公文及常用文種寫作知識

公文及常用文種寫作知識第一頁，共五十六頁，2022年，8月28日國家行政機關公文處理辦法(2000年頒布）國家行政機關公文格式（2000年頒布）中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例（1996年頒布）公文寫作相關法律法規(guī)2第二頁，共五十六頁，2022年，8月28日一、公文的格式和行文規(guī)則什么是公文？公文是黨政機關處理黨務政務、人民團體和企事業(yè)部門處理行政事務所使用的正式文字材料。3第三頁，共五十六頁，2022年，8月28日行政機關公文種類：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13類，14種。黨的機關公文種類：決議、決定、指示、意見、通知、通報、報告、請示、批復、公報、條例、規(guī)定、函、會議紀要等14種。公文的種類4第四頁，共五十六頁，2022年，8月28日（一）公文的格式根據(jù)規(guī)定，公文一般由發(fā)文機關、秘密等級、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、印章、成文日期、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。通常把它分為文頭、主文、文尾三部分。5第五頁，共五十六頁，2022年，8月28日1、文頭部分

位于公文首頁上端，一般約占A4型公文紙的1/3或2/5面積。注意：發(fā)文字號的年份要用阿拉伯數(shù)字完整填寫，不能把“2001”寫成“01”，讓人誤解為“1001”或“1901”等；括號要用六角括號“〔〕”，而不是“（）”或“[]”；機密以上的公文要印文件份數(shù)序號；一般上行文需要標注簽發(fā)人姓名。

6第六頁，共五十六頁，2022年，8月28日注意請示的格式

1、上報公文的發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm，留出的空白供上級機關批示文件使用。2、上報公文需要標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。7第七頁，共五十六頁，2022年，8月28日①標題標題：發(fā)文機關名稱+事由+文種標題標識在紅色反線下空二行字的位置居中對稱標識。如標題字數(shù)太多可分一行、二行、或三行標識。采用字體字號為2號小標宋體。標識標題時除要注意美觀、對稱外，還要注意標題中的用詞和引用書名、人名、數(shù)字等不要分離。標題中除引用書名號或政治術(shù)語要加引號外，一般不用標注標點符號。8第八頁，共五十六頁，2022年，8月28日②主送機關即受文辦理機關。要標識機關的全稱或規(guī)范化簡稱。普發(fā)性下行文主送機關較多，一般使用泛稱。上行文的主送機關一般是一個。請示、批復、意見、函的主送機關只能是一個。沒有特指主送機關的公布性公文，如公告、通告等，不寫主送機關。主送機關標識在標題下空一行字位置。左側(cè)頂格加冒號。9第九頁，共五十六頁，2022年，8月28日③正文是公文的主體和核心內(nèi)容。正文在主送機關下一行字左側(cè)空二個字標識。正文要求文字簡練、明了，用詞正確、概括，每自然段開始左側(cè)空二個字書寫。正文中數(shù)字要用阿拉伯數(shù)字標識，計量單位全采用公制計量單位。但在標識詞語中的序數(shù)詞時，其數(shù)字標識仍采用中文大寫。如“七上八下”、“五顏六色”等詞。內(nèi)容較多時，分層序碼的規(guī)范順序是：“一”、“（一）”、“1、”、“（1）”、“”。10第十頁，共五十六頁，2022年，8月28日④附件

