企業(yè)內(nèi)部控制-業(yè)務外包管理制度

企業(yè)內(nèi)部控制一業(yè)務外包業(yè)務外包授權審批制度制度名稱業(yè)務外包授權審批制度受控狀態(tài)編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章總則第1條為了使企業(yè)業(yè)務外包活動更加規(guī)范、有序，明確各部門和相關崗位在業(yè)務外包管理工作中的授權范圍及審批權限，根據(jù)國家法律法規(guī)及公司章程的規(guī)定，特制定本制度。第2條本制度適用于企業(yè)在對采購、設計、加工、銷售、營銷、物流、資產(chǎn)管理、人力資源、客戶服務等業(yè)務進行外包時涉及的授權審批事項。第2章業(yè)務外包的授權審批范圍及內(nèi)容第3條業(yè)務外包申請的授權審批企業(yè)相關部門編制外包項目計劃書，具體闡述業(yè)務外包背景、外包內(nèi)容、實施程序、主要風險和預期收益等信息。相關部門負責人審核計劃書。董事長、總裁對計劃書進行審議。采購、設計、物流、人力資源管理、客戶服務等非核心業(yè)務，或涉及金額小于30萬元的外包項目，由董事長、總裁辦公室審議批準。加工、銷售、營銷、資產(chǎn)管理等核心業(yè)務，或涉及金額達30萬元（含）以上的外包項目，由董事長、總裁審核后，提交董事會及其審計委員會審議批準。第4條外包合同簽訂的授權審批外包業(yè)務歸管理部門對承包方進行資質(zhì)審核及遴選后，引入合格的外包合作伙伴。根據(jù)外包業(yè)務性質(zhì)不同，擬定不同形式的合同文本。歸管理部門負責人會同法律顧問對合同進行初審。初審通過后，根據(jù)合同金額交由不同級別管理層審批。合同金額在3萬元以內(nèi)的外包協(xié)議，由總裁審批。合同金額在3?30萬元的外包協(xié)議，由董事長審批。合同金額在30萬元以上的外包協(xié)議，提交董事會或股東（大）會審批。第5條外包業(yè)務費用支付的授權審批歸管理部門接到承包方付款請求后，在評價外包業(yè)務項目的基礎上對其提交的付款申請進行全面確認，修改或刪除不合理部分，計算付款凈金額。由部門負責人會同法律顧問對付款申請進行審核，并簽發(fā)支付證書。財會人員對支付證書進行審核，財務部門負責人復審合格后，根據(jù)支付金額交由不同級別管理層審批。單次涉及金額在3萬元以內(nèi)的申請，由總裁審批；3?30萬元的申請，由董事長審批；30萬元以上的申請，由董事會或股東（大）會審批。財務部門負責人確認審批程序無誤后，由財會人員給予支付。第3章授權期間與授權調(diào)整第6條總裁及以上級別的被授權人，其授權有效期根據(jù)公司章程中規(guī)定執(zhí)行第7條外包業(yè)務歸管理部門的被授權人，其授權有效期自外包項目啟動時始至外包項目結(jié)束時終。第8條發(fā)生下列情況時，授權機構(gòu)可調(diào)整或撤銷原授權。受權人發(fā)生重大越權行為。受權人的行為失當造成重大經(jīng)營風險或法律責任。經(jīng)營環(huán)境、內(nèi)部機構(gòu)和管理體制發(fā)生重大變化。.業(yè)務外包計劃發(fā)生重大變化。.其他情況。第4章附則第9條業(yè)務外包項目所涉及的授權審批應當在授權范圍內(nèi)進行，不得超越審批權限。第10條違反規(guī)定不履行或不完全履行授權審批的行為，要追究相關責任人的責任，進行經(jīng)濟處罰和行政處罰。第11條本制度由總經(jīng)辦負責制定和解釋，經(jīng)總裁審批后執(zhí)行。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期技術服務外包合同范例文本名稱技術服務外包合同范例受控狀態(tài)編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門技術服務外包合同合同編號:委托方（以下稱甲方）:服務方（以下稱乙方）:委托方（以下稱甲方）:服務方（以下稱乙方）:法定代表人:法定代表人:地址:地址:郵政編碼:郵政編碼:聯(lián)系電話:聯(lián)系電話:甲、乙雙方本著互利互惠的原則，就甲方.