檔案管理課件 九 檢索、利用(第1、2節(jié))

第九章檔案檢索、利用與編研

第一節(jié)檔案檢索工作一、檔案檢索工作（一）內(nèi)容檔案檢索工作是對(duì)檔案信息進(jìn)行加工和儲(chǔ)存，編制檢索工具，并根據(jù)利用者的特定需求查找檔案的活動(dòng)。檔案檢索工作是檔案提供利用的基礎(chǔ)和前提，是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的必要條件，包括檔案信息儲(chǔ)存和信息查檢兩方面的工作內(nèi)容。檔案信息儲(chǔ)存是通過(guò)各種方式將零散的檔案信息組織起來(lái)，編制檢索工具，形成檢索系統(tǒng)，包括檔案的著錄與標(biāo)引、檢索工具的組織和檢索系統(tǒng)的建立等內(nèi)容。檔案信息查檢是指通過(guò)各種檢索途徑和檢索手段將利用者所需要的檔案信息從檔案檢索系統(tǒng)中及時(shí)、準(zhǔn)確地查找出來(lái)，提供利用的過(guò)程。一、檔案檢索工作（二）檔案檢索工作的過(guò)程1.檔案的著錄和標(biāo)引（1）檔案著錄：檔案館（室）編制檢索工具時(shí)對(duì)檔案的內(nèi)容和外部特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。內(nèi)容特征指檔案的主題，表現(xiàn)為檔案的分類號(hào)、主題詞、摘要等；外部特征指檔案的標(biāo)題、作者、形成時(shí)間、檔號(hào)、文種、載體等。（2）檔案標(biāo)引：是對(duì)文件或案卷進(jìn)行主題分析，把自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化檢索語(yǔ)言的過(guò)程，即對(duì)主題分析的結(jié)果給予檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程。其中，給予分類號(hào)標(biāo)識(shí)的過(guò)程稱為分類標(biāo)引，給予主題詞標(biāo)識(shí)的過(guò)程稱為主題標(biāo)引。（3）檔案著錄標(biāo)引的作用：著錄和標(biāo)引是建立檔案檢索系統(tǒng)的基礎(chǔ)和前提。一、檔案檢索工作著錄項(xiàng)目共分為7項(xiàng)：a.題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)：正題名、并列題名、副題名及說(shuō)明題名文字、文件編號(hào)、責(zé)任者、附件。b.稿本與文種項(xiàng)c.密級(jí)與保管期限d.時(shí)間項(xiàng)e.載體形態(tài)項(xiàng)：載體類型、數(shù)量及單位、規(guī)格。f.附注與提要項(xiàng)g.排檢與編號(hào)項(xiàng)：分類號(hào)、檔案館代號(hào)、檔號(hào)、縮微號(hào)、電子文檔號(hào)、主題詞及關(guān)鍵詞。其中正題名、責(zé)任者、時(shí)間、分類號(hào)、檔號(hào)、縮微號(hào)、電子文檔號(hào)、主題詞及關(guān)鍵詞為必要著錄項(xiàng)目，其余為選擇著錄項(xiàng)目。一、檔案檢索工作2.檔案檢索工具的編制：是將條目按照一定的規(guī)律和要求組織起來(lái)，編織成具有特定檢索功能的檔案檢索工具。3.檔案檢索工具體系的組織：即根據(jù)特定單位的需要把不同的檢索工具組成一個(gè)有機(jī)的體系，以供不同需求的利用者查找利用。

