提升工作效率的10大方法

1/1提升工作效率的10大方法提升工作效率的10大方法

1.確定方向不走冤枉路

俗話說(shuō)：「馬壯車(chē)好不如方向?qū)Α梗@句話的典故來(lái)自春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期，有位夫子備了很多物品，欲前往南方楚國(guó)，便向路人問(wèn)路，路人答：「此路非往楚國(guó)。」夫子說(shuō)：「我的馬很壯，沒(méi)關(guān)系?！孤啡擞衷?gòu)?qiáng)調(diào)這不是去楚國(guó)的方向，夫子依然固執(zhí)的說(shuō)：「我的車(chē)很堅(jiān)固。」路人只好嘆息的說(shuō)：「這不是往楚國(guó)的方向?。　狗较蝈e(cuò)誤，再怎么努力都枉然。

仔細(xì)想想做這項(xiàng)工作的重點(diǎn)是什么，希望藉此得到什么結(jié)果，這樣做之后是不是真的能得到想要的結(jié)果，與你的主管及上下游流程的同事一同討論，再?zèng)Q定整個(gè)方向及流程。

小箴言

光是忙碌是不夠的。問(wèn)題在于：我們到底在忙些什么？

2.做行事歷及項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃

事先做好計(jì)劃表可以幫助你厘清想做完的事，你可以利用以下的工具：

?計(jì)算機(jī)軟件，例如Outlook內(nèi)有計(jì)劃表、行程表和日歷。

?日歷或是商務(wù)日志。

?自行設(shè)計(jì)的簡(jiǎn)單表格。

以一天的計(jì)劃表來(lái)說(shuō)，首先列出你必須做的事，這些是你今天的首要工作；然后再列出應(yīng)該做的事，以及可以做但并不急于一時(shí)的事。然后評(píng)估各項(xiàng)工作所需的時(shí)間，再?zèng)Q定如何把時(shí)間分配到這些工作上。記住，應(yīng)該把最重要的事情放在一天中狀況最好的時(shí)間內(nèi)去做。一天的時(shí)間規(guī)劃完成后，可以延伸成一周的計(jì)劃，決定一周內(nèi)最重要及必須做的事。每天要確認(rèn)行程是否照計(jì)劃進(jìn)行。

小箴言

知道計(jì)劃何時(shí)開(kāi)始，就開(kāi)始列進(jìn)度，但不要讓做計(jì)劃的時(shí)間取代了執(zhí)行的時(shí)間。

波士頓顧問(wèn)公司副總裁史塔克（GeorgeStalk）

3.運(yùn)用系統(tǒng)思考，工作分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行

養(yǎng)成把握重點(diǎn)，循序漸進(jìn)，集中力量的習(xí)慣，決定次序，從最重要的事情著手。我們必須先決定那一個(gè)工作比較重要，必須優(yōu)先去做；那些比較不重要，可以緩辦。不考慮優(yōu)先次序所產(chǎn)生的另一結(jié)果，常是一無(wú)所成，而且被拖延或耽擱的事情，等之后再提出時(shí)，往往已失去時(shí)效性。

?依工作的重要性決定完成工作的優(yōu)先級(jí)。

?依工作的重要性決定投入工作的時(shí)間。

?同性質(zhì)、同種類(lèi)、類(lèi)似性高的工作一次解決。

?不斷地思考是否有更有效率的工作方法。

?避免用過(guò)大的手段達(dá)成較小的目的以造成浪費(fèi)，如殺雞焉用牛刀。

小箴言

不要浪費(fèi)時(shí)間做「垃圾」工作，去做那些會(huì)增加你生產(chǎn)力的工作。

心理學(xué)與行為專(zhuān)家羅貝塔?羅史（RobertaRoesch）

4.事前準(zhǔn)備需周到

在工作過(guò)程中再花時(shí)間去尋找所需的數(shù)據(jù)或工具，只會(huì)事倍功半，徒增出錯(cuò)的機(jī)會(huì)。事前即將一切所需都準(zhǔn)備好，即取即用。

?隨時(shí)準(zhǔn)備好「最新」的信息：「數(shù)據(jù)」的隨時(shí)更新與增刪，可以讓我們永遠(yuǎn)掌握到最新的訊息，并隨時(shí)將它做好整編、歸類(lèi)等的工作，以供我們隨時(shí)掌握最新的狀況，并可迅速做出正確的思考判斷。

?要有「工具庫(kù)」的觀念：隨時(shí)將自己的「知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、技能」等，做好轉(zhuǎn)換成工具的觀念，以便隨時(shí)可以拿出來(lái)運(yùn)用，或重新組合，以便縮短時(shí)間、提高效

