人事檔案管理制度

千里之行，始于腳下。第2頁(yè)/共2頁(yè)精品文檔推薦人事檔案管理制度

篇一

第一章總則

第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎(chǔ)工作之一，是檔案工作的重要組成部分。人事檔案是員工個(gè)人經(jīng)受和社會(huì)實(shí)踐的記錄，是歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據(jù)。

其次條員工人事檔案由人力資源部集中保管，其任務(wù)是：收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料，辦理檔案的查詢、借用和轉(zhuǎn)遞，建立科學(xué)的檔案檢索工具。調(diào)查討論檔案工作狀況，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

第三條貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于員工人事檔案工作的法令、政策和規(guī)定，結(jié)合我司的實(shí)際狀況制定員工人事檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行狀況。

第四條嚴(yán)格執(zhí)行員工人事檔案使用借閱規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，同時(shí)確保檔案的平安。

其次章人事檔案歸檔范圍和要求

第五條歸檔范圍

(一)在人力資源工作中形成的履歷表、簡(jiǎn)歷表、自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。

(二)鑒定、考核、考察工作中形成的有關(guān)材料;民主評(píng)議XXX的綜合材料，組織審定的考察材料等。

(三)審計(jì)工作中涉及個(gè)人的有關(guān)處分材料。

(四)成人教育(大中專)、XXX校、同學(xué)(學(xué)員)登記表、考生登記表、學(xué)習(xí)成果表、畢業(yè)生登記表、鑒定表、授予學(xué)位的材料、學(xué)歷證明書、學(xué)習(xí)鑒定、博士后討論人員工作期滿登記表等材料。

(五)評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職稱工作中形成的有關(guān)材料：專業(yè)技術(shù)職稱任職資格申報(bào)表、聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表及考核材料等。

(六)政審工作中形成的材料：調(diào)查報(bào)告，審查報(bào)告，上級(jí)批復(fù)，本人對(duì)結(jié)論的意見，檢查交代或狀況說(shuō)明材料;作為結(jié)論依據(jù)的調(diào)查證明、證據(jù)材料：甄別、復(fù)查結(jié)論(意見、打算)、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。

(七)更改姓名、民族、誕生日期、國(guó)籍、入XXX入團(tuán)時(shí)間、參與XXX工作時(shí)間等工作中形成的有關(guān)材料;個(gè)人申請(qǐng)、組織審查報(bào)告及所依據(jù)的證明材料，上級(jí)批復(fù)等材料。

(八)XXX、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的有關(guān)材料：

1、中國(guó)XXX入XXX志愿書(已批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的)、入XXX申請(qǐng)書、預(yù)備XXX員轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、自傳、綜合性政審材料及有關(guān)的證明、考察材料;團(tuán)員登記表、民主評(píng)議XXX員中認(rèn)定不合格XXX員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實(shí)的依據(jù)材料;取消預(yù)備XXX員資格的組織意見，XXX材料。

2、中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料。

3、加入民主XXX派的有關(guān)材料。

(九)表彰嘉獎(jiǎng)活動(dòng)中形成的有關(guān)材料：

勞動(dòng)模范、先進(jìn)工、優(yōu)秀XXX務(wù)工、優(yōu)秀XXX、團(tuán)員等審批表，立功、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表?yè)P(yáng)等以及在其他工作中形成的表彰材料。

(十)紀(jì)律檢查、XXX、法律部門和行政管理部門工作中形成的有關(guān)材料;處分打算，免予處分的意見，上級(jí)批復(fù)，核實(shí)(調(diào)查)報(bào)告，本人檢查、交待、對(duì)處分打算的意見;撤消處分的有關(guān)材料;法院判決書;復(fù)查甄別報(bào)告，打算(結(jié)論)、上級(jí)批復(fù)等。

(十一)任免、調(diào)動(dòng)、XXX隊(duì)XXX轉(zhuǎn)業(yè)安置工作中形成的有關(guān)材料：任免審批表;考察材料;XXX隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)XXX審批表;授予(晉升)XXX(警)銜審批表;轉(zhuǎn)業(yè)鑒定;定職、定級(jí)材料;離退休審批表等材料。

(十二)考試錄用形成的有關(guān)材料：錄用審批表，聘用審批表和合同書，政審結(jié)論和有關(guān)證明材料，辭退材料，辭職審批材料等。

(十三)辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、各種工資變動(dòng)審批表，提職晉級(jí)和嘉獎(jiǎng)工資審批表;享受專家特別津貼的呈報(bào)表;解決各種待遇問(wèn)題的審批表，批復(fù)材料等。

