

第39頁/共80頁第40頁/共80頁要求：明確上司意圖及活動內容了解上司對旅行各項事務的具體要求及本單位規(guī)定向旅行社索取旅行有關資料旅程表要按時序安排并注意各地時差擬訂多個方案供領導選擇。第41頁/共80頁做好信息保密工作信息保密工作的類別信息保密工作的措施第42頁/共80頁按載體分包括：口頭信息的安全及保密工作紙面信息的安全及保密工作電子信息的安全及保密工作第43頁/共80頁做好口頭信息的安全1、不要在組織內部或外部談論有關單位的保密信息。2、沒有確認電話、對方身份和是否被授權獲得信息之前，不要通過電話、手機、答錄機給出保密信息。3、向來訪者提供組織允許提供的信息，若超出范圍，應向上司匯報。4、遵照會議要求傳達會議信息。第44頁/共80頁做好紙面信息的安全1、接受任何保密文件、資料等都要簽收并登記2、文件或其他紙質信息只發(fā)給或傳閱到被授權的人員，并要簽收3、在傳遞保密文件或資料時，要放在文件夾中攜帶，以防失密或丟失4、機密文件須保存在帶鎖的、防火的柜子里5、離開辦公室時不要把信息或機密文件留在辦公桌上，應鎖入抽屜，并鎖好門窗6、用郵件發(fā)送保密信息，信封要貼封口，并標記“秘密”或“保密”7、為了確保安全，高密級信息可以由工作人員親自送交收件人8、復印完成后，應將保密原件取走，不要留在玻璃板上9、當傳真保密信息時，須使用具有保密功能的接收設備或要求接收人等在傳真機旁即時收取10、極為重要且不常使用的紙面信息可以制成縮微膠片，保存到銀行保險柜里11、不再需要的保密的文檔要粉碎第45頁/共80頁做好電子信息安全1、計算機顯示器應放置在他人看不到屏幕的地方，如果來訪者走近，應迅速滾動頁面或關小亮度，或保存你的信息關閉顯示器2、計算機打印保密材料要人不離機3、在提交電子信息給他人之前，應向上級核對，不能給未被授權的人4、每個使用者應有自己的識別碼，密碼必須保密，經常更換5、應該使用密碼來保護計算機數據，并定期更換6、計算機必須經常進行查毒殺毒，為了安全，不要安裝借來的程序7、重要的文件要備份，并存儲在安全加鎖的地方，磁盤不能保存在過熱或過冷的地方8、有保密信息的軟盤不應帶出單位9、有可能計算機警報系統，防止信息被盜第46頁/共80頁保密工作應注意：文件保密（自覺做好接受、傳遞和保管）會議保密（會議內容不得隨意擴散和泄漏，是否公開、何時公開、向誰公開都由主管領導確定）科技保密第47頁/共80頁做好組織中特定信息的保密工作人事信息財務信息產品信息客戶信息第48頁/共80頁三、文書形成、處理程序收文（簽收－拆封－登記－擬辦－發(fā)辦－傳閱－承辦－催辦－辦復）發(fā)文（交擬－議擬－撰擬－審核－簽發(fā)－印制－用?。怯洠l(fā)文）立卷、歸檔銷毀第49頁/共80頁立卷的范圍凡是在工作活動中形成和使用，已經辦理完畢，具有考察價值的文件材料文件案卷歸檔歸檔是指文書部門將立好的案卷定期向檔案部門移交，以便集中保管第50頁/共80頁立卷的工作程序檢查和整理歸卷文件－鑒定區(qū)分保管期限－具體組卷－拆除裝訂－修補不合規(guī)格文件－編寫頁碼－登記《卷內目錄》和《備考表》－擬定案卷標題－裝訂成卷－填寫案卷封面－案卷排列與編號－編制《案卷目錄》－編寫歸卷號第51頁/共80頁公文銷毀特殊場合不立即銷毀有可能造成嚴重失密的公文程序：鑒定－逐件核定造冊－將目錄送領導簽批－在有關人員監(jiān)督下銷毀方式：焚燒、粉碎、重新制成紙漿第52頁/共80頁第三節(jié)辦公用品的發(fā)放和管理技能要點辦理辦公設備和耗材的進貨和保管進行庫存管理知識要點辦公設備和辦公易耗品的進出庫基本知識和保管常識辦公用品和易耗品的庫存管理基本要求第53頁/共80頁一、辦公設備和辦公用品的進貨和保管

