以財務(wù)管理為突破口 全面實現(xiàn)管理提升

廣州市工業(yè)企業(yè)信息化經(jīng)驗交流會議材料之九以財務(wù)管理為突破口全面實現(xiàn)管理提升（浪奇實業(yè)股份有限公司）浪奇實業(yè)股份有限公司是廣州生產(chǎn)日用化工產(chǎn)品的大中型國營企業(yè)，公司位于廣州黃埔大道，銷售部位于廣州環(huán)市東路粵海大廈，在韶關(guān)還有一個分廠。浪奇公司是一個典型的制造企業(yè)，主要生產(chǎn)的產(chǎn)品為洗衣粉、肥皂、洗滌劑等日用化工產(chǎn)品。浪奇公司管理架構(gòu)符合傳統(tǒng)制造廠商的架構(gòu)，主要分為公司高層集中管理、財務(wù)管理、產(chǎn)品研發(fā)、產(chǎn)品制造和銷售管理。浪奇公司通過其研究所對產(chǎn)品及工藝流程進(jìn)行開發(fā)設(shè)計，制定產(chǎn)品配方和制造工藝，通過銷售部客戶訂單和市場銷售計劃分析，確定市場需求產(chǎn)品供應(yīng)量和供貨時間，由生產(chǎn)計劃部按月定期計劃各種產(chǎn)品的生產(chǎn)計劃，并根據(jù)庫存情況制定原料采購計劃，由采購部負(fù)責(zé)執(zhí)行原料采購，生產(chǎn)車間根據(jù)生產(chǎn)計劃進(jìn)行生產(chǎn)，生產(chǎn)的產(chǎn)成品經(jīng)抽樣質(zhì)檢，入庫準(zhǔn)備銷售發(fā)貨。浪奇銷售部是負(fù)責(zé)產(chǎn)品銷售和市場營銷的部門，負(fù)責(zé)管理經(jīng)銷商和直接客戶并向他們銷售產(chǎn)品。浪奇公司還具有運(yùn)輸部，負(fù)責(zé)原料采購、銷售發(fā)貨運(yùn)輸。一、浪奇信息化建設(shè)目標(biāo)：1．利用Intranet／Internet技術(shù)組建公司、銷售部、分公司的企業(yè)級通訊網(wǎng)絡(luò)平臺；2．建立企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對產(chǎn)品設(shè)計、計劃、采購、庫存、生產(chǎn)、質(zhì)檢、運(yùn)輸?shù)钠髽I(yè)物流管理；3．建立符合工業(yè)企業(yè)財務(wù)管理的財務(wù)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對會計核算、固定資產(chǎn)、人事工資、應(yīng)收應(yīng)付財務(wù)數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)接、成本核算的基礎(chǔ)財務(wù)信息化管理，并通過資金管理實現(xiàn)企業(yè)預(yù)算控制、現(xiàn)金流管理和網(wǎng)上銀行劃賬；4．以客戶資源為中心的客戶關(guān)系管理，并與企業(yè)后臺業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)合，．建立在企業(yè)網(wǎng)站上的電子商務(wù)；5．以企業(yè)辦公自動化為企業(yè)通訊平臺、企業(yè)數(shù)據(jù)集成平臺、工作流管理平臺和知識管理平臺，實現(xiàn)企業(yè)郵件通訊、信息共享、信息交流、內(nèi)簽審核工作流管理、業(yè)務(wù)報表查詢和知識管理，實現(xiàn)全體員工無紙化辦公。二、浪奇公司信息化經(jīng)驗介紹浪奇公司信息化建設(shè)從最早期的DOs開始,迄今已十余年。回首十余年來的信息化之路，也不是一帆風(fēng)順，在這里做一簡單的經(jīng)驗總結(jié)，希望能對中國企業(yè)的信息化建設(shè)有所幫助，也懇請各位領(lǐng)導(dǎo)、專家指正：1-洽當(dāng)?shù)倪x擇合適自己的信息系統(tǒng)供應(yīng)商在管理信息系統(tǒng)的選型過程中，浪奇公司將國內(nèi)管理信息系統(tǒng)提供商分為三類：國外提供商、國內(nèi)非廣州的提供商、廣州本地提供商，并逐一進(jìn)行考察比較。從純技術(shù)角度說，在九十年代末期無疑國際提供商處于領(lǐng)先地位，但國際提供商的系統(tǒng)實施費(fèi)用巨大，并且國外管理信息系統(tǒng)的實施要求公司管理模式的徹底變革，實施風(fēng)險高，于是浪奇公司領(lǐng)導(dǎo)決定在國內(nèi)提供商范圍內(nèi)選擇。