監(jiān)理信息和監(jiān)理檔案管理

36-11監(jiān)理信息與監(jiān)理檔案管理監(jiān)理信息管理就是監(jiān)理信息收集、整理、處理、存儲(chǔ)、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱目的是通過有組織的監(jiān)理信息流通監(jiān)理工程師能及時(shí)確完整地獲得相應(yīng)的信息，以作出科學(xué)的決策。36-11-1監(jiān)理信息36-11-1-1監(jiān)理信息的重要性1．信息是監(jiān)理工程師實(shí)施控制的基礎(chǔ)控制是建設(shè)工程監(jiān)理的主要手段之一程師為了控制工程項(xiàng)目投資目標(biāo)量目標(biāo)及進(jìn)度目標(biāo)先應(yīng)掌握三大目標(biāo)的計(jì)劃值們是實(shí)行控制的依據(jù)；同時(shí)，還應(yīng)掌握三大目標(biāo)的執(zhí)行情況；并把執(zhí)行情況與目標(biāo)進(jìn)行比較，找出差異比較的結(jié)果進(jìn)行分析防和排除產(chǎn)生差異的原因總體目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。也只有充分地掌握了這些信息，監(jiān)理工程師才能實(shí)施控制工作。2.信息是監(jiān)理工程師決策的重要依據(jù)建設(shè)工程監(jiān)理決策正確與否接影響著工程項(xiàng)目建設(shè)總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)監(jiān)理決策正確與否，其中重要的因素之一就是信息。例如，在工程施工招標(biāo)階段，應(yīng)對(duì)投標(biāo)單位進(jìn)行資質(zhì)預(yù)審。為此，監(jiān)理工程師就必須了解參加投標(biāo)的各承包單位的技術(shù)水平力和施工管理經(jīng)驗(yàn)等方面的信息。又如施工階段對(duì)施工單位的工程進(jìn)度款的支付決策程師也只有在詳細(xì)了解了合同的有關(guān)規(guī)定及施工的實(shí)際情況等信息后策是否支付及支付的數(shù)量等。3．信息是協(xié)調(diào)各有關(guān)方面的媒介工程項(xiàng)目的建設(shè)過程涉及到有關(guān)的政府部門和建設(shè)計(jì)工料設(shè)備供應(yīng)理單位等些政府部門和企業(yè)單位對(duì)工程項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)都會(huì)有一定的影響好好它們之間的關(guān)系工程項(xiàng)目的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)起促進(jìn)作用，就是依靠信息，把這些單位有機(jī)地聯(lián)系起來。36-11-1-2監(jiān)理信息的特點(diǎn)1．信息量大因?yàn)楸O(jiān)理的工程項(xiàng)目管理涉及多部門、多專業(yè)、多環(huán)節(jié)、多渠道，而且工程

建設(shè)中的情況多變化，處理的方式又多樣化，因此信息量也特別大。2．信息系統(tǒng)性強(qiáng)由于工程項(xiàng)目往往是一次性（或單件性同類型的項(xiàng)目，也往往因?yàn)榈攸c(diǎn)工單位或其他情況的變化而變化此雖然信息量大卻都集中于所管理的項(xiàng)目對(duì)象上，這就為信息系統(tǒng)的建立和應(yīng)用創(chuàng)造了條件。3.信息傳遞中的障礙多傳遞中的障礙來自于地區(qū)的間隔門的分散業(yè)的隔閡傳遞的手段落后，或?qū)π畔⒌闹匾暸c理解能力、經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)的限制。4.信息的滯后現(xiàn)象信息往往是在項(xiàng)目建設(shè)和管理過程中產(chǎn)生的息反饋一般要經(jīng)過加工理、傳遞，以后才能到達(dá)決策者手中，因此是滯后的。倘若信息反饋不及時(shí)，容易影響信息作用的發(fā)揮而造成失誤。36-11-1-3監(jiān)理信息的管理1．建立信息管理系統(tǒng)信息管理系統(tǒng)包括設(shè)計(jì)信息溝通渠道、建立信息管理組織和信息管理制度等。設(shè)計(jì)信息溝通渠道的目的是保證信息流暢通無阻理組織和管理制度是系統(tǒng)管理所必須的條件理組織有人工管理信息系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)。2．掌握信息來源，進(jìn)行信息收集收集監(jiān)理原始信息是很重要的基礎(chǔ)工作理信息管理工作的質(zhì)量優(yōu)劣大程度上取決于原始資料的全面性和可靠性。主要的監(jiān)理信息來源于：(1)監(jiān)理工作的記錄1)監(jiān)理日記：包括天氣記錄、施工內(nèi)容、參加施工的人員（工種、數(shù)量、施工單位等的機(jī)械（名稱、數(shù)量、運(yùn)轉(zhuǎn)情況等工程質(zhì)量問題、施工進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度的比若拖延應(yīng)分析其原因要和重大決定、對(duì)施工單位所作的主要指示天發(fā)生的糾紛及正在解決的辦法其他方面達(dá)成的協(xié)議等；日記可采用表格形式，應(yīng)每日填寫，力求簡明；

