秘書學(xué)專業(yè)會(huì)務(wù)組織

現(xiàn)代會(huì)議組織與服務(wù)教師：陳小平第四章現(xiàn)代會(huì)議文書服務(wù)定向目標(biāo)了解會(huì)議名稱與會(huì)議議題學(xué)會(huì)撰寫會(huì)議籌備方案理解會(huì)議議程的安排熟練掌握會(huì)議記錄及會(huì)議通知的寫法

第一節(jié)會(huì)議籌備方案一、什么是會(huì)議籌備方案

會(huì)議籌備方案是開會(huì)前對(duì)會(huì)議準(zhǔn)備T作的總體籌劃，是會(huì)議策劃方案的具體化。二、會(huì)議籌備方案的作用(l)可以確保會(huì)議的周密組織。(2)可以確保會(huì)議的服務(wù)質(zhì)量。(3)可以確保會(huì)議溝通良好。(4)可以確保領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹落實(shí)。

三、會(huì)議籌備方案的結(jié)構(gòu)與寫法（一）標(biāo)題（二）正文

1．會(huì)議名稱

2．會(huì)議的主題和議題3．會(huì)議議程4．會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)5．會(huì)議所需的設(shè)備和工具6．會(huì)議文件7．與會(huì)者的組成8．會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算9．會(huì)議住宿和餐飲安排

1O.會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)

11.附件名稱（三）落款和日期四、會(huì)議籌備方案的形成與使用1.會(huì)議籌備方案是在會(huì)議策劃方案被采用后形成的。2.會(huì)議籌備方案的制定要經(jīng)過一定的程序，一般包括組建籌備委員會(huì)，劃分籌備機(jī)構(gòu)各小組并選舉或指派籌備方案負(fù)責(zé)人，與領(lǐng)導(dǎo)溝通確定籌備方案的各項(xiàng)內(nèi)容。3.會(huì)議籌備方案擬出后要經(jīng)上級(jí)審核批準(zhǔn)，然后才可部署實(shí)施。提醒您：1．會(huì)議籌備方案?jìng)?cè)重于會(huì)議準(zhǔn)備工作的組織與實(shí)施，內(nèi)容不涉及會(huì)議宣傳、營銷等內(nèi)容。2．會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程和經(jīng)費(fèi)等內(nèi)容要寫得詳細(xì)具體。第二節(jié)會(huì)議名稱與會(huì)議議題一、會(huì)議名稱會(huì)議名稱是對(duì)會(huì)議基本信息如主辦者、與會(huì)者、時(shí)間或會(huì)議類型的概括，是構(gòu)成會(huì)議的六大要素之一。

（一）會(huì)議名稱的確定會(huì)議名稱的確定一般采用揭示會(huì)議主題、主辦者、功能、與會(huì)者、范圍、時(shí)間和屆次、地點(diǎn)、方式、種類等特征的方法。

（二）會(huì)議名稱的結(jié)構(gòu)與寫法(l)主辦單位名稱(2)會(huì)議基本倍息(3)會(huì)議種類

二、會(huì)議議題

會(huì)議召開時(shí)，與會(huì)者在一起共同商討的問題就是會(huì)議議題。會(huì)議議題是對(duì)會(huì)議主題的分解，是實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的途徑和方法。會(huì)議議題是構(gòu)成會(huì)議的基本要素，沒有議題的會(huì)議是難以想象的。

（一）會(huì)議議題的確定(l)領(lǐng)導(dǎo)同志批示交辦的或指定有關(guān)部門匯報(bào)的問題；(2)下級(jí)機(jī)關(guān)提請(qǐng)討論的問題；(3)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)指示，需要各部門集體學(xué)習(xí)討論、研究貫徹執(zhí)行的問題。會(huì)議議題確定后要請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。

