第一章采購與采購管理基礎(chǔ)

采購管理第一章采購與采購管理基礎(chǔ)目錄第一章采購管理基礎(chǔ)第四章供應(yīng)商管理第五章采購價格管理第二章采購申請與采購計劃管理第三章采購訂單與采購合同管理第六章采購監(jiān)督與采購控制管理第七章采購風(fēng)險防范與績效評估第八章全球采購與電子商務(wù)

掌握采購的基本含義了解并掌握采購的制度理解采購的方式并熟悉采購的作業(yè)流程管理掌握如何進(jìn)行采購管理1423第一節(jié)采購概述

第二節(jié)采購管理基礎(chǔ)第一節(jié)采購管理基礎(chǔ)一、采購的定義

二、采購制度

三、采購方式四、采購的作業(yè)流程

采購是指單位或個人基于生產(chǎn)、銷售、消費等目的，購買商品或勞務(wù)的交易行為。根據(jù)人們?nèi)〉蒙唐返耐緩讲煌少徔梢詮莫M義和廣義兩方面來理解。一、采購的定義（一）基本概念第一節(jié)采購的定義

（二）采購的含義

1、狹義的采購狹義的采購是指以購買的方式，由買方支付對等的代價，向賣方換取物品的行為過程。即所謂的“一手交錢，一手交貨”或“銀貨兩訖”。在此概念中，貨幣成為交易的中介，買方若沒有貨幣則采購行為將難以實現(xiàn)，這種以貨幣換取商品的方式是最普遍的采購?fù)緩健５谝还?jié)采購的定義

2、廣義的采購廣義的采購是指除了以購買的方式獲取商品以外，還可以通過下列途徑取得商品的使用權(quán)，以達(dá)到滿足需求的目的。⑴租賃。即一方以支付租金的方式取得他人物品的使用權(quán)。⑵借貸。即一方以無需支付任何代價的方式取得他人物品的使用權(quán)，使用完畢后返還原物品。⑶交換。即以物易物的方式，取得物品的所有權(quán)及使用權(quán)，不須支付貨款。（二）采購的地位外購件與原材料的采購成功與否在一定程度上直接影響著企業(yè)的競爭力，采購與采購管理往往是競爭優(yōu)勢的來源之一。二、1.在企業(yè)的產(chǎn)品成本構(gòu)成中，采購的商品和服務(wù)占企業(yè)總成本的比例隨行業(yè)的不同而不同，如圖，大體在30％～85％，平均水平在60％以上。圖1采購的商品和服務(wù)占商品銷售成本的百分比

采購的杠桿作用

例1：現(xiàn)在，某公司的總銷售額為1億元，利潤為500萬元。其中，銷售額的60%用來購買產(chǎn)品和服務(wù)，勞務(wù)費、工資占銷售額的10%，以及一般管理費用為25萬。問題是:銷售量、產(chǎn)品價格、勞務(wù)費和工資、一般管理費用或采購量要增加或減少多少，才能便利潤從目前的500萬元提高到1000萬元?表2采購利用杠桿原理實現(xiàn)利潤翻番(單位:百萬元)當(dāng)前值銷售額+17%價格+5%勞務(wù)費和工資-50%一般管理費用-20%采購-8%銷售額100117105100100100購入商品和服務(wù)607060606055勞務(wù)費和工資10121051010一般管理費用252525252025利潤51010101010除了價格和采購?fù)?，其余各項都必須?jīng)歷大幅度變動才能使利潤增加一倍。而價格一項，市場上的激烈競爭會使價格的上漲很難實現(xiàn)。2、采購對企業(yè)的間接貢獻(xiàn)

1）對產(chǎn)品質(zhì)量的保證作用由于產(chǎn)品中價值的60％是經(jīng)采購由供應(yīng)商提供的，所以產(chǎn)品的質(zhì)量很大程度上受采購品質(zhì)量控制的影響。經(jīng)驗表明，一個企業(yè)要是能將1／4～l／3的質(zhì)量管理精力花在供應(yīng)商的質(zhì)量管理上，那么企業(yè)自身的質(zhì)量水平起碼可以提高50％以上?？梢?，通過采購將質(zhì)量管理延伸到供應(yīng)商質(zhì)量控制，是提高企業(yè)自身質(zhì)量水平的基本保證。

