大型名企時間管理范例五則

-60-大型名企時間管理范例五則第一則、程時數(shù)：3．5小時授課方式：講演、案例分析、管理游戲、錄象必備條件：數(shù)字投影儀、便攜課程簡介:本課程通過對有效時間管理重要性的講解，通過對人們?nèi)粘９ぷ髦性跁r間管理上存在的誤區(qū)的分析及時間管理基本方法、技巧的講解，幫助學員進行有效的時間管理、提高工作績效。適合對象:新員工培訓目標學完本課程后，學員能夠達到：在今后的工作中減少浪費時間現(xiàn)象學會正確的時間分配并充分有效地利用時間學會制定SMART的工作目標掌握制定有效工作計劃的方法和過程課程要點v時間管理的概念和誤區(qū)v時間管理的基本準則……目標原則……20/80原則……四象限原則……有序原則……對象原則v時間管理的方法和技巧……了解自己使用時間的方式和狀況……做好工作計劃……縮短別人干擾的時間……不要拖延……第一次就把事情做好……時間的判斷應有彈性第二則：時間管理的概念和誤區(qū)1：時間管理的概念1.1什么是時間？在我們探討“時間管理”這個問題以前，不妨先來讀篇文章：1930年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，發(fā)表了一篇演講，內(nèi)容如下：諸位畢業(yè)同學：你們現(xiàn)在要離開母校了，我沒有什么禮物送給你們，只好送你們一句話。這一句話是：珍惜時間，不要拋棄學問。以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。從今以后，你們可以依自己的心愿去自由研究了。趁現(xiàn)在年富力強的時候，努力做一種專門學問。少年是一去不復返的，等到精力衰竭的時候，要做學問也來不及了。有人說：出去做事之后，生活問題急需解決，哪有功夫去讀書？即使要做學問，既沒有圖書館，有沒有實驗室，哪能做學問？我要對你們說：凡是要等到有了圖書館才讀書的，有了圖書館也不肯讀書；凡是要等到有了實驗室方才做研究的，有了實驗室也不肯做研究。你有了決心要研究一個問題，自然會節(jié)衣縮食去買書，自然會想出法子來設置儀器。至于時間，更不成問題。達爾文一生多病，不能多做工，每天只能做1點鐘的工作。你們看他的成績！每天花1點種看10頁有用的書，每年可看3600多頁書；30年讀11萬頁書。諸位，11萬頁書可以使你成為一個學者了?？墒敲刻炜?種小報也得費你1點鐘的功夫；四圈麻將也得費你1點半鐘的光陰?？葱竽?？還是打麻將呢？還是努力做一個學者呢？全靠你們自己選擇！易卜生說：你的最大責任就是把你這快材料鑄造成器。學問就是鑄器的工具。拋棄了學問便是毀了你自己。再會了，你們的母校眼睜睜地要看你們10年之后成什么器?？吹胶m先生的這一番語重心長的話語，你有何感受？“時間就是效率”、“時間就是金錢”、“時間就是生命”、“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”，諸如此類的描述我們每個人都可以脫口而出，但是我們做得究竟怎樣呢？我們常常聽到——“我要是在大學多學點東西就好啦！”“我應該少看些電視，好好地約束自己，多讀點書！”“時間根本不夠用，公司股價節(jié)節(jié)下降，董事會和股東像一群蜜蜂一樣叮得我滿頭包；同事間爭權(quán)奪利，我總是擔任和事佬的角色；家人總也見不到我，幾乎把我登報作廢！”世界幾乎全面地在進步，但我們一天還是只有24小時。最成功和最不成功的人一樣，一天都只有24小時，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的24小時。那么時間究竟是什么呢？我們哲學家這樣說：“時間是物質(zhì)運動的順序性和持續(xù)性，其特點是一維性，是一種特殊的資源?！币肽軌蛘嬲亓私鈺r間并且管理“時間”，我們有必要對時間的本質(zhì)有深刻的認識。首先讓我們先了解時間的四項獨特性：（1）供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。（2）無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流。（3）無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。（4）無法失而復得：時間無法象失物一樣失而復得。它一但喪失，則會永遠喪失?；ㄙM了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。小案例：如果銀行每天早晨向你的帳號撥款8.64萬元。你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。條件只有一個：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。請問：你如何用這筆錢？1.2什么是“時間管理”？“時間管理”所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。由于時間所具備的四個獨特性，所以時間管理的對象不是“時間”，它是指面對時間而進行的“自管理者的管理”。請注意：（1）所謂“時間的浪費”，是指對目標毫無貢獻的時間消耗。（2）所謂“自管理者的管理”——你必須拋棄陋習，引進新的工作方式和生活習慣，包括要訂立目標、妥善計劃、分配時間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。