管理流程培訓(xùn)課件

行政管理制度作業(yè)文件流程培訓(xùn)1行政辦公規(guī)范1.0為使公司辦公管理及建設(shè)得以提升，特制定如下規(guī)定。2.0辦公儀表規(guī)范：2.1男士，西裝、休閑上裝，長(zhǎng)褲，服裝自然、整潔。2.2女士，職業(yè)裝，休閑裝，長(zhǎng)褲，裙裝，著裝莊重、大方。公司鼓勵(lì)女士上班化淡裝。2.3頭發(fā)梳理整齊，清潔。男士長(zhǎng)度適中；女士不提倡發(fā)型太造作。2.4手和指甲應(yīng)清潔、衛(wèi)生；指甲應(yīng)經(jīng)常修剪、不宜過(guò)長(zhǎng)。女士可用指甲油，但避免過(guò)于鮮艷的顏色。2.5皮鞋無(wú)污漬、泥漬，清潔、光亮。3.0開(kāi)敞區(qū)（卡座區(qū)）規(guī)范：3.1辦公桌：桌面除電腦、文件盒、少量工具書、電話、筆架（筒）、臺(tái)歷、口杯外，不應(yīng)放置其它與辦公無(wú)關(guān)的物品。3.2坐椅：坐椅、靠背一律不能放任何物品，離開(kāi)座位時(shí)，將椅子調(diào)正，推入桌底，靠背緊靠桌沿。3.3電腦：主機(jī)置于辦公桌底，顯示器置于桌右方(或中間）。3.4墻面：不能有任何與辦公無(wú)關(guān)信息或資料的張貼。3.5垃圾簍：置塑料袋，置靠屏風(fēng)右后角處。3.6飲水機(jī)：指定地點(diǎn)，不得隨意移動(dòng)。3.7報(bào)刊：必須上報(bào)架，翻閱完后，放回原位。3.8清潔：地面無(wú)日常垃圾，污漬。24.0辦公室規(guī)范：4.1辦公桌：桌面除公司購(gòu)置辦公用品及電腦外，應(yīng)無(wú)其它與辦公無(wú)關(guān)的用品。4.2輔桌：桌面置口杯、文件盒、筆架（筒）、書籍、資料外，應(yīng)無(wú)其它物品。4.3電腦：桌面正中或右上方，主機(jī)放置于桌下。4.4文件柜：書籍、資料應(yīng)規(guī)范，整齊。4.5垃圾簍：置于輔桌后側(cè)。4.6清潔：辦公桌面無(wú)灰塵，電腦及顯示器無(wú)灰塵。5.0語(yǔ)言規(guī)范：5.1交往語(yǔ)言：您好、早上好、（晚）再見(jiàn)、請(qǐng)問(wèn)、請(qǐng)您、勞駕您、關(guān)照、謝謝、拜拜、周末愉快。5.2電話語(yǔ)言：您好、請(qǐng)問(wèn)、請(qǐng)講、謝謝、再見(jiàn)。5.3接待語(yǔ)言：您好、請(qǐng)稍等（候）、我通報(bào)一下、請(qǐng)坐、對(duì)不起、我就去聯(lián)系、打擾您一下、好的、行（切勿說(shuō)“不”）。6.0行為規(guī)范：6.1堅(jiān)守工作崗位，不串崗，不串位。6.2上班時(shí)間不允許看報(bào)紙、聊天、打瞌睡或做與本職工作無(wú)關(guān)的事情。6.3辦公桌應(yīng)保持整潔、座位應(yīng)保持清潔衛(wèi)生。6.4開(kāi)敞區(qū)公用物品或辦公用品，用后歸位。6.5上班期間保持辦公室的安靜，不高聲喧嘩。3辦公用品管理1.0為規(guī)范辦公室辦公用品的采購(gòu)、保管、領(lǐng)取和使用，確保辦公所需，倡導(dǎo)節(jié)約、物盡其用，最大限度的控制公司辦公費(fèi)用不必要的浪費(fèi)，特制定本制度。2.0公司所有辦公用品的申購(gòu)、領(lǐng)用、發(fā)放等相關(guān)事項(xiàng)均適用于本辦法。3.0公司綜合辦公室負(fù)責(zé)公司辦公用品、耗材的采購(gòu)、保管、發(fā)放、費(fèi)用分?jǐn)偧皥?bào)銷；4.0各部門根據(jù)綜合辦公室領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)提報(bào)并領(lǐng)取使用。4.1辦公用品種類分為消耗品、管理消耗品及管理品三種：4.1.1消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、復(fù)寫紙、卷宗、標(biāo)簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子、打印油、原子筆、書釘?shù)取?.1.2管理消耗品：簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、電池等。