時(shí)間管理和高效溝通

楊文華老師

北京會(huì)佳心語健康科技有限公司副總經(jīng)理

十年人力資源管理與咨詢、培訓(xùn)工作經(jīng)驗(yàn)

高級(jí)人力資源咨詢顧問

亞洲人力資源管理協(xié)會(huì)中國(guó)認(rèn)證中心特約講師

10余年人力資源管理與咨詢工作經(jīng)歷，曾任跨國(guó)公司人力資源總監(jiān)，具有豐富的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，擅長(zhǎng)將培訓(xùn)理論與實(shí)踐相結(jié)合。

《源動(dòng)力》系列課程創(chuàng)始人，十余年企業(yè)人力資源管理的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)員工團(tuán)隊(duì)建設(shè)管理與職業(yè)化提升有著非常深刻的理解，并長(zhǎng)期致力于企業(yè)培訓(xùn)，側(cè)重職業(yè)能力提升、團(tuán)隊(duì)職業(yè)化、陽

光心態(tài)、人力資源管理、中層基礎(chǔ)管理與技能

等領(lǐng)域的研究。有豐富的培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)。幫助企業(yè)

提升個(gè)人與組織績(jī)效，被譽(yù)為課程最實(shí)用的培

訓(xùn)專家。

服務(wù)客戶：

慧聰國(guó)際、烏魯木齊電視臺(tái)、安徽電視臺(tái)、鄭

州電視臺(tái)、濟(jì)南電視臺(tái)、海南電視臺(tái)、炎黃健

康傳媒、紅鯉魚數(shù)字電影院線、中持環(huán)保、高

能時(shí)代、河南移動(dòng)、銀川移動(dòng)、中國(guó)航空材料

研究院、亦莊工會(huì)、SMC（中國(guó)）、奧科瑞豐、

沈陽移動(dòng)、北京諾華制藥、中國(guó)核電集團(tuán)、河

北移動(dòng)、中國(guó)山野雜志、金誠立信會(huì)計(jì)事務(wù)所……時(shí)間管理課程收獲掌握學(xué)會(huì)使用掌握時(shí)間管理的系統(tǒng)與法則。學(xué)會(huì)有效建立工作目標(biāo)并合理規(guī)劃工作時(shí)間。熟練使用工具和技巧，提高工作效率。掌握使用學(xué)會(huì)1．你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生2．星期六是一個(gè)好朋友的生日--你還沒有買禮物和生日卡3．你有好幾個(gè)月沒有回家看望父母，也沒有寫信或打電話4．下個(gè)星期二，你要參加一次業(yè)務(wù)考試5．明晚8點(diǎn)有個(gè)1小時(shí)長(zhǎng)的電視節(jié)目，與你的工作有密切關(guān)系6．愛人上周就說這禮拜要看那部他喜歡的電影7．你在圖書館借的書明天到期8．外地一個(gè)朋友來北京邀請(qǐng)你周末去玩，你需要整理行李9．你要在星期五交教研報(bào)告之前把它復(fù)印一份10．明天下午2點(diǎn)到4點(diǎn)有一個(gè)會(huì)議11．你欠某人200元錢--他明天也將參加那個(gè)會(huì)議12．你明天早上從9點(diǎn)到11點(diǎn)要聽一場(chǎng)講座13．你的上級(jí)留下一張便條，要你盡快與他見面14．你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗15．