公司檔案規(guī)程5篇

Word版本，下載可自由編輯公司檔案規(guī)程5篇【第1篇】物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

1.0目的規(guī)范檔案的編號、分類、收拾、保管及借閱工作。

2.0適用范圍適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。

3.0職責(zé)3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及銷毀清單。

3.2人事行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實施工作。

3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

4.0程序要點

4.1檔案的編碼。

4.1.1公司、人事行政部編碼:

物業(yè)管理有限公司編碼為:cd;

人事行政部編碼為:r。

4.1.2部門編碼:

人事行政部名稱編碼為:r

財務(wù)部編碼為:cw;

客戶服務(wù)中心編碼為:kh;

環(huán)境景觀部編碼為:jj;

工程部編碼為:gc;

秩序維護(hù)部編碼為:h;

品質(zhì)拓展部編碼為:p;

經(jīng)營部編碼為:jy;

4.2檔案的分類

4.2.1檔案的分類,按服務(wù)性質(zhì)和查閱便利的角度可分為以下四類:

業(yè)主檔案,包括:a、經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》、《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》;

b、經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防平安責(zé)任書》;

c、《業(yè)主家庭狀況記下表》;

d、《業(yè)主物品領(lǐng)用記下表》;

e、《業(yè)主入住驗房表》;

f、《裝修申請審批表》、《裝修平安責(zé)任書》、裝修設(shè)計圖紙、原始結(jié)構(gòu)平面圖及裝修施工隊資料;

g、《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;

h、業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;

i、業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)記下;

j、其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。

工程技術(shù)檔案,包括:a、物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料;

b、綜合竣工驗收資料;

c、施工設(shè)計資料。

d、設(shè)備出廠合格證;

e、設(shè)備使用說明書;

f、設(shè)備安裝、調(diào)試報告;

g、保修卡、保修協(xié)議;

h、物業(yè)接管記錄。

i、其他應(yīng)保存的工程資料。

服務(wù)檔案,包括:a、設(shè)備臺賬;

b、設(shè)備運(yùn)行記錄;

c、設(shè)備修理、保養(yǎng)記錄;

d、設(shè)備更新改造記錄;

e、對外經(jīng)營記錄;

f、各部門運(yùn)作相關(guān)記錄,業(yè)主違章、投訴、報修處理記錄,回訪記錄,有償服務(wù)記錄,社區(qū)文化活動記錄,達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)記錄,其他相關(guān)運(yùn)作記錄。

行政檔案,包括:a、行政文件:公司日常運(yùn)行資料、合同文件、來往文書文件、員工人事檔案。

b、管理指導(dǎo)文件:質(zhì)量體系文件。

c、財務(wù)文件:固定資產(chǎn)類資料,會計報表及賬冊,審計報表及賬冊等記錄。

4.2.2檔案資料的分類原則:要從檔案形成的特點和邏輯動身,符合檔案形成的實際狀況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。

4.3立卷與編制名目。

4.3.1立卷:就是根據(jù)單份文件互相之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。

檔案管理員按以上分類辦法,用檔案盒將檔案分離立卷。

按照檔案的規(guī)格預(yù)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號字體的檔案類別號稱,其格式普通是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:※※※―r―員工檔案;

物業(yè)管理有限公司財務(wù)部報表:※※※―cw―報表;

物業(yè)管理人事行政部客戶服務(wù)中心檔案:※※※―kh―運(yùn)作檔案。

將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并羅列在檔案柜中。

將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時光先后挨次存放于相應(yīng)檔案盒內(nèi)。

4.3.2制名目:

檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置預(yù)備活頁《檔案名目》;

每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案記下在《檔案名目》中,以便查閱。

4.4檔案的保管期限。

4.4.1檔案的保管期限分為永遠(yuǎn)保存、定期保存兩種。

4.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作狀況及其部門有關(guān)規(guī)程,對檔案的保存價值舉行鑒定及標(biāo)注。

4.5檔案的保管。

4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:

便于查閱;

保證檔案的平安;

防止檔案的損壞;

實行修復(fù)技術(shù),延伸檔案壽命。

4.5.2檔案保管的責(zé)任部門:

財務(wù)部保管財務(wù)檔案;

人事行政部保管公司管理運(yùn)作檔案、設(shè)備檔案、工程檔案、往來文書檔案、合同檔案、員工人事檔案;

品質(zhì)拓展部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效考評檔案;

人事行政部行政內(nèi)勤保管人事行政部往來文書檔案;

