公司各部門職能

質量管理文件（第一部分）人員及崗位質量職責二O一六年五月一、總經理職能二、業(yè)務副經理職責三、行政副經理職責四、質量管理部職能五、財務部職能六、采購部職能七、銷售部職能八、倉儲部職能九、售后服務部職責十、辦公室職責十一、企業(yè)負責人崗位職責十二、質量管理部門負責人崗位職責十三、業(yè)務部經理崗位職責十四、財務部經理崗位職責十五、質量驗收員崗位職責十六、質量管理員崗位職責十七、倉庫保管員崗位職責十八、采購員崗位職能十九、銷售人員崗位職能二十、維修養(yǎng)護、售后人員職責一、總經理職能.經理為公司的法定代表人，依法全面負責公司的日常行政和業(yè)務事務及相關活動。.對企業(yè)的發(fā)展提出規(guī)劃，季度經營計劃和財務預決算方案。.領導公司各部門工作，努力實現(xiàn)公司制定的各項經營目標。.有效地領導并利用公司的人力、物力和財力，充分發(fā)揮其積極性，為實現(xiàn)公司利潤最大化而努力。.決定公司行政機構的設置，聘任或解聘公司中層領導。.依法獎懲職工。.提出工資調整方案、獎金分配方案和重要的規(guī)章制度，提出福利基金使用方案和其他有關職工生活福利的重大事項的建議。.其他有關政策、法規(guī)規(guī)定的職責和分管科室的工作。二、業(yè)務副經理職責.協(xié)助公司經理抓好公司的經營銷售及質量管理等方面的業(yè)務性工作，帶領業(yè)務部門努力完成公司季度、年度經營指標。.協(xié)助公司經理抓好質量管理工作，負責對質量管理部工作的檢查和督促，預防質量事故的發(fā)生。.負責倉庫工作的檢查和監(jiān)督，做好商品的驗收、入庫、保管（養(yǎng)）、出庫復核及產品質量跟蹤和追溯工作。.負責公司業(yè)務銷售方面的事宜并協(xié)助總經理制定采購及銷售人員培訓計劃并組織實施。.搞好調查研究，預測市場情況，指導業(yè)務部門的經營決策。.協(xié)調質管、采購、銷售及倉儲部門之間的關系，指導制定有關的經營計劃。.完成公司經理交辦的其他工作。三、行政副經理職責.協(xié)助公司經理貫徹執(zhí)行公司的各項規(guī)章制度，制定相應工作的考核獎懲辦法。.抓好人事、勞動工資文檔、行政等方面工作，并檢查和督促工各項工作的落實。.負責公司各部門工作績效情況的考核。.做好分管科室主要是辦公室的協(xié)調工作。.完成公司經理交辦的其他工作。四、質量管理部職能.負責貫徹執(zhí)行并收集國家和省有關醫(yī)療器械質量工作的條例、法規(guī)、規(guī)章及省市局的有關醫(yī)療器械監(jiān)管方面的規(guī)定。.負責公司的質量管理，質量驗收及檢驗等各項業(yè)務技術工作。.組織制定公司有關質量管理方面的規(guī)章制度、質量工作計劃，并負責督促執(zhí)行。.負責做好入庫商品的質量檢驗和有質量問題商品的質量復驗工作，認真填寫商品檢驗報告單。.組織有關人員進行倉儲，零售商品的質量檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時向領導匯報并采取措施，確保商品。.負責公司員工商品質量方面的教育培訓工作。.定期向公司業(yè)務經理匯報質量工作開展情況，負責提出有質量問題商品和質量事故的處理意見。.負責建立商品質量檔案和收集產品質量標準，做好商品質量查詢記錄。五、財務部職能.實行在公司總經理領導下的財務預決算制度，凡公司的一切帳務往來需經總經理審核簽字才能生效;.組織公司貫徹執(zhí)行國家有關財務、會計的法律、法規(guī)、方針、政策和制度，對違反財經法規(guī)的行為有權制止抵制和糾正。.負責編制和執(zhí)行預算、財務收支計劃、信貸計劃，擬訂資金籌措和使用方案，開辟財源，有效地使用資金。.編制公司財務收支計劃、成本費用計劃、會計報表等；審核重大的經濟合同。.協(xié)調與上級財務主管部門、財政稅務部門的關系，按時繳納稅金。.認真登記各種帳目，做到帳款、帳物、帳表相符，日清月結。.保管和使用好財務印鑒，發(fā)票、支票、保險柜鑰匙和各種會計憑證。.做好庫存現(xiàn)金及有價證券的管理和保存。.認真做好統(tǒng)計工作，做到數(shù)據準確、上報準時。