在國內(nèi)的本地與非本地的提供商比較過程中，浪奇公司主要考慮到如下因素：?所選的作為合作伙伴的軟件公司必須要有一定的規(guī)模，有抗衡市場風(fēng)險的能力。?必須擁有強(qiáng)大的技術(shù)能力，由于各單位所需要求不同，同時可能需要開發(fā)一些其他管理系統(tǒng)，因此，軟件公司要有提供二次開發(fā)的強(qiáng)大的技術(shù)能力。?由于軟件管理系統(tǒng)的特殊性，要求解決問題及時、響應(yīng)服務(wù)到位及時，這就需要軟件公司的地域不能離我們太遠(yuǎn)。?軟件的解決方案要全面、起點(diǎn)要高，需要有企業(yè)管理咨詢能力，要求軟件的解決方案要全面，以適應(yīng)未來的管理的需要。?軟件供應(yīng)商要有一套行之有效的服務(wù)及實施體系，大型工商企業(yè)特別是集團(tuán)性質(zhì)的企業(yè)選用管理系統(tǒng)軟件，由于多家企業(yè)或多個部門同時應(yīng)用的面較廣、情況復(fù)雜、需求多樣，所以要求軟件公司技術(shù)部門、實施管理部門提供及時的支持。?軟件供應(yīng)商的現(xiàn)有產(chǎn)品構(gòu)架必須附和公司管理信息系統(tǒng)的長期規(guī)劃，以滿足公司信息系統(tǒng)的擴(kuò)展需求。?軟件供應(yīng)商要有一定數(shù)量的系統(tǒng)運(yùn)用成功案例，以證明其供的解決方案的切實可行性。綜合以上各方面指標(biāo)綜合分析，浪奇公司最后選擇了廣州市靈狐系統(tǒng)工程有限公司作為系統(tǒng)供應(yīng)商。2．全員參與企業(yè)管理信息化成功與否，很大程度上取決于公司內(nèi)部全體人員的參與程度，包括決策層、管理層、基層不同層面的人員參與。?決策層：一把手工程企業(yè)信息化建設(shè)是在提高企業(yè)動作效率的同時，也不可避免的面臨著由于利益的重新整合所產(chǎn)生各種人為或非人為的阻力。因此，企業(yè)信息化建設(shè)必需作為“一把手工程''來抓，才能順利得以實施。．在這一點(diǎn)上，浪奇公司的信息化建設(shè)在政府主管部門的大力支持下，成立了總經(jīng)理親自掛帥的項目組，以公司制度的形式對信息化的執(zhí)行情況一一落實，對未能按期按質(zhì)完成信息化的部門和個人給予相應(yīng)的處罰。這對浪奇公司信息化建設(shè)的順利進(jìn)行起到了關(guān)鍵作用。?管理層：培訓(xùn)企業(yè)信息化實施人才信息系統(tǒng)的實施是一個長期的過程，在此過程中，企業(yè)必須擁有自己的信息管理人才，才能在根本上把握信息系統(tǒng)實施的尺度，保障系統(tǒng)實施的成功。浪奇公司信息化建設(shè)已有十余年歷史，擁有一批對業(yè)務(wù)與技術(shù)都比較熟悉的管理人員，因此各個部門在系統(tǒng)實施過程中配合較為密切，這也是浪奇信息系統(tǒng)順利實施的重要因素之一。?基層：全員培訓(xùn)培訓(xùn)是浪奇信息化實施的重要組成部分。培訓(xùn)有兩方面的作用：一方面，通過培訓(xùn)使全體員工熟練掌握軟件操作技能；另一方面，通過信息化的實施提高全體員工的素質(zhì)。公司領(lǐng)導(dǎo)從一開始就認(rèn)識到，管理信息系統(tǒng)不單只是電子技術(shù)的簡單組合，更重要的是，其行為主體一人的作用。通過培訓(xùn)，使員工能夠更好、更準(zhǔn)的把握信息、使用信息，將信息轉(zhuǎn)化為財富，這才是實施信息系統(tǒng)的根本所在。這一點(diǎn)，我們可以從后面“信息化實施成果”一節(jié)體會到其成效。3.總體規(guī)劃、分步實施?總體規(guī)劃，為信息系統(tǒng)的發(fā)展擴(kuò)容打下基礎(chǔ)信息化是一個長期的過程，信息系統(tǒng)的建設(shè)規(guī)劃必須從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略出發(fā)，堅持“總體規(guī)劃，分步實施”的原則，切忌頭疼醫(yī)頭，腳疼醫(yī)腳，否則信息化的效果很難保障。浪奇公司領(lǐng)導(dǎo)也正是清醒的認(rèn)識到這一點(diǎn)，從系統(tǒng)規(guī)劃之初，就圍繞信息化目標(biāo)，確立了“四位一體”的信息化戰(zhàn)略思想。即：將企業(yè)管理信息系統(tǒng)從邏輯上劃分為財務(wù)管理、ERP、cRM、OA四大模塊，建立企業(yè)績效模型，分別從決策層、管理層、作業(yè)層不同角度，將企業(yè)資金流、物流、信息流統(tǒng)一起來，形成全方面的企業(yè)管理信息系統(tǒng)，并最終實現(xiàn)企業(yè)的知識管理與創(chuàng)新管理。其應(yīng)用框架如圖一所示：

