HY/T 056-2010海洋科學技術(shù)研究檔案業(yè)務規(guī)范

犐犆犛０１．１４０．２０；０７．０６０

犃１４

中華人民共和國海洋行業(yè)標準

犎犢／犜０５６—２０１０

代替ＨＹ／Ｔ０５６—２００１

海洋科學技術(shù)研究檔案業(yè)務規(guī)范

犗狆犲狉犪狋犻狅狀犪犾狀狅狉犿狊犳狅狉犪狉犮犺犻狏犲狊

狅狀犿犪狉犻狀犲狊犮犻犲狀狋犻犳犻犮犪狀犱狋犲犮犺狀狅犾狅犵犻犮犪犾狉犲狊犲犪狉犮犺

２０１００８３１發(fā)布２０１０１００１實施

國家海洋局發(fā)布

書

犎犢／犜０５６—２０１０

目次

前言!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!Ⅴ

１范圍!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１

２規(guī)范性引用文件!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１

３術(shù)語和定義!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１

４總體要求!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２

５科研文件的收集!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２

５．１科研文件的積累!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２

５．２科研文件的匯總!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２

５．３科研文件的審查!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２

５．４科研文件的鑒定!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!３

６科研文件的整理!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!３

６．１整理單元構(gòu)成!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!３

６．２紙質(zhì)文件整理!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!３

６．２．１裝訂!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!３

６．２．２分類!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!３

６．２．３排序!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!３

６．２．４立卷!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!３

６．２．５文件裝盒!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!４

６．２．６編制卷內(nèi)目錄!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!４

６．２．７編制卷內(nèi)備考表!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!４

６．２．８編制案卷封面!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!５

６．２．９編制案卷脊背!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!５

６．３電子文件整理!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!５

６．３．１歸檔載體!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!５

６．３．２分類!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!５

６．３．３文件命名!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!５

６．３．４文件組織!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!５

６．３．５目錄組織!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!５

６．３．６建立說明文件!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!５

６．３．７歸檔載體制作!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!５

６．３．８標識包裝!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!６

６．３．９建立歸檔電子文件目錄!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!６

６．４建立替代卷!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!６

７科研文件的歸檔!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!６

７．１歸檔要求!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!６

７．２歸檔份數(shù)!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!７

７．３歸檔時間!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!７

７．４歸檔程序!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!７

Ⅰ

書

犎犢／犜０５６—２０１０

７．４．１歸檔審查!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!７

７．４．２辦理歸檔手續(xù)!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!７

８科研檔案的整理、編目和保管!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!７

８．１科研檔案的整理!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!７

８．１．１檔號標引!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!７

８．１．２排序排重!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!８

８．１．３分類標引!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!８

８．１．４主題標引!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!８

８．１．５科研文件的補充與修改!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!８

８．２科研檔案的編目!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!９

８．２．１編制案卷目錄!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!９

８．２．２編制文件目錄!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!９

８．２．３編制全引目錄!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!９

８．２．４編制其他目錄!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!９

８．３科研檔案的保管!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!９

８．３．１保管要求!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!９

８．３．２保管環(huán)境!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!９

８．３．３檢查維護!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!９

９科研檔案的統(tǒng)計和利用!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１０

９．１科研檔案的統(tǒng)計!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１０

９．１．１統(tǒng)計形式!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１０

９．１．２統(tǒng)計指標!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１０

９．１．３統(tǒng)計要求!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１０

９．２科研檔案的利用!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１０

９．２．１利用要求!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１０

９．２．２檔案閱覽!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１０

９．２．３檔案咨詢!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１０

９．２．４檔案開發(fā)!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１１

９．２．５利用效果分析!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１１

１０科研檔案的鑒定、銷毀和移交!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１１

１０．１科研檔案的鑒定!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１１

１０．１．１鑒定內(nèi)容!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１１

１０．１．２鑒定時間!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１１

１０．１．３鑒定程序!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１１

１０．２科研檔案的銷毀!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１１

１０．２．１編制銷毀清冊!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１１

１０．２．２銷毀程序!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１１

１０．３科研檔案的移交!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１２

１０．３．１移交原則!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１２

１０．３．２移交時間和范圍!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１２

１０．３．３移交程序!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１２

１０．４科研檔案的調(diào)整!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１２

附錄Ａ（規(guī)范性附錄）科研文件歸檔范圍與檔案保管期限!!!!!!!!!!!!!!!!!１３

Ⅱ

犎犢／犜０５６—２０１０

附錄Ｂ（規(guī)范性附錄）科研文件歸檔說明書格式!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１９

附錄Ｃ（規(guī)范性附錄）科研文件整理用表格式!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２５

附錄Ｄ（規(guī)范性附錄）科研檔案管理用表格式!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!３５

