集團財務(wù)檔案管理制度

集團財務(wù)檔案管理制度第一章:總則第一條:會計檔案是公司一切商事經(jīng)營活動在財務(wù)核算管理的最終歸集。是一個公司檔案管理的核心。會計檔案保存是否完整直接關(guān)系到公司長遠的經(jīng)濟利益能否得以保全。會計檔案的完整也是公司主要相關(guān)負責人最重要的經(jīng)濟法律責任之一。第二條:為了加強公司會計檔案管理和財務(wù)監(jiān)督，確保公司的合法利益，根據(jù)、集團檔案管理規(guī)定，結(jié)合公司的具體情況，特制定本辦法。第三條:在公司內(nèi)部使用、取得和保管會計檔案的部門和個人，必須遵守本制度。第二章:會計檔案第四條:會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)。第五條:會計檔案和范圍:會計檔案的范圍指會計憑證、會計賬簿、會計報表、包括通過以及其他會計核算資料等四個部分。一、會計憑證:會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。二、會計賬簿:會計賬簿是一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助記備查簿等。三、會計報表:會計報表是反映企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，有主要財務(wù)反映指標快報，月、季度會計報表、中期會計報表、年度會計報表。包括資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表、會計報表附表、附注、財務(wù)情況說明書等。四、其他會計核算資料:其他會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的，由財務(wù)部門負責辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如:經(jīng)濟合同、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。五、同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案:(一)形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸;(二)使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系;(四)采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改;(五)建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。第三章:會計檔案的裝訂和保管第六條:會計檔案的整理立卷:會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理采用的辦法是:分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。一、分類標準統(tǒng)一。將財務(wù)會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。二、檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一。三、管理要求統(tǒng)一。建立財務(wù)資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。第七條:會計檔案的裝訂:會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。會計憑證的裝訂，一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證按年分月妥善保管。第八條:會計憑證裝訂前的準備工作:一、分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；二、按憑證匯總?cè)掌跉w集確定裝訂成冊的本數(shù)；三、摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書釘、大頭針、回形針)，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整；四、整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全；五、記賬憑證上有關(guān)人員(如財務(wù)主管、復核、記賬、制單等)的印章是否齊全。第九條會計憑證裝訂時的要求:一、裝訂盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱。二、憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；三、裝訂憑證厚度一般為3厘米，裝訂牢固，美觀大方。第十條:會計憑證裝訂后的注意事項:一、每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章；二、在封面上編好卷號，會計憑證裝訂成冊后，裝入會計憑證檔案盒以便妥善保護。按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。第十一條:會計賬簿和裝訂:各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時整理立卷?；疽笫?一、賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶口是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。二、活頁賬簿裝訂要求。1、多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等應(yīng)分別裝訂，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起，并按會計科目編號順序依次排頁。2、在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章3、計算機打印的賬頁應(yīng)在左側(cè)留出裝訂線，不得以打印紙原有道孔穿線裝訂。第十二條:賬簿裝訂后的其也要求:一、會計賬簿應(yīng)該牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、加空白紙的現(xiàn)象。二、會計賬簿的封面要嚴密，封面處要加蓋公司財務(wù)印章。三、封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分類明細賬等。四、會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。第十三條:會計報表的裝訂:會計報表編制完成及時報送后。一、會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如果損壞部位修補后完整無缺地裝訂；二、會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底；三、按保管期限編制卷號。第十四條:會計檔案的保管:當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部門保管宜一年，最長不超過兩年，期滿之后原則上應(yīng)由財務(wù)部門編制清冊移交本單位的檔案部門保管。財務(wù)會計部門在將會計檔案移交檔案管理部門時，應(yīng)按下列程序進行:一、開列清冊，填寫交接清單；二、在賬簿使用日期欄填寫移交日期；三、交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。第十五條:會計檔案的保管要求:一、會計檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有防火器材。二、會計檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找。三、會計檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀、防鼠咬。四、會計檔案室保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱的地方，以利查閱，并防止潮濕；五、設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；六、會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。第四章會計檔案的借閱第十六條會計檔案的借閱一、會計檔案為本單位所利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)單位領(lǐng)導、財務(wù)負責人員批準。二、外部借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導人批準后，方可辦理借閱手續(xù)；單位內(nèi)部人員借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。三、本單位人員需要檔案資料，在登記報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復印。四、借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件(如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導批準后方能攜帶外出或復制原件)。第五章會計檔案的保管第十七條會計檔案的保管期限:各種會計檔案的保管期限，按其特點可分為永久性和定期性兩類。一、凡是在立檔單位會計核算中形成的，記述和反映會計核算的，對工作總結(jié)、查考和研究經(jīng)濟活動具有長遠利用價值的會計檔案，應(yīng)永久保存。二、定期保管期限:分別為20年和30年兩類。會計檔案的保管期限，應(yīng)當從會計年度終了后的第一天算起。為了全面反映會計檔案情況，立檔部門應(yīng)設(shè)置會計檔案備查表及時記載會計檔案的保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù)，做到心中有數(shù)、不出差錯。三、檔案保管期限:第六章會計檔案的銷毀第十八條:會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)部門共同鑒定、編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導審查，報請集團批準后方可予以銷毀。第十九條:會計檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債