4.1.3管理品：剪刀、美工刀、釘書機(jī)、打孔機(jī)、大型機(jī)、大型削筆器、算盤、鋼筆、打碼機(jī)、姓名章、日期戳、計(jì)算機(jī)、印泥、打印臺(tái)等。工程部專用辦公用具：圈尺、靠尺、米尺、小鐵錘、計(jì)算器等。5.0辦公用品的申請(qǐng)5.1各部門指定專人負(fù)責(zé)辦公用品及耗材管理，在每月5日前根據(jù)本部門需要及《部門辦公用品金額標(biāo)準(zhǔn)》，填寫《辦公用品---月領(lǐng)用申請(qǐng)單》，經(jīng)過(guò)部門領(lǐng)導(dǎo)同意后，轉(zhuǎn)綜合辦公室。其中《部門辦公用品金額標(biāo)準(zhǔn)》由各公司根據(jù)當(dāng)?shù)厍闆r自行確定，交綜合辦公室報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.2綜合辦公室資產(chǎn)管理專員根據(jù)個(gè)人辦公領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)（公司自定，報(bào)綜合辦公室備案，并不斷優(yōu)化調(diào)整）及辦公用品庫(kù)存情況，確認(rèn)各部門領(lǐng)用數(shù)量，填寫《辦公用品需求匯總單》，報(bào)行總經(jīng)理同意后，交采購(gòu)專員組織采購(gòu)進(jìn)貨。55.3辦公用品購(gòu)置5.3.1采購(gòu)專員購(gòu)買到位后組織驗(yàn)收，辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫《入庫(kù)單》。5.3.2辦公用品原則上由綜合辦公室統(tǒng)一采購(gòu)。5.3.3財(cái)務(wù)專用辦公用品由財(cái)務(wù)部自行執(zhí)行采購(gòu)，但申購(gòu)、入出庫(kù)手續(xù)必須遵守辦公用品審批規(guī)定。5.4辦公用品的入庫(kù)5.4.1財(cái)產(chǎn)管理專員根據(jù)《入庫(kù)單》所列物品與所需采購(gòu)物品核對(duì)，并清點(diǎn)入庫(kù)，填寫《辦公用品庫(kù)存臺(tái)帳》。5.4.2財(cái)產(chǎn)管理專員應(yīng)每月對(duì)庫(kù)存辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，做到帳物相符。5.5辦公用品的領(lǐng)用保管5.5.1財(cái)產(chǎn)管理專員在入庫(kù)完成后，聯(lián)系各部門辦公用品領(lǐng)用人領(lǐng)取。5.5.2屬于需臨時(shí)支領(lǐng)的辦公用品，綜合辦公室按定額標(biāo)準(zhǔn)核定后領(lǐng)取，辦理出庫(kù)手續(xù)，填寫出庫(kù)單。5.5.3對(duì)于大件器具類辦公用品，綜合辦公室應(yīng)本著多人合用原則組織領(lǐng)用；同時(shí)確定使用人。5.5.4如因工作調(diào)動(dòng)或離職，須按公司規(guī)定將個(gè)人保管的所有辦公用品（耗材除外）全部交回綜合辦公室，需要本部門繼續(xù)留用的，確定使用人報(bào)行政，便于行政跟蹤辦公用品的使用情況。66.0辦公設(shè)備耗材（配件）管理6.1耗材、配件申請(qǐng)領(lǐng)用同辦公用品，可在每月《辦公用品——月領(lǐng)用申請(qǐng)單》中的填寫。6.2計(jì)算機(jī)配件如鍵盤、鼠標(biāo)等出現(xiàn)故障需要更換的，確認(rèn)不能維修的，可到綜合辦公室辦理領(lǐng)用手續(xù)，并將已壞配件交還綜合辦公室報(bào)廢處理。6.3對(duì)于打印機(jī)、傳真機(jī)耗材，各部門應(yīng)本著節(jié)約原則，提前作出需求計(jì)劃，通知綜合辦公室；同時(shí)綜合辦公室作為管理部門，應(yīng)對(duì)相應(yīng)耗材的使用情況有詳細(xì)了解，對(duì)于常用、耗費(fèi)量大的物件作合理庫(kù)存。