2）對質(zhì)量成本的削減作出貢獻(xiàn)

當(dāng)供應(yīng)商交付產(chǎn)品時，許多公司都會進(jìn)行進(jìn)料檢查和質(zhì)量檢查。選擇那些有健全的質(zhì)量保證體系的供應(yīng)商，可以減少采購貨物的來料檢查和質(zhì)量檢查的成本。

二、采購制度

采購制度是指企業(yè)采購工作的管理方式采取中央集權(quán)方式的“集中制”，或是地方分權(quán)式的“分散制”，還是兼分權(quán)與集權(quán)的混合方式的“混合制”。

三、（一）集中制采購制度

集中制采購制度是指由企業(yè)的采購部門全權(quán)負(fù)責(zé)企業(yè)采購工作。即企業(yè)生產(chǎn)中所需物資的采購任務(wù)，都由一個部門負(fù)責(zé)，其他部門均無采購職權(quán)（見圖1-1）。1（一）集中制采購制度

集中采購制度具有如下優(yōu)缺點：2優(yōu)點

缺點(1)降低了企業(yè)采購費用(2)有利于實現(xiàn)采購作業(yè)及采購流程的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化(3)有利于對采購工作實施有效控制(4)可以統(tǒng)一組織供應(yīng)，合理配置資源，最大限度地降低庫存(1)采購流程過長，時效性差，難以適應(yīng)零星、地域性及緊急采購狀況(2)非共同性物料集中采購，企業(yè)難以得到數(shù)量折扣利益(3)采購與使用單位分離，缺乏激勵，采購績效比較差表1-2集中采購制度的優(yōu)缺點

案例1某公司采購管理改進(jìn)前后狀況比較

一、改進(jìn)前一個供應(yīng)商接到該公司上海分公司的電話要買電腦10臺的詢價，又接總部詢價電腦100臺，IT部門詢價某型號電腦配置和價格，并稱需要筆記本電腦10臺。供應(yīng)商心想這個公司今年肯定有大的項目，頻頻添置新設(shè)備，立刻派員工光顧需求者，投之以“禮”。這樣一來，該公司整體的“采購力”被分散、被浪費，價格五花入門，很難有什么優(yōu)勢可言，采購也就無所謂什么“采購技術(shù)”，至于競標(biāo)也就變成了一個形式。該公司的電腦什么牌子都有，經(jīng)常修理、升級，形成價格無優(yōu)勢、服務(wù)低水準(zhǔn)、管理混亂、舞弊成風(fēng)的局面，導(dǎo)致公司形象受損。二、改進(jìn)后首先由申請人提出申請，提交需要的數(shù)量。所有申請由部門經(jīng)理根據(jù)預(yù)算批準(zhǔn)，交公司財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，然后統(tǒng)一交由IT部門匯總。IT部門根據(jù)公司規(guī)定和工作需要決定配備的機(jī)型、配置、操作系統(tǒng)、軟件及品牌。該公司采購部門根據(jù)匯總數(shù)量和金額及要求，決定競標(biāo)的名單；IT部門提交競標(biāo)的內(nèi)容，采購部門組成招標(biāo)委員會或評標(biāo)小組，邀請IT經(jīng)理、工程師參加評審。采購部按照招標(biāo)流程進(jìn)行采購活動，與參加投標(biāo)的供應(yīng)商一一談判。談判內(nèi)容不僅僅是價格，也包括售后服務(wù)、交貨條款、索賠條款、升級服務(wù)等等。評標(biāo)委員會按照事先商定的評定標(biāo)準(zhǔn)評判參加投標(biāo)的供應(yīng)商，推出勝標(biāo)者。采購部門與勝標(biāo)方簽署合同，并監(jiān)督其執(zhí)行。