2)周報(bào)程師和其他監(jiān)理人員應(yīng)按專業(yè)分工分別向總監(jiān)理工程師匯報(bào)一周內(nèi)工程進(jìn)展和監(jiān)理工作情況及工程中的重大事件監(jiān)理工程師根據(jù)合同要求匯總后向建設(shè)單位匯報(bào)。3)月報(bào)：各專業(yè)監(jiān)理工程師每月應(yīng)向總監(jiān)理工程師匯報(bào)本月工程形象進(jìn)度、工程簽證情況存在的主要問題監(jiān)理工作小結(jié)監(jiān)理工作打算等。總監(jiān)理工程師匯總后，向建設(shè)單位寫出月報(bào)（詳見監(jiān)理月報(bào)4)監(jiān)理工程師通知單或監(jiān)理工作聯(lián)系單對(duì)施工單位作出比較重要的指示時(shí)書面的指示——監(jiān)理工程師通知單或監(jiān)理工作聯(lián)系單的形式。5)工程質(zhì)量檢查、驗(yàn)收、評(píng)定記錄。(2）會(huì)議制度和紀(jì)要工地會(huì)議是監(jiān)理工作的一種重要方法包括大量的來自各有關(guān)方面的信息，監(jiān)理工程師必須予以重視，并作好充分的準(zhǔn)備，以便于會(huì)議信息的收集。會(huì)議制度包括會(huì)前通知參加會(huì)議的有關(guān)方面及其會(huì)議的內(nèi)容、主持人、參加人、時(shí)間、地點(diǎn)等，會(huì)議應(yīng)做好記錄，會(huì)后應(yīng)有會(huì)議紀(jì)要等（詳見工地例會(huì)和會(huì)議紀(jì)要專題會(huì)議和會(huì)議紀(jì)要(3)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)之外的信息它包括主管部門、市場、高校、科研單位、信息管理部門等處獲取與本項(xiàng)目管理有關(guān)的信息，包括技術(shù)信息、市場信息、指令性或指導(dǎo)性信息等。3．搞好信息加工整理和儲(chǔ)存對(duì)于收集到的資料據(jù)要經(jīng)過鑒別析總類出推測(cè)斷、演繹，這是一個(gè)邏輯判斷推理的過程；現(xiàn)在往往借助于電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作。有價(jià)值的原始資料、數(shù)據(jù)及經(jīng)過加工整理的信息，要長期積累，以備查閱?，F(xiàn)在，建立監(jiān)理信息的編碼系統(tǒng)、采用電子計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫或其他微縮系統(tǒng)，可以提高數(shù)據(jù)處理的效率、節(jié)省存儲(chǔ)的時(shí)間和空間。4.監(jiān)理信息的處理(1)處理的要求要使信息能有效地發(fā)揮作用，就要求信息處理必須符合及時(shí)、準(zhǔn)確、適用、經(jīng)濟(jì)的原則。