項目部保管本項目工程技術(shù)、業(yè)主、服務(wù)、行政檔案;

4.5.3檔案的保管程序:

各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;

檔案管理員將該資料記下在《檔案名目》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號;

檔案管理員定期將《檔案名目》輸入電腦,以便查詢;

檔案原則上保管原件。

4.6檔案的密級

4.6.1檔案的密級分為三級:絕密、機(jī)密、一般。

絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案。

機(jī)密檔案包括:員工人事檔案、iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案。

一般檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行修理記錄;

工程檔案,如工程圖紙;

方案總結(jié)、通知、通告等一般性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。

4.7檔案的查閱權(quán)限

4.7.1總經(jīng)理可查閱公司全部檔案。

4.7.2副總經(jīng)理可查閱分管工作的檔案。

4.7.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門全部檔案。

4.7.4其他人員按照審批查閱有關(guān)檔案。

4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。

4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制記下表》中記下。

4.8.2檔案管理員審核其查閱資歷。

權(quán)限內(nèi)經(jīng)授權(quán)的按正常手續(xù)辦理。

權(quán)限外的機(jī)密級以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;

屬人事行政部的檔案,由人事行政部經(jīng)理審批;

屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;

財務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。

4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)催促借閱人將檔案完好交還檔案室。

4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批;

機(jī)密檔案由分管該項工作的副總經(jīng)理審批;

一般檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

4.11檔案的銷毀。

4.1

1.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限每年編制銷毀方案及清單,報人事行政部、公司經(jīng)理審核。

4.1

1.2人事行政部/公司部門經(jīng)理審核無誤后報總經(jīng)理審批。

4.1

1.3總經(jīng)理審批同意后由人事行政部/公司指定三名監(jiān)銷人員將超過保存期限的檔案銷毀。

4.1

1.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,挑選平安地點銷毀檔案。

5.0相關(guān)記錄表格

5.1《文件借閱/復(fù)制記下表》文件編碼:

5.3《文件銷毀申請單》文件編碼:

5.4《外來文件臺賬》文件編碼:

5.5《合同臺賬》文件編碼:6.0

【第2篇】物業(yè)管理公司檔案管理作業(yè)規(guī)程怎么寫

。

4.1.5檔案編號舉例:a)物業(yè)管理有限公司編號:※※※-※※-※※※-※※※檔案序號類別編號部門編號物業(yè)管理公司編號b)管理處編號:※※※一※※※一※※一※※※一※※※檔案序號類別編號部門編號管理處編號物業(yè)管理有限公司編號

4.2檔案的分類

4.2.1區(qū)別全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:a)行政、人事類;

b)財務(wù)類;

c)物業(yè)管理類;

d)保潔類;

e)工程修理類;

f)保安類

4.2.2全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點和邏輯動身,符合檔案形成的實際狀況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。

按照物業(yè)管理的特性,我們采納組織機(jī)構(gòu)--問題分類法,如:收文類發(fā)文類合同類a)綜合部員工人事檔案圖紙類后勤類收文類報表類b)財務(wù)部帳冊類憑證類合同類工程圖紙類合同類收文類發(fā)文類業(yè)主檔案類c)管理部員工檔案類修理類投訴類回訪類有償服務(wù)與多種經(jīng)營類方案總結(jié)類……

4.3立卷與編制名目

4.3.1立卷:就是根據(jù)單份文件互相之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。

檔案管理員按以上分類辦法,用檔案盒將檔案分離立卷:a)按照檔案的規(guī)格預(yù)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙;

b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別號稱,其格式普通是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:--物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※--收文;

--物業(yè)管理有限公司財務(wù)部報表:※※※-cw-報表;

--管理部業(yè)主檔案:※※※一※※※-gw--業(yè)主檔案。

c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并羅列在檔案柜中;

d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時光先后挨次存放于相應(yīng)檔案盒內(nèi)。

4.3.2編制名目:a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置預(yù)備活頁〈檔案名目〉;

b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案記下在〈檔案名目〉中,以便查閱。

4.4檔案的保管期限

4.4.1檔案的保管期限分為永遠(yuǎn)保存、定期保存兩種。

4.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作狀況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對檔案的保存價值舉行鑒定及標(biāo)注。

