第2章 辦公中的文字處理

第2章辦公中的文字處理《辦公自動化實用教程》（第三版）2.1文字處理工作內容簡介2.2簡單辦公文檔制作流程2.3公文行文規(guī)范及其制作2.4復雜長文檔的編排方法2.5辦公中的圖形對象制作本章目錄22023/2/52.1文字處理工作內容簡介2.1.1文字處理與文字處理軟件12.1.2文字處理軟件的操作流程232023/2/52.1.1文字處理及其文字處理軟件文字處理是各種辦公活動中最基礎的工作，也是計算機進入辦公室后最早涉及的工作領域。文字處理需要借助文字處理軟件來實現(xiàn)，目前常用的主要是MicrosoftOffice和國產的WPSOffice。一個好的文字處理軟件，要能幫助用戶完成寫作的全過程：文章構思、編寫大綱、輸入編輯、結構控制、格式編排直至打印輸出。在網(wǎng)絡化環(huán)境支持下，還可以實現(xiàn)多人協(xié)同合同，共同編輯相關文檔，通過設置還可以保留每個人的修改“痕跡”，對多人的修改還可以進行合并處理。42023/2/5辦公中計算機文字處理的基本工作過程文字處理軟件的主要功能1．文件存儲2．內容編輯3．簡單排版4．輸入校驗5．輸出6．提供輸入／輸出接口7．對象的嵌入與鏈接52023/2/5圖2-2文檔處理操作流程2.1.2文字處理軟件的操作流程62023/2/52.2簡單辦公文檔制作流程2.2.1文檔內容的錄入12.2.2文檔內容的編輯22.2.3設置字體和段落格式32.2.4添加項目符號與編號42.2.5頁面設置52.2.6打印預覽62.2.7文檔的打印輸出72.2.8文檔的網(wǎng)上發(fā)布872023/2/5

2.2.1文檔內容的錄入1．啟動軟件并設置輸入方法

（1）啟動Word2007軟件。（2）建立一個新文件，并以“招聘啟事”為文件名，將其保存到電腦中的適當位置。（3）按<Ctrl+Shift>組合鍵，在漢字輸入方法之間切換,最終選擇合適的輸入方法。82023/2/52.2.1文檔內容的錄入2．輸入啟事的文本內容在錄入過程中，原則上應進行單純錄入，然后再進行編輯排版。單純錄入的原則是：（1）不要用空格鍵進行字間距的調整以及標題居中、段落首行縮進的設置。（2）不要用回車鍵進行段落間距的排版，當一個段落結束時，才按回車鍵。（3）不要用連續(xù)按回車鍵產生空行的方法，進行內容分頁的設置。92023/2/52.2.1文檔內容的錄入3．特殊符號的錄入除文字外，有時還要輸入特殊符號（例如：♂、※、◎、№、§等），方法有三種：（1）菜單法：通過“插入”→“符號”（“特殊符號”）來輸入。（2）軟鍵盤法：利用右鍵單擊輸入方法狀態(tài)欄最右邊的“軟鍵盤”按鈕，從彈出的13種供選鍵盤中選“特殊符號”、“標點符號”或其他符號鍵盤，利用按鍵輸入。（3）鍵盤法：對于特殊符號，必須采用上述方法來進行輸入；而對于常用的標點符號，除了采用上述方法外，還可以如表2-1所列出那樣，充分利用鍵盤來進行快速錄入。102023/2/52.2.1文檔內容的錄入表2-1中文標點符號的鍵盤輸入法中文標點符號名標點符號對應鍵符號狀態(tài)頓號、\中文符號居中實心點·Shift+2中文符號破折號——Shift+-中文符號下劃線_____連續(xù)按Shift+-英文符號省略號……Shift+6中文符號左書名號《〈<中文符號右書名號〉》>中文符號112023/2/52.2.2