這樣，該公司的供應(yīng)商得到了一個公平的競爭環(huán)境，采購人員也能發(fā)揮作用。他們的談判能力及IT經(jīng)理的專業(yè)能力也得到了發(fā)揮，申請人也得到他們需要的工具。同時，該公司也得到了采購部門努力換來的競爭優(yōu)勢：好的價格、好的售后服務(wù)、升級承諾及供應(yīng)商的好的反饋。公司的“錢”被聰明地花出去了，該公司從而樹立起了好的管理形象。適用情況①企業(yè)產(chǎn)銷規(guī)模不大，采購量值均勻，全公司一個采購單位即可滿足各部門的供貨需求。②企業(yè)各部門及工廠集中一處，采購工作并無因地制宜的必要。③采購部門與需求單位非同處一地，但距離不遠(yuǎn)，加之通信便捷，集中辦理采購，不至影響需求時效。④企業(yè)雖有數(shù)個生產(chǎn)機(jī)構(gòu)，但產(chǎn)品種類大同小異，集中采購足以達(dá)到“以量制價”的效果。3（二）分散制采購制度分散制采購制度是指按照需要由各單位自行設(shè)立采購部門負(fù)責(zé)采購工作，以滿足部門生產(chǎn)需要（圖1-2）。1公司總部采購部經(jīng)理華中分公司（武漢）華中分公司（廣州）華中分公司（上海）采購處采購處采購處采購A組(化學(xué))采購B組(五金）采購A組(化學(xué)）采購B組(五金）采購A組(化學(xué)）采購B組(五金）（二）分散制采購制度分散采購制度具有如下優(yōu)缺點2優(yōu)點缺點(1)可以有效地完善和補(bǔ)充集中采購的不足(2)增強(qiáng)基層工作的責(zé)任心、積極性(3)有利于采購各環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)配合且手續(xù)簡單，過程短，直接快速(4)同時占用資金和占用庫存空間較小

(1)不利于采購成本的有效降低(2)易于產(chǎn)生暗箱操作，如果管理失控，將會造成供應(yīng)中斷，影響生產(chǎn)活動的正常進(jìn)行表1-3分散采購制度的優(yōu)缺點⑴優(yōu)點①對利潤中心直接負(fù)責(zé)。②對于內(nèi)部用戶更強(qiáng)的顧客導(dǎo)向。③較少的官僚采購程序。④更少需要內(nèi)部協(xié)調(diào)。⑤與供應(yīng)商直接溝通。分散采購制度具有如下優(yōu)缺點2⑵缺點①分散的采購能力，缺乏規(guī)模經(jīng)濟(jì)。②缺乏對供應(yīng)商統(tǒng)一的態(tài)度。③分散的市場調(diào)查。④在采購和物料方面形成專業(yè)技能的可能性有限。⑤對不同的經(jīng)營單位可能存在不同的商業(yè)采購條件。（二）分散制采購制度分散制采購制度的適用條件主要適用于大型生產(chǎn)企業(yè)或大型流通企業(yè)，如實行事業(yè)部制的企業(yè)，每一事業(yè)部設(shè)有獨立的采購供應(yīng)部門。3(三)混合制采購制度兼取集中、分散制優(yōu)點而成，凡屬共同性物資，采購金額較大，進(jìn)口品種等，均由總公司集中統(tǒng)一采購；對于各分公司間有差異的、金額較小的、臨時性采購的物品由分公司自行采購。這樣，一方面能使采購資金較合理地統(tǒng)一管理，又能調(diào)動各分公司的積極性，及時滿足經(jīng)營的需要。

三、采購方式

所謂采購方式，是指企業(yè)在采購中運用的方法和形式的總稱。

從企業(yè)采購的實踐來看，經(jīng)常采用的主要有招標(biāo)采購、比價采購、議價采購三種方式。四、（一）招標(biāo)采購

招標(biāo)采購,是指通過公開招標(biāo)的方式進(jìn)行物資和服務(wù)采購的一種行為。優(yōu)點缺點(1)有利于采購工作“公開、公平、公正”(2)有利于形成合理價格(3)有利于改進(jìn)采購物品的品質(zhì)(4)有利于建立供應(yīng)商資源庫