是附屬于公文正文之后的文字材料，是公文的重要組成部分。如有附件，應在正文之后、成文時間（落款）之前注明附件順序和名稱。11第十一頁，共五十六頁，2022年，8月28日3、文尾部分①印章②成文時間③附注④版記12第十二頁，共五十六頁，2022年，8月28日①印章務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。（調(diào)整行距或字間距解決）用印時要注意防偽。一是油墨防偽；二是控制印章蓋章位置。要求印章與正文之間控制在3~5mm內(nèi)蓋章。也可控制在正文下一行字距范圍內(nèi)蓋章。另外要求印章必須蓋在成文時間上即印章應壓成文年月日幾個字上，防止空白印章。13第十三頁，共五十六頁，2022年，8月28日②成文時間成文時間，在國家行政機關公文中要標識為中文大寫即“二○○一年十一月二十一日”，不能稱為“2001年11月21日”。這是一個特殊要求。一般公文的年、月、日標識位置在圖文右側(cè)距右側(cè)空4個字的位置標識。如遇到二個單位行文時，年、月、日標識則為左、右側(cè)距版線均空7個字，居中標識××××年××月×××日。如碰到多個單位聯(lián)合行文時則年、月、日標識應在右側(cè)距右側(cè)版線空二個字標識。印章不壓年、月、日，印章與年、月、日間空一行字距標識。14第十四頁，共五十六頁，2022年，8月28日③附注

這一欄為在正文內(nèi)無法表述的內(nèi)容，但又需說明的事項，在附注欄標識。標識時加括弧，如“請示”文種中“聯(lián)系人”、“聯(lián)系電話”則可標為（聯(lián)系人：×××，聯(lián)系電話：×××××××××），或（此文限傳達到縣、團級）等。其標識位置在正文成文日期下一行左側(cè)距版線空二個字的位置標識。15第十五頁，共五十六頁，2022年，8月28日④版記其內(nèi)容包括主題詞、主送、抄送、印發(fā)說明等內(nèi)容。版記一般應放在公文最后一頁的底部，其位置均在雙數(shù)頁面上。版記一般不編頁碼。但如遇正文同頁則可編頁，不同頁不編頁碼。版記中每欄目間用黑色粗實線分割。16第十六頁，共五十六頁，2022年，8月28日A.主題詞一份文件主題詞不能超過5個。順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，最后標反映文種的詞。各主題詞之間空1格，不加標點。如《國務院關于加強水土保持工作的通知》，就要先標類別詞“水利”，再標類屬詞“水土保持”，最后標文種“通知”。另外，主題詞表中沒有的詞，我們叫“自由詞”，在必須標注時，應在該詞后加“△”符號。如《關于張龍之等4名同志任職的通知》，其主題詞為：干部任免

張龍之等△

通知。17第十七頁，共五十六頁，2022年，8月28日主題詞用3號黑體字標于版記頂部，左側(cè)頂左版線標識，后加冒號。冒號后標主題詞詞組。主題詞詞組間不用標點符號分割，要用空一個字作間隙。詞組用3號小標宋體字標識。18第十八頁，共五十六頁，2022年，8月28日B.主送機關

當正文中主送機關太多時移至此標識，其位置在主題詞下一行，標識時左、右各空一個字，標“主送”，主送后加冒號。主送機關名稱要標全稱或規(guī)范化簡稱。主送機關之間分隔要用逗號分割。19第十九頁，共五十六頁，2022年，8月28日C.抄送機關

標“抄送”標在主送或主題詞下一行位置，其標識方法與“主送”相同。20第二十頁，共五十六頁，2022年，8月28日D.印發(fā)說明

在“抄送”下一行左、右各空一個字標識，左標公文承印單位，右標年月日（用阿拉伯數(shù)字）。

各單位如要進一步標審核人、校對、及印發(fā)份數(shù)時，則可在承印單位下一行標識，但要求標識均勻，對稱好看。21第二十一頁，共五十六頁，2022年，8月28日4、公文排版規(guī)格字word標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。行l(wèi)ine標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行；公文標題以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為一基準行。22第二十二頁，共五十六頁，2022年，8月28日文字排序及圖文顏色文字排序：所有文字符號從上到下，自左而右依次橫寫橫排（少數(shù)民族可按其習慣書寫、排版）公文中圖文的顏色：未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。

23第二十三頁，共五十六頁，2022年，8月28日公文用紙主要技術(shù)指標紙張定量：60g/m2~80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度：85%~90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值：7.5~9.5。24第二十四頁，共五十六頁，2022年，8月28日公文用紙幅面及版面尺寸

