會議組織與管理

1會議概述2會務(wù)工作流程3會務(wù)工作具體內(nèi)容4常用會議的組織程序5會見與會談6技能訓(xùn)練會議組織與管理教學(xué)目的通過本模塊的學(xué)習(xí)，了解會務(wù)工作的根本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務(wù)工作中的文書工作。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)會議籌備工作；會議方案的制作；會見與會談的操作程序與方法；案例分析。2、教學(xué)難點(diǎn)會議方案的制作；會場的布置；案例分析；技能訓(xùn)練。案例分析：請柬發(fā)出之后某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請柬上把開會的時間、地點(diǎn)寫得一清二楚。接到請柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。事后，會議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會有問題，便把會議地點(diǎn)寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點(diǎn)。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門抱歉，但造成的不良影響也難以消除。這個案例告訴秘書在會議準(zhǔn)備時應(yīng)注意什么問題呢？前言會議概論一、會議的涵義會議是“由有關(guān)組織召開的聽取情況、討論問題和布置工作的集會〞。二、辦會的涵義辦會就是指秘書部門和秘書人員操辦會議事項(xiàng)、是秘書工作的根本職責(zé)之一。具體包括起草并分發(fā)會議文件、會場布置、會務(wù)接待、會議議題與議題磋商、生活安排、會議記錄、掌握會議進(jìn)展和會后貫徹工作等等。

第一節(jié)會議的特點(diǎn)作用與種類一、會議的主要特點(diǎn)１、集體性；２、程序性；３、公開性；4、標(biāo)準(zhǔn)性。二、會議的作用1、會議表達(dá)了民主。2、會議交流了信息。3、會議統(tǒng)一了集體認(rèn)識和行為。4、會議促進(jìn)了和諧和團(tuán)結(jié)。

三、會議的種類1.按規(guī)模分：特大型〔萬人以上〕、大型〔上千人〕、中型〔數(shù)百人上下〕、小型〔數(shù)十人或數(shù)人〕。2.按性質(zhì)分：法定性、決策性、專業(yè)性、發(fā)動性、紀(jì)念性、外事性、專題性、綜合性。3、按時間分：定期和非定期。4、按出席對象分：聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會.5、按召開方式分：會、電視會、播送會、網(wǎng)絡(luò)會。6、公司常見會議類型：經(jīng)理例會與特別會議、員工大會、公司年會、股東大會和董事會、客戶咨詢會、展覽會、訂貨會、業(yè)務(wù)洽談會.新產(chǎn)品新聞發(fā)布會、聯(lián)誼會、表彰會。

四、會議的要素１、形式要素：名稱、時間、地點(diǎn)、與會人員、會議方式。２、內(nèi)容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。３、程序要素：會議準(zhǔn)備、會議開始、會議進(jìn)行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實(shí)。４、財務(wù)要素：會議經(jīng)費(fèi)、會議設(shè)備、會議效勞設(shè)施。

大家談

你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？

第二節(jié)會議秘書工作的根本任務(wù)一、組織的工作

1、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會議議題；

2、根據(jù)議題安排議程、日程；

3、發(fā)會議通知，負(fù)責(zé)會議報到；

4、對與會人員進(jìn)行編組；

5、布置會場，安排座次；

6、印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；

7、負(fù)責(zé)會議簽到；

8、會中組織和協(xié)調(diào)；

9、會場其他組織和管理；

10、會外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會議有關(guān)的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。

11、會議的結(jié)束收尾工作。二、文書工作1、會議文書的起草；2、會議文書編寫；3、會議文書印發(fā)及管理。三、生活管理工作1、與會人員的食宿管理；2、會議的財務(wù)管理；3、會議的交通保障；4、會議的文化活動；5、與會人員的醫(yī)療保健。四、平安保衛(wèi)工作1、會議的保密工作；2、會議的警衛(wèi)工作；3、會場內(nèi)外的平安保衛(wèi)工作。會務(wù)工作流程圖〔會前〕確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議時間與會期明確會議所需設(shè)備和工具選擇會議地點(diǎn)安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場準(zhǔn)備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制作會議證件會場檢查明確會議組織機(jī)構(gòu)確定與會者名單會務(wù)工作流程圖〔會中〕做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作報到及接待工作做好后勤保障工作編寫會議簡報或快報做好會議保密工作會議信息工作會務(wù)工作流程圖〔會后〕撰寫會議紀(jì)要催辦與反饋工作

