檔案工作崗位責(zé)任制

檔案工作崗位責(zé)任制分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng)。2、加強(qiáng)對(duì)局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計(jì)劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級(jí)和局檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、物力、財(cái)力上給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。局檔案員職責(zé)1、貫徹實(shí)施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度。2、對(duì)各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。3、負(fù)責(zé)收集出國考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開會(huì)的發(fā)言材料和帶回的帶有密級(jí)的材料。4、負(fù)責(zé)管理全局各種門類和載體的檔案，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，并為本單位各項(xiàng)工作的需要提供服務(wù)。5、按時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)材料。6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。分管檔案工作的各處（室）領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專（兼）職檔案人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難。3、組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。4、疏通渠道，嚴(yán)格制度，督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗(yàn)收及檔案鑒定工作。6、負(fù)責(zé)檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況。各處、室專（兼）職檔案人員職責(zé)堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號(hào)編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡明扼要。4、保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。5、主動(dòng)接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交。6、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。7、按檔案室要求對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目，并編制檢索工具。8、按歸檔時(shí)間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計(jì)年報(bào)表。文件、材料收集歸檔制度一、收集歸檔范圍本機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的，或者上級(jí)和下級(jí)送來的與本機(jī)關(guān)關(guān)系很密切的文件材料（包括公文、電報(bào)簿冊、書信、會(huì)議、電話記錄、圖紙、登記表、報(bào)表、名冊、獎(jiǎng)品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同）都屬收集歸檔范圍，應(yīng)按規(guī)定的范圍、時(shí)間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。（一）本級(jí)文件1、各種代表會(huì)議、工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議、各級(jí)干部會(huì)議的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。2、工作計(jì)劃、規(guī)定、方案、安排、總結(jié)、小結(jié)、匯報(bào)、簡報(bào)、通報(bào)、通知。3、各種綜合的或?qū)ｎ}的調(diào)查、檢查、考察等報(bào)告。4、向上級(jí)請示，與其他單位的來往文書，對(duì)下級(jí)的指示、批復(fù)、通知。5、各項(xiàng)決定、決議、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、條例、辦法、制度、守則、要求。6、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的報(bào)告、講話、發(fā)言稿或提綱、記錄。7、反映生產(chǎn)、基建、科研設(shè)備、工藝情況底圖、藍(lán)圖及文字材料。8、各種報(bào)表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。9、反映本機(jī)關(guān)、本地區(qū)重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶。10、電報(bào)、重要電話記錄、機(jī)關(guān)工作日記。11、年鑒、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、基本情況綜合。12、本機(jī)關(guān)制發(fā)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。13、有關(guān)房產(chǎn)、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案、債權(quán)、捐贈(zèng)等的憑證，發(fā)放各種證明、證件存根。14、已故人員資料。15、重要的人民來信及處理材料。16、本機(jī)關(guān)編輯、出版的書刊、資料樣板。17、本機(jī)關(guān)（包括上報(bào)和下批）干部任免、呈批表、調(diào)配培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨、團(tuán)干部名冊、年終統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、干部的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、離休、撫恤等審批表及干部獎(jiǎng)懲等文件材料。（二）上級(jí)文件材料1、上級(jí)（包括各部門及派駐本機(jī)關(guān)的調(diào)查組、檢查組、工作組，下同）有關(guān)本機(jī)關(guān)、本地區(qū)工作或問題的決定、決議、指示、批復(fù)及調(diào)查、檢查、經(jīng)驗(yàn)材料。