供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)審核技巧

目錄一、首次會(huì)議和結(jié)束會(huì)議的準(zhǔn)備二、現(xiàn)場(chǎng)檢查三、提問(wèn)技巧四、審核過(guò)程的控制第一頁(yè)，共29頁(yè)。一、首次會(huì)議和結(jié)束會(huì)議的準(zhǔn)備：第二頁(yè)，共29頁(yè)。

1.1、首次會(huì)議

目的在于：A向供應(yīng)商代表介紹審核組成員B確認(rèn)審核的范圍、目的、計(jì)劃安排、審核進(jìn)度C在審核組和供應(yīng)商代表之間建立正式的聯(lián)絡(luò)渠道（陪同人員）D促進(jìn)供應(yīng)商代表積極參與由審核組長(zhǎng)主持以上任務(wù)的完成，為審核順利進(jìn)行作基礎(chǔ)第三頁(yè)，共29頁(yè)。1.2、結(jié)束會(huì)議

目的在于：A現(xiàn)場(chǎng)審核的總結(jié)，確認(rèn)審核發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題點(diǎn)B報(bào)告審核結(jié)果，宣布審核結(jié)論C提出糾正和預(yù)防措施要求和后續(xù)的整改回復(fù)由審核組長(zhǎng)主持以上任務(wù)的完成，強(qiáng)化審核結(jié)果第四頁(yè)，共29頁(yè)。二、現(xiàn)場(chǎng)檢查第五頁(yè)，共29頁(yè)。

2.1現(xiàn)場(chǎng)檢查：是根據(jù)QSA、QPA審核表按審核計(jì)劃的日程安排，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)觀察、查閱文件和有關(guān)記錄、與供應(yīng)商人員的交談和提問(wèn)，必要時(shí)經(jīng)實(shí)際測(cè)定等調(diào)查方法，抽取一定的樣本，查證發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和獲取客觀證據(jù)，以確定相關(guān)條款的符合性、判定最終審核結(jié)論。審核的基本方法是抽樣檢查，但如何抽取樣本，查證記錄、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和獲取客觀證據(jù)，則必須掌握審核的技巧和方法。審核的方式大致可以分為以下4種：第六頁(yè)，共29頁(yè)。A按部門審核

是以部門為中心進(jìn)行審核，根據(jù)審核的要求以受審核部門有關(guān)的內(nèi)容條款為主線進(jìn)行審核。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是審核效率高，但要求審核員對(duì)審核的條款很清楚，同時(shí)充分了解受審部門的職責(zé)。按部門審核策略按部門安排審核計(jì)劃；針對(duì)部門職能所涉及到的活動(dòng)進(jìn)行審核；按部門審核時(shí)，應(yīng)審核部門職能涉及的各要素的要求。第七頁(yè)，共29頁(yè)。B按活動(dòng)審核

是以活動(dòng)為中心進(jìn)行審核，一個(gè)活動(dòng)往往涉及多個(gè)部門，審核時(shí)要覆蓋涉及的有關(guān)部門，但應(yīng)以主要的業(yè)務(wù)職能部門為主。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是目標(biāo)集中，易體現(xiàn)與審核的符合性，但要求審核員注意掌控，主抓主要職能部門。選擇面談的對(duì)象選擇合適的人--節(jié)省時(shí)間；明確面談的目的--找面談對(duì)象；找相對(duì)較為新的員工面談--培訓(xùn)程度；找老員工面談--適應(yīng)程度；避免受部門的引導(dǎo)來(lái)確定面談對(duì)象。第八頁(yè)，共29頁(yè)。C順向追蹤