技術服務問題經(jīng)友好協(xié)商，根據(jù)《中華人民共和法定代表人:法定代表人:地址:地址:郵政編碼:郵政編碼:聯(lián)系電話:聯(lián)系電話:甲、乙雙方本著互利互惠的原則，就甲方.技術服務問題經(jīng)友好協(xié)商，根據(jù)《中華人民共和國合同法》有關技術合同的規(guī)定及其他相關法律法規(guī)的規(guī)定，同意就以下條款訂立本合同，共同信守執(zhí)行。第1條技術服務名稱、內(nèi)容、方式和要求1.1.1甲方需要就..技術項目（全稱）委托乙方提供技術服務。2甲方委托乙方提供的技術服務包括.2甲方委托乙方提供的技術服務包括..等方面，具體參見本合同附件《技術服務外包具體內(nèi)容》。1.3本合同約定的技術服務采用服務外包具體內(nèi)容》。1.3本合同約定的技術服務采用.等方式實現(xiàn)，具體參見本合同附件《技術服務方式》。4本合同約定的技術服務應達到標準水平為.第2條合同履行期限、地點2.12.1甲方協(xié)作事項應在.日內(nèi)完成；乙方應在本合同生效后.日內(nèi)完成技術服務項目。2合同履行地點根據(jù)服務方式不同，可在甲、乙方所在地，亦可約定雙方同意的其他地點。第3條甲方的主要義務1為了使乙方順利開展服務工作，在合同生效.1為了使乙方順利開展服務工作，在合同生效.日后甲方向乙方提供有關技術背景及有關技術數(shù)據(jù)、原始設計文件、樣品材料等資料。2甲方向乙方提供工作場所及必要的工作條件，包括交通、食宿（標準）等。3甲方根據(jù)乙方要求及時補充說明有關情況，追加、修補有關資料、數(shù)據(jù)。4向乙方支付約定的技術服務費用，費用金額及付款方式詳見本合同第五條。5其他。第4條乙方的主要義務1認真制訂和實施技術服務的計劃，按合同預定期限交付技術服務項目成果。2乙方在按照甲方要求提供技術服務過程中，應嚴格遵守所在地法律以及甲方有關制度。3在甲方需要時，乙方有義務告知技術服務項目的實施進度和現(xiàn)狀，并提供階段性匯報，匯報頻度及方式如下：。4保存確切系統(tǒng)的技術服務檔案和賬目，確保費用開支的正當、合理。5其他。第5條技術服務費用支付1乙方為甲方提供合同約定的服務內(nèi)容，甲方向乙方支付費用總計，包括以下事項：O2甲方按照如下方式支付上述費用：3甲方報銷乙方提供技術服務過程中產(chǎn)生的開支，可報銷的開支類型、報銷憑證及流程詳見附件《技術服務項目費用報銷說明》。第6條保密條款1甲方向乙方提供的技術資料、數(shù)據(jù)，乙方負有保密的義務。未經(jīng)甲方允許，乙方不得引用、發(fā)表和向第三者提供。2乙方在提供服務過程中，對所獲知的甲方機密信息及重大業(yè)務事項負有保密義務。3保密義務同樣適用于有關未經(jīng)注冊或未被授予專利權的發(fā)明文件和信息。4除以上保密事項，甲方有權根據(jù)技術服務項目實施情況和外界環(huán)境的變化，更新、修正保密條款。5乙方有違反本協(xié)議的情形，無論故意與過失，應當立即停止侵害，并在第一時間采取一切必要措施防止保密信息的擴散，盡最大可能消除影響。同時乙方需承擔違約責任并向甲方支付違約金，違約金的具體數(shù)額由雙方協(xié)商確定。6不論合同是否變更、解除或終止，本合同中的保密條款不受限制而繼續(xù)有效，甲乙雙方繼續(xù)承擔約定的保密義務。第7條驗收標準及方式1甲乙雙方本著科學、公正、實事求是的原則，嚴格按照本合同約定的服務內(nèi)容和要求進行驗收，由甲方出具驗收證明。具體標準參照附件《技術服務驗收標準》。2甲方根據(jù)技術服務項目的實際情況，采用鑒定會、專家評估的方式驗收或甲方單方認可視為驗收通過。3經(jīng)甲方驗收，乙方最終提供的服務與合同約定有差異的，期限內(nèi)由乙方進行調(diào)整。