2023年辦公室管理考點(diǎn)版電大

一、單項(xiàng)選擇題：1.以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特性？（B）。Ａ.服務(wù)性B.決策性C．專業(yè)性Ｄ.積極性2．辦公室布置要注意（D）。Ａ.上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻放B.一般辦公室桌椅最佳面對(duì)面放置Ｃ．打字、復(fù)印間離上司辦公室近些D.各種溝通、保密3．文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí),以下哪些行為是不適宜的？(C)。A.準(zhǔn)備一些敞開的文獻(xiàn)夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)記條B．辦公桌抽屜物品要擺放整齊,不要放得太滿且要經(jīng)常清理C.較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上,用標(biāo)簽貼在各種物品的下方D.下班前要整理好自己的辦公桌,把文獻(xiàn)、資料收藏好以免丟失和泄密4．以下關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況,哪一個(gè)是錯(cuò)誤的？（B）。A.伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm左右畫弧形,手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品B.辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C.各種類型的文獻(xiàn)柜要分門別類安放文獻(xiàn)、資料和物品，并貼上標(biāo)記Ｄ．紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的層面上,用標(biāo)簽貼在各種物品的下方５.在辦公室里,(Ｄ）的位置是上座。A．離入口最遠(yuǎn)B.離入口最近C.靠近門口D．靠近窗戶６．傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的？（B）。A．發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量Ｂ．隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送C.不宜發(fā)送禮儀性文本D.不宜發(fā)送私人、保密文本7．在使用復(fù)印機(jī)的過程中,以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模?A)。A．接通電源可立即復(fù)印操作Ｂ．選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電C．選擇復(fù)印倍率來決定復(fù)印紙尺寸D．復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿８．以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的?（Ａ）。Ａ.錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ＯN”位置B．想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉C.機(jī)內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為30一150厘米D．錄音時(shí)要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音9．以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的?(D)。Ａ．安頓窗簾遮擋室外光線Ｂ.與其他設(shè)備對(duì)的連接Ｃ.投影機(jī)要遠(yuǎn)離熱源D.應(yīng)設(shè)立電腦的桌面屏幕保護(hù)功能10．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)？(B)Ａ.訂購(gòu)B．制C．分派D．儲(chǔ)備１1.以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為中,哪一項(xiàng)是不適宜的?（Ｂ)。Ａ．保存一張購(gòu)貨訂單,收到貨品時(shí)一一核對(duì)打勾B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品C.通過電話訂購(gòu)或傳真訂購(gòu)，可以提高交貨速度D．用庫(kù)存一覽表來儲(chǔ)備辦公用品1２.以下文員的工作順序中,哪一項(xiàng)是對(duì)的的?(B)。A.沒有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項(xiàng)工作Ｂ．文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力C.上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí),按照先來后到順序進(jìn)行D.上司所指示的工作假如不合適,可以不實(shí)行13．文員按照“優(yōu)先順序”解決工作,以下哪一項(xiàng)是不適宜的？(D）。A.先將自己想做的工作以重要限度為標(biāo)準(zhǔn)分類Ｂ．另一方面以緊急限度和重要限度為標(biāo)準(zhǔn)分類C.同時(shí)考慮上司的意向和文員自身的工作效率D.可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作14．文員必須管理好自己的時(shí)間,以下運(yùn)用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的?(Ｃ）。A．定好目的,把想做或需要做的事情寫下來B.盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做C.天天把工作安排得超過工作時(shí)間,給自己壓力Ｄ.對(duì)每一項(xiàng)工作作出安排,定好最后期限１5．以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說法，哪一個(gè)是不對(duì)的的？(D）。Ａ.定好目的,把想做或需要做的事情寫下來B．想辦法加快解決郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)C.開始工作之前要做好準(zhǔn)備工作，就不會(huì)因遺忘某事而半途停頓Ｄ．把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做１6．以下文員對(duì)辦公室零用鈔票管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？(Ｃ）。A.鈔票通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里Ｂ．把每一次支出的數(shù)額都記在零用鈔票單據(jù)中C．標(biāo)準(zhǔn)的零用鈔票單據(jù)有一個(gè)署名D.不允許任何人從零用鈔票基金里借錢１７．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的?（Ａ)。A.傳達(dá)可以根據(jù)上司重要意思,夾進(jìn)自己的意見B.必要時(shí)可形成文字材料，照本宣科Ｃ.不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示D．重要的指示，應(yīng)當(dāng)規(guī)定被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記18．文員必須具有合作精神,以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的?（Ｂ)。Ａ.善于同別人合作，密切配合，步調(diào)一致B．應(yīng)當(dāng)有自己的個(gè)性,盡也許使別人服從自己C.配備文秘人員時(shí)遵從異質(zhì)結(jié)合的原則D.公允地與同事分享勝利的成果,分擔(dān)失敗的責(zé)任１9.以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的?（C）。A．電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單或便箋和筆,一有留言就能立即記錄Ｂ.文員離開辦公室時(shí),要安排別人替你接電話C．應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系D.假如已經(jīng)回電,但沒打通，牢記要再聯(lián)系20.以下哪個(gè)接打電話的行為是不對(duì)的的？（A)。A.受到通話對(duì)方極大的責(zé)難,應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)鬊.給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上C．做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙,以防遺失后備用D.半途因有事需放下電話請(qǐng)對(duì)方等待時(shí)，應(yīng)把聽筒朝下放置２1．文員在接打電話時(shí)，對(duì)的的做法是（B)。Ａ.電話鈴響一聲就應(yīng)接聽B．在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來C.文員接聽業(yè)務(wù)電話時(shí),應(yīng)一方面讓對(duì)方報(bào)出姓名、單位D.文員替上司傳話時(shí)，應(yīng)考慮對(duì)方的情緒以個(gè)人的口吻轉(zhuǎn)達(dá)２２．以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（B)。A.考慮打電話的時(shí)間是否合適Ｂ．打出電話,而對(duì)方無人接聽,等鈴聲響了二、三下可掛電話C．有時(shí)候上司過于繁忙，規(guī)定文秘人員編織一些“美麗的謊言”D．對(duì)待投訴電話先安撫他,以友善的態(tài)度表達(dá)歉意,并告知一定立即調(diào)查此事23．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)當(dāng)遵守的?(C）。A．按收件人姓名分揀B.按收件部門名稱分揀C．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D．換郵件重要性分揀24.文員在拆郵件時(shí)，不對(duì)的的做法是(Ａ)。A.拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開B.應(yīng)當(dāng)把郵件提成最急件、次急件和普通件Ｃ.經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí)，應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關(guān)問題D.在移交物品要打印一份清單，注明收到日期,請(qǐng)接受人員簽字，并保存好2５．文員假如誤拆了非本公司的信,應(yīng)當(dāng)（Ａ)。A.在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去B．在信封上注明“誤拆”,寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去Ｃ.在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去D.寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去26.郵件送到單位所租的信箱，由文員啟動(dòng)，取出郵件帶回辦公室,以下哪項(xiàng)事情與文員的工作規(guī)定不一致？(D)。Ａ．天天開箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致B．取出郵件立即返回辦公室C．事先帶上包袋返回辦公室D．應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦27．郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個(gè)因素？（D)。Ａ?xí)r間B．便利C.經(jīng)濟(jì)D.愛好2８．文員打印寄往歐美國(guó)家的信封,收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)當(dāng)是(C)。A.國(guó)名、地址、部門、姓名B.姓名、地址,部門、國(guó)名Ｃ．姓名、部門、地址、國(guó)名D．姓名、國(guó)名、部門、地址29.傳真機(jī)最佳用來傳送以下哪種郵件？（D)。A.一般的圖紙B.機(jī)密文獻(xiàn)C.很長(zhǎng)的文獻(xiàn)D.感謝信30．以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不對(duì)的的是（C）。Ａ．上級(jí)先伸手后,下級(jí)才干相握B．一般社交場(chǎng)合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點(diǎn)一下C．雙方有很多人時(shí),可以交叉握手D．握手時(shí)應(yīng)上身稍前傾,雙目注視對(duì)方,微笑致意或問好３１．文員在解決信訪工作時(shí),由收信人(單位）復(fù)信的情況是以下哪一種?(Ａ）。A.初次寫信，或有過激言行的B.有過激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信C.已做結(jié)案解決的D．沒有具體內(nèi)容的匿名信３2．文員從事信訪工作,在解決顧客或其別人的來信時(shí)，不應(yīng)(Ｃ)。Ａ．拆開后信紙?jiān)诤?、信封在前，一并裝訂，有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂Ｂ.對(duì)寫信人的各項(xiàng)情況逐項(xiàng)登記C．