6.4財(cái)產(chǎn)管理專員對(duì)以上辦公設(shè)備耗材（配件）同時(shí)也應(yīng)建立臺(tái)帳進(jìn)行管理。7.0辦公用品及耗材的盤點(diǎn)及費(fèi)用分?jǐn)?.1財(cái)產(chǎn)管理專員每月末應(yīng)對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行盤點(diǎn)，保證庫(kù)房物品帳務(wù)相符。7.2財(cái)產(chǎn)管理專員在每月30日前應(yīng)對(duì)辦公用品、耗材按各部門領(lǐng)用情況，將費(fèi)用分解到各部門，進(jìn)行費(fèi)用核定，填寫《辦公用品、耗材報(bào)表》，明確各部門費(fèi)用。同時(shí)綜合辦公室將《辦公用品、耗材報(bào)表》中的各部門費(fèi)用抄送各部門負(fù)責(zé)人。8.0庫(kù)房管理：庫(kù)房物品必須擺放整齊，非庫(kù)房人員，未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。9.0報(bào)銷：綜合辦公室采購(gòu)人員以《辦公用品申購(gòu)單》、《入庫(kù)單》、《辦公用品、耗材報(bào)表》作為報(bào)銷依據(jù)進(jìn)行報(bào)銷。10.0相關(guān)說(shuō)明10.1對(duì)于不能按時(shí)提報(bào)辦公用品月度申請(qǐng)表的部門，綜合辦公室有權(quán)認(rèn)為該部門當(dāng)月無(wú)辦公用品申請(qǐng)，不予采購(gòu)相應(yīng)用品。10.2部門申請(qǐng)金額超過(guò)計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)，綜合辦公室有權(quán)取消相應(yīng)金額的申請(qǐng)數(shù)量。7車輛管理1.0車輛管理1.1公司工務(wù)車證照的保管，車輛年審及車輛保險(xiǎn)的購(gòu)買等事務(wù)統(tǒng)一由綜合辦公室負(fù)責(zé)管理。公司車輛由綜合辦公室指派專人駕駛、保養(yǎng)并負(fù)責(zé)維修、清潔、檢驗(yàn)等。1.2本公司人員因公用車須事前申請(qǐng)調(diào)派，綜合辦公室依重要性順序派車。不按規(guī)定申請(qǐng)不得派車。1.3車輛駕駛?cè)吮仨毘钟旭{駛證照。1.4未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，公司車輛不得借予本公司之外的人員使用。2.0車輛維護(hù)保養(yǎng)2.1車輛維修、清洗、打臘等應(yīng)先填寫《車輛維修通知單》，注明行駛里程，經(jīng)核準(zhǔn)后方可送修。2.2汽車外部保養(yǎng)平時(shí)保證汽車內(nèi)外清潔，一個(gè)月要對(duì)汽車表面打臘一至二次，保證漆面的光潔度。汽車出現(xiàn)問(wèn)題后，不能拖時(shí)間，要及時(shí)報(bào)修，公司同意后，方可到指定廠家進(jìn)行修理。車內(nèi)不得吸煙，如發(fā)現(xiàn)有煙頭、煙味，一次扣發(fā)駕駛員50元，從工資中扣除，作為處罰。2.3車輛平時(shí)保養(yǎng)內(nèi)容為：每行駛5000公里做一次保養(yǎng)，換機(jī)油、機(jī)油濾心器、四輪保養(yǎng)，檢查剎車片、軸承、電瓶水。每行駛一萬(wàn)公里后，保養(yǎng)內(nèi)容和五千公里相同，還要增加換空氣濾清器，檢查方向機(jī)、橫、直拉桿球頭。每行駛?cè)了娜f(wàn)公里，換牙箱油和齒輪油。2.4車輛應(yīng)在公司指定的特約修理廠維修，否則維護(hù)費(fèi)一律不準(zhǔn)報(bào)銷?？梢宰孕行迯?fù)的，報(bào)銷購(gòu)買材料、零件的費(fèi)用。92.5新車：5000公里做走活保養(yǎng)。5000公里內(nèi)，行駛速度不得超過(guò)80公里/小時(shí)，早上一定要待汽車水溫升起后，方可行車。