集團(tuán)公司人事檔案管理規(guī)定

集團(tuán)公司人事檔案管理規(guī)定1目的確保人事檔案管理的科學(xué)化、正規(guī)化，做到入檔資料真實(shí)全面，存檔資料及時(shí)更新，妥善保管，管理有序，嚴(yán)格保密，更好地維護(hù)廣大員工和集團(tuán)公司的利益。2范圍適用于集團(tuán)公司員工人事檔案3職責(zé)人力資源部負(fù)責(zé)收集、建立集團(tuán)公司員工人事檔案,保證檔案資料齊全完整，并做好檔案的安全、保密、保護(hù)、管理工作。集團(tuán)公司各單位人事管理員負(fù)責(zé)做好員工的人事檔案管理工作。4程序活動(dòng)檔案管理包括基本人事檔案、檔案保密、檔案保存、檔案借閱和檔案銷毀五大部分。基本人事檔案具體包括《員工報(bào)名登記表》、《勞動(dòng)合同書》、《XX集團(tuán)有限公司商業(yè)、技術(shù)秘密保密機(jī)競(jìng)業(yè)限制協(xié)議書》、《參保員工信息登記表》、《企業(yè)員工信息變更表》、《職務(wù)調(diào)整審批表》、《單位調(diào)動(dòng)審批表》?；救耸聶n案由人力資源部統(tǒng)一歸檔保管，并將各種信息以及證件的電子掃描件等資料錄入人事庫，建立完備的員工電子人事檔案，各單位的人事管理員需按要求做好本單位員工的人事檔案管理工作。檔案保密認(rèn)真遵守保密制度，保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案秘密的安全。任何人不得擅自翻印、復(fù)制、摘抄和向外傳播檔案內(nèi)容。經(jīng)批準(zhǔn)翻印、復(fù)制的保密材料要按正式文件進(jìn)行登記和清退。4.2.3檔案移交、接收和查（借）閱必須辦理登記手續(xù)，歸還時(shí)要清點(diǎn)注銷。4.2.4需銷毀的檔案材料，應(yīng)造具清冊(cè)，寫出銷毀報(bào)告，經(jīng)鑒定小組審批后，在指定地點(diǎn)銷毀。4.3檔案保存本單位所有的員工人事檔案材料，由人力資源部集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得私自保存和任意銷毀。人力資源部檔案管理員要定期檢查檔案，作好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取有效措施，確保檔案完整和安全。4.3.3檔案如有破損或字跡模糊，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。人力資源部檔案管理員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)在離職前辦理移交，移交檔案時(shí)，雙方應(yīng)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核實(shí)。4.4檔案借閱4.4.1各單位因工作需要查、借閱屬本單位人員的檔案,須通過0A系統(tǒng)流程審批后辦理。借閱申請(qǐng)一一單位領(lǐng)導(dǎo)一一分管副總裁一一人力資源部一一人事副總裁4.4.2人事檔案管理人員應(yīng)做好借閱登記，所有經(jīng)批準(zhǔn)后借閱出的人事檔案需于借閱的三天之內(nèi)歸還（特殊情況可延長(zhǎng)期限）。4.4.3借閱檔案注意事項(xiàng)4.4.3.1嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；4.4.3.2不得擅自復(fù)制（拍攝）檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔案中取證必須事先經(jīng)人力資源部主管同意。借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲處。4.5檔案銷毀對(duì)到銷毀期限的人事檔案于每年定期由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行集中統(tǒng)一銷毀。檔案銷毀時(shí)要有二人以上，并由人力資源部門派人監(jiān)銷，共同在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。人事檔案銷毀暫留：到銷毀期限的員工檔案，由于特殊原因需作保留的，檔案管理員編制員工檔案銷毀暫留清單，確認(rèn)需繼續(xù)保留的期限，按審批權(quán)限審批后，繼續(xù)列入保