第三節(jié)-印信管理與

第三節(jié)印信管理與值班工作情景案例汪華是科慶公司經(jīng)理秘書(shū)，某日他中學(xué)時(shí)的一位老同學(xué)林某找到他，告知汪華說(shuō)自己有一筆好買賣，但他是個(gè)人身分，不如公司簽合同便利，想借用科慶公司的名義，讓汪華給他出具一份科慶公司的業(yè)務(wù)介紹信，等合同簽完后就還給科慶公司，并給汪華數(shù)目可觀的酬勞。汪華應(yīng)允后，林某利用從科慶公司借用的業(yè)務(wù)介紹信，以科慶公司業(yè)務(wù)經(jīng)理的身份和科慶公司的名義與東信公司簽訂了一份鋼材購(gòu)銷合同，騙取了東信公司價(jià)值一百萬(wàn)元的鋼材。林某將鋼材賣掉后，攜款潛逃。這一事務(wù)給科慶公司造成了信譽(yù)和財(cái)產(chǎn)上的損失。

會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人任務(wù)分析科慶公司經(jīng)理秘書(shū)汪華因一己之貪欲，私開(kāi)公司介紹信加蓋公章后交給林某運(yùn)用，結(jié)果造成公司重大經(jīng)濟(jì)損失，汪華的教訓(xùn)是深刻的。在一般狀況下，介紹信由單位印章管理人員負(fù)責(zé)掌管。介紹信與用印緊密相連，只有加蓋印章的介紹信才能起到憑證的作用，因此，介紹信的管理與印章的管理同樣重要，來(lái)不得半點(diǎn)馬虎，否則，出了事故，當(dāng)事人要負(fù)責(zé)任。在介紹信的管理中，確定要堅(jiān)持原則，不為利誘，不為情動(dòng)，按公司相關(guān)規(guī)定辦事。會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人印章的管理和運(yùn)用會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人1、印章的概念印章，向下代表著一種權(quán)力，是機(jī)關(guān)職能的合法代表，向上則要代表責(zé)任，凡是有公章或簽章的文件，領(lǐng)導(dǎo)要負(fù)確定的責(zé)任，機(jī)關(guān)發(fā)文、發(fā)函、簽署合同、訂立協(xié)議、出具證明等，均要用印才合法有效。因此，印章是單位組織權(quán)力的象征和職責(zé)的標(biāo)記。2、印章的種類印章按其性質(zhì)和作用劃分有多種，現(xiàn)列簡(jiǎn)表如下：印章的管理和運(yùn)用名稱釋義適用范圍公章是一個(gè)企業(yè)的正式印章，標(biāo)明企業(yè)法定名稱，是企業(yè)的標(biāo)志和象征，具有法定的權(quán)威和效力多用于正式文件和介紹信、證明信等專用章是指企業(yè)為開(kāi)展某一類專門(mén)性業(yè)務(wù)而使用的印章，這類印章在印文中除刊有企業(yè)的法定名稱外，還應(yīng)刊有專門(mén)的用途，如“財(cái)務(wù)專用章”、“合同專用章”等這類印章不代表整個(gè)企業(yè)，只代表企業(yè)下屬某一專門(mén)部門(mén)的職權(quán)

法定代表人私章又稱為手章或領(lǐng)導(dǎo)人簽名章。它是根據(jù)企業(yè)主要負(fù)責(zé)人用鋼筆或毛筆親自簽名制成的印章，其基本作用是以蓋章代替手寫(xiě)簽名。它代表法人，象征職權(quán)，因此具有權(quán)威性銀行支票、財(cái)務(wù)預(yù)算或決算、簽訂合同或協(xié)議等，除蓋公章和專用章外，還須蓋法定代表人私章才能生效套印章是指按照正式印章的原樣制版而成的印章(專用印刷用的模印0專門(mén)用于印制大批量文件，它與正式印章具有同等的法定效力。鋼印不用印色，利用壓力凹凸成形一般用于證明性公文或證件戳記是為標(biāo)志特定信息而使用的印章如保密章、急件章、注銷章等縮印是按照正常比例縮小用于印刷的專用公章。

