公文管理中的錯(cuò)誤

公文管理中的錯(cuò)誤公文管理，是指單位內(nèi)部以安全保密和充分發(fā)揮公文效用為目的，在公文運(yùn)轉(zhuǎn)各個(gè)環(huán)節(jié)中開展的規(guī)劃、組織、控制、監(jiān)督、整理、保管等職能活動(dòng)。它包括管理機(jī)構(gòu)、管理人員、管理制度等一整套完整的管理體制。

公文管理主要是對(duì)單位而言，它貫穿于公文處理工作的全過程，是公文寫作的外部環(huán)境，是保障公文寫作工作正常開展的重要基礎(chǔ)。

一方面，單位要設(shè)立專門的公文管理機(jī)構(gòu)，配置保密、機(jī)要、文印、審核、校對(duì)、檔案等工作人員，制定一系列相應(yīng)的工作流程和工作制度，加強(qiáng)公文的規(guī)范化管理。

另一方面，公文寫作過程中的具體承擔(dān)人員，要嚴(yán)格執(zhí)行工作程序和規(guī)章制度，按照規(guī)范化的要求開展公文寫作工作。各單位對(duì)公文的管理，要按照中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

1.內(nèi)部管理混亂

案例

某單位，日常對(duì)外發(fā)文，主要由各承辦處室根據(jù)各自業(yè)務(wù)工作自己擬寫文稿、送分管領(lǐng)導(dǎo)簽批，重要文稿送主要領(lǐng)導(dǎo)簽批，自行打印出正式文稿后，送單位辦公室統(tǒng)一登記蓋章，然后由各處室自己送至相關(guān)受文單位。

該單位在收到外來文件時(shí)，將上級(jí)單位、平級(jí)單位發(fā)來的“會(huì)議類”、“活動(dòng)類”以及一些涉及面單一的文件交由辦公室甲同志登記處理，將上級(jí)單位、平級(jí)單位發(fā)來的其他類型的文件交由辦公室乙同志登記處理，將直屬單位上報(bào)的文件交對(duì)口處室登記處理。

在對(duì)外來文件的辦理過程中，有的文件由辦公室甲同志填寫“文件處理單”，提出擬辦意見，交辦公室主任簽字；有的文件直接由辦公室主任提出擬辦意見。辦公室將提出擬辦意見的文件送分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)簽字，在主要領(lǐng)導(dǎo)簽批了明確辦理意見后，具體承辦處室又在領(lǐng)導(dǎo)簽批的意見下面層層簽寫相關(guān)辦理意見，處長(zhǎng)簽給副處長(zhǎng)、副處長(zhǎng)簽給科長(zhǎng)、科長(zhǎng)簽給科員。

問題分析

案例反映的是單位內(nèi)部對(duì)公文管理不規(guī)范的問題。主要問題有三個(gè)方面：

（1）該單位沒有專門的公文處理機(jī)構(gòu)，沒有專門的公文印制機(jī)構(gòu)，公文由各處室自己打印。

（2）該單位沒有規(guī)范的公文管理制度。發(fā)文辦理和收文辦理的程序環(huán)節(jié)不完整、順序不對(duì)。發(fā)文處理過程中，沒有履行復(fù)核、登記、校對(duì)、核發(fā)等程序。

（3）該單位在公文管理中違背基本的工作原則。

一是違背了統(tǒng)一歸口的原則，由多人分頭負(fù)責(zé)外來文件的處理；二是違背了以主要領(lǐng)導(dǎo)簽批意見為準(zhǔn)的原則，在主要領(lǐng)導(dǎo)簽批意見后，具體落實(shí)人員又層層簽意見。

正確做法

（1）在發(fā)文處理中，各處室起草完文稿后，經(jīng)處室負(fù)責(zé)人及機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，應(yīng)送專門部門復(fù)核（一般是辦公室負(fù)責(zé)復(fù)核），復(fù)核后到專門部門登記編號(hào)（一般是辦公室負(fù)責(zé)登記編號(hào)），登記后送統(tǒng)一的機(jī)構(gòu)印制（單位內(nèi)部要設(shè)立文印室負(fù)責(zé)統(tǒng)一印制公文），正式印制前要打印清樣由專人進(jìn)行校對(duì)，校對(duì)無誤后按規(guī)定份數(shù)印制，印制完成后送專門部門蓋章（一般是辦公室負(fù)責(zé)蓋章），蓋章后的正式公文留兩份和有領(lǐng)導(dǎo)簽批的原稿一起歸檔，其余的按規(guī)定途徑核發(fā)。

即整個(gè)流程為：起草文稿—處室負(fù)責(zé)人及機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字—專門部門復(fù)核—專門部門登記編號(hào)—文印室印制（印制過程中要校對(duì)，可由起草者自己校對(duì)，也可以由辦公室專人校對(duì)）—辦公室蓋章—?dú)w檔、核發(fā)。

