秘書學(xué)專業(yè)會務(wù)組織

現(xiàn)代會議組織與服務(wù)教師：陳小平第四章現(xiàn)代會議文書服務(wù)定向目標(biāo)了解會議名稱與會議議題學(xué)會撰寫會議籌備方案理解會議議程的安排熟練掌握會議記錄及會議通知的寫法

第一節(jié)會議籌備方案一、什么是會議籌備方案

會議籌備方案是開會前對會議準(zhǔn)備T作的總體籌劃，是會議策劃方案的具體化。二、會議籌備方案的作用(l)可以確保會議的周密組織。(2)可以確保會議的服務(wù)質(zhì)量。(3)可以確保會議溝通良好。(4)可以確保領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹落實。

三、會議籌備方案的結(jié)構(gòu)與寫法（一）標(biāo)題（二）正文

1．會議名稱

2．會議的主題和議題3．會議議程4．會議的時間和地點5．會議所需的設(shè)備和工具6．會議文件7．與會者的組成8．會議的經(jīng)費預(yù)算9．會議住宿和餐飲安排

1O.會議的籌備機(jī)構(gòu)

11.附件名稱（三）落款和日期四、會議籌備方案的形成與使用1.會議籌備方案是在會議策劃方案被采用后形成的。2.會議籌備方案的制定要經(jīng)過一定的程序，一般包括組建籌備委員會，劃分籌備機(jī)構(gòu)各小組并選舉或指派籌備方案負(fù)責(zé)人，與領(lǐng)導(dǎo)溝通確定籌備方案的各項內(nèi)容。3.會議籌備方案擬出后要經(jīng)上級審核批準(zhǔn)，然后才可部署實施。提醒您：1．會議籌備方案側(cè)重于會議準(zhǔn)備工作的組織與實施，內(nèi)容不涉及會議宣傳、營銷等內(nèi)容。2．會議時間、地點、議程和經(jīng)費等內(nèi)容要寫得詳細(xì)具體。第二節(jié)會議名稱與會議議題一、會議名稱會議名稱是對會議基本信息如主辦者、與會者、時間或會議類型的概括，是構(gòu)成會議的六大要素之一。

（一）會議名稱的確定會議名稱的確定一般采用揭示會議主題、主辦者、功能、與會者、范圍、時間和屆次、地點、方式、種類等特征的方法。

（二）會議名稱的結(jié)構(gòu)與寫法(l)主辦單位名稱(2)會議基本倍息(3)會議種類

二、會議議題

會議召開時，與會者在一起共同商討的問題就是會議議題。會議議題是對會議主題的分解，是實現(xiàn)會議目的的途徑和方法。會議議題是構(gòu)成會議的基本要素，沒有議題的會議是難以想象的。

（一）會議議題的確定(l)領(lǐng)導(dǎo)同志批示交辦的或指定有關(guān)部門匯報的問題；(2)下級機(jī)關(guān)提請討論的問題；(3)上級領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)指示，需要各部門集體學(xué)習(xí)討論、研究貫徹執(zhí)行的問題。會議議題確定后要請領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。

(二)會議議題的結(jié)構(gòu)與寫法(l)年會舉辦的時間。(2)年會舉辦的地點（場所）。(3)年會形式及節(jié)目來源。(4)禮品發(fā)放方式。（三）會議議題的擬寫要求(l)擬寫會議議題要表述準(zhǔn)確，語句簡潔明了。(2)會議議題要準(zhǔn)確具體地體現(xiàn)會議目標(biāo)，為會議目標(biāo)服務(wù)。每一次會議都有具體的目標(biāo)，盲目的會議會造成人力、物力和財力的浪費。會議的目標(biāo)有主次輕重之分，會議的議題必須體現(xiàn)中心目標(biāo)或主要目標(biāo)，不能準(zhǔn)確反映會議目標(biāo)或者與會議目標(biāo)無關(guān)的議題會造成溝通困難，從而影響會議的質(zhì)量。