公文用紙幅面：行政機關公文紙采用國際標準A4型；黨的機關公文紙一般采用國內(nèi)通用的16開型，也可采用國際標準A4型。供張貼的公文的用紙幅面尺寸，可根據(jù)實際需要確定。公文頁邊：公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±1mm公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm25第二十五頁，共五十六頁，2022年，8月28日排版規(guī)格與印制裝訂要求

排版規(guī)格：正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100％，紅色油墨應達到色譜所標Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。26第二十六頁，共五十六頁，2022年，8月28日（二）行文規(guī)則

（1）必須按機關間的工作關系行文；（2）選擇適宜的行文方式，一般不越級行文；（3）正確區(qū)分主送與抄送的對象；（4）堅持黨政公文分開；（5）聯(lián)合行文時作者應為“同級”（6）行文前應就有關問題協(xié)商一致。

27第二十七頁，共五十六頁，2022年，8月28日公文行文方向

⑴上行文：指向所屬上級機關發(fā)出的公文；（請示、報告）⑵下行文：指向所屬的下級機關發(fā)出的公文；（通知、通報）⑶平行文：指向同一組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)中的同級機關以及向非同一組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的不相隸屬的任何級別的機關發(fā)出的公文。（函）⑷泛行文：主要是指公文可以同時上行、下行或者平行，還向社會公布。（通告、布告）28第二十八頁，共五十六頁，2022年，8月28日我們應注意以下幾點：

1、一般不得越級請示，因特殊情況必須越級請示的，應抄送被越過的上級機關。2、請示一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式。3、請示應一文一事，同時，不得抄送下級機關。4、報告中不得帶請示事項，也不得越級報告。

29第二十九頁，共五十六頁，2022年，8月28日二、常用公文和文種的寫法

30第三十頁，共五十六頁，2022年，8月28日（一）請示的寫法

請示是下級向上級請求決斷、指示或批準事項所使用的呈批性公文。31第三十一頁，共五十六頁，2022年，8月28日1、請示的特點

①針對性②呈批性

③單一性

④時效性

32第三十二頁，共五十六頁，2022年，8月28日

2、請示的分類

①請求指示性請示。②請求批準性請示。③請求批轉(zhuǎn)性請示。

33第三十三頁，共五十六頁，2022年，8月28日

3、請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

標題。請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發(fā)文機關名稱、事由和文種構(gòu)成。如《***組關于********的請示》；另一種是由事和文種構(gòu)成，如《關于*******的請示》受文領導。每份請示只能寫一個受文領導，不能多頭請示。

34第三十四頁，共五十六頁，2022年，8月28日②正文

開頭。主要交代請示的理由。主體。主要說明請示事項，它是向上級機關提出的具體請求，這部分內(nèi)容要單一，只宜請求一件事。結(jié)語。另起一段，其習慣用語有"當否，請批示"、"妥否、請批復"、"以上請示，請予審批"、"以上請示，呈請核準"或"以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各部門予以執(zhí)行"。35第三十五頁，共五十六頁，2022年，8月28日③尾部發(fā)文機關成文時間36第三十六頁，共五十六頁，2022年，8月28日

4、請示應注意的問題

①一文一事的原則。②材料真實，不要為得到領導批準而虛構(gòu)情況。③理由充分，請示事項明確。④語氣平實、懇切，以引起上級的重視。37第三十七頁，共五十六頁，2022年，8月28日（二）函的寫法

1、開頭，包括標題、編號和受文單位。標題可由發(fā)函單位、事由、文種組成。

2、正文是函的主要部分，要看不同用途來確定寫法。3、結(jié)尾包括結(jié)束語及署名、日期。38第三十八頁，共五十六頁，2022年，8月28日發(fā)函①行文的目的和原因，即為什么要提出協(xié)商討論有關問題或提出請求批準事項。②需要詢問、商議或批準的具體問題和事項是，向?qū)Ψ浇榻B自己，介紹自己的意愿和方案，陳述有關理由、依據(jù)和背景材料。③提出希望或要求，如“請復文”、“請予批準”、“望予合作”等；有時“為要”、“為盼”、“為感”、“為荷”；有時以“此致”、“特此函告”等結(jié)尾詞作結(jié)。39第三十九頁，共五十六頁，2022年，8月28日復函