文檔內容的編輯1．光標定位光標定位是將插入點放到文本中適當位置，它是進行文字編輯和排版操作的基礎。操作時，移動鼠標指針將插入點移動到光標要定位位置，然后單擊鼠標即可。

2．選擇文本

選擇內容較少，并且不是整段的選取。選擇內容多，但不是全文時的選取。使用看不見的選擇欄。

利用快捷鍵操作選取。122023/2/52.2.2

文檔內容的編輯3．修改文本技巧

將光標定位到錯誤字之后按<Backspace>，或在錯誤字之前按<Delete>，這對修改少數(shù)錯誤比較有效，但在修改大量文本內容時，效率太低。此時，應首先選取出錯內容的文本，然后直接輸入新文本，這樣既可刪除所選文本，又能在所選文本處插入新的內容。132023/2/52.2.2

文檔內容的編輯4．復制、移動、刪除文本

利用快捷鍵

命令按鈕方法右鍵快捷菜單方法鼠標拖動方法5．“選擇性粘貼”的作用6．撤消和恢復操作142023/2/52.2.3

設置字體和段落格式字體和段落的格式設置，通過“開始”選項卡下面“字體”和“段落”命令組中的命令按鈕就可實現(xiàn)，復雜的設置通過打開“字體”對話框、“段落”對話框進行操作。另外，當一篇文章中某一些字體和段落的格式相同時，為提高排版效率而又能達到風格一致的效果，可像復制文本內容一樣，來復制文本格式，以提高排版效率和質量。152023/2/52.2.4

添加項目符號與編號

可以利用“開始”→“段落”命令組中的“項目符號”和“編號”命令按鈕，來達到設置項目符號和編號的目的。操作步驟如下：（1）選擇需要設置項目符號的文字內容，即“醫(yī)學院院長、商學院院長應聘條件”。（2）單擊“開始”→“段落”→“項目符號”命令按鈕右側的箭頭，從打開如圖2-6所示的項目符號列表中，選擇單擊本實例效果圖中需要的“◆”格式項目符號即可。

162023/2/52.2.4

添加項目符號與編號

（3）選擇需要設置編號的文字內容，也就是“醫(yī)學院院長、商學院院長應聘條件”段落下面對應招聘條件部分的三行內容。

圖2-6項目符號的設置172023/2/52.2.4

添加項目符號與編號

（4）單擊“開始”→“段落”→“編號”命令按鈕右側的箭頭，從打開如圖2-7所示的編號列表中，選擇單擊本實例效果圖中所需要的“1.”格式的編號形式。

圖2-7

段落編號的設置182023/2/52.2.4

添加項目符號與編號

（5）按照同樣方法，設置“工學院電子工程系主任應聘條件”行及下面的條件內容。使用項目符號和編號后的“招聘啟事”文檔，效果如圖2-3所示。

圖2-3

設置項目符號與編號后的“招聘啟事”效果192023/2/52.2.5頁面設置文檔在打印之前，首先要進行頁面設置，包括紙張方向、紙張大小、頁邊距等，這些可以通過“頁面布局”→“頁面設置”命令組中的如下選項卡來設定。1．“紙張”選項卡2．“頁邊距”選項卡3．“版式”選項卡4．“文檔網(wǎng)格”選項卡202023/2/51．“紙張”選項卡212023/2/52．“頁邊距”選項卡222023/2/53．“版式”選項卡232023/2/54．“文檔網(wǎng)格”選項卡242023/2/52.2.6打印預覽