?分步實施，從易實現(xiàn)信息化部門入手，將信息化風(fēng)險降到最低第一期：1998年底至2OOO年初。由于在財務(wù)、進(jìn)銷存、生產(chǎn)部門信息系統(tǒng)運(yùn)用已有多年歷史，已具備了實施系統(tǒng)的管理基礎(chǔ)與人員基礎(chǔ)，因此，公司決定從財務(wù)系統(tǒng)、進(jìn)銷存系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)入手，將原有模塊取而代之為靈狐統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，將公司的資金流與物流管理高度統(tǒng)一，從而解決了技術(shù)滯后問題與數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)問題。第二期：200O年初至20O1年底。在第一期工程成功運(yùn)用后，為公司信息系統(tǒng)的近一步擴(kuò)展打下了良好基礎(chǔ)，同時也證明了系統(tǒng)提供商的實力，并磨合了浪奇公司與提供商的合作方式。2O00年初，公司按照系統(tǒng)的總體規(guī)劃要求，開始實施物流管理與0A。辦公自動化系統(tǒng)(0A)是企業(yè)級辦公管理平臺，實現(xiàn)企業(yè)通訊、協(xié)同工作、處理企業(yè)工作流、企業(yè)數(shù)據(jù)集成應(yīng)用和知識管理平臺。OA是企業(yè)實現(xiàn)管理和業(yè)務(wù)集成應(yīng)用的軟件平臺，通過集成數(shù)據(jù)智能系統(tǒng)實現(xiàn)對企業(yè)財務(wù)、“進(jìn)產(chǎn)銷存”系統(tǒng)數(shù)據(jù)報表的訪問，使企業(yè)決策層、計劃管理層擺脫了企業(yè)雖建立了部門級管理系統(tǒng)軟件，還要長期通過業(yè)務(wù)部門打印定期業(yè)務(wù)報表，提交企業(yè)中高層管理者閱讀分析的模式，實現(xiàn)在OA系統(tǒng)中實時查詢企業(yè)業(yè)務(wù)報表的需求。并通過與財務(wù)、“進(jìn)產(chǎn)銷存”系統(tǒng)業(yè)務(wù)單據(jù)數(shù)據(jù)交流，實現(xiàn)無紙化審批的企業(yè)內(nèi)簽審核工作流管理。另外，利用此系統(tǒng)，還可以進(jìn)行會議安排、日程設(shè)定、電子公告發(fā)布等。另外，OA系統(tǒng)還使工作流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，程序化，降低了辦公成本，提高了工作效率。第三期：2002初開始，在企業(yè)內(nèi)部管理信息系統(tǒng)基本完善的基礎(chǔ)上，浪奇公司進(jìn)一步將系統(tǒng)深化，開始實施資金管理系統(tǒng)與CRM,將浪奇信息管理系統(tǒng)從內(nèi)部信息管理向外部信息交流(電子商務(wù))過渡。4．從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度看管理信息化很多企業(yè)在信息化建設(shè)過程中，僅僅把其作為一項日常的管理項目來對待，通常全權(quán)委托電腦部或財務(wù)部來組織，我們認(rèn)為這是國內(nèi)管理信息系統(tǒng)實施成功率不高的主要原因之一。管理信息系統(tǒng)的實施以企業(yè)的影響，絕對不亞于公司的任何一次重大變革，它對一個企業(yè)的文化、管理模式、利潤來源等等都將產(chǎn)生重大影響，因此，要從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度來對待企業(yè)信息化。三、浪奇信息化成果介紹浪奇公司信息化是走適合中國企業(yè)特點(diǎn)的道路。以浪奇公司原有的管理思想為基礎(chǔ)，按國有企業(yè)特有的文化底蘊(yùn)，結(jié)合靈狐軟件的特點(diǎn)，錘煉出的企業(yè)信息化解決方案，功能價格比較高，對企業(yè)業(yè)務(wù)流程影響較少，易于操作實施等。實施信息化后對公司的業(yè)務(wù)管理成果主要有以下幾個方：1．