三、會議名稱與會議議題的形成和使用(l)會議名稱與會議議題都形成于會議籌備階段，是集體討論的結(jié)果，且需領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。(2)二者均為會議籌備方案的主要內(nèi)容，大型會議的會議通知也要寫明會議名稱和會議議題。(3)會議議題主要用來體現(xiàn)會議內(nèi)容，主持人在會議升始時通常要進(jìn)行介紹，以使與會者心中有數(shù)，做好準(zhǔn)備。第三節(jié)會議議程與會議日程一、會議議程

（一）會議議程的確定

會議議程是會議籌備方案的組成部分，在制定會議籌備方案時確定。其主要包括：根據(jù)參加會議的主要領(lǐng)導(dǎo)確定會議主持人，根據(jù)會議主題確定會議議題及討論順序、方式或發(fā)言人及發(fā)言順摩，根據(jù)會議主題確定領(lǐng)導(dǎo)人講話內(nèi)容及時間安排。(二)會議議程的結(jié)構(gòu)與寫法1．標(biāo)題

2．題注3．正文

(l)主持人宣布會議開始。

(2)討論議題一：××××××。

(3)討論議題二：××××××××。

(4)領(lǐng)導(dǎo)作會議總結(jié)。

(5)宣布會議結(jié)束。（三）會議議程的形成與使用(l)會議議程的內(nèi)容通常是在會議籌備方案形成過程中討論確定的，制作成會議文件后與會議通知一起在會前發(fā)至與會者手中。(2)會議議程是與會者及早了解會議內(nèi)容、做好參會準(zhǔn)備的依據(jù)，通常在會前就需及時拿到，開會時要隨身攜帶。(3)主持人在開場時通常要宣讀會議議程，如果有更改需要做出說明。（四）會議議程的寫作要求

(1)會議議程根據(jù)會議情況可詳可略。簡單的會議議程只是會議內(nèi)容先后次序的安排，沒有具體時間。(2)會期一天以上的會議議程通常以日為單位，采用表格式，一天一個表格，把每一天的安排按時間先后從早到晚詳細(xì)列出。會議議程表的示例可參見表4-2。二、會議日程

（一）會議日程的確定會議日程是會議時間安排的總體方案，要根據(jù)會議項目的總體安排確定會議報到的時間、地點安排，三餐的時間、地點安排，會間休息、娛樂等活動的時間、地點安排。(二)會議日程的結(jié)構(gòu)與寫法(1)標(biāo)題：會議名稱十日程（安排）。(2)正文：通常包括活動內(nèi)容、時間、地點。提醒您：會議議程、會議日程、會議程序是有區(qū)別的。1．會議議程是為使會議順利召開所做的內(nèi)容和程序安排，是會議需要遵循的程序。它包括兩層含義，一是指會議的議事程序，二是指列入會議的各項議題。會議議程是整個會議議題性活動順序的總體安排，不包括會議期間的儀式性、輔助性的活動。2．會議日程是將各項會議活動(包括儀式性、輔助性活動)落實到單位時間，凡會期滿1天(即兩個單位時間)的會議都應(yīng)當(dāng)制訂會議日程。3.會議程序是一次單元性會議活動或單獨的儀式性活動的詳細(xì)順序和步驟。4.在使用上，會議議程和會議日程都是有關(guān)會議的時間的安排，都是在會前發(fā)給與會人員；但會議議程只是會議進(jìn)行中各項內(nèi)容先后順序的安排，會議日程包括除會上內(nèi)容外其他如報到、食宿、娛樂、交通等的時間安排。會議議程內(nèi)容通常包括在會議日程內(nèi)容中，小型會議可以只有會議議程而沒有會議日程。會議程序只供領(lǐng)導(dǎo)主持會儀時參考，不發(fā)給其他與會者。第四節(jié)會議通知一、什么是會議通知會議通知是會前文書的一種，是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者會前溝通的重要渠道。下達(dá)會議通知的主要目的就是把參加會議的有關(guān)事項告知與會者。二、會議通知的類型(l)按形式分，會議通知有口頭通知和書面通知，正式會議一般要發(fā)書面通知。(2)按行為方式分，會議通知有當(dāng)面通知、電話通知、電子郵件通知、電報通知、墻報通知、報紙通知、廣播通知、電視通知等。(3)按作用分，會議通知有預(yù)告性通知和正式通知。(4)按寫法分，常用的有公文式會議通知、書信式會議通知、備忘錄式會議通知、請柬式會議通知。