2、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志、國際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機(jī)關(guān)、本地區(qū)時(shí)的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。3、上級(jí)發(fā)給本機(jī)關(guān)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)冊、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。4、上級(jí)報(bào)刊刊載有關(guān)本機(jī)關(guān)、本地區(qū)情況的文章。（三）同級(jí)文件材料1、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議，共同進(jìn)行工作，協(xié)作查處案件或問題共同署名的文件材料。2、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)簽訂的合同、合約、協(xié)議。3、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)涉及比較重要的工作或問題的來往文書。4、有關(guān)單位發(fā)來的重要的、需要執(zhí)行的方針、政策性文件。（四）下級(jí)文件材料1、年季度工作總結(jié)、重要的專題工作總結(jié)。2、重要的調(diào)查報(bào)告、檢查報(bào)告、典型材料，比較重要的工作經(jīng)驗(yàn)、重要的請示、法規(guī)性的備案文件。3、重要的名冊、登記表。4、大事記、基本情況匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編。二、歸檔份數(shù)文書檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。三、歸檔時(shí)間和方法（一）凡經(jīng)過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。（二）凡各部門發(fā)出的文件，由各部門辦公室的有關(guān)人員收集，交由綜合檔案室歸檔。（三）一項(xiàng)工作已完成時(shí)（包括一項(xiàng)已完成或一個(gè)會(huì)議已結(jié)束，一個(gè)問題已解決，一件案件已處理等），由各部門辦公室的有關(guān)人員，將進(jìn)行該項(xiàng)工作形成的全部文件材料，系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。（四）外出開會(huì)、考察、學(xué)習(xí)、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料，在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束時(shí)交由文書檔案員歸檔。（五）年度工作總結(jié)、各種年報(bào)、黨員、干部名冊，應(yīng)于翌年一月底前交文書檔案歸檔。（六）每年的二月底前進(jìn)行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。四、歸檔要求（一）應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由各辦線資料員收集全齊。（二）正文與底稿（簽發(fā)稿）主件或附件、請示與批復(fù)、來文與復(fù)文一起歸檔。（三）歸檔文件材料注意：檢查應(yīng)蓋公章是否蓋了，文件沒有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題，內(nèi)容、摘要、文件沒有標(biāo)明日期的要標(biāo)上日期。（四）歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，不得用復(fù)制件。（五）歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。（六）凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。檔案鑒定制度1、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價(jià)值，并據(jù)以確定檔案“存毀”的工作。2、檔案鑒定工作，是一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)的工作，必須堅(jiān)持全面觀點(diǎn)、堅(jiān)持歷史觀點(diǎn)、堅(jiān)持發(fā)展觀點(diǎn)。3、檔案鑒定，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。4、檔案鑒定工作，必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行，一般應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和有關(guān)單位代表參加的鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行。5、凡是經(jīng)過認(rèn)真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規(guī)定的程序，辦好鑒定手續(xù)。6、檔案鑒定工作，是一項(xiàng)決定檔案命運(yùn)的工作，檔案工作人員必須嚴(yán)肅、慎重地對(duì)待鑒定工作，嚴(yán)格遵守檔案鑒定工作制度。檔案借閱管理制度為了加強(qiáng)本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可查閱，不得抄錄或借出。3、機(jī)密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的要求辦理。4、查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但借出時(shí)間不得超過一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。5、珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現(xiàn)行責(zé)任。檔案保密管理制度一、檔案是國家的寶貴財(cái)富，企業(yè)各門類檔案本身具有機(jī)要性質(zhì)，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。二、凡是利用檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接動(dòng)用。三、借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認(rèn)真檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)追查。