第8條合同中止及違約責任1甲、乙一方單方面中止或暫停合同，必須提前一個月書面通知對方。因沒有提前通知而造成的損失，由違約方承擔責任并按照以下標準支付違約金：2因乙方原因?qū)е卤竞贤赐暾男?，甲方有權向乙方索賠，標準如下:3合同爭議解決方式如下:第9條附則1本合同未盡事宜，雙方應首先友好協(xié)商解決。2本合同自雙方當事人簽字蓋章之日起生效。3本合同一式二份，甲、乙雙方各執(zhí)一份。第10條附件1《技術服務外包具體內(nèi)容》2《技術服務方式》3《技術服務驗收標準》甲方：乙方：開戶銀行：開戶銀行：賬號：賬號：單位蓋章：單位蓋章：代表簽字：代表簽字：年月日年月日編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期外包業(yè)務管理制度制度名稱外包業(yè)務管理制度受控狀態(tài)編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章總則第1條目的為使本企業(yè)外包業(yè)務流程順暢合理，規(guī)范參與業(yè)務外包人員的行為，確保業(yè)務外包期間企業(yè)資產(chǎn)安全，維護企業(yè)利益，實現(xiàn)業(yè)務外包的戰(zhàn)略目標，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于本企業(yè)所有業(yè)務外包活動的管理。第3條外包業(yè)務的界定本制度所指的外包業(yè)務，主要是指為實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略經(jīng)營目標，通過合同或協(xié)議等形式約定由外部服務提供商(以下簡稱為“承包方”)提供的某些部分或全部業(yè)務。第2章外包業(yè)務流程第4條制定外包戰(zhàn)略在決定是否將業(yè)務項目外包時，應考慮以下三個方面的因素。此項業(yè)務是否是利用本企業(yè)沒有的設備、生產(chǎn)系統(tǒng)、專業(yè)人員及專門技術。此項業(yè)務外包可以降低成本。此項業(yè)務外包能夠產(chǎn)生比自己運作更多的利益等。準確把握企業(yè)核心競爭力與盈利環(huán)節(jié)，避免將企業(yè)核心業(yè)務外包。第5條編制外包項目計劃書企業(yè)在確定業(yè)務外包內(nèi)容后，指定與該項業(yè)務相關的職能部門編制計劃書。計劃書主要包括以下內(nèi)容。1.業(yè)務外包的背景，如企業(yè)外部環(huán)境要求及企業(yè)中長期發(fā)展戰(zhàn)略。業(yè)務外包內(nèi)容，將部分還是全部業(yè)務職能交由承包商提供。業(yè)務外包的具體實施程序。業(yè)務外包的主要風險和預期收益。其他相關內(nèi)容。第6條成立外包業(yè)務歸管理部門外包項目計劃書通過審核后，成立外包業(yè)務歸管理部門，由業(yè)務部門負責人、有關咨詢專家、外包項目協(xié)調(diào)管理人員、合同協(xié)商管理人員等組成，必要時還應包括法律及財會專業(yè)人員。業(yè)務歸管理部門負責業(yè)務外包項目的具體實施，確保業(yè)務外包流程的順利執(zhí)行。第7條選擇承包方外包業(yè)務歸管理部門發(fā)布投標公告，并與候選承包商建立聯(lián)系，發(fā)放《外包項目競標邀請書》及相關材料。參與競標的候選承包商應在指定期限之內(nèi)提交《投標書》及相關材料，主要內(nèi)容包括項目解決方案、實施計劃、資源配置、報價等。歸管理部門對承包方進行資質(zhì)預審，評估承包方的綜合能力。評估因素主要包括5個方面。（1）承包方類似項目的經(jīng)驗、服務能力、資格認證和信譽。（2）承包方是否與本公司存在直接或潛在的競爭關系。（3）承包方在知識產(chǎn)權保護方面的力度和效果。（4）承包方的性價比是否合適；（5）其他因素。