規(guī)范采購管理，減少盲目采購，降低材料庫存。材料采購以往是按采購人員和計劃部門人為決策，采用信息化系統(tǒng)后，采購的原材料通過定貨點(diǎn)和最低庫存生產(chǎn)采購定單，采購部門按定單采購。減少了在采購行為當(dāng)中人為因素的影響，節(jié)約了庫存，減少了浪費(fèi)。20OO年修理備件存貨減少200萬元。主要的包裝材料實現(xiàn)零庫存管理。2．財務(wù)、進(jìn)銷存、辦公自動化系統(tǒng)統(tǒng)一集成；以靈狐總帳系統(tǒng)為核心，并同靈狐進(jìn)銷存系統(tǒng)實現(xiàn)了連接，共享物流系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。工作流、資金流、物流統(tǒng)一管理，例如：部門領(lǐng)用材料通過首先進(jìn)銷存，然后通過OA實現(xiàn)信息流轉(zhuǎn)、審批，再反饋回進(jìn)銷存后，自動生成采購申請單，再次流回OA審批后，在進(jìn)銷存生成采購定貨單，最后采購信息流轉(zhuǎn)到財務(wù)自動生成財務(wù)憑證。工作流和業(yè)務(wù)流結(jié)合起來，規(guī)范采購行為，通過這種控制，減少不必要的呆購浪費(fèi)50乃兀。3．信息共享，提高工作效率，保障決策的及時準(zhǔn)確。通過OA管理平臺，集成財務(wù)、進(jìn)銷存、生產(chǎn)、運(yùn)輸、CRM等所有信息，使企業(yè)決策層、計劃管理層擺脫了企業(yè)雖建立了部門級管理系統(tǒng)軟件，還要長期通過業(yè)務(wù)部門打印定期業(yè)務(wù)報表，提交企業(yè)中高層管理者閱讀分析的模式，實現(xiàn)在OA系統(tǒng)中實時查詢企業(yè)業(yè)務(wù)報表的需求。并通過與財務(wù)、“進(jìn)產(chǎn)銷存"系統(tǒng)業(yè)務(wù)單據(jù)數(shù)據(jù)交流，實現(xiàn)無紙化審批的企業(yè)內(nèi)簽審核工作流管理，實現(xiàn)跨系統(tǒng)的審批流程，從而使工作流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，程序化，降低了辦公成本，提高了工作效率，保障決策的及時準(zhǔn)確。4．加強(qiáng)了對客戶資金回籠的管理，對客戶發(fā)貨控制視回籠情況，在途貨款情況進(jìn)行控制。減少不良賬款的產(chǎn)生，間接挽回經(jīng)濟(jì)損失35O萬元。2000年應(yīng)收賬款額下降2387萬元，有力的保障公司經(jīng)營（最近三年，銷售收入都保持10％以上的增長）。四、浪奇公司信息化建設(shè)的未來發(fā)展方向未來應(yīng)強(qiáng)調(diào)對信息的綜合處理及整合能力，應(yīng)全面實現(xiàn)企業(yè)資源計劃系統(tǒng)（ERP）、計算機(jī)輔助設(shè)計系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、設(shè)備管理系統(tǒng)、生產(chǎn)監(jiān)控系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)，還需要建立一個信息模型庫，即決策支持系統(tǒng)，將各方面的信息綜合起來，對這些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理，為決策者提供數(shù)據(jù)支持。這個信息處理體系應(yīng)是利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（如Oracle數(shù)據(jù)庫），運(yùn)用先進(jìn)的軟件技術(shù)整合而成。對信息的獲取是跨平臺的、是無縫的、是高效的而且是堅實可靠的。提供數(shù)據(jù)支持的后臺數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)是龐大的，優(yōu)化的、可共享的。其他幾個系統(tǒng)其實是屬于業(yè)務(wù)系統(tǒng)，它們的重點(diǎn)是放在數(shù)據(jù)和日常例行工作的管理上的，主要是支持公司中、下層人員的工作，而決策支持系統(tǒng)是支持高層領(lǐng)導(dǎo)的管理工作，屬于戰(zhàn)略決策性質(zhì)的。例如，如何確定公司的庫存量