三、會議通知的內(nèi)容(l)會議召開的背景或目的、意義。

(2)會議的主要內(nèi)容（議題）。(3)會議召開的時間。(4)會議召開的地點。(5)與會人員的組成。(6)參加會議的要求，所需提供的材料等。四、會議通知的結(jié)構(gòu)與寫法

（一）公文式會議通知1．標(biāo)題2．主送單位名稱3．正文(l)前言(2)主體(3)結(jié)尾4．落款和日期(l)發(fā)文單位名稱（如標(biāo)題中有，可省略）。(2)發(fā)文日期。(3)加蓋發(fā)文單位公章。(二)書信式會議通知書信式會議通知采用書信的格式，通過郵寄發(fā)送，類似于邀請信。(l)標(biāo)題：會議名稱+邀請函，也可以直接寫“會議通知”四個字。(2)稱謂：單位智稱或個人姓名。(3)正文：開頭+主體+結(jié)尾。開頭交代會議的目的、意義、背景等。主體除對會議內(nèi)容、參加人員、會議時間、地點、要求、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等做出具體說明外，通常還要寫清主辦方地址、郵編、銀行賬號、網(wǎng)址等。(4)落款和日期。寫明發(fā)文單位名稱（如標(biāo)題中有，可省略）和發(fā)文日期，并加蓋發(fā)文單位公章。（三）備忘錄式會議通知備忘錄式會議通知用于小型會議或單位內(nèi)部事務(wù)性、例行性會議。備忘錄式會議通知內(nèi)容簡短，通常一段中寫明會議內(nèi)容、人員、時間、地點和要求即可。（四）請柬式會議通知請柬式會議通知用于參會對象為上級領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位、合作對象、社會知名人士等會議，寫法上內(nèi)容要簡潔，語氣要恭敬、委婉。

五、會議通知的形成與使用(l)會議通知的正文內(nèi)容要依據(jù)會議籌備方案來確定，不得隨意更改。(2)會議通知是會議舉辦者和與會者互相溝通的一種載體，為表示對與會者的尊重和使與會者做好充分準(zhǔn)備，通常在會前幾日下發(fā)。(3)邀請函和請柬是會議通知的補(bǔ)充形式，邀請函主要用于通知有一定社會地位或?qū)I(yè)特長的與會者，請柬主要用于禮儀性邀請。(4)有些會議通知還要附上回執(zhí)或報名表，一般制成表格形式，請與會者填寫相關(guān)內(nèi)容?；貓?zhí)或報名表一般包括：姓名、性別、年齡、民族、職務(wù)、T作單位、聯(lián)系電話、是否參會、預(yù)訂回程票的時間、班次、到站的具體要求等。表4-5和表4-6分別為兩種會議回執(zhí)的形式。提醒您1．小型會議通知，標(biāo)題可只寫“會議通知”四個字，正文用只要將會議時間、地點、內(nèi)容、出席（列席）人及與會的有關(guān)要求等在一段中寫出即可。2．大型會議通知在正文后會有附件，包括會議地點路線圖、會議回執(zhí)、參會人員名單、會議討論材料等。第五節(jié)會議發(fā)言稿一、開幕詞

會議開幕詞是黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人，在會議開幕時所作的講話，旨在闡明會議的指導(dǎo)思想、宗旨、重要意義，向與會者提出開好會議的中心任務(wù)和要求。它以簡潔、明快、熱情的語言闡明大會宗旨、性質(zhì)、目的、任務(wù)、議程、要求等，對會議起著重要的指導(dǎo)作用。（一）開幕詞的結(jié)構(gòu)與寫法1．標(biāo)題

2．時間3．稱謂4．正文：正文包括開頭、主體和結(jié)尾三部分。5.結(jié)束語(二)開幕詞的特點1．宣傳性2．提示性3．指導(dǎo)性4．簡短性二、祝酒詞