解決信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦D.對(duì)問題復(fù)雜、調(diào)查解決的時(shí)間較長(zhǎng)的信件,應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)3３.在會(huì)議開始前和進(jìn)行過程中,文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?（C）。A．協(xié)助簽到B.分發(fā)資料C．作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話D．暫時(shí)保管與會(huì)者的物品３４．文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí),不應(yīng)當(dāng)做的是()。Ａ．文員按照上司的指示,應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對(duì)參與者是否方便Ｂ.什么日期、時(shí)間召開會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急限度C.會(huì)議場(chǎng)合的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定D．文秘人員必須配合會(huì)議議程，具體檢查各項(xiàng)工作3５．文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中(C）。Ａ.加入自己的主觀意見B.不記錄議題Ｃ.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致D.對(duì)所記內(nèi)容作評(píng)論36．會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)規(guī)定把他發(fā)言的一段不作記錄解決,這時(shí)文員應(yīng)（Ｄ）。A.不理睬B.不征求主持人意見，停止筆錄C.征求主持人意見,停止筆錄,不關(guān)錄音機(jī)D.征求主持人意見，停止筆錄,關(guān)錄音機(jī)37．上司決定參與某個(gè)會(huì)議時(shí),文員不應(yīng)當(dāng)(A)。A.只在便箋上寫好會(huì)議名稱Ｂ.除了送來的資料外,也必須收集其他上司有必要的資料C．假如是第一次前往的公司外的地點(diǎn)，要先了解場(chǎng)地情況和交通所花費(fèi)的時(shí)間D.和上司先充足溝通，避免在會(huì)議進(jìn)行中碰到電話聯(lián)系的不便38.以下哪一種類型適合自由談話,或是收集創(chuàng)意的會(huì)議?(C)。A.口字型Ｂ．教室型C圓桌型D.Ｕ字型39.以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具有的?(Ａ）。A．審查功能B.保密功能C.歡迎詞播放功能D．報(bào)數(shù)功能４0．有時(shí)應(yīng)上司規(guī)定，文員參與會(huì)見或會(huì)談，以下哪項(xiàng)內(nèi)容不是文員的任務(wù)?(B）。A.準(zhǔn)備資料B．發(fā)表意見C.現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)D．會(huì)議或會(huì)談?dòng)涗?１．文員根據(jù)上司指示,向?qū)Ψ揭?guī)定約會(huì)時(shí),以下哪種做法是錯(cuò)誤的？（D）。A．假如用寫信的方式，在估計(jì)對(duì)方收到信后,再打電話確認(rèn)B．告知你或上司的聯(lián)系電話,以便有變化時(shí)可立即告知C．對(duì)方越忙越必須早一點(diǎn)聯(lián)絡(luò)D．假如上司出差,可以在他回來的當(dāng)天安排約會(huì)４2．文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí),以下哪一種情況應(yīng)避免？（D）。A.上司沒有通過文員而決定的日程安排計(jì)劃，也必須填寫在計(jì)劃表上B．假如表上的空白處太少，可以使用速記符號(hào)或自己可以了解的簡(jiǎn)樸符號(hào)C.制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，要留意上司改變思考的時(shí)間和路途上的時(shí)間D.日程安排計(jì)劃筆記本假如已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄43．在某些情況下,文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)也許獲得上司的完全信任,取決于兩點(diǎn):一是掌握足夠的知識(shí),了解業(yè)務(wù)的輕重緩急;另一是具有（Ｂ），了解規(guī)定約會(huì)者的心理。Ａ.社交的能力B.說話的技巧C．聽話的能力Ｄ.聽寫的能力4４.以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的?(A)。A．以電話方式?jīng)Q定面談或開會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃，不用再以書面形式確認(rèn)B.上司和文員必須在周末核對(duì)下周的行動(dòng)計(jì)劃,天天早上核對(duì)當(dāng)天的行動(dòng)計(jì)劃C.假如會(huì)議的主辦者是上司，就要確認(rèn)(至少在舉辦日的二、三天前)會(huì)議室D.會(huì)議、面談所必須的文獻(xiàn)及資料,要在前一天就準(zhǔn)備好45．文員應(yīng)當(dāng)為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？(B)。A．準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息Ｂ．代替上司制定約會(huì)計(jì)劃C.為商務(wù)洽談收集資料D.把上司商務(wù)旅行時(shí)需要帶的行李列出清單46．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中,哪一項(xiàng)是不適宜的？(D）。A．與人聯(lián)系要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名）,需再打電話弄清疑點(diǎn)應(yīng)找同一人B．一方面要了解火車運(yùn)營(yíng)時(shí)間，上司對(duì)鋪位的規(guī)定C.假如預(yù)訂需要有保證,應(yīng)事先申明，假如想取消預(yù)訂，也要在結(jié)帳之前打電話D．不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明４7.上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí)，以下哪一種做法不對(duì)的？（D）。A.一方面搞清楚上司想作什么樣的安排Ｂ．辦理預(yù)訂飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊C．與人聯(lián)系時(shí)要記下對(duì)方姓名(同時(shí)告知你的姓名),如有疑點(diǎn),應(yīng)找同一個(gè)人Ｄ．不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)48．照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不對(duì)的的？（D)。A．有更多的機(jī)會(huì)體會(huì)到文員在工作、知識(shí)、能力上的從屬性Ｂ．到了用餐時(shí)間，上司仍有公事或正在與人談話,要運(yùn)用適當(dāng)時(shí)機(jī)提醒上司用餐C．對(duì)上司的健康管理涉及防止、治療、病后調(diào)理各階段D．應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個(gè)人的需要，不必給予協(xié)助４9．以下關(guān)于名片的使用方式,哪項(xiàng)是錯(cuò)誤的?(Ｄ)。Ａ．文員應(yīng)在任何時(shí)候、任何場(chǎng)合攜帶名片B.向別人遞送名片時(shí)應(yīng)雙手捧交，將文字下面朝向?qū)Ψ紺.假如對(duì)方給你名片,而你恰好沒有帶在身邊，應(yīng)說明并表歉意D．各自只能當(dāng)面遞送,寄去是不禮貌的50.文員碰到對(duì)方遞送的名片上有較罕見的字,應(yīng)(Ｄ）。A．不作聲，等無人時(shí)查字典B.作判斷,用同偏旁的字音讀Ｃ．不用讀,只稱呼姓即可D．請(qǐng)教對(duì)方“可否請(qǐng)問一下,這個(gè)字怎么念？”5１.以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的？(D）。Ａ.用后跟著地走路B.正式場(chǎng)合,女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿C．男性在任何場(chǎng)合都可戴著手套握手D．穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰52．社交場(chǎng)合很講究順序禮儀，一般(B）。A.以右為次B.以右為尊C．以后為次D．以左為尊5３.當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，一方面應(yīng)(Ｄ）。A.向上司報(bào)告B．送禮Ｃ.寫信D.查證消息的可靠性54.文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮（D）。A.宴會(huì)的形式與氣氛B.交通是否方便C.有無停車場(chǎng)D.有無休息室5５.以下說明宴會(huì)的種類與形式的內(nèi)容,哪一項(xiàng)是對(duì)的的？(Ｃ）。Ａ．雞尾酒會(huì)一般以邀請(qǐng)夫婦同時(shí)出席為好B.茶會(huì)對(duì)茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行C.工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早、午、晚舉行均可D.午宴一般不設(shè)固定席位,以便于客人社交５6.以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中，哪一項(xiàng)是對(duì)的的?（D）。A．用叉、匙進(jìn)食時(shí)，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔B．站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物C．口內(nèi)具有食物與人說話Ｄ．吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去57．以下餐巾的使用方法是對(duì)的的(C）。A.半途離座，把餐巾放在椅子上B.用來擦刀叉C.用來擦嘴唇嘴角Ｄ.塞入衣服領(lǐng)口里５8.文員打印寄往歐美國(guó)家的信封,寄信人姓名、地址應(yīng)當(dāng)打印在（B)A、右下角Ｂ、左上角Ｃ、右上角D、左下角５9.以下文員應(yīng)遵守的參與宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的?(Ｃ)。A.應(yīng)選擇輕軟而富于光澤的衣料,用黑、紅、白等純色為宜B.白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水，夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香水Ｃ.未用完一道萊時(shí),應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)Ｄ．文員應(yīng)在上司之后與對(duì)方碰杯，碰杯時(shí)應(yīng)目視對(duì)方以示敬意６0．上司參與各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝,文員應(yīng)(A)。A．告知上司家人把衣服送達(dá)B．自己到上司家里去拿C.讓上司自己去家里更換D.去買新的服裝6１.以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中,哪一項(xiàng)不適宜？（B）。A.語句要簡(jiǎn)短B．由過程先說C.運(yùn)用反復(fù)的效果D．說話時(shí)考慮時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)合、對(duì)象因素，使用模糊語言6２．接受忠告的對(duì)的反映是(D)。A．以煩躁的傾聽B.盡量把責(zé)任推給別人C．應(yīng)辯解說:“那是由于……”D.切勿感情用事6３.辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題,哪些是屬于合適的話題?（A）。A．有共同利益的話題B．夸耀自己的話題C．保密的話題D．應(yīng)當(dāng)忌諱的話題64.將同文多頁(yè)沿邊取齊后均勻錯(cuò)開，從首頁(yè)到末頁(yè),在頁(yè)邊加蓋一完整公章,可以證明文獻(xiàn)各頁(yè)的確是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑,這是（A)。A.騎邊章B．封存章Ｃ.騎縫章D．證見章６5.值班人員不應(yīng)當(dāng)做以下哪類事情？（A）。Ａ．簽發(fā)文獻(xiàn)B.分發(fā)會(huì)議告知C.詢問情況D.傳達(dá)指示66．文員要做好檔案收集，應(yīng)當(dāng)收集的文書資料是(A）。A．下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告,記錄報(bào)表等B．未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿C.單位內(nèi)部互相抄送的文獻(xiàn)材料D.本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文獻(xiàn)材料67．