六、采購部職能.負責制定采購管理制度。擬定采購管理辦法、產品及物資管理制度、明確采購工作標準、建立采購管理網絡，協(xié)調、指導、調度、檢查及考核產品的采購計劃與方案；.負責審核供應商資質及銷售人員的合法身份；.負責對采購產品的型號、規(guī)格、出廠編號、產品注冊證號進行登記，對產品購入的質量進行負責把關；.負責對市場前期的開拓、調研及預測，同有購入意向的產品供應商簽訂購貨意向并及時向經理匯報，經同意后再簽訂購貨協(xié)議；.負責編制年季月度產品采購方針目標。按時交付計劃于總經理、銷售部及財務部，便于統(tǒng)一掌握和調整，合理下達采購計劃，并認真抓好落實，做到周有布置、月有檢查、季有統(tǒng)計、年有總結；.負責編制采購統(tǒng)計報表。做好采購統(tǒng)計核算基礎管理工作，建立健全各種原始記錄、統(tǒng)計臺帳，及時匯總填報年、季、月度采購統(tǒng)計報表。七、銷售部職能.負責完成公司下達的季度各項經濟指標，積極開拓市場。.認真學習和貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策、自覺遵守國家的法律、法規(guī)和公司的各項規(guī)章制度，認真組織業(yè)務學習。.根據市場需求和庫存情況，負責商品的購銷，簽訂供銷合同。.了解市場行情，掌握市場動態(tài)，分析供求變化規(guī)律，搞好市場預測，提出應變措施和意見。.定期征詢和反饋用戶對商品質量和服務質量的評價意見，改進工作，提高銷售和售后服務質量。.對售出商品做好安裝，調試和跟蹤服務工作。.熟悉經營商品的名稱、規(guī)格、價格、性能及使用方法。.搞好柜臺、貨架內商品的擺放、科學定位、明碼標價。.對有質量問題的商品及時查明原因，分清責任，采取處理措施，達到用戶的滿意。八、倉儲部職能.認真學習和貫徹黨的路線、方針、政策，自覺遵守國家的法律、法規(guī)和公司的各項規(guī)章制度，組織好業(yè)務學習。.做好商品的驗收、入庫、養(yǎng)護、出庫的工作，并及時認真填寫有關記錄。.做好庫房的防水、防潮、防火、防盜、防鼠工作，保持庫區(qū)的衛(wèi)生、整潔。.庫存商品做到按區(qū)存放，并有醒目標志；商品堆放整齊、牢固，努力提高庫房使用率。.認真登記庫存商品帳本，做到清浙、準確，按時填報商品庫存月報表及效期商品催銷表。.堅持動態(tài)盤點，保持帳貨準確一致，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。.對倉庫存在的不安全因素和隱患，要及時發(fā)現(xiàn)，處理并報告。九、售后服務部職責.對所售商品進行質量跟蹤，可采用走訪、信訪及召開用戶座談會等方式不定期進行，及時了解并掌握用戶使用情況及反饋信息。.對所售商品的質量、臨床使用情況與需求變化及時進行分析總結，向業(yè)務經理提出對公司服務質量的評價和改進意見等。.對售出的商品，用戶使用后出現(xiàn)不良反應時，應立即停止銷售，并通知倉庫將該批商品封存，及時報告上級領導并同生產廠家聯(lián)系。.庫存商品做到按區(qū)存放，并有醒目標志；商品堆放整齊、牢固，努力提高庫房使用率。.認真登記庫存商品帳本，做到清浙、準確，按時填報商品庫存月報表及效期商品催銷表。.出現(xiàn)不良反應的商品，應及時填寫《不良反應商品報告單》（見附件）查明原因，報告主管經理；主管經理簽署處理意見，并報當?shù)厮幤繁O(jiān)督管理部門。.對用戶反映的問題，要及時處理，做到樁樁有答復，件件有結果。十、辦公室職責.為公司領導的決策出謀劃策，幫助公司領導處理內外事務，起到參謀助手作用。.負責檢查，考核公司確定的各項工作的執(zhí)行情況并協(xié)調各部門之間的工作。.注重調查研究，為領導決策提供參考方案。.負責做好人事、勞動工資、文秘、檔案、接待客戶、后勤管理等方面的工作。.負責組織省內醫(yī)療器械生產與經營企業(yè)參加的會展工作。.負責公司內部各部門工作關系的協(xié)調和相關人員的福利待遇、日常經營及其它服務性工作。