(1)采購費用較高(2)可能造成搶標(biāo)(3)采購程序復(fù)雜，應(yīng)變性差(4)采購物品規(guī)格不一(5)衍生其他問題表1-4招標(biāo)采購的優(yōu)缺點（一）招標(biāo)采購

圖1-3招標(biāo)采購的作業(yè)流程（二）比價采購

比價又稱為限定廠商公開招標(biāo)，是指在買方市場條件下，在選定兩家以上供應(yīng)商的基礎(chǔ)上，由供應(yīng)商公開報價，最后選擇報價最低的為企業(yè)供應(yīng)商的一種采購方式。比價采購的優(yōu)缺點如表1-5所示。優(yōu)點缺點

(1)節(jié)省時間及費用(2)比較公平(3)減少弊端(1)可能造成供應(yīng)商合謀(2)可能造成搶標(biāo)(3)采購物品規(guī)格不一表1-5比價采購的優(yōu)缺點

（三）議價采購

議價采購，是指由買賣雙方直接計價還價實現(xiàn)交易的一種采購行為。議價采購的優(yōu)缺點如表1-6所示。優(yōu)點

缺點

(1)節(jié)省采購費用(2)節(jié)省采購時間(3)減少失誤，增加彈性(4)可與供應(yīng)商發(fā)展互惠關(guān)系(1)價格偏高(2)缺乏公開性，信息不對稱(3)容易形成不公平競爭(4)易滋生弊端表1-6議價采購的優(yōu)缺點四、采購的作業(yè)流程

（一）采購流程的一般模式

采購作業(yè)流程會因采購的來源——國內(nèi)采購、國外采購，采購的方式——議價、比價、招標(biāo)，以及采購的對象——物料、工程發(fā)包等不同而在作業(yè)細(xì)節(jié)上有若干差異。但對于基本的流程則每個企業(yè)都大同小異，如圖1-4。五、（一）采購流程的一般模式圖1-4采購流程的一般模式（二）采購作業(yè)流程的注意事項

1.注意先后順序及實效控制2.注意關(guān)鍵點的設(shè)置3.注意劃分權(quán)責(zé)或任務(wù)4.避免作業(yè)過程發(fā)生磨擦、重復(fù)與混亂5.價值與程序相適應(yīng)6.處理程序應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)實環(huán)境7.配合作業(yè)方式的改善（二）采購作業(yè)流程的注意事項第二節(jié)采購管理基礎(chǔ)一、采購管理的概述

二、采購管理與庫存

三、采購管理的趨勢

一、采購管理的概述

（一）采購管理的概念

所謂采購管理是指為保障整個企業(yè)物資供應(yīng)而對企業(yè)采購進(jìn)貨活動進(jìn)行的管理活動，是整個物流活動的重要組成部分。（二）采購管理與采購的關(guān)系

采購管理和采購不完全是一回事，兩者之間有區(qū)別又有聯(lián)系，如表1-7所示。采購采購管理區(qū)別具體的采購業(yè)務(wù)活動涉及采購員個人只能調(diào)動部門有限資源

對整個企業(yè)的管理活動面向整個企業(yè)可以調(diào)動整個企業(yè)的資源

聯(lián)系采購本身，也有具體管理工作，它屬于采購管理。采購管理本身，又可以直接管到具體的采購業(yè)務(wù)。

表1-7采購與采購管理的聯(lián)系與區(qū)別（三）采購管理的目標(biāo)

采購管理的總目標(biāo)是為了保證企業(yè)的物資供應(yīng)，怎樣才能保證物資供應(yīng)的有效性，通過實施采購管理應(yīng)做到：在確保適當(dāng)質(zhì)量下，能夠以適當(dāng)?shù)膬r格，在適當(dāng)?shù)臅r期從適當(dāng)?shù)墓?yīng)商那里采購到適當(dāng)數(shù)量的物資和服務(wù)所采取的一系列的管理活動（見圖1-5）。（三）采購管理的目標(biāo)