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問函與復(fù)函等用（A)。Ａ.按通訊者特性立卷B．按地區(qū)特性立卷C．按文種特性立卷D.按作者特性立卷６８.文書立卷歸檔規(guī)定遵守一定的制度,涉及以下方面（Ｂ)。A.歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、保密規(guī)定B.歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔耍求Ｃ．收集范圍、歸檔時(shí)間、管理制度Ｄ．歸檔范圍、時(shí)間限度、歸檔材料規(guī)定69．文書立卷的歸檔制度涉及三方面:歸檔范圍、(Ａ)和歸檔規(guī)定。A.歸檔時(shí)間B.歸檔憑證C．歸檔模式D.歸檔歷史二、判斷題１.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（∨)２．辦公室的燈光照明要避開自然光,最佳用人工燈光。(×）３．在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī),效果不受影響。(×)4.沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日記與上司的日記的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。（∨）5．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)當(dāng)快一些,假如錯(cuò)誤可以再做一遍。（×）6.善于合作指每一個(gè)文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎,對(duì)同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。(×）7．文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎,支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一同鎖入抽屜。(×）８.文秘人員對(duì)上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一起收藏,以避免被盜用冒領(lǐng)。(×）9.文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語加多或減少，以個(gè)人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。(×）10．文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，由于當(dāng)這個(gè)信差很困難,所以要拖到最后一刻行動(dòng)。由于上司震怒,自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語氣也應(yīng)當(dāng)變成上司的語氣。(×）11.假如文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長(zhǎng),你跟對(duì)方的文員說完之后就應(yīng)當(dāng)叫上司接過電話,告訴上司要找的人立即就會(huì)來聽電話,讓上司直接與對(duì)方通話。（∨)１2．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的解決,可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上,其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（∨)13．文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄,盡也許頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。(∨）14.文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。(×)１5.文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)當(dāng)去洗手間。(∨）1６．男女之間,男士先伸手了，女土才干與之相握。(×)17.按英美國(guó)家習(xí)慣,文員接待來訪者,應(yīng)當(dāng)站起來與來訪者發(fā)言。(×）18．假如需要與來訪者擬定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，假如這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來。（×）１９.假如會(huì)客室的門是拉開的,文員進(jìn)入會(huì)客室后,才干讓客人進(jìn)入。(×)2０．假如會(huì)客室的門是拉開的,先讓來訪者進(jìn)入會(huì)客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi),輕輕關(guān)上門。(∨）21．假如會(huì)客室的門是推開的,文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室,等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門。(∨）22．介紹地位相同的人時(shí),應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職工；若同時(shí)到職,就先介紹年紀(jì)較輕的人。(∨)23.文員作介紹,應(yīng)先介紹地位高的人,再介紹地位低的人。(×)24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。（∨）２5.同時(shí)介紹很多人時(shí),可從右至左，按順序介紹。（∨）26．假如是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文獻(xiàn)夾,假如以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記,證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。(∨）27.為來自外地的與會(huì)者安排賓館住宿,最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間,只要弄清有多少人數(shù)即可。（×)２8．假如上司不準(zhǔn)備參與某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議告知丟掉，以免干擾其他事情。(×)29．假如會(huì)議氣氛緊張，且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí),文員可借奉茶為名,態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。(∨)30.會(huì)議租用的設(shè)備，文員必須保證賓館(或其他供應(yīng)者)把所需用設(shè)備都送過來,并在會(huì)議開始前有足夠的時(shí)間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。（×)31.代表會(huì)議依法定期召開,與會(huì)代表必須達(dá)成法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。(∨）32．假如上司一年之中交往很多,但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦,準(zhǔn)備交往提醒文獻(xiàn)。(∨)3３．受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己可以安排辦理，并且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。(∨)34.假如不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃反復(fù)的情形，就要排定可以動(dòng)用的空檔,自己決定優(yōu)先順序。（×)３5.上司自己安排的約會(huì)忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會(huì)沖突,解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（×)36．文員由于已經(jīng)打過電話，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完畢任務(wù)了?！白鲞^某項(xiàng)工作”和“完畢某項(xiàng)工作”是完全相同的。(×)3７．對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對(duì)”,并把它退回去。(×）３8．假如對(duì)方所規(guī)定的日期已經(jīng)被預(yù)約,除非有相稱的確認(rèn),文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕,應(yīng)當(dāng)問明上司的意思，由于或許那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情。（∨)39．拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。（∨)40.當(dāng)上司規(guī)定文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司運(yùn)用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（∨)４1．即使是上司私人的應(yīng)酬,文秘人員也應(yīng)當(dāng)積極、樂意地去協(xié)助。(∨）4２.假如是沿著人行道走，兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個(gè)人并行,則在中間。(∨)43．文員坐下時(shí),腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（×）4４．女性文員坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二,后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離。（∨)4５.當(dāng)與人擦肩而過，或越過長(zhǎng)輩、上司前面，或因事半途離坐時(shí)，都要招呼一聲。（∨）４6.交際應(yīng)酬要講求時(shí)效,若時(shí)機(jī)錯(cuò)過再來補(bǔ)救，不僅無法表達(dá)誠(chéng)意,還會(huì)破壞彼此關(guān)系。（∨)47.宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品,如茅臺(tái)等烈性酒。(×)４８.不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論,也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。（∨)４９．用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí),可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（×）50.宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出,以便客人及早安排,已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（×）５1．無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”,便表達(dá)穿無尾正式禮服。（∨）5２．雞尾酒會(huì)一般要安排好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的規(guī)定。(×）5３.口頭語言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同,對(duì)上司或長(zhǎng)者說話，應(yīng)文雅些；對(duì)一般同事或顧客說話，就可通俗。(×）5４.要發(fā)問或故意見時(shí),應(yīng)當(dāng)?shù)壬纤菊f完話之后再發(fā)問,可以提出自己的見解。假如上司不加采用，應(yīng)說服上司。（×）55.假如要拒絕別人,最佳是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系限度，分別使用表達(dá)方法,以避免由于拒絕而發(fā)生不必要的困擾。()56．合適的話題可以有雙方都感愛好的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（×）５7．凡是單位撤消,原公章應(yīng)立即停用,不用告知有關(guān)單位。(×)58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（×）59.文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致,可以出具空白介紹信。(×)６0．值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日記,直接解決不了的問題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門解決。(×）６1．面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采用臨時(shí)應(yīng)急措施。(×）62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度,但沒有崗位責(zé)任制度。(×)63.列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí),由制文機(jī)關(guān)擬定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。