一、檢索工作的內(nèi)容和意義（三）檔案檢索工作的意義1.檔案檢索是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的必要方法。2.檔案檢索是利用者獲取檔案信息的有效途徑。3.檔案檢索是提高檔案工作水平的重要手段。二、檔案檢索工具（一）檔案檢索工具的作用1.檔案檢索工具是連接檔案管理者和利用者的紐帶。2.檔案檢索工具是開(kāi)發(fā)檔案信息資源，使利用者獲得所需信息的鑰匙。3.檔案檢索工具是檔案人員掌握庫(kù)藏檔案情況，進(jìn)行科學(xué)管理的手段。4.檔案檢索工具是檔案部門之間信息交流、互通有無(wú)的必備條件。5.檔案檢索工具是檔案編研工作和統(tǒng)計(jì)工作的基礎(chǔ)。二、檔案檢索工具（二）檔案檢索工具的種類劃分方式：1.按編制方式劃分2.按載體形式劃分3.按功能劃分4.按內(nèi)容范圍劃分5.按信息處理的手段劃分二、檔案檢索工具（二）檔案檢索工具的種類1.按編制方式劃分：（1）目錄。目錄是將檔案的著錄條目按照一定的次序編排而成的檢索工具，著錄項(xiàng)目比較完整，利用較準(zhǔn)確，應(yīng)用非常廣泛，如分類目錄、題名目錄。（2）索引。索引是將檔案中的某一內(nèi)部或外部特征及其出處按照一定的順序排列起來(lái)的檢索工具，著錄項(xiàng)目簡(jiǎn)單，提供的檔案信息具體、針對(duì)性強(qiáng)，如人名索引、地名索引、文號(hào)索引。（3）指南。指南是以文章敘述的方式綜合介紹檔案情況的一種檢索工具，它對(duì)檔案信息進(jìn)行概括，報(bào)道保存的全部或部分檔案的來(lái)源、內(nèi)容、價(jià)值、使用方法、檢索途徑等，可讀性較強(qiáng)，能夠作為工具書(shū)使用，但檢索功能弱，如全宗指南、專題指南。二、檔案檢索工具2.按載體形式劃分：(1)卡片式檢索工具。它是將條目著錄于卡片上，把卡片按一定順序排列而成的檢索工具，如分類目錄、案卷目錄、全引目錄、主題目錄。它具有較大的靈活性，便于增減條目、調(diào)整順序，可以利用一次著錄的結(jié)果編制不同的檢索工具。但成本較高，不便管理，不利于傳遞與交流。(2)書(shū)本式檢索工具。它是將著錄條目按順序排列并裝訂成冊(cè)的檢索工具，如檔案館指南、全宗介紹。書(shū)本式檢索工具體積小，編排緊湊，成本低廉，便于管理，利于信息的交流，運(yùn)用極為廣泛，但缺乏靈活性，不可增減條目和調(diào)整順序，不能反映所藏檔案的詳細(xì)內(nèi)容。(3)活頁(yè)式檢索工具。是介于卡片式和書(shū)本式檢索工具之間的一種形式。每一頁(yè)記錄若干份同類文件或案卷的特征，一頁(yè)著錄不完接下頁(yè)，再將著錄好的活頁(yè)按序裝入書(shū)夾?；铐?yè)式檢索工具管理比較靈活，能隨意增減，隨時(shí)撤換，小型單位檔案室可使用，但不適合產(chǎn)生檔案數(shù)量多的單位，較難適應(yīng)形式發(fā)展的需要。二、檔案檢索工具3.按功能劃分：（1）館藏性檢索工具。它是反映檔案實(shí)體整理體系及其相互關(guān)系的檢索工具，如全宗目錄、案卷目錄。（2）查檢性檢索工具。它是從檔案的某一內(nèi)容或形式特征提供檢索途徑的檢索工具，如分類目錄、主題目錄、人名索引、文號(hào)索引。（3）介紹性檢索工具。它是介紹和報(bào)道檔案內(nèi)容及其有關(guān)情況的檢索工具，如專題指南、全宗指南。它不記錄檔案文件的檢索標(biāo)識(shí)，不建立排檢項(xiàng)目，因此，借助它不能直接獲得檔案文件。二、檔案檢索工具4.按內(nèi)容范圍劃分：（1）綜合性檢索工具：以一個(gè)或若干個(gè)檔案館的全部檔案或以一個(gè)全宗的檔案為檢索和介紹對(duì)象的檢索工具，如全宗文件目錄、分類目錄、全宗指南、綜合性聯(lián)合目錄。（2）專題性檢索工具：以某一專題的檔案為對(duì)象編制的檢索工具，如專題目錄、專題指南、專題性聯(lián)合目錄。二、檔案檢索工具5.按信息處理的手段劃分（1）手工檢索工具。它是人工直接查找檔案線索使用的目錄或索引，如各種卡片式和書(shū)本式的檢索工具。（2）機(jī)械檢索工具。它是借助于電子計(jì)算機(jī)等手段查找檔案材料所使用的檢索工具，如機(jī)讀目錄、縮微目錄。①縮微式檢索工具：用縮微攝影方式制作的以膠片為載體的檢索工具，體積小、節(jié)約空間，存儲(chǔ)密度大，累積能力強(qiáng)，便于攜帶和交流，不便增減條目。②機(jī)讀式檢索工具：以磁帶、磁盤(pán)、磁鼓等磁性材料為載體的供計(jì)算機(jī)識(shí)別的檢索工具，存儲(chǔ)密度高，檢索速度快、效率高，可進(jìn)行多用途檢索，但前期處理和輸入工作量大，檢索費(fèi)用高。二、檔案檢索工具（三）常用檔案檢索工具1.案卷目錄。它是以案卷為單位，揭示一個(gè)全宗內(nèi)某一部分檔案內(nèi)容和成分，依據(jù)檔案整理順序組織起來(lái)的檢索工具。2.案卷文件目錄。又稱全引目錄，是以全宗為單位，將案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄匯集而成的檢索工具，優(yōu)點(diǎn)是：編制方法簡(jiǎn)便，設(shè)置項(xiàng)目多，能具體地揭示檔案內(nèi)容和成分，方便查找案卷和單份卷內(nèi)文件，缺點(diǎn)是：不能按文件內(nèi)容的性質(zhì)分類，不便按專題查找利用。二、檔案檢索工具二、檔案檢索工具3.分類目錄。它是按照體系分類法的基本原理，將檔案主題按照《中國(guó)檔案分類法》的邏輯體系組織的檢索工具。分類目錄系統(tǒng)地揭示檔案的主題內(nèi)容，按邏輯體系分類排列，具有較強(qiáng)的族性檢索功能，便于利用者從文件反映的問(wèn)題、專業(yè)、內(nèi)容等角度查找利用檔案材料。但其利用程序比較復(fù)雜，會(huì)導(dǎo)致一定的誤檢和漏檢，影響檢索效率。