四、利用絕密、機(jī)密檔案以及引進(jìn)技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料，須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)的，嚴(yán)禁提供利用。五、外單位查閱檔案，需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和主管部門批準(zhǔn)。復(fù)制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件，統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴(yán)格按照審批手續(xù)提供，任何單位和個(gè)人一律無權(quán)外供。對(duì)于擅自向外轉(zhuǎn)借、提供圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者，必須追查責(zé)任，對(duì)于嚴(yán)重?fù)p害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責(zé)任。六、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統(tǒng)一銷毀，其他任何單位和個(gè)人一律無權(quán)處理或自行銷毀。七、發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件，應(yīng)立即報(bào)告，及時(shí)追查。八、不允許傳抄、自行翻印機(jī)密文件和帶密級(jí)的檔案材料。九、不允許將機(jī)密文件帶回家中和到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱文件。嚴(yán)禁攜帶機(jī)密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。十、單位領(lǐng)導(dǎo)和保密小組要定期檢查保密工作，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，堵塞漏洞嚴(yán)防失密、泄密發(fā)生。檔案復(fù)制制度1、本單位工因工作需要復(fù)制一般文件材料時(shí)要經(jīng)檔案室審批；本單位工復(fù)制本職工作范圍以外的檔案，需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意；復(fù)制機(jī)密檔案材料（局會(huì)議記錄等）須經(jīng)局檔案員和分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)審批后方可復(fù)制。2、外單位一般不予復(fù)制，確因工作需要應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案員同意方可復(fù)制。3、復(fù)制后要及時(shí)進(jìn)行登記。檔案統(tǒng)計(jì)制度1、檔案統(tǒng)計(jì)工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對(duì)象，以表格、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展過程及其一般規(guī)律性的工作。2、統(tǒng)計(jì)作用。檔案統(tǒng)計(jì)工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，開展檔案科學(xué)研究，進(jìn)行定性分析與定量分析，提供科學(xué)的依據(jù)。3、統(tǒng)計(jì)內(nèi)容。對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況，以及檔案的構(gòu)成、利用、機(jī)構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計(jì)和其他專門統(tǒng)計(jì)。4、統(tǒng)計(jì)任務(wù)。對(duì)檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析、提供資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。5、統(tǒng)計(jì)對(duì)象。對(duì)檔案實(shí)體及其管理狀況的統(tǒng)計(jì)和檔案事業(yè)的組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計(jì)。6、統(tǒng)計(jì)方法。檔案統(tǒng)計(jì)工作，必須把零星的個(gè)別的原始資料，進(jìn)行綜合整理，使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料，再進(jìn)行分析和研究，總結(jié)出典型性的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以提高檔案的科學(xué)管理水平。7、按期統(tǒng)計(jì)。平時(shí)必須積極收集資料，做好單項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)；半年必須做好各項(xiàng)工作的初步統(tǒng)計(jì)；年終必須進(jìn)行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)。8、專人統(tǒng)計(jì)。配備統(tǒng)計(jì)人員，熟悉統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)；掌握統(tǒng)計(jì)資料，數(shù)字統(tǒng)計(jì)連貫；準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)數(shù)字，按時(shí)統(tǒng)計(jì)上報(bào)。檔案庫房管理制度1、檔案保管工作，是采用一定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法，對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)保管和保護(hù)，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護(hù)檔案安全。2、按專業(yè)類項(xiàng)進(jìn)行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，以利于檔案的保護(hù)管理。3、堅(jiān)持以防為主、防治結(jié)合方針，切實(shí)做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。4、加強(qiáng)庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，逐步購置先進(jìn)設(shè)備，改善庫房管理?xiàng)l件；引用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，實(shí)行科學(xué)管理。