時間管理和高效溝通

楊文華老師

北京會佳心語健康科技有限公司副總經(jīng)理

十年人力資源管理與咨詢、培訓(xùn)工作經(jīng)驗

高級人力資源咨詢顧問

亞洲人力資源管理協(xié)會中國認(rèn)證中心特約講師

10余年人力資源管理與咨詢工作經(jīng)歷，曾任跨國公司人力資源總監(jiān)，具有豐富的實戰(zhàn)經(jīng)驗，擅長將培訓(xùn)理論與實踐相結(jié)合。

《源動力》系列課程創(chuàng)始人，十余年企業(yè)人力資源管理的經(jīng)驗，對員工團(tuán)隊建設(shè)管理與職業(yè)化提升有著非常深刻的理解，并長期致力于企業(yè)培訓(xùn)，側(cè)重職業(yè)能力提升、團(tuán)隊職業(yè)化、陽

光心態(tài)、人力資源管理、中層基礎(chǔ)管理與技能

等領(lǐng)域的研究。有豐富的培訓(xùn)經(jīng)驗。幫助企業(yè)

提升個人與組織績效，被譽為課程最實用的培

訓(xùn)專家。

服務(wù)客戶：

慧聰國際、烏魯木齊電視臺、安徽電視臺、鄭

州電視臺、濟(jì)南電視臺、海南電視臺、炎黃健

康傳媒、紅鯉魚數(shù)字電影院線、中持環(huán)保、高

能時代、河南移動、銀川移動、中國航空材料

研究院、亦莊工會、SMC（中國）、奧科瑞豐、

沈陽移動、北京諾華制藥、中國核電集團(tuán)、河

北移動、中國山野雜志、金誠立信會計事務(wù)所……時間管理課程收獲掌握學(xué)會使用掌握時間管理的系統(tǒng)與法則。學(xué)會有效建立工作目標(biāo)并合理規(guī)劃工作時間。熟練使用工具和技巧，提高工作效率。掌握使用學(xué)會1．你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生2．星期六是一個好朋友的生日--你還沒有買禮物和生日卡3．你有好幾個月沒有回家看望父母，也沒有寫信或打電話4．下個星期二，你要參加一次業(yè)務(wù)考試5．明晚8點有個1小時長的電視節(jié)目，與你的工作有密切關(guān)系6．愛人上周就說這禮拜要看那部他喜歡的電影7．你在圖書館借的書明天到期8．外地一個朋友來北京邀請你周末去玩，你需要整理行李9．你要在星期五交教研報告之前把它復(fù)印一份10．明天下午2點到4點有一個會議11．你欠某人200元錢--他明天也將參加那個會議12．你明天早上從9點到11點要聽一場講座13．你的上級留下一張便條，要你盡快與他見面14．你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗15．你想好好洗個澡16．你負(fù)責(zé)的科研小組將在明天下午6點鐘開會，預(yù)計1小時17．你身上只有5塊錢，需要取錢18．教研室明天晚上聚餐19．你錯過了星期一的例會，要在下星期一之前復(fù)印一份會議記錄20．這個星期有些材料沒有整理完，要在下星期一之前整理好，約需2小時21．你收到一個朋友的信1個月了，沒有回信，也沒有打電話給他22．周日早上要作一次業(yè)務(wù)演講，準(zhǔn)備時間要15個小時，且只能用業(yè)余時間23．你邀請一個重要合作伙伴后天晚上來你家晚餐，但家里什么吃的也沒有現(xiàn)在是周一晚上，你要計劃未來5天的日程，這五天要做的事情有：早上從9點到11點聽一場講座在附近的ATM機上取錢。打電話將你負(fù)責(zé)的科研小組會議推遲到周三天下午6點鐘開會下午2點到4點參加會議，還200元錢。會議結(jié)束后去圖書館還書。晚8點到9點看電視節(jié)目晚清洗內(nèi)衣并好好洗一個澡一早看醫(yī)生。用等待的時間給父母電話問候，并告訴他們你將在明天去看望他們?nèi)コ匈徫餃?zhǔn)備晚上聚餐。與你的上級見面下午6點到7點組織科研小組會議教研室晚上聚餐復(fù)印一份教研報告，同時復(fù)印一份會議記錄用2個小時整理材料洗一大堆臟衣服給你的朋友回信晚上去看望你的父母準(zhǔn)備下個星期二的業(yè)務(wù)考試陪愛人看那部她喜歡的電影給周六過生日的好朋友買禮物和生日卡整理行李準(zhǔn)備周日和外地朋友出去玩用15小時準(zhǔn)備周日的業(yè)務(wù)演講周二周三周四周五周六確定事件你的時間流向到哪里去了？確定事件突發(fā)事件確定事件突發(fā)事件瑣碎事件確定事件突發(fā)事件瑣碎事件浪費游戲：我的時間四代時間管理的演化第一代時間管理第二代時間管理第三代時間管理第四代時間管理平衡、超越、以人為本、系統(tǒng)備忘錄型特點:紙條或備忘錄本，一方面順其自然，一方面追緊時間安排。事先規(guī)劃安排行程特點:制定合適的目標(biāo)與計劃，講究效率、明確責(zé)任。規(guī)劃.制定優(yōu)先順序,操之在我特點:明確價值觀，制定中、長、短期目標(biāo)，將每天的活動排出優(yōu)先順序，有詳盡的計劃表、組織表。第三代時間管理最大的貢獻(xiàn)是將目標(biāo)與計劃置于價值觀之上。有效時間管理系統(tǒng)的五個步驟價值觀目標(biāo)目標(biāo)排序任務(wù)任務(wù)排序5.對任務(wù)按優(yōu)先級排序4.明確你的任務(wù)1.明確你的價值觀2.確定你的目標(biāo)3.對你的目標(biāo)按優(yōu)先級排序有效的時間管理系統(tǒng)包含以下五個步驟：