（∨)64．注辦是指文秘人員在《文獻(xiàn)解決單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。(∨)65.檔案是指使用過的、文獻(xiàn)中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。(∨）66．即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。（×)6７．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管,稱為“歸檔”，有歸檔范圍和規(guī)定，但沒有期限。(×)6８．文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目,將已經(jīng)解決完畢的文獻(xiàn),隨時(shí)按類目上的相應(yīng)條款歸人卷內(nèi),即為年終歸卷工作。（×）三、簡(jiǎn)答題：1、?文員所作的的完整的會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)涉及哪些事項(xiàng)?答：（1）會(huì)議名稱;(2)會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；（3)時(shí)間;(4）會(huì)議地點(diǎn)；(5)議題;（6）主持人、主席；（7）出席者名單；（8)會(huì)議的通過情形及結(jié)論;（9)相關(guān)資料；(10)下次會(huì)議預(yù)定日期。2、 辦公室人員為了說服對(duì)方接受自己的見解應(yīng)當(dāng)怎么做,要領(lǐng)有哪些？答:（1）清楚地知道在所說服的事項(xiàng)中，最想說什么,以邏輯分析自己的意向,并對(duì)目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點(diǎn)。（２)說服時(shí),要盡量具體客觀,使對(duì)方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī)。(3)偶而也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗(yàn)談等等。(4)要具體了解對(duì)方的立場(chǎng)和意向,先注意聆聽對(duì)方所說的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。要掌握對(duì)方不能了解的地方,努力加以說明；(５)積極發(fā)問,了解對(duì)方的想法,對(duì)方有關(guān)信息的種類和數(shù)量,以及背景如何等等;（6)以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言，不要使用令對(duì)方反感的言詞。（7)讓對(duì)方打開心扉,使對(duì)方對(duì)自己的見解產(chǎn)生愛好;（8）不可傷害對(duì)方的自尊心。３、?什么是受意?受意有幾種?辦公室人員應(yīng)當(dāng)如何運(yùn)用受意方法？答:(1）受意是文員接受和領(lǐng)略上司意圖。（2)一種是直接受意,另一種是間接受意。(3)文員要善于領(lǐng)略上司意圖,按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認(rèn)為上司的指示。要做到:備好記錄本,記錄下批示要點(diǎn)。注意傾聽，專心判斷指示的用意。必要時(shí)可以提問,直到明了意圖為止,但不要打斷談話。如有不批準(zhǔn)見，可以公開提出,但要言之有理,并要注意方式、態(tài)度。接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)行。４、?公文的完全格式涉及哪幾項(xiàng)?請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。答:（１）版頭、發(fā)文字號(hào)、印刷順序號(hào)。(2）密級(jí)、緊急限度。（3)簽發(fā)人姓名；(4）公文標(biāo)題;(5）主送機(jī)關(guān)；(6）正文、附件；（７)發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章;（8）注釋、閱讀范圍。（9）主題詞;(1０)抄送單位、印發(fā)說明。5、?提高會(huì)議效率可以有哪些做法?答：遵循法律法規(guī)、合理擬定會(huì)議目的、擬定必要的與會(huì)者、減少會(huì)議數(shù)量、縮小會(huì)議規(guī)模、簡(jiǎn)化會(huì)議程序、縮短會(huì)議時(shí)間、控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)、分析會(huì)議成本。6、?文員運(yùn)用提醒系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提醒系統(tǒng)？具體做法是如何的？答：有電子提醒系統(tǒng)和人工提醒系統(tǒng);電子提醒系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)立日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃及其他提醒事項(xiàng)，文員應(yīng)當(dāng)隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提醒系統(tǒng)的做法：設(shè)立基本辦公日程表、固定活動(dòng)日期一覽表、使用提醒性備忘錄、準(zhǔn)備約會(huì)表、準(zhǔn)備特殊提醒卡、準(zhǔn)備交往提醒文獻(xiàn)。7、 文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文,需要通過一系列程序即為發(fā)文過程。請(qǐng)說明這一過程。答：（1）擬稿；（２)核稿。指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核算。(3）簽發(fā)。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。(4)編號(hào)。已經(jīng)簽發(fā)的文獻(xiàn),由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。(5)繕印。對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文獻(xiàn)定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。(6)校對(duì)。指將文獻(xiàn)的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正。（7）用印。指在完畢的文獻(xiàn)上加蓋機(jī)關(guān)印章。（8）登記;(9)分發(fā)。8、 文員受上司指示，向?qū)Ψ揭?guī)定約會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)?決定期間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么?答:要獲得上司的許可假如用寫信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)；要對(duì)的告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式、所需要的時(shí)間等。約定好以后,一定要向上司報(bào)告，并填寫在日程安排計(jì)劃表上。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文獻(xiàn)資料。星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì);公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)；地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。9、?文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和規(guī)定是什么？答:（1）進(jìn)言是指文員積極對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸;（2）參謀作用;(3）補(bǔ)缺作用；（4）增進(jìn)關(guān)系作用；（5)適事。緊急的事,重要的事，上司需要知道的事;(6)適時(shí)?？紤]時(shí)機(jī);(7)適地。看場(chǎng)合；(8）適度。要注意掌握分寸。１０、 什么是文書的立卷特性？通?？梢园凑漳膸追N特性立卷？答:(１）文秘或檔案人員把文書按照某些共同特性組合成案卷,稱為“立卷特性”;（2)按問題特性立卷;(３)按作者特性立卷;（4）按文種特性立卷；(5）準(zhǔn)時(shí)間特性立卷；（6）按地區(qū)特性立卷;（７)按通訊者特性立卷；（8）在運(yùn)用六個(gè)特性立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特性組合每一個(gè)案卷。11、?來信受訪的范圍涉及哪些?受理與解決的程序和基本規(guī)定是什么?答：(１）受理的范圍是:國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件;職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。(2)及時(shí)拆封。拆封時(shí),不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對(duì)急信、要信、或有過激言語的來信，要解決及時(shí),報(bào)告上司,還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急解決。拆開后在裝訂時(shí),信紙?jiān)谇?、信封在后。要一并裝訂。(3）認(rèn)真閱讀。把握信中的重要內(nèi)容,也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn),或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需的資料。（4)逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時(shí)間、收發(fā)日期、重要內(nèi)容、規(guī)定、收信單位以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等具體記載，便于記錄、查找和催辦。（5)認(rèn)真解決。解決信件應(yīng)當(dāng)按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口解決”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。（6)及時(shí)復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施,增長(zhǎng)職工群眾對(duì)組織的信任。課誦信可采用收信人復(fù)信,或承辦人復(fù)信兩種方式進(jìn)行。12、?文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是如何的，有什么規(guī)定?答：(1)不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最佳是在完畢被指示工作時(shí),但有時(shí)也要在尚未完畢之時(shí)作期中報(bào)告。有時(shí)因上司太忙,不妨預(yù)先約好時(shí)間。（2)不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序。要直接向指示工作的人(上司)報(bào)告；（3）報(bào)告的順序基本上是先說結(jié)論,接著依照必要說明理由及通過,如：“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是。。。?！啊?4)一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；(5)如報(bào)告過于復(fù)雜,應(yīng)事先以5W２H的原則檢查是否漏掉；(6）假如覺得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方,對(duì)方不易明了,或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí),可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼?3、 單位印章重要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？答：?jiǎn)挝挥≌轮匾?1)單位印章、套印章；（2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人署名章、其他印章；（3）刻制公章有兩種情況：一是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)；(4)另一種是由法人代表申請(qǐng)，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（5)公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用,其他印章也應(yīng)專人專用;（6)加蓋公章,是哪一級(jí)的公章，須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核署名；(7)將蓋用文獻(xiàn)名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)具體登記。（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整不歪斜、更不能顛倒。（9)凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位章方能有效。14、?