5、庫房要保持溫度在攝氏14—24°C,相對(duì)濕度在45—60%之內(nèi)；保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。6、庫房管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛(wèi)生，發(fā)現(xiàn)有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時(shí)進(jìn)行搶救。7、接交進(jìn)館的檔案，要認(rèn)真清點(diǎn)，履行簽字接交手續(xù)；檔案外借，要認(rèn)真清點(diǎn)，履行批準(zhǔn)手續(xù)，并保證按期歸還；非工作人員不得進(jìn)庫房，以防意外；在庫房里不準(zhǔn)吸煙。檔案銷毀制度1、檔案的銷毀，是指對(duì)沒有保存價(jià)值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀處理。2、檔案銷毀，必須按照國家規(guī)定檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格進(jìn)行鑒定。3、經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報(bào)告，列出檔案銷毀清冊。4、檔案銷毀，必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行批準(zhǔn)手續(xù)。5、批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)及時(shí)送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。6、檔案的銷毀，必須在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。檔案館規(guī)章制度一、崗位責(zé)任制1、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和規(guī)章制度。2、努力學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí)，刻苦鉆研檔案業(yè)務(wù)，不斷提高檔案的管理水平，保證各項(xiàng)任務(wù)的順利完成。3、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)鑒定館藏的檔案，搞好科學(xué)科理。4、了解熟悉檔案內(nèi)容，編寫檢查工具和參考資料，負(fù)責(zé)提供利用。5、制定年度或長遠(yuǎn)規(guī)劃，科學(xué)規(guī)劃檔案資料存放位置，按時(shí)接收應(yīng)進(jìn)館的檔案資料。6、模范地執(zhí)行《檔案法》，堅(jiān)持歸檔、借閱、保密、庫房管理、統(tǒng)計(jì)制度，確保檔案的完整與安全。7、加強(qiáng)組織紀(jì)律，堅(jiān)守工作崗位，搞好團(tuán)結(jié)，努力工作，爭先創(chuàng)優(yōu)。二、歸檔制度（一）歸檔范圍1、凡是本單位在工作、生產(chǎn)和科研活動(dòng)中形成的反映其主要職能活動(dòng)的文書、科技、專業(yè)和聲像材料。2、主管業(yè)務(wù)上級(jí)發(fā)給本單位需要貫徹執(zhí)行的方針、政策、條例、規(guī)定、辦法、通知、批復(fù)和會(huì)議文件。3、主管業(yè)務(wù)下級(jí)報(bào)送給本單位的重要文件，如年度工作總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表以及長遠(yuǎn)規(guī)劃等。4、同級(jí)黨委、政府針對(duì)本單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免、獎(jiǎng)懲、命名先進(jìn)單位、本單位請示問題的批復(fù)、對(duì)本單位文件的批轉(zhuǎn)、專題調(diào)查等。（二）歸檔要求1、凡上年度經(jīng)辦理完畢的文件、會(huì)計(jì)文件材料，務(wù)必于當(dāng)年第二季度以前收集、整理歸檔結(jié)束?？萍嘉募牧显谝豁?xiàng)工程專題項(xiàng)目完成后及時(shí)整理歸檔；跨年度專業(yè)（如教學(xué)、糧食等）文件材料要按專業(yè)年度結(jié)束后第二個(gè)月整理歸檔完畢。2、堅(jiān)持文書處理部門和業(yè)務(wù)部門立卷制度，檔案室集中保管，要求平時(shí)收發(fā)文件要有登記簿、存放文件要設(shè)立案卷類目。3、嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水草擬和簽發(fā)文件。文件底稿一律鋼筆（或毛筆）書寫，字跡要清晰、整潔，不準(zhǔn)用復(fù)寫紙打印文件，必須符合檔案管理要求。4、歸檔的案卷，要達(dá)到國家定額標(biāo)準(zhǔn)，檔案資料要進(jìn)行科學(xué)編號(hào)，系統(tǒng)排列。柜架排放整齊，指引醒目，方便利用。5、移交檔案時(shí)，同時(shí)移交案卷目錄，案卷文件目錄，全宗介紹，基礎(chǔ)數(shù)定匯編，雙方要逐卷清點(diǎn)，簽名蓋章，目錄一式二份。三、借閱制度（一）凡來本館查閱檔案、資料者，外單位必須持介紹信、證明其身份、使用目的，經(jīng)主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱；本單位必須辦理登記手續(xù)。（二）檔案原件一般不得外借，特殊情況、需要借出的檔案、資料，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格辦理借閱登記手續(xù)，要限期歸還。超期者應(yīng)另行辦理手續(xù)。歸還時(shí)，要注銷登記手續(xù)。（三）檔案館應(yīng)有閱覽室，積極改善閱覽條件，為利用者提供方便。（四）嚴(yán)守檔案資料機(jī)密，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，凡需摘錄或復(fù)制檔案、資料，須經(jīng)主管負(fù)責(zé)同志批準(zhǔn)。摘抄的檔案、資料，經(jīng)校對(duì)、蓋章以后有效。需要展覽、出版的檔案、資料必須經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)。（五）凡來本館查閱檔案資料者，要愛護(hù)檔案。嚴(yán)禁在檔案、資料上圈點(diǎn)、涂改、劃線、折疊、抽取和污損。查閱檔案資料時(shí)不準(zhǔn)吸煙、高聲喧嘩。（六）對(duì)于外借歸還的案卷，必須認(rèn)真清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)處理。四、安全保密制度（一）嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家規(guī)定的保密法規(guī)，保證檔案機(jī)密的安全。（二）堅(jiān)守崗位，提高警惕，做好保衛(wèi)、保密工作，嚴(yán)防壞人破壞和其它事故發(fā)生，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告。（三）檔案工作人