①指明所針對的來函（標題、文號、時間等）②答復詢問，表明態(tài)度、立場和解決問題的辦法，提出疑問，陳述有關理由、情況。③提出希望、要求或致謝，有時以“特此函復”、“此復”等結(jié)詞作結(jié)。也可不寫結(jié)束語，正文寫完即結(jié)束。

40第四十頁，共五十六頁，2022年，8月28日撰寫函件應注意

第一，要寫得內(nèi)容專一、集中、中心突出，一般要一函一事。

第二，要有分寸。對上應尊重，對下應謙遜，對平行或不相隸屬機關，應以禮相待。語氣應力求平和、禮貌。要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話。

第三，恰當使用習慣用語。41第四十一頁，共五十六頁，2022年，8月28日（三）會議紀要的寫法

①首部：標題通常是由會議名稱和文種構(gòu)成的。②正文：前言+主體a.前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。

b.主體。它是會議機要的核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結(jié)果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準確的表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。

③尾部。包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。

42第四十二頁，共五十六頁，2022年，8月28日（四）述職報告的寫法述職報告是黨政機關，人民團體、企事業(yè)單位的干部，向主管領導部門、人事部門或選區(qū)的選民，或本單位的職工群眾，陳述自己在一定時期內(nèi)工作實績、問題和設想的自我述評性的報告文書。43第四十三頁，共五十六頁，2022年，8月28日1、述職報告的特點

自述性、自評性、報告性?！镒⒁猓骸肮ぷ骺偨Y(jié)”與“述職報告”的區(qū)別：

工作總結(jié)，可以是單位的、集體的、也可以是個人的，其寫作角度是全方位的，即凡屬重大的工作業(yè)績，出現(xiàn)的問題，經(jīng)驗教訓，今后工作設想等都可以寫。

述職報告要求側(cè)重寫個人執(zhí)行職守方面的有關情況，往往不與本部門、本單位的總體業(yè)績、問題相摻雜。

44第四十四頁，共五十六頁，2022年，8月28日2、述職報告的寫法

①標題：文種式標題、公文式標題、文章式標題②抬頭：主送單位名稱③正文：開頭、主體、結(jié)尾④落款：述職人姓名和述職日期或成文日期。署名可放在標題之下，也可以放文尾。

45第四十五頁，共五十六頁，2022年，8月28日述職報告的開頭一般交代任職的自然情況，包括：①何時任何職，變動情況及背景；②崗位職責和考核期內(nèi)的目標任務情況及個人認識；③對自己工作盡職的整體估價，確定述職范圍和基調(diào)。這部分要寫得簡明扼要，給聽者一個大體印象。

46第四十六頁，共五十六頁，2022年，8月28日述職報告的主體主要寫實績、做法、經(jīng)驗、體會或教訓、問題，要寫好以下幾個方面：

①對黨和國家的路線方針政策、法紀和指示的貫徹執(zhí)行情況；②對上級交辦事項的完成情況；對分管工作任務的完成情況；③在工作中出了哪些主意，采取了哪些措施，作出哪些決策，解決了哪些實際問題，糾正了哪些偏差，做了哪些實際工作，取得了哪些業(yè)績；④個人的思想作風、職業(yè)道德，廉潔從政和關心群眾等情況；⑤寫出存在的主要問題，并分析問題產(chǎn)生的原因，提出今后改進的意見和措施。

47第四十七頁，共五十六頁，2022年，8月28日述職報告的結(jié)尾結(jié)尾一般寫結(jié)束語。用“以上報告，請審閱”、“以上報告，請審查”、“特些報告，請審查”、“以上報告，請領導、同志們批評指正”等作結(jié)。48第四十八頁，共五十六頁，2022年，8月28日（五）總結(jié)報告的寫法

總結(jié)報告的正文主要包括：①工作情況，即做了什么，采用了哪些方法措施，效果怎樣，有哪些成績，存在