大凡能夠在事業(yè)上做出卓越成績的人都是時間管理的專家，格里在威格利南方聯(lián)營公司當了20多年的總經(jīng)理，該公司是美國最成功的超級市場之一，他獲得了許多值得引證的榮譽。第一，他的工作歷程記錄幾乎為所有的總經(jīng)理所羨慕，這個記錄中包括連年不斷的銷售記錄和利潤記錄。第二，他毫不松懈地連續(xù)應用計劃、組織、授權(quán)、激勵、評價和控制等項目基本原則，顯示了他專業(yè)管理的精神。第三，他獻身時間管理原則的事跡已經(jīng)得到大量文章的贊揚。在格里看來，正確的管理的基礎是良好的時間管理。在信息爆炸的今天，咨訊的空間在無限地擴展，面臨競爭的壓力、客戶高品質(zhì)的需求，您是否又有些無所適從呢？由于時間所具有的獨特性，時間在各種資源中又往往容易被我們忽略。在上面的“銀行撥款”案例中，我們不難發(fā)現(xiàn)：每天我們有24小時，每小時由60分鐘組成，每分鐘由60秒組成，總計就是8.64萬秒。擁有這樣的一筆財富，我們怎么可以視而不見？又怎么可以隨意處之？這個問題恐怕需要我們花點時間來考慮。有人曾粗略地統(tǒng)計過一個活到72歲的美國人對時間是怎么花的：睡覺：21年工作：14年個人衛(wèi)生：7年吃飯：6年旅行：6年排隊：6年學習：4年開會：3年打電話：2年找東西：1年其它：3年看了上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感受？“時間管理”一直是個重要的問題，但從來沒像今天這么重要過，為什么？原因如下：尋求事業(yè)、家庭與社會生活平衡的需要信息爆炸競爭的壓力你的客戶對品質(zhì)的要求看來我們要成為一個高效的時間管理者和職業(yè)人，減少時間浪費的現(xiàn)象，確非易事。那么，我們的問題究竟在哪里呢？第三則、時間管理的誤區(qū)我們探索克服時間浪費的途徑便是“培養(yǎng)克服時間管理誤區(qū)的技能”。所謂時間管理的誤區(qū)，是指導致時間浪費的各種因素。以下列出時間管理的五個誤區(qū)，請大家仔細閱讀并分析，看看自已是否存在同樣的問題：誤區(qū)之一：工作缺乏計劃查爾斯史瓦在半世紀前擔任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問李愛菲提出這樣一個不尋常的挑戰(zhàn)：“請告訴我如何能在辦公時間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你任意的顧問費?！崩類鄯朴谑沁f了一張紙給他，并向他說“寫下你明天必須做的最重要的各項工作，先從最重要的那一項工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項工作為止。重新檢查你的辦事次序，然后著手進行第二項重要的工作。倘若任何一項著手進行的工作花掉你整天的時間，也不用擔心。只要手中的工作是最重要的，則堅持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作，那么即使運用任何其它方法，你也同樣無法完成它們，而且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個工作日里的習慣。當這個建議對你生效時，把它提供給你的部屬采用”。數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒甕后來之所以能夠躍升為世界最大的獨立鋼鐵制造者，據(jù)說可能是導因于李愛菲的那數(shù)句真言。盡管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視做計劃，原因不外乎如下幾條：1、因過分強調(diào)“知難行易”而認為沒有必要在行動之前多做思考；2、不做計劃也能獲得實效；3、不了解做計劃的好處；4、計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心；5、不知如何做計劃。我們作為一個高新科技企業(yè)的員工，要步上職業(yè)化的道路，成為一個強調(diào)實效性的職業(yè)人士，不應該把以上原因當做工作中的借口，為什么呢？剖析如下：1、固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強調(diào)這一點，則有可能養(yǎng)成一種“做了再說”或“船到橋頭自然直！”的僥幸心理。試問：房子燃燒的緊要關頭，消防隊員是否應立刻拿起水龍頭或滅火筒進行搶救，還是應花費少許時間判別風向、尋找火源、分派工作，然后再進行搶救？2、不做計劃的人只是消極地應付工作，他將處于受擺布的地位；做計劃的則是有意識地支配工作，處于主動的地位、并提高工作效率。3、由于目標中擬定假設的客觀環(huán)境發(fā)生變動，計劃與事實常常難以趨于一致，所以我們必須定期審察我們的目標與計劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。但如果是處于無計劃的引導，則一切行動將雜亂無章，最終走進死胡同。綜上所述，由于我們的工作缺乏計劃，將導致如下惡果：1、目標不明確2、沒有進行工作歸類的習慣3、缺乏做事輕重緩急的順序4、沒有時間分配的原則誤區(qū)之二：組織工作不當組織工作不當?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個方面：職責權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復“事必躬親，親力而為”溝通不良工作時斷時續(xù)首先，學會如何接受請托：對于我們每一個人來說，所面臨的請托可能來自部屬、上司、其他同級管理者、或是組織以外的人士。