辦公中的數(shù)據(jù)處理

辦公中的數(shù)據(jù)處理第一頁，共十六頁，2022年，8月28日在機關(guān)、公司辦公中，經(jīng)常有大量的數(shù)據(jù)需要處理。如人事工資表中工資的計算、匯總、分析，公司銷售表中銷售額的統(tǒng)計、匯總、合并計算以及考勤表中職工請假、曠工、出勤等情況的分析統(tǒng)計等。對于這些數(shù)據(jù)的處理，傳統(tǒng)方法是用人工方式來管理，當要調(diào)閱、分析、歸納數(shù)據(jù)時，這種方法費時耗力，并且容易出錯。

本章采用實例形式，以Excel為例介紹數(shù)據(jù)處理的操作，使用的版本均為Excel2000。

【本章內(nèi)容介紹】第二頁，共十六頁，2022年，8月28日【本章主要知識點】

Excel中數(shù)據(jù)庫表格的創(chuàng)建

數(shù)據(jù)庫表格的特殊格式設(shè)置

數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的有效性設(shè)置

數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的輸入技巧

數(shù)據(jù)庫中公式和函數(shù)的使用

數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的排序與篩選

數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)分類匯總

數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的透視分析

數(shù)據(jù)庫表格的顯示與打印第三頁，共十六頁，2022年，8月28日4.1用Excel數(shù)據(jù)庫進行學生成績處理4.2用EXCEL數(shù)據(jù)庫進行產(chǎn)品銷售匯總分析本章目錄第四頁，共十六頁，2022年，8月28日4.1用Excel數(shù)據(jù)庫進行學生成績處理本節(jié)以學生成績處理為例，介紹Excel中數(shù)據(jù)庫的基本概念、遵循規(guī)則、創(chuàng)建過程、格式設(shè)置、公式計算以及數(shù)據(jù)排序、篩選等常用操作。任務要求與制作效果如下:開學伊始，某班班主任接到學校教務處送來的上學期期末考試各科成績單。現(xiàn)在他需要對這些數(shù)據(jù)進行處理，以便得出學生成績名次表、獲獎學金同學名單、補考學生名單以及優(yōu)秀學生人選等。第五頁，共十六頁，2022年，8月28日另外，本實例制作時需要注意以下幾項：1．為了便于在屏幕上查看，需要將數(shù)據(jù)庫表格中單元格文字、數(shù)字的格式（字體格式、數(shù)字格式、顏色、邊框、陰影間隔）等進行適當處理。2．為了保障數(shù)據(jù)準確，各類原始成績數(shù)據(jù)輸入前最好進行有效性檢查。3．各類需要計算的數(shù)據(jù)結(jié)果，最好使用公式和函數(shù)進行計算。4．對于公式和函數(shù)中中單元格引用方式，要進行合理的選擇、正確確定。第六頁，共十六頁，2022年，8月28日圖4-1學習成績綜合評定結(jié)果第七頁，共十六頁，2022年，8月28日4.1.1數(shù)據(jù)庫工作表框架的建立1．Excel中數(shù)據(jù)庫表格的基本結(jié)構(gòu)Excel中的數(shù)據(jù)庫實際上就是工作表中的一個區(qū)域，是一個二維表，也可以看成是一組數(shù)據(jù)清單。2．數(shù)據(jù)庫工作表遵循的準則3.“學生成績綜合評定”數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的建立說明：根據(jù)數(shù)據(jù)庫遵循的原則，數(shù)據(jù)庫標題不能與字段標題行直接相連，所以上邊數(shù)據(jù)庫標題輸入到第1行，數(shù)據(jù)庫字段標題必須至少輸入到第3行，而不能在第2行。第八頁，共十六頁，2022年，8月28日4.1.2數(shù)據(jù)庫表格的格式設(shè)置本實例中的數(shù)據(jù)庫表格特殊格式設(shè)置，主要包括如下幾項內(nèi)容：1．數(shù)據(jù)庫標題格式設(shè)置2．字段標題格式設(shè)置3．條件格式化設(shè)置4．底紋顏色間隔設(shè)置5．邊框設(shè)置第九頁，共十六頁，2022年，8月28日4.1.3數(shù)據(jù)庫中的有效性設(shè)置數(shù)據(jù)庫表格中的數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)計算計算總分排列名次計算綜合評定成績

排列綜合評定名次確定獎學金等級

數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計

第十頁，共十六頁，2022年，8月28日數(shù)據(jù)庫中的篩選操作1.自動篩選2.高級篩選第十一頁，共十六頁，2022年，8月28日自動篩選1）將鼠標定位到需要篩選的數(shù)據(jù)庫中任一單元格。（2）選擇“數(shù)據(jù)”／“篩選”／“自動篩選”，使“自動篩選”項為選中狀態(tài)（打上對號），這時在每個字段名旁出現(xiàn)篩選器箭頭。（3）如圖4-24所示,單擊“英語”字段名旁的篩選器箭頭，從彈出的菜單中選擇“自定義”，然后單擊鼠標左鍵。第十二頁，共十六頁，2022年，8月28日高級篩選（1）新建一個工作表，并命名為“優(yōu)秀學生篩選”，然后按照如圖4-27所示在A2:H4區(qū)域內(nèi)設(shè)置高級篩選需要的篩選條件。（2）單擊“優(yōu)秀學生篩選”工作表中的任一單元格。（3）選擇“數(shù)據(jù)”／“篩選”／“高級篩選”命令，出現(xiàn)“高級篩選”對話框。（4）在如圖4-28所示“高級篩選”對話框中：第十三頁，共十六頁，2022年，8月28日4.2產(chǎn)品銷售匯總分析

4.2.1銷售日記帳數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建

1．數(shù)據(jù)庫的建立

2．數(shù)據(jù)庫格式化設(shè)置

3．數(shù)據(jù)輸入

4.2.2銷售數(shù)據(jù)的分類匯總

4.2.3銷售數(shù)據(jù)的透視分析

1．數(shù)據(jù)透視表（圖）與數(shù)據(jù)透視報告的概念

2．數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建

3．創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表時的相關(guān)操作第十四頁，共十六頁，2022年，8月28日3．創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表時的相關(guān)操作1“版式”對話框的使用2匯總方式的修改3使用透視表篩選數(shù)據(jù)4創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖5編輯數(shù)據(jù)透視表6修改數(shù)據(jù)透視表的布局7制作數(shù)據(jù)透視報告8刪除數(shù)據(jù)透視表第十五頁