按照質(zhì)量管理體系運(yùn)作的先后順序進(jìn)行審核。優(yōu)點(diǎn)是可系統(tǒng)了解體系運(yùn)行的整個(gè)過(guò)程，可觀察查證接口協(xié)調(diào)情況，要求審核員對(duì)體系的運(yùn)行有整體的了解。例：從訂單評(píng)審開(kāi)始到產(chǎn)品的交付；從文件管理部門查到具體文件的有效性；從不合格產(chǎn)生，查到糾正措施。從文件內(nèi)容查到實(shí)施情況（可以事先準(zhǔn)備好公司與供應(yīng)商合作的具體訂單信息）。第九頁(yè)，共29頁(yè)。D逆向追溯

按照質(zhì)量體系運(yùn)行的反方向進(jìn)行審核，如從實(shí)施情況查到文件從交付查到訂單，從形成的結(jié)果到影響質(zhì)量的因素。優(yōu)點(diǎn)是從結(jié)果查起針對(duì)性強(qiáng)，易發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。例：從幾件計(jì)量檢測(cè)設(shè)備查到計(jì)量檢測(cè)設(shè)備的管理；從幾種原材料的標(biāo)識(shí)查到進(jìn)貨檢驗(yàn)與試驗(yàn)及采購(gòu)控制；從設(shè)計(jì)輸出查到設(shè)計(jì)輸入。第十頁(yè)，共29頁(yè)。2.2現(xiàn)場(chǎng)檢查要注意調(diào)查取證的方法，以便收集較多信息，獲取可信的客觀證據(jù)。

歸納為“問(wèn)、聽(tīng)、看、記”：

A問(wèn)：要善于提問(wèn)，以檢查表為主線，抓住主題，適當(dāng)延伸B聽(tīng)：要注意傾聽(tīng)，觀察對(duì)方的態(tài)度、表情及反應(yīng)，并適當(dāng)引導(dǎo)C看：要仔細(xì)觀察，注意現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境、設(shè)備、產(chǎn)品和標(biāo)記，查看有關(guān)文件和記錄，通過(guò)測(cè)量、討論和其他手段獲取客觀真實(shí)信息D記：要作好記錄，“口問(wèn)手寫”，對(duì)調(diào)查獲取的信息、證據(jù)作好記錄，包括問(wèn)題發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事實(shí)描述、憑證材料、涉及文件記錄等，以做判斷的依據(jù)。第十一頁(yè)，共29頁(yè)。三、提問(wèn)技巧第十二頁(yè)，共29頁(yè)。3.1提問(wèn)的目的：解釋你的需求，引導(dǎo)受審核方--講明提問(wèn)的原因--不要命令對(duì)方例如：可以說(shuō)“我可以看幾份最近完成的設(shè)計(jì)評(píng)審記錄嗎？不可以說(shuō)："把設(shè)計(jì)評(píng)審的記錄給我看。"--不采取投機(jī)取巧的方法獲得信息--引導(dǎo)受審核方給你想要的信息例如：可以說(shuō)："您是怎樣處理不合格材料？"重復(fù)這句話如："對(duì)那些不能滿足要求的物料您是怎樣處理的？"還可以說(shuō)："讓我們從您發(fā)現(xiàn)分供方提供的是不可接收的產(chǎn)品開(kāi)始吧。第十三頁(yè)，共29頁(yè)。3.2提問(wèn)注意事項(xiàng)--目的要明確，表達(dá)要準(zhǔn)確--應(yīng)考慮被問(wèn)者的背景--注意被問(wèn)者的神態(tài)表情，適時(shí)地表達(dá)好意，減輕對(duì)方的思想壓力--努力理解被問(wèn)者的回答，不能講有情緒的話。第十四頁(yè)，共29頁(yè)。3.3.1開(kāi)放型提問(wèn)得到廣泛的回答為目的