在很多請托中，有一類是職務所系而責無旁貸的；另一類雖然也是職務所系，但請托本身卻是不合時宜或是不合情理的；尚有一類請托則屬無義務予履行的請托，經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類請托。倘若我們?yōu)榱讼胱鰪V受愛戴的好人而有求必應，則各色各類的請托將四面八方地源源涌來。一旦他辦不妥委托的事項，則不僅他所企求的愛戴將化為烏有，而且他將喪失請托者尊敬?！懊髦堑亟邮苷埻小钡闹匾栽谟冢旱谝唬骸熬芙^”是一種“量力”的表現(xiàn)。有的請托若由他人承受可能比你承受更為恰當，你不妨對請托者提出適時的建議。第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。倘若因勉強接受他人的請托而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。所以在我們接受請托之前不妨先先問問自己：這種請托是屬于我的職責范圍內(nèi)嗎？對實現(xiàn)我的目標有幫助嗎？如果接受它，將付出什么代價？如果不接受他，則需承擔什么后果？經(jīng)過這一番“成本——效益分析”之后，你就可以決定取舍了。其次，學會利用資源：對于基層人員而言，要善于利用資源，學會從相關的部門或人員手中獲取所需的資料，既節(jié)約了時間，又保證了信息的正確性。比如你想了解本月度部門考勤信息，不妨去問問部門秘書；想了解公司的考勤信息，不妨去問問公司的考勤管理員；等等。對于管理者而言，他們經(jīng)常容易犯下面的錯誤：1、擔心部屬做錯事；2、擔心下屬表現(xiàn)太好；3、擔心喪失對下屬的控制；4、不愿意放棄得心應手的工作；5、找不到合適的下屬授權(quán)。其實每個人的精力都是有限的，尤其是管理者應當學會授權(quán)，將主要的精力和時間放在更重要的事情上。誤區(qū)三：時間控制不夠在前面的“小張的故事”中，小張在時間管理上最大的惡習就是拖延時間，以致到頭來一事無成。我們提供了一個拖延商數(shù)的測驗，請你先做一下自我評核。拖延商數(shù)測驗請據(jù)實選擇以下每一個陳述最切合你的答案：（1）為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是必要的。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務的干擾與危機。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（5）當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當?shù)拇饛?。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（6）我對重要的行動計劃的追蹤工作一般不予理會。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（9）我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時，以致無法處理所面對的困難任務。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（10）在著手處理一件艱難的任務之前，我喜歡清除桌上的每一個物件。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意評分標準：每一個“非常同意”評4分，“略表同意”評3分，“略表不同意”評2分，“極不同意”評1分?？偡中∮?0分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習慣?？偡衷?1至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重?？偡侄嘤?0分，表示你或許已患上嚴重的拖延毛病。我們通常在時間控制容易陷入下面的陷井：1、習慣拖延時間，前面案例“小張的故事”中的小張就是一個典型的拖延時間的人。2、不擅處理不速之客的打擾。3、不擅處理無端電話的打擾。4、泛濫的“會議病”困擾。不少中、上層管理者曾經(jīng)指出，會議竟占去他們?nèi)粘９ぷ鞯臅r間的四分之一，甚至三分之一！然而更令他們感慨莫名的是，在這么多的會議時間之中，幾乎有一半是徒勞無功的浪費！誤區(qū)四：整理整頓不足辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關，因為雜亂是人為的。“雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個不富條理的人使用一個小型的辦公桌，這個辦公桌會變得雜亂無章，即使給他換一個大型的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌又會遭遇同樣的命運。套用“帕金森定律”——“工作將被擴展，以便填滿可供完成工作的時間”，我們也可以導出“文件堆積定律”——“文件的堆積將被擴展，以便填滿可供堆積的空間?！碑斈愕纳纤鞠蚰闼魅∫环菁夹g資料，你是否能在第一時間從容不迫地遞給他？當你需要一份信息時，是否滿文件夾地翻個底朝天？下面是一份“文件處置測驗”，看看你的文件處置系統(tǒng)是否完善。文件處置測驗請快速地解答以下十二個問題。