論檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化

論檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化論檔案管理根底工作與檔案管理現(xiàn)代化

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1009-914X〔2022〕16-0398-01

檔案主要記載著人類文明、重要實踐活動、科研成果等各種信息，具有非常高的價值，是推動社會進步與開展的重要動力。隨著社會的開展，檔案信息越來越多，加大了管理者的工作難度。在信息時代，要想保證檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化，就需要我們在實際工作中加強根底工作，提高其管理水平，將各種先進的信息技術(shù)應(yīng)用在其中，這樣才能夠到達目的，推動檔案事業(yè)的健康開展。由此看來，根底工作在檔案管理工作中占有非常重要的地位。

一、檔案管理根底工作存在的主要問題分析

眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的，所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前期的根底工作，使其充沛滿足計算機工作的技術(shù)要求。

則我國檔案管理根底工作究竟在哪些方面缺乏和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計算機管理的要求呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷，數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目，以案卷不喪失為原那么。再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案根底普遍較差的局面。主要問題集中反映在下列幾個方面：一是檔號不標準。沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷標題不標準。有些標題不能反映主題內(nèi)容或標題短少根本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍；三是大局部案卷短少卷內(nèi)目錄，以至于局部未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象比擬嚴重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充沛條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、實行規(guī)范化、標準化的工作程序和辦法，提高檔案管理根底工作水平

從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行規(guī)范化、標準化的工作程序與辦法。即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的辦法進行工作。從科學與經(jīng)驗中可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行規(guī)范化、標準化的工作程序與辦法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的辦法進行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可防止地存在許多重份或無參考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能防止今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。

2.重新組合案卷實現(xiàn)案卷標準化

將那些組卷過內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原那么是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不分明的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加標準。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3.結(jié)合本館實際標準著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要根底工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家公布的?檔案著錄規(guī)那么》是標準著錄工作的最根本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差別再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以?規(guī)那么》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細那么。

4.統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)?中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細那么。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一規(guī)范盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而到達規(guī)范化和標準化管理。

5.標準題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一標準題名。我們認為標準題名應(yīng)掌握的原那么與要點是：在填寫題名項過程中要標準機構(gòu)簡稱盡量防止在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機辨認不清的情況發(fā)生。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間〕等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。那么要補齊如果題名冗長那么刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告〞等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定但凡要求批復的文件寫“請示〞凡不要求批復的文件那么寫“報告〞等等這樣就可在檢索中辨別出每份文件的實質(zhì)作用。

三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

1、分清輕重緩急，循序漸進

現(xiàn)代檔案管理工作的主要目的就是提高檔案數(shù)據(jù)的利用效率，因此，所有的檔案管理工作都應(yīng)該本著有所用的目的展開，因此，現(xiàn)代檔案管理的準備工作必須按照社會的實際需要分清重點，按照需要的緩急程度順序發(fā)展。檔案管理的根底性工作，需要管理人員綜合社會的開展現(xiàn)狀，將所有的檔案進行重點和次重點的整體分類。

2、分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件波及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合及著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件那么進行文件級著錄。

3、分門別類，充沛利用檔案原根底

對于那些案卷根底較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔〞、“案件〞等那么可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充沛利用檔案目錄的原有根底，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

4.用“關(guān)鍵詞〞替代“主題詞〞，簡化查找時間，提高效率

“主題詞〞雖然有標準統(tǒng)一的成效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊我們認為可以采取以“關(guān)鍵詞〞替代“主題詞〞的做法。即從題名或文件