只能用在小型票證上，如稅務(wù)發(fā)票及其他專用票等。不能作為正式印章用于介紹信或出具證明等。印章的管理和運(yùn)用

---刻制與啟用的步驟正式行文通告公司全體員工或有關(guān)客戶、機(jī)構(gòu)、部門(mén)

準(zhǔn)備刻章申請(qǐng)開(kāi)業(yè)通知等相關(guān)材料

到注冊(cè)所在地公安局辦理手續(xù)到其指定或授權(quán)的刻字社刻制。將印模交原審批的公安部門(mén)備案會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人印章的管理和運(yùn)用會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人4、印章的運(yùn)用⑴蓋用單位印章，必需由單位主要負(fù)責(zé)人審核簽名批準(zhǔn)。但為了便利工作，對(duì)于一些一般性事務(wù)的用印，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)也可授權(quán)部門(mén)負(fù)責(zé)人或印章管理人員審簽；⑵秘書(shū)用印前，必需細(xì)致審核，明確了解用印的內(nèi)容和目的，確認(rèn)符合用印的手續(xù)后，在用印登記簿上逐項(xiàng)登記，方可用印印章的管理和運(yùn)用

會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人編號(hào)用印時(shí)間用印部門(mén)用印內(nèi)容份數(shù)批準(zhǔn)人經(jīng)辦人簽名備注印章的管理和運(yùn)用（3）對(duì)需留存的材料應(yīng)在加蓋印章前，留存一份，立卷歸檔；（4）不得在空白憑證上加蓋印章。確因工作須要，由業(yè)務(wù)部門(mén)以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)名義頒發(fā)的憑證，須要事先加蓋機(jī)關(guān)印章或套印然后填發(fā)的，經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可以蓋印。（5）企業(yè)秘書(shū)在用印時(shí)應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)上司要求，親自把握和運(yùn)用，絕不能托付他人代為用印，更不能以印謀私，損害企業(yè)利益；（6）用印時(shí)應(yīng)留意蓋印位置正確、端正、清晰，一次成功。小技法

印章蓋在文末落款處，應(yīng)上不壓正文，下要“騎年蓋月”，帶有存根的公函、介紹信等用印時(shí)，除在規(guī)定處用印外，還應(yīng)加蓋“騎縫章”，即印章蓋在正本和存根連接處的騎縫線上，以備查考。印章的管理和運(yùn)用5、印章的管理⑴印章的保管工作一般由秘書(shū)擔(dān)當(dāng)，依據(jù)保密要求，管印者不得托付他人代取代用印章，印章應(yīng)放在特地的保險(xiǎn)柜內(nèi)，隨用、隨取、隨鎖。⑵做好印章保養(yǎng)工作，蓋印下面要襯墊確定彈性的硬橡膠或厚紙等，防止印泥在堅(jiān)硬的物體上運(yùn)用造成碰損，印章應(yīng)剛好清洗，確保印跡清晰。⑶假如因工作須要，別的部門(mén)需借用單位公章，須嚴(yán)格履行相關(guān)手續(xù)，可制作用印申請(qǐng)單。印章的管理和運(yùn)用

用印申請(qǐng)單

會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人文件標(biāo)題

發(fā)往機(jī)關(guān)份數(shù)用印日期用印申請(qǐng)人（簽字）批準(zhǔn)人（簽字）備注介紹信的管理和運(yùn)用1、介紹信的概念介紹信是介紹企業(yè)成員出外辦理有關(guān)公務(wù)并證明其身份的一種書(shū)面憑證。它具有介紹和證明的雙重作用。2、介紹信的種類從文面格式來(lái)看，介紹信有兩種：⑴書(shū)信式是用一般公文用紙（或印有單位名稱的信箋）書(shū)寫(xiě)的介紹信