行車時(shí)要注意不能急加油。2.6車輛行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復(fù)、更換零件時(shí)，可視實(shí)際需要進(jìn)行修理，但無(wú)迫切需要或修理費(fèi)超過(guò)2000元時(shí)，應(yīng)由綜合辦公室核準(zhǔn)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.7如因駕駛員使用不當(dāng)或疏于保養(yǎng)，致使車輛損壞或機(jī)件故障，其所需要的修理、維護(hù)費(fèi)，應(yīng)視情節(jié)輕重，由公司與駕駛員（或車管責(zé)任人）共同承擔(dān)。2.8費(fèi)用報(bào)銷公務(wù)車油料由綜合辦公室統(tǒng)一購(gòu)買油票，外出購(gòu)油和維修須經(jīng)批準(zhǔn)后，憑發(fā)票實(shí)報(bào)實(shí)銷。3.0違規(guī)與事故處理3.1在無(wú)照駕駛、未經(jīng)許可將車輛借予他人使用而違反交通規(guī)則或發(fā)生事故，由駕駛?cè)素?fù)擔(dān)損失，并給以記過(guò)或免職處分。3.2違反交通規(guī)則，其罰款由駕駛?cè)素?fù)擔(dān)。三個(gè)月內(nèi)須將罰款回單交回綜合辦公室保管，以便年審之用，否則從第四個(gè)月工資中扣除其罰款金額。3.3各種車輛如在公務(wù)途中遇不可抗拒的車禍發(fā)生，應(yīng)先急救傷患人員，向附近警察機(jī)關(guān)報(bào)案，并立即與公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)絡(luò)協(xié)助處理；如屬小事故，可自行向綜合辦公室報(bào)告。3.4因意外事故造成車輛損壞，其損失再扣出保險(xiǎn)金額后，再視實(shí)際情況處理。3.5發(fā)生交通事故后，如需向受害當(dāng)事人賠償損失，經(jīng)扣除保險(xiǎn)金額后，其差額視責(zé)任具體處理。103.6發(fā)生責(zé)任事故造成經(jīng)濟(jì)損失時(shí)，按事故的性質(zhì)分別給予扣減工資的處罰。3.6.1一般事故（經(jīng)濟(jì)損失在2000元以下者）：按經(jīng)濟(jì)損失的10％處罰，最高200元；3.6.2重大事故（經(jīng)濟(jì)損失在2000—5000元者）：按經(jīng)濟(jì)損失的8％處罰，最高400元；3.6.3特大事故（經(jīng)濟(jì)損失在5000元以上者）：按經(jīng)濟(jì)損失的6％處罰，最高1000元；3.6.4機(jī)件責(zé)任事故：按經(jīng)濟(jì)損失金額20％處罰，最高1000元。4.0駕駛崗位責(zé)任4.1綜合辦公室應(yīng)做好對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門的駕駛服務(wù)。4.2憑用車申請(qǐng)單出車，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得用公車辦私事。私自出車，發(fā)現(xiàn)一次扣罰100元，如發(fā)生交通事故，駕駛員自行承擔(dān)一切責(zé)任。4.3駕駛工作應(yīng)積極主動(dòng)，服從分配，搞好團(tuán)結(jié)互助，有事提前請(qǐng)假，不得無(wú)故缺席勤。4.4行車前要堅(jiān)持勤查，做到機(jī)油、汽油、剎車油、冷卻水備齊；輪胎氣壓、制動(dòng)轉(zhuǎn)向、喇叭、燈光完好；確保車輛處于安全、準(zhǔn)確、可靠的良好狀態(tài)。4.5公司職工不得用公車學(xué)習(xí)汽車駕駛，否則，一切后果及損失由車輛管理者負(fù)責(zé)賠償。4.6駕駛?cè)藨?yīng)嚴(yán)守交通規(guī)則，交通違章按第三章第一條處理。4.7對(duì)用車者的服務(wù)4.7.1不論用車者是否是本公司員工，駕駛員都要熱情接待、小心駕駛、遵守交通規(guī)則，確保交通安全。