你想好好洗個(gè)澡16．你負(fù)責(zé)的科研小組將在明天下午6點(diǎn)鐘開會(huì)，預(yù)計(jì)1小時(shí)17．你身上只有5塊錢，需要取錢18．教研室明天晚上聚餐19．你錯(cuò)過了星期一的例會(huì)，要在下星期一之前復(fù)印一份會(huì)議記錄20．這個(gè)星期有些材料沒有整理完，要在下星期一之前整理好，約需2小時(shí)21．你收到一個(gè)朋友的信1個(gè)月了，沒有回信，也沒有打電話給他22．周日早上要作一次業(yè)務(wù)演講，準(zhǔn)備時(shí)間要15個(gè)小時(shí)，且只能用業(yè)余時(shí)間23．你邀請(qǐng)一個(gè)重要合作伙伴后天晚上來你家晚餐，但家里什么吃的也沒有現(xiàn)在是周一晚上，你要計(jì)劃未來5天的日程，這五天要做的事情有：早上從9點(diǎn)到11點(diǎn)聽一場(chǎng)講座在附近的ATM機(jī)上取錢。打電話將你負(fù)責(zé)的科研小組會(huì)議推遲到周三天下午6點(diǎn)鐘開會(huì)下午2點(diǎn)到4點(diǎn)參加會(huì)議，還200元錢。會(huì)議結(jié)束后去圖書館還書。晚8點(diǎn)到9點(diǎn)看電視節(jié)目晚清洗內(nèi)衣并好好洗一個(gè)澡一早看醫(yī)生。用等待的時(shí)間給父母電話問候，并告訴他們你將在明天去看望他們?nèi)コ匈徫餃?zhǔn)備晚上聚餐。與你的上級(jí)見面下午6點(diǎn)到7點(diǎn)組織科研小組會(huì)議教研室晚上聚餐復(fù)印一份教研報(bào)告，同時(shí)復(fù)印一份會(huì)議記錄用2個(gè)小時(shí)整理材料洗一大堆臟衣服給你的朋友回信晚上去看望你的父母準(zhǔn)備下個(gè)星期二的業(yè)務(wù)考試陪愛人看那部她喜歡的電影給周六過生日的好朋友買禮物和生日卡整理行李準(zhǔn)備周日和外地朋友出去玩用15小時(shí)準(zhǔn)備周日的業(yè)務(wù)演講周二周三周四周五周六確定事件你的時(shí)間流向到哪里去了？確定事件突發(fā)事件確定事件突發(fā)事件瑣碎事件確定事件突發(fā)事件瑣碎事件浪費(fèi)游戲：我的時(shí)間四代時(shí)間管理的演化第一代時(shí)間管理第二代時(shí)間管理第三代時(shí)間管理第四代時(shí)間管理平衡、超越、以人為本、系統(tǒng)備忘錄型特點(diǎn):紙條或備忘錄本，一方面順其自然，一方面追緊時(shí)間安排。事先規(guī)劃安排行程特點(diǎn):制定合適的目標(biāo)與計(jì)劃，講究效率、明確責(zé)任。規(guī)劃.制定優(yōu)先順序,操之在我特點(diǎn):明確價(jià)值觀，制定中、長(zhǎng)、短期目標(biāo)，將每天的活動(dòng)排出優(yōu)先順序，有詳盡的計(jì)劃表、組織表。第三代時(shí)間管理最大的貢獻(xiàn)是將目標(biāo)與計(jì)劃置于價(jià)值觀之上。有效時(shí)間管理系統(tǒng)的五個(gè)步驟價(jià)值觀目標(biāo)目標(biāo)排序任務(wù)任務(wù)排序5.對(duì)任務(wù)按優(yōu)先級(jí)排序4.明確你的任務(wù)1.明確你的價(jià)值觀2.確定你的目標(biāo)3.對(duì)你的目標(biāo)按優(yōu)先級(jí)排序有效的時(shí)間管理系統(tǒng)包含以下五個(gè)步驟：