4.5檔案的保管

4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:a)便于查閱;

b)保證檔案的平安;

c)防止檔案的損壞;

d)實行修復(fù)技術(shù),延伸檔案壽命。

4.5.2檔案保管的責(zé)任部門:a)財務(wù)部保管財務(wù)檔案;

b)綜合部保管公司對內(nèi)、對外文件、合同、保管分供方評審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績效考評檔案及公司其他部門所需保管的資料;

c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營資料:d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、修理、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及方案、總結(jié)及管理處各職能部門需要保管的其他檔案;

e)各職能部門除常常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

4.5.3檔案的保管程序:a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;

b)檔案管理員將該資料記下在〈檔案名目〉中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號;

c)檔案管理員定期將〈檔案名目〉輸入電腦,以便查詢;

d)檔案原則上保管原件。

4.6檔案的密級

4.6.1檔案的密為三級:絕密、機(jī)密、一般:a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;

b)機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄、公司收發(fā)文、工程圖紙、修理、回訪記錄、方案總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;

e)一般檔案包括:公司的通知、通告等一般性文件。

4.7檔案的查閱權(quán)限

4.7.1物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司全部檔案。

4.7.2物業(yè)副總經(jīng)理可查閱分管工作的檔案。

4.7.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門全部檔案。

4.7.4其他人員按照審批查閱有關(guān)檔案。

4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制

4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復(fù)制記下表〉中記下。

4.8.2檔案管理員審核其查閱資歷:a)權(quán)限內(nèi)的按正常手續(xù)辦理;

b)權(quán)限外的,檔案管理員開具〈檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;

屬管理處的檔案,由管理處負(fù)責(zé)人審批;

屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;

財務(wù)類的檔案也應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理審批。

4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)催促借閱人將檔案完好交還檔案室。

4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報物業(yè)總經(jīng)理審批;

機(jī)密檔案由綜合部負(fù)責(zé)人審批;

一般檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

4.11檔案的銷毀

4.1

1.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限每年編制銷毀方案及清單,報綜合部主管審核。

4.1

1.2綜合部主管審核無誤后報物業(yè)總經(jīng)理審批。

4.1

1.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷人員將超過保存期限的檔案銷毀。

4.1

1.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,挑選平安地點銷毀檔案。

序號文件編號文件標(biāo)題頁數(shù)發(fā)文單位發(fā)文日期接收日期歸檔編號備注檔案名目文件查閱/借閱/復(fù)制記下表序號姓名查閱文件標(biāo)題檔案編號查閱時光歸還時光借閱時光備注檔案查閱/借閱審批表部門姓名職務(wù)借檔文件名借檔理由是否復(fù)制□是□否借還時光年月日至

日審批人簽名檔案銷毀清單序號文件編號文件標(biāo)題頁數(shù)所屬部門歸檔日期保管日期銷毀日期備注審批人:審批人:制表:

【第3篇】物業(yè)管理公司檔案管理作業(yè)規(guī)程

物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

1目的

規(guī)范檔案的編號、分類、收拾、保管及借閱工作。

2適用范圍

適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。

3職責(zé)

3.1物業(yè)總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及清單。

3.2綜合部主管監(jiān)督檔案管理的實施工作。

3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

4程序要點

4.1檔案的編號

4.1.1公司、管理處編號:

a)物業(yè)管理有限公司編號為:※※※;

b)物業(yè)管理處編號為:※※※。

4.1.2部門編號:

a)綜合部編號為:zh;

b)財務(wù)部編號為:cw;

c)管理部編號為:gw

d)項目部編號為:*m

e)工程部編號為:gc;

4.1.3年份編號:引用年份序號-2023、2023、2023……。

4.1.4檔案挨次號:采納阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字-001、002、003、...。

4.1.5檔案編號舉例:

a)物業(yè)管理有限公司編號:

※※※-※※-※※※-※※※

檔案序號

類別編號

部門編號

物業(yè)管理公司編號

b)管理處編號:

※※※一※※※一※※一※※※一※※※

檔案序號

類別編號

部門編號

管理處編號

物業(yè)管理有限公司編號

4.2檔案的分類

4.2.1區(qū)別全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:

a)行政、人事類;

b)財務(wù)類;

c)物業(yè)管理類;

d)保潔類;

e)工程修理類;

f)保安類

4.2.2全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點和邏輯動身,符合檔案形成的實際狀況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。按照物業(yè)管理的特性,我們采納組織機(jī)構(gòu)--問題分類法,如:

收文類

發(fā)文類

合同類

a)綜合部員工人事檔案

圖紙類

后勤類

收文類

報表類

b)財務(wù)部帳冊類

憑證類

合同類

工程圖紙類

合同類

收文類

發(fā)文類

業(yè)主檔案類

c)管理部員工檔案類

修理類

投訴類

回訪類

有償服務(wù)與多種經(jīng)營類

方案總結(jié)類

……

4.3立卷與編制名目

4.3.1立卷:就是根據(jù)單份文件互相之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類辦法,用檔案盒將檔案分離立卷:

a)按照檔案的規(guī)格預(yù)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙;

b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別號稱,其格式普通是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:

--物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※-*z-收文;

--物業(yè)管理有限公司財務(wù)部報表:※※※-cw-報表;

--管理部業(yè)主檔案:※※※一※※※-gw--業(yè)主檔案。

c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并羅列在檔案柜中;

d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時光先后挨次存放于相應(yīng)檔案盒內(nèi)。

4.3.2編制名目:

a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置預(yù)備活頁〈檔案名目〉;

b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案記下在〈檔案名目〉中,以便查閱。

4.4檔案的保管期限

4.4.1檔案的保管期限分為永遠(yuǎn)保存、定期保存兩種。

4.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作狀況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對檔案的保存價值舉行鑒定及標(biāo)注。

4.5檔案的保管

4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:

a)便于查閱;

b)保證檔案的平安;

c)防止檔案的損壞;

d)實行修復(fù)技術(shù),延伸檔案壽命。

4.5.2檔案保管的責(zé)任部門:

a)財務(wù)部保管財務(wù)檔案;

b)綜合部保管公司對內(nèi)、對外文件、合同、保管分供方評審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績效考評檔案及公司其他部門所需保管的資料;

c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營資料:

d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、修理、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及方案、總結(jié)及管理處各職能部門需要保管的其他檔案;

e)各職能部門除常常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

4.5.3檔案的保管程序:

a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,

移交給檔案管理員;

b)檔案管理員將該資料記下在〈檔案名目〉中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號;

c)檔案管理員定期將〈檔案名目〉輸入電腦,以便查詢;

d)檔案原則上保管原件。

4.6檔案的密級

4.6.1檔案的密收分為三級:絕密、機(jī)密、一般:

a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;

b)機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄、公司收發(fā)文、工程圖紙、修理、回訪記錄、方案總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;

e)一般檔案包括:公司的通知、通告等一般性文件。

4.7檔案的查閱權(quán)限

4.7.1物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司全部檔案。

4.7.2物業(yè)副總經(jīng)理可查閱分管工作的檔案。

4.7.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門全部檔案。

4.7.4其他人員按照審批查閱有關(guān)檔案。

4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制

4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復(fù)制記下表〉中記下。

4.8.2檔案管理員審核其查閱資歷:

a)權(quán)限內(nèi)的按正常手續(xù)辦理;

b)權(quán)限外的,檔案管理員開具〈檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):

屬部門的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處負(fù)責(zé)人審批;屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;財務(wù)類的檔案也應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理審批。

4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)催促借閱人將檔案完好交還檔案室。

4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報物業(yè)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由綜合部負(fù)責(zé)人審批;一般檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

4.11檔案的銷毀

4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限每年編制銷毀方案及清單,報綜合部主管審核。

4.11.2綜合部主管審核無誤后報物業(yè)總經(jīng)理審批。

4.11.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷人員將超過保存期限的檔案銷毀。

4.11.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,挑選平安地點銷毀檔案。

序號文件編號文件標(biāo)題頁數(shù)發(fā)文

單位發(fā)文

日期接收

日期歸檔編號備注

檔案名目

文件查閱/借閱/復(fù)制記下表

序

號姓名查閱文件標(biāo)題檔案編號查閱時光歸還時光借閱時光備注

檔案查閱/借閱審批表

部門姓名職務(wù)

借檔文件名

借檔理由

是否復(fù)制□是□否

借還時光年月日至年代日審批人簽名

檔案銷毀清單

序號文件編號文件標(biāo)題頁

數(shù)所屬部門歸檔日期保管日期銷毀

日期備注

【第4篇】物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

1.0目的

規(guī)范檔案的編號、分類、收拾、保管及借閱工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。

3.0職責(zé)

3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及銷毀清單。

3.2行政部主管監(jiān)督檔案管理的實施工作。

3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

4.0程序要點

4.1檔案的編號。

4.1.1公司編號為:cshy

4.1.2部門編號:

a)行政部編號為:*z

b)人力資源部編號為:rl

b)財務(wù)部編號為:cw;

c)管理部編號為:gl;

d)工程修理部編號為:gc;

e)市場拓展部編號為:sc

f)品質(zhì)督察部編號為:pz;