如你無法即刻對某些題目提供確切的答案，則請在題目前打問號“？”。1、訂購文具后所取得的帳單。2、收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀。3、來自上司的會議通知（下周一舉行會議）。4、某大學企管系學生寄來的問卷。5、部屬交來的（或是你個人的）一份用于準備下一個月業(yè)務報告的有關資料。6、一封需要盡快回復的信，但你必須先打數(shù)次電話才能回復。7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號碼的E-mail。8、組織內(nèi)其它平行部門的來函，要求取得你的部門的市場（或其它）調(diào)查報告。9、某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認為其中一、兩本書也許值得訂購，但你無法確定是否真正值得訂購。10、客戶寄來的一封投訴信。11、人事部門發(fā)出的有關員工考核程序的函件。12、提醒自己明年及早準備財務預算的備忘錄。假如你在以上十二個問題的前面寫上了兩個或兩個以上的“？”，則表示你仍欠缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。你最好盡快設計這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾）！誤區(qū)五：進取意識不強我們經(jīng)常說到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，就象前面我們提到的“小張”，最根本的原因就是他個人缺乏進取意識，缺乏對工作和生活的責任感和認真態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：個人的消極態(tài)度做事拖拉，找借口不干工作唏噓不已，做白日夢工作中閑聊如果我們一直處于遲鈍的時間感覺中，換句話說，當你覺得時間可有可無，不愿面對工作中的具體事務，沉溺于“天上隨時掉下大餡餅”的美夢，那就需要好好反省自己了，因為你隨時在喪失寶貴的機會，隨時可能被社會所淘汰！好了，前面我們談到了五個時間管理的誤區(qū)，不管以前我們做得怎樣，要記?。菏澜缟纤械某删投际恰艾F(xiàn)在”所塑造的。因此，我們要記取“過去”，把握“現(xiàn)在”，放眼“未來”。送給大家一句話：昨天是一張已被注銷的支票，明天是一張尚未到期的本票，今天則是隨時可運用的現(xiàn)金。請善用它！3.1時間管理的六項基本原則通過前面的學習，我們對時間管理的概念和誤區(qū)已經(jīng)有了一個基本的認識，現(xiàn)在我們一起來探討時間管理的基本原則，只有對原則有了一個認識后，才有可能很好地運用時間管理的技巧與方法。時間管理的六項基本原則：1、明確目標2、有計劃、有組織地進行工作3、分清工作的輕重緩急4、合理地分配時間5、與別人的時間取得協(xié)作6、制定規(guī)則、遵守紀律下面我們就時間管理的六項基本原則分別進行闡述。2.1原則之一：明確目標2.1.1目標刺激我們奮勇向上在人生的旅途上，沒有目標就好象走在黑漆漆的路上，不知往何處去。美國的一份統(tǒng)計結(jié)果顯示，一個人退休后，特別是那些獨居老人，假若生活沒有任何目標，每天只是刻板地吃飯和睡覺，雖然生活無憂，但他們后來的壽命一般不會超過七年。雖說目標能夠刺激我們奮勇向上，但是，對許多人來說，擬定目標實在不是一件容易的事，原因是我們每天單是忙在日常工作上就已透不過氣，還哪來時間好好想想自己的將來。但這正是問題的癥結(jié)，就是因為沒有目標，每天才弄得沒頭沒腦、蓬頭垢面，這只是一個惡性循環(huán)罷了！另外有些人沒有目標，則是因為他們不敢接受改變，與其說安于現(xiàn)狀，不如坦白一點，那便是沒有勇氣面對新環(huán)境可能帶來的挫折與挑戰(zhàn)，這些人最終只會是一事無成！事實上，隨波逐流，缺乏目標的人，永遠沒有淋漓盡致發(fā)揮自己的潛能。因此，我們一定要做一個目標明確的人，生活才有意義。然而不幸的是，多數(shù)人對自己的愿望，僅有一點模糊的概念，而只有少數(shù)人會貫徹這模糊的概念。許多人在公司五年，卻沒有五年的經(jīng)驗，只能說有五年一次的經(jīng)驗。許多年前，某報做過300條鯨魚突然死亡的報道。這些鯨魚在追逐沙丁魚時，不知不覺被困在一個海灣里，報道上說：“這些小魚把海上巨人引向死亡。鯨魚因為追逐小利而暴死，為了微不足道的目標而空耗了巨大力量?！泵绹骷腋Ｋ沟峡苏f得好：“蒸汽或瓦斯只是在壓縮狀態(tài)下，才能產(chǎn)生動力；尼亞拉加瀑布也要在巨流之后才能轉(zhuǎn)化成電力。而生命唯有在專心一意、勤奮不懈時，才可獲得成長。”下面不妨讓我們一起看看“賴嘉的故事”。賴嘉承隨父母遷到亞特蘭大市時，年僅四歲。他的父母只有小學五年級的學歷，因此當賴嘉表示要上大學時，他的親友大多不表示支持，但賴嘉心意已決，最后果真成為家中唯一進大學的人。但是一年之后，他卻因為貪玩導致功課不及格而被迫退學。在接下來的6年，他過著得過且過的生活，毫無人生目標。他大半時候都在一家低功率的電臺擔任導播，有是也替卡車卸貨。有一天，他拿起柯維的第一本著作《相會在巔峰》，從那時起，他對自己的看法完全改變，發(fā)現(xiàn)自己有不平凡的能力。重獲新生的賴嘉，終于了解到目標的重要性。的確，目標決定我們的將來。賴嘉的目標是重返大學，然而他的成績實在太差了，以致連遭墨瑟大學拒絕兩次。