醫(yī)院合同審計全要素精益化管理方法的構(gòu)建

第醫(yī)院合同審計全要素精益化管理方法的構(gòu)建

醫(yī)院合同審計全要素精益化管理方法的構(gòu)建

隨著醫(yī)院不斷發(fā)展壯大，醫(yī)院對外簽訂的合同數(shù)量和種類也越來越多、涉及領(lǐng)域越來越廣，為了提高運(yùn)營質(zhì)量和效率、降低管理成本、防范可能出現(xiàn)的風(fēng)險，醫(yī)院對合同審計全要素精益化管理方法進(jìn)行構(gòu)建，以合同審計要素為著力點，開展合同審計精益化管理提升，制定并實施制式合同，優(yōu)化制度和流程，積極推進(jìn)醫(yī)院合同管理精細(xì)高質(zhì)化、程序制度化。以下是網(wǎng)分享的內(nèi)容，歡迎閱讀與借鑒。

前言

近年來，隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，內(nèi)部審計在各行業(yè)的經(jīng)營、運(yùn)作中所扮演的角色日益加重。越來越多的管理者希望通過優(yōu)化內(nèi)部審計職能來解決運(yùn)營中的風(fēng)險以及內(nèi)部控制領(lǐng)域中出現(xiàn)的問題和面臨的挑戰(zhàn)。醫(yī)院的各種經(jīng)濟(jì)活動也在不斷增加，對醫(yī)院內(nèi)部審計同樣提出了更高的要求。

目前，醫(yī)院對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同數(shù)量正在不斷地大幅增長，在合同種類的多元化、合同條款的專業(yè)化以及內(nèi)控制度的程序化下，一般的日常管理模式已經(jīng)無法滿足醫(yī)院的發(fā)展需求。合同種類涵蓋醫(yī)療設(shè)備類、衛(wèi)生材料采購類、藥品采購類、后勤物資采購類、基建改造修繕工程項目類、信息系統(tǒng)建設(shè)類、科研項目合作類、外包服務(wù)類、房屋場地租借類等各個領(lǐng)域。經(jīng)濟(jì)合同種類愈加繁多、涉及領(lǐng)域越來越廣泛、管理成本增加，經(jīng)濟(jì)合同的風(fēng)險亦隨之增大。

因此，進(jìn)行合同審計全要素精益化管理、完善醫(yī)院內(nèi)控流程、提高審計質(zhì)量和效益，可以為科學(xué)、合理、有效的合同管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)。推進(jìn)合同審計精益化管理的方法，逐步探索出一套切實可行的、適用于醫(yī)院發(fā)展及管理要求的合同審計全要素精益化管理方法勢在必行。

一、合同審計工作中存在的問題

（一）目前單位合同審計制度、流程、方式方法

合同審計制度：現(xiàn)行《合同審計備案管理制度（xx版）》。

2.合同簽訂流程及方式方法：合同文本由主管處室負(fù)責(zé)洽談、擬定，擬定好的合同文本以電子版形式發(fā)送至審計處，由審計處聯(lián)系法律顧問對合同法律條款出具《合同審查法律意見書》，審計處結(jié)合院內(nèi)實際情況對合同文本所有條款進(jìn)行審核并出具《審計意見書》。督促合同主管處室修改。合同修改無誤后根據(jù)合同金額逐級審批，最終由審計處對合同進(jìn)行登記備案。

（二）現(xiàn)行合同管理方式中存在的問題及風(fēng)險

1.現(xiàn)在多采用乙方合同或者臨時擬定版本。一是不利于醫(yī)院在合同擬定過程中把握主導(dǎo)權(quán)，不利于維護(hù)醫(yī)院的權(quán)益，二是存在合同文本及條款內(nèi)容不完整、用詞不規(guī)范、文字表達(dá)模棱兩可含糊不清、邏輯錯誤等情況，導(dǎo)致合同審查工作量大、周期長、流轉(zhuǎn)慢、工作效率低、管理成本高，嚴(yán)重的可能還會出現(xiàn)誤時誤事，造成不應(yīng)有的損失。