安排與會人員離會會議總結(jié)會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報道第三節(jié)會務(wù)工作的具體內(nèi)容一、指導(dǎo)會務(wù)工作的原那么1、準(zhǔn)備充分；２、組織嚴(yán)密；３、效勞周到；４、確保平安。二、會前準(zhǔn)備工作1、確定會議主題與議題確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細(xì)化。2、確定會議名稱會議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型〞構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會議的議題或主題來確定。3、確定會議規(guī)模與規(guī)格確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。同時本著精簡效能的原那么。會議的規(guī)模有大型、中型、小型。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。4、確定會議時間、會期會議的最正確時間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。5、確定會議所需用品和設(shè)備〔1〕．必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等?！?〕特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。

6、建立會議組織機(jī)構(gòu)

會務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

7、確定與會人員名單

出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。

8、確定會議地點(diǎn)

要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。9、安排會議議程與日程會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來。會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。

某公司銷售會議議程表

1、推選銷售部經(jīng)理的人選。

2、年度銷售活動的總結(jié)。

3、有關(guān)銷售問題的發(fā)言。

4、下年度銷售目標(biāo)。

5、銷售人員的招聘和重組。某股份有限責(zé)任公司股東大會日程安排日期

時間

內(nèi)容安排

地點(diǎn)主持參加人備注3、9上午9：00報到花園酒店大會議廳李總XXXX9：30會議開始，張董致開幕詞大會議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營報告大會議廳張董全體股民11：00年度決算表大會議廳總會計(jì)師全體股民11：30大會結(jié)束10、制發(fā)會議通知會議通知的內(nèi)容包括名稱、時間、地點(diǎn)、與會人員、議題及要求等。會議通知的種類有書信式和柬帖式。會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會議通知的方式有書面、口頭、、郵件。

11、制作會議證件

代表證出席證會議正式證件列席證來賓證會議證件旁聽證工作證會議工作證件記者證出入證會議證件的內(nèi)容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務(wù)、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。12、準(zhǔn)備會議文件資料主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。13、安排食住行⑴會議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約〞的原那么，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作.⑵會議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。⑶安排好會議用車，為會議提供完備的交通效勞。14、制定會議預(yù)算方案文件資料費(fèi)、郵電通訊費(fèi)、會議設(shè)備和用品費(fèi)、會議場所租用費(fèi)、會議辦公費(fèi)、宣傳交際費(fèi)、食宿費(fèi)、交通費(fèi)、其他費(fèi)用。15、布置會場〔1〕會場的風(fēng)格特點(diǎn)莊嚴(yán)、肅穆、輕松、簡潔。喜慶、儒雅、簡單、樸素?！?〕會場的類型及布局①小型會議室。橢圓形、回字形、T字形、“馬蹄〞型、長方形。②中型會議室。“而〞字型、半圓型、課堂型。③大型會議室。禮堂型、眾星拱月型?！?〕會場的布置①主席臺主席臺的布置一是對稱；二是要簡化。主席臺的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。②場內(nèi)其他人員的座次安排橫排法。豎排法。左右排列法。主席臺坐次禮堂型教室型會場

③會場內(nèi)外的布置：會標(biāo)、會徽、臺幕、標(biāo)語、、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。

會標(biāo)會徽16、檢查會場〔1〕方式一種是聽取會議籌備人的匯報，一種是現(xiàn)場檢查。〔2〕檢查的內(nèi)容A.文件的材料準(zhǔn)備情況。B.會場布置情況。C.會議保衛(wèi)工作情況。D.其他內(nèi)容。問題討論