在遭到第二次拒絕之后的某天，賴嘉無意間撞見院長韓翠絲，他趁機向她剖明心志。結(jié)果，院長答應了他的請求，準許他入學，但有一個附加條件：他的平均分數(shù)要達到乙等，否則就要再度退學。賴嘉一改過去的散漫態(tài)度，以信心堅定、目標明確、內(nèi)心無畏的姿態(tài)，重新踏入校門。他每季平均進修多個學分。經(jīng)過2年零3個月，即以優(yōu)異的成績?nèi)〉昧藢W位，緊接著再邁向更高的目標。如今，這個伐木工人的兒子已成為賴嘉博士，他還在全美發(fā)展最迅速的教會擔任牧師，教會地點就在費城特爾市，距他成長的亞特蘭大僅數(shù)分鐘車程。從上面的例子我們可以看出，有目標才有結(jié)果，目標能夠激發(fā)我們的潛能。那么我們究竟如何選擇或是制定正確的目標呢？我們認為在選擇或制定目標時應考慮兩個方面：一是目標要符合自己的價值觀，二是要了解自己目前的狀況。請記?。撼晒ν耆且环N個人現(xiàn)象，只有你所完成的事情和你的價值觀相符，你才會覺得成功。為什么有的人成功之后，又會感到空虛？為什么有的人得到名利后，卻發(fā)現(xiàn)犧牲了更可貴的事物？鄧尼斯個人設定目標可以說是一個成功的例子。在1974年，美國著名證券經(jīng)紀人鄧尼斯是一個已干了6年的證券經(jīng)紀人，以社會標準來看，他是美國中產(chǎn)階級分子的典范：他擁有一個美滿的婚姻、三個聰明伶俐的孩子、一棟房子、兩部車，但是患了潰瘍。證券經(jīng)紀商的收入雖然不錯，卻與他的性格格格不入。他希望活得更扎實，但現(xiàn)在卻無法支配自己的命運，這使他覺得受挫?！爸挥凶约号c上帝才能支配我的命運”驚醒了他。于是，他開始設立自己的目標。他從小就愛好業(yè)余無線電，于是他決定創(chuàng)業(yè)，成立鄧特隆無線電公司，生產(chǎn)并銷售“火腿”（指業(yè)余無線電愛好者）的設備。1974年4月，鄧尼斯辭去工作，賣掉車子當資金，以信用卡借款，開始在他的地下室生產(chǎn)業(yè)余無線電設備。鄧特隆公司誕生了。他的許多朋友與親戚都以憂傷和驚慌的眼光看著他，斷定他發(fā)瘋了。1974年8月24日，鄧特隆無線電公司成交了第一筆生意。1975年4月，公司搬到了俄亥俄州崔斯堡的廠房中。到1975年底，鄧特隆的營業(yè)額超過了100萬元。今天，鄧尼斯已是一家資產(chǎn)數(shù)百萬元的工廠的股東與總裁。2.1.2如何制定目標一個目標應該具備以下五個特征才可以說是完整的：具體的（specific）可衡量的（measurable）可達到的（attainable）相關的（relevant）基于時間的（time-based）1、具體的：有人說：“我將來要做一個偉大的人”。這就是一個不具體的目標。目標一定要是具體的，比如你想把英文學好，那么你就訂一個目標：每天一定要背十個單詞、一篇文章。有人曾經(jīng)做過一個試驗，他把人分成兩組，讓他們?nèi)ヌ?。兩組人的個子差不多，先是一起跳過了1米。他對第一組說：“你們能夠跳過1.2米?！彼麑Φ诙M說：“你們能夠跳得更高?！苯?jīng)過練習后，讓他們分別去跳，由于第一組有具體的目標，結(jié)果第一組每個人都跳過1.2米，而第二組的人因為沒有具體目標，所以他們中大多數(shù)人只跳過了1米，少數(shù)人跳過了1.2米。這就是有和沒有具體目標的差別所在。2、可衡量的：任何一個目標都應有可以用來衡量目標完成情況的標準，你的目標愈明確，就能提供給你愈多的指引。比如你要買一棟房子，先要在心里有個底。房子要多大，是幾層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是鋼筋水泥的？要多少平方？座落地點呢？你的預算呢？有了這些明確的標準，你才有可能順利地蓋好你的房子。3、可達到的：不能達到的目標只能說是幻想、白日做夢，太輕易達到的目標又沒有挑戰(zhàn)性。多年前在美國進行了一項成就動機的試驗。15個人被邀請參加一項套圈的游戲。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個人幾個繩圈套到木棒上，離木棒的距離可以自己選擇。站得太近的人很容易就把繩圈套在木棒上，而且很快地就泄氣了；有的人站得太遠，老是套不進去，于是很快就泄氣了；但有少數(shù)人站的距離恰到好處，不但使游戲具有挑戰(zhàn)性，而且他們也還有成就感。實驗者解釋這些人有高度的成就動機，他們通常不斷地設定具挑戰(zhàn)性但做得到的目標。4、相關的：目標的制定應考慮和自己的生活、工作有一定的相關性，比如一個公司的職員，整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發(fā)著明星夢，又不肯努力奮斗，在一天一天消耗中喪失學習、工作的能力，不思進取，不努力提高工作業(yè)務能力，最終會被公司拋棄、會被社會遺棄。5、基于時間的：任何一個目標的設定都應該考慮時間的限定，比如你說：“我一定要拿到律師證書?！蹦繕藨摵苊鞔_了，只是不知是在一年內(nèi)完成，還是十年后才完成？3.2原則之二：有計劃、有組織地進行工作所謂有計劃、有組織地進行工作，就是把目標正確地分解成工作計劃，通過采取適當?shù)牟襟E和方法，最終達成有效的結(jié)果。通常會體現(xiàn)在以下五個方面：1、將有聯(lián)系的工作進行分類整理。2、將整理好有各類事務按流程或輕重緩急加以排列。3、按排列順序進行處理。4、為制定上述方案需要安排一個考慮的時間。5、由于工作能夠有計劃地進行，自然也就能夠看到這些工作應該按什么次序進行，各哪些是可以同時進行的工作。