如何主持會議

如何主持會議

有效的會議能把組織里每一個人的知識、技能及創(chuàng)意整合起來、發(fā)揮最大的效用。開會的技巧并非生而賦予，大多數(shù)人都是經(jīng)由觀察、練習(xí)及反饋而來。所以，本課程的設(shè)計，就是希望以簡明、實際的方式來達到以下目標(biāo)。前言〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練3說明何謂有效會議會規(guī)劃會議議程能運用技巧，主持會議課程目標(biāo)〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練4概論開會前準(zhǔn)備工作會議總結(jié)與記錄演練課程內(nèi)容〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練5你開會的目的您經(jīng)常開的會議有那些

請回答以下問題〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練6解決問題制定決策收集資訊提供和分享資訊與意見規(guī)劃或是啟動新項目分配或統(tǒng)籌工作追蹤工作進度建立團隊共識，提高士氣開會的目的〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練7會前計劃預(yù)備開會相關(guān)事項事先了解議題內(nèi)容雙向溝通開放式的引導(dǎo)出席者討論歸納會中的意見，造成全體的共識會議主持職責(zé)〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練8會議的目的很明確，會議的過程以目標(biāo)為導(dǎo)向適當(dāng)會議時間的分配參加人員積極參與統(tǒng)合綜效，集個人所長1+1＞2轉(zhuǎn)化成具體及積極的行動何謂有效會議〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練9設(shè)定討論主題，以及預(yù)期成果決定是否召開會議設(shè)定議程：決定議題及列下所有的議題指定與會者名單與角色分派會議的場地及時間通知開會前的準(zhǔn)備〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練10對議題有直接權(quán)限和責(zé)任的人對議題有相關(guān)知識和經(jīng)驗的人與執(zhí)行議題的結(jié)論相關(guān)的人對議題有興趣并關(guān)心的人選擇出席者〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練11會議主席：作裁決會議主持：會議程序管理、內(nèi)容管理記錄員：記錄會議的重點并將記錄下發(fā)時間控制員：提醒時間保證會議順利進行與會者：參與議題的討論和資料收集會議人員的作用和分工〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練12下周將召開工作總結(jié)會議。公司最近業(yè)績下降，還發(fā)生了3件顧客投訴的事件。公司對相關(guān)員工進行了處罰，造成部分員工意見分歧情緒低落，這些都可能影響公司顧客服務(wù)的品質(zhì)。你要借此機會澄清投訴事件并尋找提高業(yè)績的方法

請寫出你召開會議的主題和預(yù)期的成果會議主題及預(yù)期成果的練習(xí)〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練13會議的主題：

預(yù)想成果：

1.各部門業(yè)績報告；

2.業(yè)績下降原因的分析；

3..顧客投訴事件真相的澄清。

1.總結(jié)原因并制定業(yè)績提升行動計劃

2.澄清投訴事件并達成客訴處理原則共識

〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練14主題會議通知會議主題：討論上個月業(yè)績下降原因及改進措施預(yù)想成果：擬定改善計劃并具體分工會議日期：3/28/2002

地點：二樓會議室會議主席：陳總經(jīng)理記錄員：張秘書會議主持：張副總時間控制員：張秘書參加人員：鐘曉明張立正成龍梅延芳趙本山

〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練15例行會議通知會議日期：3/28/2002

地點：二樓會議室會議主席：陳總經(jīng)理記錄員：張秘書會議主持：張副總時間控制員：張秘書會議內(nèi)容：總公司營運會議傳達、各部門例行工作報告參加人員：鐘曉明張立正成龍梅延芳趙本山

〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練16案例練習(xí)：作為市場部經(jīng)理公司準(zhǔn)備推出一款新型的照相機產(chǎn)品，您想召開該產(chǎn)品的制定市場推廣計劃會議并通過會議制定推廣計劃和銷售政策。