（一）祝酒詞的解構(gòu)與寫法1.標(biāo)題

標(biāo)題直接寫“祝詞”、“祝酒詞”等，也可以由講話者姓名、會議名稱和文種構(gòu)成，

2.稱謂

稱呼一般用泛稱，可以根據(jù)與會者的身份來定，如“各位女士、各位先生”、“朋友們”、“同志們”等。為了表達(dá)熱情、親切、友好之意，稱謂前面可以加修飾語“親愛的”、“尊敬的”、“尊貴的”等。3．正文正文內(nèi)容包括：致詞人（或代表誰）在什么情況下，向出席者表示歡迎、感謝和問候；談成績、作用、意義；展望未來，聯(lián)系面臨的任務(wù)、使命。祝酒詞的正文應(yīng)篇幅簡短，語言口語化，態(tài)度熱情。4．結(jié)尾

祝酒詞常用“請允許我，為××而干杯”來結(jié)尾。

(二)祝酒詞的特點1．祝愿性2．簡潔性三、講話稿

（一）講話稿的結(jié)構(gòu)與寫法1．標(biāo)題(l)單標(biāo)題：姓名十職務(wù)十事由十文種，如：“××省長在全省教育T作會議上的講話”。(2)雙標(biāo)題：如：“進(jìn)一步學(xué)習(xí)和發(fā)揚(yáng)魯迅精神——在魯迅誕生110周年紀(jì)念大會上的講話”。2．署名3．日期4.

稱謂5．正文：正文通常由“開頭十主體十結(jié)尾”構(gòu)成。(二)擬寫講話稿的注意事項講話稿是領(lǐng)導(dǎo)人在開會中所作的講話稿件，表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)人對會議的指示和關(guān)心，往往足會議的補(bǔ)充報告。因此擬寫講話稿時要注意以下幾項：(l)肯定會議的重要性；(2)評價過去的工作；(3)點出當(dāng)前值得注意的問題；(4)指明今后的方向和目標(biāo)；(5)評價會議中心議題；(6)提出原則性的意見，向大會提提出希望。四、閉幕詞會議閉幕詞是黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)單位舉行隆重會議閉幕時，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)向會議所作的總結(jié)性講話。一般以簡潔有力的語言總結(jié)會議的基本情況，概述會議取得的成績或做出的重要決定，重申會議的意義并展望未來。

（一）閉幕詞的結(jié)構(gòu)與寫法閉幕詞由標(biāo)題、稱謂和正文三部分組成。標(biāo)題與稱謂的寫法與開幕詞基本相同。正文核心部分要寫明：會議通過的主要事項和基本精神，會議的重要性和深遠(yuǎn)意義，向與會者提出貫徹會議精神的基本要求；同時可以對會議未能展開卻已認(rèn)識到的重要問題做出適當(dāng)強(qiáng)調(diào)或補(bǔ)充。閉幕詞的行文要熱情洋溢、簡潔有力，以起到激發(fā)斗志、增強(qiáng)信念的作用。

結(jié)尾部分一般先以堅定語氣發(fā)出號召、提出希望、表達(dá)祝愿等．最后鄭重宣布會議閉幕。(二)閉幕詞的特點l.評估性

2.總結(jié)性五、會議發(fā)言稿的形成與使用(l)會議發(fā)言稿經(jīng)常由秘書代筆，然后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核是否采用。有的部門還專設(shè)起草小組，領(lǐng)導(dǎo)一般要將寫作的目的、背景、寫作要求等對起草小組交代清楚，然后由起草小組分工協(xié)作，集體撰稿，并在起草的過程中反復(fù)討論、修改。(2)會議發(fā)言稿的使用者一般以職務(wù)身份進(jìn)行講話，不代表個人。講話一般體現(xiàn)主辦方或上級機(jī)關(guān)的意見，具有一定的原則性、政策性、權(quán)威性。提醒您：1．發(fā)言稿是用于口頭發(fā)言，要注意語言的口語化，但又不能過于隨意，應(yīng)是界于書面語和口頭語之間，或者說是提煉過的口頭語。2．祝賀、紀(jì)念類的講話稿要注意感情的表達(dá)，有一定的感染力，還要設(shè)計出幾個關(guān)鍵的鼓掌點。第六節(jié)會議記錄一、什么是會議記錄會議記錄是對會議進(jìn)程客觀、真實的記載，為日后查考、研究會議提供了第一手的材料，也為形成決定、決議、會議紀(jì)要等最后的會議文件打下基礎(chǔ)，便于傳達(dá)和學(xué)習(xí)會議精神。二、會議記錄的準(zhǔn)備(l)準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。(2)準(zhǔn)備好錄音筆來補(bǔ)充手工記錄。