(二)會(huì)議議題的結(jié)構(gòu)與寫法(l)年會(huì)舉辦的時(shí)間。(2)年會(huì)舉辦的地點(diǎn)（場(chǎng)所）。(3)年會(huì)形式及節(jié)目來源。(4)禮品發(fā)放方式。（三）會(huì)議議題的擬寫要求(l)擬寫會(huì)議議題要表述準(zhǔn)確，語句簡(jiǎn)潔明了。(2)會(huì)議議題要準(zhǔn)確具體地體現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)，為會(huì)議目標(biāo)服務(wù)。每一次會(huì)議都有具體的目標(biāo)，盲目的會(huì)議會(huì)造成人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)。會(huì)議的目標(biāo)有主次輕重之分，會(huì)議的議題必須體現(xiàn)中心目標(biāo)或主要目標(biāo)，不能準(zhǔn)確反映會(huì)議目標(biāo)或者與會(huì)議目標(biāo)無關(guān)的議題會(huì)造成溝通困難，從而影響會(huì)議的質(zhì)量。

三、會(huì)議名稱與會(huì)議議題的形成和使用(l)會(huì)議名稱與會(huì)議議題都形成于會(huì)議籌備階段，是集體討論的結(jié)果，且需領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。(2)二者均為會(huì)議籌備方案的主要內(nèi)容，大型會(huì)議的會(huì)議通知也要寫明會(huì)議名稱和會(huì)議議題。(3)會(huì)議議題主要用來體現(xiàn)會(huì)議內(nèi)容，主持人在會(huì)議升始時(shí)通常要進(jìn)行介紹，以使與會(huì)者心中有數(shù)，做好準(zhǔn)備。第三節(jié)會(huì)議議程與會(huì)議日程一、會(huì)議議程

（一）會(huì)議議程的確定

會(huì)議議程是會(huì)議籌備方案的組成部分，在制定會(huì)議籌備方案時(shí)確定。其主要包括：根據(jù)參加會(huì)議的主要領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議主持人，根據(jù)會(huì)議主題確定會(huì)議議題及討論順序、方式或發(fā)言人及發(fā)言順摩，根據(jù)會(huì)議主題確定領(lǐng)導(dǎo)人講話內(nèi)容及時(shí)間安排。(二)會(huì)議議程的結(jié)構(gòu)與寫法1．標(biāo)題

2．題注3．正文

(l)主持人宣布會(huì)議開始。

(2)討論議題一：××××××。

(3)討論議題二：××××××××。

(4)領(lǐng)導(dǎo)作會(huì)議總結(jié)。

(5)宣布會(huì)議結(jié)束。（三）會(huì)議議程的形成與使用(l)會(huì)議議程的內(nèi)容通常是在會(huì)議籌備方案形成過程中討論確定的，制作成會(huì)議文件后與會(huì)議通知一起在會(huì)前發(fā)至與會(huì)者手中。(2)會(huì)議議程是與會(huì)者及早了解會(huì)議內(nèi)容、做好參會(huì)準(zhǔn)備的依據(jù)，通常在會(huì)前就需及時(shí)拿到，開會(huì)時(shí)要隨身攜帶。(3)主持人在開場(chǎng)時(shí)通常要宣讀會(huì)議議程，如果有更改需要做出說明。（四）會(huì)議議程的寫作要求

(1)會(huì)議議程根據(jù)會(huì)議情況可詳可略。簡(jiǎn)單的會(huì)議議程只是會(huì)議內(nèi)容先后次序的安排，沒有具體時(shí)間。(2)會(huì)期一天以上的會(huì)議議程通常以日為單位，采用表格式，一天一個(gè)表格，把每一天的安排按時(shí)間先后從早到晚詳細(xì)列出。會(huì)議議程表的示例可參見表4-2。二、會(huì)議日程