十一、企業(yè)負責人質量管理職能1、堅持質量第一的觀念，認真貫徹國家各項有關醫(yī)療器械質量政策、法律、法規(guī)等有關規(guī)定，加強質量管理，對消費者負責，對公司的質量管理工作負全面領導責任；2、主持制定本公司質量方針、目標、規(guī)劃，嚴格執(zhí)行國家標準，支持質量管理工作，充分發(fā)揮其質量把關職能；3、主持質量體系評審工作，定期召開公司質量分析會，聽取質量管理部對公司醫(yī)療器械質量的情況匯報，對存在問題及時采取的有效措施，推進質量改進；4、正確處理質量與數(shù)量、進度的關系，在經營與獎懲中落實質量否決權；5、重視消費者意見和投訴處理，主持重大質量事故的處理和重大質量問題的解決和質量改進；6、創(chuàng)造必要的物質、技術條件，使之與經營醫(yī)療器械質量要求相適應；7、簽署、頒發(fā)質量管理制度和其他質量制度性文件；8、領導職工質量管理，專業(yè)知識方面的教育和培訓，提高全員素質。十二、質量管理部負責人質量管理職能1、認真貫徹執(zhí)行《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》、《醫(yī)療器械經營企業(yè)管理辦法》等法律、法規(guī)、以及有關政策，加強公司的全面質量管理工作，有效實施質量否決權；2、指導各部門有效展開質量方針、目標，負責起草、編制年度質量計劃指標，并督促質量目標的完成；3、負責督促質量管理機構組織起草、編制質量管理制度、質量責任制及經營環(huán)節(jié)的質量工作管理程序文件，并保證文件的實施；4、定期組織召開質量分析會、聽取質量動態(tài)的匯報并作出有關質量程序文件，并保證文件的實施；5、負責對首營企業(yè)和首營品種質量審核；6、負責協(xié)調部門之間質量管理工作有序開展；7、主管質量方面培訓教育工作的實施。在分管副總經理領導下組織部門員工認真貫徹執(zhí)行《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》、《醫(yī)療器械經營企業(yè)管理辦法》等國家有關的法律、法規(guī)，組織員工認真履行本部門職能；8、在部門工作中認真貫徹執(zhí)行公司的質量方針和質量目標，維護質量體系環(huán)節(jié)的正常運行；9、督促保管人員嚴格執(zhí)行醫(yī)療器械分區(qū)、分類儲存及色標管理；10督導醫(yī)療器械的在庫養(yǎng)護工作，保證醫(yī)療器械的儲存安全；11、加強退貨醫(yī)療器械與不合格醫(yī)療器械的管理與控制工作；12、每月組織一次庫存盤查，做到帳帳相符、帳貨相符；13、督導員工做好各項質量活動原始記錄，并妥善保管備查；14、組織員工搞好庫房及庫區(qū)的環(huán)境衛(wèi)生，做好防火、防盜、防蟲、防鼠、防污染、防霉變等工作；15、負責倉儲設施設備的日常管理，負責建立倉儲設施的使用、維修檔案并妥善保管。十三、業(yè)務部經理質量管理職能1、認真貫徹執(zhí)行《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》、《醫(yī)療器械經營企業(yè)管理辦法》等國家有關法律、法規(guī)和公司的質量方針和質量目標；2、在醫(yī)療器械采購過程中樹立?質量第一？的思想，實行?按需進貨？、？擇優(yōu)選購?的原則，督促采購人員嚴格按進貨程序采購醫(yī)療器械；3、負責審核醫(yī)療器械采購合同，對未按規(guī)定明確質量條款的合同應予以糾正；4、會同質量部門對首營企業(yè)和首營品種進行質量審核；5、經常了解醫(yī)療器械庫存情況，避免產生積壓，對盲目采購造成醫(yī)療器械積壓、失效、變質的負直接責任；6、促采購人員及時收集供貨單位合法證照，建立供貨客戶檔案。