1、會議議程與日程的區(qū)別。

2、簡述擬訂會議議程與日程表的方法。

3、選擇會議地點(diǎn)應(yīng)綜合考慮哪些因素?4、應(yīng)如何做好會場的布置工作？

5、怎樣制定會議籌備方案？

6、怎樣發(fā)放會議通知？

7、怎樣才能做好會議的食宿工作？

8、會前檢查工作包括哪些內(nèi)容？三、會中效勞工作1、報到及接待工作〔1〕與會人員的接送;〔2〕會議交通工具的安排;〔3〕與會人員返回時，車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購置;〔4〕會議文娛活動的安排和組織;〔5〕其他屬于招待方面的工作。2、組織簽到〔1〕秘書人員代簽到?！?〕簿式簽到?！?〕電子計(jì)算機(jī)簽到。3、做好會議記錄〔1〕會議記錄的格式：記錄頭、記錄主體、記錄尾部①記錄頭:會議名稱；會議時間；會議地點(diǎn)；會議主席〔主持人〕；會議出席、列席和缺席情況；會議記錄人、會議主要議題。②記錄主體與會者的發(fā)言。議定事項(xiàng)。③記錄尾部散會。主持人、記錄人簽字。

〔2〕會議記錄的要求準(zhǔn)確、完整、簡潔、明確?！?〕會議記錄的重點(diǎn)會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；會議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動?！?〕會議記錄方法①記錄的重點(diǎn)是將主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論全記下來，其他的可簡要記錄.②漏記的內(nèi)容先作記號，然后對照錄音帶修改，或請發(fā)言者重復(fù)。③與會者提的意見、建議，要記人名?！?〕會議記錄的修改①定稿打印前，請主席簽字批準(zhǔn)。②與會者指出錯誤，主席或秘書可改。③會議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動。4、確保會議期間信息的溝通〔1〕做好會議期間信息的收集、傳遞、反響工作.①秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。②深入會議，掌握第一手資料。③注重對會議信息加工提煉，方便各方利用。④注重實(shí)效，并收集反響信息。⑵會議期間的對外宣傳①妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。②注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。③選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅(jiān)持對象、效果、時效、費(fèi)用的原那么。④收集媒體對會議的報道提供給領(lǐng)導(dǎo).⑤為領(lǐng)導(dǎo)召開記者招待會提供資料。5、編發(fā)會議簡報〔1〕類型綜合型、專題型、實(shí)錄型?！?〕格式報頭、報核、報尾?！?〕要求簡練、快捷、準(zhǔn)確。

6、值班保衛(wèi)工作〔1〕值班工作秘書人員要堅(jiān)守值班崗位，以保證會議順利結(jié)束，并隨時應(yīng)付各種突發(fā)事件。〔2〕保衛(wèi)工作①重要與會者人身平安保衛(wèi)②重要文件的保衛(wèi)③會場和駐地的保衛(wèi)④會議設(shè)備的保衛(wèi)⑤與會者貴重物品的保衛(wèi)7、會議保密工作⑴會前保密工作①涉及秘密的會議，嚴(yán)格確定出席、列席人員及會議效勞人員。②召開比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會議，秘書部門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。③根據(jù)實(shí)際需要，確定會議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標(biāo)明密級，統(tǒng)一編號，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。④選擇會址要注意保密，會前對會場環(huán)境及會場設(shè)施包括擴(kuò)音、錄音設(shè)施、進(jìn)行防竊密、泄密檢測。