（一）會(huì)議日程的確定會(huì)議日程是會(huì)議時(shí)間安排的總體方案，要根據(jù)會(huì)議項(xiàng)目的總體安排確定會(huì)議報(bào)到的時(shí)間、地點(diǎn)安排，三餐的時(shí)間、地點(diǎn)安排，會(huì)間休息、娛樂等活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)安排。(二)會(huì)議日程的結(jié)構(gòu)與寫法(1)標(biāo)題：會(huì)議名稱十日程（安排）。(2)正文：通常包括活動(dòng)內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)。提醒您：會(huì)議議程、會(huì)議日程、會(huì)議程序是有區(qū)別的。1．會(huì)議議程是為使會(huì)議順利召開所做的內(nèi)容和程序安排，是會(huì)議需要遵循的程序。它包括兩層含義，一是指會(huì)議的議事程序，二是指列入會(huì)議的各項(xiàng)議題。會(huì)議議程是整個(gè)會(huì)議議題性活動(dòng)順序的總體安排，不包括會(huì)議期間的儀式性、輔助性的活動(dòng)。2．會(huì)議日程是將各項(xiàng)會(huì)議活動(dòng)(包括儀式性、輔助性活動(dòng))落實(shí)到單位時(shí)間，凡會(huì)期滿1天(即兩個(gè)單位時(shí)間)的會(huì)議都應(yīng)當(dāng)制訂會(huì)議日程。3.會(huì)議程序是一次單元性會(huì)議活動(dòng)或單獨(dú)的儀式性活動(dòng)的詳細(xì)順序和步驟。4.在使用上，會(huì)議議程和會(huì)議日程都是有關(guān)會(huì)議的時(shí)間的安排，都是在會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員；但會(huì)議議程只是會(huì)議進(jìn)行中各項(xiàng)內(nèi)容先后順序的安排，會(huì)議日程包括除會(huì)上內(nèi)容外其他如報(bào)到、食宿、娛樂、交通等的時(shí)間安排。會(huì)議議程內(nèi)容通常包括在會(huì)議日程內(nèi)容中，小型會(huì)議可以只有會(huì)議議程而沒有會(huì)議日程。會(huì)議程序只供領(lǐng)導(dǎo)主持會(huì)儀時(shí)參考，不發(fā)給其他與會(huì)者。第四節(jié)會(huì)議通知一、什么是會(huì)議通知會(huì)議通知是會(huì)前文書的一種，是向與會(huì)者傳遞召開會(huì)議信息的載體，是會(huì)議組織者同與會(huì)者會(huì)前溝通的重要渠道。下達(dá)會(huì)議通知的主要目的就是把參加會(huì)議的有關(guān)事項(xiàng)告知與會(huì)者。二、會(huì)議通知的類型(l)按形式分，會(huì)議通知有口頭通知和書面通知，正式會(huì)議一般要發(fā)書面通知。(2)按行為方式分，會(huì)議通知有當(dāng)面通知、電話通知、電子郵件通知、電報(bào)通知、墻報(bào)通知、報(bào)紙通知、廣播通知、電視通知等。(3)按作用分，會(huì)議通知有預(yù)告性通知和正式通知。(4)按寫法分，常用的有公文式會(huì)議通知、書信式會(huì)議通知、備忘錄式會(huì)議通知、請(qǐng)柬式會(huì)議通知。

三、會(huì)議通知的內(nèi)容(l)會(huì)議召開的背景或目的、意義。

(2)會(huì)議的主要內(nèi)容（議題）。(3)會(huì)議召開的時(shí)間。(4)會(huì)議召開的地點(diǎn)。(5)與會(huì)人員的組成。(6)參加會(huì)議的要求，所需提供的材料等。四、會(huì)議通知的結(jié)構(gòu)與寫法

（一）公文式會(huì)議通知1．標(biāo)題2．主送單位名稱3．正文(l)前言(2)主體(3)結(jié)尾4．落款和日期(l)發(fā)文單位名稱（如標(biāo)題中有，可省略）。(2)發(fā)文日期。(3)加蓋發(fā)文單位公章。(二)書信式會(huì)議通知書信式會(huì)議通知采用書信的格式，通過郵寄發(fā)送，類似于邀請(qǐng)信。(l)標(biāo)題：會(huì)議名稱+邀請(qǐng)函，也可以直接寫“會(huì)議通知”四個(gè)字。(2)稱謂：?jiǎn)挝恢欠Q或個(gè)人姓名。(3)正文：開頭+主體+結(jié)尾。開頭交代會(huì)議的目的、意義、背景等。主體除對(duì)會(huì)議內(nèi)容、參加人員、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、要求、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等做出具體說明外，通常還要寫清主辦方地址、郵編、銀行賬號(hào)、網(wǎng)址等。(4)落款和日期。寫明發(fā)文單位名稱（如標(biāo)題中有，可省略）和發(fā)文日期，并加蓋發(fā)文單位公章。（三）備忘錄式會(huì)議通知備忘錄式會(huì)議通知用于小型會(huì)議或單位內(nèi)部事務(wù)性、例行性會(huì)議。備忘錄式會(huì)議通知內(nèi)容簡(jiǎn)短，通常一段中寫明會(huì)議內(nèi)容、人員、時(shí)間、地點(diǎn)和要求即可。（四）請(qǐng)柬式會(huì)議通知請(qǐng)柬式會(huì)議通知用于參會(huì)對(duì)象為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位、合作對(duì)象、社會(huì)知名人士等會(huì)議，寫法上內(nèi)容要簡(jiǎn)潔，語氣要恭敬、委婉。