率，增加更多的成功機(jī)率。

?尋找自己的「良師」：在公司內(nèi)外尋求一群具備不同專(zhuān)業(yè)技能與職位的良師，藉由良師的經(jīng)驗(yàn)、智慧與人脈關(guān)系，可以提供各類(lèi)的協(xié)助。

小箴言

當(dāng)你在做小事情的時(shí)候，你必須想「大事情」，以便讓所有的小事情都能朝正確的方向前進(jìn)。

趨勢(shì)專(zhuān)家艾文?托佛勒（AlvinToffler）

5.不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)與技能

在十倍速生涯里，工作變換得快，工作速度本身也快，加上外在環(huán)境及產(chǎn)業(yè)新知識(shí)加速產(chǎn)生，若不加緊學(xué)習(xí)腳步，就可能像老牛拖著重車(chē)，或是一個(gè)折舊嚴(yán)重的汽車(chē)卻開(kāi)在高速公路上一樣，不僅充滿(mǎn)了無(wú)力感，更會(huì)遭受時(shí)代無(wú)情的淘汰?！缚喔伞故浅晒Φ某浞只蚧緱l件，但它并不能保證成功，今天我們還要聰明工作，只有不斷學(xué)習(xí)才能提升工作效率及創(chuàng)新。

不斷學(xué)習(xí)對(duì)工作能力的增進(jìn)很重要，綜觀古今中外成功人士，或是觀察卓越企業(yè)的主管，主動(dòng)發(fā)問(wèn)、參加課程，甚至只是默默觀察別人怎么做，都能從中學(xué)習(xí)到的新知與技術(shù)，再消化出更有效的做事方法與解決問(wèn)題之道。

小箴言

今天要追求成功，和是否擁有能夠開(kāi)花結(jié)果的知識(shí)、知識(shí)多快能夠開(kāi)花結(jié)果成正比。

企管顧問(wèn)與作家畢德士（TomPeters）

6.創(chuàng)意使你輕松做事

有創(chuàng)造力，才不會(huì)為了一些問(wèn)題苦思對(duì)策，在無(wú)例可循的情況下，急得像熱鍋上的螞蟻，坐立難安。時(shí)時(shí)評(píng)估創(chuàng)意帶來(lái)的好成果，在過(guò)程中你會(huì)領(lǐng)悟到，利用創(chuàng)意來(lái)解決問(wèn)題是一種快樂(lè)而有趣的事，培養(yǎng)創(chuàng)意絕對(duì)是企業(yè)人必備的技巧之一。

培養(yǎng)創(chuàng)造力的方法有以下幾種：

?開(kāi)放心胸，經(jīng)常注意周遭的環(huán)境，就像科學(xué)家善于觀察四周的一舉一動(dòng)，就可發(fā)現(xiàn)很多新方法能解決老問(wèn)題。

?檢視所有可能的方案，千萬(wàn)別因「不可能」、「幼稚」、「沒(méi)人成功過(guò)」或是「從沒(méi)聽(tīng)說(shuō)過(guò)」而輕易放棄。

?善用自己的第六感，保有敏銳的感覺(jué)，放松身心，運(yùn)用你的靈感，突破思維的限制。

?抽離各個(gè)解決問(wèn)題方案的精華，予以分類(lèi)整理，再重新組合，看看彼此的關(guān)系如何，能否衍生出新的觀點(diǎn)。

小箴言

現(xiàn)在的公司需要很多好點(diǎn)子才能應(yīng)付各種改變，但往往斤斤計(jì)較員工是否準(zhǔn)時(shí)上班。

管理專(zhuān)家馬克?艾普勒（MarkEppler）

7.適當(dāng)?shù)膃化工具輔助

高科技能幫助你節(jié)省時(shí)間，不過(guò)先決條件是要選對(duì)適合自己的，考量你希望他為你做什么？它對(duì)你有用嗎？購(gòu)買(mǎi)軟件前你需先做研究，確定它的功能符合你的需求要讓e化工具確實(shí)幫你提升效率，請(qǐng)遵循以下步驟：

?請(qǐng)教同時(shí)熟悉科技產(chǎn)品與你的工作內(nèi)容的高手，了解你正考慮采用的工具有哪些利弊，是否能節(jié)省時(shí)間、提升生產(chǎn)力，增加你的工作優(yōu)勢(shì)。