《中國(guó)檔案分類法》主要用于檔案分類標(biāo)引和組織檔案分類目錄，其體系結(jié)構(gòu)包括：編制說(shuō)明、中華人民共和國(guó)檔案分類表、新民主主義檔案分類表、民國(guó)檔案分類表、清代檔案分類表。中華人民共和國(guó)檔案分類表基本大類序列基本大類內(nèi)容A中國(guó)共產(chǎn)黨黨務(wù)B國(guó)家政務(wù)總類C政法D軍事E外交………N工業(yè)P交通運(yùn)輸Q郵電R城鄉(xiāng)建設(shè)、建筑業(yè)S環(huán)境保護(hù)、土地管理T海洋、氣象、地震、測(cè)繪U標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、專利二、檔案檢索工具分類目錄采用卡片式，即分類卡片。分類卡片是打破全宗界限和全宗內(nèi)檔案分類系統(tǒng)，針對(duì)檔案館、室長(zhǎng)久保存的文件或案卷，逐一制成卡片。編制方法與步驟為：（1）填寫(xiě)卡片，分為文件級(jí)和案卷級(jí)兩種。（2）排列卡片。根據(jù)分類號(hào)的順序逐級(jí)集中卡片。（3）放置導(dǎo)卡。二、檔案檢索工具4.專題目錄：是根據(jù)館藏情況和實(shí)際工作需要編制的，系統(tǒng)揭示檔案部門某一專題檔案內(nèi)容和形式特征的檢索工具。專題目錄不受全宗限制，可按照需要設(shè)計(jì)分類，把有關(guān)的專題所有檔案線索集中，檢索迅速，查準(zhǔn)率較高。但其制卡工作量大，標(biāo)引有難度。5.主題目錄：是根據(jù)主題法的原理，用規(guī)范化的詞、詞組揭示文件或案卷的主題內(nèi)容，按照主題詞的字順排列組織的檢索工具。二、檔案檢索工具5.主題目錄特點(diǎn)：專指性，用主題詞揭示文件或案卷反映的內(nèi)容；集中性，不受分類體系的限制，提供某一主題的全部檔案信息；直觀性，直接用詞、詞組表達(dá)，不必轉(zhuǎn)換成代碼符號(hào)；靈活性，可以根據(jù)需要增補(bǔ)、刪除、改動(dòng)主題詞。

缺點(diǎn)：按主題字序排列，缺乏邏輯體系，不便于族性檢索；制卡工作量較大，標(biāo)引有一定難度；漢字結(jié)構(gòu)復(fù)雜，容易造成誤差。二、檔案檢索工具6.人名索引。它是揭示檔案中涉及的人物并指明其檔案出處的檢索工具。人名索引一般由人名和檔案號(hào)兩部分組成，按姓氏筆畫(huà)、漢語(yǔ)拼音字母順序、四角號(hào)碼等方法排列。7.文號(hào)索引。文號(hào)索引是將檔案的文號(hào)與檔號(hào)相對(duì)應(yīng)，揭示文號(hào)與檔號(hào)之間的關(guān)系，提供按文號(hào)查找檔案的途徑的檢索工具。文號(hào)索引按文號(hào)、作者、年度編排，把同一年度、同一發(fā)文單位的文件編制成表格，裝訂成冊(cè)。其格式較靈活，編制簡(jiǎn)便，檢索效果好，適合檔案數(shù)量多的單位。二、檔案檢索工具二、檔案檢索工具二、檔案檢索工具