7、認真貫徹執(zhí)行《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》、《醫(yī)療器械經營企業(yè)管理辦法》等國家有關法律、法規(guī)和公司的質量方針和質量目標；8、督促銷售人員在經營活動中認真執(zhí)行《醫(yī)療器械經營企業(yè)管理辦法》，銷售醫(yī)療器械時應查驗購貨單位的合法資格，索要購貨單位的合法證照；9、督促銷售人員對售出醫(yī)療器械的銷售或使用情況進行跟蹤了解，防止醫(yī)療器械售出較長時間后大量退回；10、組織銷售人員積極銷售近效期或在庫時間較長的合格醫(yī)療器械，避免造成損失；11、督促銷售人員定期或不定期地征詢用戶對醫(yī)療器械質量、服務質量的意見并將意見及時歸納整理后反饋給有關部門；12、督促銷售人員做好銷售記錄，記錄保存應超過醫(yī)療器械有效期一年，但不得少于三年；13、配合質量部門處理好醫(yī)療器械售后出現(xiàn)的質量問題；14、發(fā)現(xiàn)售出醫(yī)療器械出現(xiàn)不良反應情況應立即報告；15、組織建立客戶資料檔案，并妥善保管備查。十四、財務部經理質量管理職能1、在總經理領導下認真貫徹執(zhí)行《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》、《醫(yī)療器械經營管理規(guī)范》等國家有關法律、法規(guī)，組織職工認真履行本部門職能；2、督促財會人員把握好貨款承付關；3、負責公司經營醫(yī)療器械的物價管理，掌握醫(yī)療器械庫存結構并提供改善庫存結構的建議；4、維護管理各項原始憑證和資料。十五、驗收員質量管理職能1、樹立質量第一的觀念，堅持質量原則，把好醫(yī)療器械入庫質量第一關；2、負責按法定醫(yī)療器械標準和合同規(guī)定的質量條款對購進醫(yī)療器械、退回醫(yī)療器械逐批進行驗收，有效行使否決權；3、驗收不合格的醫(yī)療器械不得入庫，并報質量管理部確認；4、驗收醫(yī)療器械應在符合規(guī)定的場所進行，在規(guī)定時限內完成；5、應按照？醫(yī)療器械驗收程序?的規(guī)定，保證驗收抽取的樣品具有質量代表性；6、驗收時應對醫(yī)療器械的包裝、標簽、說明書以及有關要求的證明文件進行逐一檢查，整件醫(yī)療器械包裝中應有產品合格證；7、驗收外用醫(yī)療器械，其包裝的標簽或說明書上要有規(guī)定的標識和警示說明。8、驗收首營品種、進口醫(yī)療器械、銷后退回醫(yī)療器械，均應按制度和程序要求嚴格執(zhí)行；9、驗收完畢，應將抽樣醫(yī)療器械包裝復原，并標明抽樣標記；10、規(guī)范填寫驗收記錄，做到字跡清楚、內容真實、項目齊全、批號數(shù)量準確、結論明確、簽章規(guī)范；十六、養(yǎng)護員質量管理職能1、堅持預防為主的原則，按照醫(yī)療器械理化性能和儲存條件的規(guī)定，結合庫房實際情況，指導保管員對醫(yī)療器械進行分類、合理存放；2、負責對庫存醫(yī)療器械進行定期質量養(yǎng)護檢查，并做好養(yǎng)護檢查記錄；3、對由于異常原因可能出現(xiàn)問題的醫(yī)療器械、易變質醫(yī)療器械、已發(fā)現(xiàn)質量問題醫(yī)療器械的相鄰批號、儲存時間較長的醫(yī)療器械，應加強養(yǎng)護并建立養(yǎng)護檔案；4、結合庫存養(yǎng)護管理實際，確定重點養(yǎng)護品種；5、建立醫(yī)療器械養(yǎng)護檔案，養(yǎng)護檢查中發(fā)現(xiàn)質量有問題的醫(yī)療器械，應掛黃牌暫停發(fā)貨，同時與質量管理部聯(lián)系處理；6、定期匯總、分析和上報養(yǎng)護檢查、近效期或長時間儲存的醫(yī)療器械等質量信息；7、做好庫房溫濕度管理工作，根據氣候環(huán)境變化，采取干燥、除濕等相應的養(yǎng)護措施并記錄；8、正確使用養(yǎng)護設備，并定期檢查保養(yǎng)，確保正常運行；9、負責計量工作；10、自覺學習醫(yī)療器械業(yè)務知識，提高養(yǎng)護工作技能。十七、質量管理員崗位職責1、樹立質量第一的思想，協(xié)助質量部長做好質量管理及質量教育工作。2、認真學習醫(yī)療器械質量相關的法律、法規(guī)、行政規(guī)章及專業(yè)知識，對醫(yī)療器械質量進行嚴格的監(jiān)督管理。3、履行質量領導小組職責，配合有關部門做好每季度質量制度的檢查考核工作。4、負責本部門的質量資料歸檔工作。