你會如何安排會議議程及制定會議通知單〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練17重述會議的主題及所預(yù)期的成果制定或整理會議議程建立或宣讀會議規(guī)則展開會議的序幕〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練18讓與會者成為內(nèi)容的主角仔細的傾聽（5W1H）先保留自己的觀點鼓勵多元化的討論腦力激蕩鼓勵不同的觀點，不批評原則。不斷提醒會議議程及預(yù)期成果、會議規(guī)則，引導(dǎo)會議朝目標(biāo)推進。適時指明發(fā)言人或做全體意見調(diào)查。復(fù)述并加以說明所提出的意見。主動探詢對議題較有經(jīng)驗者處理干擾行為對成員精神及生理狀態(tài)高度警覺。如何引導(dǎo)討論〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練19導(dǎo)入議題引出意見導(dǎo)出結(jié)論歸納結(jié)論主持會議〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練20以親切的交談來松弛與會者的情緒明確地說明開會的目的與重要性引用個人的經(jīng)驗和個案闡明議題提供與意見相關(guān)的背景資料表現(xiàn)出你對與會者的信賴說明你對與會者的期待導(dǎo)入議題的方法〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練21提供與議題有關(guān)的咨詢，以促進與會者的思考方向以明確的發(fā)問引出與會者的相關(guān)意見觀察全體與會者的反應(yīng)和動向，再依反應(yīng)提出問題串連大家對議題所發(fā)表的意見引導(dǎo)不發(fā)言者提出意見引出意見的方法〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練22記錄與議題核心相關(guān)的意見分析，比較各個意見的要點引導(dǎo)大家去評估彼此的意見和觀點以超然客觀的立場說明各意見之重點指出與會議目的相吻合的觀點和意見導(dǎo)出結(jié)論的方法〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練23歸納，澄清各意見的要點宣讀結(jié)論，務(wù)求大家有同樣的認知重申結(jié)論要點喚起與會者實行的意愿，并分配工作與任務(wù)歸納結(jié)論的方法〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練24針對全體與會者的發(fā)問方式指名發(fā)問方式接力式發(fā)問方式反問式發(fā)問方式發(fā)問的方式〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練25發(fā)問方式的練習(xí)：李經(jīng)理，對于宏大集團的方案a。反問式發(fā)問你有什么意見？經(jīng)理，如果聯(lián)中公司拒絕我們b。針對全體的發(fā)問的條件，我們這么辦呢？大家認為在這二種情形下，我c。指名式的發(fā)問們該采取什么樣的對策呢？科長，為什么要先用這種臨時d。接力式的發(fā)問性的方法，而不一次完成它呢？李小姐，你認為這種做法有什么優(yōu)缺點呢？CABDC〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練261.保持冷靜輕松的方法

不明顯的處理方式，有時可化干擾于無形。把眼睛或身體轉(zhuǎn)開，或是給一個不滿意的表情，甚至走到他/她的身邊。干擾行為的處理〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練272.引導(dǎo)干擾者朝正面行為發(fā)揮

通常，干擾者在自覺或不自覺狀態(tài)下，做出干擾行為來引起注意。您可以給予大量的注意并提示所希望的行為往往能有非常好的效果。干擾行為的處理〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練283.提醒參會者會議的規(guī)則

例如：每人有五分鐘的發(fā)言時間，小蕭憑你

的經(jīng)驗，發(fā)表以下看法。干擾行為的處理〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練294.盡量善用其他參會者來處理干擾行為

例如：“這個問題，讓我們聽聽他人的想法，再決定是否繼續(xù)討論”干擾行為的處理〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練305.簡單總結(jié)或澄清在干擾行為出現(xiàn)前

的議題，把大家的注意力重新集中。

例如：“聽起來我們好象偏離了主題，我想

回到小蕭剛才所提到的問題，大家

對他的建議，還有什么其他的想法”

干擾行為的處理〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練316.當(dāng)其他方法都無效時，直接對干擾說明。

記住，要維護對方自尊，把方向引到事件和行為上例如：“小張，目前討論這些做法行不通，對大家并沒有幫助，我們目前應(yīng)盡量收集意見及可能的方法?！备蓴_行為的處理〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練327.嘗試找出引起干擾行為的動機