8.全宗指南。又稱全宗介紹，是用文章敘述形式介紹檔案館保存的某一個(gè)全宗基本情況的檢索工具。全宗指南由立檔單位和全宗歷史概況、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分介紹兩部分構(gòu)成，介紹立檔單位的歷史、組成、現(xiàn)狀和全宗檔案的形成、內(nèi)容、價(jià)值、整理方法，報(bào)道本全宗檢索工具的編制、檔案查檢的途徑方法等方面的情況，使人們?nèi)媪私馊诘那闆r，為利用者提供、獲取檔案線索。全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分介紹是全宗指南的主體，可以沿著兩條線索編制。一是按檔案內(nèi)容介紹，即根據(jù)立檔單位工作性質(zhì)和工作任務(wù)確定題目，指明題目的準(zhǔn)確名稱，說(shuō)明該題目所屬時(shí)間和案卷數(shù)量，介紹該題目范圍內(nèi)的內(nèi)容和成分。二是按組織機(jī)構(gòu)介紹檔案，指出該組織單位的名稱和存在時(shí)間，指明該組織單位的工作職能、任務(wù)和案卷數(shù)量，介紹該組織單位內(nèi)的檔案內(nèi)容和成分。二、檔案檢索工具9.歸檔文件目錄。它是由不同條目按照一定的體系和方法排列而成，包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注等項(xiàng)目。

10.專題指南。又稱專題介紹，是按照一定題目，以文章敘述的形式揭示和介紹檔案館保存的關(guān)于該專題的檔案內(nèi)容和成分的檢索工具。它綜合敘述和介紹檔案的內(nèi)容和成分，并向外印發(fā)，起到宣傳和檢索檔案的作用。三、檔案檢索方法（一）檔案檢索基本程序1.明確檢索要求，確定所要查找的檔案信息在時(shí)間、地點(diǎn)、類型、內(nèi)容等方面的限定范圍；2.根據(jù)檔案部門檢索工具和檢索系統(tǒng)的設(shè)置情況，選擇有效的檢索途徑，確定需查找的檔案檢索工具；3.進(jìn)行主題分析，把所檢索的主題概念轉(zhuǎn)換成檔案檢索標(biāo)識(shí)；4.從檔案檢索工具或檢索系統(tǒng)中進(jìn)行查檢，將檔案檢索標(biāo)識(shí)與所表達(dá)檔案主題概念的檔案文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)進(jìn)行匹配，檢出相關(guān)檔案；5.對(duì)檢索結(jié)果進(jìn)行分析，若與檢索要求不符，則根據(jù)需要擴(kuò)大、縮小或改變檢索范圍，直到獲得滿意的檢索結(jié)果為止。三、檔案檢索方法（二）手工檢索程序1.熟悉檢索工具設(shè)置情況2.明確檢索要求3.選擇檢索工具4.檢索標(biāo)識(shí)5.查檢6.檢索結(jié)果7.重新查檢三、檔案檢索方法（三）計(jì)算機(jī)檢索步驟計(jì)算機(jī)檢索是將條目信息輸入計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備，形成文檔或數(shù)據(jù)庫(kù)，人們通過(guò)計(jì)算機(jī)程序，按照檢索要求檢索檔案信息。計(jì)算機(jī)檢索采用了現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，具有速度快、效率高、技術(shù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，是未來(lái)檔案檢索工作的發(fā)展方向。三、檔案檢索方法計(jì)算機(jī)檢索的步驟是：1.了解需求，明確利用者的檢索要求和檢索目的，劃定檢索對(duì)象，確定檢索范圍；2.根據(jù)檢索要求選擇數(shù)據(jù)庫(kù)，確定檢索途徑；3.對(duì)用戶提問(wèn)進(jìn)行概念分析，依據(jù)檢索詞表將分析出的主題概念轉(zhuǎn)換成檢索標(biāo)識(shí)；4.構(gòu)造檢索提問(wèn)表達(dá)式；5.輸入提問(wèn)表達(dá)式，由計(jì)算機(jī)對(duì)文檔進(jìn)行查找，檢出相關(guān)資料；6.分析檢索結(jié)果，若不符合要求，則對(duì)提問(wèn)表達(dá)式進(jìn)行修改，再次進(jìn)行查檢，直到結(jié)果滿意為止。計(jì)算機(jī)檢索過(guò)程圖討論題（P208）計(jì)算機(jī)檢索會(huì)不會(huì)完全代替手工檢索？計(jì)算機(jī)檢索會(huì)不會(huì)完全代替手工檢索？1.人員素質(zhì)制約2.硬件設(shè)備制約3.軟件制約4.網(wǎng)絡(luò)制約第九章第二節(jié)檔案利用工作