按照20２3年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文解決辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種。答：（1）命令；（2)決定；(3）公告；通告;(４)告知；通報(bào)；（5）議案；（６)報(bào)告；(７)請(qǐng)示;（８)批復(fù);意見；（9)函;（1０)會(huì)議紀(jì)要。15、提高會(huì)議效率可以有哪些做法?答：遵循法律法規(guī)；合理擬定會(huì)議目的;擬定必要的與會(huì)者;減少會(huì)議數(shù)量；縮小會(huì)議規(guī)模;簡(jiǎn)化會(huì)議程序;縮短會(huì)議時(shí)間；控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)；分析會(huì)議成本。16.文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)涉及哪些事項(xiàng)?答案:(1）會(huì)議名稱；（2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；（3)時(shí)間(開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間)；（４）會(huì)議地點(diǎn);(5）議題;(6)主持人、主席；（7)出席者名單；(8）會(huì)議的通過情形及結(jié)論；（9)相關(guān)的資料；(1０)下次會(huì)議預(yù)定日期。17．按照2023院行政機(jī)關(guān)公文解決辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？答案:(1)命令(令);(２）決定；(3）公告；通告;(4）告知;通報(bào);（5）議案；（６)報(bào)告;（7)請(qǐng)示；（8）批復(fù);意見;(9）函;(10)會(huì)議紀(jì)要。18.安徽某公司欲與上海某公司合作，上海以品牌、技術(shù)入股,運(yùn)用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行1０人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜,辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你如何設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案?(P１21)參考答案：(1）接受任務(wù)(2)了解來賓（3）制訂計(jì)劃（4）預(yù)訂宿食（5）迎接來賓(6）商議日程（7）安排會(huì)議（8)陪同參觀（9)送別客人(１0)接待小結(jié)四、設(shè)計(jì)題：1.小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文獻(xiàn)柜、儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文獻(xiàn)架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀),規(guī)定小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢谩Ｐ±顟?yīng)當(dāng)怎么做?(P13)答:電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機(jī)，右手做記錄；電腦放在右邊;新文獻(xiàn)夾放需要翻譯的資料,在文獻(xiàn)夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)記條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi);參考書應(yīng)當(dāng)放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里;公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲(chǔ)物架底層,復(fù)印紙放在下面幾層。2.安徽某公司欲與上海某公司合作，上海以品牌、技術(shù)入股，運(yùn)用安徽比較便宜的原材料和人工,共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜,辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李,你如何設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案?(P1２1）答:(1)接受任務(wù)；(2)了解來賓;(３）制訂計(jì)劃；(4)預(yù)訂食宿;（5)迎接來賓;（6）商議日程;（７）安排會(huì)議;（8）陪同參與;（９)送別客人；(１0）接待小結(jié)。３．康橋賓館位于本市南京西路45號(hào),是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等,某公司準(zhǔn)備在１1月１5日上午9:00到１2：00召開全廠中層干部大會(huì)，討論次年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃,地點(diǎn)就在康橋賓館的1２樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議告知。他應(yīng)當(dāng)考慮哪些問題?（Ｐ123)答:他應(yīng)考慮１）會(huì)議名稱;(2)出席會(huì)議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時(shí)間;(開始到結(jié)束的預(yù)定期刻）（4）地點(diǎn);（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室)(5）議題;（或議事日程）(6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話號(hào)碼等。(7)開會(huì)所在地,建筑物名稱、幾樓、電話號(hào)碼(必要時(shí)可附上地圖）。（8)注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場(chǎng),或當(dāng)天應(yīng)備的資料等4.文秘人員如何主持會(huì)議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)?(P1４５)答:文秘人員假如在會(huì)議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個(gè)總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思,簡(jiǎn)略記下發(fā)言的要點(diǎn)。會(huì)議上注意自己的表情和說話的語調(diào),并控制發(fā)言的時(shí)間。對(duì)發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時(shí)間有限。在會(huì)議上可分派工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽其別人意見,不要當(dāng)眾批評(píng)某個(gè)人。最后作總結(jié),統(tǒng)一結(jié)識(shí)。規(guī)定與會(huì)者筆記，自己做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件放進(jìn)文獻(xiàn)夾。以作查證。5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng),決定召開專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)當(dāng)如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)？(Ｐ150)答：（1）座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者,能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；(2）座談會(huì)以小型為主,人數(shù)以七、八人為宜;（３)座談會(huì)上,文秘人員應(yīng)與主持人密切配合;(4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織、可不做記錄；（5)具體的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（6）座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短;(7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn),邊吃邊談?？墒箽夥蛰p松。6．某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品,室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議,辦公室人員在會(huì)后應(yīng)當(dāng)做些什么工作?(Ｐ134)答：（1）要替搭車回去的人安排車子；(2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物,不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng);（3）有留言時(shí)，牢記務(wù)必傳達(dá);(4)檢查會(huì)場(chǎng)有無物品漏掉；（5）要為參與會(huì)議的人員送行;(6)文秘人員拜別前,要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西,如有,則必須加以熄滅。（7）桌、椅早先若有移動(dòng),必須還原;洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當(dāng),倒去垃圾;（8)攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回；（9)關(guān)緊門窗并上鎖；(10)告知會(huì)場(chǎng)的管理單位，會(huì)議已經(jīng)結(jié)束。7．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參與人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共４6人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人,會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。參與會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入６0０元，假設(shè)一個(gè)月工作３0天、一天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開支有：文獻(xiàn)材料費(fèi)20０元，飲料費(fèi)100元,因會(huì)議緊張安排午餐,餐費(fèi)每人10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。(P１61）答：(1)會(huì)議成本＝2×３[（G＋S）×T]n+后勤開支＝６（G＋S)T.ｎ＋后勤開；(2)G－參與會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù);每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元，（２400÷30÷8);(3）S－參與會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為２．5元。（600÷30÷8）；（4)T-參與會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí)；(5)N-參與會(huì)議人數(shù)為５0人(46+4);(6)后勤開支－等于支票開支、鈔票開支和實(shí)物開支的總和為８00(200+1００+1０×50);（7)會(huì)議成本＝６×(１0+２．５)×5×50+８00＝1875０＋800＝195５0(元）8.文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后,要做好哪些工作?(P1９6)答:（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷,或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。（２）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作報(bào)告。假如是上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過目或批準(zhǔn),然后存檔備案。（３)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完畢的工作。(４）把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄,以便將來有用。(5)對(duì)在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員,分別去函或去電表達(dá)感謝。9.文員應(yīng)當(dāng)為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作,在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？(P18６)履行哪些職責(zé)？(Ｐ１182）答:(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船,出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。(２)制定約會(huì)計(jì)劃。