公司文書管理規(guī)定

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔公司文書管理規(guī)定一、

為使文書管理制度化，以提高行政效率，制定本辦法。二、

本公司與外界往來的文書收發(fā)，總公司由管理部統(tǒng)一辦理，營業(yè)所由營業(yè)會計辦理。三、

主辦及辦部門

文書內容所涉及業(yè)務部門為該項文書的主辦部門，如有涉及其他部門時，其他部門為該項文書的辦部門。四、

行文類別1、

函：用于本公司對外機關、團體、公司行文。2、

公告：用地業(yè)務主管向公司員工或特定對象發(fā)布規(guī)章、獎懲、命令、調動及各項規(guī)定。3、

簽呈：用于下級對上級的請示工報告。4、

電報：用于業(yè)務處理需急速送抵遠地收件人時。5、

聯(lián)系函：用于公司內各部門業(yè)務接治。五、

行文名義、署名1、

對外行文以公司的名義，由總經(jīng)理署名或簽章，以營業(yè)單位行文由經(jīng)理署名或簽章。2、

公司內部聯(lián)系函，由經(jīng)辦部門辦人及主管簽章。六、

收（發(fā)）文1、

收文：限時專送及掛號信由收發(fā)人員依序填入收文字號、日期、寄件人、收文者。2、

發(fā)文：一律由收發(fā)人中依件填入發(fā)文字號、日期、寄件人、收文者。3、

電報統(tǒng)由國我部管理收發(fā)文，并登記。七、

發(fā)文字號制定1、

對外行文字號：[例]總公司：（年）字第OOO號

營業(yè)所：（年）營字第OOO號2、

對內行文字號：管理部：（年）管字第OOO號

營業(yè)所：（年）營字第OOO號八、分文1、（1）掛號、限時信、國外信函、FAX于收文登記并匯總呈總經(jīng)理后，送部門經(jīng)理轉交經(jīng)辦人處理。

（2）營業(yè)所由營業(yè)會計收文登記后呈所長閱，再轉交經(jīng)辦人辦理。2、私人信函，經(jīng)本人拆信后發(fā)現(xiàn)系公務文書，應交收發(fā)人中依本規(guī)則處理。3、

平信及印刷品可不需登記，收文后，由管理部轉交收件人，無法收件人者，由管理部處理。4、

文件涉及二部或部門不明確者，以關系較密的部門為主辦單位，再會商其他部門協(xié)辦。無法判定部門，呈總經(jīng)理裁示。九、

發(fā)文1、

對外發(fā)文：涉及公司整體或重要的業(yè)務行文以及對機關行文由部總經(jīng)理簽署。道德由經(jīng)辦人擬妥文稿部門主管，后轉呈總經(jīng)理簽署，交經(jīng)辦人打印，連同原稿送管理部編號，并填寫“發(fā)文登記簿”2、

對內聯(lián)系函：由經(jīng)辦人擬稿后呈部門主管簽署，經(jīng)指定人編號后發(fā)出。涉及重要業(yè)務工作的文件需由部門主轉呈總經(jīng)理。十、

文書結構1、

公告：一般由“主旨”、“依據(jù)”、“公告事項”三部分組成。2、

函、簽呈：一般由“主旨”、“說明”、“辦法、擬辦、建議”三部分組成。十一、

承辦人員須于收到文件二日內辦妥，最遲不得超過三日。有特殊情況，可呈報主管延期。但緊急文件不得延誤。十二、

文書以迅速、簡潔、明確為基礎要求。十三、

文書遞送文書呈閱、呈簽、會辦時，如為普通文件，以普通卷宗傳遞，如系或緊急文件則以紅色卷宗傳遞。十四、

檔案管理1、

文書經(jīng)呈總經(jīng)理簽署后，國外部份應由秘書留存影印件，國內及內部文件由管理部按部

門歸檔，原稿由經(jīng)辦部門留存。2．各部門的發(fā)文統(tǒng)一由專人歸檔、保管。----摘自《現(xiàn)代管理制度、程序、方法范例全集》辦公、總務、后勤管理卷中國人民大學出版社精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔二、鑰匙管理規(guī)定第一條為管理辦公場所物品的整潔及安全，特定本管理規(guī)定。第二條總公司鑰匙由行政部(辦公室)統(tǒng)籌管理、復制，部門鑰匙由部門負責人管理。第三條總公司大門鑰匙分配四把，各部門大門鑰匙分配二把。第四條如因公需使用鑰匙，得向保管人說明使用目的，用畢后應立即歸還。第五條部門負責人負責管理鑰匙的使用，不得任意復制或允許同仁借予他人使用，否則負連帶賠償責任。第六條鑰匙保管人應遵守下列條件，否則所受損失由保管人負擔責任，并視情節(jié)輕重論處或依法查辦。(一)離職時應將鑰匙繳交行政部(辦公室)負責人。(二)鑰匙遺失時，應立即向管理單位報備。(三)非經(jīng)