一、檔案利用工作的含義

檔案利用工作是為滿足利用者使用檔案的需求而直接提供檔案信息為各項(xiàng)工作服務(wù)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)?；竟ぷ靼ǎ航榻B和報(bào)道館、室藏檔案的內(nèi)容和成分，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，通過(guò)各種方式向利用者提供檔案材料，進(jìn)行檔案咨詢服務(wù)。

一、檔案利用工作的含義檔案利用工作和利用檔案是兩個(gè)相關(guān)聯(lián)的概念。檔案利用工作是檔案管理人員以館藏檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過(guò)一定的方式方法直接提供檔案為利用者服務(wù)的過(guò)程。利用檔案是利用者在日常工作、研究和解決問(wèn)題中使用檔案的活動(dòng)。有了利用檔案的需要，才有檔案利用工作；有了檔案利用工作才能實(shí)現(xiàn)利用檔案，最大限度的滿足檔案用戶的利用需求。檔案利用工作是利用檔案的條件，利用檔案是檔案利用工作的內(nèi)容，只有兩者有機(jī)結(jié)合，才能充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案利用工作的意義

是檔案工作的目的

直接為構(gòu)建和諧社會(huì)發(fā)揮服務(wù)作用

對(duì)檔案工作有著檢驗(yàn)和帶動(dòng)作用

對(duì)檔案工作的發(fā)展有決定性影響

三、做好檔案利用工作的基本要求

（一）熟悉館藏檔案工作者必須熟悉館藏檔案的成分、內(nèi)容、數(shù)量和存放位置，熟悉每一全宗的形成、整理狀況以及全宗之間、全宗群之間的有機(jī)聯(lián)系，熟悉每一全宗檔案的利用價(jià)值。只有這樣，才能在利用服務(wù)中掌握主動(dòng)權(quán)，根據(jù)工作活動(dòng)的需要，積極、準(zhǔn)確、及時(shí)地向利用者介紹、報(bào)道和提供檔案，減少查閱調(diào)檔的盲目性，提高查準(zhǔn)率、查全率和查找速度，使蘊(yùn)藏在檔案中的靜態(tài)信息產(chǎn)生效益。（二）了解需求

檔案用戶需求，決定著檔案開(kāi)發(fā)利用的活動(dòng)規(guī)律，影響提供利用方式的選擇。所以，檔案工作者在熟悉館藏的基礎(chǔ)上，還要了解利用者對(duì)檔案的利用需求，做到知己知彼，有針對(duì)性地開(kāi)展服務(wù)，提高檔案利用服務(wù)工作質(zhì)量。

三、做好檔案利用工作的基本要求

（三）充分分析檔案利用需求

根據(jù)利用目的，檔案利用者可分為研究型、事務(wù)型、咨詢型和文化休閑型四種類型。1.研究型用戶:利用目的是為進(jìn)行學(xué)術(shù)研究和編史修志收集相關(guān)資料。其利用需求是全面、系統(tǒng)、詳盡，并需提供資料復(fù)制服務(wù)，利用時(shí)間相對(duì)集中。檔案部門可以通過(guò)定期公布開(kāi)放檔案目錄，吸引他們前來(lái)利用，并注意收藏他們利用檔案形成的研究成果，作為館藏資源的補(bǔ)充。

三、做好檔案利用工作的基本要求

2.事務(wù)型用戶:利用檔案的目的是為了解決工作中某一個(gè)具體問(wèn)題。其利用需求是實(shí)用、準(zhǔn)確、可靠、迅速。利用時(shí)間因事而定，沒(méi)有特別的規(guī)律。檔案部門應(yīng)通過(guò)建立完善的檔案檢索體系來(lái)幫助他們盡快找到所需的檔案信息。

3.咨詢型用戶:利用檔案的目的是為了了解有關(guān)某一問(wèn)題的事實(shí)。利用需求是準(zhǔn)確、快速、方便。利用時(shí)間因事而定，沒(méi)有特別的規(guī)律。檔案部門可根據(jù)用戶的不同需求，分別采用電話、傳真、郵件等口頭或書(shū)面方式進(jìn)行。

三、做好檔案利用工作的基本要求

4.文化休閑型用戶:利用檔案的目的是為了陶冶性情，提高自身人文科學(xué)素養(yǎng)，學(xué)習(xí)了解傳統(tǒng)文化和科學(xué)、歷史發(fā)展進(jìn)程。其利用需求是生動(dòng)、直觀、有較高的文化鑒賞價(jià)值。利用時(shí)間一般為節(jié)假日和周末休假時(shí)間。這就要求檔案部門延長(zhǎng)開(kāi)放時(shí)間，精心策劃、組織檔案展覽和專題報(bào)告會(huì)，出版檔案書(shū)籍，播放檔案影視作品，制作檔案紀(jì)念品等多種方式來(lái)滿足他們的各種需求。