4.7.2對(duì)于公司外客人，更應(yīng)熱情服務(wù)，以維護(hù)公司良好形象4.7.3駕駛員應(yīng)在乘車人(特別是公司客人和領(lǐng)導(dǎo))上下車時(shí)，主動(dòng)打招呼，開(kāi)關(guān)車門；115.0車輛注冊(cè)、保險(xiǎn)及年檢5.1公司所有車輛正式投入使用之前，應(yīng)由綜合綜合辦公室按重置價(jià)值辦理車輛保險(xiǎn)。車輛保險(xiǎn)類別可分：5.1.1車身險(xiǎn)5.1.2第三者責(zé)任險(xiǎn)（包括乘客人身傷亡險(xiǎn)）5.1.3司機(jī)座位責(zé)任險(xiǎn)5.1.4不計(jì)免陪險(xiǎn)5.2車輛保險(xiǎn)應(yīng)統(tǒng)一由公司負(fù)責(zé)購(gòu)買，綜合綜合辦公室根據(jù)實(shí)際情況選擇有較高信譽(yù)的保險(xiǎn)公司進(jìn)行投保，并有三家或以上的報(bào)價(jià)。5.3綜合綜合辦公室在選擇投保公司后，根據(jù)保險(xiǎn)單費(fèi)用填寫《請(qǐng)款單》，經(jīng)副總經(jīng)理審批，如金額超越副總經(jīng)理的審批權(quán)限，須交總經(jīng)理批核。然后辦理相關(guān)車輛保險(xiǎn)，并將相關(guān)文件存檔。5.4綜合綜合辦公室每年定期辦理有關(guān)續(xù)保手續(xù)，保險(xiǎn)價(jià)值仍根據(jù)公司車輛的有關(guān)原則，按重置價(jià)值進(jìn)行續(xù)保。5.5公司車輛注冊(cè)及年檢，由綜合綜合辦公室負(fù)責(zé)準(zhǔn)備有關(guān)文件，根據(jù)交通部門的具體要求將新購(gòu)車輛進(jìn)行注冊(cè)，每年根據(jù)規(guī)定及時(shí)進(jìn)行牌照年檢。6.0行車安全及獎(jiǎng)勵(lì)6.1公司專職駕駛員要對(duì)本車各個(gè)部位經(jīng)常檢查，保證行車時(shí)燈光齊全、儀表正常工作。行車時(shí)保持中速行駛，在高速路上行駛最高不得超過(guò)120公里/小時(shí)。6.1.1對(duì)全月安全行車無(wú)事故者，給予50元安全獎(jiǎng)；6.1.2對(duì)半年安全行車無(wú)事故者，給予200元安全獎(jiǎng)；6.1.3對(duì)全年安全行車無(wú)事故者，給予300元安全獎(jiǎng)；6.1.4在八小時(shí)工作時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)飲酒者，一次罰款500元。13

車輛使用管理工作流程圖

開(kāi)始填寫用車申請(qǐng)表（單）審核審批查詢車輛使用信息調(diào)配車輛通知駕駛員使用車輛登記用車信息用車結(jié)束駕駛員、用車人簽字車輛入庫(kù)結(jié)束14印章管理1.0為規(guī)范公司各類印章的管理，明確印章管理流程中涉及的相關(guān)部門（崗位）的權(quán)利、責(zé)任，特制定本管理辦法。2.0公司各類印章及用印管理的相關(guān)事項(xiàng)均適用于本辦法。3.0公司各類印章的歸口管理部門為綜合辦公室。3.1公司公章、法定代表人印章、合同專用章由公司綜合辦公室保管，公司綜合辦公室為使用對(duì)接部門。3.2部門印章由各部門經(jīng)理保管、使用，并對(duì)印章的使用負(fù)責(zé)。3.3財(cái)務(wù)專用章和財(cái)務(wù)印鑒章由財(cái)務(wù)部相關(guān)人員管理。3.4子公司或分公司印章由公司綜合辦公室管理。4.0方法與過(guò)程控制4.1印章的刻制和啟用4.1.1因業(yè)務(wù)需要或組織機(jī)構(gòu)變更，需刻制相應(yīng)的印章時(shí)由綜合辦公室填寫“刻章申請(qǐng)表”，報(bào)送總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，由綜合辦公室到具有國(guó)家頒發(fā)的刻章許可權(quán)的公司（或部門）刻制印章。4.1.2印章刻制完成