在打印之前，可用打印預覽先查看整體效果。操作步驟如下：1．單擊“Office按鈕”→“打印”→“打印預覽”，出現(xiàn)預覽窗口，如圖2-12所示。

圖2-12

打印預覽效果252023/2/52.2.6打印預覽

（2）打印預覽窗口中有一個浮動工具欄，如圖2-13所示，工具欄上從左到右依次提供了打印、頁面設置、顯示比例、預覽等幾組命令，其中包括了許多相關的命令按鈕。

圖2-13

“打印預覽”窗口中的工具欄（3）當文檔內容沒有全部顯示時，可單擊滾動條上的下三角按鈕繼續(xù)預覽其余內容。（4）單擊“關閉打印預覽”按鈕，即可返回到編輯窗口界面。262023/2/52.2.7文檔的打印輸出1．打印操作的基本步驟在“招聘啟事”完成并且效果滿意后，就可以進行打印。操作步驟如下。（1）單擊“Office按鈕”→“打印”→“打印”命令按鈕，打開如圖2-14所示的“打印”對話框。（2）在“頁面范圍”選項區(qū)選擇“全部”，在“份數(shù)”欄內輸入打印份數(shù)數(shù)字。（3）單擊“確定”按鈕，就可以開始打印。

272023/2/52.2.7文檔的打印輸出圖2-6“打印”對話框282023/2/52.2.7文檔的打印輸出2．打印操作的其他方式

文檔的快速打印

一次連續(xù)打印多篇文檔“打印”對話框中其他常用項目設置3．文檔打印操作時的相關問題

設置打印機屬性和打印設置暫停和終止打印292023/2/52.2.8文檔的網(wǎng)上發(fā)布

如果需要，辦公文檔也可以制作為網(wǎng)頁格式文件，發(fā)布到網(wǎng)絡上面。操作步驟如下：（1）單擊“Office按鈕”→“另存為”命令，彈出圖2-15示“另存為”對話框。圖2-15“另存為”對話框302023/2/52.2.8文檔的網(wǎng)上發(fā)布（2）在圖2-15對話框中，將“招聘啟事”文件的“保存類型”設置為“Web頁”格式，使之變?yōu)?html文件（網(wǎng)頁）。（2）利用網(wǎng)絡辦公中“網(wǎng)上信息發(fā)布”的方法，可以將網(wǎng)頁格式的“招聘啟事”文檔發(fā)布到網(wǎng)上指定位置，供更多的上網(wǎng)人士查閱。312023/2/52.3公文行文規(guī)范及其制作2.3.1辦公公文的行文規(guī)范12.3.2利用Word編排公文22.3.3套用現(xiàn)成模板來創(chuàng)建公文3322023/2/52.3.1辦公公文的行文規(guī)范1．公文種類國務院于2000年8月發(fā)布，2001年元月開始執(zhí)行的《國家行政公文處理辦法》，將我國各級機關正式發(fā)布的公文歸納為：命令、議案、決定、意見、公告與通告、通知、通報、報告、請示、批復、函和會議紀要。此外，黨政機關和企事業(yè)單位等機關還有一些其它的常用公文，包括計劃、總結、簡報、調查報告、會議報告、記錄、大事記、論文等。

332023/2/52.3.1辦公公文的行文規(guī)范2．公文格式(1)文頭部分(2)正文部分(3)文尾部分3．公文用紙

公文用紙的國標標準為A4型（長297毫米、寬210毫米），公文用紙?zhí)祛^（上邊距）為：37mm±1mm，公文用紙訂口（左邊距）為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。布告、通告、公告的用紙還可視情況，來具體確定紙張大小。

342023/2/52.3.1辦公公文的行文規(guī)范4．公文用字字號按發(fā)文機關標識、標題、小標題、正文及注釋的順序，從大到小選用。發(fā)文機關標識，推薦使用高22毫米、寬15毫米黑變字體或小初號宋體字。聯(lián)合行文，推薦用小初號字。公文標題、小標題，分別推薦使用小二號、三號宋體字。秘密等級、緊急程度和各標記字符或其他重點字句，推薦使用三號黑體字。主題詞，推薦用三號宋體字。一般公文正文、主抄送機關、附件說明、發(fā)文字號、成文日期、印發(fā)說明等，推薦用三號仿宋體字。正文中如有小標題，可用三號小標宋體字或黑體字