時(shí)間管理的原則你知道什么是沮喪么？那就是當(dāng)你花了一生的時(shí)間爬梯子并最終達(dá)到頂端的時(shí)候，卻發(fā)現(xiàn)梯子架的并不是你想上的那堵墻?！s瑟夫.坎貝爾14地圖：了解決定的規(guī)則精神身份價(jià)值觀能力行動(dòng)環(huán)境游戲：你的重要五樣游戲規(guī)則：拿出你的紙筆，寫出生命中對(duì)你最重要的五樣，可以是形容詞也可以是名詞，可以是實(shí)物也可以是抽象的狀態(tài)。憑直覺寫，不必在意他人的評(píng)判。請(qǐng)選出你認(rèn)為重要的詞：創(chuàng)新成功富有卓越挑戰(zhàn)冒險(xiǎn)親情快樂健康自由美麗勇氣自信幸福關(guān)心學(xué)習(xí)服務(wù)奉獻(xiàn)真誠真實(shí)興奮愛尊重尊嚴(yán)安全穩(wěn)定活潑智慧偉大權(quán)利幽默高雅高尚和諧爭(zhēng)議簡(jiǎn)潔樂趣活力公平和平自律毅力誠信體貼吸引熱情忠誠舒適享受完美娛樂獨(dú)立耐心浪漫感激激情家庭同情發(fā)明鼓舞控制休閑平靜造詣教導(dǎo)工整認(rèn)同助人為樂成就創(chuàng)造力……判斷自己的價(jià)值觀時(shí)間管理法則-目標(biāo)原則觸目驚心只有3％的頂尖管理者才有明確的目標(biāo)。明確性可衡量性可接受性目標(biāo)時(shí)限性實(shí)際性合格的目標(biāo)？時(shí)間管理法則-帕金森法則做一份工作所需要的資源，與工作本身并沒有太大關(guān)系；一件事情膨脹出來的重要性和復(fù)雜性，與完成這件事情所花的時(shí)間成正比。工作會(huì)自動(dòng)的膨脹，占滿所有可用的資源（包含時(shí)間），在管理中這隱含著你可以為一項(xiàng)任務(wù)安排過多的資源（時(shí)間）去從事一項(xiàng)工作，你會(huì)放慢你的節(jié)奏用掉所有可分配的資源（時(shí)間）時(shí)間管理法則-帕金森法則無限期拉長(zhǎng)不設(shè)立期限松弛無彈性時(shí)間象一根彈筋：帕金森原則：做任何事情都要有規(guī)劃，設(shè)立期限。

在任何特定的群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。時(shí)間管理法則-帕累托原則時(shí)間管理法則-艾森豪威爾原則急迫不急迫重要不重要緊急情況迫切的問題限期完成的會(huì)議或工作準(zhǔn)備工作計(jì)劃預(yù)防措施價(jià)值觀的澄清人際關(guān)系的建立增強(qiáng)自己的能力造成干擾的事、電話信件、報(bào)告會(huì)議許多迫在眉睫的急事忙碌瑣碎的事廣告函件電話浪費(fèi)時(shí)間逃避性活動(dòng)III

IIIIV時(shí)間管理法則-艾森豪威爾原則如何把事務(wù)分配到四個(gè)象限之中：緊急不緊急重要不重要

危機(jī)急迫的問題有期限壓力的作業(yè)

防患未然改進(jìn)產(chǎn)能建立人際關(guān)系發(fā)掘新機(jī)會(huì)規(guī)劃、休閑

不速之客某些電話某些信件與報(bào)告某些會(huì)議必要而不重要的事受歡迎的活動(dòng)

玩游戲某些信件某些電話浪費(fèi)時(shí)間之事有趣的活動(dòng)時(shí)間管理法則-艾森豪威爾原則救火員模式：緊急重要不重要不緊急偏重第一類事務(wù)的結(jié)果壓力精疲力竭危機(jī)處理忙于收拾殘局

時(shí)間管理法則-艾森豪威爾原則緊急

重要

不重要不緊急偏重第二類事務(wù)的結(jié)果有遠(yuǎn)見，有理想。平衡紀(jì)律自制少有危機(jī)

胸有成竹模式：時(shí)間管理法則-艾森豪威爾原則胸徒勞無功模式：緊急重要不重要不緊急

偏重第三類事務(wù)的結(jié)果

短視近利危機(jī)處理被視為巧言令色輕視目標(biāo)與計(jì)劃缺乏自制力，怪罪他人。人際關(guān)系浮泛，甚至破裂。時(shí)間管理法則-艾森豪威爾原則無足輕重模式：緊急重要不重要不緊急