約會(huì)計(jì)劃表涉及:城市名和省(州）名(假如是國(guó)外旅行,寫明城市和國(guó)家名)，日期和時(shí)間,與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址,電話號(hào)碼。（3)為商務(wù)洽談收集資料。（4）決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單。(５)考慮行李問題。通過航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息。為每件行李準(zhǔn)備辨認(rèn)標(biāo)簽。（6)安排差旅費(fèi)。(7)建立旅行-旅館信息資料庫(kù)。隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù)。（8)辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等。10.某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)當(dāng)如何做好準(zhǔn)備,要做哪些工作?(P１2６)答：(1）客人的選擇。擬定名單，再請(qǐng)上司核定。(2)擬定期間。假如是涉外宴請(qǐng)，宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)當(dāng)按照國(guó)際慣例，征詢客人的意見,要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日。(3)會(huì)場(chǎng)的選擇。要考慮宴會(huì)的性質(zhì),客人的數(shù)目,以及預(yù)算費(fèi)用等,考慮宴會(huì)的形式與氣氛、交通是否方便、場(chǎng)地大小是否合適、菜式、有無停車場(chǎng)。(４）擬訂菜單。應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣,從來賓的身份、宴請(qǐng)層次、目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單,供上司挑選。（５）寄發(fā)請(qǐng)柬。宴請(qǐng)需要發(fā)請(qǐng)柬，請(qǐng)柬上應(yīng)寫明邀請(qǐng)人姓名，被邀請(qǐng)人姓名、宴請(qǐng)的目的、方式、時(shí)間、地點(diǎn)，以及著裝規(guī)定，規(guī)定回函及其他說明等。請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出;(6)席次的排列。以社會(huì)地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排,在請(qǐng)柬上應(yīng)注明席次號(hào)。席次的排列原則是:男女主人公地坐桌椅的兩端，男女來賓間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐女主人的右邊,女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客,應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。11.文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品,向別人贈(zèng)送禮品,在解決這些事情應(yīng)考慮什么,如何做?(P２２３)答：在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的,如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等;（2）還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；（3）在日歷上應(yīng)當(dāng)清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意。時(shí)間如何取決于本地的購(gòu)物環(huán)境。(4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則:除非上司有特殊的規(guī)定,不必送太昂貴的禮物,只要專心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。（5）要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品,做到恰如其分，適合對(duì)方。（６）贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下。（7）假如不是親自送禮,應(yīng)當(dāng)在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片、賀卡。(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日名單，上司可以在上面作一些增減,表達(dá)是否批準(zhǔn)你提的建議或提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價(jià)格范圍。（９）為了避免所送禮物的反復(fù),文秘人員應(yīng)當(dāng)為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。12．上海某公司欲與德國(guó)某公司合作，德國(guó)以品牌、技術(shù)入股,運(yùn)用上海比較便宜的原材料和人工,共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國(guó)代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜,辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李,你如何設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？（Ｐ１52)答：(１）接受任務(wù)。（2)了解來賓、制訂計(jì)劃。（3)預(yù)訂食宿。(4）歡迎來賓、商議日程。(5）禮節(jié)性拜訪、宴請(qǐng)。（６）正式會(huì)談。(7)簽訂協(xié)議書。（8）陪同參觀游覽。（9）互贈(zèng)禮品。（1０）歡送來賓、接待小結(jié)。13．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司規(guī)定文員小陳購(gòu)買禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦?要考慮哪些因素？(Ｐ223)答：清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等;征求上司意見或批準(zhǔn)，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購(gòu)禮物；比較合適的生日禮物是有國(guó)特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià),并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上國(guó)公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。１４．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)當(dāng)如何做?(P2４8）答：小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi),鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放，隨印隨鎖vｋ因事外出，須經(jīng)批準(zhǔn)交別人代管。加蓋單位公章，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并審核署名;并要將蓋用文獻(xiàn)名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等具體登記。加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整。15．康橋賓館位于本市南京西路４5號(hào),是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某公司準(zhǔn)備在１1月１5日上午9:00至12：0０召開全廠中層干部大會(huì)，討論次年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議告知。他應(yīng)當(dāng)考慮哪些問題？答案:（1)會(huì)議的名稱：(２)出席會(huì)議者的姓名或組織、部門的名稱；(3)日期、時(shí)間(開始到結(jié)束的預(yù)定期刻）;（４)地點(diǎn)：(具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室)；(５)議題(或者議事日程）;(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處,電話號(hào)碼等;（7)開會(huì)所在地,建筑物名稱、幾樓、電話號(hào)碼(必要時(shí)可附上地圖）;(８）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場(chǎng),或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。1６.某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓,為圓滿結(jié)束這次會(huì)議,辦公室人員在會(huì)后應(yīng)當(dāng)做些什么工作?答案：（1）要替搭車回去的人安排車子；(2)在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；(３)有留話時(shí)，牢記務(wù)必傳達(dá);(4）檢查會(huì)場(chǎng)有無物品漏掉；（５）要為參與會(huì)議的人員送行;(6)文秘人員拜別前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅;（７)桌、椅早先若和移動(dòng)，必須還原,洗滌煙灰缸、茶具等，如有,則必須加以熄滅(8)攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回；（9）關(guān)緊門窗并上鎖；（10)告知會(huì)場(chǎng)的管理單位,會(huì)議已經(jīng)結(jié)束。五、案例分析題：1.新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了,為了不影響公司的工作,在征得上司的批準(zhǔn)后，她請(qǐng)自己最佳的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作,時(shí)間為一個(gè)月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純,劉小姐把工作交代給她，并鼓勵(lì)她努力干,準(zhǔn)備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。某一天，經(jīng)理外出了,陳小姐正在公司打字，電話鈴響了,陳小姐與來電者的對(duì)話如下:來電者：“是利達(dá)公司嗎?”陳小姐:“是?！眮黼娬?“你們經(jīng)理在嗎？”陳小姐:“不在。”來電者:“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎？”陳小姐：“是?！眮黼娬撸骸澳銈兊乃苣z手套多少錢一打?”陳小姐:“1.8美元?！眮黼娬撸骸?.６美元一打行不行?”陳小姐:“對(duì)不起，不行的。”說完,“啪”掛上了電話。上司回來后,陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意,以1．4美元一打賣出了10０萬打。陳小姐突口而出：“啊呀,上星期有人問１.6美元一打行不行，我知道你的定價(jià)是1．8,就說不行的。”上司當(dāng)即臉色一變說:“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說:“為什么?”上司說：“你犯了五個(gè)錯(cuò)。”陳小姐被解雇是由于上司說她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么?她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)？答：(1)該問的沒有問（指對(duì)方情況,手套的需要量）;(2)該記的沒有記錄（對(duì)方的姓名、公司、電話號(hào)碼）；(３）該說的沒有說（沒有及時(shí)向上報(bào)告）;（4)不該說的卻說了（價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示);（5)不懂得保護(hù)自己(即使自己自作主張拒絕了對(duì)方,犯了錯(cuò)誤，也沒必要告訴上司,使自己陷入被解雇的境地)；(６）電話禮儀方面,鈴響了沒有自報(bào)家門;(7）不等對(duì)方說完，就“啪”掛上電話。2．文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)解決公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了,其中一封信被剪掉了回信地址的一角,她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊,而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著:“親愛的紅：……”,她意識(shí)到拆錯(cuò)了信，急忙看完了信,她把信又用膠水粘了起來(但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信,其中有一封急件，覺得應(yīng)當(dāng)由上司回信，于是,她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時(shí)，上司把寫有美國(guó)地址的英文名片,讓她打印一個(gè)寄往美國(guó)的信封,鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面,把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為鄧小姐解決郵件是否對(duì)的，為什么?