確定標底并進行公開招標。組織企業(yè)其他職能部門進行開標、評標、定標。歸管理部門給出候選承包方的綜合競爭力排名，會同相關管理層及其他職能部門負責人分析與候選承包方建立外包合同的風險，根據(jù)實際情況挑選出一家或幾家公司作為業(yè)務承包方。歸管理部門和承包方就《外包項目合同》的主要條款進行談判，達成共識，由合同雙方代表簽署《外包項目合同》。第8條歸管理部門負責培訓涉及外包業(yè)務流程的員工，確保員工正確理解和掌握業(yè)務外包項目相關政策制度。第9條歸管理部門根據(jù)合同約定，為承包方提供必要協(xié)作條件，并指定專人定期檢查和評估項目進展情況。第10條項目結(jié)束或合同到期時，歸管理部門負責對外包業(yè)務產(chǎn)品（服務）進行驗收。如承包方最終提供的產(chǎn)品（服務）與合同約定不一致，及時告知承包方進行調(diào)整。第11條與承包方就最終產(chǎn)品（服務）達成一致后，由承包方提交費用支付申請，歸管理部門對申請書進行審核。審核通過后，開具付款證書，按照公司規(guī)定程序?qū)徟?，支付承包方費用。第12條對于因承包方原因?qū)е峦獍贤赐暾男械?，歸管理部門負責向承包方索賠。1.指定專人對承包方認可的賠償事項進行跟蹤、報告，及時收回相關款項并追究責任人責任。采用法律手段解決長期未決賠款。若終止對承包方的索賠，由歸管理部門提出申請，詳細說明終止索賠理由，報公司總裁以上級別管理層審批后執(zhí)行并備案。第3章業(yè)務外包流程中的資產(chǎn)存貨管理第13條固定資產(chǎn)管理對于企業(yè)所有或有優(yōu)先購買權的固定資產(chǎn)，如因業(yè)務需要交由承包方使用的，要求承包方按照本企業(yè)《固定資產(chǎn)管理制度》使用和管理。業(yè)務外包歸管理部門指定專人定期檢查承包方使用和管理固定資產(chǎn)的情況。交由承包方使用但所有權歸本企業(yè)的資產(chǎn)，只能用于外包業(yè)務活動。未經(jīng)企業(yè)相關領導人員同意，擅自將固定資產(chǎn)挪作他用的承包方，相關部門應對其采取警告直至解除合同的措施。第14條流動資產(chǎn)管理業(yè)務外包過程中形成的原材料、產(chǎn)成品等流動資產(chǎn)，歸管理部門要求承包方遵循本企業(yè)制定的相關管理政策，如防火、防盜、防未經(jīng)授權接觸和未經(jīng)批準轉(zhuǎn)移等。對承包方責任造成的流動資產(chǎn)損失，業(yè)務外包歸管理部門有義務責成承包方賠償。業(yè)務外包過程中形成的商業(yè)信息材料等，歸管理部門按照合同中約定的保密條款對承包方的保密工作進行監(jiān)督。第15條存貨管理對于因業(yè)務外包需要由承包方購進的存貨，存貨訂單應經(jīng)我方相關授權領導審核批準，而存貨的數(shù)量、質(zhì)量檢查由承包方負責辦理；歸管理部負責按企業(yè)存貨管理規(guī)章制度準確、及時地在存貨系統(tǒng)中予以記錄和反映。對于因業(yè)務外包需要由我本企業(yè)銷售給承包方的存貨，承包方只能將其用于外包項目，不得另作他用。歸管理部門負責監(jiān)督。歸管理部門負責定期組織相關部門（如資產(chǎn)管理部、財務部等）及相關人員對承包方的存貨進行盤點（每月X次）。而對于盤盈盤虧的存貨，應經(jīng)本企業(yè)財務總監(jiān)審批后，方可交會計人員進行會計處理。對于所有權歸我企業(yè)的、在承包方儲存的存貨，歸管理部門負責監(jiān)督、檢查承包方是否按本企業(yè)存貨庫存管理制度中的要求進行管理；對于檢查中發(fā)現(xiàn)的次品、損壞品或過期存貨，應當及時予以確認、分離。歸管理部負責指定專人跟蹤、調(diào)查外包業(yè)務中涉及的所有存貨的一切變動，查明原因，報財務總裁審核后處理。對于承包方無合理原因過度使用存貨，造成企業(yè)成本上升，歸管理部或相關人員有權代表企業(yè)要求承包方補償。第4