⑵會中保密工作

①加強(qiáng)保密教育。

②加強(qiáng)文件管理。

③加強(qiáng)重要涉密會議管理。

⑶會后保密工作

①做好保密文件的回收工作。

②秘密文件通過機(jī)要通信部門遞送。

③對會議駐地、房間、會議室進(jìn)行保密檢查。

8、會議的后勤保障工作

(1)做好食宿管理工作。

(2)做好迎送交通工作。

(3)做好會議車輛管理工作。

(4)做好財務(wù)管理工作。

(5)安排好會議的文化生活。

(6)做好會議醫(yī)療衛(wèi)生工作。問題討論

1、會議記錄的內(nèi)容有哪些？

2、如何做好會議記錄？

3、如何做好會議期間的信息溝通？

4、會議期間值班、保衛(wèi)工作有哪些內(nèi)容？

5、會議后勤保障工作包括哪些？

四、會后整理工作1、安排與會人員離會2、撰寫會議紀(jì)要3、會議的宣傳報道4、會議文書的立卷歸檔5、會議總結(jié)工作6、會后催辦和反響工作相關(guān)知識發(fā)通知應(yīng)注意的事項(xiàng)一般的會議只發(fā)一次正式通知，有些會議需要發(fā)預(yù)備性通知，然后再發(fā)正式通知，其常用于與會人需做大量會前準(zhǔn)備工作，如：準(zhǔn)備發(fā)言材料或方案的會議;對于一些區(qū)域性、全國性乃至國際性會議，需要安排與會人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會議通知的同時附上會議通知回執(zhí)，以便會務(wù)人員安排接站和訂購車、機(jī)票;發(fā)會議邀請函和請柬的方法，與發(fā)送會議通知根本相同。

第四節(jié)常用會議的組織程序一、行政辦公會議是各級領(lǐng)導(dǎo)為研究和處理日常工作、協(xié)調(diào)矛盾而召開的會議，在企業(yè)中也稱領(lǐng)導(dǎo)〔廠長〕辦公會。議題安排→發(fā)送會議通知→做好會議記錄→撰寫辦公會議紀(jì)要→議定事項(xiàng)的貫徹執(zhí)行→搜集信息，進(jìn)行反響二、職工代表大會職工代表大會是企事業(yè)單位依據(jù)?職工代表大會條例?召開的具有法律效力的會議。其組織程序如下:1.籌備會議確定大會議題→做好宣傳發(fā)開工作→征集和處理提案→準(zhǔn)備會議文件→準(zhǔn)備會議文件

2.預(yù)備會議〔1〕由工會向全體職工代表報告大會的籌備工作情況?！?〕醞釀大會主席團(tuán)人選，民主選舉主席團(tuán)成員。〔3〕確定大會議程，主席團(tuán)審議通過大會議程，然后向全體職工代表宣布?！?〕醞釀職工代表大會專門小組的設(shè)置及組成人選名單.〔5〕聽取代表資格審查小組關(guān)于代表資格的審查報告。3.召開會議〔1〕聽取主要行政領(lǐng)導(dǎo)工作報告，組織討論，提出意見，在修改和補(bǔ)充的根底上，大會通過?！?〕聽取各專門小組的報告?！?〕民主評議行政領(lǐng)導(dǎo)?！?〕選舉通過各專門小組人員名單?！?〕討論職工代表大會自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度。〔6〕通過大會決議。4.會后整理及大會決議事項(xiàng)的落實(shí)〔1〕整理現(xiàn)場，歡送代表離會?！?〕整理會議文件，搞好立卷歸檔。〔3〕落實(shí)大會決定協(xié)議，督辦落實(shí)情況。第五節(jié)會見與會談一、會見與會談準(zhǔn)備1、收集對方的相關(guān)資料①對方求見的目的②對方的求見對象③對方相關(guān)社會背景，如習(xí)俗、禁忌、禮儀等特征④對方參加會見的人數(shù)、姓名、職務(wù)等。⑤主要求見人的詳細(xì)資料2、通知主方參加會見和會談的人員

①通知主方接見人②通知主方陪同人員③通知主談人④通知其他會談人員3、了解會見與會談的地點(diǎn)和時間

〔1〕會見的地點(diǎn)和時間會見的地點(diǎn)一般安排在主人的辦公室、會客室或小型會議室，也可在客人的住所進(jìn)行。會見的時間根據(jù)會見的性質(zhì)來定?！?〕會談的地點(diǎn)和時間會談的地點(diǎn)一般安排在客人所住的賓館會議室。會談的時間安排應(yīng)先征求對方的意見。4、通知對方

