秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置

秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置第一頁，共三十二頁，2022年，8月28日第一章

行政秘書學(xué)的基礎(chǔ)知識(shí)第二頁，共三十二頁，2022年，8月28日第一節(jié)秘書與秘書學(xué)第二節(jié)秘書機(jī)構(gòu)第三節(jié)秘書工作第四節(jié)秘書的職業(yè)道德和能力結(jié)構(gòu)第五節(jié)秘書與領(lǐng)導(dǎo)章節(jié)安排

第三頁，共三十二頁，2022年，8月28日第一節(jié)秘書與秘書學(xué)一、秘書的定義及分類

1、“秘書”詞義的演變（1）宮中秘藏之書（2）輔臣（3）行政職業(yè)（4）社會(huì)職業(yè)第四頁，共三十二頁，2022年，8月28日

2、秘書的定義

所謂秘書，乃是組織或主管的助手，其任務(wù)是在認(rèn)可的職權(quán)范圍內(nèi)，提供輔助工作與綜合服務(wù)，并能運(yùn)用辦公室的工具設(shè)備，從事組織與主管制定的行政性任務(wù)的人員。從事辦公室程序性工作，協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員

——2003《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》

第五頁，共三十二頁，2022年，8月28日3、秘書的職業(yè)特點(diǎn)

1.直接性2.穩(wěn)定性3.知識(shí)化4.年輕化

5.女性化

第六頁，共三十二頁，2022年，8月28日

4、秘書的分類

橫向分類

按單位性質(zhì)不同——機(jī)關(guān)秘書，企業(yè)秘書，私人秘書，商業(yè)秘書，涉外秘書。按工作內(nèi)容不同——行政秘書、機(jī)要秘書，文字秘書，教學(xué)秘書，信訪秘書、通訊秘書、醫(yī)學(xué)秘書，法律秘書等。按服務(wù)對(duì)象不同——公務(wù)秘書、私人秘書。

縱向分類（層次）高級(jí)、中級(jí)、初級(jí)

第七頁，共三十二頁，2022年，8月28日我國黨政機(jī)關(guān)秘書高級(jí)秘書：秘書長、辦公廳（室）主任。一般是省、廳兩級(jí)的秘書人員。中級(jí)秘書：辦公廳（室）主任及其下屬的秘書處長或秘書科長、秘書股長、文字秘書。一般是處、科兩級(jí)的秘書人員。初級(jí)秘書：是指在辦公廳（室）、秘書處（科）內(nèi)從事文件收發(fā)保管、打字、印校、接待、聯(lián)絡(luò)、會(huì)務(wù)工作和辦理其它事務(wù)工作的人員。

第八頁，共三十二頁，2022年，8月28日企業(yè)秘書高級(jí)秘書：包括跨國公司首腦秘書、董事會(huì)秘書、地區(qū)總裁秘書等。這是處于高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層的要職，這是秘書職位的頂點(diǎn)。要求有長期的相關(guān)工作經(jīng)歷，良好的外語條件，良好的溝通能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力和預(yù)見能力……而具備這些條件的人才更是鳳毛麟角。中級(jí)秘書：包括部門經(jīng)理秘書、經(jīng)理助理等處于中層管理者左右的秘書、中小公司的經(jīng)理秘書。權(quán)力和責(zé)任相對(duì)大一些，處理各種事件的能力要求也高一些，薪水自然也高一些。這些人的年齡一般在25—35歲左右。初級(jí)秘書：包括公司前臺(tái)接待、電話接線生、部門事務(wù)助理等。職責(zé)一般比較單一，技術(shù)含量較低，薪金相對(duì)低一些，在職者的年齡一般不超過25歲。第九頁，共三十二頁，2022年，8月28日企業(yè)秘書的各種類型總經(jīng)理行政助理ExecutiveAssistantManager

總經(jīng)理助理AssistanttoGeneralManager總經(jīng)理秘書ExecutiveSecretary

總經(jīng)理秘書SecretarytogeneralManager

行政秘書ExecutiveSecretary

行政助理AdministrativeAssistant

機(jī)要秘書Secretary

接待文員Clerk

第十頁，共三十二頁，2022年，8月28日企

業(yè)

部

分

秘

書

崗

位

工

作

職

責(zé)

【辦公室主任崗位職責(zé)】

1.領(lǐng)導(dǎo)辦公室工作并具體主持行政事務(wù)工作；

2.召集公司辦公室每周例會(huì),制定每周工作計(jì)劃;

3.審核批準(zhǔn)公司1000元以下行政費(fèi)用開支報(bào)告;

4.審核上報(bào)公司1000元以上行政費(fèi)用開支計(jì)劃;

5.負(fù)責(zé)公司防火\防盜及交通等安全管理工作;

6.公司員工及住房管理;

7.對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同的審核簽章及公司法律事務(wù)協(xié)調(diào);

8.總經(jīng)理辦公室人員編制管理;

9.對(duì)外聯(lián)系的工作計(jì)劃制訂與實(shí)施.