那么有人會問：究竟該怎樣做計劃呢？大致的步驟如下：1、確立目標；2、探尋完成目標的各種途徑；3、選定最佳的完成方式；4、將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項；5、編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行；6、定期檢查目標的現(xiàn)實性以及完成目標的最佳途徑的可行性。目標如何制訂，我們已在前面的內(nèi)容進行了說明；至于如何制訂并檢查計劃，我們會在后面的章節(jié)中詳細地闡述。有了計劃，就必須有行動。行動是一件了不起的事，我們請大家記?。?、切實實行你的計劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價值，不管主意有多好，除非真正身體力行，否則永遠沒有收獲。2、實行時心理要平靜，估計困難、做好準備、及時調(diào)整。美國的成功學家格林演講時，時常對觀眾開玩笑地說，美國最大的快遞公司——聯(lián)邦快遞，其實是他發(fā)明的。他不說假話，他的確有過這個主意。但是我們相信世界是至少還有一萬個和他一樣的創(chuàng)業(yè)家，也想到同樣的主意。60年代格林剛剛起步，在全美為公司間做撮合工作，每天都生活在趕截止日期、并在限時內(nèi)將文件從美國的一端送一另外一端的時間縫隙中。當時格林曾經(jīng)想到，如果有人能夠開辦一個能夠?qū)⒅匾募?4小時之內(nèi)送到任何目的地的服務，該有多好！這想法在他腦海中駐留了好幾年……一直到有一個名叫弗列德史密斯的家伙真的把這主意轉(zhuǎn)換為實際行動。這個故事的教訓是：成功地將一個好主意付諸實踐，比在家空想出一千個好主意要有從價值得多。3.3原則之三：分清工作的輕重緩急請看下面的行事次序，看看你自己平時喜好用哪種方式？1、先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。3、先做容易的做，然后再做難做的事。4、先做只需花費少量時間即可做好的事，然后再做需要花費大量時間才能做好的事。5、先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。6、先做已排定時間的事，然后再做未經(jīng)排定時間的事。7、先做經(jīng)過籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。8、先做別人的事，然后再做自己的事。9、先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。10、先做有趣的事，再做枯燥的事。11、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。12、先做自己所尊敬的人或與自己關系密切的利害關系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。13、先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。以上的各種行事準則，從一定程度上說大致上都不符合有效的時間管理的要求。我們既然是以目標的實現(xiàn)為導向，那么在一系列以實現(xiàn)目標為依據(jù)的待辦事項中，到底哪些應該先著手處理，哪些可以拖后處理，哪些甚至不予處理？一般認為是按照事情的緊急程度來判斷。假如愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性愈低，則依循上面的判斷規(guī)則?？墒窃诙鄶?shù)情況下，愈是重要的事偏偏不緊迫。例如參加管理技能培訓、向上級提出改進營運方式的建議、培養(yǎng)接班人等等。如果我們按事情的“緩急程度”辦事的話，不但使重要的事情的履行遙遙無期，而且經(jīng)常使自己處于危機或緊急狀態(tài)之下，最大的惡果是原本重要不緊急的事必然會轉(zhuǎn)化為重要又緊急的事。舉個例子來說，所有的主管都承認（包括我們業(yè)務工作人員），業(yè)務報告是一件極其重要的事，但若現(xiàn)在距離上交業(yè)務報告的時間尚有一個月的話，則一般人大概不會把它視為“今天應該做的事”，更不會把它視為“今天必須做的事”，既然今天可以不做這件事，那么就可以不斷地拖延下去。直到截止日期的數(shù)幾天，他們才如臨大敵般地處理“緊急事件”，結(jié)果不是遲交了報告，就是草率應付了事。經(jīng)過一番掙扎之后，他們可能會信誓旦旦地下決心：下次一定要將業(yè)務報告提前準備好！但是除非能夠徹底地改變按“緩急程度”辦事的習慣，否則到了下一次而極有可能重蹈覆轍。大家還記得“波特的故事”嗎？波特的問題恐怕就在于此。因此，我們認為：處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事情的“重要程度”。所謂“重要程度”，即指對實現(xiàn)目標的貢獻大小。提請注意：雖然有以上的理由，我們也不應全面否定按事情“緩急程度”辦事的習慣，只是需要強調(diào)的是，在考慮行事的先后順序時，應先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急”——也就是我們通常采用的“第二象限組織法”。我們以下面的時間管理的方法來探討“急事”與“要事”的關系，請看四象限圖：第一象限是重要又急迫的事。諸如應付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等等。