及時(shí)即信息的傳遞速度要快確即要求信息能反映實(shí)際情況用即信息符合實(shí)際工作的需要，經(jīng)濟(jì)即指信息處理方式符合經(jīng)濟(jì)效果的要求。(2)處理的內(nèi)容信息處理一般包括收集、加工、傳輸、存儲(chǔ)、檢索和輸出等六項(xiàng)內(nèi)容。收集即收集原始信息，要求全面和可靠，這是信息處理的基礎(chǔ)工作。加工是信息處理的基本內(nèi)容，包括對(duì)信息進(jìn)行分類、排序、計(jì)算、比較、選擇等方面的工作根據(jù)監(jiān)理工作的要求收集的信息通過加工為監(jiān)理工程師提供有用的信息。傳輸是指信息借助于一定的載體（如上網(wǎng)軟盤、磁帶、膠片、紙張等）在監(jiān)理工作的各有關(guān)單位門之間傳播息通過傳輸而形成為信息流息流將不斷地將信息傳遞給監(jiān)理工程師，成為監(jiān)理工作的依據(jù)。存儲(chǔ)是指對(duì)處理后信息的存儲(chǔ)立檔案善保管些存儲(chǔ)的信息有的可立即使用，有的日后可應(yīng)用或參考。檢索是將存儲(chǔ)的大量信息了方便于查找定一套科學(xué)的速的查找方法和手段。輸出是將處理后的信息，按照監(jiān)理工作的要求，編印成各種報(bào)表和文件。(3)處理的方式信息處理的方式有手工處理、計(jì)算機(jī)處理等方式。1)手工處理方式在信息的處理過程中依靠人工收集原始資料用筆、計(jì)算器等進(jìn)行計(jì)算算結(jié)果由人工編制文件表由檔案室保存和存儲(chǔ)資料。信息的輸出也依靠電話、傳真機(jī)或信函發(fā)出文件、通知、報(bào)表等。2)計(jì)算機(jī)處理方式計(jì)算機(jī)處理方式是利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理可以接受資料理和加工資料、提供處理結(jié)果。由于監(jiān)理工作中不僅有大量的信息且對(duì)信息的正確性時(shí)性等也有較高的質(zhì)量要求若僅依靠手工處理方式是很難勝任的須借助于電子計(jì)算機(jī)存貯量大，可集中存貯有關(guān)的信息，能高速準(zhǔn)確地處理監(jiān)理工作所需要的信息，能方便地形成各種監(jiān)理工作需要的報(bào)表等特點(diǎn)此優(yōu)先選用計(jì)算機(jī)處理方

式。36-11-1-4監(jiān)理信息系統(tǒng)監(jiān)理信息系統(tǒng)是以電子計(jì)算機(jī)為手段用系統(tǒng)思維的方法各類監(jiān)理信息進(jìn)行收集、傳遞、處理、存儲(chǔ)、分發(fā)的計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)。監(jiān)理信息系統(tǒng)是一個(gè)由多個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成的系統(tǒng)統(tǒng)由大量的單一功能獨(dú)立模塊拼搭起來合數(shù)據(jù)庫識(shí)庫等組合起來目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)信息的全面管理、系統(tǒng)管理。目前利用電子計(jì)算機(jī)輔助投資控制度控制量控制和輔助合同管理管理建設(shè)監(jiān)理事業(yè)的發(fā)展信息系統(tǒng)必將更快地發(fā)展和普及。36-11-2監(jiān)理資料的管理監(jiān)理資料是工程項(xiàng)目監(jiān)理實(shí)施過程中直接形成的存價(jià)值的各種形式的原始記錄，應(yīng)與工程建設(shè)同步進(jìn)行。從項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)進(jìn)場起，即應(yīng)開始進(jìn)行監(jiān)理資料的積累、整理和審查工作。委托監(jiān)理合同終止時(shí)，應(yīng)完成監(jiān)理資料的歸檔。36-11-2-1監(jiān)理資料的內(nèi)容施工階段的監(jiān)理資料應(yīng)包括下列內(nèi)容：1．施工合同文件及委托監(jiān)理合同；2．勘察設(shè)計(jì)文件；3．監(jiān)理規(guī)劃；4.監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；5．分包單位資格報(bào)審表；6.設(shè)計(jì)交底與圖紙會(huì)審會(huì)議紀(jì)要；7.施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審表；8．工程開工/復(fù)工報(bào)審表及工程暫停令；9．測(cè)量核驗(yàn)資料；10．工程進(jìn)度計(jì)劃；11．工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件；12．檢查試驗(yàn)資料；13．工程變更資料；