五、會(huì)議通知的形成與使用(l)會(huì)議通知的正文內(nèi)容要依據(jù)會(huì)議籌備方案來確定，不得隨意更改。(2)會(huì)議通知是會(huì)議舉辦者和與會(huì)者互相溝通的一種載體，為表示對(duì)與會(huì)者的尊重和使與會(huì)者做好充分準(zhǔn)備，通常在會(huì)前幾日下發(fā)。(3)邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬是會(huì)議通知的補(bǔ)充形式，邀請(qǐng)函主要用于通知有一定社會(huì)地位或?qū)I(yè)特長的與會(huì)者，請(qǐng)柬主要用于禮儀性邀請(qǐng)。(4)有些會(huì)議通知還要附上回執(zhí)或報(bào)名表，一般制成表格形式，請(qǐng)與會(huì)者填寫相關(guān)內(nèi)容。回執(zhí)或報(bào)名表一般包括：姓名、性別、年齡、民族、職務(wù)、T作單位、聯(lián)系電話、是否參會(huì)、預(yù)訂回程票的時(shí)間、班次、到站的具體要求等。表4-5和表4-6分別為兩種會(huì)議回執(zhí)的形式。提醒您1．小型會(huì)議通知，標(biāo)題可只寫“會(huì)議通知”四個(gè)字，正文用只要將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、出席（列席）人及與會(huì)的有關(guān)要求等在一段中寫出即可。2．大型會(huì)議通知在正文后會(huì)有附件，包括會(huì)議地點(diǎn)路線圖、會(huì)議回執(zhí)、參會(huì)人員名單、會(huì)議討論材料等。第五節(jié)會(huì)議發(fā)言稿一、開幕詞

會(huì)議開幕詞是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人，在會(huì)議開幕時(shí)所作的講話，旨在闡明會(huì)議的指導(dǎo)思想、宗旨、重要意義，向與會(huì)者提出開好會(huì)議的中心任務(wù)和要求。它以簡(jiǎn)潔、明快、熱情的語言闡明大會(huì)宗旨、性質(zhì)、目的、任務(wù)、議程、要求等，對(duì)會(huì)議起著重要的指導(dǎo)作用。（一）開幕詞的結(jié)構(gòu)與寫法1．標(biāo)題

2．時(shí)間3．稱謂4．正文：正文包括開頭、主體和結(jié)尾三部分。5.結(jié)束語(二)開幕詞的特點(diǎn)1．宣傳性2．提示性3．指導(dǎo)性4．簡(jiǎn)短性二、祝酒詞

（一）祝酒詞的解構(gòu)與寫法1.標(biāo)題

標(biāo)題直接寫“祝詞”、“祝酒詞”等，也可以由講話者姓名、會(huì)議名稱和文種構(gòu)成，

2.稱謂

稱呼一般用泛稱，可以根據(jù)與會(huì)者的身份來定，如“各位女士、各位先生”、“朋友們”、“同志們”等。為了表達(dá)熱情、親切、友好之意，稱謂前面可以加修飾語“親愛的”、“尊敬的”、“尊貴的”等。3．正文正文內(nèi)容包括：致詞人（或代表誰）在什么情況下，向出席者表示歡迎、感謝和問候；談成績(jī)、作用、意義；展望未來，聯(lián)系面臨的任務(wù)、使命。祝酒詞的正文應(yīng)篇幅簡(jiǎn)短，語言口語化，態(tài)度熱情。4．結(jié)尾

祝酒詞常用“請(qǐng)?jiān)试S我，為××而干杯”來結(jié)尾。

(二)祝酒詞的特點(diǎn)1．祝愿性2．簡(jiǎn)潔性三、講話稿

（一）講話稿的結(jié)構(gòu)與寫法1．標(biāo)題(l)單標(biāo)題：姓名十職務(wù)十事由十文種，如：“××省長在全省教育T作會(huì)議上的講話”。(2)雙標(biāo)題：如：“進(jìn)一步學(xué)習(xí)和發(fā)揚(yáng)魯迅精神——在魯迅誕生110周年紀(jì)念大會(huì)上的講話”。2．署名3．日期4.

