廣東某監(jiān)理公司信息管理辦法

文件修改記錄日期修改位置修改后狀態(tài)修改方式審批文號1.目的：通過及時、準(zhǔn)確確收集、管理理和儲存，保保證信息傳遞遞的及時性、有有效性及信息息儲存的完整整性。使信息息資料能更好好的指導(dǎo)、服服務(wù)于監(jiān)理活活動。確保綜綜合一體化管管理體系的正正常運行。2.適用范圍圍：適用于本公司與與質(zhì)量、安全全管理體系有有關(guān)內(nèi)部信息息資料的傳遞遞與處理等綜綜合流程管理理，以及外部部相關(guān)方的信信息交流。3.職責(zé)：3.1總工辦辦負(fù)責(zé)全公司司的信息管理理工作，并負(fù)負(fù)責(zé)質(zhì)量體系系的運行。3.2綜合辦辦負(fù)責(zé)政府、社社會信息、外外部信息的收收集及集團(tuán)、公公司內(nèi)部信息息的收集、整整理、流轉(zhuǎn)。3.3監(jiān)理部部負(fù)責(zé)整個公公司監(jiān)理內(nèi)部部管理工作、市市場、顧客方方面的信息統(tǒng)統(tǒng)籌、收集、整整理。負(fù)責(zé)公公司監(jiān)理服務(wù)務(wù)管理工作范范圍內(nèi)外部的的信息交流，及及緊急事故信信息的處理。3.4項目監(jiān)監(jiān)理部負(fù)責(zé)工工程項目監(jiān)理理過程中的信信息收集、整整理、上報。并并負(fù)責(zé)本單元元范圍內(nèi)信息息的傳遞與交交流。4.工作程序序：4.1信息構(gòu)成成及分類：構(gòu)成、載體1）文字圖形信信息——勘察、測繪繪、設(shè)計圖紙紙及說明書、計計算書；——合同，工作作條例及規(guī)定定；——管理綱領(lǐng)領(lǐng)性、總指導(dǎo)導(dǎo)性文件（監(jiān)監(jiān)理規(guī)劃【大大綱】）、施施工組織設(shè)計計等）；——情況報告，原原始記錄，統(tǒng)統(tǒng)計圖表、報報表，信函等等信息等。2）語言信息——口頭通知、指指令、匯報、現(xiàn)場場工作檢查講評評；——情況介紹、談?wù)勁薪簧?；——建議、批評評、投訴；——工作討論研研究、會議等等信息。3）新技術(shù)信息息通過網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)機(jī)、電話、電電報、電傳、電電視、錄像、錄錄音、廣播等等為載體和手段收集及及處理的信息息。分類以公司為本體將將信息來源定性性為內(nèi)、外部部信息。其中中包括：1）投資控制信信息2）質(zhì)量控制信信息3）進(jìn)度控制信信息4）合同管理信信息5）行政管理及及其它4.2信息資資料的收集4.2.1綜合合辦負(fù)責(zé)收集集政府及上級級部門文件、社社會信息資料料，集團(tuán)及公公司內(nèi)部行政政管理等各類類信息。4.2.2監(jiān)監(jiān)理部負(fù)責(zé)收收集所需監(jiān)理理工程的前期期信息資料和和當(dāng)?shù)厥袌黾凹敖ㄔO(shè)行政機(jī)機(jī)構(gòu)政策、規(guī)規(guī)定等信息的的收集，在工工程監(jiān)理服務(wù)務(wù)工作正式開開展前將整理理好的信息及及資料對項目目總監(jiān)理工程程師進(jìn)行交底底、移交。接接收人負(fù)責(zé)其其相關(guān)重要資資料的整理、保保管、儲存。由綜合辦負(fù)責(zé)收收集管理，4.2.3總總工辦收集公公司的質(zhì)量方方針貫徹實施施、管理體系系運行情況信信息，管理體體系審核、評評審，外部審審核的信息資資料；有關(guān)法法律、法規(guī)及及標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范范的更新。相相關(guān)信息管理理及流轉(zhuǎn)按《管管理評審控制制程序》和《內(nèi)內(nèi)部審核控制制程序》文件件操作。4.2.4項項目總監(jiān)理工工程師負(fù)責(zé)組組織收集和保保存施工準(zhǔn)備備階段、施工工階段、保修修階段的信息息資料，在項項目完成后整整理成冊交公公司檔案室存存檔。4.3信息加加工整理、傳傳遞4.3.1信信息整理1）各信息管理理部門（綜合合辦、項目監(jiān)監(jiān)理部等）收收到相關(guān)的文文件和資料后后，應(yīng)根據(jù)文文件的性質(zhì)進(jìn)進(jìn)行接收、整整理、分類（級級），并編制制《收、發(fā)文文登記表》。2）所有內(nèi)部信信息、資料的的發(fā)布或復(fù)制制，均經(jīng)批準(zhǔn)準(zhǔn)方可進(jìn)行。3）隨著信息化化管理推進(jìn)進(jìn)進(jìn)程，將在信信息分類的基基礎(chǔ)上，可以以對項目信息息進(jìn)行編碼。易易于計算機(jī)和和人識別與處處理，具有標(biāo)識、分分類、排序等等基本功能。4.3.2信信息的傳遞1）所有的信息息要及時傳遞遞給相關(guān)部門門及人員，發(fā)發(fā)文登記表中中應(yīng)確定接收收部門及人員員，公司內(nèi)部部信息在整理理后，于公司司網(wǎng)絡(luò)辦公系系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）中予予以公示、發(fā)發(fā)布傳遞；各各類正式書面面文本信息傳傳閱后在《文文件傳閱簽名名情況表》簽簽名。對于受受控文件和資資料，須按規(guī)規(guī)定蓋“受控章”，并編號，嚴(yán)嚴(yán)格控制文件件的發(fā)放。其其相關(guān)文件的的控制按《文文件控制程序序》執(zhí)行。2）有關(guān)法律法法規(guī)及其他要要求的傳遞按按培訓(xùn)、宣傳傳方式進(jìn)行。3）接收到的外外部信息，由由接收部門通通過電話或書書面形式及時時傳遞到綜合合辦，由綜合合辦組織內(nèi)部部傳遞。4）對顧客、相相關(guān)方提出的的投訴、抱怨怨，由監(jiān)理部部根據(jù)信息內(nèi)內(nèi)容傳遞到管管理者代表及及責(zé)任部門（項項目部），責(zé)責(zé)任部門（項項目部）處置置后，報管理理者代表和總總經(jīng)理。5）項目監(jiān)理部部每月填寫并并上報《監(jiān)理理月報》和每每半月上報《監(jiān)監(jiān)理工作簡報報》。6）發(fā)生質(zhì)量、安安全事故后，項項目監(jiān)理部應(yīng)應(yīng)立即上報公公司總部，綜綜合辦及時向向集團(tuán)主管部部門上報。7）會議傳遞：：對于涉及較較廣的或重要要信息，可通通過會議方式式傳遞。4.4信息的的儲存形式——文字資料——圖像資料——電子媒體4.5信息反反饋所有信息資料發(fā)發(fā)出后，應(yīng)由由發(fā)文單位（部部門）收集信信息反饋資料料。其反饋歸歸口部門為綜綜合辦、總工工辦、