偏重第四類事務(wù)的結(jié)果全無責(zé)任感工作不保依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生時(shí)間管理法則-注意力之謎鋸齒效應(yīng)：

損失28%的時(shí)間如果在工作持續(xù)受到干擾或者被打斷，就呈現(xiàn)所謂的“鋸齒效應(yīng)”。即使只是在工作上短暫分心，要再從被打斷的地方開始，就必須再花時(shí)間重新進(jìn)入狀況。把這些能力損失總和加起來，最多可達(dá)28%的時(shí)間都因此而浪費(fèi)了。時(shí)間管理法則-注意力之謎100%能力因持續(xù)干擾而中斷工作會(huì)引起能力的降低因?yàn)椤絹碓介L(zhǎng)的助跑時(shí)間—越來越弱的注意力所以要及時(shí)恢復(fù)注意力艾維·利時(shí)間管理法故事：2.5萬美金的故事工作規(guī)劃的六個(gè)步驟1.明確你的目標(biāo)2.將目標(biāo)依重要程度排序3.詳細(xì)列出你的任務(wù)清單4.將任務(wù)依輕重緩急排序5.合理安排任務(wù)需要時(shí)間6.一次只做一件事每日工作規(guī)劃原則清單原則分類原則ABC分析原則彈性原則清單原則根據(jù)目標(biāo)制定計(jì)劃，明確本日的主要任務(wù)和核心時(shí)間處理重要的文件往來次重要任務(wù)/會(huì)議優(yōu)先次序較后的電話簽文件對(duì)照長(zhǎng)期計(jì)劃?rùn)z查明天的事回家分類原則檢查任務(wù)清單細(xì)分清單類別做時(shí)間日志第一類：日常性事務(wù)第二類：周期性事務(wù)（規(guī)劃與發(fā)展）第三組：不定期事務(wù)（突發(fā)事務(wù)）測(cè)定每件事所花費(fèi)的時(shí)間ABC分析原則A型：重要并且緊急的任務(wù)；B型：重要或緊急、但不既重要又緊急的任務(wù)；C型：既不重要也不緊急的日常任務(wù)分析你的工作任務(wù)01優(yōu)先順序與工作委派02計(jì)劃你的一天重新查看一下你的工作任務(wù)表，現(xiàn)在做三個(gè)獨(dú)立的表——A型、B型和C型任務(wù)表各一個(gè)。根據(jù)重要程度將記事簿中的工作會(huì)晤歸類。03確定工作的優(yōu)先順序：ABC分析原則ABC－分析

－－任務(wù)A專心處理－－任務(wù)B授權(quán)－－任務(wù)C清理彈性原則謹(jǐn)慎原則保留彈性時(shí)間分配三部曲a.約60%給預(yù)定計(jì)劃（日計(jì)劃表）b.約20%給預(yù)料之外的事務(wù)（干擾，時(shí)間竊賊）c.約20%給突發(fā)事件與社交活動(dòng)（創(chuàng)造性時(shí)間）時(shí)間計(jì)劃的基本原則：40%會(huì)出岔

理念：利用整個(gè)番茄時(shí)間，專注于某一段時(shí)間，減少打斷，提高時(shí)間的感知和掌控。

概念：番茄時(shí)間為25min工作+5min休息，3-4個(gè)番茄時(shí)間為一輪，之后休息10-15min。番茄工作法番茄目標(biāo)充滿熱情并一直保持。緩解時(shí)間的壓迫感與緊迫感。加快學(xué)習(xí)和工作進(jìn)度，提高工期預(yù)測(cè)能力，保質(zhì)保量。番茄工作法的目標(biāo)