（2）在收文處理中，所有的外來文件一般統(tǒng)一交由一位同志負(fù)責(zé)簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦，需要答復(fù)的公文由相關(guān)人員負(fù)責(zé)起草，按照發(fā)文處理的流程辦理。有條件的單位，可以將簽收、登記、初審指定一人負(fù)責(zé)，將承辦、傳閱、催辦指定另一人負(fù)責(zé)，由兩人配合完成整個(gè)收文辦理流程。

即整個(gè)流程為：簽收（主要是與送文方進(jìn)行交接，以示收到）—登記（主要登記來文單位、標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、緊急程度、成文日期、收文日期等）—初審（主要是對(duì)公文內(nèi)容、格式進(jìn)行審核，決定是否接受辦理）—承辦（主要是對(duì)閱知性公文提出合理的分送范圍，對(duì)批辦性公文提出合理的擬辦意見）—傳閱（主要是根據(jù)特定的順序?qū)⒐乃蛡鏖唽?duì)象閱批）—催辦（主要是對(duì)公文的辦理進(jìn)展情況進(jìn)行督促）。

（3）在主要領(lǐng)導(dǎo)簽批意見以后，其他人員不要再在上面簽寫意見，具體承辦處室只需要按照領(lǐng)導(dǎo)的意見去落實(shí)就行了。

在公文管理的整個(gè)流程中要盡量把握三個(gè)原則：

一是統(tǒng)一實(shí)施。要設(shè)置專門的部門，指定專門的人員，統(tǒng)一負(fù)責(zé)相關(guān)工作。二是一辦到底。在發(fā)文辦理中，起草文稿的人員要負(fù)責(zé)整個(gè)流程中文稿的傳遞，一般情況下不要中途轉(zhuǎn)交給其他人。在收文辦理中，簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦一般也由一人一辦到底，便于全面掌握公文的去向和進(jìn)度。三是明確責(zé)任。誰起草誰負(fù)責(zé)，誰審核誰負(fù)責(zé)，誰簽字誰負(fù)責(zé)。

2.不按規(guī)定辦理

案例

小王在某縣級(jí)單位工作，春節(jié)即將來臨，科室領(lǐng)導(dǎo)讓他就做好春節(jié)期間的有關(guān)工作，向所轄單位下發(fā)一個(gè)通知。小王接到任務(wù)后，迅速起草了一份《關(guān)于做好春節(jié)期間有關(guān)工作的通知》，并依次呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批。由于通知內(nèi)容不長(zhǎng)，用紙不多，小王就直接在自己電腦上打印出來，然后到辦公室蓋了章。他當(dāng)時(shí)手頭的事情比較多，就把做好的文件交給了單位的保安，讓保安幫忙到附近的郵局寄發(fā)。

問題分析

案例反映的是，單位在公文處理方面有制度、有規(guī)定，但工作人員沒有履行。一是沒有到文印室統(tǒng)一印制公文；二是將印制好的公文交由非工作人員發(fā)送。

正確做法

按照“依法治國(guó)”的方針，單位要依法行政，工作人員要依法、依規(guī)辦事。平時(shí)的工作中會(huì)遇到各種情況，但不管是簡(jiǎn)單，還是復(fù)雜，不管是輕松，還是忙碌，都應(yīng)該遵守規(guī)章制度。在遵守規(guī)章制度的前提下，創(chuàng)新工作方法，提高工作效率。

在此案例中，小王應(yīng)該到單位文印室印制公文，并通過單位規(guī)定途徑發(fā)送公文。如自己到郵局寄送、自己直接將公文送到受文單位、委托單位機(jī)要員發(fā)送、通過政府公文交換站發(fā)送，等等。

3.隨意擴(kuò)大傳達(dá)范圍

案例

某市政府收到省政府關(guān)于抓好當(dāng)前一段時(shí)期內(nèi)安全工作的通知，該通知明確注明“此件發(fā)至地市級(jí)”。市政府為了便于傳達(dá)貫徹通知精神，直接將通知復(fù)印轉(zhuǎn)發(fā)到市直單位和縣市區(qū)政府。

問題分析

公文的印發(fā)傳達(dá)范圍，應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行，需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。

案例中，市政府沒有向省政府請(qǐng)示，私自擴(kuò)大公文的傳達(dá)范圍，這種做法是違規(guī)的。

正確做法

（1）市政府如果要將文件原文復(fù)印轉(zhuǎn)發(fā)，則必須向省政府請(qǐng)示，省政府批示同意后，方能實(shí)施。

（2）市政府可以重新擬文，按照省政府文件精神，站在市政府的角度，對(duì)市直單位和縣市區(qū)政府提出貫徹省政府文件精神的具體意見和要求。

4.隨意確定秘密等級(jí)

