高職檔案使用中的問題與應(yīng)對措施,檔案管理論文

高職檔案使用中的問題與應(yīng)對措施,檔案管理論文高職院校檔案是指學(xué)校從事招募生源、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接構(gòu)成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄。這些類別多樣、形式各異的檔案通過檔案專業(yè)工作人員的收集、整理、歸檔后進(jìn)入學(xué)校檔案館，這些檔案對個(gè)人、學(xué)校和社會都有不同程度的可利用價(jià)值，且這些價(jià)值只要通過利用才能真正的具體表現(xiàn)出。然而，很多高職院校的檔案利用還比擬初級，檔案利用多集中在學(xué)生學(xué)籍檔案查詢、老師職稱評定、領(lǐng)導(dǎo)升遷轉(zhuǎn)檔、財(cái)務(wù)檔案審計(jì)查詢、校慶活動(dòng)展覽等方面，近些年來，隨著檔案價(jià)值被社會普遍重視，各類檔案價(jià)值的利用被深切進(jìn)入開發(fā)，高職院校的檔案利用工作也得到了長足的進(jìn)步和發(fā)展，但檔案利用工作仍然存在一些問題，筆者結(jié)合本身的檔案利用工作經(jīng)歷體驗(yàn)，分析了高職院校檔案利用經(jīng)過中存在的一些主要問題，并初步提出了加強(qiáng)檔案利用的對策建議，以供參考。一、高職院校檔案利用存在的一些主要問題。〔一〕檔案利用意識欠缺。受傳統(tǒng)觀念、工作習(xí)慣和慣性認(rèn)識等因素的影響，當(dāng)前不少高職院校領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作人員對檔案管理工作都存在不同程度的偏見，主要表現(xiàn)為重保管、輕利用的思想較為嚴(yán)重。檔案工作人員把主要時(shí)間和大量精神都放在檔案的收集、整理、保管等日常事務(wù)性工作上，高職院校領(lǐng)導(dǎo)對檔案的開發(fā)利用不重視，檔案工作人員也很少考慮檔案價(jià)值的開發(fā)利用，這些都使得學(xué)校檔案利用工作發(fā)展相當(dāng)緩慢。〔二〕檔案利用開放度不夠。當(dāng)下高職院校檔案部門受傳統(tǒng)檔案保密工作觀念的影響，檔案館普遍封閉保守，利用對象僅局限為本校教職工和學(xué)生，對社會公眾的開放度不夠，阻礙了社會公眾對檔案價(jià)值的開發(fā)利用，這使得很多有價(jià)值的檔案長期被束之高閣，得不到充分的利用。檔案館的封閉保守極大地阻礙了檔案價(jià)值的開發(fā)和利用，也限制了高職院校檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展?！踩硻n案館本身宣傳缺乏。長期以來，檔案館都給人以封閉、保守、沉默的定位，而檔案工作者也只是踏踏實(shí)實(shí)做好檔案的業(yè)務(wù)工作，缺乏對檔案館珍藏、檔案利用方式、檔案館成果等的宣傳和介紹。檔案館的自我封閉和缺乏宣傳，影響了社會對檔案館的認(rèn)知度，很多人對檔案館的詳細(xì)職能、所藏資料、借閱流程等都不明確，直接影響了社會各界來檔案館查閱資料的主觀意識.通過進(jìn)一步分析，十分是從當(dāng)下大部分高職院校檔案館的發(fā)展?fàn)顩r來看，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不重視是導(dǎo)致檔案宣傳工作落后的主要因素。主要表現(xiàn)為：一是高職院校檔案宣傳工作大多只停留在工作報(bào)告，業(yè)務(wù)培訓(xùn)等當(dāng)中，平常領(lǐng)導(dǎo)對檔案宣傳很少或幾乎不提。二是領(lǐng)導(dǎo)要求的檔案宣傳往往是內(nèi)部宣傳，且僅僅是簡單地介紹檔案館的發(fā)展現(xiàn)在狀況和當(dāng)下工作情況，但對社會公眾的開放式宣傳和專業(yè)介紹基本上沒有?！菜摹硻n案價(jià)值開發(fā)深度不夠。當(dāng)前高職院校的檔案利用大多還停留在你查我提供的初級階段，即為需求者提供檔案原件供查閱和借閱。檔案利用的編史修志，宣傳教育，學(xué)術(shù)研究等眾多核心價(jià)值基本沒有開發(fā)，大部分檔案整理歸檔后鮮人問津，檔案基于社會的真正價(jià)值沒有得到充分開發(fā)和具體表現(xiàn)出。主要是由于高職院校檔案工作的提供利用意識薄弱，日常工作以建檔，管檔，查檔為核心，而對檔案價(jià)值的開發(fā)、宣傳力度不夠，進(jìn)度緩慢?！参濉硻n案專業(yè)人才缺乏。