新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題與改進(jìn)措施

新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題與改進(jìn)措施新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題與改良措施

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082〔2022〕05-0036-02

前言

以信息化為引領(lǐng)的新時(shí)代對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作提出了新的更高的要求，但當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作中，還普遍存在人才隊(duì)伍建設(shè)、制度體系建設(shè)和管理模式與信息化建設(shè)滯后等問(wèn)題，與新形勢(shì)的要求相比還有較大的差距。只有改良檔案管理工作，著力從隊(duì)伍建設(shè)、制度建設(shè)、檔案信息化與數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等方面入手，完善機(jī)關(guān)檔案管理工作機(jī)制，才能適應(yīng)新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理工作的新要求。

一、檔案效勞創(chuàng)新的必要性

1.檔案創(chuàng)新可為企業(yè)的各項(xiàng)工作提供更便捷的效勞

現(xiàn)今機(jī)關(guān)單位的檔案種類已不再只有文書(shū)檔案，隨著科技的開(kāi)展，也有了專業(yè)檔案、聲像檔案、科技檔案、實(shí)物檔案以及從原件檔案中所精簡(jiǎn)加工出來(lái)的檔案信息。檔案種類的增多使得搜索查找信息所需時(shí)間也大大增加，由于對(duì)工作效率的需求，機(jī)關(guān)單位的管理者和員工都在要求以一種新的檔案管理方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的效勞模式，以滿足員工更方便快捷地查詢到自己所需信息的要求。

2.檔案創(chuàng)新可滿足擴(kuò)大資料收藏和管理范圍的需求

機(jī)關(guān)單位在日常工作過(guò)程中不僅產(chǎn)生了大量紙質(zhì)檔案，還有相關(guān)電子類文件，檔案室接收的文件變得更多樣化，檔案的存儲(chǔ)量也在不斷回升，擴(kuò)大檔案資料的收藏和管理范圍已變失勢(shì)在必行，通過(guò)檔案管理工作的創(chuàng)新可對(duì)此問(wèn)題進(jìn)行有針對(duì)性的解決。

二、當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.制度建設(shè)和執(zhí)行力度缺乏

現(xiàn)階段，不少機(jī)關(guān)檔案管理部門普遍存在制度建設(shè)缺位等現(xiàn)象，甚至沒(méi)有制定相應(yīng)的崗位職責(zé)，不足系統(tǒng)、科學(xué)的規(guī)章制度，管理模式較為粗放。如在機(jī)關(guān)檔案材料管理方面，檔案員對(duì)于歸檔材料往往疏于審查，導(dǎo)致局部檔案材料嚴(yán)重失實(shí)，甚至有造假現(xiàn)象發(fā)生，嚴(yán)重?fù)p害了檔案的真實(shí)性；檔案員主動(dòng)收集和保管意識(shí)差，對(duì)于檔案材料明顯缺失卻瀆于補(bǔ)全完整，損害了檔案的完整性，導(dǎo)致信息缺漏。

2.管理模式相對(duì)落后

目前大局部機(jī)關(guān)檔案管理部門仍沿用傳統(tǒng)管理模式，機(jī)關(guān)檔案資料的提供、利用、開(kāi)發(fā)仍以紙質(zhì)媒體為主，檔案管理的信息化、數(shù)字化水平較低。不可否定，紙質(zhì)檔案有其自身存在的優(yōu)勢(shì)，在檔案史上也發(fā)揮了重要的記錄和憑證作用，但在信息化和數(shù)字化為主導(dǎo)的現(xiàn)代社會(huì)，紙質(zhì)檔案因其重復(fù)利用率低，歸檔工作量大，保管條件嚴(yán)苛且本錢較高，容易喪失或損毀等問(wèn)題，被電子檔案取代應(yīng)為不爭(zhēng)之勢(shì)。

3.管理平臺(tái)偏狹

當(dāng)前情況下，機(jī)關(guān)檔案管理平臺(tái)以人工管理為主，浩如煙海的機(jī)關(guān)檔案信息需要檔案管理人員逐一比對(duì)翻查，再加上大局部檔案信息載體以紙質(zhì)為主，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)滯后，導(dǎo)致檔案信息化水平普遍不高，檔案管理人員工作量大、耗時(shí)耗力且檔案的準(zhǔn)確性、完整性保障較低，管理平臺(tái)的工作效率大受制約。