時間管理的原則你知道什么是沮喪么？那就是當(dāng)你花了一生的時間爬梯子并最終達(dá)到頂端的時候，卻發(fā)現(xiàn)梯子架的并不是你想上的那堵墻。——約瑟夫.坎貝爾14地圖：了解決定的規(guī)則精神身份價值觀能力行動環(huán)境游戲：你的重要五樣游戲規(guī)則：拿出你的紙筆，寫出生命中對你最重要的五樣，可以是形容詞也可以是名詞，可以是實物也可以是抽象的狀態(tài)。憑直覺寫，不必在意他人的評判。請選出你認(rèn)為重要的詞：創(chuàng)新成功富有卓越挑戰(zhàn)冒險親情快樂健康自由美麗勇氣自信幸福關(guān)心學(xué)習(xí)服務(wù)奉獻(xiàn)真誠真實興奮愛尊重尊嚴(yán)安全穩(wěn)定活潑智慧偉大權(quán)利幽默高雅高尚和諧爭議簡潔樂趣活力公平和平自律毅力誠信體貼吸引熱情忠誠舒適享受完美娛樂獨立耐心浪漫感激激情家庭同情發(fā)明鼓舞控制休閑平靜造詣教導(dǎo)工整認(rèn)同助人為樂成就創(chuàng)造力……判斷自己的價值觀時間管理法則-目標(biāo)原則觸目驚心只有3％的頂尖管理者才有明確的目標(biāo)。明確性可衡量性可接受性目標(biāo)時限性實際性合格的目標(biāo)？時間管理法則-帕金森法則做一份工作所需要的資源，與工作本身并沒有太大關(guān)系；一件事情膨脹出來的重要性和復(fù)雜性，與完成這件事情所花的時間成正比。工作會自動的膨脹，占滿所有可用的資源（包含時間），在管理中這隱含著你可以為一項任務(wù)安排過多的資源（時間）去從事一項工作，你會放慢你的節(jié)奏用掉所有可分配的資源（時間）時間管理法則-帕金森法則無限期拉長不設(shè)立期限松弛無彈性時間象一根彈筋：帕金森原則：做任何事情都要有規(guī)劃，設(shè)立期限。