5、負責質量信息的管理工作，經常收集各種醫(yī)療器械質量信息及質量意見和建議，組織傳遞反遺，并做好分析、上報工作。十八、保管員質量管理職能1、加強質量第一的觀念，認真執(zhí)行《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》等法律法規(guī)，保證在庫醫(yī)療器械的質量；2、憑驗收員簽字或蓋章的入庫憑證收貨，對貨與單不符、質量異常、包裝不牢或破損、標志模糊等情況，予以拒收并報告質量管理部；3、嚴格按先產先出、近期先出、按批號發(fā)貨的原則辦理出庫；4、按批正確記載醫(yī)療器械進、出、存動態(tài)，保證帳貨、帳帳相符；5、搬運和堆垛應嚴格遵守醫(yī)療器械外包裝圖示或標志的要求，規(guī)范操作。怕壓醫(yī)療器械應控制堆放高度。五距規(guī)范，合理利用庫容；6、按照安全、方便、節(jié)約的原則，整齊、牢固堆垛，五距規(guī)范，合理利用倉容，并按規(guī)定做好色標管理、色標明顯；7、醫(yī)療器械應按批號、效期分類相對集中存放，按批號及效期遠近分開堆碼，并有明顯標志，不同批號醫(yī)療器械不得混垛；8、銷后退回的醫(yī)療器械，憑銷售部門開具的退貨憑證收貨，存放于退貨醫(yī)療器械庫（區(qū)），并做好退貨記錄；9、負責對不合格醫(yī)療器械進行有效控制，專帳管理；備注：（1）五距：貨位距不小于100厘米；垛與墻的間距不小于30厘米；垛與屋頂（房梁）間距不小于30厘米；垛與散熱器或供暖管道間距不小于30厘米；垛與地面的間距不小于10厘米。（1）色標：待驗庫（區(qū)）、退貨庫（區(qū)）一一黃色；合格品庫（區(qū)）、發(fā)貨品庫（區(qū)）一一綠色；不合格品庫（區(qū)）一一紅色。效期產品庫（區(qū)）----藍色十九、采購人員質量管理職能1、樹立質量第一的觀念，嚴格執(zhí)行《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》等法律法規(guī)2、堅持按需進貨，擇優(yōu)采購的原則，把好進貨質量關；3、認真審查供貨單位的法定資格，考察其履行合同的能力，必要時配合質量管理部門對其進行現(xiàn)場調查認證，簽訂質量保證協(xié)議；4、簽訂購貨合同時必須按規(guī)定明確必要的質量條款；5、配合質量管理部門搞好首次經營品種的審核工作，向供貨單位索取合法證照、生產批文、產品質量標準等；6、了解供貨單位的生產狀況、質量狀況、及時反饋信息，為有關部門開展有針對性的質量把關提供依據；7、對購進醫(yī)療器械質量負責，了解醫(yī)療器械售后質量情況，協(xié)助做好不合格醫(yī)療器械的善后處理工作，因人為造成質量事故而損失的按有關規(guī)定處理。二十、復核員質量管理職能1、認真執(zhí)行《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》有關規(guī)定，加強質量意識；2、按供貨單逐批復核出庫醫(yī)療器械，做到數(shù)量準確，質量完好，包裝牢固，標志清晰；3、復核完畢，必須用膠帶將紙箱封好，復核員在供貨單上簽章后，方可將醫(yī)療器械存放到發(fā)貨區(qū)；4、認真做好醫(yī)療器械出庫復核記錄，做到字跡清楚，項目齊全，內容準確，便于質量跟蹤，記錄保存應超過醫(yī)療器械有效期一年，但不得少于三年；5、自覺學習醫(yī)療器械業(yè)務知識，努力提高復核工作技能；6、對因人為因素使質量不符的醫(yī)療器械核發(fā)出庫，造成的經濟損失按公司有關規(guī)定處理。二十一、銷售人員（業(yè)務主管）質量管理職能1、學習并熟悉《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》、《醫(yī)療器械經營許可證監(jiān)督管理辦法（暫行）》及《醫(yī)療器械經營企業(yè)管理辦法》等法律、法規(guī)中有關銷售質量管理的條款，規(guī)范銷售行為；2、嚴格審核購貨單位的合法資格和購貨人員的合法身份，并索取其合法證照，醫(yī)療器械銷售給無合法證照的經營單位和無執(zhí)業(yè)