稱謂5．正文：正文通常由“開頭十主體十結(jié)尾”構(gòu)成。(二)擬寫講話稿的注意事項(xiàng)講話稿是領(lǐng)導(dǎo)人在開會(huì)中所作的講話稿件，表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)會(huì)議的指示和關(guān)心，往往足會(huì)議的補(bǔ)充報(bào)告。因此擬寫講話稿時(shí)要注意以下幾項(xiàng)：(l)肯定會(huì)議的重要性；(2)評(píng)價(jià)過去的工作；(3)點(diǎn)出當(dāng)前值得注意的問題；(4)指明今后的方向和目標(biāo)；(5)評(píng)價(jià)會(huì)議中心議題；(6)提出原則性的意見，向大會(huì)提提出希望。四、閉幕詞會(huì)議閉幕詞是黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)單位舉行隆重會(huì)議閉幕時(shí)，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)向會(huì)議所作的總結(jié)性講話。一般以簡(jiǎn)潔有力的語言總結(jié)會(huì)議的基本情況，概述會(huì)議取得的成績(jī)或做出的重要決定，重申會(huì)議的意義并展望未來。

（一）閉幕詞的結(jié)構(gòu)與寫法閉幕詞由標(biāo)題、稱謂和正文三部分組成。標(biāo)題與稱謂的寫法與開幕詞基本相同。正文核心部分要寫明：會(huì)議通過的主要事項(xiàng)和基本精神，會(huì)議的重要性和深遠(yuǎn)意義，向與會(huì)者提出貫徹會(huì)議精神的基本要求；同時(shí)可以對(duì)會(huì)議未能展開卻已認(rèn)識(shí)到的重要問題做出適當(dāng)強(qiáng)調(diào)或補(bǔ)充。閉幕詞的行文要熱情洋溢、簡(jiǎn)潔有力，以起到激發(fā)斗志、增強(qiáng)信念的作用。

結(jié)尾部分一般先以堅(jiān)定語氣發(fā)出號(hào)召、提出希望、表達(dá)祝愿等．最后鄭重宣布會(huì)議閉幕。(二)閉幕詞的特點(diǎn)l.評(píng)估性

2.總結(jié)性五、會(huì)議發(fā)言稿的形成與使用(l)會(huì)議發(fā)言稿經(jīng)常由秘書代筆，然后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核是否采用。有的部門還專設(shè)起草小組，領(lǐng)導(dǎo)一般要將寫作的目的、背景、寫作要求等對(duì)起草小組交代清楚，然后由起草小組分工協(xié)作，集體撰稿，并在起草的過程中反復(fù)討論、修改。(2)會(huì)議發(fā)言稿的使用者一般以職務(wù)身份進(jìn)行講話，不代表個(gè)人。講話一般體現(xiàn)主辦方或上級(jí)機(jī)關(guān)的意見，具有一定的原則性、政策性、權(quán)威性。提醒您：1．發(fā)言稿是用于口頭發(fā)言，要注意語言的口語化，但又不能過于隨意，應(yīng)是界于書面語和口頭語之間，或者說是提煉過的口頭語。2．祝賀、紀(jì)念類的講話稿要注意感情的表達(dá)，有一定的感染力，還要設(shè)計(jì)出幾個(gè)關(guān)鍵的鼓掌點(diǎn)。第六節(jié)會(huì)議記錄一、什么是會(huì)議記錄會(huì)議記錄是對(duì)會(huì)議進(jìn)程客觀、真實(shí)的記載，為日后查考、研究會(huì)議提供了第一手的材料，也為形成決定、決議、會(huì)議紀(jì)要等最后的會(huì)議文件打下基礎(chǔ)，便于傳達(dá)和學(xué)習(xí)會(huì)議精神。二、會(huì)議記錄的準(zhǔn)備(l)準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。(2)準(zhǔn)備好錄音筆來補(bǔ)充手工記錄。

(3)要備有一份議程表和其他的相關(guān)文件資料，需要核對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)和事實(shí)時(shí)可隨時(shí)使用。(4)提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，了解與會(huì)者的座位圖，便于識(shí)別會(huì)議上的發(fā)言者。(5)在利用錄音筆的同時(shí)，必須手工記錄，以防止錄音筆中途出故障。