352023/2/52.3.2利用Word編排公文

【例2-2】為了促進政務信息化的發(fā)展，××省政府領導想在全省開展一次政府網(wǎng)站的評比活動。省政府責成信息產業(yè)廳，制作一個通知，以正式公文形式下發(fā)到相關部門。根據(jù)上面介紹的行文規(guī)范，該通知的內容以及打印的格式應該如教材圖2-18所示。

362023/2/52.3.2利用Word編排公文

下面介紹利用Word2007來創(chuàng)建本教程上面圖2-18所示的“通知”公文。操作步驟如下：（1）啟動Word2007，新建一個空白文檔。（2）進行頁面設置。（3）制作發(fā)文機關標識。（4）制作發(fā)文字號。（5）紅色線條的制作。（6）輸入公文正文的標題文字“關于開展我省市廳級政府部門網(wǎng)站評比的通知”，并設置為小二號宋體字，段落居中，段前和段后距都設置為“0.5行”。

372023/2/52.3.2利用Word編排公文

（7）輸入正文，并設置為三號仿宋體，其中標題進行加粗處理，首行縮進兩個字符。（8）輸入公文署名和成文日期，設置為三號仿宋體，段落水平方向設置為右對齊。（9）主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)時間以及打印份數(shù)的制作。

（10）將文檔進行保存處理。382023/2/52.3.3套用現(xiàn)成模板來創(chuàng)建公文

【例2-3】請利用Word2007中的現(xiàn)成模板，來制作教材圖2-18所示的“通知”公文。

具體操作步驟如下：（1）啟動Word2007。（2）單擊“Office按鈕”→“新建”菜單項，彈出“新建文檔”對話框，從左側的“模板”區(qū)域可以看到已經(jīng)安裝的模板、我的模板、根據(jù)現(xiàn)有文件創(chuàng)建等信息，可以選擇之后在其基礎上來創(chuàng)建相應的文檔；另外，如果本地電腦上沒有所需要的模板，還可以在下面的“MicrosoftOfficeOnline”下面的類型列表中選擇，然后在本機連接因特網(wǎng)的情況下，到微軟公司Office軟件的官方網(wǎng)站上去下載，然后安裝到本地機器。

392023/2/52.3.3套用現(xiàn)成模板來創(chuàng)建公文

（3）單擊“模板”區(qū)域下面的“我的模板”菜單項，彈出“新建”對話框，其中已經(jīng)有編者已經(jīng)事先下載、安裝好的“公文模板”。（4）選取“公文模板”圖標并單擊“確定”命令按鈕后，很快生成一個基于原公文模板的一個空白公文文檔，其中各個部分的格式已經(jīng)設置好。（5）根據(jù)需要，用實際的文本內容替換空白文檔中的一系列“×××”即可。402023/2/52.4復雜長文檔的編排方法2.4.1輸入調研報告的文檔內容12.4.2使用樣式統(tǒng)一文檔格式22.4.3腳注與尾注的添加3

2.4.4目錄的制作42.4.5封面的制作52.4.6頁眉的設置6412023/2/52.4復雜長文檔的編排方法【例2-4】按照學校的要求，某學?，F(xiàn)代教育技術中心的幾位教師對學校多媒體教學情況進行了調研。通過調查研究，他們發(fā)現(xiàn)當前高校多媒體教學中存在一些亟待解決的問題。于是他們決定成立專門課題組，認真深入研究，傳寫調研報告，以便發(fā)現(xiàn)問題，找到不足，提出解決問題的對策，合理確定保證今后學校多媒體教學質量的保障體系?，F(xiàn)在課題組已將情況調查清楚，資料搜集完整，需要由負責人撰寫課題的調研報告。由于目前學校主管領導已經(jīng)不再接收手稿報告，現(xiàn)在負責人必須自己編排打印該報告。422023/2/52.4復雜長文檔的編排方法編排效果：整個報告的編排效果如教程圖2-26所示，是用Word2007完成的，共15頁。因頁碼內容太多，只顯示了全部論文整體排版后的總體頁面顯示效果，第1頁為封面，第2頁為目錄，第15頁下半部分為參考文獻，其余中間部分為論文正文，第6頁、第7頁正文中插入了表格，表格的標題中還加入了一些說明和解釋信息，這些內容以腳注的形式顯示在本頁最下面，第7頁還有圖表，除封面頁、目錄頁外，其他頁面均標有頁碼和頁眉。432023/2/52.4.1輸入調研報告的文檔內容