案例

（1）某單位印制本系統(tǒng)“通訊錄”，在“通訊錄”的封面上標(biāo)注“秘密”字樣。

（2）某單位組織召開年度總結(jié)大會(huì)，會(huì)議工作組將領(lǐng)導(dǎo)講話、典型單位發(fā)言、下一年度工作要點(diǎn)、表彰通報(bào)等會(huì)議材料匯編成冊(cè)，并在封面注明“秘密”字樣。

問題分析

根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，凡不能公開發(fā)表的涉及黨與國(guó)家秘密的文件、檔案、電報(bào)、圖表、資料、圖書、刊物、照片、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)、擬制文件過程中形成的草稿和清樣、復(fù)印廢頁、印刷余份等，都屬秘密文件的管理范圍。秘密文件根據(jù)秘密程度的高低劃為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)。

案例（1）中的本系統(tǒng)“通訊錄”是日常工作中的聯(lián)系方式，案例（2）中的領(lǐng)導(dǎo)講話、典型單位發(fā)言、下一年度工作要點(diǎn)、表彰通報(bào)等，屬于業(yè)務(wù)工作層面的材料，如果該單位不是負(fù)責(zé)國(guó)家安全保密工作的特殊單位，那么這些材料就不是“秘密”。將不是秘密的材料定為“秘密”的做法是錯(cuò)誤的。

正確做法

如果該單位是負(fù)責(zé)國(guó)家安全保密工作的特殊單位，根據(jù)材料內(nèi)容可以將其定為“秘密”。如果是一般單位，則不要在上面標(biāo)注“秘密”字樣，如果這些材料確實(shí)不能對(duì)外公布，可作為“內(nèi)部材料”，不劃密級(jí)，但注意保存，不經(jīng)主管部門許可，不對(duì)外泄露。

5.不按規(guī)定管理秘密文件

案例

某單位召開工作會(huì)議，將一份標(biāo)注“秘密”的文件作為會(huì)議材料放在文件袋里發(fā)給參會(huì)人員。小王參加完會(huì)議后，將會(huì)議材料放在自己辦公室保存。

問題分析

案例反映了兩個(gè)問題，一是該單位將“秘密”文件直接放在文件袋里發(fā)給參會(huì)人員的做法是錯(cuò)誤的；二是小王將從會(huì)議上帶回的“秘密”文件自行保管的做法是錯(cuò)誤的。

正確做法

（1）該單位應(yīng)該將“秘密”文件當(dāng)面發(fā)給參會(huì)人員，并讓他們簽字登記，特別重要的文件會(huì)議結(jié)束后要回收。

（2）小王作為參會(huì)人員，應(yīng)該將參加會(huì)議帶回的“秘密”文件，及時(shí)交給單位文件管理人員，個(gè)人不得保存。

6.擬定為密級(jí)的公文在正式印發(fā)前公開

案例

小王在某單位從事文字工作，經(jīng)常參與高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話稿的起草。一次，單位組織召開全局性會(huì)議，小王參與了領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議講話稿的起草工作，按照慣例領(lǐng)導(dǎo)的講話內(nèi)容會(huì)在會(huì)后以正式公文印發(fā)，并且會(huì)確定為“秘密”級(jí)。會(huì)議結(jié)束后，小王在另外一個(gè)單位工作的同學(xué)找到他，說他們單位領(lǐng)導(dǎo)想在第一時(shí)間傳達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話精神，讓小王幫忙把領(lǐng)導(dǎo)的講話稿提前給他。出于情面，小王把尚未正式印發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)講話稿的電子版拷貝了一份給他的同學(xué)。

問題分析

公文確定密級(jí)前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級(jí)先行采取保密措施。

既然小王清楚地知道，此次會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的講話內(nèi)容會(huì)被確定為“秘密”級(jí)，那么他就應(yīng)該按照“秘密”級(jí)公文的保密措施進(jìn)行保管，不能私自轉(zhuǎn)交給他人。

正確做法

小王應(yīng)該堅(jiān)持原則，按照“秘密”級(jí)公文的保密措施管理手中領(lǐng)導(dǎo)講話稿的電子文檔，向同學(xué)做好解釋說明工作。

相關(guān)鏈接

黨和國(guó)家的秘密，大部分包含在各種文件中，保證秘密文件的安全，是保守黨和國(guó)家秘密的重要內(nèi)容。

由于管理不善而造成的泄密事件時(shí)有發(fā)生，分析這些事件發(fā)生的原因，有的是工作人員保密意識(shí)差，認(rèn)識(shí)不到位；有的是制度不健全，管理不到位；有的是知識(shí)跟不上，學(xué)習(xí)不到位；有的是工作不落實(shí)，監(jiān)管不到位。

