四項(xiàng)可控費(fèi)用 (培訓(xùn)稿)

-.z.導(dǎo)言一、費(fèi)用控制的意義。大家工作了一天很辛苦，說(shuō)是培訓(xùn)，也是探討和交流。在一個(gè)月前就寫完了這篇稿子，得到了余經(jīng)理、蒲總、*總的支持，讓我與人事部、行政部溝通，轉(zhuǎn)發(fā)給大家交流。由于年終都很忙，未能及時(shí)討論學(xué)習(xí)。第一，現(xiàn)在正趕上董事常年會(huì)報(bào)揭發(fā)表，也迎合了董事長(zhǎng)的報(bào)告精神，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，與大家交流探討有一定的意義。第二，本次學(xué)習(xí)討論還有一層意義，從現(xiàn)在開場(chǎng)倡導(dǎo)上上下下節(jié)約本錢費(fèi)用、人人講節(jié)約本錢費(fèi)用，在整個(gè)公司形成一個(gè)良好的勤儉節(jié)約的風(fēng)氣。第三，國(guó)家對(duì)房地產(chǎn)調(diào)控的形勢(shì)非常嚴(yán)峻，不是暫時(shí)的，而是要經(jīng)過(guò)相當(dāng)一段時(shí)間。提高企業(yè)抗風(fēng)險(xiǎn)能力，降低本錢費(fèi)用，提高行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，是擺在全體員工面前一項(xiàng)艱巨而復(fù)雜的任務(wù)。二、費(fèi)用控制的目的。根據(jù)董事常年會(huì)報(bào)告中對(duì)2021年總體工作思路是"抓品質(zhì)、降本錢、促效勞"的指示精神。董事長(zhǎng)在新形勢(shì)下對(duì)工程公司提出更高的要求，抓品質(zhì)就是在降低本錢情況下，還要提高中南地產(chǎn)的品質(zhì)；"降本錢〞就是品質(zhì)不能下降、效勞質(zhì)量不能下降，還要把本錢降下來(lái)；"促效勞〞效勞是為品質(zhì)、品牌效勞的，在降低本錢的情況下，效勞質(zhì)量不能下降。我在董事長(zhǎng)這三句話的根底上再加一名句話，"增效益〞，品牌提高了，本錢降低了，效勞質(zhì)量上去了，企業(yè)沒有效益怎么生存？公司提高經(jīng)濟(jì)效益是硬道理，提高經(jīng)濟(jì)效益需要做兩方面的工作，一是擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模、提高銷售量和銷售規(guī)模；二是降低本錢費(fèi)用。兩方面都做到位了，效益一定會(huì)提高。三、闡述一下對(duì)四項(xiàng)可控費(fèi)用的看法和觀點(diǎn)在集團(tuán)公司全面預(yù)算里面有個(gè)詞，叫做"四項(xiàng)可控費(fèi)用〞，包括業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公費(fèi)、機(jī)票和差旅交通費(fèi)。我的理解是不太好控制的費(fèi)用。其實(shí)，絕大局部本錢費(fèi)用都可以控制，不在于費(fèi)用好不好控制，而是在于人好不好控制。今天就說(shuō)這四項(xiàng)費(fèi)用，以后有時(shí)機(jī)再說(shuō)其他費(fèi)用的控制。此文章不是從網(wǎng)上抄來(lái)的，得益于長(zhǎng)期在企業(yè)工作取得一點(diǎn)經(jīng)歷的積累，我下面講只是對(duì)事，不針對(duì)任何人。在我講課時(shí)為了大家記憶深刻，緩解疲勞，增加培訓(xùn)的效果，要穿插互動(dòng)，我可以提問題讓大家答，你們也可以向我提出問題。淺談四項(xiàng)可控費(fèi)用關(guān)鍵控制點(diǎn)費(fèi)用從廣義上講，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中發(fā)生的各項(xiàng)消耗，從狹義上講，是公司管理人員組織生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所發(fā)生的工資、辦公、差旅、交通、招待、法務(wù)、咨詢、保險(xiǎn)等費(fèi)用。