4.1.3年份編號:引用年份序號2000、2023、2023……

4.1.4檔案挨次號:采納阿拉伯?dāng)?shù)字取三位有效數(shù)字-001、002、003……

4.2檔案的分類。

4.2.1區(qū)別全宗,按問題分類法劃分,全宗可分為以下八類。

a)業(yè)主檔案,包括:

--經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》;

--經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防平安責(zé)任書》;

--《業(yè)主家庭狀況記下表》;

--《鑰匙領(lǐng)用記下表》;

--《業(yè)主證領(lǐng)用記下表》;

--《業(yè)主入住驗房表》;

--《裝修申請表》、《裝修平安責(zé)任書》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料;

--《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;

--業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;

--業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)記下;

--其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。

b)工程檔案,包括:

--物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料;

--綜合竣工驗收資料;

--施工設(shè)計資料。

--其他應(yīng)保存的工程資料。

c)設(shè)備檔案,包括:

--設(shè)備臺賬;

--設(shè)備出廠合格證;

--設(shè)備使用說明書;

--設(shè)備安裝、調(diào)試報告;

--保修卡、保修協(xié)議;

--設(shè)備運(yùn)行記錄;

--設(shè)備修理、保養(yǎng)記錄;

--設(shè)備更新改造記錄;

--設(shè)備管理制度;

d)物業(yè)管理運(yùn)作檔案,包括:

--公司管理運(yùn)作檔案;

--管理處運(yùn)作檔案。

e)來往文書檔案,包括:,管理公司及管理處日常對外、對內(nèi)發(fā)出及收取的文件。

f)合同檔案,包括:選購合同;多種經(jīng)營合同;物業(yè)接管類各種合同;保險類合同等。

g)員工人事檔案,包括:員工人職、在職、離職期間與其個人相關(guān)的各類記錄。

h)財務(wù)檔案,包括:固定資產(chǎn)類資料;會計報表及賬冊;審計報表及賬冊等記錄。

4.2.2全宗內(nèi)檔案的分類原則:要從檔案形成的特點和邏輯動身,符合檔案形成的實際狀況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。

4.3立卷與編制名目。

4.3.1立卷:就是根據(jù)單份文件互相之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類辦法,用檔案盒將檔案分離立卷。

a)按照檔案的規(guī)格預(yù)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號字體的檔案類別號稱,其格式普通是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:

--物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:cshy-rl-員工檔案;

--物業(yè)管理有限公司財務(wù)部報表:cshy-cw-報表;

c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并羅列在檔案柜中。

d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時光先后挨次存放于相應(yīng)檔案盒內(nèi)。

4.3.2編制名目:

a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置預(yù)備活頁《檔案名目》;

b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案記下在《檔案名目》中,以便查閱。

4.4檔案的保管期限。

4.4.1檔案的保管期限分為永遠(yuǎn)保存、定期保存兩種。

4.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作狀況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對檔案的保存價值舉行鑒定及標(biāo)注。

4.5檔案的保管。

4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:

a)便于查閱;

b)保證檔案的平安;

c)防止檔案的損壞;

d)實行修復(fù)技術(shù),延伸檔案壽命。

4.5.2檔案保管的責(zé)任部門:

a)財務(wù)部保管財務(wù)檔案;

b)行政部保管物業(yè)管理運(yùn)作檔案、公司設(shè)備檔案、工程檔案、往來文書檔案、合同檔案;人事部保管員工人事檔案、員工績效考評檔案;品質(zhì)部督察部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄。

c)客戶服務(wù)中心保管業(yè)主檔案;

d)各職能

部門除常常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

4.5.3檔案的保管程序:

a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;

b)檔案管理員將該資料記下在《檔案名目》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號;

c)檔案管理員定期將《檔案名目》輸人電腦,以便查詢;

d)檔案原則上保管原件。

4.6檔案的密級。

4.6.1檔案的密級分為三級:絕密、機(jī)密、一般。

a)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案。

b)機(jī)密檔案包括:員工人事檔案、is09000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄要)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案。'

c)一般檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行修理記錄;工程檔案,如工程圖紙;方案總結(jié)、通知、通告等一般性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。

4.7檔案的查閱權(quán)限。

4.7.1總經(jīng)理可查閱公司全部檔案。

4.7.2副總經(jīng)理可查閱分管工作的檔案。

4.7.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門全部檔案。

4.7.4其他人員按照審批查閱有關(guān)檔案。

4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。

4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制記下表》中記下。

4.8.2檔案管理員審核其查閱資歷。

a)權(quán)限內(nèi)的按正常手續(xù)辦理。

b)權(quán)限外的機(jī)密級以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱l復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;

