淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

前言：科技的開展，使得電子檔案的管理越來越被得到重視，故電子檔案管理中的一些問題也被充沛的暴露出來，本文主要針對(duì)電子檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行了詳細(xì)的分析并提出了一定的解決措施。

一、電子檔案的優(yōu)越性

〔一〕直接減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作的效率。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理伎倆，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔及檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的干燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷〞立卷歸檔，改為按“件〞整理歸檔。因?yàn)閷?shí)現(xiàn)了隨機(jī)的管檔，就可以把過去的集中立卷，變?yōu)樵谄綍r(shí)隨時(shí)進(jìn)行整理立卷。這樣就把集中的工作量，變?yōu)榉稚⒌墓ぷ?，在很大程度上提高了立卷管理的水平，從而使得檔案管理工作能夠及時(shí)的歸檔而且也便于搜索使用。

〔二〕微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。傳統(tǒng)的文書立卷辦法遇到檔收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文文件用微機(jī)按“件〞整理歸檔?？呻S時(shí)補(bǔ)漏增缺使文檔不形成存積，這時(shí)只需單擊鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機(jī)管理省時(shí)省力，可以給工作人員以充沛的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)水平。

〔三〕微機(jī)管理更有利于文檔的保密。過去查閱檔案時(shí)是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份檔，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不合乎文檔管理的保密要求的。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的檔，從而到達(dá)了檔保密的要求。

〔四〕微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量。檔案工作的基本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，其對(duì)立卷規(guī)范掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水平，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時(shí)歸檔工作還占用了檔案人員的絕大局部時(shí)間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動(dòng)式的。文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用效勞時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

二、電子檔案管理中存在的問題分析

〔一〕人們對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)還有一定的局限性

人們對(duì)電子檔案的特殊性、開展趨勢及內(nèi)在規(guī)律,還沒有做到真正的了解,認(rèn)識(shí)還很不統(tǒng)一。所以我們的檔案管理目前一般采取“雙軌制〞,即電子檔案、紙質(zhì)文件一起歸檔,形成內(nèi)容相同的兩套檔案。

〔二〕對(duì)電子檔案原始憑證性的鑒定比擬困難

檔案是歷史的原始記錄。原始性與真實(shí)性是檔案發(fā)揮憑證和參考作用的根底。但是電子檔案內(nèi)容與載體的結(jié)合形式經(jīng)常發(fā)生變化,如復(fù)制件會(huì)由于載體或讀寫技術(shù)的不穩(wěn)定性造成檔內(nèi)容的喪失或變異,也可能在傳輸或轉(zhuǎn)存過程中被改動(dòng)而不留痕跡,所以電子檔案原始性和真實(shí)性的鑒定不易把握。

〔三〕電子檔案的平安性問題

電子檔案的平安性是當(dāng)前存在的一個(gè)突出的問題,必須引起我們密切關(guān)注。電子檔案特有的非平安因素一般有如下幾個(gè)方面:數(shù)據(jù)易消失性、數(shù)據(jù)的易改動(dòng)性、數(shù)據(jù)的易復(fù)制性以及網(wǎng)絡(luò)平安問題的嚴(yán)重性等。

〔四〕電子檔案的長期保留問題

電子檔案生成的數(shù)量驚人,而其與紙質(zhì)檔的區(qū)別又大。目前在生成和使用電子檔案的部門,對(duì)其如何平安長久的保管考慮不充沛。

〔五〕檔案的規(guī)范化工作進(jìn)展遲緩

檔案的著錄與標(biāo)引是整個(gè)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的前提與根底。示例,國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)范的落實(shí),許多單位僅僅從微觀上考慮本單位的現(xiàn)狀,對(duì)實(shí)施分類法有許多困難,沒有從全局利益考慮檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)未來檔案電子化的影響,歸檔工作具有較大的隨意性,使檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化難以實(shí)現(xiàn)。

三、電子檔案管理中問題的解決對(duì)策

〔一〕建立檔案信息化建設(shè)的組織保障機(jī)構(gòu),健全電子檔案的歸檔制度

檔案信息化建設(shè)需要建立一個(gè)在“一把手〞直接領(lǐng)導(dǎo)下,具體負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃、組織、指導(dǎo)及監(jiān)督其實(shí)施的強(qiáng)有力的組織機(jī)構(gòu),并由既了解信息化專業(yè)知識(shí),又熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的人員組成。同時(shí),各級(jí)文獻(xiàn)(檔案)管理部門應(yīng)該根據(jù)國家有關(guān)電子文文件管理的專門規(guī)范,結(jié)合自身情況、技術(shù)環(huán)境,參照?電子文件歸檔與電子檔案管理方法》等制訂本部門詳細(xì)的電子檔案歸檔的規(guī)章制度、規(guī)范和內(nèi)容,使本部門進(jìn)行歸檔工作時(shí)有章可循。

〔二〕注重檔案管理人員的培養(yǎng)

檔案人員的培養(yǎng)，需要檔案部門和各級(jí)政府的高度重視、積極配合，一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的管理人員，選擇文書、檔案工作的人員要素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)。另一方面，要對(duì)現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。

〔三〕加強(qiáng)電子文件全過程管理

電子文件的收集、積累的辦法和要求受電子文件的特性限制。出于保存檔重要修改正程的目的，對(duì)原稿進(jìn)行收集和積累。起輔助作用或正式作用的檔及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)檔之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系。必要時(shí)應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息喪失。

〔四〕選用可行性強(qiáng)的信息愛護(hù)措施

電子檔案放在網(wǎng)絡(luò)并不是百分之百平安，存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)性。這就需要電子檔案上網(wǎng)后采取平安愛護(hù)措施。常用的技術(shù)辦法有加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、寫愛護(hù)、文件備份、專機(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等，有效地避免檔案信息被竊取、刪除和修改。不斷改良檔案管理的伎倆，努力提升電子檔案的平安愛護(hù)水平。

建立動(dòng)態(tài)的跟蹤監(jiān)控系統(tǒng)。電子檔案的管理應(yīng)當(dāng)從每份電子檔案產(chǎn)生之初起,建立起一個(gè)與各部門緊密相連的系統(tǒng),對(duì)每份文件的形成、接受、利用進(jìn)行跟蹤控制,以避免垃圾檔進(jìn)入文件系統(tǒng)或檔的喪失。這個(gè)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)以檔案管理部門為核心,電子檔案管理者給予各種文件類型以代碼,任何部門不能未經(jīng)檔案管理部門同意就擅自建立新的文件系統(tǒng),從而使各類檔的產(chǎn)生均在檔案管理部門的監(jiān)控之下,以保證每一個(gè)實(shí)體中檔案管理者具備檔的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力。

〔五〕強(qiáng)化計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)施管理

軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，檔案管理部門需要配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)使用通用格式的光盤進(jìn)行存儲(chǔ)。及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的中出現(xiàn)的平安漏洞。在硬件管理上，改善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，注重防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保留和傳輸過程中平安、穩(wěn)定。

〔六〕利用網(wǎng)絡(luò),開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開展,各單位都有自己的網(wǎng)絡(luò),它是本單位信息化建設(shè)的重要根底設(shè)施,這為實(shí)現(xiàn)電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、一體化在硬件上提供了可靠的保障,但光