在任何特定的群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。時間管理法則-帕累托原則時間管理法則-艾森豪威爾原則急迫不急迫重要不重要緊急情況迫切的問題限期完成的會議或工作準(zhǔn)備工作計劃預(yù)防措施價值觀的澄清人際關(guān)系的建立增強自己的能力造成干擾的事、電話信件、報告會議許多迫在眉睫的急事忙碌瑣碎的事廣告函件電話浪費時間逃避性活動III

IIIIV時間管理法則-艾森豪威爾原則如何把事務(wù)分配到四個象限之中：緊急不緊急重要不重要

危機急迫的問題有期限壓力的作業(yè)

防患未然改進(jìn)產(chǎn)能建立人際關(guān)系發(fā)掘新機會規(guī)劃、休閑

不速之客某些電話某些信件與報告某些會議必要而不重要的事受歡迎的活動

玩游戲某些信件某些電話浪費時間之事有趣的活動時間管理法則-艾森豪威爾原則救火員模式：緊急重要不重要不緊急偏重第一類事務(wù)的結(jié)果壓力精疲力竭危機處理忙于收拾殘局

時間管理法則-艾森豪威爾原則緊急

重要

不重要不緊急偏重第二類事務(wù)的結(jié)果有遠(yuǎn)見，有理想。平衡紀(jì)律自制少有危機

胸有成竹模式：時間管理法則-艾森豪威爾原則胸徒勞無功模式：緊急重要不重要不緊急

偏重第三類事務(wù)的結(jié)果

短視近利危機處理被視為巧言令色輕視目標(biāo)與計劃缺乏自制力，怪罪他人。人際關(guān)系浮泛，甚至破裂。時間管理法則-艾森豪威爾原則無足輕重模式：緊急重要不重要不緊急

偏重第四類事務(wù)的結(jié)果全無責(zé)任感工作不保依賴他人或社會機構(gòu)維生時間管理法則-注意力之謎鋸齒效應(yīng)：

損失28%的時間如果在工作持續(xù)受到干擾或者被打斷，就呈現(xiàn)所謂的“鋸齒效應(yīng)”。即使只是在工作上短暫分心，要再從被打斷的地方開始，就必須再花時間重新進(jìn)入狀況。把這些能力損失總和加起來，最多可達(dá)28%的時間都因此而浪費了。時間管理法則-注意力之謎100%能力因持續(xù)干擾而中斷工作會引起能力的降低因為—越來越長的助跑時間—越來越弱的注意力所以要及時恢復(fù)注意力艾維·利時間管理法故事：2.5萬美金的故事工作規(guī)劃的六個步驟1.明確你的目標(biāo)2.將目標(biāo)依重要程度排序3.詳細(xì)列出你的任務(wù)清單4.將任務(wù)依輕重緩急排序5.合理安排任務(wù)需要時間6.一次只做一件事每日工作規(guī)劃原則清單原則分類原則ABC分析原則彈性原則清單原則根據(jù)目標(biāo)制定計劃，明確本日的主要任務(wù)和核心時間處理重要的文件往來次重要任務(wù)/會議優(yōu)先次序較后的電話簽文件對照長期計劃檢查明天的事回家分類原則檢查任務(wù)清單細(xì)分清單類別做時間日志第一類：日常性事務(wù)第二類：周期性事務(wù)（規(guī)劃與發(fā)展）第三組：不定期事務(wù)（突發(fā)事務(wù)）測定每件事所花費的時間ABC分析原則A型：重要并且緊急的任務(wù)；B型：重要或緊急、但不既重要又緊急的任務(wù)；C型：既不重要也不緊急的日常任務(wù)分析你的工作任務(wù)01優(yōu)先順序與工作委派02計劃你的一天重新查看一下你的工作任務(wù)表，現(xiàn)在做三個獨立的表——A型、B型和C型任務(wù)表各一個。根據(jù)重要程度將記事簿中的工作會晤歸類。03確定工作的優(yōu)先順序：ABC分析原則ABC－分析