2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人介紹信的管理和運(yùn)用例文1介紹信××公司：今介紹我公司×××、×××兩位同志前往貴公司洽談?dòng)嘘P(guān)××產(chǎn)品銷售的具體事宜，請(qǐng)予接洽為盼。此致敬禮（印章）×年×月×日（有效期×天）會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人介紹信的管理和運(yùn)用⑵印刷式是單位正式介紹信，先設(shè)計(jì)好固定的格式，然后大批量印刷，運(yùn)用時(shí)只需在相關(guān)條項(xiàng)內(nèi)填上相應(yīng)的內(nèi)容即可。印刷式介紹信一般都由持出聯(lián)和存根兩部分組成。2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人介紹信的管理和運(yùn)用No．××××××××公司介紹信（存根）××介字第××號(hào)

：茲介紹我公司

等

位同志前往你處聯(lián)系

事宜?！痢痢痢聊辍猎隆寥?有效期×天)No．××××××××公司介紹信

：茲介紹我公司

等

位同志前往你處聯(lián)系

事宜，請(qǐng)予接洽。此致敬禮（印章）××××年×月×日(有效期×天)2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人介紹信的管理和運(yùn)用3、介紹信的運(yùn)用⑴凡領(lǐng)用介紹信者須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，秘書(shū)不得擅自開(kāi)具發(fā)放；⑵開(kāi)具介紹信時(shí)應(yīng)由秘書(shū)自己填寫(xiě)介紹信欄目?jī)?nèi)各項(xiàng)內(nèi)容，要求真實(shí)、完整，存根內(nèi)容應(yīng)與持出聯(lián)內(nèi)容一樣。書(shū)寫(xiě)要工整，不得涂改，假如必需修改，要加蓋更正章，或在修改處加蓋公章；⑶介紹信上應(yīng)加蓋企業(yè)公章，分別在右下方日期欄和存根線上（騎縫章）方為有效；⑷秘書(shū)不得將空白介紹信或單位信箋加蓋公章后交給領(lǐng)用人，不得托付他人或讓領(lǐng)用人自己填寫(xiě)蓋章，否則，出了事故，秘書(shū)要負(fù)責(zé)任；2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人小技法

介紹信的文字要簡(jiǎn)潔明確，使接洽單位一看便知派出人員前去的目的。不要模糊籠統(tǒng)地僅僅寫(xiě)上“前去聯(lián)系工作”、“商洽有關(guān)事項(xiàng)”等等。2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人介紹信的管理和運(yùn)用4、介紹信的管理⑴介紹信一般和公章由同一人（秘書(shū)）保管并運(yùn)用，與公章須同等重視，不得缺頁(yè)或丟失；⑵發(fā)放介紹信要進(jìn)行登記，領(lǐng)用人要履行簽字手續(xù)。印刷式介紹信可在存根上簽字，書(shū)信式介紹信在專用登記表上簽字2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人介紹信的管理和運(yùn)用