請(qǐng)講出理由并說明對(duì)的的做法。（Ｐ７3）答:(1）收郵件應(yīng)當(dāng)把以前的信件此外放開,以免混淆;（2）應(yīng)在清點(diǎn)后才干簽字;(３)一方面應(yīng)分類,請(qǐng)示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆;（４）不能把回信地址剪掉；（５)檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應(yīng)打電話詢問對(duì)的的，再把錯(cuò)誤的劃去。(6)拆錯(cuò)信,應(yīng)在信封上要寫上“誤拆”,并簽上自己的名字，封上信口,把信件交給收信人時(shí)向?qū)Ψ降狼浮?7)把交給上司郵件提成最急件、次急件和普通件,不能混淆；（8）打印寄往美國(guó)的信封,收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。３．文員小曹向分管營(yíng)銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)解決的意見后，又碰到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示,結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從,兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些,支持過張，認(rèn)為小曹故意與他作對(duì)；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)？錯(cuò)在哪里?面對(duì)這種情況小曹應(yīng)當(dāng)怎么辦?答：(１)小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則,既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了,就應(yīng)按孫的意見辦,不應(yīng)多頭請(qǐng)示。(２）在工作中不應(yīng)過度親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo),以至落到尷尬的境地；（3）兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，假如張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后,按孫的意見辦;(４）假如不能求得諒解時(shí),小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行;(5)假如矛盾不能統(tǒng)一,應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見辦,并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。這時(shí)文員執(zhí)行重要決策人的意見。4.某年3月5日,新欣化工公司的總經(jīng)理出差了,這次的期限是從3月5日至３月12日，預(yù)定１2日上午回來。文員小王負(fù)責(zé)解決公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件,其中上司親啟的信一封,一個(gè)郵包,總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長(zhǎng)解決。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說:“小李,把這封信交給你們科長(zhǎng)”,小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里,又拆開總經(jīng)理辦公室收件,一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參與定于3月１2日下午的研討會(huì)，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參與這次研討會(huì)，１2日他正好回來,一定會(huì)參與的。于是小王打印了接受邀請(qǐng)的回信,明確告知對(duì)方總經(jīng)理將參與會(huì)議,并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信,拿出信紙，里面尚有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容,附件里說明有三張照片，小王不知道如何解決，她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包,發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購(gòu)的新型材料，一共有五個(gè)品種，小王憑印象覺得訂購(gòu)的是三種，多了兩種。心想,是供應(yīng)商積極送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王解決郵件的做法是否對(duì)的？假如不對(duì)的,對(duì)的的做法應(yīng)當(dāng)是如何的?答:(1）河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科解決的，應(yīng)制作簽收單，規(guī)定小李署名，并注明時(shí)間;（2)把上司親啟信件先保存下來,并告知發(fā)信人信已收到,告訴對(duì)方何時(shí)也許得到答復(fù)；（3）１２日回來就參與會(huì)議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動(dòng)。(4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目;(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)當(dāng)在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量,接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；(6）沒有訂購(gòu)的東西不能簽收;(7）在移交郵包里的物品時(shí)，要先打印一份清單，注明收到的日期,請(qǐng)接受人員在上面簽字，并保存好;5.某國(guó)營(yíng)公司總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的記錄報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來，小林針對(duì)該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見解很得指導(dǎo)老師賞識(shí),他本人也認(rèn)為對(duì)公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)?。小趙客氣地請(qǐng)小林坐下,說：“總經(jīng)理外出了,有什么事請(qǐng)跟我說吧”。小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報(bào)表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司……”，小趙越聽越不快樂，結(jié)果沒等小林把話說完,他便滿臉怒氣地說:“公司小是否埋沒了你的才干?你是大材小用,為什么不去大公司呢?”小趙的冷嘲熱諷,激怒了小林，引起了劇烈的爭(zhēng)執(zhí),最后小林氣憤地離開了辦公室。小趙還在悶悶不樂時(shí),三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進(jìn)來了，他們因平時(shí)工作不遵守紀(jì)律,完不成任務(wù)被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問題。小趙說總經(jīng)理不在,想請(qǐng)他們坐下來慢慢談,他們不相信,非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進(jìn)來，他們怒氣沖沖地推推搡搡,揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好……你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應(yīng)當(dāng)怎么做才對(duì)？答:(1)不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說吧”，辦公室人員不能替上司做主；（2)接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽,不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽;（３)對(duì)提重要建議的來訪者,應(yīng)認(rèn)真記錄報(bào)告上司;(4)應(yīng)熱情，不能對(duì)來訪者冷嘲熱諷;（５)對(duì)言辭劇烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié),宣傳政策；(６)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍,可以請(qǐng)保安或打１10。6.東華公司辦公室人員小沈能講一口美麗的法語,小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國(guó)某公司談判,古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會(huì)議記錄兼會(huì)議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備，還化了一番功夫進(jìn)行了打扮。正式會(huì)談這天,只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷,金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。古總經(jīng)理與法國(guó)客商在接待室內(nèi)寒暄時(shí),小陳拿來了托盤準(zhǔn)備茶水，只見她花枝招展，一對(duì)大耳環(huán)晃來晃去,五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反映。客商面帶不悅之色，把自己的茶杯推得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的,古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價(jià)還價(jià)時(shí)，古總一時(shí)性起,雙方爭(zhēng)執(zhí)起來,小沈站在古總一邊，指責(zé)客商?？蜕谭餍涠?。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影,沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能!”小沈并不知道自己有什么過錯(cuò)，為自己辯解:“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系?”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否對(duì)的？對(duì)的的做法應(yīng)當(dāng)是如何的？答：(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會(huì)談工作規(guī)定;(2）小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作,破壞工作場(chǎng)合安靜；（4）小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿,使得談判一開始就不順利；（5)小沈應(yīng)當(dāng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解,有針對(duì)性地填補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的局限性。古總經(jīng)理與客商爭(zhēng)執(zhí)，她應(yīng)采用補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開,并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù),而不是指責(zé)客商；(6)小沈受到上司批評(píng)，即使是過頭話,也應(yīng)保持冷靜,不辯駁,應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì)，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。７．小李受上司委托在浦東機(jī)場(chǎng)接到公司的一位重要客人，“歡迎,歡迎”,嘴里說著,并不積極伸手,等客人伸手了,小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱,接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說:“坐在這里視野好?！比缓?自己坐在汽車后排座位上。一路上，小李非常關(guān)心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對(duì)這一切不很滿意,話越來越少。小李有點(diǎn)摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對(duì)待他，他怎么……你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么?