(十四)辦理出國(guó)(出境)審批工作中形成的有關(guān)材料：因公出國(guó)(出境)審批表、備案表;因私出國(guó)(出境)審批表等材料。

(十五)參與區(qū)縣級(jí)以上(包括區(qū)縣級(jí))XXX代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議和工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)，以及民主XXX派代表會(huì)議的代表登記表等。

(十六)健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關(guān)材料：有嚴(yán)峻慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘?jiān)\斷書，確定致殘等級(jí)的有關(guān)材料，新錄用人員體檢表等。

(十七)其它起重要依據(jù)作用的材料。

第六條收集方法

(一)為了使員工檔案能夠適應(yīng)人力資源管理工作的需要，要常常通過(guò)有關(guān)部門收集員工任免、調(diào)動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績(jī)、廉的材料，充實(shí)檔案的內(nèi)容。

(二)建立主動(dòng)送交員工檔案材料歸檔的工作制度，準(zhǔn)時(shí)地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。

(三)有方案地布置填寫員工履歷表、鑒定、自傳等，并準(zhǔn)時(shí)將這些材料補(bǔ)充進(jìn)員工檔案。

(四)人力資源部要嚴(yán)格執(zhí)行中組部有關(guān)人事檔案收集歸檔的各項(xiàng)規(guī)定，主動(dòng)和有關(guān)部門協(xié)調(diào)好檔案的收集方法和程序，以使員工檔案材料準(zhǔn)時(shí)完成歸檔。

篇二

(一)XXX人事檔案材料收集制度

1.嚴(yán)格根據(jù)中組部《XXX人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，明確收集范圍，仔細(xì)做好XXX人事檔案材料的收集與補(bǔ)充工作;

2.檔案工作人員要樂(lè)觀主動(dòng)地與XXX人事檔案材料形成部門取得聯(lián)系，準(zhǔn)時(shí)把握形成XXX人事檔案材料的信息，主動(dòng)地索要應(yīng)歸檔的人事檔案材料;

3.XXX人事檔案材料的形成部門，應(yīng)在形成正式材料后的一個(gè)月內(nèi)，將材料送交校檔案館人事檔案室歸檔;

4.檔案工作人員對(duì)收集的XXX人事檔案材料，要仔細(xì)進(jìn)行核對(duì)，對(duì)缺少的材料要逐一進(jìn)行登記，準(zhǔn)時(shí)催要，對(duì)不符合歸檔要求的材料，要準(zhǔn)時(shí)通知形成檔案材料部門補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù)，形成材料的部門要按規(guī)定仔細(xì)辦理;

5.對(duì)不屬于歸檔的材料要準(zhǔn)時(shí)退回材料形成部門。

(二)XXX人事檔案材料鑒別、歸檔制度

1.嚴(yán)格把好XXX人事檔案材料“入口關(guān)”，對(duì)收集的檔案材料要仔細(xì)鑒別，嚴(yán)格審核;

2.歸檔材料必需是辦理完畢的正式材料;

3.歸檔材料必需齊全完整、真實(shí)、文字清晰、對(duì)象明確、手續(xù)完備，有承辦單位的簽章或個(gè)人署名，有形成材料的日期;需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入檔案;

4.殘缺不全、頭尾不清、不符合歸檔要求的材料，不能歸入檔案，不屬于歸檔范圍的材料不得擅自歸檔;

5.XXX人事檔案材料應(yīng)統(tǒng)一使用16開紙(19×26.5厘米)，材料左邊應(yīng)留出2—2.5厘米的裝訂邊，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅群及純藍(lán)群墨水和復(fù)寫紙書寫，不得用計(jì)算機(jī)打印簽名;

6.凡屬于應(yīng)歸入XXX檔案的材料，應(yīng)根據(jù)中組部《XXX檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷，零星檔案材料每?jī)赡暄b訂入卷一次。

(三)XXX人事檔案查(借)閱制度

1.查(借)閱XXX人事檔案必需是中共XXX員，并填寫《查閱XXX檔案審批表》，由查閱單位負(fù)責(zé)人簽字，檔案館領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查(借)閱;

2.任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案;

3.查(借)閱檔案時(shí)，檔案工作人員應(yīng)依據(jù)規(guī)定，確定是否供應(yīng)或是確定供應(yīng)材料的范圍，凡與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的材料，不得翻閱，并對(duì)供應(yīng)查閱的檔案進(jìn)行登記;

4.查閱人員必需嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布檔案內(nèi)容;