介紹信發(fā)放登記表會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人編號(hào)發(fā)放時(shí)間用途前往單位有效期限使用人批準(zhǔn)人領(lǐng)取人備注留意事項(xiàng)⑶介紹信開(kāi)出后，如因故沒(méi)有運(yùn)用，應(yīng)說(shuō)明緣由，馬上退回，并將其粘貼在原存根處。⑷介紹信不得隨意放置，要妥當(dāng)保管，防止丟失被盜。（三）辦公室印信管理留意事項(xiàng)1、秘書(shū)在保管和運(yùn)用印信時(shí)應(yīng)極其細(xì)致負(fù)責(zé)，講原則，不循私情；2、建立和規(guī)范印信管理制度，一切按規(guī)定辦事；3、印信若遺失，應(yīng)馬上通過(guò)新聞媒介公告作廢，同時(shí)實(shí)行緊急補(bǔ)救措施，以避開(kāi)造成任何損失。2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人相關(guān)鏈接印章小學(xué)問(wèn)印章是“印”和“章”的合稱?！坝　焙汀罢隆倍际切盼?。在古代，帝王所用的稱為“璽”，官吏所用的才稱為“印”，而私人運(yùn)用的則稱為“私印”。而就目前來(lái)說(shuō)，各級(jí)各類國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位用的都稱為“印”，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)人則用“章”。涉外單位和“三資”企業(yè)也一樣。所以從某種意義上來(lái)說(shuō)，印章是權(quán)力的象征和職能的標(biāo)記。我國(guó)古代官印依品級(jí)凹凸分別用金、銀、銅等金屬鑄成，帝王則用珍貴的玉質(zhì)，象征其地位?，F(xiàn)代印章則多用橡膠和塑料刻制。我國(guó)機(jī)關(guān)單位的公章一律為正圓形，外資企業(yè)則有圓形和橢圓形或方形之分。橢圓形或方形為國(guó)際公章。公章的印文按規(guī)定運(yùn)用國(guó)務(wù)院公布的規(guī)范簡(jiǎn)化漢字，字形為宋體，自左向右環(huán)行排列。一般用全稱，如法定名稱字?jǐn)?shù)太多，為印文清晰可見(jiàn)，也可用簡(jiǎn)稱。會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人相關(guān)鏈接國(guó)際公章印文應(yīng)用外文，也可中外文并刻，如并刻中外文印章，一般是外文居右上方，中文居下方，且須有繁體字。民族自治機(jī)關(guān)的公章應(yīng)并列刊有漢字和當(dāng)?shù)孛褡逦淖?。?guó)內(nèi)公章有三種圖案，縣以上政府機(jī)關(guān)、法院、檢察院、駐外使館的公章的中心部位刊有國(guó)微；黨的各級(jí)機(jī)關(guān)印章刊有黨微；企事業(yè)單位公章則刊有五角星圖案。圓形公章的規(guī)格有明確規(guī)定，國(guó)務(wù)院的公章，直徑為6厘米；省、部級(jí)政府機(jī)關(guān)的公章，直徑為5厘米；縣市一級(jí)政府機(jī)關(guān)的公章，直徑為4﹒5厘米；其他企事業(yè)單位公章，直徑一律為4﹒2厘米。國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的其他專用印章（包括經(jīng)濟(jì)合同章、財(cái)務(wù)專用章等），在名稱、式樣上應(yīng)與單位正式印章有所區(qū)分，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以刻制。會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人實(shí)踐訓(xùn)練（一）課堂探討1、單位專用公章能代替公章運(yùn)用嗎？為什么？2、印章運(yùn)用的規(guī)范過(guò)程中有何要求？3、帶存根的介紹信上要蓋幾次章方為有效？會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人實(shí)踐訓(xùn)練（二）案例分析1、某公司新聘的秘書(shū)小徐，剛到任的第一件事就使她不能聽(tīng)命。原來(lái)是公司總經(jīng)理要她立刻到街上去刻一枚公司改換名稱后的新印章，并要求她把原來(lái)這枚舊印章馬上就地銷毀。2、新達(dá)公司鞏秘書(shū)因公出差，臨走時(shí)把印章交給了分管業(yè)務(wù)的熊科長(zhǎng)代為保管。其次天，新達(dá)公司與一外商就聯(lián)合開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目達(dá)成協(xié)議，熊科長(zhǎng)為提高工作效率，在雙方看法基本一樣的狀況下，就在合同上蓋了章。五天后，鞏秘書(shū)回到公司，看完合同大吃一驚，該合同讓新達(dá)公司損失了50多萬(wàn)元。面對(duì)這樣的后果，鞏秘書(shū)癱在椅子上，半天沒(méi)回過(guò)神來(lái)。。3、小李因公出差，需開(kāi)具介紹信，找到辦公室秘書(shū)小賀辦理此事。小李要求小賀為其多開(kāi)幾份空白介紹信并在事先準(zhǔn)備好的空白信箋上蓋上單位公章，說(shuō)是外出便利一些，以備急用。為此，小賀感到有些犯難，但經(jīng)不起小李的一再懇求