例如："為什么你僅做一次設(shè)計(jì)評(píng)審？""這些評(píng)審都是什么時(shí)候進(jìn)行的？""怎樣控制評(píng)審過(guò)程？"誰(shuí)參加設(shè)計(jì)評(píng)審？""這些評(píng)審的記錄保存在哪里？"第十五頁(yè)，共29頁(yè)。3.3.2封閉型提問(wèn)得到肯定或否定的回答為目的一般情況下不用例如："你們有一個(gè)不合格品控制程序嗎？""是的。""這個(gè)程序是經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的嗎？""是的。""這個(gè)程序包括軟件嗎？""不包括。"確認(rèn)理解時(shí)有用例如："那個(gè)唯一被記錄的顧客投訴是顧客寫信寄來(lái)的，對(duì)嗎？""是。""那件服務(wù)工程師直接受理的顧客口頭投訴尚未根據(jù)顧客投訴程序進(jìn)行處理，對(duì)嗎？""對(duì)。""你們的顧客投訴程序沒(méi)有將口頭投訴與書面投訴區(qū)別開(kāi)，對(duì)嗎？""是的，我也認(rèn)為它規(guī)定得不清楚。"第十六頁(yè)，共29頁(yè)。3.3.3情緒性提問(wèn)對(duì)某一方法正在表現(xiàn)一種偏見(jiàn)不要使用例如："你不使用紅色返工標(biāo)簽嗎？""你必須使用一個(gè)記錄索引表嗎？""為什么不在這份文件上蓋"非受控"章呢？"第十七頁(yè)，共29頁(yè)。3.3.4欺騙性提問(wèn)讓人鉆入給定答案的提問(wèn)，如果進(jìn)一步闡明則不會(huì)答錯(cuò)不要使用例如："你們什么時(shí)候才不再放行不合格品？"不正確地暗示他們有放行不合格品的習(xí)慣。""你們的程序里規(guī)定所有文件都需經(jīng)理簽字，那么為什么這些國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)上沒(méi)有經(jīng)理的簽字呢？"不正確暗示程序適用于外來(lái)文件。"我注意到在試驗(yàn)室墻上你們掛有一個(gè)時(shí)鐘，它的校正標(biāo)簽在哪里。"不正確暗示時(shí)鐘是用于測(cè)試產(chǎn)品的測(cè)量設(shè)備。第十八頁(yè)，共29頁(yè)。3.3.5引導(dǎo)性提問(wèn)包含假設(shè)的引導(dǎo)性提問(wèn)不用使用例如："我想你在這些文件被發(fā)放前審查過(guò)它們？""我猜想你在管理評(píng)審會(huì)議之前發(fā)出過(guò)一份管理評(píng)審的日程表？""我想所有的采購(gòu)訂單中都包含了要增加預(yù)選資格的內(nèi)容。"第十九頁(yè)，共29頁(yè)。3.3.6假設(shè)性問(wèn)題包含假設(shè)的提問(wèn)在所檢查的資料中沒(méi)有證據(jù)顯示活動(dòng)處于受控狀態(tài)時(shí)使用例如："如果設(shè)計(jì)評(píng)審的結(jié)果表明設(shè)計(jì)必須更改，那么這種更改是怎樣進(jìn)行的？""如果客戶打電話來(lái)修改合同并要求你立即執(zhí)行，怎么辦？""如果供應(yīng)商沒(méi)有隨貨發(fā)來(lái)裝箱文件，怎么辦？"第二十頁(yè)，共29頁(yè)。3.3.7系統(tǒng)性提問(wèn)問(wèn)很多共同的提問(wèn)跟蹤審核線索時(shí)用例如："下一步怎么做啦？"."好的，你發(fā)出了設(shè)計(jì)評(píng)審計(jì)劃，哪么下一步怎么做呢？"第二十一頁(yè)，共29頁(yè)。3.3.8復(fù)合型提問(wèn)很多問(wèn)題集中在一起的提問(wèn)避免使用例如："哪些產(chǎn)品是返工的，檢查的記錄在哪里，對(duì)于哪些通過(guò)檢驗(yàn)的產(chǎn)品又怎么辦呢？""請(qǐng)解釋一下這種資格的意義，并讓我看一下這名員工的培訓(xùn)記錄，他的工作職責(zé)范圍及能力要求是什么。"第二十二頁(yè)，共29頁(yè)。3.3.9哪些不該問(wèn)