?列一張采購(gòu)評(píng)量表，跟賣(mài)場(chǎng)的銷(xiāo)售人員再討論一次。

?花點(diǎn)時(shí)間贖練該工具的基本技巧，這時(shí)候所花的時(shí)間，將來(lái)都會(huì)加倍帶來(lái)利益。

一般會(huì)使用的e化工具，包括計(jì)算機(jī)及各式管理軟件、備份系統(tǒng)、電子郵件、因特網(wǎng)（包含在線服務(wù)、全球信息網(wǎng)、新聞布告欄等）、個(gè)人數(shù)字助理（PDA）、行動(dòng)電話、掃描儀等，即使平常使用的電話、傳真機(jī)、錄音機(jī)等，其實(shí)都有一些功能可以提升效率。

小箴言

如果你不了解科技，就永遠(yuǎn)不可能讓科技成為你的幫手。

新格無(wú)線通訊（CingularWireless）執(zhí)行長(zhǎng)史帝芬?卡特

（StephenCarter）

8.借用他人的時(shí)間

要讓工作有效率，分工合作甚至找專(zhuān)家?guī)兔Χ际欠椒ㄖ唬跈?quán)是節(jié)省時(shí)間的終極武器，也是增加效率的法寶。投資一點(diǎn)時(shí)間常常和你的員工溝通，會(huì)產(chǎn)生很大的效益，尤其要讓他們搞清楚狀況，否則他們就不可能分?jǐn)偣ぷ髫?fù)荷。

以下基本原則幫助你更有效地授權(quán)：

1.決定什么事要授權(quán)出去。授權(quán)和交托正常工作任務(wù)是不同的。授權(quán)是交付某人完成你的工作職責(zé)，但是你保有控制權(quán)，并負(fù)有責(zé)任。

2.說(shuō)明清楚你要的結(jié)果。一般來(lái)說(shuō)，被授權(quán)者都會(huì)用自己的方式去完成任務(wù)，如果你希望運(yùn)用特定的方法來(lái)完成，一開(kāi)始就要讓對(duì)方知道。

3.清楚界定責(zé)任。確定對(duì)方了解他所應(yīng)負(fù)的責(zé)任，如果他不了解任務(wù)及目標(biāo)，或是不符合你的期望，要重新仔細(xì)檢討整件事。

小箴言

高績(jī)效者會(huì)集中心力于解決問(wèn)題，而不會(huì)集中心力于責(zé)怪問(wèn)題的發(fā)生。

PerformanceSciencesCorp.總裁查爾斯?佳飛爾（CharlesGarfield）

9.適度休息消除壓力

每份工作都有壓力，我們的壓力就在于自己的情緒管理上。情緒管理就像大禹治水一樣，最好能夠疏導(dǎo)，如果一股腦將不滿(mǎn)情緒發(fā)泄在工作或同事身上，只會(huì)讓工作受阻，代價(jià)更大。

丹尼爾?高曼（DanielGoleman）提出提升情緒智商的五個(gè)步驟：

1.我想成為什么樣的人？想象一下幾年后自己想成為怎樣的人？思考一下自己典型的一天是什么樣子？

2.我到底是誰(shuí)？看清自己的弱點(diǎn)很重要，但也要了解自己的長(zhǎng)處。

3.我要如何改變？擬定計(jì)劃朝目標(biāo)去改變，按部就班，從自我覺(jué)醒開(kāi)始練習(xí)。

4.改變要如何持續(xù)？改變要靠實(shí)踐，要一遍又一遍地提醒自己要打破過(guò)去的思考和行為模式。

5.找誰(shuí)幫忙？要增進(jìn)情緒管理的能力，一定要有人幫忙，創(chuàng)造支持我們改變的環(huán)境。

小箴言

在他人所輕蔑的事獲得成功，是了不起的事。因?yàn)椋@必須克服他人和自己。

「笑傲職場(chǎng)」一書(shū)波德斯塔（ConniePodesta）

10.適度休息消除壓力

很多人都有一種錯(cuò)誤的觀念，以為多做一點(diǎn)事情，多花一點(diǎn)時(shí)間，就會(huì)有多一點(diǎn)代價(jià)?？墒?，人在筋疲力盡的狀態(tài)下，反而容易犯錯(cuò)連連，也許隔天醒來(lái)，又要從頭來(lái)過(guò)；這個(gè)時(shí)候，選擇休息一天，或許工作效率會(huì)更高。而且，計(jì)劃未必能完全按照期望進(jìn)行，此時(shí)，在時(shí)間表上留白，就有其必要性。

很多人都有一種錯(cuò)誤的觀念，以為多做一