【行政主管崗位職責(zé)】

1.按合同實(shí)施物資采購和小型用品采購;

2.員工午餐的具體安排;

3.電話費(fèi)繳納;

4.環(huán)境衛(wèi)生管理;

5.外來賓客的住宿安排;

6.車輛年檢、年審、保險(xiǎn)、維修的具體辦理及與管理部門聯(lián)系；

7.辦理公司員工暫住證及與治安委員會(huì)聯(lián)系。

8.其他工作配合。

【前臺(tái)文員崗位職責(zé)】

1.交換機(jī)電話轉(zhuǎn)接；

2.傳真收發(fā)與登記；

3.前臺(tái)接待、登記；

4.來賓引見、招待、接送；

5.打印監(jiān)督與考勤匯總；

6.請(qǐng)假及加班申報(bào)單的保管、匯總、造表；

7.鎖門、電梯管理、檢查燈光和門窗；

8.報(bào)刊函件收發(fā)及報(bào)紙的整理保管。

第十一頁，共三十二頁，2022年，8月28日1、秘書學(xué)的學(xué)科發(fā)展全國性秘書雜志目錄《秘書工作》（中共中央辦公廳秘書局編）《秘書》（上海大學(xué)編）《秘書業(yè)務(wù)》（中共廣東省委辦公廳）《秘書之友》（蘭州大學(xué)）《秘書界》（成都市秘書學(xué)會(huì)編）《秘書學(xué)研究》（江漢大學(xué)編）《文秘》（沈陽大學(xué)編）《秘書學(xué)刊》（鄭州秘書?？茖W(xué)校編）

二、秘書學(xué)的學(xué)科發(fā)展與研究對(duì)象第十二頁，共三十二頁，2022年，8月28日2、秘書學(xué)的研究對(duì)象“秘書工作”說“輔助管理”說“對(duì)象多元”說“秘書活動(dòng)”說秘書學(xué)的研究對(duì)象=秘書工作+秘書人員第十三頁，共三十二頁，2022年，8月28日3、秘書學(xué)的學(xué)科特征秘書學(xué)是研究秘書工作規(guī)律及其應(yīng)用的學(xué)科。其學(xué)科特征體現(xiàn)在：

1）知識(shí)的綜合性（與管理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、文書學(xué)、檔案學(xué)、寫作學(xué)、信息學(xué)、公共關(guān)系、心理學(xué)等學(xué)科有著密切的關(guān)系

）2）理論的應(yīng)用性3）學(xué)科的群體性（理論秘書學(xué)、應(yīng)用秘書學(xué)）第十四頁，共三十二頁，2022年，8月28日第二節(jié)秘書機(jī)構(gòu)一、秘書機(jī)構(gòu)的概念

廣義的秘書機(jī)構(gòu)，是指具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查的等功能，并為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的辦事部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書、檔案、機(jī)要、文書、調(diào)研、信訪、行政、督查、接待和值班等部門。第十五頁，共三十二頁，2022年，8月28日秘書機(jī)構(gòu)圖辦公室（主任、副主任）

調(diào)研科室

秘書科室檔案科室信訪科室行政科室督查科室

機(jī)要科室第十六頁，共三十二頁，2022年，8月28日

狹義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)以辦文辦會(huì)為主，專門輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人辦理秘書業(yè)務(wù)的部門，如秘書局、秘書處、秘書科等。是直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦事部門。

第十七頁，共三十二頁，2022年，8月28日秘書機(jī)構(gòu)圖辦公室（主任、副主任）

調(diào)研科室

秘書科室檔案科室信訪科室行政科室督查科室

機(jī)要科室第十八頁，共三十二頁，2022年，8月28日第十九頁，共三十二頁，2022年，8月28日第二十頁，共三十二頁，2022年，8月28日

秘書部門無論是在黨政機(jī)關(guān)還是在企事業(yè)單位，都是直接為單位領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)的。它處于承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位。如圖：二、秘書機(jī)構(gòu)的地位、性質(zhì)與作用第二十一頁，共三十二頁，2022年，8月28日1、秘書機(jī)構(gòu)不是決策機(jī)構(gòu)，而是輔助決策機(jī)構(gòu)2、秘書機(jī)構(gòu)不是職能部門，而是綜合協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)3、秘書機(jī)構(gòu)不是延展性機(jī)構(gòu)，而是相對(duì)封閉機(jī)構(gòu)4、秘書機(jī)構(gòu)不是“前臺(tái)”機(jī)構(gòu)，而是“幕后”機(jī)構(gòu)秘書機(jī)構(gòu)的地位第二十二頁，共三十二頁，2022年，8月28日秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì)

秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)的左右手，必須保守機(jī)密；秘書部門是輔助機(jī)構(gòu)，而不是權(quán)力機(jī)關(guān)；秘書部門是綜合辦事部門；秘書部門是服務(wù)、協(xié)調(diào)部門。秘書機(jī)構(gòu)的作用1、

組合作用2、

樞紐作用3、

過濾作用第二十三頁，共三十二頁，2022年，8月28日1、助手2、參謀3、樞紐4、協(xié)調(diào)5、保密6、公關(guān)三、秘書機(jī)構(gòu)的職能第二十四頁，共三十二頁，2022年，8月28日（一）因人分設(shè)制（A為主要領(lǐng)導(dǎo)者；B為分管領(lǐng)導(dǎo)者；c為辦公部門領(lǐng)導(dǎo)者；未標(biāo)序數(shù)的D為綜合機(jī)構(gòu)，標(biāo)有序數(shù)的D為其他秘書機(jī)構(gòu)；橫虛線以下為辦公部門）四、秘書機(jī)構(gòu)的組織模式及設(shè)置第二十五頁，共三十二頁，2022年，8月28日

(二)因事分設(shè)制

圖因事分設(shè)制模式圖(A為領(lǐng)導(dǎo)者；B為辦公部門；c為若干秘書機(jī)構(gòu))

第二十六頁，共三十二頁，2022年，8月28日(三)混合分設(shè)制案例：【國務(wù)院辦公廳】1998年：秘書一局，秘書二局，秘書三局，人事司，行政司，中辦國辦信訪局。國務(wù)院秘書長1名，國務(wù)院副秘書長5名。2008年：秘書一局，秘書二局，秘書三局，人事司，行政司，國務(wù)院應(yīng)急管理辦公室（國務(wù)院總值班室），督查室，電子政務(wù)辦公室，財(cái)務(wù)室（副司局級(jí)）。另外還包括機(jī)關(guān)黨委，離退休干部局。國務(wù)院秘書長1名、國務(wù)院副秘書長9名（含兼職）。第二十七頁，共三十二頁，2022年，8月28日1．各級(jí)秘書工作機(jī)構(gòu)

（1）中央機(jī)關(guān)的秘書機(jī)構(gòu)（2）省、市、縣級(jí)的秘書機(jī)構(gòu)（3）基層單位的秘書部門

2．各類秘書工作機(jī)構(gòu)（1）人民解放軍的秘書工作機(jī)構(gòu)（2）企事業(yè)單位的秘書機(jī)構(gòu)（3）民主黨派和人民團(tuán)體的秘書工作機(jī)構(gòu)3．臨時(shí)秘書工作機(jī)構(gòu)

各級(jí)各類秘書部門的設(shè)置第二十八頁，共三十二頁，2022年，8月28日中國2010年上海世博會(huì)組織機(jī)構(gòu)第二十九頁，共三十二頁，2022年，8月28日1、集中式2、分散式秘書機(jī)構(gòu)的布局方式第三十頁，共三十二頁，2022年，8月28日（一）隊(duì)伍建設(shè)

1、保持相對(duì)穩(wěn)定2、提高綜合素質(zhì)3、優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)4、組建和管理秘書團(tuán)隊(duì)年齡結(jié)構(gòu)智能結(jié)構(gòu)非智力因素情緒智商優(yōu)秀的秘書團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)具備的要素1、共同的目標(biāo)2、互相合作，彼此認(rèn)同3、責(zé)任心4、學(xué)習(xí)精神五、秘書機(jī)構(gòu)的建設(shè)（二）制度建設(shè)

1、秘書工作制度2、管理制度：秘書的錄用、考核、獎(jiǎng)勵(lì)、升降、培訓(xùn)、交流等制度；工作責(zé)任制；目標(biāo)管理制度。

第三十一頁，共三十二頁，2022年，8月28日

你怎樣看待這兩個(gè)人的做法？

某外企的兩個(gè)部門秘書同時(shí)去找總經(jīng)理裁斷，這兩個(gè)秘書一個(gè)擬寫文書，另一個(gè)制作和發(fā)文。為