例如："你有什么資格做這項(xiàng)工作？"應(yīng)說(shuō)："做這一項(xiàng)工作的人需要什么樣的資格？“"做這個(gè)工作之前你進(jìn)行了哪些培訓(xùn)？"應(yīng)說(shuō)："你怎樣學(xué)做這項(xiàng)工作的?！?什么是質(zhì)量方針？"應(yīng)說(shuō)："質(zhì)量方針怎樣影響你的工作?！?為什么這臺(tái)設(shè)備沒(méi)有校正呢？"應(yīng)說(shuō)："這臺(tái)設(shè)備用來(lái)做什么的？"第二十三頁(yè)，共29頁(yè)。3.4審核技巧之記筆記.要求--準(zhǔn)確、清楚、全面、易懂、便于查詢.內(nèi)容表明符合的事實(shí)或可能是不符合的事實(shí)有效運(yùn)作或無(wú)效運(yùn)作的觀察印象深刻的現(xiàn)象、產(chǎn)品、文件、運(yùn)作、條件、態(tài)度等案例．細(xì)節(jié)的記錄產(chǎn)品標(biāo)識(shí)文件設(shè)備區(qū)域及位置下述觀點(diǎn)都是事實(shí)，但不一定都是不符合事項(xiàng)。有些是不符合項(xiàng)，有些是觀察項(xiàng)。第二十四頁(yè)，共29頁(yè)。--程序QA005規(guī)定了年度管理評(píng)審的間隔--98年6月和99年元月的管理評(píng)審記錄沒(méi)有給出糾正措施的建議和評(píng)審的結(jié)論--99年6月進(jìn)行的審核中由質(zhì)量部工程師審核質(zhì)量部--與組織目標(biāo)相應(yīng)的質(zhì)量目標(biāo)沒(méi)有形成文件--5個(gè)PCB組裝車間的3個(gè)檢查員的培訓(xùn)是觀察別人的作法，他們還聲明對(duì)PCB檢查程序QC034不了解--沒(méi)有證據(jù)表明原材料倉(cāng)庫(kù)的貨物收發(fā)和報(bào)廢使用了無(wú)效的票據(jù)--沒(méi)有證據(jù)表明對(duì)序列號(hào)為CC93/001和CC93/002的顧客投訴報(bào)告中關(guān)于PS54783G型電源不良現(xiàn)象已采取糾正措施防止其再發(fā)生--在質(zhì)量手冊(cè)中質(zhì)量方針和程序之間存在著良好的關(guān)聯(lián)關(guān)系。第二十五頁(yè)，共29頁(yè)。四、審核過(guò)程的控制

第二十六頁(yè)，共29頁(yè)。4.1、審核進(jìn)度的控制：

通常情況下，在審核之前應(yīng)按審核成員組成的具體情況進(jìn)行審核分工，作好大致時(shí)間計(jì)劃，在審核過(guò)程中注意審核時(shí)間的合理安排和控制。分組審核的好處：--擴(kuò)大觀察視野--相互佐證--調(diào)整狀態(tài)--時(shí)間提醒--專業(yè)互補(bǔ)第二十七頁(yè)，共29頁(yè)。4.2、審核活動(dòng)的控制：

A樣本策劃的科學(xué)合理性。審核的基本方法是抽樣，一要保證一定的數(shù)量；二要注意分層抽樣；三要適度均衡；四是獨(dú)立抽樣。B辨識(shí)關(guān)鍵過(guò)程，評(píng)定主要因素。特別是做QPA審核時(shí)，要針對(duì)供應(yīng)商提供產(chǎn)品類別辨別其制程的關(guān)鍵點(diǎn)及產(chǎn)品的關(guān)鍵參數(shù)的控制，明確審核的重點(diǎn)。C重視控制結(jié)果。行業(yè)和產(chǎn)業(yè)的不同，各組織的質(zhì)量管理體系各過(guò)程控制形式也各不相同，