當(dāng)前多數(shù)高職院校檔案工作人員配置標(biāo)準(zhǔn)偏低，專業(yè)人才少、臨時(shí)或兼職人員居多，而僅有的專職檔案工作人員大量時(shí)間都被耗在檔案的收集、整理、管理、服務(wù)等日常事務(wù)性工作中，檔案專業(yè)人才的缺乏導(dǎo)致檔案價(jià)值的深度開發(fā)利用工作停滯不前，由于一沒有人員，二沒有時(shí)間。檔案人才干伍建設(shè)的滯后，嚴(yán)重影響了檔案利用工作的開展和進(jìn)一步提升?！擦臣夹g(shù)設(shè)備缺乏，檢索手段落后。當(dāng)前，大部分高職院校對檔案管理的投資普遍缺乏，尤其是在當(dāng)代化科技設(shè)備和檢索軟件的引進(jìn)利用方面，比方當(dāng)前很多院校都還沒有實(shí)現(xiàn)軟件自動(dòng)化檢索，普遍采用的是計(jì)算機(jī)目錄檢索+手工檢索，這使得檔案檢索速度慢、效率低、準(zhǔn)確度差，檔案信息的查全率、查準(zhǔn)率不高，直接影響了檔案利用的便捷性，嚴(yán)重制約了檔案利用效率的提高。二、加強(qiáng)高職院校檔案利用的對策研究。〔一〕加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作順利開展。高職院校需要建立專門的檔案組織和領(lǐng)導(dǎo)管理部門，將檔案事業(yè)的不斷發(fā)展納入到學(xué)校的長遠(yuǎn)規(guī)劃當(dāng)中。比方需要采取的管理措施有：定期開展檔案專項(xiàng)工作會議，落實(shí)檔案管理工作的進(jìn)度和政策；組織學(xué)校檔案工作人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)和對外業(yè)務(wù)溝通，保障人才隊(duì)伍的素質(zhì)水平；將檔案管理工作納入學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)的考核職責(zé)范圍，為檔案管理工作的規(guī)范、有序開展提供組織保障；完善學(xué)校檔案管理工作和檔案工作人員的考核指標(biāo)體系，客觀嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑u價(jià)檔案管理各項(xiàng)工作。另外，學(xué)校應(yīng)將檔案管理工作的考核與年度考核，職稱評定，工資獎(jiǎng)金等掛鉤，建立一個(gè)長期有效、合理公平的檔案管理和考核獎(jiǎng)勵(lì)制度。完善有利的領(lǐng)導(dǎo)組織管理，有利于激發(fā)檔案工作人員對檔案利用工作的熱情和責(zé)任感，為檔案利用工作的順利開展創(chuàng)造有利條件?！捕臣哟笮麄髁Χ龋岣邫n案利用意識。高職院校檔案館要采取各種各樣的方式做好檔案宣傳工作，提高社會各界對檔案利用的認(rèn)知度，促進(jìn)社會檔案利用意識的構(gòu)成。比方可采取的措施：一是創(chuàng)辦檔案知識宣傳教育講座，普及高職院校檔案館的珍藏內(nèi)容、查找方式、借閱流程等知識，提高大家認(rèn)識檔案、重視檔案、利用檔案的意識。二是編印檔案利用指南、學(xué)校檔案目錄等宣傳冊，分發(fā)給在校師生、入校新生及社會群眾。三是開設(shè)檔案管理選修課和檔案管理協(xié)會，面向?qū)W生普及推廣檔案管理知識，培養(yǎng)大家查閱檔案、利用檔案的能力和意識。四是結(jié)合學(xué)校校慶、新生入學(xué)、社會招募生源等重大活動(dòng)或節(jié)日舉辦檔案專題展覽、貴重檔案陳列等主題活動(dòng)，對學(xué)校檔案珍藏、主題成果和科研進(jìn)展進(jìn)行宣傳和展示。五是舉辦檔案綜合知識競賽活動(dòng)，借勢宣傳和營造了解檔案、利用檔案的氣氛，擴(kuò)大影響力和認(rèn)知度?！踩臣涌烊瞬乓M(jìn)，強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)。高職院校檔案專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)是檔案利用工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，只要保證了人才隊(duì)伍的穩(wěn)定和高素質(zhì)，才能保證檔案利用、檔案價(jià)值開發(fā)等工作的順利進(jìn)行。檔案館應(yīng)加快檔案專業(yè)人才的引進(jìn)，積極配備打造穩(wěn)定的檔案人才隊(duì)伍，為檔案利用工作的順利開展提供人才支撐和人員保障?？