檔案知識(shí)培訓(xùn)

經(jīng)理辦公室楊雪

2014年2月27日檔案為企業(yè)服務(wù)珍存企業(yè)記憶；提升公司價(jià)值，構(gòu)建知識(shí)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享主要授課內(nèi)容

圍繞《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司檔案工作規(guī)定》，按照開展檔案工作的步驟主要講以下幾方面的內(nèi)容：一、檔案的概念二、中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司檔案工作規(guī)定

三、檔案的分類規(guī)則四、檔案的收集、整理與歸檔

五、檔案的利用；六、檔案的業(yè)務(wù)流程檔案的概念

問題一：什么是檔案？檔案的概念

這里所指的檔案時(shí)各單位資產(chǎn)在生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究、經(jīng)營(yíng)管理、等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的，并且經(jīng)過(guò)專門保管機(jī)構(gòu)整理后集中保管的各種載體的原始記錄。檔案的概念

特殊載體檔案聲像檔案實(shí)物檔案資料檔案的概念

資料由檔案部門收集和管理的，不屬于直接記錄和反映本單位活動(dòng)，不作為檔案整理和保管的文件材料，包括上級(jí)文件和其他外單位發(fā)文、圖書、報(bào)刊和各種匯編材料等。檔案的概念

特殊載體檔案與紙質(zhì)檔案的載體類型、尺寸大小和保管要求有著顯著的區(qū)別，以物理形式存在的檔案實(shí)體，如照片、磁帶、掉片、光盤、底圖、巖心、巖屑、無(wú)實(shí)體、其他等。檔案的概念

是影像、聲音和圖像為主要反映形式，記錄和反映本單位（部門）重要事件，具有保存和查考利用價(jià)值的原始記錄聲像檔案檔案的概念

指在各項(xiàng)工作中作出顯著成績(jī)的單位及個(gè)人受到上級(jí)部門表彰和獎(jiǎng)勵(lì)而獲得的獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)牌、證書、印章、紀(jì)念品和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)知名人士的題詞等具有保存和查考利用價(jià)值的實(shí)物。實(shí)物檔案檔案的分類

檔案有哪些分類呢？檔案的分類

序號(hào)一級(jí)類目名稱一級(jí)類目代字二級(jí)類目代號(hào)及名稱1文書類W2產(chǎn)品類E3科學(xué)技術(shù)研究類F4建設(shè)項(xiàng)目類G5設(shè)備儀器類H6會(huì)計(jì)類I01會(huì)計(jì)憑證；02會(huì)計(jì)賬簿；03會(huì)計(jì)報(bào)告；04其他7職工檔案類J8油氣勘探開發(fā)類K01綜合；02單井；03物探；04巖心巖屑9聲像類S01視頻；02音頻；圖像10實(shí)物類R01榮譽(yù)；02印章；03禮品紀(jì)念品；04其他檔案管理

收集齊全整理科學(xué)整合信息利用滿意歸檔部門的職責(zé)

12做好本單位（部門）各類文件材料的手機(jī)、整理和歸檔工作，確保歸檔文件材料的齊全、完整、真實(shí)可靠3執(zhí)行集團(tuán)公司檔案工作的各項(xiàng)管理制度；接收檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督將對(duì)當(dāng)工作納入本單位（部門）的工作計(jì)劃，納入本單位（部門）的工作流程，納入本單位（部門）人員的業(yè)績(jī)考核和崗位職責(zé)。歸檔范圍確認(rèn)制與備案審批制

歸檔范圍確認(rèn)制就是歸檔單位（部門）及檔案部門經(jīng)過(guò)認(rèn)真分析各對(duì)黨單位的基本只能、主要業(yè)務(wù)流程和理念對(duì)黨情況，即使、研究檔案材料的形成規(guī)律，擬定出各位檔案的基本歸檔范圍或基本歸檔內(nèi)容。參照基本歸檔范圍，集合大事記、各項(xiàng)工作計(jì)劃和工作實(shí)際，指定單位(部門）具體的歸檔范圍，再反饋到歸檔單位（部門）進(jìn)行核實(shí)，并由歸檔單位（部門）負(fù)責(zé)人及檔案員簽字確認(rèn)后交檔案部門存檔

歸檔范圍備案審批制就是要求各級(jí)檔案部門將業(yè)已確認(rèn)完善的歸檔范圍逐級(jí)備案審批。各級(jí)檔案部門以上級(jí)審批通過(guò)的歸檔范圍作為檔案收集是否齊全完整的依據(jù)。具體歸檔范圍