三、做好檔案利用工作的基本要求

（四）正確處理利用和保密的關(guān)系

既要方便檔案利用，又要維護(hù)檔案的安全，處理好利用與保護(hù)的關(guān)系，該保密的堅(jiān)決保密，該開(kāi)放的一定開(kāi)放，合理發(fā)揮檔案的作用。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定，保管期滿30年的檔案可以向社會(huì)開(kāi)放利用，但其中涉及黨和國(guó)家機(jī)密、危害國(guó)家安全的檔案推遲開(kāi)放時(shí)間。必須根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和國(guó)家利益的需要，認(rèn)真審定和嚴(yán)格掌握檔案開(kāi)放范圍、開(kāi)放時(shí)間，正確判定和調(diào)整檔案密級(jí)，使檔案更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)。

三、做好檔案利用工作的基本要求

（五）改變服務(wù)方式

檔案提供利用工作可分為直接服務(wù)和間接服務(wù)兩種類型。直接服務(wù)又稱為被動(dòng)服務(wù)，主要指檔案人員采用閱覽、外借、復(fù)制、咨詢、出具證明等方式，直接為到檔案部門查閱檔案的用戶提供檔案利用服務(wù)。

間接服務(wù)又稱主動(dòng)服務(wù)，主要指檔案部門通過(guò)整理、匯集、編寫(xiě)等方式為利用者提供服務(wù)，具有前瞻性和綜合性等特點(diǎn)，對(duì)于提高機(jī)關(guān)工作效率，拓展檔案部門的服務(wù)功能具有十分重要的作用。

四、檔案利用服務(wù)方式

閱覽室利用外借制發(fā)檔案復(fù)制本檔案展覽制發(fā)檔案證明參考咨詢數(shù)字檔案信息服務(wù)四、檔案利用服務(wù)方式

（一）閱覽室利用

閱覽室利用是指開(kāi)設(shè)閱覽室，提供檔案原件或復(fù)制件等服務(wù)。閱覽室是專門為利用者設(shè)置的閱覽檔案的場(chǎng)所。1.

要求:（1）閱覽室要接近庫(kù)房，環(huán)境安靜、舒適、清潔，開(kāi)間寬敞，光線明亮，以方便調(diào)卷和用戶閱讀文件。（2）以利于管理、方便利用為原則，閱覽室要合理劃分資料、閱讀、視聽(tīng)、休息等不同的功能區(qū)，使其布局更合理、美觀、舒適。（3）閱覽室應(yīng)設(shè)有服務(wù)臺(tái)、閱覽桌、存物處、布告欄、監(jiān)護(hù)設(shè)備以及電腦等設(shè)備。四、檔案利用服務(wù)方式（4）為方便用戶，閱覽室要準(zhǔn)備與館藏檔案相關(guān)的歷史、經(jīng)濟(jì)、政治等方面的參考資料。（5）閱覽室要提供索引、書(shū)目、詞典、年鑒、手冊(cè)和指南之類的檢索工具書(shū)，供用戶隨時(shí)查閱利用。（6）閱覽室應(yīng)建立維護(hù)閱覽室秩序和檔案安全的各項(xiàng)規(guī)章制度，比如《閱讀檔案須知》《閱覽室利用登記制度》等。同時(shí)，檔案工作人員還要特別提醒用戶：不能在檔案上做標(biāo)記，不得涂改、污損、裁剪檔案；不得將檔案帶出閱覽室等。

四、檔案利用服務(wù)方式2.特點(diǎn)：（1）用戶可以見(jiàn)到檔案的原件，保證利用的質(zhì)量。（2）便于控制檔案的利用，保護(hù)檔案的安全。（3）閱覽手續(xù)簡(jiǎn)單。（4）閱覽環(huán)境良好，方便利用。四、檔案利用服務(wù)方式

（二）外借外借是指按照一定的制度和手續(xù)，將檔案攜出檔案館（室）閱覽、使用。1.檔案外借使用的要求（1）為了保證外借檔案的政治安全和物質(zhì)安全，檔案外借要嚴(yán)格執(zhí)行的審批手續(xù)。（2）借出使用的期限一般不宜過(guò)長(zhǎng)。（3）要控制外借檔案的數(shù)量。（4）在借出檔案時(shí)應(yīng)點(diǎn)交清楚，并責(zé)成借用單位注意保密和保護(hù)檔案，不能將檔案轉(zhuǎn)借和私自摘錄、復(fù)制、翻印，更不能遺失、拆散、調(diào)換、抽取和污損檔案材料。（5）對(duì)于珍藏檔案，殘破易損檔案、稀有文本以及聲像檔案原件，概不外借。