(3)要備有一份議程表和其他的相關(guān)文件資料，需要核對相關(guān)數(shù)據(jù)和事實時可隨時使用。(4)提前到達(dá)會場，了解與會者的座位圖，便于識別會議上的發(fā)言者。(5)在利用錄音筆的同時，必須手工記錄，以防止錄音筆中途出故障。

三、會議記錄的結(jié)構(gòu)與寫法

（一）標(biāo)題(l)會議名稱十文種(2)文種

(二)正文1．首部(l)會議名稱（全稱）。(2)會議時間，包括開會時間、中間休會時間、結(jié)束時間，具體到時、分。(3)會議地點。(4)主持人，寫清姓名、職務(wù)。(5)參加人員，寫清姓名、單位、職務(wù)。(6)缺席人員，寫清姓名、單位、職務(wù)及缺席原因。(7)記錄人。

2．主體(l)會議議題與議程。(2)發(fā)言情況。(3)討論、提出的建議等。(4)會議決議。(5)會場情況。3．結(jié)尾

（三）尾部

四、會議記錄的方法(l)會議記錄應(yīng)將主要討論的觀點、決議、決定，重要的聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論等重要內(nèi)容一字不漏地記錄下來，而其他的內(nèi)容可簡要、概括地記錄。(2)漏記的內(nèi)容，可事先做出記號，然后對照錄音修改，也可提示會議主持人請發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語做出簡要的解釋。(3)與會者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。

五、會議記錄的注意事項(l)不能遺漏與會者的重要發(fā)言內(nèi)容。(2)必須尊重發(fā)言者的愿意。(3)不能隨意猜測。(4)插話的處理。首先，排除無意義的表達(dá)情緒的插話；其次，重要的插話要在記錄中保留在應(yīng)該的位置，并加括號表示這句話是插話。(5)筆跡清楚，表達(dá)順暢，易于理解。(6)必須使用專門的記錄紙，選用耐久性的書寫材料。(7)如果現(xiàn)場使用錄音設(shè)備進(jìn)行輔助，應(yīng)該盡快地根據(jù)錄音整理出會議記錄的文字材料。(8)如果會議有重要的會議決定，那么會議主持人應(yīng)該審核會議記錄并簽字。(9)如果某一成員指出會議記錄中的一個錯誤，經(jīng)會議批準(zhǔn)，主席或秘書可以在會議記錄中改正這一錯誤。(1O)在定稿打字之前，通常要向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準(zhǔn)。會議記錄一經(jīng)簽名，任何地方都不能再作改動。第七節(jié)會議紀(jì)要一、什么是會議紀(jì)要會議紀(jì)要是記載、傳達(dá)會議情況和議定事項的會議文書。根據(jù)內(nèi)容可分為情況會議紀(jì)要和議定事項會議紀(jì)要。二、會議紀(jì)要的內(nèi)容會議紀(jì)要是根據(jù)會議記錄、會議文件材料提煉而成的。會議紀(jì)要對會議內(nèi)容要擇要而記，情況會議紀(jì)要以記載會議主要情況為主要內(nèi)容，議定事項會議紀(jì)要以議定事項（決議）為主要內(nèi)容。

三、會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)與寫法

（一）標(biāo)題：一般由“會議名稱十會議紀(jì)要”構(gòu)成

（二）成文日期：寫于標(biāo)題正下方圓括號內(nèi)。如果是經(jīng)討論通過的會議紀(jì)要，要寫明“××××年×月×日通過”