（1）啟動Word2007，新建一個空白文件，并進行一定的頁面設置。（2）按照2.2節(jié)介紹過的單純輸入原則，輸入調研報告的所有文字內容，先不用考慮其格式設置，另外要注意各級標題的編號事先設計好，一并輸入。（3）在報告中的適當位置插入表格、圖形和圖表等對象，并作好環(huán)繞方式的設置，起到表格和圖形、圖表的編號和名稱，其中：圖形的序號、名稱要以圖題的方式（如“圖2-1操作流程圖”）放到圖形下面，而表格的序號、名稱要以表題的方式（如“表2-1公司銷售表”）放到表格的上方。一般來講，圖形的442023/2/52.4.1輸入調研報告的文檔內容

環(huán)繞方式都設置為“嵌入型”，而關于表格和圖表的制作，本書將在后續(xù)的章節(jié)進行詳細的講解。另外，對于這種以文字為主的調研報告中的表格和圖表，可以在其他地方利用Excel軟件先制作好，然后復制到報告中。（4）全部圖文內容都輸入完畢之后，將報告以其標題“我校多媒體教學現(xiàn)狀調研及其質量保障體系問題研究”作為文件名，保存到一個適當?shù)奈恢谩?52023/2/52.4.2使用樣式統(tǒng)一文檔格式

使用樣式，可以很好地來統(tǒng)一本實例調研報告中的文檔格式。操作步驟如下：（1）把調研報告的題目套用“標題1”樣式。（2）把“第1章前言”的章標題套用“標題2”樣式。（3）選定上面設置好格式的章標題，然后雙擊格式刷，去刷取調研報告中的其他章標題，這樣使得整個調研報告中的有章的標題，都設置為統(tǒng)一的格式，并且都是二級標題。（4）按照與操作類似的方法，再對報告中的所有節(jié)標題，套用“標題3”樣式。（5）根據(jù)需要，再把報告中的其他項目標題、表格標題、圖形標題都套用樣式。462023/2/52.4.3腳注與尾注的添加

下面以添加腳注為例，說明其操作方法。操作步驟如下：（1）先將光標定位在需要插入腳注的位置，也就是需要進行解釋的文字處。（2）單擊“引用”→“腳注”→“插入腳注”命令按鈕，之后在當前頁的下面畫出一條左對齊的短直線，下面顯示出一個數(shù)字“1”，光標停留到它的后面；同時，原來光標所在位置也添加上一個上標數(shù)字“1”，如圖2-30所示。（3）在頁面下面的腳注區(qū)“1”的后面，輸入需要進行解釋和說明的文字即可。472023/2/52.4.3腳注與尾注的添加

圖2-30插入腳注的編輯界面482023/2/52.4.4目錄的制作

Word可方便地抽取標題文字，快速制作隨文檔內容更新的自動目錄。操作步驟如下：（1）將光標置于調研報告正文的最前面，按下<Ctrl＋Enter>組合鍵，插入一個分頁符,從而在原文檔的前面添加了一個空白頁。（2）在新建的空白頁最上面輸入“目錄”兩個字，設置段落居中，字號設為三號。（3）將下回車鍵，將光標放置到“目錄”文字所在行的下一行。（4）單擊“引用”→“目錄”→“目錄”命令按鈕，從彈出的下拉菜單中選擇“插入目錄”菜單項，打開“目錄”對話框，并切換到“目錄”選項卡，如圖2-34所示。492023/2/5