四、檔案利用服務(wù)方式（二）外借2.外借服務(wù)的特點(diǎn)（1）增加了利用的靈活性。（2）有利于利用者深入研究檔案材料的內(nèi)容。（3）外借和歸還檔案，有完整的登記記錄，有利于統(tǒng)計(jì)情況和反饋利用效果。（4）相對(duì)閱覽而言，在檔案安全方面，控制的難度有所增加。四、檔案利用服務(wù)方式

（三）制發(fā)檔案復(fù)制本1.類型：副本和摘錄兩種類型。副本是通過(guò)攝影、掃描和復(fù)印等方式整體“克隆”檔案原件，反映了原件的所有部分。摘錄是通過(guò)手抄、打字、復(fù)印等方式，根據(jù)利用者的要求“克隆”檔案的局部，所反映的是原件中的某個(gè)問(wèn)題、段落或事實(shí)。2.復(fù)制方法：復(fù)印、手抄、打字、掃描和攝影四、檔案利用服務(wù)方式3.優(yōu)點(diǎn)（1）減少對(duì)原件的磨損和損害，延長(zhǎng)檔案原件的壽命；（2）為檔案孤本制作多份“替身”，提高檔案的利用效率；（3）降低孤本檔案遭受損壞的風(fēng)險(xiǎn)，萬(wàn)一檔案原件損壞，復(fù)制本起到復(fù)原的作用。

四、檔案利用服務(wù)方式4.復(fù)制符合的條件：（1）開(kāi)放的檔案原件的物理狀況允許復(fù)制；（2）沒(méi)有文件所有者或是管理者規(guī)定的復(fù)制限制以及法定的復(fù)制限制。復(fù)制本要與原件進(jìn)行校對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后須在復(fù)制本上注明檔案原件的編號(hào)、檔案部門的名稱，并加蓋公章。

四、檔案利用服務(wù)方式

（四）檔案展覽

檔案展覽是指檔案部門根據(jù)需要，按照一定的主題，采用平面或立體的展示手法，系統(tǒng)地陳列展示檔案原件或復(fù)制件，發(fā)揮檔案的宣傳教育作用的一種提供利用的主動(dòng)服務(wù)方式。

四、檔案利用服務(wù)方式1.形式(1)按展覽的期限分為長(zhǎng)期性檔案展覽和短期性檔案展覽。長(zhǎng)期性檔案展覽通常在檔案部門固定的展廳舉辦，內(nèi)容多為珍貴館藏、國(guó)家或地區(qū)重要?dú)v史面貌等方面的檔案史料的展出，如：第一歷史檔案館的《館藏珍品陳列展》。短期性檔案展覽有時(shí)是根據(jù)單位的工作需要而舉辦，有時(shí)是為了配合單位的重要活動(dòng)、紀(jì)念日而舉辦，如學(xué)校校慶時(shí)的辦學(xué)成就展等。(2)按展出的內(nèi)容劃分為綜合性檔案展覽和專題性檔案展覽。綜合性檔案展覽的內(nèi)容通常涉及到一個(gè)國(guó)家、地區(qū)、單位或著名人物的全面情況。專題性檔案展覽展示的是一個(gè)國(guó)家、地區(qū)、單位或著名人物的某一方面的情況。四、檔案利用服務(wù)方式（3）按展出的地點(diǎn)和方式劃分為固定展覽、巡回展覽和網(wǎng)絡(luò)檔案展覽。固定展覽是在檔案館展廳、單位展室舉辦的展覽，展品數(shù)量較多、規(guī)模較大、展出布局比較復(fù)雜。巡回展是檔案館為擴(kuò)大展覽的社會(huì)教育面，將檔案展品進(jìn)行流動(dòng)展示，展覽的選題與廣大群眾的關(guān)系密切，展覽的規(guī)模不大，展品布置比較簡(jiǎn)單，方便布展。網(wǎng)絡(luò)展覽是檔案部門在網(wǎng)站上開(kāi)辟展覽與展示專欄，展出館藏檔案史料，具有組織快捷、方式靈活、節(jié)省空間、參觀方便等優(yōu)點(diǎn)。