效率熱情能力用最簡(jiǎn)單的工具和方法來提高團(tuán)隊(duì)的工作效率。使用范圍

將抽象的時(shí)間變成具體連續(xù)的事件，使我們能抓住時(shí)間，不再是分分秒秒地去追趕時(shí)間。

番茄時(shí)間的概念，特別是倒計(jì)時(shí)，產(chǎn)生了一種有利于工作的積極的緊迫感。顛覆對(duì)時(shí)間的依賴復(fù)雜的事情簡(jiǎn)單化有利于自我觀察和分析放輕松番茄工作法有利于在時(shí)間緊迫的情況下提升效率大任務(wù)分散番茄時(shí)間，小任務(wù)合并番茄時(shí)間----對(duì)簡(jiǎn)單的任務(wù)進(jìn)行估測(cè)會(huì)更加容易，估測(cè)的質(zhì)量也會(huì)提高，把復(fù)雜的事情簡(jiǎn)單化，能鼓勵(lì)自己實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。保持勞逸結(jié)合，保持大腦高效運(yùn)轉(zhuǎn)和思維敏捷。每25分鐘的休息，人們會(huì)從不同角度思考問題，因而能激發(fā)創(chuàng)造力，放松提高了連續(xù)工作的效率。番茄工作法代表著每25分鐘一次的自我觀察，掌握并直接影響我們的工作進(jìn)程，使效率不斷提高，這能大大激發(fā)我們的興趣，自發(fā)地完成工作和任務(wù)。時(shí)間的盜賊——內(nèi)在的拖延和外在的干擾拖延干擾

我習(xí)慣拖延

拖延癥的形成拖延癥的特點(diǎn)：1.沒有自信。因?yàn)槊看瓮瓿扇蝿?wù)都達(dá)不到自己最高的能力，對(duì)自我能力的評(píng)估會(huì)越來越低。2.我太忙。我一直拖著沒做是因?yàn)槲乙恢焙苊Α?.頑固。你催我也沒有用，我準(zhǔn)備好了自然會(huì)開始做。4.操控別人。他們著急也沒用，一切都要等我到了才能開始。5.對(duì)抗壓力。因?yàn)槊刻靿毫艽?，所以要做的事情一直被拖下來?.受害者心態(tài)。我也不知道自己怎么會(huì)這樣，別人能做的自己做不到。解決內(nèi)在的拖延的方法1、確立一個(gè)可操作的目標(biāo)，而不是那種模糊而抽象的目標(biāo)。我要停止拖延。我要在九月一日之前打掃和整理我的辦公室。2、將你的目標(biāo)分解成短小具體的迷你目標(biāo)，每一個(gè)迷你目標(biāo)都要比大目標(biāo)容易達(dá)成，小目標(biāo)可以累積成大目標(biāo)。我打算要寫那份報(bào)告。我今晚將花半小時(shí)設(shè)計(jì)表格，明天我將花另外半小時(shí)把數(shù)據(jù)填進(jìn)去，再接下來一天，我將根據(jù)那些數(shù)據(jù)花一個(gè)小時(shí)將報(bào)告寫出來。解決內(nèi)在的拖延的方法3、為困難和挫折做好心理準(zhǔn)備。當(dāng)你遭遇到第一個(gè)（或者第二第三個(gè)）困難時(shí)，不要放棄。教授不在辦公室，所以我沒辦法寫論文了。雖然教授不在，但是我可以在他回來之前先列出論文提綱。4、獎(jiǎng)賞你一路上的進(jìn)步。將獎(jiǎng)賞聚焦于你的努力，而不是結(jié)果，即便是邁出一小步也是進(jìn)步。除非我全部完成，否則我就會(huì)感覺哪里不對(duì)。我已經(jīng)走出了幾步，而且我做事非常努力，這感覺很好。解決內(nèi)在的拖延的方法5、留意你的借口。不要習(xí)慣性地利用借口來拖延，而要將它看作是再做15分鐘的一個(gè)信號(hào)，或者利用你的借口作為完成一個(gè)步驟之后的獎(jiǎng)賞。我累了（餓了/很忙/很煩，等等），我以后再做。我累了，所以我將只花15分鐘寫報(bào)告，接下來我會(huì)小睡片刻。浪費(fèi)時(shí)間的主要因素小組討論：什么在干擾你？同事需要幫忙領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)任務(wù)外在的干擾——突發(fā)情況發(fā)生王老師一位善聊同事的電話學(xué)生的咨詢電話打印機(jī)壞了突發(fā)情況有哪些？職責(zé)內(nèi)緊急程度、重要程度職責(zé)外馬上處理暫緩處理授權(quán)學(xué)會(huì)說“不”