（三）正文1．前言2．主體議定事項的會議紀(jì)要要把所議定事項一一寫出，通常采用概述式、條款式結(jié)構(gòu)，以會議程序為記述順序?qū)h議定事項概括敘述出來。情況會議紀(jì)要要把會議的主要情況擇要而記，通?？刹捎酶攀鍪健l款式或發(fā)言記錄式的結(jié)構(gòu)形式。

3．結(jié)尾

四、會議紀(jì)要的形成與使用(1)會議紀(jì)要的形成有一個過程，會前要閱讀有關(guān)會議文件，如會議方案、會議講話稿、要討論的材料等；會中要親臨會場，作好會議記錄；會后要迅速構(gòu)思執(zhí)筆。需要在會上討論的會議紀(jì)要，要在會議結(jié)束前提交。(2)會議紀(jì)要既可以作為上行文用來向上級報告會議情況，也可以作為下行文用來傳達(dá)會議精神，還可以作為平行文用來與平級或不相隸屬單位交流溝通。提醒您1．會議紀(jì)要在寫作時要注意“三無一有”：無主送單位、無落款、無公章、有主題詞。2．會議紀(jì)要以會議為主要陳對象，段落、語句通常用“會議指出”、“會議認(rèn)為”、“與會者一致認(rèn)為”、“會議討論了”、“會議研究了”、“會議聽取了”、“會議決定”等短語開頭。第八節(jié)會議簡報一、什么是會議簡報會議簡報是簡報中的一種，是在大中型會議期間，為報道會議情況、及時交流會議信息而編發(fā)的類似于消息的文稿。會議簡報的文稿一般專業(yè)性較強(qiáng)，篇幅短小。二、會議簡報的內(nèi)容反映會議情況是編發(fā)會議簡報的主要目的，其主要內(nèi)容是發(fā)言摘要。此外，會議的花絮、軼事，以及主持人的通知等內(nèi)容也可以登載在會議簡報上。會議簡報的內(nèi)容要突出“新”和“短”兩個特點，上午開會，下午就要在簡報上反映m來；內(nèi)容還要簡短、單一?？傊?，會議簡報的編寫要求及時、簡明，抓住具有指導(dǎo)意義、能引導(dǎo)會議健康發(fā)展的內(nèi)容加以報道。三、會議簡報的特點會議簡報的特點集中體現(xiàn)在真、新、快、簡四個方面：(1)“真”是內(nèi)容真實。(2)“新”指內(nèi)容的新鮮感。(3)“快”是報道的迅速及時。(4)“簡”是指內(nèi)容集中、篇幅短小、提綱挈領(lǐng)、不枝不蔓。四、會議簡報版面格式與文稿的寫法

（一）會議簡報版面格式1．報頭

(l)簡報名稱(2)編號(3)編印單位、印發(fā)日期2．報身(l)標(biāo)題：(2)正文3．報尾(二)會議簡報文稿的寫法1．標(biāo)題2．正文(l)開頭。(2)主體。

編寫方法大致有以下三種：第一種為綜述法。第二種是重點報道法。

第三種為摘要法。五、會議簡報的形成與使用(l)在時間長、人數(shù)多的會議期間，會議簡報由會議秘書組等負(fù)責(zé)編輯印制，撰稿人可以是秘書組成員，也可以是與會者，秘書組負(fù)責(zé)組稿和審稿。

(2)會議簡報在會議期間要及時發(fā)放到與會者手中，與會者也要認(rèn)真閱讀每一期會議簡報的內(nèi)容，及時溝通會議信息，提高會議效率。提醒您1．會議簡報要用有限的篇幅，將會議情況交代得清清楚楚，所以內(nèi)容盡量單一，語言要有高度的表現(xiàn)力。在寫作時要注意語言必須思路清晰，概念明確，語言簡潔，篇幅精練。2．報道會議情況時可采用新聞中的“倒金字塔”結(jié)構(gòu)，將主要事實，重要內(nèi)容寫在前面，次要的內(nèi)容如背景等放在后面來寫。第九節(jié)

會議總結(jié)一、什么是會議總結(jié)會議總結(jié)是總