5.查閱人員未經(jīng)許可，不得擅自摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容;

6.查閱人員必需愛(ài)惜檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上涂改、圈劃、批注、抽取、增加、撤換、損壞檔案;違反者應(yīng)視情節(jié)輕重，予以批判教育，直至紀(jì)律處分;假公濟(jì)私者，按違犯《XXX檔案法》處理;

7.檔案一般不外借，特別狀況須借用時(shí)，要說(shuō)明理由，經(jīng)檔案館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，方可借出，借閱檔案一般不超過(guò)15天，并不準(zhǔn)擅自復(fù)制、抄錄及轉(zhuǎn)借他人;不準(zhǔn)攜帶檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)所參觀、巡游、探親訪友。

(四)XXX人事檔案轉(zhuǎn)遞制度

1.轉(zhuǎn)遞XXX人事檔案必需做到準(zhǔn)時(shí)、精確?????、平安;

2.XXX因工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)變動(dòng)檔案轉(zhuǎn)出，檔案工作人員在接到調(diào)檔函后，經(jīng)人事處簽章及檔案館領(lǐng)導(dǎo)審批后，一個(gè)星期內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位;

3.轉(zhuǎn)出的檔案必需完整齊全，并按規(guī)定進(jìn)行仔細(xì)的檢查、整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出;

4.轉(zhuǎn)遞檔案必需按統(tǒng)一規(guī)定的《XXX檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的項(xiàng)目具體登記，嚴(yán)密包封;

5.XXX檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，嚴(yán)禁郵寄或交本人自帶;

6.轉(zhuǎn)出的檔案逾期一個(gè)月未收到回執(zhí)的，應(yīng)發(fā)函或打電話詢問(wèn)，以防丟失;

7.收到轉(zhuǎn)遞來(lái)的檔案，經(jīng)檢查核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章退回發(fā)檔單位。

(五)XXX人事檔案檢查核對(duì)統(tǒng)計(jì)制度

1.建立檔案工作臺(tái)帳登記制度，做到勤檢查、勤核對(duì)，每年全面檢查核對(duì)統(tǒng)計(jì)一次檔案，發(fā)覺(jué)問(wèn)題準(zhǔn)時(shí)解決;

2.供應(yīng)利用后的XXX人事檔案，入庫(kù)前要仔細(xì)檢查，認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后方可入庫(kù);

3.XXX檔案轉(zhuǎn)出或轉(zhuǎn)入時(shí)，要仔細(xì)對(duì)比名目檢查核對(duì)，防止張冠李戴放錯(cuò)卷或缺少材料;

4.整理好的XXX人事檔案入庫(kù)前，還要逐卷逐份逐頁(yè)進(jìn)行檢查核對(duì)，發(fā)覺(jué)差錯(cuò)準(zhǔn)時(shí)訂正。

(六)XXX人事檔案的保管、保密制度

1.嚴(yán)格遵守XXX和國(guó)家的保密法規(guī)，仔細(xì)履行職責(zé)，嚴(yán)格照章辦事，做好XXX人事檔案的保管保密工作;

2.非檔案工作人員一律不得進(jìn)入庫(kù)房;

3.檔案工作人員要嚴(yán)格執(zhí)行查(借)閱檔案審批手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍，不得將檔案私自帶出檔案室或私自借給他人：

4.仔細(xì)做好防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲鼠、防光、防有害生物等“八防”工作;

5.嚴(yán)禁吸煙，保持庫(kù)房的清潔和庫(kù)內(nèi)相宜的溫濕度(溫度14℃—24℃、相對(duì)濕度為45%—65%);

6.堅(jiān)持庫(kù)房檢查制度，每周檢查一次，防止擔(dān)心全因素發(fā)生，發(fā)覺(jué)特別狀況，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)實(shí)行措施，確保檔案平安;

7.堅(jiān)持值班制度，下班前檔案要入庫(kù)，關(guān)好門窗，切斷電源;

8.嚴(yán)禁個(gè)人私自保存任何人的檔案材料;

9.檔案工作人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必需嚴(yán)格履行交接手續(xù);

10.對(duì)違反保密制度造成失、泄密大事的單位和個(gè)人，應(yīng)視情節(jié)輕重，依據(jù)《XXX檔案法》其次十四條規(guī)定賜予懲罰。

(七)人事檔案管理人員職責(zé)

1.喜愛(ài)本職工作，忠于職守，仔細(xì)負(fù)責(zé)保管好教職工人事檔案，為國(guó)家積累檔案史料;

2.建立人事