－－任務(wù)A專心處理－－任務(wù)B授權(quán)－－任務(wù)C清理彈性原則謹(jǐn)慎原則保留彈性時間分配三部曲a.約60%給預(yù)定計劃（日計劃表）b.約20%給預(yù)料之外的事務(wù)（干擾，時間竊賊）c.約20%給突發(fā)事件與社交活動（創(chuàng)造性時間）時間計劃的基本原則：40%會出岔

理念：利用整個番茄時間，專注于某一段時間，減少打斷，提高時間的感知和掌控。

概念：番茄時間為25min工作+5min休息，3-4個番茄時間為一輪，之后休息10-15min。番茄工作法番茄目標(biāo)充滿熱情并一直保持。緩解時間的壓迫感與緊迫感。加快學(xué)習(xí)和工作進(jìn)度，提高工期預(yù)測能力，保質(zhì)保量。番茄工作法的目標(biāo)

效率熱情能力用最簡單的工具和方法來提高團(tuán)隊的工作效率。使用范圍

將抽象的時間變成具體連續(xù)的事件，使我們能抓住時間，不再是分分秒秒地去追趕時間。

番茄時間的概念，特別是倒計時，產(chǎn)生了一種有利于工作的積極的緊迫感。顛覆對時間的依賴復(fù)雜的事情簡單化有利于自我觀察和分析放輕松番茄工作法有利于在時間緊迫的情況下提升效率大任務(wù)分散番茄時間，小任務(wù)合并番茄時間----對簡單的任務(wù)進(jìn)行估測會更加容易，估測的質(zhì)量也會提高，把復(fù)雜的事情簡單化，能鼓勵自己實現(xiàn)目標(biāo)。保持勞逸結(jié)合，保持大腦高效運轉(zhuǎn)和思維敏捷。每25分鐘的休息，人們會從不同角度思考問題，因而能激發(fā)創(chuàng)造力，放松提高了連續(xù)工作的效率。番茄工作法代表著每25分鐘一次的自我觀察，掌握并直接影響我們的工作進(jìn)程，使效率不斷提高，這能大大激發(fā)我們的興趣，自發(fā)地完成工作和任務(wù)。時間的盜賊——內(nèi)在的拖延和外在的干擾拖延干擾

我習(xí)慣拖延

拖延癥的形成拖延癥的特點：1.沒有自信。因為每次完成任務(wù)都達(dá)不到自己最高的能力，對自我能力的評估會越來越低。2.我太忙。我一直拖著沒做是因為我一直很忙。3.頑固。你催我也沒有用，我準(zhǔn)備好了自然會開始做。4.操控別人。他們著急也沒用，一切都要等我到了才能開始。5.對抗壓力。因為每天壓力很大，所以要做的事情一直被拖下來。6.受害者心態(tài)。我也不知道自己怎么會這樣，別人能做的自己做不到。解決內(nèi)在的拖延的方法1、確立一個可操作的目標(biāo)，而不是那種模糊而抽象的目標(biāo)。我要停止拖延。我要在九月一日之前打掃和整理我的辦公室。2、將你的目標(biāo)分解成短小具體的迷你目標(biāo)，每一個迷你目標(biāo)都要比大目標(biāo)容易達(dá)成，小目標(biāo)可以累積成大目標(biāo)。我打算要寫那份報告。我今晚將花半小時設(shè)計表格，明天我將花另外半小時把數(shù)據(jù)填進(jìn)去，再接下來一天，我將根據(jù)那些數(shù)據(jù)花一個小時將報告寫出來。解決內(nèi)在的拖延的方法3、為困難和挫折做好心理準(zhǔn)備。當(dāng)你遭遇到第一個（或者第二第三個）困難時，不要放棄。教授不在辦公室，所以我沒辦法寫論文了。雖然教授不在，但是我可以在他回來之前先列出論文提綱。4、獎賞你一路上的進(jìn)步。將獎賞聚焦于你的努力，而不是結(jié)果，即便是邁出一小步也是進(jìn)步。除非我全部完成，否則我就會感覺哪里不對。我已經(jīng)走出了幾步，而且我做事非常努力，這感覺很好。解決內(nèi)在的拖延的方法5、留意你的借口。不要習(xí)慣性地利用借口來拖延，而要將它看作是再做15分鐘的一個信號，或者利用你的借口作為完成一個步驟之后的獎賞。我累了（餓了/很忙/很煩，等等），我以后再做。我累了，所以我將只花15分鐘寫報告，接下來我會小睡片刻。浪費時間的主要因素小組討論：什么在干擾你？同事需要幫忙領(lǐng)導(dǎo)臨時任務(wù)外在的干擾——突發(fā)情況發(fā)生王老師一位善聊同事的電話學(xué)生的咨詢電話打印機壞了突發(fā)情況有哪些？職責(zé)內(nèi)緊急程度、重要程度職責(zé)外馬上處理暫緩處理授權(quán)學(xué)會說“不”