刹扇〉拇胧阂皇侵匾暀n案人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。積極引進(jìn)檔案學(xué)專業(yè)人才，并給他們積極的指導(dǎo)和幫助，解決他們工作中的實(shí)際困難，為他們解除工作之外的后顧之憂。二是加強(qiáng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和能力培養(yǎng)。重視引進(jìn)檔案人員的上崗培訓(xùn)和進(jìn)修學(xué)習(xí)，拓寬他們的知識面，更新他們的檔案工作知識。三是注重檔案工作人才的實(shí)踐能力培養(yǎng)，爭取條件讓他們?nèi)ゴ笮蜋n案館、先進(jìn)院校實(shí)地培訓(xùn)和溝通學(xué)習(xí)，拓展他們的知識面，全面提升實(shí)踐能力；四是注重培養(yǎng)檔案專業(yè)人才的服務(wù)理念。通過不斷的價(jià)值理念培訓(xùn)和引導(dǎo)，讓他們熱愛檔案工作，加強(qiáng)對檔案工作的責(zé)任感和價(jià)值觀?！菜摹吃黾訖n案經(jīng)費(fèi)投入，升級完善檢索工具。高職院校應(yīng)該重視和支持檔案部門的工作和建設(shè)，尤其要在建設(shè)經(jīng)費(fèi)方面給予大力支持，完善升級檔案館的軟硬件設(shè)備。除了配備常規(guī)的計(jì)算機(jī)、檔案柜、檔案盒、打孔機(jī)、除濕機(jī)等設(shè)備外，尤其要重視檔案檢索工具的引進(jìn)和升級，要在完善和升級檢索工具上給予重點(diǎn)支持和幫助，努力爭取資金和項(xiàng)目完善檔案檢索工具的當(dāng)代化和科技化，幫助建立基于計(jì)算機(jī)和檢索軟件為基礎(chǔ)的當(dāng)代化檢索工具。這樣才能保障檔案管理工作的順利開展，進(jìn)而提高檔案資料的利用效率，促進(jìn)檔案信息資源的充分利用和開發(fā)?！参濉臣訌?qiáng)部門聯(lián)絡(luò)與合作，挖掘檔案利用價(jià)值。檔案部門應(yīng)該加強(qiáng)與學(xué)校行政、科研、教學(xué)、后勤等部門的聯(lián)絡(luò)與合作，共同開發(fā)有關(guān)項(xiàng)目，挖掘檔案在編史修志，宣傳教育，學(xué)術(shù)研究等方面的利用價(jià)值。比方利用的途徑有：一是思想教育，整理挖掘歷屆優(yōu)秀校友的故事檔案,作為先進(jìn)典范用于新生入學(xué)思想教育。二是學(xué)生實(shí)習(xí)場所，可將檔案館作為檔案相關(guān)專業(yè)學(xué)生實(shí)習(xí)的場所，培養(yǎng)學(xué)生檔案管理的工作方式方法和能力。就以我院為例，我們針對我院文秘專業(yè)檔案管理課程的需求，以學(xué)院檔案室為依托建立了檔案實(shí)習(xí)基地。實(shí)習(xí)內(nèi)容包括對檔案的整理、分類、編目、裝訂、檢索等項(xiàng)目。由專職檔案人員手把手教學(xué)、跟班指導(dǎo)，加深了學(xué)生對檔案及檔案業(yè)務(wù)工作的了解，印象更深，效果更明顯。三是檔案專題編研，檔案部門通過與教學(xué)、行政等部門溝通需求，組織人員進(jìn)行專題檔案資料編研，直接為需要部門提供資料服務(wù)。四是檔案專題展覽，可在學(xué)校校慶、新生入學(xué)等重要日子，進(jìn)行專題檔案的陳列與展覽，面向社會各界進(jìn)行宣傳和教育，擴(kuò)大影響。〔六〕豐富檔案珍藏內(nèi)容，提高檔案利用價(jià)值。高職院校檔案部門要加強(qiáng)各類檔案的接收和征集工作，努力擴(kuò)大檔案的接收范圍和收集種類，盡可能的豐富和完善學(xué)校檔案的珍藏，提升檔案的利用價(jià)值。可采取的措施有：一是檔案館與學(xué)校行政、科研、后勤、教學(xué)等各部門建立密切聯(lián)絡(luò)，落實(shí)專人收集和上報(bào)相關(guān)類別的檔案。二是成立學(xué)生檔案收集組織，發(fā)動(dòng)學(xué)生介入檔案收集工作，豐富檔案收集的途徑和人手。三是通過學(xué)校廣播和宣傳欄鼓勵(lì)和提倡教師和學(xué)生捐贈(zèng)檔案，這部分主要指人物檔案、重要照片、錄制視頻等。總之，要盡可能地利用各種手段，努力豐富學(xué)校檔案館的藏量和種類，切實(shí)提高學(xué)校檔案的可利用量和可利用性，真正實(shí)現(xiàn)各類檔案的價(jià)值。以下為參考文獻(xiàn)：[1]金鑫，司美云。高校檔案利用工作的存在問題與對策[J].南通紡織職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)〔綜