這是考驗我們的經(jīng)驗、判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園志。如果荒廢了，我們很會可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足，而變成迫在眉睫。第二象限是重要但不緊急的事。主要是與生活品質(zhì)有關，包括長期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的建議等等?；膹U這個領域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲于應付。反之，多投入一些時間在這個領域有利于提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準備與預防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個領域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主支去做，這是發(fā)揮個人領導力的領域。第三象限是緊急但不重要的事。表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。電話、會議、突來訪客都屬于這一類。我們花很多時間在這個里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。第四象限屬于不緊急也不重要的事。簡而言之就是浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的。然而向閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的?，F(xiàn)在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。其實二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標，如果答案是否定的，便應歸入第三象限。請思考下面的問題：你是否“知道”在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個人生活或工作會有積極的意義？這個問題問過數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下：1、改善人際關系。2、改善事先準備工作。3、更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。4、善待自己。5、抓住機會。5、充實自我。6、增進能力。這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也屬于這七項，為什么不身體力行呢？大家好！我們已經(jīng)學習了時間管理的原則系列之一和之二，現(xiàn)在給大家做一測試，看看你在做事情的急迫性上是什么樣的情況。急迫性指數(shù)測驗選取出你最可能作出的反應行為或態(tài)度（A=從不；B=有時候；C=常常）1、我在壓力之下表現(xiàn)最好。（）2、我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。（）3、我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊。（）4、我休息時會覺得不安。（）5、我似乎永遠在趕時間。（）6、我常為了完成某項事情而拒人于千里之外。（）7、我只要片刻沒和辦公室聯(lián)系就覺得不安。（）8、我在做一件事時常會想到另一件事。（）9、我處理危機時表現(xiàn)最好。（）10、處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細活更讓我覺得有成就。（）11、我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時間。（）12、當我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會或中途離開，我認為別人應該能諒解。（）13、我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。（）14、我常邊工作邊吃飯。（）15、我一直認為總有一天能做我真正想做的事情。（）16、一天下來辦公桌上“已辦”文件如果堆得高高的，我會很有成就感。（）“A”總數(shù)：“B”總數(shù)：“C”總數(shù)：總得分：（A=0分；B=2分；C=4分）0到25分屬于低度急迫性心態(tài)，26到45分屬于強烈急迫性心態(tài)，46分以上已經(jīng)到了嚴重急迫性的程度。2.4原則之四：合理地安排時間首先我們來看看穆爾的故事：案例穆爾于1939年大學畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務員的工作。當時的月薪是160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個月薪1000美元的目標。當穆爾逐漸對工作感到得心應手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認大部分的業(yè)績來自哪些客戶。