圖1-5采購管理的目標(biāo)（四）采購管理的作用

物資采購要實現(xiàn)與資源市場的紐帶作用，就要建立與資源市場的友好和有效的關(guān)系。其作用主要有三方面。圖1-6采購管理的作用（五）采購管理的內(nèi)容

為了實現(xiàn)上面提出的企業(yè)采購目標(biāo)并起到采購管理的良好作用，企業(yè)就必須重視加強(qiáng)企業(yè)采購管理。企業(yè)物資采購管理的主要內(nèi)容（見圖1-7）。1.計劃（五）采購管理的內(nèi)容2.組織實施3.監(jiān)控1）接收采購請求，其內(nèi)容應(yīng)包括：2）進(jìn)行采購決策（1）所需物料細(xì)項說明；（2）必需物料的質(zhì)量與數(shù)量；（3）期望交貨日期；（4）采購申請人。。

（五）采購管理的內(nèi)容1.計劃3）編制計劃2）進(jìn)行采購決策

（1）品種決策，即確定采購物品的品種、規(guī)格及功能要求；（2）采購量決策，即確定計劃期內(nèi)的采購數(shù)量；（3）采購方式?jīng)Q策，即決定現(xiàn)貨采購還是遠(yuǎn)期合同采購，向同一家購買還是向多家購買，由各部門采購還是由集團(tuán)總部集中采購，是否進(jìn)行網(wǎng)上采購或招標(biāo)采購；（4）采購批量決策，即確定采購的數(shù)量和批次。（5）采購時間決策。即確定采購周期和進(jìn)貨時間。。

（五）采購管理的內(nèi)容1.計劃1）接收采購請求，其內(nèi)容應(yīng)包括：2）進(jìn)行采購決策編制采購計劃，包括年度采購計劃、季度采購計劃和月度采購計劃。

（五）采購管理的內(nèi)容1.計劃3）編制計劃

（1）采購部門選擇供應(yīng)商（2）采購部門向供應(yīng)商訂貨（3）驗收入庫（4）合同監(jiān)督（5）購后評價和調(diào)整（五）采購管理的內(nèi)容2.組織實施

（1）采購部門選擇供應(yīng)商（2）采購部門向供應(yīng)商訂貨（3）驗收入庫（4）合同監(jiān)督（5）購后評價和調(diào)整（五）采購管理的內(nèi)容2.組織實施采購部門必須選擇能夠供應(yīng)所需商品的供應(yīng)商。如果在當(dāng)前文件清單上找不到合適的供應(yīng)商，就應(yīng)立刻去找新的供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時應(yīng)考察供應(yīng)商的整體實力、生產(chǎn)供應(yīng)能力、信譽(yù)等。

（2）采購部門向供應(yīng)商訂貨（3）驗收入庫（4）合同監(jiān)督（5）購后評價和調(diào)整（五）采購管理的內(nèi)容2.組織實施1）訂單涉及的費用很大，尤其在一次性購買設(shè)備的情況下，往往要求供應(yīng)商投標(biāo)，此時需要生產(chǎn)與設(shè)計人員來幫助采購部門和供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商。2）數(shù)量大、經(jīng)常使用的細(xì)項，可以使用總購貨訂單的方法。一般情況下，每年只需和供應(yīng)商協(xié)商一次價格，其后一年內(nèi)的價格都遵照它來執(zhí)行。3）中等數(shù)量的細(xì)項可以用總購貨訂單的方法，也可以采用個別訂貨的方法。4）少量購買也可由需要某細(xì)項的生產(chǎn)單位直接與供應(yīng)商聯(lián)系，這種采購也要有控制措施。