三、會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)與寫法

（一）標(biāo)題(l)會(huì)議名稱十文種(2)文種

(二)正文1．首部(l)會(huì)議名稱（全稱）。(2)會(huì)議時(shí)間，包括開會(huì)時(shí)間、中間休會(huì)時(shí)間、結(jié)束時(shí)間，具體到時(shí)、分。(3)會(huì)議地點(diǎn)。(4)主持人，寫清姓名、職務(wù)。(5)參加人員，寫清姓名、單位、職務(wù)。(6)缺席人員，寫清姓名、單位、職務(wù)及缺席原因。(7)記錄人。

2．主體(l)會(huì)議議題與議程。(2)發(fā)言情況。(3)討論、提出的建議等。(4)會(huì)議決議。(5)會(huì)場(chǎng)情況。3．結(jié)尾

（三）尾部

四、會(huì)議記錄的方法(l)會(huì)議記錄應(yīng)將主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定，重要的聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論等重要內(nèi)容一字不漏地記錄下來，而其他的內(nèi)容可簡(jiǎn)要、概括地記錄。(2)漏記的內(nèi)容，可事先做出記號(hào)，然后對(duì)照錄音修改，也可提示會(huì)議主持人請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語做出簡(jiǎn)要的解釋。(3)與會(huì)者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。

五、會(huì)議記錄的注意事項(xiàng)(l)不能遺漏與會(huì)者的重要發(fā)言內(nèi)容。(2)必須尊重發(fā)言者的愿意。(3)不能隨意猜測(cè)。(4)插話的處理。首先，排除無意義的表達(dá)情緒的插話；其次，重要的插話要在記錄中保留在應(yīng)該的位置，并加括號(hào)表示這句話是插話。(5)筆跡清楚，表達(dá)順暢，易于理解。(6)必須使用專門的記錄紙，選用耐久性的書寫材料。(7)如果現(xiàn)場(chǎng)使用錄音設(shè)備進(jìn)行輔助，應(yīng)該盡快地根據(jù)錄音整理出會(huì)議記錄的文字材料。(8)如果會(huì)議有重要的會(huì)議決定，那么會(huì)議主持人應(yīng)該審核會(huì)議記錄并簽字。(9)如果某一成員指出會(huì)議記錄中的一個(gè)錯(cuò)誤，經(jīng)會(huì)議批準(zhǔn)，主席或秘書可以在會(huì)議記錄中改正這一錯(cuò)誤。(1O)在定稿打字之前，通常要向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準(zhǔn)。會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，任何地方都不能再作改動(dòng)。第七節(jié)會(huì)議紀(jì)要一、什么是會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要是記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的會(huì)議文書。根據(jù)內(nèi)容可分為情況會(huì)議紀(jì)要和議定事項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要。二、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議記錄、會(huì)議文件材料提煉而成的。會(huì)議紀(jì)要對(duì)會(huì)議內(nèi)容要擇要而記，情況會(huì)議紀(jì)要以記載會(huì)議主要情況為主要內(nèi)容，議定事項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要以議定事項(xiàng)（決議）為主要內(nèi)容。

三、會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)與寫法

（一）標(biāo)題：一般由“會(huì)議名稱十會(huì)議紀(jì)要”構(gòu)成

（二）成文日期：寫于標(biāo)題正下方圓括號(hào)內(nèi)。如果是經(jīng)討論通過的會(huì)議紀(jì)要，要寫明“××××年×月×日通過”

（三）正文1．前言2．主體議定事項(xiàng)的會(huì)議紀(jì)要要把所議定事項(xiàng)一一寫出，通常采用概述式、條款式結(jié)構(gòu)，以會(huì)議程序?yàn)橛浭鲰樞驅(qū)?huì)議議定事項(xiàng)概括敘述出來。情況會(huì)議紀(jì)要要把會(huì)議的主要情況擇要而記，通常可采用概述式、條款式或發(fā)言記錄式的結(jié)構(gòu)形式。