有時，干擾行為是因為某些情緒而來，可能是怒氣，煩惱，壓力等。當(dāng)事人不自覺的籍著行為發(fā)泄出來而對會議造成干擾。

例如：“小萬，我可以理解這陣子你有些煩

惱，或許我們可以在會后聊聊?！?/p>

干擾行為的處理〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練338.試盡各種方法干擾繼續(xù)存在，可以休息一下。中間的休息，可把氣氛稍微轉(zhuǎn)變，同時利用此時與表現(xiàn)干擾行為者私下交談。

干擾行為的處理〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練34

最后：

如果被提出的問題有價值，但與會議預(yù)期的成果沒有聯(lián)系。先將問題放在一旁，等會議議題討論完后，再評估如何解決。干擾行為的處理〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練35行為一

天馬行空---除了重點什么都談，忘記會議的重點；偷走會議寶貴時間，并使與會者感到無聊干擾行為及正面反應(yīng)提示正面反應(yīng)

--請發(fā)言人說明他的發(fā)言內(nèi)容與議題之間的關(guān)系

--建議立即停止討論，并取得發(fā)言人的諒解

--提供與議題相關(guān)的新話題

--扼要地整理已討論的內(nèi)容，重新掌握發(fā)言權(quán)，再請其他人發(fā)言

〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練36干擾行為及正面反應(yīng)提示行為二挑戰(zhàn)者號----好戰(zhàn)的個性，喜歡的挑戰(zhàn)別人的想法產(chǎn)生糾紛?；蛘弑慌c會議無關(guān)的事情困惑，而將不良情緒帶入會議中。正面反應(yīng)

--以起身動作做吸引/分散與會者的注意力

--可視實際狀況宣布休會若干分鐘

--整理說明討論過的重點

〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練37正面反應(yīng)

--直接請被打斷人繼續(xù)發(fā)言，等被打斷人發(fā)表完畢，才請他發(fā)表意見。行為三

有門關(guān)門---經(jīng)常打斷別人，使別人無法發(fā)表意見。也許，對議題非常興奮，充滿idea但不是一個好聽眾。沒有意識到自己影響到別人發(fā)表的機會。干擾行為及正面反應(yīng)提示〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練38干擾行為及正面反應(yīng)提示行為四

耳語悄悄---他們感到無聊，沒有興趣；他們突然靈光一閃，急于與人分享；他對某一個論點感興趣，但無法獲得發(fā)表的機會；他曾經(jīng)不只一次的被打斷發(fā)言。正面反應(yīng)

--問談話者問題；

--直接說“看起來，我們同時有許多小組討論，讓我們共同遵守會議規(guī)則，一次一個發(fā)言?！慈绾沃鞒謺h〉---行政管理技能訓(xùn)練39干擾行為及正面反應(yīng)提示行為五

沉默一族---發(fā)言不踴躍，也許感到無聊或漠不關(guān)心、害羞或有不安全感；這是阻礙會議進步，很可能有些好的建議無法發(fā)表。正面反應(yīng)

--鼓勵他，請他說說自己的看法

--先以是否的方式，再以為什么的方式發(fā)問

--引用實例或比喻來提起與會者的興趣和關(guān)心〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練40指示：請在你認為是程序管理的行為前寫“P”，內(nèi)容管理的行為前寫“C”。

1.我想，我們可以花10分鐘時間來做做“腦力激蕩”活動

2.我目前的理解是，我們會在下周收到所以的新產(chǎn)品。

3.小勝，是不是可以請你字我們討論下個項目時在發(fā)表意見。

4.看起來，我們的會議進度慢了些。

5.我相當(dāng)欣賞小張所提出的新的推廣計劃。

6.小張，你可以在周四以前和財務(wù)部核實一下這些數(shù)據(jù)嗎？

7.我們目前是在收集點子還是再評估的點子吧？

8.小王，就小成提出的建議你還有什么意見。

9.小王，請你負責(zé)進貨單的核實。會議程序管理和內(nèi)容管理〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練41會議規(guī)則1.建立會議規(guī)則的目的2.建立基本規(guī)則3.總結(jié)與記錄〈如何主持會議〉---行政管理技能訓(xùn)練421.使議題進行順利。2.提供開放且可控制的溝通討論方式。3.把握意義重大的想法。4.運用工具及方法來了