費(fèi)用無(wú)處不存在，大到國(guó)家發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用，小到企業(yè)發(fā)生的費(fèi)用，再小到每個(gè)人發(fā)生的費(fèi)用。各類企業(yè)，各種行業(yè)對(duì)費(fèi)用控制的方法、力度各不一樣，有的企業(yè)費(fèi)用控制的非常到位，有的企業(yè)費(fèi)用控制的一般，有的企業(yè)費(fèi)用控制的非常差。費(fèi)用開支控制的好與不好原因很多，也很復(fù)雜。公司四項(xiàng)可控費(fèi)用是指業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公費(fèi)、機(jī)票和差旅交通費(fèi)，我個(gè)人觀點(diǎn)一切費(fèi)用都可以控制，只不過(guò)費(fèi)用控制的空間有大有小，控制的好與不好之分。下面淺談四項(xiàng)可控費(fèi)用關(guān)鍵控制點(diǎn)。四項(xiàng)可控費(fèi)用最不好控制的一項(xiàng)就是業(yè)務(wù)招待費(fèi)，費(fèi)用工程多、發(fā)生額大、管控難度大。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)集團(tuán)公司平均每天業(yè)務(wù)招待費(fèi)約20萬(wàn)元，一年下來(lái)要花掉7-8千萬(wàn)元，這是指普通的招待費(fèi)，還不算特殊招待費(fèi)，控制不好就很容易造成直接損失浪費(fèi)。業(yè)務(wù)招待費(fèi)有幾個(gè)對(duì)應(yīng)關(guān)系必須要認(rèn)識(shí)上去，才能到達(dá)控制費(fèi)用開支的目的。第一，職業(yè)道德與招待知識(shí)的關(guān)系。有的人很會(huì)招待客人，有的人缺乏這方面的知識(shí)，我們把這項(xiàng)工作看作是一種藝術(shù)工作。有的員工思路比擬清晰，辦事知道找什么人、怎樣節(jié)省費(fèi)用、怎樣招待好客人；有的員工出發(fā)點(diǎn)是好的，動(dòng)了不少腦筋想把事情辦好，費(fèi)用還花了很多，事情還是沒有辦好。有的人雖然辦事能力很強(qiáng)，但是不注意節(jié)省費(fèi)用開支；也不能排除有個(gè)別人思想不端正，假公濟(jì)私，花公司的錢辦自己的事，甚至出現(xiàn)貪污腐敗現(xiàn)象。還有人存在一種不正確的思想，說(shuō)公司家大業(yè)大，浪費(fèi)點(diǎn)沒啥，家業(yè)大也不能浪費(fèi)，你浪費(fèi)一點(diǎn)，他浪費(fèi)一點(diǎn)，就是有一座金山也會(huì)把它消耗掉。對(duì)相關(guān)人員加強(qiáng)職業(yè)道德教育和對(duì)業(yè)務(wù)招待知識(shí)進(jìn)展培訓(xùn)是非常必要的。第二，辦事效果與費(fèi)用開支大小的關(guān)系。作為管理者希望招待費(fèi)用越少越好，辦事成功率越高越好。當(dāng)今辦企業(yè)沒有一家不發(fā)生業(yè)務(wù)招待費(fèi)的，不招待客人就溝通不了感情，甚至辦不成事情。但凡需要招待客人的，一定要招待，但凡不需要招待客人的就不應(yīng)該招待，怎樣讓客人滿意，這就要求招待者對(duì)客人的理性判斷。