3．結(jié)尾

四、會(huì)議紀(jì)要的形成與使用(1)會(huì)議紀(jì)要的形成有一個(gè)過程，會(huì)前要閱讀有關(guān)會(huì)議文件，如會(huì)議方案、會(huì)議講話稿、要討論的材料等；會(huì)中要親臨會(huì)場(chǎng)，作好會(huì)議記錄；會(huì)后要迅速構(gòu)思執(zhí)筆。需要在會(huì)上討論的會(huì)議紀(jì)要，要在會(huì)議結(jié)束前提交。(2)會(huì)議紀(jì)要既可以作為上行文用來向上級(jí)報(bào)告會(huì)議情況，也可以作為下行文用來傳達(dá)會(huì)議精神，還可以作為平行文用來與平級(jí)或不相隸屬單位交流溝通。提醒您1．會(huì)議紀(jì)要在寫作時(shí)要注意“三無一有”：無主送單位、無落款、無公章、有主題詞。2．會(huì)議紀(jì)要以會(huì)議為主要陳對(duì)象，段落、語句通常用“會(huì)議指出”、“會(huì)議認(rèn)為”、“與會(huì)者一致認(rèn)為”、“會(huì)議討論了”、“會(huì)議研究了”、“會(huì)議聽取了”、“會(huì)議決定”等短語開頭。第八節(jié)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)一、什么是會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)是簡(jiǎn)報(bào)中的一種，是在大中型會(huì)議期間，為報(bào)道會(huì)議情況、及時(shí)交流會(huì)議信息而編發(fā)的類似于消息的文稿。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的文稿一般專業(yè)性較強(qiáng)，篇幅短小。二、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容反映會(huì)議情況是編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的主要目的，其主要內(nèi)容是發(fā)言摘要。此外，會(huì)議的花絮、軼事，以及主持人的通知等內(nèi)容也可以登載在會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)上。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容要突出“新”和“短”兩個(gè)特點(diǎn)，上午開會(huì)，下午就要在簡(jiǎn)報(bào)上反映m來；內(nèi)容還要簡(jiǎn)短、單一?？傊?，會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的編寫要求及時(shí)、簡(jiǎn)明，抓住具有指導(dǎo)意義、能引導(dǎo)會(huì)議健康發(fā)展的內(nèi)容加以報(bào)道。三、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的特點(diǎn)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的特點(diǎn)集中體現(xiàn)在真、新、快、簡(jiǎn)四個(gè)方面：(1)“真”是內(nèi)容真實(shí)。(2)“新”指內(nèi)容的新鮮感。(3)“快”是報(bào)道的迅速及時(shí)。(4)“簡(jiǎn)”是指內(nèi)容集中、篇幅短小、提綱挈領(lǐng)、不枝不蔓。四、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)版面格式與文稿的寫法

（一）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)版面格式1．報(bào)頭

(l)簡(jiǎn)報(bào)名稱(2)編號(hào)(3)編印單位、印發(fā)日期2．報(bào)身(l)標(biāo)題：(2)正文3．報(bào)尾(二)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)文稿的寫法1．標(biāo)題2．正文(l)開頭。(2)主體。

編寫方法大致有以下三種：第一種為綜述法。第二種是重點(diǎn)報(bào)道法。

第三種為摘要法。五、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的形成與使用(l)在時(shí)間長、人數(shù)多的會(huì)議期間，會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)由會(huì)議秘書組等負(fù)責(zé)編輯印制，撰稿人可以是秘書組成員，也可以是與會(huì)者，秘書組負(fù)責(zé)組稿和審稿。

(2)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)在會(huì)議期間要及時(shí)發(fā)放到與會(huì)者手中，與會(huì)者也要認(rèn)真閱讀每一期會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容，及時(shí)溝通會(huì)議信息，提高會(huì)議效率。提醒您1．會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)要用有限的篇幅，將會(huì)議情況交代得清清楚楚，所以內(nèi)容盡量單一，語言要有高度的表現(xiàn)力。在寫作時(shí)要注意語言必須思路清晰，概念明確，語言簡(jiǎn)潔，篇幅精練。2．報(bào)道會(huì)議情況時(shí)可采用新聞中的“倒金字塔”結(jié)構(gòu)，將主要事實(shí)，重要內(nèi)容寫在前面，次要的內(nèi)容如背景等放在后面來寫。第九節(jié)

會(huì)議總結(jié)一、什么是會(huì)議總結(jié)會(huì)議總結(jié)是總