（5）在如圖2-9所示的對話框中，檢查“打印預覽”中的顯示是否符合要求。（6）確定無誤后，根據(jù)需要可以選擇是否要顯示頁碼、頁碼是否右對齊，并可以設置制表符前導符號、目錄格式以及目錄層次，然后單擊“確定”按鈕。圖2-34“目錄”對話框中的“目錄”選項卡502023/2/52.4.5封面的制作

調研報告完成后，為了使整體效果更正規(guī)，應該在前面加一個封面。操作步驟如下：（1）將光標放置到前面的“目錄”文字前面，也是整個文檔（包括目錄）的最前面。（2）單擊“插入”→“頁”→“封面”按鈕，彈出各種封面類型。（3）從中選擇一種封面類型（本例中選擇“傳統(tǒng)型”），并單擊其所對應的按鈕。（4）之后，將在文檔的最前面插入一個單獨的目錄頁，在該頁合適的位置，已經(jīng)設置好了文章類型、文章標題、作者單位、作者姓名以及撰寫時間等信息。（5）根據(jù)實際需要，在相關位置輸入本文檔封面的相關信息，并進行適當排版即可。512023/2/52.4.6頁眉的設置

在完成本例子中的頁眉設置過程中，需要注意以下內容：（1）插入頁碼的操作，可通過單擊“插入”→“頁眉和頁腳”→“頁碼”命令按鈕來實現(xiàn)；而插入頁眉，可通過單擊“插入”→“頁眉和頁腳”→“頁眉”命令按鈕來實現(xiàn)。（2）要想使首頁、奇數(shù)頁、偶數(shù)頁的頁眉不同，操作時只要先在“頁面設置”的“版式”對話框中將“頁眉頁腳”區(qū)域的“奇偶頁不同”和“首頁不同”選上，然后再設置頁眉頁腳，系統(tǒng)就會提示單獨地設置首頁、奇數(shù)頁、偶數(shù)頁的不同頁眉。522023/2/52.4.6頁眉的設置

（3）要想使封面、目錄中不顯示頁眉，而在正文中顯示頁眉，操作時需要在目錄的最后插入一個從“下一節(jié)”開始的分節(jié)符，使封面、目錄與正文內容分別屬于兩個“節(jié)”，這樣在兩個不同的“節(jié)”中就可以進行不同的操作——可以在封面、目錄中不設置頁眉，而在正文中可以設置頁眉。但是，在設置正文的頁眉時，一定要記住將如圖2-41所示“頁眉頁腳”工具欄上的“鏈接到前一條頁眉”按鈕按下，使之不起作用，否則在后面對正文區(qū)中設置的頁眉，也會作用于前面的封面和目錄中，達不到本例頁眉設置的目的需要。圖2-41“頁眉頁腳”工具欄上的“鏈接到前一條頁眉”按鈕532023/2/52.5辦公文檔中圖形對象的制作2.5.1辦公中的簡易流程圖制作12.5.2辦公文檔中的公式編輯2542023/2/52.5.1辦公中的簡易流程圖制作

1．繪制圖框（1）單擊“插入”→“插圖”→“形狀”命令按鈕，從彈出基本圖形形狀列表的“流程圖”區(qū)域中，選擇“過程”按鈕（方塊），待鼠標變成十字型，在文檔的編輯區(qū)按住鼠標左鍵，然后進行拖動，畫出流程圖中的第一個過程圖框。（2）選中畫好的第一個過程圖框，按下<Ctrl>鍵拖動，再復制出四個一樣的圖框。（3）按照步驟（1）的操作，再次選擇“流程圖”區(qū)域中的“決策”按鈕（菱形），通過鼠標拖動，畫出所需的決策圖框。

552023/2/52.5.1辦公中的簡易流程圖制作

（4）根據(jù)實際需要，調整圖框之間的相對位置，最后的效果如圖2-43所示。

圖2