《中華人民共和國(guó)保密法》對(duì)涉密文件的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、保存和銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，都有相關(guān)的規(guī)定。從事公文管理的工作人員更應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)，從自身做起，保守黨和國(guó)家秘密，保證不泄密。

7.隨意銷毀公文

案例

某單位從舊辦公樓搬遷到新辦公樓，在搬遷過程中，留下了大量的“廢舊”文件、報(bào)紙、刊物和在日常工作中產(chǎn)生的有文字的廢紙。為了簡(jiǎn)單了事，工作人員將這些沒有用的紙質(zhì)物品集中起來，在舊辦公樓門口進(jìn)行了焚燒。

問題分析

不具備歸檔和保存價(jià)值的公文，經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷毀。

但是，該單位沒有向有關(guān)部門請(qǐng)示，私自銷毀公文的做法是錯(cuò)誤的。

正確做法

該單位應(yīng)該對(duì)這些“廢舊”的文件進(jìn)行檢查，把有歸檔和保存價(jià)值的文件收集起來，整理歸檔；將沒有歸檔和保存價(jià)值的文件集中起來，送機(jī)要保密部門統(tǒng)一銷毀，或者向機(jī)要保密部門請(qǐng)示，獲得批準(zhǔn)后自行銷毀。

8.私自保存公文

案例

根據(jù)組織部門安排，小王被派到上級(jí)部門掛職。掛職期滿后，小王將平時(shí)手里保存的文件挑選了一部分，帶回了原單位，方便今后工作使用。

問題分析

（1）在日常工作中，公文處理完成以后，要及時(shí)歸檔。小王把處理完的公文放在自己手里保存的做法是錯(cuò)誤的。

（2）工作人員離崗離職時(shí)，所在部門應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。小王沒有主動(dòng)移交，而是將部分公文帶走，這種做法是錯(cuò)誤的。

正確做法

小王在掛職期間的工作中，公文處理完成以后，要及時(shí)將公文交單位檔案室歸檔；在掛職期滿返回原單位時(shí)，要主動(dòng)對(duì)手里的公文進(jìn)行清理，已經(jīng)處理完成的公文要?dú)w檔，尚在處理之中的公文要移交給接手的同志。

對(duì)不涉密的、符合小王所在單位傳達(dá)范圍的公文，小王可以復(fù)印并在掛職單位檔案室登記，將復(fù)印件帶回原單位供工作使用。

9.私自拷貝公文

案例

小王大學(xué)畢業(yè)剛到機(jī)關(guān)，工作十分積極主動(dòng)，為了盡快提高公文寫作水平，他私下找到單位文印室的文印員，從文印員的電腦里，把最近幾年來單位印發(fā)的各種公文一股腦地拷貝了一份，全部放在自己的辦公電腦里面，方便在日常工作中學(xué)習(xí)借鑒。一天，機(jī)要保密部門來單位檢查，通過專門的查找軟件，從小王的辦公電腦里面查出了一份標(biāo)有“秘密”字樣的公文。為此，整個(gè)單位受到了處罰，并被要求進(jìn)行整改。

問題分析

（1）文印室是單位集中統(tǒng)一印制公文的地方，文印員應(yīng)該承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任，不能私自將保存的公文電子版拷貝給其他人。

（2）不管是紙質(zhì)公文還是電子公文，都應(yīng)當(dāng)集中統(tǒng)一管理，小王不是管理人員，不能私自拷貝并保存電子公文。

（3）對(duì)于涉密的電子公文，更應(yīng)該按照相應(yīng)的保密規(guī)定進(jìn)行管理。

正確做法

“文印室”是一個(gè)單位機(jī)要保密的要害部門，是機(jī)要保密工作的重中之重，要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

小王想學(xué)習(xí)借鑒以往公文的寫作方法，可以從其他渠道收集資料，如：從單位門戶網(wǎng)站上下載，從單位檔案室查閱、借用，等等，但不能從單位文印室的專用電腦上拷貝。

10.缺乏檔案意識(shí)

案例

某單位，一年到頭，工作抓得非常緊，干部職工經(jīng)常加班加點(diǎn)，工作有聲有色，成績(jī)亮點(diǎn)紛呈，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也多次表示非常滿意。但是，到年底相關(guān)單位來進(jìn)行年度目標(biāo)責(zé)任考核的時(shí)候，對(duì)照考核內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，該單位有很多工作卻交不上“賬”來，考核小組無法對(duì)這些工作進(jìn)行量化打分，最終，該單位沒有被評(píng)上“年度目標(biāo)責(zé)任考核優(yōu)秀單位”。