會見與會談的名單、地點(diǎn)、時間一旦確定，應(yīng)及時通知對方。了解客人抵達(dá)方式，以便告知主方的接送方式及接送人員。如果是重要的會見和會談，事先應(yīng)由秘書或其他工作人員進(jìn)行預(yù)備性磋商，確定會見、會談的具體日程。5、場所的布置及座位安排〔1〕場所的布置會見場所應(yīng)準(zhǔn)備足夠的桌椅、沙發(fā)、茶幾和飲料等物品。所有擺放的家俱，應(yīng)保證干凈、清潔、大方。會談桌上有時需放置雙方標(biāo)志旗幟(如果是涉外談判，應(yīng)擺放兩國國旗)，現(xiàn)場可放置雙方主要人員座位卡，以便與會者對號入座?！?〕會見與會談的座次安排①會見的座次安排會見時應(yīng)遵循“主左客右〞的原那么，即客人坐在主人的右邊。涉外會見還應(yīng)有譯員。如以以下圖所示：記錄譯員主客主人客方人員主方人員譯員主客主人客方人員主方人員②會談的座次安排雙方會談一般將談判桌排成長方形，雙方各坐一邊，主方位于背門一側(cè)如圖(一)，或進(jìn)門后的左側(cè)如圖(二)，雙方主談人位于各方長排中央，其他人員按右高左低排列。桌上應(yīng)放置中文座位卡，涉外會談，要同時放置對方語種的座位卡。如以下圖。多邊會談的座位可擺成圓形或方形。正門客方主方13576421246753{譯員}主賓{譯員}主人〔一〕〔二〕課堂討論一天下午，天地公司要與外地某企業(yè)舉行會談，會上欲就雙方技術(shù)合作事項(xiàng)達(dá)成協(xié)議。初萌作為該公司的秘書事前做了大量準(zhǔn)備工作。但就在這天臨近中午時，初萌發(fā)現(xiàn)有關(guān)質(zhì)量監(jiān)督管理方面的資料沒有準(zhǔn)備。她急忙通過各種方式查找這類資料。資料終于找到了，可會談也開始了，初萌只好提心吊膽地等待會談結(jié)果。會談開始后，雙方就事先準(zhǔn)備好的協(xié)議草案展開了充分的討論。最后，外地某企業(yè)代表提出了質(zhì)量監(jiān)督管理方面的問題，因?yàn)檫@對于合作工程的成功有著重大的意義。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料，無法給對方以滿意的答復(fù)，會議沒有做出任何決定，只得暫時休會。為什么會談沒有取得結(jié)果？秘書能否采取一些應(yīng)急措施？相關(guān)知識會見會見，國際上一般稱接見或拜會，凡身份較高的人士會見身份較低者，或是主人會見客人，一般都稱為會見。凡身份較低的人士會見身份較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。拜見君主，又稱謁見、覲見。我國不作上述區(qū)分，一律統(tǒng)稱會見，接見和拜見后的回訪稱回拜。會見分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性三種。企業(yè)常用的會見主要是社交上的禮節(jié)性會見和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會見。政治性會見一般涉及雙邊關(guān)系及重大國際事務(wù)等。相關(guān)知識會談

會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會商。會談的內(nèi)容較為正式，專業(yè)性較強(qiáng)，在企業(yè)中主要指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會商。相關(guān)知識會見、會談的區(qū)別

1、內(nèi)容不同：會見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務(wù)性較強(qiáng)，會談的內(nèi)容經(jīng)濟(jì)性、利益性較強(qiáng)。2、功能不同：會見主要是為了加強(qiáng)雙方的關(guān)系，處理事務(wù)。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關(guān)系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。

會見與會談的根本程序

迎接致辭、贈禮、合影會見或會談記錄結(jié)束合影圖5444554444455444213444561---主人2---主賓3---第二主賓4---客方人員〔或主客插排〕5---主方人員6---攝影師技能訓(xùn)練【訓(xùn)練目標(biāo)】通過訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉會議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會議籌備方案制作要領(lǐng)。一、案例分析案例1：一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負(fù)責(zé)會議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機(jī)磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉翻開錄音機(jī)，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢?