財務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。

4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)催促借閱人將檔案完好交還檔案室。

4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由分管該項工作的副總經(jīng)理審批;一般檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

4.11檔案的銷毀。

4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限每年編制銷毀方案及清單,報行政部主管審核。

4.11.2行政部部主管審核無誤后報總經(jīng)理審批。

4.11.3總經(jīng)理審批同意后由行政部部指定三名監(jiān)銷人員將超過保存期限的檔案銷毀。

4.11.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,挑選平安地點銷毀檔案。

5.0記錄

5.1《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批表》。

5.2《檔案查閱/借閱/復(fù)制記下表》。

5.3《檔案銷毀清單》。

6.0相關(guān)支持文件

6.1《文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。

【第5篇】物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（5）

物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

1.0目的

規(guī)范檔案的編號、分類、收拾、保管及借閱工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。

3.0職責(zé)

3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及銷毀清單。

3.2人事行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實施工作。

3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

4.0程序要點

4.1檔案的編碼。

4.1.1公司、人事行政部編碼:

物業(yè)管理有限公司編碼為:cd;

人事行政部編碼為:rz。

4.1.2部門編碼:

人事行政部名稱編碼為:rz

財務(wù)部編碼為:cw;

客戶服務(wù)中心編碼為:kh;

環(huán)境景觀部編碼為:jj;

工程部編碼為:gc;

秩序維護(hù)部編碼為:zh;

品質(zhì)拓展部編碼為:pz;

經(jīng)營部編碼為:jy;

4.2檔案的分類

4.2.1檔案的分類,按服務(wù)性質(zhì)和查閱便利的角度可分為以下四類:

業(yè)主檔案,包括:

a、經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》、《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》;

b、經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防平安責(zé)任書》;

c、《業(yè)主家庭狀況記下表》;

d、《業(yè)主物品領(lǐng)用記下表》;

e、《業(yè)主入住驗房表》;

f、《裝修申請審批表》、《裝修平安責(zé)任書》、裝修設(shè)計圖紙、原始結(jié)構(gòu)平面圖及裝修施工隊資料;

g、《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;

h、業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;

i、業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)記下;

j、其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。

工程技術(shù)檔案,包括:

a、物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料;

b、綜合竣工驗收資料;

c、施工設(shè)計資料。

d、設(shè)備出廠合格證;

e、設(shè)備使用說明書;

f、設(shè)備安裝、調(diào)試報告;

g、保修卡、保修協(xié)議;

h、物業(yè)接管記錄。

i、其他應(yīng)保存的工程資料。

服務(wù)檔案,包括:

a、設(shè)備臺賬;

b、設(shè)備運(yùn)行記錄;

c、設(shè)備修理、保養(yǎng)記錄;

d、設(shè)備更新改造記錄;

e、對外經(jīng)營記錄;

f、各部門運(yùn)作相關(guān)記錄,業(yè)主違章、投訴、報修處理記錄,回訪記錄,有償服務(wù)記錄,社區(qū)文化活動記錄,達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)記錄,其他相關(guān)運(yùn)作記錄。

行政檔案,包括:

a、行政文件:公司日常運(yùn)行資料、合同文件、來往文書文件、員工人事檔案。

b、管理指導(dǎo)文件:質(zhì)量體系文件。

c、財務(wù)文件:固定資產(chǎn)類資料,會計報表及賬冊,審計報表及賬冊等記錄。

4.2.2檔案資料的分類原則:要從檔案形成的特點和邏輯動身,符合檔案形成的實際狀況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。

4.3立卷與編制名目。

4.3.1立卷:就是根據(jù)單份文件互相之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類辦法,用檔案盒將檔案分離立卷。

按照檔案的規(guī)格預(yù)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號字體的檔案類別號稱,其格式普通是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:

物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:※※※―rz―員工檔案;

物業(yè)管理有限公司財務(wù)部報表:※※※―cw―報表;

物業(yè)管理人事行政部客戶服務(wù)中心檔案:※※※―kh―運(yùn)作檔案。

將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并羅列在檔案柜中。

將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時光先后挨次存放于相應(yīng)檔案盒內(nèi)。

4.3.2制名目:

檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置預(yù)備活頁《檔案名目》;

每一份檔案在歸