高效溝通49課程收獲掌握學(xué)會使用掌握溝通要素及正確的溝通理念。體驗高效溝通的特征。使用溝通技巧，提高與不同特質(zhì)的人溝通的能力。掌握使用學(xué)會體驗活動：驛站傳輸要求：1、不能講話（包括有規(guī)律的發(fā)出聲音）、移動；2、不能回頭；3、后面的隊員的任何部位不能超過前面隊員身體的肩縫橫截面以及無限延伸面；4、不能使用手機等通迅工具；5、不能傳遞紙條和扔紙條。小組討論：1、通過這個活動重新感悟什么是溝通；2、怎樣才能進(jìn)行有效溝通；3、你認(rèn)為溝通中最核心的要務(wù)是什么。認(rèn)識溝通7%——語言38%——語氣語調(diào)55%——肢體語言最多讀出幾個意思？我沒有說你拿了我的書。我沒有說你拿了我的書。

你是誰你要如何表達(dá)你要表達(dá)什么溝通要素與角色定位55有效溝通三要務(wù)1、勇于溝通，面對問題，不是逃避問題2、樂于溝通，解決問題，不是我贏你輸3、善于溝通，換位思考，不是固執(zhí)己見

我好我不好你好你不好彼此尊重，并承認(rèn)對方的價值。自卑的，貶低自我價值的自大的，不認(rèn)可別人價值的消極的，一切事情都毫無意義溝通是雙贏的過程57

分小組情景討論：公主的死誰應(yīng)該負(fù)責(zé)？

公主嫁給了鄰國英俊的王子，在城堡中過著幸福的生活。不久，王子為了抵御外敵入侵，披上戰(zhàn)袍去遠(yuǎn)征。浪子來到公主身邊，對公主花言巧語、海誓山盟，終于公主與浪子一起私奔離開了城堡。很快浪子厭倦了公主，無情的把公主拋棄在黑森林里。公主懊悔萬分，想回到城堡，但是無力走不出惡魔控制的黑森林。公主找到了她能干的伯父，向伯父陳述了事情的全部原委并表示了深深的懺悔，伯父沒有料到公主會做出這樣的事情，震驚之余拒絕幫助公主。有人告訴公主劍客可以幫助她，但劍客需要錢。公主找到劍客希望得到幫助但她告訴劍客她沒有錢，于是劍客去幫助能付錢給他的人去了。終于公主沒有走出黑森林，被惡魔吃掉。

問題：對于公主的死誰應(yīng)該負(fù)責(zé)，從重到輕排序。價值系統(tǒng)的關(guān)系價值系統(tǒng)的關(guān)系價值系統(tǒng)的關(guān)系

高效溝通的四大特征明確性雙向性談行為不談個性積極聆聽63

問題出在哪里？案例：王老師想要了解本學(xué)年自己所負(fù)責(zé)的三個班級參加某項科研活動的情況，交