2.現(xiàn)行管理制度中職責(zé)分工不明確，職責(zé)落實不到位。易出現(xiàn)問題處理不及時等情況，影響工作效率。

3.擬定、審核及執(zhí)行各環(huán)節(jié)脫節(jié)，出現(xiàn)倒簽合同、應(yīng)簽卻不簽合同。

4.沒有利用網(wǎng)絡(luò)資源實現(xiàn)信息共享和時時查詢。

二、明確合同審計管理四要素，構(gòu)建精細(xì)化管理方法

通過明確合同審計管理四要素，使用精細(xì)化管理的方法，充分發(fā)揮審計職能。

（一）明確責(zé)任要素

醫(yī)院應(yīng)定期對現(xiàn)行的合同管理制度、流程、合同簽訂的方式方法、合同內(nèi)容、各主管處室合同簽訂的范圍和職責(zé)進(jìn)行全面梳理。根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，建立或修訂醫(yī)院合同審計管理制度，做到合同審計有法可依、有章可循，明確各處室責(zé)任劃分，形成多道把關(guān)，確保各責(zé)任處室最大程度發(fā)揮各自監(jiān)管職能，提高風(fēng)險防范能力和工作效率。

1.審計處全面負(fù)責(zé)審計工作，依照國家法律、法規(guī)和政策，負(fù)責(zé)本院合同內(nèi)部審計監(jiān)督，對合同簽訂主體進(jìn)行資格復(fù)核，對合同內(nèi)容條款進(jìn)行合法性、公平性、嚴(yán)密性的審查，以及合同備案，為合同主管部門提供法律服務(wù)，負(fù)責(zé)對審核會簽合格的合同加蓋審計專用章，負(fù)責(zé)合同登記備案工作。

2.使用科處室負(fù)責(zé)對采購物品的規(guī)格、型號等項目的核對、負(fù)責(zé)對合同項目內(nèi)容的履行進(jìn)行驗收。

3.合同主管部門是合同具體執(zhí)行的部門，負(fù)責(zé)合同立項、進(jìn)行可行性論證、資信調(diào)查、起草合同文本，負(fù)責(zé)合同會簽的流轉(zhuǎn)，負(fù)責(zé)合同履行驗收、變更、解除及糾紛處理。

4.財務(wù)處負(fù)責(zé)對合同項目的預(yù)算進(jìn)行核對、負(fù)責(zé)合同價款的審核、負(fù)責(zé)合同收付款方式的審核。

5.分管院長領(lǐng)導(dǎo)全面把關(guān)并簽署意見負(fù)直接責(zé)任。

6.院長最后簽署意見負(fù)總責(zé)。

（二）強(qiáng)化過程要素

通過完善合同管理制度、梳理優(yōu)化合同審計流程，強(qiáng)化合同會簽流程，規(guī)范合同的簽訂流程，可以防范在簽訂合同中各處室可能存在的隱性風(fēng)險，推進(jìn)制度流程精細(xì)化。

1.嚴(yán)格按照醫(yī)院流程執(zhí)行：先由使用科室提出申請，經(jīng)院長辦公會、黨委（擴(kuò)大）會批準(zhǔn)后，按照醫(yī)院招標(biāo)管理制度規(guī)定，采取公開招標(biāo)、競爭性磋商、院內(nèi)招標(biāo)、議標(biāo)等合法的方式確定中標(biāo)單位，然后草擬合同，按照合同審計流程，分別由使用科室、合同主管部門、財務(wù)處、審計處、分管院長、院長簽署意見，合同會簽完成后，加蓋“醫(yī)院審計專用章”和“醫(yī)院公章”。

2.加強(qiáng)合同簽訂前、訂立時、執(zhí)行中、終結(jié)后的全過程管理。合同簽訂前審查合同立項批復(fù)文件、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)或會議審批可執(zhí)行的采購依據(jù)、招標(biāo)參數(shù)是否合理以及合同的規(guī)范完整性，還需對合同內(nèi)容的完整性、價款、驗收標(biāo)準(zhǔn)、合同期限，合同價款支付方式、違約責(zé)任是否清晰準(zhǔn)確等內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的審查。合同訂立時注意簽字即用章的管理及風(fēng)險防范。在合同執(zhí)行過程中，合同管理人員要深入到合同執(zhí)行部門，檢查合同的執(zhí)行情況，對于未執(zhí)行或未完全執(zhí)行的合同，要查明未能執(zhí)行的原因，并建立問題臺賬，進(jìn)行管理。同時做好調(diào)整變化，如市場、政策的變化，可能會給醫(yī)院造成利益損失的，應(yīng)該按照規(guī)定程序促使雙方協(xié)商。另外，還需要加強(qiáng)對合同糾紛的管理，應(yīng)在事前防范糾紛發(fā)生的可能性，如發(fā)生則按照相應(yīng)的方式予以解決。合同終結(jié)后，要做好歸檔備查工作，包括合同立項批準(zhǔn)文件、合同文本原件、法律意見書、合同審計意見書等，進(jìn)行統(tǒng)一編號。