四、檔案利用服務(wù)方式2.組織（1）確定主題檔案展覽要主題明確，體現(xiàn)思想性、科學(xué)性、業(yè)務(wù)性和藝術(shù)性，達(dá)到廣泛、深刻、生動(dòng)的影響效果。（2）精選材料要選擇那些能正確揭示事物本質(zhì)和反映歷史事件真實(shí)面貌的檔案，以及最具典型意義的和具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案材料。（3）設(shè)計(jì)格局通常應(yīng)根據(jù)展覽主題，將檔案文獻(xiàn)分為若干專題，再按一定的時(shí)間或事件順序進(jìn)行排列，充分照顧各專題之間的相互聯(lián)系以及整個(gè)展覽的系統(tǒng)性和完整性。（4）保證檔案的安全展覽檔案一般使用復(fù)制件，必須展出原件時(shí)，應(yīng)陳列于玻璃柜或采取其他保護(hù)措施，確保檔案不受損壞。

四、檔案利用服務(wù)方式

（五）制發(fā)檔案證明

檔案證明是根據(jù)利用者的申請(qǐng)，為證實(shí)某種事實(shí)在所保存檔案中有無(wú)記載和如何記載而開(kāi)具的書(shū)面證明材料。檔案證明是滿足機(jī)關(guān)、團(tuán)體和公民利用檔案來(lái)證明一定事實(shí)的一種手段，是檔案館提供檔案為組織和個(gè)人服務(wù)的方式之一。

1.制發(fā)手續(xù)檔案證明必須根據(jù)單位或個(gè)人的正式書(shū)面申請(qǐng)才能制發(fā)。在申請(qǐng)書(shū)上要寫(xiě)明證明的目的、要求證明的事項(xiàng)，事項(xiàng)的發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)等基本信息，以便對(duì)申請(qǐng)書(shū)進(jìn)行審查和對(duì)檔案進(jìn)行查找。四、檔案利用服務(wù)方式2.制發(fā)依據(jù)檔案證明的制發(fā)依據(jù)是檔案原件，證明必須依據(jù)檔案正本或可靠的抄本來(lái)編寫(xiě)，所有的證明都要注明材料出處和根據(jù)。3.制發(fā)方法檔案證明不同于國(guó)家公證機(jī)關(guān)制發(fā)的公證文書(shū)，它不是直接對(duì)事實(shí)下結(jié)論，而是證明某個(gè)事件在檔案中有無(wú)記載以及如何記載的。因此，證明以引述或節(jié)錄原文為主要方法。4.制發(fā)標(biāo)志為了保證該項(xiàng)工作的嚴(yán)肅性，證明事項(xiàng)必須與申請(qǐng)事項(xiàng)完全一致，不得超過(guò)申請(qǐng)范圍。要對(duì)證明進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、真實(shí)，并加蓋檔案部門檔案證明材料專用章才能發(fā)出。

四、檔案利用服務(wù)方式

（六）參考咨詢

參考咨詢是指以檔案為依據(jù)，運(yùn)用相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)技術(shù)知識(shí)，對(duì)人們提出的問(wèn)題進(jìn)行解答，或指導(dǎo)其獲得有關(guān)某方面檔案的線索。檔案咨詢的類型有：一般性咨詢、專門性咨詢；事實(shí)性咨詢、知識(shí)性咨詢；專題研究性咨詢、情報(bào)性咨詢。參考咨詢的范圍包括兩部分：一是解答咨詢，即通過(guò)口頭或書(shū)面方式，答復(fù)利用者的詢問(wèn)；二是協(xié)助檢索，即指導(dǎo)利用者使用檢索工具或檔案參考資料，為查找館藏資料提供新的線索。

四、檔案利用服務(wù)方式（六）參考咨詢

開(kāi)展參考查詢工作要明確咨詢的目的、內(nèi)容、范圍、要求的深度和廣度，確定適當(dāng)?shù)臋z索途徑和答復(fù)方式，準(zhǔn)確查找檔案材料，采用直接提供答案、提供檔案復(fù)制件以及介紹有關(guān)查找線索的方式答復(fù)咨詢問(wèn)題。為了掌握咨詢工作的規(guī)律，積累咨詢的問(wèn)題和相關(guān)資料、不斷提高咨詢質(zhì)量，對(duì)咨詢過(guò)程要進(jìn)行登記記錄，定期整理、鑒定和分析，建立完整的咨詢檔案。

四、檔案利用服務(wù)方式

（七）數(shù)字檔案信息服務(wù)

1.數(shù)字檔案信息主要來(lái)源于兩個(gè)方面：一是各級(jí)各類檔案部門接收的電子文件，是數(shù)字檔案資源的重要組成部分；二是檔案部門為促進(jìn)檔案信息的利用，對(duì)部分利用價(jià)值較高的庫(kù)藏檔案進(jìn)行數(shù)字化所形成的數(shù)字檔案，是數(shù)字檔案中的精品。

四、檔案利用服務(wù)方式

（七）數(shù)字檔案信息服務(wù)

2.檔案部門的數(shù)字檔案信息服務(wù)主要采