4.人才隊(duì)伍建設(shè)滯后

一方面，由于我國(guó)高校檔案專業(yè)設(shè)置較晚，從而導(dǎo)致檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)和輸出相對(duì)較少，人才資源供應(yīng)受限。另一方面，從現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案管理人員構(gòu)成看，大多數(shù)管理人員不足檔案管理專業(yè)背景。同時(shí)，管理機(jī)構(gòu)對(duì)這局部管理人員的理論知識(shí)與實(shí)踐技能培訓(xùn)缺位，繼續(xù)教育難以有效實(shí)施，難以形成一支專業(yè)能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)熟練、構(gòu)成結(jié)構(gòu)科學(xué)合理的機(jī)關(guān)檔案管理隊(duì)伍。此外，相關(guān)單位對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作不足相應(yīng)的重視，預(yù)算支付嚴(yán)重缺乏，這在客觀上制約了專職檔案人才的配置和培養(yǎng)。

三、機(jī)關(guān)檔案工作管理的改良措施

縱觀我國(guó)機(jī)關(guān)檔案工作管理的開(kāi)展趨勢(shì)，其實(shí)質(zhì)就是解決當(dāng)下存在的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案工作的科學(xué)化、效益化以及效勞功能的社會(huì)化，因此應(yīng)在堅(jiān)持統(tǒng)一、精簡(jiǎn)、效能的前提下，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作管理健康開(kāi)展。

1.提高認(rèn)識(shí)，更新模式，完善管理體制

首先機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)正確認(rèn)識(shí)檔案工作管理的重要作用，并積極參與檔案工作會(huì)議、檔案工作檢查等活動(dòng)，在切實(shí)體會(huì)中提高認(rèn)知，支持檔案工作管理，從而形成機(jī)關(guān)高低重視和配合檔案工作管理的良好局面。其次應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，基于集約化管理方式對(duì)檔案工作管理進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，以此降低工作本錢，優(yōu)化人員配置，提高管理效益。最后應(yīng)完善管理體制，要立足于相關(guān)規(guī)定和自身實(shí)際情況，對(duì)檔案工作的流程、操作規(guī)范等加以明確標(biāo)準(zhǔn)，提高其針對(duì)性、全面性和可行性，同時(shí)根據(jù)實(shí)際需要合理設(shè)置崗位和人員安頓，明確劃分崗位職責(zé)，推行責(zé)任制，并就培訓(xùn)、考核、庫(kù)房管理等制度加以補(bǔ)充和調(diào)整，從而使機(jī)關(guān)檔案工作管理更標(biāo)準(zhǔn)、更統(tǒng)一。

2.加強(qiáng)檔案工作的根底建設(shè)

一是機(jī)關(guān)單位在加強(qiáng)庫(kù)房建設(shè)時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵循“十防〞措施和庫(kù)房管理制度，并獨(dú)自設(shè)立檔案閱覽室和辦公室，最大限度的提高檔案的平安性和保密性；二是在檔案日常工作管理中，應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)收集、整理、統(tǒng)計(jì)不同門類的檔案信息并及時(shí)予以歸檔，同時(shí)加強(qiáng)全卷宗的建立力度，以此全面而集中的管理檔案，為日后檔案查閱和檢查工作提供根底保障；三是在安頓檔案工作人員時(shí)既要合乎工作需要又要體現(xiàn)合理性，杜絕一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象，并盡量減少人員流動(dòng)，以此保持隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

3.著力實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

新形勢(shì)下，機(jī)關(guān)應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃，加大經(jīng)費(fèi)投入，完備檔案信息化建設(shè)所需的根底設(shè)施，并以國(guó)家規(guī)定的檔案數(shù)字化、技術(shù)規(guī)范、管理法規(guī)等為依據(jù)，統(tǒng)一電子檔案的格式，對(duì)數(shù)據(jù)信息加以標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案信息的查詢、儲(chǔ)存、管理等功能，并制定完善的電子檔案管理體制，強(qiáng)化其平安建設(shè)，從而提高檔案信息的可讀性、共享性和平安性。通過(guò)借助信息化伎倆，可以打破檔案實(shí)體的局限性，實(shí)現(xiàn)檔案工作的集約化管理，從而提高工作效率和檔案利用率，增加工作效益，并擴(kuò)展檔案的效勞功能，使其趨向于社會(huì)化。

結(jié)論

在機(jī)關(guān)檔案管理中，隨著檔案管理制度的改革，使機(jī)關(guān)檔案管理工作的水平得到了大幅度提升，從而有效地提高了檔案管理工作的工作質(zhì)量和效率。然而就我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理工作的實(shí)際情況而言，其中