從招待的形式上進(jìn)展判斷，當(dāng)初次招待*個(gè)客人時(shí)，要事先了解客人從事什么職業(yè)、職務(wù)、人品、文化程度、社會(huì)背景、興趣愛好；第一次招待客人比擬重要，在費(fèi)用開支大小上要把握好，對(duì)有的客人來(lái)說(shuō)，錢花多了他內(nèi)心會(huì)輕視你，笑話你花大頭錢，他說(shuō)你這家公司就是有錢，不講節(jié)約，不注重招待質(zhì)量；錢花多了對(duì)有的客人來(lái)說(shuō)他很快樂，對(duì)我很尊重，很有面子，這個(gè)公司很講究場(chǎng)面。招待人應(yīng)把握好尺度，招待什么客人，辦什么事，采取什么方式招待客人，有人喜歡吃吃喝喝，有人喜歡娛樂，有人喜歡紀(jì)念品，大局部人都喜歡鈔票，但是大局部人不敢承受鈔票，不到一定程度他是不會(huì)承受鈔票的。希望招待人認(rèn)真研究招待藝術(shù)，投其所好、用其所需、壓縮費(fèi)用、注重效果。第三，業(yè)務(wù)招待費(fèi)批準(zhǔn)人與報(bào)銷人的關(guān)系。員工招待客人要向部門經(jīng)理申請(qǐng)，要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，作為部門經(jīng)理要把好第一關(guān)，因?yàn)?，部門經(jīng)理最知道請(qǐng)什么人、辦什么事、標(biāo)準(zhǔn)多少、由誰(shuí)來(lái)招待、誰(shuí)來(lái)坐陪，所以，部門經(jīng)理要安排招待事項(xiàng)，掌握費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，到達(dá)預(yù)期目的。對(duì)于招待費(fèi)用總經(jīng)理要全面把關(guān)，應(yīng)該掌握業(yè)務(wù)內(nèi)容，對(duì)部門上報(bào)的招待費(fèi)該砍的要砍，該加的要加。經(jīng)過(guò)兩道審批流程根本上把費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)控制了，招待客人的質(zhì)量好壞就看招待人的水平了。部門經(jīng)理和特殊招待人〔專項(xiàng)公關(guān)人員〕申請(qǐng)招待費(fèi)，這一塊所占的比重很大，總經(jīng)理是第一責(zé)任人，也是直接控制人，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人結(jié)合全面預(yù)算對(duì)業(yè)務(wù)招待費(fèi)進(jìn)展動(dòng)態(tài)分析，及時(shí)為總經(jīng)理提供招待費(fèi)信息，相互配合控制到最正確程度。四項(xiàng)可控費(fèi)用其中辦公費(fèi)如何控制。辦公費(fèi)用與業(yè)務(wù)招待費(fèi)相比好控制一些，無(wú)論什么費(fèi)用開支不加強(qiáng)控制都會(huì)造成浪費(fèi)。公司人員多、業(yè)務(wù)多，辦公用品消耗量也多，應(yīng)該從小到一*紙，一支筆，大到辦公室裝修都要嚴(yán)格控制開支。辦公費(fèi)用大體分房租及裝修費(fèi)用、網(wǎng)絡(luò)及通信費(fèi)用和日常辦公用品。無(wú)論是*項(xiàng)費(fèi)用支出都有節(jié)支的空間。房租及裝修在辦公費(fèi)用中所占的比率較高，主要是在工程沒有開工之前要租辦公場(chǎng)所、員工宿舍，這時(shí)候辦公人員比擬少，五、六個(gè)人，十多個(gè)人，住小型賓館可以說(shuō)得過(guò)去。有的公司工程開發(fā)一年多了員工宿舍仍然沒有建好，一百來(lái)號(hào)人還住在賓館里面，這是一種浪費(fèi)現(xiàn)象，一年要花掉房租費(fèi)約200萬(wàn)元。這也是工程開工前綜合方案不到位，我們搞房地產(chǎn)開發(fā)和搞建筑施工是不怕吃苦的，員工宿舍沒建好可以住民房，也可以住在工地臨時(shí)搭建的房屋。幾個(gè)月應(yīng)該把員工宿舍建好了，員工宿舍和辦公室應(yīng)該與三點(diǎn)一線同步建立，或者還要提前，提前解決了辦公和住宿問題即省了錢，員工工作也安心了。