高效溝通49課程收獲掌握學(xué)會(huì)使用掌握溝通要素及正確的溝通理念。體驗(yàn)高效溝通的特征。使用溝通技巧，提高與不同特質(zhì)的人溝通的能力。掌握使用學(xué)會(huì)體驗(yàn)活動(dòng)：驛站傳輸要求：1、不能講話（包括有規(guī)律的發(fā)出聲音）、移動(dòng)；2、不能回頭；3、后面的隊(duì)員的任何部位不能超過前面隊(duì)員身體的肩縫橫截面以及無限延伸面；4、不能使用手機(jī)等通迅工具；5、不能傳遞紙條和扔紙條。小組討論：1、通過這個(gè)活動(dòng)重新感悟什么是溝通；2、怎樣才能進(jìn)行有效溝通；3、你認(rèn)為溝通中最核心的要?jiǎng)?wù)是什么。認(rèn)識(shí)溝通7%——語言38%——語氣語調(diào)55%——肢體語言最多讀出幾個(gè)意思？我沒有說你拿了我的書。我沒有說你拿了我的書。

你是誰你要如何表達(dá)你要表達(dá)什么溝通要素與角色定位55有效溝通三要?jiǎng)?wù)1、勇于溝通，面對(duì)問題，不是逃避問題2、樂于溝通，解決問題，不是我贏你輸3、善于溝通，換位思考，不是固執(zhí)己見

我好我不好你好你不好彼此尊重，并承認(rèn)對(duì)方的價(jià)值。自卑的，貶低自我價(jià)值的自大的，不認(rèn)可別人價(jià)值的消極的，一切事情都毫無意義溝通是雙贏的過程57

分小組情景討論：公主的死誰應(yīng)該負(fù)責(zé)？

公主嫁給了鄰國(guó)英俊的王子，在城堡中過著幸福的生活。不久，王子為了抵御外敵入侵，披上戰(zhàn)袍去遠(yuǎn)征。浪子來到公主身邊，對(duì)公主花言巧語、海誓山盟，終于公主與浪子一起私奔離開了城堡。很快浪子厭倦了公主，無情的把公主拋棄在黑森林里。公主懊悔萬分，想回到城堡，但是無力走不出惡魔控制的黑森林。公主找到了她能干的伯父，向伯父陳述了事情的全部原委并表示了深深的懺悔，伯父沒有料到公主會(huì)做出這樣的事情，震驚之余拒絕幫助公主。有人告訴公主劍客可以幫助她，但劍客需要錢。公主找到劍客希望得到幫助但她告訴劍客她沒有錢，于是劍客去幫助能付錢給他的人去了。終于公主沒有走出黑森林，被惡魔吃掉。

問題：對(duì)于公主的死誰應(yīng)該負(fù)責(zé)，從重到輕排序。價(jià)值系統(tǒng)的關(guān)系價(jià)值系統(tǒng)的關(guān)系價(jià)值系統(tǒng)的關(guān)系

高效溝通的四大特征明確性雙向性談行為不談個(gè)性積極聆聽63

問題出在哪里？案例：王老師想要了解本學(xué)年自己所負(fù)責(zé)的三個(gè)班級(jí)參加某項(xiàng)科研活動(dòng)的情況，交