小李應(yīng)當(dāng)怎么做才是對(duì)的的?答：主人和客人之間,應(yīng)當(dāng)主人先伸手；（2)在替客人拿行李前應(yīng)征求批準(zhǔn):“我替你拿可以嗎？”(３）哪些行李可以放入行李箱中也要征得批準(zhǔn);(4）司機(jī)開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下;后為上,前為下”，(5)客人應(yīng)當(dāng)坐后排，小李應(yīng)當(dāng)坐副駕駛座;（６)客人公司的一些內(nèi)部情況、個(gè)人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（7)應(yīng)當(dāng)與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等。８．波揚(yáng)公司資金積累在本市市中心召開大型新產(chǎn)品訂貨會(huì)，參與的有本單位，外單位的人員?？偨?jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影,進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機(jī)。預(yù)定會(huì)議廳和租借黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議的召開時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租賃公司，規(guī)定租賃公司在９日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會(huì)場(chǎng)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會(huì)議廳靠近熱鬧的馬路,噪音很大。９日上午，大家正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作,劉小姐一看表,呀,已經(jīng)９點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒有送到。劉小姐立即打電話去問，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著各地方來賓已陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，劉小姐心急如焚……忽然外面一陣喧嘩,有人在大聲嚷嚷：“怎么這個(gè)地方連停車場(chǎng)也沒有……”問題：（1）假如你是劉小姐，對(duì)接下去也許發(fā)生的各種情況，應(yīng)當(dāng)如何解決？（2）假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分尚未送到，你還應(yīng)當(dāng)做些什么?（３）從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？答:（1）請(qǐng)租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員；（2）假如聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理報(bào)告,請(qǐng)求該如何辦;（3)立即向總經(jīng)理報(bào)告，不得擅自決定調(diào)整會(huì)議議程;(4）得到總經(jīng)理指示,可否把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí)？(５)聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī)（或原租賃公司再送一臺(tái));（6)召開大型會(huì)議,各種準(zhǔn)備工作,涉及音響、電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排;（７)租借會(huì)議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，涉及噪音、停車場(chǎng)等問題；（８)不能僅憑電話聯(lián)系,應(yīng)實(shí)地查看；(9)重要設(shè)備應(yīng)考慮備用（或兩套方案）９．公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到1l:00召開銷售員會(huì)議,規(guī)定小劉告知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久,不太清楚公司有多少銷售員,她到幾個(gè)業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn),大多數(shù)人外出了,也沒有碰到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把告知的事忘了。一直到星期三下午,經(jīng)理問她會(huì)議告知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的告知:“茲定于星期四上午在會(huì)議室召開銷售員會(huì)議，會(huì)議重要,請(qǐng)務(wù)必出席?！毙瞧谒纳衔纾福?0左右,有2個(gè)銷售員到了會(huì)議室，但會(huì)議室里沒有人招呼，認(rèn)為會(huì)議不開了，坐了一會(huì)就走了。9：０0左右有6個(gè)銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個(gè)說,他們已經(jīng)約好客戶在1０：00見面。到了?10點(diǎn)，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會(huì)議草草結(jié)束了,經(jīng)理很不快樂。公司一共有12位銷售員，事后去問此外4位,他們說，主線沒有看到告知。經(jīng)理對(duì)小劉非常不滿。請(qǐng)問，小劉究竟錯(cuò)在哪些地方?對(duì)的的做法應(yīng)當(dāng)是如何的？答:(1）應(yīng)當(dāng)搞清銷售員的人數(shù)和姓名,準(zhǔn)備這份名單;（2)打印好書面告知(3)在三天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放告知或電話告知到名單上的每個(gè)人；(4)告知不能寫在布告欄里，也許不被人注意;(5）告知上應(yīng)寫清會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)；(6）應(yīng)具體寫清會(huì)議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備；(7)應(yīng)提前到會(huì)議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作;1０．為迎接兄弟單位和上級(jí)部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動(dòng)員大會(huì),局長(zhǎng)要秘書小萬寫一份告知。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領(lǐng)導(dǎo)歷來不重視衛(wèi)生問題，假如他們知道召開的是衛(wèi)生工作會(huì)議也許自己不來而派其別人員來了。于是他寫了如下的告知：會(huì)議告知經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定,茲定于4月2日上午９時(shí)在局辦公大樓會(huì)議室召開各部門負(fù)責(zé)人會(huì)議,會(huì)議重要，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。小萬將告知下發(fā)后不久,就接到了不少部門的電話詢問開什么會(huì)議，言談中頗有些責(zé)怪的意思。問題一:小萬錯(cuò)在哪里?應(yīng)當(dāng)如何寫這份會(huì)議告知?過了幾天，局里召開傳達(dá)上級(jí)精神黨員代表大會(huì)，有數(shù)百人參與，小萬負(fù)責(zé)會(huì)議材料工作。會(huì)議上,聽完報(bào)告后,進(jìn)人小組討論。這時(shí)卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參與到哪一組討論。由于打印的分組小組名單上,主線沒有他們的名字。一查底稿，本來是打印人員翻重了頁(yè),校對(duì)也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對(duì)他們不尊敬,紛紛離會(huì)而去,會(huì)場(chǎng)上出現(xiàn)了一陣騷亂。問題二:作為大會(huì)組織者,小萬錯(cuò)在哪里？針對(duì)這樣的緊急情況,他應(yīng)采用什么措施？答：?jiǎn)栴}一：會(huì)議告知缺少主題(議題），時(shí)間上缺少?gòu)膸c(diǎn)到幾點(diǎn),請(qǐng)哪些人出席不明確，發(fā)放會(huì)議告知要交到會(huì)議出席手上，可進(jìn)行說明解釋。如本人不在,應(yīng)請(qǐng)代收人簽字,打電話確認(rèn)是否出席。問題二：會(huì)前準(zhǔn)備工作的每個(gè)細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待。小萬沒有認(rèn)真校對(duì)材料,最后也沒能仔細(xì)審查所有會(huì)議材料,加以改正。補(bǔ)救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會(huì)的特邀代表身邊，耳語幾句，又拿出底稿解釋了一翻,作了自我檢討,終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面。代表們按本來小組劃分展開了討論。此辦法是其中的一種。11.請(qǐng)將下列文獻(xiàn)分別組合成三至四個(gè)案卷,并擬制案卷標(biāo)題：（1）市教委關(guān)于2023年招生工作的告知；（2)東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；（３)東方學(xué)院2０23年招生工作計(jì)劃;（4）東方學(xué)院關(guān)于2023年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委);（5）市教委關(guān)于東方學(xué)院２023年招生工作的批復(fù);(６）東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定;（7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的告知；（８）東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的告知;（９）東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；(10)東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告;(１1)東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告;（１２）東方學(xué)院２02３年度工作總結(jié);答:立卷一：1、市教委關(guān)于2０２3年招生工作的告知；４、東方學(xué)院關(guān)于2023年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委）；5、市教委關(guān)于東方學(xué)院２023年招生工作的批復(fù)；標(biāo)題：市教委、東方學(xué)院關(guān)于招生工作的告知、請(qǐng)求、批復(fù)立卷二：2、東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要;6、東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；7、東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的告知;８、東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的告知;標(biāo)題：東方學(xué)院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會(huì)議紀(jì)要、決定、告知立卷三：３、東方學(xué)院２0２3年招生工作計(jì)劃;12、東方學(xué)院202３年度工作總結(jié)；標(biāo)題：東方學(xué)院招生工作計(jì)劃、年度工作總結(jié)立卷四：9、東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；１0、東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；1１、東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；標(biāo)題：東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備、加強(qiáng)學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告1２．請(qǐng)將下列文獻(xiàn)分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題:(1）利華公司2023年2月份經(jīng)理睬議記錄;(2）利華公司2023年銷售計(jì)劃；（2)市工商局關(guān)于年檢工作的告知；(3）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；(5)利華公司4月份經(jīng)理睬議記錄;(６)市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的告知；（7)香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；（8）利華公司2023年６月份經(jīng)理睬議記錄;（9)利華公司與香港凱福公司會(huì)議紀(jì)要;