案例2：

一次重要的國際會議，十多個國家的領(lǐng)導(dǎo)人在一起聚會。因?yàn)榻M織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國際會議的“全家福’’中，競找不到這兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人的影像，引起兩國輿論的指責(zé)。

從此案例中說明會議組織應(yīng)注意哪些問題？案例3：

某校召開一次表彰大會，對全校七八個先進(jìn)集體，數(shù)十名先進(jìn)個人，頒發(fā)錦旗和獎狀。當(dāng)領(lǐng)獎的同學(xué)上臺領(lǐng)到錦旗和獎狀后，有幾名同學(xué)當(dāng)即發(fā)現(xiàn)獎狀上的名字不對，轉(zhuǎn)頭向領(lǐng)導(dǎo)更換和相互交換，一時間領(lǐng)獎臺上競亂糟槽。

以上三個案例中的問題都是由會議組織中的細(xì)節(jié)所致。分析案例中的問題所在，并談?wù)剬τ跁h活動的細(xì)節(jié)安排應(yīng)注意哪些問題。

二、觀察并制作觀察你見到的辦公會、研討會、論證會、茶話會、洽談會等，注意會場布置的特點(diǎn)，畫出三種不同類型的會議的布置圖，并注明會議所有參與者的座位安排。

三、參考會議組織籌備的預(yù)案要求為某企業(yè)的一次年終總結(jié)暨表彰大會擬出會議籌備方案。問題討論1．怎樣做好會見的準(zhǔn)備工作?2．會見與會談準(zhǔn)備工作的根本要求是什么?3．什么是會見?什么是會談?秘書人員為什么要做好會見與會談的準(zhǔn)備工作?