14．隱蔽工程驗(yàn)收資料；15．工程計(jì)量單和工程款支付證書；16．監(jiān)理工程師通知單；17．監(jiān)理工作聯(lián)系單；18.報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表；19．會(huì)議紀(jì)要；20．來往函件；21.監(jiān)理日記；22，監(jiān)理月報(bào)；23．質(zhì)量缺陷與事故的處理文件；24．分部工程、單位工程等驗(yàn)收資料；25．索賠文件資料；26．竣工結(jié)算審核意見書；27.工程項(xiàng)目施工階段質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等專題報(bào)告；28．監(jiān)理工作總結(jié)。36-11-2-2監(jiān)理月報(bào)施工階段的監(jiān)理月報(bào)應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.本月工程概況。2.本月工程形象進(jìn)度。3．工程進(jìn)度：(1)本月實(shí)際完成情況與計(jì)劃進(jìn)度比較；(2)對(duì)進(jìn)度完成情況及采取措施效果的分析。4．工程質(zhì)量：(1)本月工程質(zhì)量情況分析；(2)本月采取的工程質(zhì)量措施及效果。5．工程計(jì)量與工程款支付：（1)工程量審核情況；(2)工程款審批情況及月支付情況；(3)工程款支付情況分析；

(4）本月采取的措施及效果。6.合同其他事項(xiàng)的處理情況：（1)工程變更；(2)工程延期；(3）費(fèi)用索賠。7.本月監(jiān)理工作小結(jié)：(1)對(duì)本月進(jìn)度、質(zhì)量、工程款支付等方面情況的綜合評(píng)價(jià)；(2)本月監(jiān)理工作情況；(3)有關(guān)本工程的意見和建議；(4)下月監(jiān)理工作的重點(diǎn)。監(jiān)理月報(bào)應(yīng)由總監(jiān)理工程師組織編制，簽認(rèn)后報(bào)建設(shè)單位和本監(jiān)理單位。36-11-2-3監(jiān)理工作總結(jié)施工階段監(jiān)理工作結(jié)束時(shí)，監(jiān)理單位應(yīng)向建設(shè)單位提交監(jiān)理工作總結(jié)。監(jiān)理工作總結(jié)應(yīng)包括以下內(nèi)容：1．工程概況；2.監(jiān)理組織機(jī)構(gòu)、監(jiān)理人員和投人的監(jiān)理設(shè)施；3.監(jiān)理合同履行情況；4．監(jiān)理工作成效；5.施工過程中出現(xiàn)的問題及其處理情況和建議；6．工程照片（有必要時(shí)36-11-2-4監(jiān)理資料的管理1．監(jiān)理資料必須及時(shí)整理、真實(shí)完整、分類有序。2.監(jiān)理資料的管理應(yīng)由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)，并指定專人具體實(shí)施。3．監(jiān)理資料應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。4．監(jiān)理檔案的編制及保存應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。36-11-3施工階段監(jiān)理工作的基本表式施工階段監(jiān)理工作的基本表式分三類A類表為承包單位用表，B類表為監(jiān)理單位用表，C類表為各方通用表。36-11-3-1A類表（承包單位用表）

1．A1工程開工/復(fù)工報(bào)審表（表36-15）2.A2施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審表（表3.A3分包單位資格報(bào)審表（表4.A4_______報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表（表5．A5工程款支付申請(qǐng)表（表6.A6監(jiān)理工程師通知回復(fù)單（表7.A7工程臨時(shí)延期申請(qǐng)表（表8.A8費(fèi)用索賠申請(qǐng)表（表9.A9工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報(bào)審表（表36-23)10．A10工程竣工報(bào)驗(yàn)單（表36-11-3-2B類表（監(jiān)理單位用表）1．B1監(jiān)理工程師通知單（表2．B2工程暫停令（表）3．B3工程款支付證書（表4.B4工程臨時(shí)延期審批表（表5．B5工程最終延期審批表（表6．B6費(fèi)用索賠審批表（表36-11-3-3C類表（各方通用表）1．C1監(jiān)理工作聯(lián)系單（表2．C2工程變更單（表）

A1工程開工/復(fù)工報(bào)審表

表

A2

表施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審表

A3分包單位資格報(bào)審表

表

A4________________報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表

表

A5工程款支付申請(qǐng)表

表

A6監(jiān)理工程師通知回復(fù)單

表

A7工程臨時(shí)延期申請(qǐng)表

表

A8費(fèi)用索賠申請(qǐng)表

表

A9工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報(bào)審表

表

A10工程竣工報(bào)驗(yàn)單

表

B1

表監(jiān)理工程