辦公室秘書處理的庫存物品辦公用品和消費品－紙張、打印機墨盒、鋼筆、圖釘、膠水、橡皮、尺子等小型辦公設備－廢紙簍、裝訂機等第54頁/共80頁辦公用品和設備的接收程序先用訂貨單和通知單,核對對方交付貨物時出具的訂貨單及貨物數目不對，立即通知采購部門聯系供應商接收數量的出入也應通知采購部門,按真實的數目支付款項接收的每一類貨物應登記在庫存卡的接收項及時更新庫存余額按照辦公用品存儲規(guī)定存放好訂立物品發(fā)放制度，確定發(fā)放人第55頁/共80頁庫存保管的措施儲存間或物品柜要上鎖各類物品貼上標簽，表明類別和存放地新物品置于舊物品上面體積大、份量重的放置在最下面小的、常用的，放在較大的前面儲存間要有良好的通風良好的照明第56頁/共80頁二、辦公設備和辦公用品的庫存管理保證進貨卡、出貨卡、庫存卡三卡一致庫存記錄可以用手工記錄在一連串的庫存記錄卡片上，或者在計算機使用庫存控制軟件包、電子表格、數據庫。第57頁/共80頁庫存記錄的目的保證大量的資金不被不必要的庫存占用空間不被用來存儲不必要的貨物監(jiān)督個人和部門對物品的使用保持充足的貨存監(jiān)督任何偷竊和破壞造成的損失利用準確的庫存進行估價第58頁/共80頁庫存卡內容項目單位庫存參考號最大庫存量再定貨量最小庫存量日期接收發(fā)放余額第59頁/共80頁第四節(jié)辦公效率和時間管理技能要求1、運用時間表進行管理2、編制并管理本人和上司的工作日志知識要點時間表、工作日志的基本內容和要求第60頁/共80頁☆【案例】對時間的管理自我時間的管理對領導時間的管理第61頁/共80頁☆時間管理落后的原因1、領導者自身陳舊的時間觀念2、客觀原因，如組織環(huán)境因素3、秘書部門自身原因第62頁/共80頁☆時間管理原則時間有序性最大限度的為領導謀求可控時間重急輕緩的原則切忌安排領導事必躬親的原則第63頁/共80頁☆領導人時間管理具體時間表【習題】工作計劃表第64頁/共80頁一、時間表的編制

根據信息制定一份時間表天地公司銷售部經理第三季度會議較多，七月的前兩周要到上海開會；八月的第二周要去香港參加5天會議；每月的最后一個星期五上午是銷售部固定的部門會議；八月最后一個星期三要參加公司的辦公會議；七月的第三周星期二要在公司開銷售會議，傳達上海會議精神；八月第一周的星期一還要面試3位營銷員；九月的前兩周希望安排休假。第65頁/共80頁第三季度會議時間表

（2002.7-9）七月八月九月第一周上海會議周一上午：面試3位營銷員休假第二周上海會議香港會議休假第三周周二：銷售會議，傳達上海會議精神（大會議室）第四周周五（上午）部門會議周三：公司辦公會議周五（上午）部門會議周五（上午）部門會議第66頁/共80頁時間表的編制方法根據需求確定編制時間的周期收集并列出該階段所有工作、活動、任務發(fā)現活動有矛盾，主動與負責人協調按照時間順序將任務排列清晰繪制表格，標明時期、時間、項目用簡明的文字將信息填入表格第67頁/共80頁時間表的類別年度時間表（將一年中企業(yè)的例行會議、重要的經營活動、確定的商務出訪等安排妥善，可參照上一年的時間表和新一年的工作部署）季度時間表月時間表（由主管領導召開會議擬定或請其他領導提出下月計劃，再結合集體議定事項，由秘書制表，經主要領導審定下發(fā)實施）周時間表（常在周五下班前或周一上午由主要領導碰頭協商活動安排，在月時間表的基礎上，加上平時收集信息，由秘書人員按周一至周五分上下午排表，經被授權人過目印發(fā)給相關人員）第68頁/共80頁二、管理自己和上司的工作日志☆【案例】秘書的職責是把多而雜的問題和事情安排好。詳細的、清楚的工作日志、工作計劃和詳細的時間安排每天、月、季度、年都應該有計劃安排表還應該有日志、臺歷、備忘錄、計算機化臺式日志等辦公輔助手段第69頁/共80頁工作日志日志9月28日（星期五），2001

時間地點活動內容備注09：00辦公室工作人員會議日程09：30會議室會議開始進行帶A文件10：30辦公室會議結束，整理信函10：45辦公室信函分類處理，文件經理簽字11：00辦公室打字機維修工維修打字機11：30辦公室約會提醒：王總會見貝爾先生12：00銀行匯款：人民幣、美元14：30辦公室工作人員會議記錄15：00區(qū)郵政局郵寄公司信函17：00大森林酒店18：00開始的招待會，提醒總經理第70頁/共80頁工作日志通常兩本：上司使用；自己使用

使用工作方法：1、提前了解，當日一早再次確定補充2、在自己日志上標明當日應完成的任務3、輸入信息，先用鉛筆，確認后用水筆正式標明，還可使用不同色彩4、信息完整（時間、地點、姓名、聯絡）5、當日出現情況變化，立即更新日志，并告知上司出現的變化6、上司日志變化的同時，更改自己的日志，做好更變的善后工作7、自己的日志要標明上司活動的準備工作，逐項落實8、協助和提醒上司執(zhí)行日志計劃第71頁/共80頁注意事項秘書日志比上司日志更為細、詳、準、繁若有突發(fā)事件，立即更改，不得緩誤，并上傳下達預有足夠的時間來安排會議第