祝學(xué)習(xí)進(jìn)步！目錄薪酬體系管理現(xiàn)狀薪酬體系管理變革制造部門的鼓勵規(guī)劃銷售部門的鼓勵規(guī)劃管理部門的鼓勵規(guī)劃公司的工資體系基于工作崗位、員工技能及行業(yè)水平而設(shè)計(jì)的保健工資體系，以月薪的方式發(fā)放；基于公司經(jīng)營目標(biāo)達(dá)成情況及崗位工作業(yè)績而設(shè)計(jì)的的鼓勵工資，一般以年終獎金的形式發(fā)放；二者有效結(jié)合，構(gòu)建公司的工資體系，實(shí)現(xiàn)工資對員工的根本保健及有效鼓勵功能；我們對可以稱之為工資體系與獎金制度。低保健高激勵高保健高激勵低保健低激勵高保健低激勵鼓勵保健低高高企業(yè)薪酬體系與保健與鼓勵四象限關(guān)系企業(yè)的管理思想與管理機(jī)制企業(yè)不同的開展階段選擇與之皮配的管理思想及管理機(jī)制。發(fā)展階段創(chuàng)業(yè)期成長期穩(wěn)定期管理機(jī)制儒家治理為主要特征法家治理為主要特征道家治理為主要特征管理特征表率、信任、自律創(chuàng)新、高激勵、制度執(zhí)行、傳承法家治理在企業(yè)中的成功運(yùn)用用法家思想為指導(dǎo)構(gòu)建企業(yè)的管理機(jī)制與鼓勵機(jī)制華為：“華為根本法〞，“狼性文化〞，“地墊文華〞，三高策略；三一重工：制度建設(shè)及三高策略；遠(yuǎn)大空調(diào)：制度建設(shè)及四高策略；華僑城集團(tuán)：華僑城憲章，海爾集團(tuán)的：oec管理，創(chuàng)新管理，法家治理從管理體制上支撐了一批優(yōu)秀企業(yè)的高速成長。法家思想在企業(yè)管理中的運(yùn)用關(guān)鍵詞：制度建設(shè)、創(chuàng)新管理、獎勵或鼓勵機(jī)制保健工資與鼓勵工資的區(qū)別保健工資是基于人的價值與崗位工作的價值而設(shè)計(jì)的，設(shè)計(jì)保健工資時通?？紤]的主要因素有崗位工作內(nèi)容，工作人員的學(xué)歷、資歷、技能、市場工資水平，保健工資是鋼性的，變動不大，是固定本錢。保健工資是同步發(fā)放的，表現(xiàn)為月薪。鼓勵工資是基于人員對公司業(yè)績奉獻(xiàn)而設(shè)計(jì)的，首要考慮的要素是公司的經(jīng)營業(yè)績及崗位工作人員的工作業(yè)績，鼓勵工資是彈性的，是變動本錢。鼓勵工資是滯后發(fā)放的，表現(xiàn)為年終獎。工資的功能保健的功能:1、根據(jù)行業(yè)競爭水平，崗位職責(zé)，個人技能而設(shè)立的工資是起保健作用的。2、保健作用的薪酬，如果低于行業(yè)水平，崗位或個人技能水平就會讓人產(chǎn)生不滿意，從而有可能產(chǎn)生消級的情緒及行為。3、保健作用的薪酬高于行業(yè)競爭水平或崗位或個人技能水平也不會讓人產(chǎn)生積極的工作行為。4、保健薪酬在財務(wù)報表上表現(xiàn)為固定本錢，根廠房租賃費(fèi)一樣，不隨企業(yè)經(jīng)營情況好壞而變動。鼓勵的功能:1、根據(jù)對組織、企業(yè)、部門、小組或崗位工作結(jié)果評價后而確定的薪酬或獎金是起鼓勵作用的。2、鼓勵作用的薪酬是等于或高于行業(yè)競爭水平，其前提是組織或個人業(yè)績結(jié)果是高于或遠(yuǎn)高于行業(yè)水平。3、鼓勵作用的薪酬在財務(wù)報表上表現(xiàn)為變動本錢，根主要原材料本錢一樣，與公司的經(jīng)營業(yè)績成正相關(guān)關(guān)系。公司需要什么樣的管理機(jī)制公司從現(xiàn)在的開展規(guī)模、管理現(xiàn)狀來說，公司還處于成長階段，屬成長型企業(yè)。成長型企業(yè)特征“創(chuàng)新、激情、高速成長〞成長型企業(yè)與之皮配的是法家治理思想。法家治理的主要特征：制度〔標(biāo)準(zhǔn)〕建設(shè)、創(chuàng)新、高鼓勵。公司當(dāng)前及未來幾年的管理重心是制度建設(shè)，用制度或標(biāo)準(zhǔn)來管理公司，來標(biāo)準(zhǔn)員工行為，用高鼓勵來引導(dǎo)企業(yè)創(chuàng)新，用創(chuàng)新來支撐企業(yè)開展。當(dāng)前公司經(jīng)營管理的重心企業(yè)正如斜坡上的小球，沒有止動力就會下滑；沒有牽引力就會停滯不前。目前公司管理的重心是用創(chuàng)新牽引企業(yè)的提升，用標(biāo)準(zhǔn)化阻止企業(yè)的惰性，用鼓勵機(jī)制引導(dǎo)企業(yè)的創(chuàng)新管理及標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。