工程公司的辦公室裝修費(fèi)用也有控制的空間，招投標(biāo)程序要走，裝修要簡(jiǎn)約化，符合辦公條件、符合環(huán)保條件、簡(jiǎn)裝得體即可。有的工程公司租房辦公，辦公室需要裝修，花幾萬(wàn)元錢把房子裝修好了，等第二年房東要漲房租費(fèi)了，在這種情況下租還是不租，不租裝修費(fèi)已投進(jìn)去了、辦公設(shè)備都安裝好了，很被動(dòng)地還得租，當(dāng)初談房租費(fèi)時(shí)就沒有把裝修作為一個(gè)談價(jià)條件，租期也沒有把握定下來(lái)。這也是一種浪費(fèi)，事先考慮和安排的不周到。辦公費(fèi)用中的網(wǎng)絡(luò)與通信費(fèi)用，主要指寬帶使用費(fèi)用、信號(hào)發(fā)射裝置、監(jiān)控設(shè)備及費(fèi)。寬帶設(shè)備效勞費(fèi)也算是壟斷行業(yè)，只有幾家公司經(jīng)營(yíng)，選擇哪家通信公司要根據(jù)本公司的實(shí)際情況和對(duì)方公司收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、效勞質(zhì)量而定。辦公設(shè)備品種比擬多，包括電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、辦公桌椅柜、沙發(fā)、床及床上用品等等。一般小型辦公設(shè)備不通過(guò)采購(gòu)招標(biāo)形式，由工程公司自行采購(gòu)。公司制度都是好的，購(gòu)置任何物品都要詢價(jià)、比價(jià)，有時(shí)候形式走了，效果不見得好。主要原因是年輕的員工沒有購(gòu)物經(jīng)歷，年紀(jì)大的有經(jīng)歷，但有的人很油滑，詢價(jià)、比價(jià)、考察、定價(jià)有時(shí)走過(guò)場(chǎng)。領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)注大宗材料、物資采購(gòu)招投標(biāo)工作，小采購(gòu)?fù)缓雎?，?yīng)該大小費(fèi)用支出都要嚴(yán)格監(jiān)控?？刹捎秒p重詢價(jià)、比價(jià)機(jī)制，物資部和行政部作為第一組團(tuán)進(jìn)展詢價(jià)、比價(jià)，招標(biāo)部、財(cái)務(wù)部、本錢部作為第二組團(tuán)進(jìn)展詢價(jià)、比價(jià)，把兩個(gè)組團(tuán)結(jié)果上會(huì)，由總經(jīng)理組織相關(guān)人員評(píng)審決定。辦公用品消耗與以上費(fèi)用相比發(fā)生額較少，但也要嚴(yán)格控制，第一，對(duì)辦公用品的采購(gòu)、保管和使用要從思想上高度重視，有的公司浪費(fèi)比擬嚴(yán)重，有的人思想上也不夠重視，認(rèn)為浪費(fèi)一*紙算什么，丟掉一支筆也沒啥，假設(shè)按每人每年10*A4紙浪費(fèi)，全集團(tuán)公司4萬(wàn)人計(jì)算：4萬(wàn)人*10*紙*0.2元＝8萬(wàn)元，可想而知，低值易耗品一項(xiàng)每年浪費(fèi)8萬(wàn)元，對(duì)于價(jià)值高的辦公耗材如果浪費(fèi)嚴(yán)重對(duì)于大公司而言，要浪費(fèi)多少錢，有很多人可能沒有感覺到這種浪費(fèi)現(xiàn)象。大算盤要打，小算盤也要敲，每個(gè)人都養(yǎng)成勤儉節(jié)約的優(yōu)良作風(fēng)，從一點(diǎn)一滴節(jié)約費(fèi)用開支。我們多消耗一分錢就是從利潤(rùn)中減少一分錢，節(jié)約一分錢，就是利潤(rùn)增加一分錢。第二，從辦公用品采購(gòu)抓起，仍然采取詢價(jià)、比價(jià)和談價(jià)方法，采用定量、集中采購(gòu)，杜絕零庫(kù)存的管理方法，做好領(lǐng)用臺(tái)帳記錄工作，年終對(duì)部門進(jìn)展考核。