（3）驗收入庫（4）合同監(jiān)督（5）購后評價和調(diào)整（五）采購管理的內(nèi)容2.組織實施收貨部門必須檢查供應(yīng)商交付的貨物的質(zhì)量與數(shù)量，同時通知采購、會計與需要貨物的生產(chǎn)單位。如果貨物不符合接收要求，就必須將其退回給供應(yīng)商并要求賠償或替換，或接受仔細(xì)檢驗。此時還應(yīng)及時通知采購、會計與生產(chǎn)單位。

（4）合同監(jiān)督（5）購后評價和調(diào)整（五）采購管理的內(nèi)容2.組織實施定期檢查合同執(zhí)行情況，并將執(zhí)行過程及時輸入數(shù)據(jù)庫，以便對供應(yīng)商做出評價。采購部門要加強(qiáng)與供應(yīng)商的聯(lián)系，督促其按期交貨，對出現(xiàn)的問題要及時進(jìn)行交涉。

（5）購后評價和調(diào)整（五）采購管理的內(nèi)容2.組織實施對供應(yīng)商供貨情況和合同執(zhí)行情況進(jìn)行評價，更新供應(yīng)商分級評估記錄，以便對下一次供貨進(jìn)行調(diào)整。

（1）采購人員的控制。（2）采購流程的控制（3）采購資金的控制。（4）采購信息的收集和使用。（5）采購績效的考核。（五）采購管理的內(nèi)容3.監(jiān)控

（1）采購人員的控制。（2）采購流程的控制（3）采購資金的控制。（4）采購信息的收集和使用。（5）采購績效的考核。（五）采購管理的內(nèi)容3.監(jiān)控要加強(qiáng)采購人員的素質(zhì)管理；還要加強(qiáng)采購人員的職業(yè)道德教育和業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，建立獎懲制度，及時對采購人員進(jìn)行獎懲。

（2）采購流程的控制（3）采購資金的控制。（4）采購信息的收集和使用。（5）采購績效的考核。（五）采購管理的內(nèi)容3.監(jiān)控

應(yīng)抓住采購流程中的關(guān)鍵點。要點內(nèi)容如下：1）采購計劃的制定、準(zhǔn)備；2）采購文件的基本內(nèi)容和要求、審批、保管；3）向合格的供應(yīng)商提交采購文件；4)采購合同的審批、簽訂；5)向供應(yīng)商提供采購文件、反饋采購物資的質(zhì)量狀況；6)對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進(jìn)行驗證。

（3）采購資金的控制。（4）采購信息的收集和使用。（5）采購績效的考核。（五）采購管理的內(nèi)容3.監(jiān)控1)采購預(yù)算控制是采購資金控制常用的手段。采購預(yù)算實現(xiàn)了采購計劃的具體化，為采購資金的控制提供了明確的標(biāo)準(zhǔn)。2)對于采購資金的使用要建立起一套嚴(yán)格的規(guī)章制度，資金的領(lǐng)取、審批、使用一般要規(guī)定具體的權(quán)限范圍，要有審批制度和書面證據(jù)制度。

（4）采購信息的收集和使用。（5）采購績效的考核。（五）采購管理的內(nèi)容3.監(jiān)控1)采購控制過程是通過采購信息的傳輸和反饋得以實現(xiàn)的，控制部分有信息輸入到受控部分，受控部分也有反饋信息送到控制部分，從而形成閉合回路。2)控制是根據(jù)反饋信息來比較、糾正和調(diào)整它發(fā)出的控制信息，以此實現(xiàn)有效控制。

（5）采購績效的考核。（五）采購管理的內(nèi)容3.監(jiān)控1)對采購績效的考核可以分為對整個采購部門的考核及對采購人員個人的考核。2)對采購部門績效的考核可以由企業(yè)高層管理者來進(jìn)行，也可以由內(nèi)部客戶來進(jìn)行；而對采購人員的考核通常由采購主管來進(jìn)行。二、采購管理與庫存（一）采購管理的概念所謂庫存控制，就是對庫存量的控制，也即在保障供應(yīng)的前提下，使庫存物品的數(shù)量最