參考文獻!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!４５

圖Ｂ．１歸檔說明書封面式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１９

圖Ｂ．２歸檔說明書第１頁式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２０

圖Ｂ．３歸檔說明書第２頁式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２１

圖Ｂ．４歸檔說明書第３頁式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２２

圖Ｂ．５歸檔說明書第４頁式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２３

圖Ｂ．６歸檔說明書第５頁式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２４

圖Ｃ．１科研文件鑒定登記表式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２５

圖Ｃ．２卷盒式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２６

圖Ｃ．３卷盒展開示意圖!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２７

圖Ｃ．４卷內(nèi)目錄式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２８

圖Ｃ．５卷內(nèi)備考表式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２９

圖Ｃ．６案卷封面式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!３０

圖Ｃ．７案卷脊背式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!３１

圖Ｃ．８檔號章式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!３２

圖Ｃ．９歸檔電子文件目錄式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!３３

圖Ｃ．１０科研文件歸檔清單式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!３４

圖Ｄ．１科研檔案修改申請單式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!３５

圖Ｄ．２案卷目錄式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!３６

圖Ｄ．３目錄封面式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!３７

圖Ｄ．４文件目錄表式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!３８

圖Ｄ．５全引目錄—案卷目錄表式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!３９

圖Ｄ．６科研檔案利用效益記錄表式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!４０

圖Ｄ．７科研檔案鑒定記錄表式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!４１

圖Ｄ．８科研檔案銷毀清冊封面式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!４２

圖Ｄ．９科研檔案銷毀清冊式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!４３

圖Ｄ．１０科研檔案交接文據(jù)式樣!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!４４

表Ａ．１海洋科學技術(shù)研究文件歸檔范圍與檔案保管期限表!!!!!!!!!!!!!!!!１３

Ⅲ

犎犢／犜０５６—２０１０

前言

本標準與ＨＹ／Ｔ０５６—２００１相比主要變化如下：

———增加了規(guī)范性引用的文件（見２）；

———增加了術(shù)語和定義（見３．３、３．４、３．５）；

———增加了“總體要求”一章（見４）；

———修改了文件材料的形成與積累、審查和歸檔的標題與內(nèi)容（見２００１年版的４．１、４．２；本版的５、

５．１、５．２、５．３、５．４）；

———增加了整理單元構(gòu)成條款（見６．１）；

———修改了文件材料的整理、立卷的標題與內(nèi)容（見２００１年版的４．３；本版的６．２、６．３）；

———刪除了文件材料的立卷、審查和歸檔中的行政性條款（見２００１年版的４．１．１、４．１．３、４．３．１、

４．３．２）；

———刪除了文件材料的整理、立卷中不同尺寸的文件材料要統(tǒng)一折疊為Ａ４幅面的內(nèi)容（見２００１年

版的４．３．１２．４）；

———刪除了檔案的整理中術(shù)語解釋性內(nèi)容（見２００１年版的５．１．１、５．１．１．１、５．１．１．１．１）；

———刪除了檔案互見性標引條款（見２００１年版的５．１．１．３）；

———刪除了室藏號的編制（見２００１年版的５．１．１．４）；

———刪除了組成課題代碼的一般規(guī)則（見２００１年版的５．１．１．１．４）；

———增加了照片整理條款（見６．２．３．２、６．２．３．４、６．２．４．４ｄ））；

———增加了非成冊圖件整理條款（見６．２．３．３）；

———增加了文件裝盒條款（見６．２．５）；

———增加了建立替代卷條款（見６．４）；

———修改了歸檔移交標題與內(nèi)容（見２００１年版的４．４、４．４．１、４．４．２、４．４．４．１；本版的７、７．１、７．１．５）；

———修改了檔號結(jié)構(gòu)條款（見２００１年版的５．１．１．１．２；本版的８．１．１．１）；

———增加了分類、主題標引條款（見８．１．３、８．１．４）；

———修改了新補文件材料的整理方法（見２００１年版的５．１．１．５．２；本版的８．１．５．２）；

———刪除了檔案館的檔案整理（見２００１版的５．１．２）；

———修改了檔案保管的條款（見２００１年版的５．３．１、５．３．２、５．３．３；本版的８．３．１、８．３．２、８．３．３）；

———修改了檔案統(tǒng)計條款（見２００１年版的７．１；本版的９．１）；

———修改了檔案開發(fā)和利用條款（見２００１年版的７．２、７．３、７．４；本版的９．２）；

———修改了檔案移交和接收條款（見２００１年版的６．１、６．３、６．４、６．５、６．６、６．７；本版的１０．３．１、

１０．３．２、１０．３．３）；

———增加了檔案鑒定程序（見１０．１．３）；

———增加了移交檔案運送條款（見１０．３．３．３）；

———修改了海洋科研文件材料歸檔范圍和保管期限表（見２００１年版的附錄Ａ．１、Ａ．２；本版的附錄

Ａ）；

———修改了海洋科研課題文件材料歸檔說明書（見２００１年版的附錄Ｂ圖Ｂ．１、Ｂ．２、Ｂ．５、Ｂ．６；本

版的附錄Ｂ圖Ｂ．１、Ｂ．２、Ｂ．５、Ｂ．６）；

———修改了海洋科研文件材料和檔案用表格式標題（見２００１年版附錄Ｃ；本版的附錄Ｃ、附錄Ｄ）；

———刪除了檔案卷夾格式（見２００１年版附錄Ｄ圖Ｄ．３）；

Ⅴ

犎犢／犜０５６—２０１０

———修改了海洋科研檔案案卷封面格式（見２００１年版的附錄Ｃ圖Ｃ．４；本版的附錄Ｃ圖Ｃ．６）；

———增加了歸檔電子文件目錄式樣（見附錄Ｃ圖Ｃ．９）；

———修改了海洋科研文件材料歸檔移交單格式（見２００１年版的附錄Ｃ圖Ｃ．５；本版的附錄Ｃ

圖Ｃ．１０）；

———修改了海洋科研檔案案卷目錄格式（見２００１年版的附錄Ｃ圖Ｃ．１０；本版的附錄Ｄ圖Ｄ．２）；

———增加了科研檔案目錄封面式樣（見附錄Ｄ圖Ｄ．３）；

———修改了海洋科研檔案鑒定登記表格式（見２００１年版的附錄Ｃ圖