也可以采取按部門定額定量管理，消耗標(biāo)準(zhǔn)要定的合理，獎(jiǎng)罰尺度要適宜。通信費(fèi)用，員工手機(jī)費(fèi)報(bào)銷有控制的空間。公司為員工報(bào)銷通信費(fèi)是一種福利待遇，應(yīng)該因公事報(bào)銷話費(fèi)，非公事不應(yīng)該報(bào)銷話費(fèi)?，F(xiàn)在只是對(duì)員工階層定報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，有的話費(fèi)用不完，有的不夠用；需要認(rèn)真核定業(yè)務(wù)話費(fèi)量，當(dāng)然不是絕對(duì)準(zhǔn)確的，應(yīng)該趨于合理。及時(shí)對(duì)員工工作調(diào)動(dòng)、崗位變動(dòng)進(jìn)展話費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整，員工如有話費(fèi)不夠用的情況下，要憑因公通話記錄，說(shuō)明理由，申請(qǐng)?jiān)黾宇~度。四項(xiàng)可控費(fèi)用當(dāng)中機(jī)票和差旅交通費(fèi)用比擬好管理，買機(jī)票要和售機(jī)票公司或售票處簽訂購(gòu)票協(xié)議，我們購(gòu)票要給最低折扣價(jià)，因?yàn)槲覀兪谴罂蛻?，每年小的工程公司要消費(fèi)幾萬(wàn)元，大的工程公司要消耗幾十萬(wàn)元，所以他們會(huì)幫助我們節(jié)省費(fèi)用的。要建立消費(fèi)監(jiān)視機(jī)制，每個(gè)月本錢部、財(cái)務(wù)部對(duì)所購(gòu)機(jī)票抽查兩次，驗(yàn)證是否最低價(jià)。差旅交通費(fèi)可控點(diǎn)在住宿費(fèi)上，現(xiàn)在我們出差一般住宿在協(xié)議旅館里面，我們叫協(xié)議旅館，他們還按照市場(chǎng)價(jià)格對(duì)待，人少的時(shí)候房?jī)r(jià)下浮，人多的時(shí)候上浮，與其他客人一樣待遇，只是有優(yōu)先住宿權(quán)。全國(guó)各地賓館住宿費(fèi)確實(shí)不一樣，要分城市類別、職務(wù)級(jí)別確定報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。以上只是對(duì)四項(xiàng)可控費(fèi)用淺談一下控制點(diǎn)，其他費(fèi)用都有控制的空間。公司制訂全面預(yù)算是對(duì)的，怎樣制訂的科學(xué)、合理、有效，應(yīng)該加深研究落實(shí)。要把費(fèi)用細(xì)化到部門，拿招待費(fèi)為例，一個(gè)公司十幾個(gè)部門，哪個(gè)部門招待費(fèi)最多，可以簡(jiǎn)單地排一下，前期部最多，拿地報(bào)建找政府領(lǐng)導(dǎo)、土地局、住建局、房管局、鎮(zhèn)政府、村委會(huì)、農(nóng)民等等?？偨?jīng)理辦公室，主要總經(jīng)理的業(yè)務(wù)招待費(fèi)比擬多，通常是招待政府和企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)。銷售部、設(shè)計(jì)部、財(cái)務(wù)部、行政部、法務(wù)部也有少量的業(yè)務(wù)招待費(fèi)。每個(gè)部門在一年之內(nèi)辦什么事、辦多少事要有個(gè)預(yù)計(jì)，對(duì)于有經(jīng)歷的部門經(jīng)理能估計(jì)費(fèi)用八九成，對(duì)于沒有經(jīng)歷的人來(lái)說(shuō)預(yù)計(jì)的肯定不準(zhǔn)。財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人把好預(yù)算關(guān)，各部門上報(bào)的預(yù)算數(shù)是否接