分公司檔案歸檔范圍文書檔案建設(shè)項(xiàng)目檔案設(shè)備儀器檔案會(huì)計(jì)檔案實(shí)物檔案檔案的歸檔

歸檔方式歸檔時(shí)間歸檔整理實(shí)體檔案的歸檔時(shí)間

建設(shè)項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目鑒定或竣工后三個(gè)月內(nèi)歸檔2會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)年度終了，暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年后，在第一季度內(nèi)歸檔3設(shè)備儀器檔案：在設(shè)備開箱驗(yàn)收登記或安裝調(diào)試后一個(gè)月內(nèi)歸檔4聲像實(shí)物檔案：可結(jié)合本單位實(shí)際情況隨時(shí)歸檔5文書檔案：本年度辦結(jié)的文件材料于次年的上半年歸檔1實(shí)體檔案的歸檔要求

1、歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確。（1）齊全是指按照歸檔范圍應(yīng)歸檔的文件材料全部歸檔；（2）完整是指每件文件材料的正文與附件、正文與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)件、轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件、實(shí)體檔案與相應(yīng)的歸檔電子文件齊全；（3）準(zhǔn)確是指對(duì)黨文件材料內(nèi)容真實(shí)，簽署和用印符合文書規(guī)范，實(shí)體檔案與相應(yīng)對(duì)應(yīng)的歸檔文件在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明和描述上保持一致性；2、實(shí)體檔案的載體和字跡必須符合耐久性要求，裝訂應(yīng)使用不易生銹的材料。電子文件歸檔方式和時(shí)間

電子文件歸檔可以采用系統(tǒng)歸檔和手工歸檔兩種方式.1、遵循電子文件先歸，實(shí)體檔案后歸的原則2、先行歸檔的電子文件應(yīng)包括正文和附件，著錄信息及背景等信息內(nèi)容，在辦理完畢后實(shí)時(shí)歸檔。3、對(duì)于管理大數(shù)據(jù)的應(yīng)用系統(tǒng)，可以只歸條目信息，不歸電子文件，但需要該系統(tǒng)滿足對(duì)電子文件保管和利用的相應(yīng)要求。4、與文物部門因?qū)ο到y(tǒng)歸檔的電子文件進(jìn)行確認(rèn)，并定期抽查。電子文件歸檔方式和時(shí)間

電子文件歸檔可以采用系統(tǒng)歸檔和手工歸檔兩種方式.1、遵循電子文件、實(shí)體檔案同時(shí)歸檔的原則。2、“誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)錄入、誰(shuí)審核”，由歸檔單位（部門）將條目主要信息錄入到檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)上載相應(yīng)的電子文件。歸檔的整理

.1、文書檔案：以件為單位進(jìn)行整理，并按歸檔時(shí)間順序排列。件內(nèi)排列順序?yàn)椋焊鲉挝恢瓢l(fā)的文件，正文在前，發(fā)文稿紙劇中，底稿附后；歸檔的收文，收文處理單在前，正文在后。2、建設(shè)項(xiàng)目檔案：以項(xiàng)目為保管單元，進(jìn)行組卷或按件整理。卷內(nèi)文件排列順序?yàn)椋汗芾硇臀募磫栴}、時(shí)間或重要程度排列；施工文件按慣例、依據(jù)、建筑、安裝、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列；設(shè)備文件按已舉行、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列；竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列；卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。歸檔的整理

.3、會(huì)計(jì)檔案：應(yīng)保持原卷（冊(cè)）的封裝，以卷為單位進(jìn)行整理。個(gè)別破損、缺頁(yè)、裝訂不牢固的賬冊(cè)應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)和重新裝訂，對(duì)未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)憑證和原始單據(jù)要抽出，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)單獨(dú)保管，待了結(jié)后再歸檔。4、聲像和實(shí)物檔案：按照歸檔單位（部門）、時(shí)間先后順序排列。5、設(shè)備儀器檔案：以單臺(tái)（套）為保管單位，進(jìn)行組卷或按件整理，按照使用說(shuō)明書、圖樣、操作規(guī)程、裝箱單、配件目錄的順序進(jìn)行排列。隨機(jī)文件較多時(shí)，可按照部件、組件為單位進(jìn)行整理。歸檔移交

1、檔案部門應(yīng)制定歸檔計(jì)劃，確