（三）完善主體要素

1.完善合同支撐材料，將審計關(guān)口前移。合同審計主要需要：審核合同當(dāng)事人技術(shù)及相關(guān)管理方面履行合同的能力；審核合同相關(guān)資質(zhì)、內(nèi)容及相關(guān)法律法規(guī)；審核合同條款是否全面、合理有無遺漏關(guān)鍵性內(nèi)容，有無不合理的限制條件；審核合同簽訂流程是否執(zhí)行醫(yī)院相關(guān)內(nèi)部控制制度；審核合同資料的歸檔和保管等一系列資料是否完整。完整的支撐材料包括：政采項目立項報告、院長辦公會或黨委（擴(kuò)大）會批準(zhǔn)的會議紀(jì)要、市場詢價記錄和業(yè)績支撐、中標(biāo)單位的投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、院內(nèi)招標(biāo)或議標(biāo)會議記錄、擬定的合同文本、合同審核法律意見書、合同可行性說明、合同基本情況說明、信用記錄、資質(zhì)及法人身份證復(fù)印件。

2.按照醫(yī)院簽訂合同的業(yè)務(wù)種類，制定并試行制式合同模板。醫(yī)院有必要組織經(jīng)辦部門、財務(wù)處、審計處以及聘請的專業(yè)律師，多方共同參與，對業(yè)務(wù)性質(zhì)基本相同的采購合同，從各部門的角度提出意見和建議，以醫(yī)院各類相關(guān)內(nèi)控制度為依據(jù)，根據(jù)各主管處室所涉及的合同類型、采購文件，充實完善合同的條款及內(nèi)容，制定出統(tǒng)一的制式合同模板，并不斷充實合同模板的數(shù)量，實現(xiàn)從無到有，從有到全，從全到精，逐漸制定好合同模板，提高工作效率。（對于項目復(fù)雜且金額較大的合同，框架首選制式合同，合同細(xì)節(jié)根據(jù)醫(yī)院實際情況修改合同內(nèi)容，并通過律師審核。）

3.邀請專業(yè)法律顧問對制式合同的擬定進(jìn)行相關(guān)知識培訓(xùn)，關(guān)口前移，著眼防范，從根本上加強(qiáng)主管處室對擬定合同基本知識及相關(guān)法律條款的學(xué)習(xí)。

（四）防控風(fēng)險要素

合同主管處室、審計處對自我風(fēng)險點的查找和梳理，尤其注意合同項目申報中的風(fēng)險、合同相關(guān)資質(zhì)、內(nèi)容、法律法規(guī)中的風(fēng)險、合同付款和結(jié)算方式中的風(fēng)險、合同中違約條款約定的風(fēng)險、合同審批流程中的風(fēng)險等。

三、實施成效

利用合同精細(xì)化管理理念，將合同管理相關(guān)的各個環(huán)節(jié)、各類要素進(jìn)行了全面梳理、修訂，實現(xiàn)了對合同全要素的有效管理，提升了合同管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。

（一）提升合同規(guī)范化管理水平

全要素合同管理提升了合同管理的整體透明度，通過科學(xué)的細(xì)化審核流程、審核合同內(nèi)容、明確職責(zé)分工，有效減少了人為因素的影響，相關(guān)職能部門能夠按照分工參與合同管理，明確合同審核支撐材料，將審計關(guān)口前移，提前全面審查合同簽訂風(fēng)險，使合同管理由事后被動防范轉(zhuǎn)為事前主動防范，實現(xiàn)了對合同經(jīng)營風(fēng)險的有效防控。

同時，通過建立并運(yùn)行醫(yī)院線上辦公管理平臺app，實現(xiàn)了合同審批不限時間和地點的操作，縮短了合同審批的時間，提高了合同審計流程執(zhí)行的效率。

（二）建立合同制式化管理，提高工作效率

目前已出臺5類10種制式合同文本，現(xiàn)已全面推廣使用，極大地方便了各部門的操作和管理。使用制定好的制式合同，簽訂的合同多且簽訂起來簡便易行，最大限度減少合同管理所占用的資源和消除錯誤、減少浪費以及避免重復(fù)勞動，減少合同簽訂過程中的疏漏和失誤，同時又能夠平等的保護(hù)雙方主體的合法權(quán)益，法律糾紛的發(fā)生率也降低了很多，極大的提高了工作效率，規(guī)避可能給醫(yī)院造成的損失和風(fēng)險。

（三）消除合同管理中存在