企業(yè)制度管理與標(biāo)準(zhǔn)化管理創(chuàng)新管理止動力牽引力鼓勵機(jī)制目錄公司的管理現(xiàn)狀公司面臨的管理變革公司的工資策略薪酬與鼓勵規(guī)劃企業(yè)工資與經(jīng)營效益四象項(xiàng)的關(guān)系低工資高效益高工資高效益低工資低效益高工資低效益效益工資低高高高效益、高工資是企業(yè)與員工的共同選擇低工資（員工滿意度低）高效益（企業(yè)滿意度高）高工資（員工滿意度高）高效益（企業(yè)滿意度高）低工資（員工滿意度低）低效益（企業(yè)滿意度低）高工資（員工滿意度高）低效益（企業(yè)滿意度低）效益(企業(yè)選擇)工資〔員工選擇〕低高高企業(yè)選擇高效益員工選擇高工資高效益高工資是企業(yè)與員工雙方滿意的工資模式高效益、高工資是企業(yè)與員工的共同選擇低工資高效益高工資高效益低工資低效益高工資低效益效益工資低高高企業(yè)選擇高效益員工選擇高工資高效益高工資是企業(yè)與員工首選的工資模式中國優(yōu)秀民營企業(yè)工資策略華為的“三高〞策略：高壓力、高效率、高工資；三一重工的“三高〞策略：高素質(zhì)、高負(fù)荷、高報酬；遠(yuǎn)大空調(diào)的“四高〞策略：高標(biāo)準(zhǔn)、高負(fù)荷、高效率、高回報；中國優(yōu)秀的民營企業(yè)在工資策略上都有一個共同點(diǎn)：高效率、高回報。公司的工資策略公司的工資策略：高標(biāo)準(zhǔn)、高效益、高回報策略理解〔邏輯性〕公司是技術(shù)密集型企業(yè)，產(chǎn)品是高精度的電子通訊設(shè)備，客戶是政府及軍隊(duì)，市場定位在應(yīng)急領(lǐng)域，產(chǎn)品、市場、客戶，高標(biāo)準(zhǔn)是做好產(chǎn)品，效勞好客戶與市場的必要條件。公司為做好產(chǎn)品提供了充足的人力、設(shè)備，我們有時間與資源提供高標(biāo)準(zhǔn)的工作。高標(biāo)準(zhǔn)會帶來工作高效率，產(chǎn)品高品質(zhì)，企業(yè)高效益的良性循環(huán)。企業(yè)高效益是企業(yè)職工高回報的根底，沒有高效益，就不可能有高回報。高標(biāo)準(zhǔn)促進(jìn)高效益；高效益實(shí)現(xiàn)高回報；高回報促進(jìn)高標(biāo)準(zhǔn)；三者是相互促進(jìn)的羅輯關(guān)系。目錄公司的管理現(xiàn)狀公司面臨的管理變革公司的工資策略薪酬與鼓勵規(guī)劃公司的工資總額的增長原那么公司年度工資總額隨企業(yè)年度經(jīng)營利潤的增長而增長。工資總額的增長率略低于企業(yè)利潤的增長率。公司經(jīng)營利潤增長100%，工資總額增長85%。公司堅(jiān)持工資總額隨企業(yè)利潤的增長而增長的原那么，讓企業(yè)職員從公司的成長中得到利潤分享，企業(yè)職員通過努力工作，幫助企業(yè)提高效益與效率，實(shí)現(xiàn)個人的財富目標(biāo)，過上富足快樂的生活。公司鼓勵工資總額提取方式公司考核銷售額：5000萬，考核凈利率10%。考核凈利率15%，考核凈利率高于或低于15%的，按15%倒推計(jì)算考核銷售額。公司的保健工資總額：350萬，保健工資占考核銷售額11.67%考核銷售額高于3000萬，高于局部提取9%，作為鼓勵工資總額，發(fā)放年終獎。年終經(jīng)營考核時，如果公司實(shí)際發(fā)放的保健工資總額高于350萬，超支局部將從年終獎中沖減；同理如果公司實(shí)際發(fā)放的保健工資低于350萬，節(jié)余局部將補(bǔ)充到年終獎中發(fā)放。鼓勵工資工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目年終獎市場開拓獎技術(shù)創(chuàng)新獎生產(chǎn)改善獎管理改善獎合計(jì)比重8%0.25%0.25%0.25%0.25%9%鼓勵工資〔年終獎〕工程及比重公司的銷售額與工資總額預(yù)測銷售額（萬元）工資總額（萬元）工資分布工資占銷售額比重工資增長率工資年終獎3000.00350.00350.000.0011.67%0.003500.00395.00350.0045.0011.29%1.134000.00440.00350.0090.0011.00%1.264500.00485.00350.00135.0010.78%1.395000.0