談提升檔案管理有效性策略-檔案管理論文

3/3談提升檔案管理有效性策略-檔案管理論文

一、檔案管理的主要內容

傳統(tǒng)的檔案管理工作，主要就是對相關信息資源的接收、采集以及保存等工作，并且通過相應的檔案管理工作來提供附加的資源服務等。在新時期下，我們所提倡的是檔案管理信息化，也就是有效借助信息技術來不斷提升檔案管理的有效性。通過強化信息資源的分享過程，并且提升相關過程中的工作效率。新時期下，檔案管理工作主要就是從傳統(tǒng)的保管為主，到現(xiàn)代的分享、數(shù)字化管理為主的轉變。因此要想更好地做好互聯(lián)網(wǎng)時代下的檔案管理工作，不僅需要具備更新的理念，還應該對于檔案管理工作的內涵予以深入了解。

二、當下檔案管理存在的問題

在當下檔案管理工作的開展中，其中的檔案資源的保管有很多種形式，比如文字、聲音、圖像等內容，但是對著相關的檔案資源以各種形式體現(xiàn)卻沒有詳細的規(guī)定。因為檔案本身其存在較多的文字資料，如果缺乏統(tǒng)一的標準也會使得相關工作的開展較為混亂。同時對于檔案管理來說，信息化建設不僅僅是使用電腦進行辦公，更是通過信息技術來實現(xiàn)自動化檔案管理等工作。而要想實現(xiàn)真正的信息自動化，就應該借助相應的管理程序，但是實際的檔案管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的系統(tǒng)以及軟件，并且相關的系統(tǒng)也只有簡單的檔案歸類、查詢等工作無法適應檔案的實際使用。很多行業(yè)都與之進行融合來提升行業(yè)生產(chǎn)力，網(wǎng)絡資源的共享已經(jīng)成為當前發(fā)展的一種主要趨勢，但是很多企業(yè)的檔案管理工作自身的革新卻相當緩慢，沒有形成真正意義上的共享，也僅僅是在檔案管理室的電腦中，這也在很大程度上降低了檔案資源的價值。檔案管理要始終結合當下的先進科學技術來開展，而人才是其中支撐性的因素，而實際的狀況是不容樂觀的，因此當下應當針對檔案管理人才缺失等問題予以具體的解決策略。

三、提升檔案管理有效性策略

（一）完善檔案管理制度

對于提升檔案管理科學化水平來說，制度體系是最為根本性的保障，因此首先應當在宏觀的角度來針對檔案管理的立法等規(guī)章制度予以完善，能夠實現(xiàn)整個檔案管理工作的規(guī)范化，并且能夠在當下制定更為嚴格的約束體系。從微觀的角度來說，需要各個單位能夠從根本上對檔案管理工作予以重視，因為其對于單位的發(fā)展是至關重要的，雖然其很多時候不能夠直接創(chuàng)造經(jīng)濟價值，但是應該認識到其內涵價值，要能夠將檔案管理工作與相關部門的建設相結合，比如建立更為嚴格的業(yè)務考核制度、表彰獎勵、責任追究制度等來提升相關工作人員的積極性。能夠從根本上完善檔案管理的輸入與輸出相關工作。

（二）提升檔案管理人員素養(yǎng)

在新的形勢下，要能夠使用更加先進的技術來對檔案管理工作的開展予以支持，當前對于檔案管理的也提出了分工更加專業(yè)的需求，因此新的條件下對于工作人員也提出了更多的挑戰(zhàn)。檔案管理人員要能夠緊跟時代的發(fā)展而不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，不僅需要其擁有檔案方面的專業(yè)知識，還需要通過理論結合實踐，掌握信息技術等內容，自身也應該具備更強的專業(yè)情感以及責任意識，在工作的過程中能夠更有效地提升自身的價值。此外對于單位來說，也應該針對檔案管理人員進行組織培訓，加強其對于專業(yè)內容的學習與強化，在內部建設一支具有更強的自我學習能力的隊伍。

（三）實現(xiàn)檔案管理信息化建設

首先應該爭取在政策方面的支持，因為要明確檔案信息化本身就是一個一本萬利的項目，雖然對于初期的建設來說，需要較大的資金和人力進行投入，但是其在完成之后，能夠有效的提升檔案管理工作的效率。對于任何工作來說，理念都是行動的先導，只有樹立更加先進的理念才能將之作為行動的引導，要能夠重視開展相關工作的重要性，并且將理念傳達到相關領域的各個階層。進而方便對于整個工作進行統(tǒng)一的協(xié)調管理。檔案管理信息化建設需要有一套標準作為規(guī)范，就像日常的工作一樣，需要具備相應的制度予以監(jiān)督實施。因此需要建設以及完善相??的標準管理規(guī)范，對于單位以及企業(yè)來說，應該在充分調研的基礎上，根據(jù)現(xiàn)有的規(guī)范，并且根據(jù)當下檔案管理信息化的標準予以完善和實施，或者是形成一個準體系，促進我國形成更加完善的標準。檔案管理還需要具備資源作為支撐，對于當前社會的快速發(fā)展來說，檔案資源可以說是非常重要的戰(zhàn)略性資源，因此要能夠針對其中的資源予以建設，比如建設對各個企業(yè)、單位相對接的檔案管理庫，通過完善當下的檔案館來實現(xiàn)檔案資源信息庫的統(tǒng)一。

四、結束語

當前隨著社會的發(fā)展，影響到檔案管理工作中的因素也越來越多。當下要能夠緊緊抓住信息技術快速發(fā)展為檔案管理工作帶來的優(yōu)勢，同時也應該針對傳統(tǒng)的檔案管理工作