他發(fā)現(xiàn)，80%的業(yè)績都來自于20%的客戶中，同時，不管客戶的購買量大小，他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。于是，穆爾的下一步就是將其中購買量最小的36個客戶退回公司，然后全力服務其余20%的客戶。結(jié)果如何？第一年，他就實現(xiàn)了月薪1000美元的目標，第二年便輕易地超越了這個目標，而成為美國西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。最后還當了凱利穆爾油漆公司（Kelly-MoorePaintCompany)的董事長。這個故事除了告訴我們樹立正確的目標的重要性，還體現(xiàn)了巴列特定律（也稱80/20原理）：總結(jié)果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎上。舉例當你使用冷凍庫時，則往往非下蹲不可。不幸的是我們使用冷凍庫的機率高達80%，使用冷凍庫的機率只有20%，致使我們許多家庭婦女在使用電冰箱時往往因蹲下次數(shù)過多而感腰酸背疼?；诖?，某家電器公司在電冰箱的設計上做了修改，將冷藏庫與冷凍庫的位置做了對調(diào)，這種新型的電冰箱大大地減少了下蹲的次數(shù)。不難發(fā)現(xiàn)，這種設計就是利用了80/20原理。80/20原理對我們的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效。所以，你應該將時間花于重要的少數(shù)問題上，因為掌握了這些重要的少數(shù)問題，你只需花20%的時間，即可取得80%的成效。掌握重點可以讓你的工作計劃不致偏差。一旦一項工作計劃成為危機時，犯錯的幾率就會增加。我們很容易陷在日?，嵥榈氖虑樘幚碇?；但是有效進行時間管理的人，總是確保最關鍵的20%的活動具有最高的優(yōu)先級。2.5原則之五：與別人的時間取得協(xié)作任何人類的組織，不論大小，都有其周而復始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社會或是團體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發(fā)生必然的聯(lián)系。在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時間安排，也就是說要與別人的時間取得協(xié)作。認清并適應組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。你也許擁有全世界最偉大的廣告構(gòu)想，但是如果你在各公司都已經(jīng)做完廣告預算后才提出你的構(gòu)想，你可能就不會有太好的運氣，可能要等到幾個月后，你的構(gòu)想才會被慎重考慮，甚至可能會一不小心扔到垃圾桶里去！同樣地，當我們需要到某一部門去參觀學習，也需要提前與該部門人員進行預約，雙方共同達成一個有關時間、地點、人員安排等等的約定。否則，突如其來的打擾會令對方措手不及，甚至有可能將你拒之門外！大家想想，我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打擾（電話、來訪等）、突發(fā)事件！既然如此，我們是不是也應該站在對方的角度考慮問題，嚴格要求自己，提前做好計劃與安排，與他人的時間取得協(xié)作，少一份慌亂，多一份從容！2.6原則之六：制定規(guī)則、遵守紀律我們在成長的過程中，常被各種紀律所束縛，“沒有規(guī)矩、不成方園”，因為有紀律，我們才有秩序。在時間管理中，我們同樣強調(diào)紀律與規(guī)則。世界著名的音樂家莫扎特通常被描述成輕率而任性的天才，然而他從15歲到過世為止，終其一生的作曲數(shù)量都是非常固定的，甚至可以用代數(shù)程式來計算。歷史學家梅爾克朗茲勃呆在辦公室里的每個早上都寫10封信；杰出的演說學家喬查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個星期一、二都要打13個電話，星期三、四則是12個，星期五則是用來打電話給這個禮拜沒有聯(lián)絡上的人。很多作家固定在每天某個時段工作，而且在停筆前必須完成一定的字數(shù)。這個方法很有效，假如你養(yǎng)成每天寫1000字的習慣，連續(xù)一個月后，寫1000字便易如反掌。接著你可以增加字數(shù)到大概1200字，過十幾天后，或許可再增加幾百字。因此，我們說，制定規(guī)則、遵守紀律的核心主要體現(xiàn)在以下三個方面：1、在進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應于何時截止。2、即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標。3、由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。在我們談具體的時間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下自己使用時間的方式和狀況。3.2.1分析自己使用時間的方式和狀況大多數(shù)人不喜歡好好地了解自己，逃避現(xiàn)實比觀察及解釋我們的行為更容易。面對自己并客觀地制定我們對時間的使用，需要巨大的勇氣。而若你愿意花一個星期做這種功夫，將毫無疑問地發(fā)現(xiàn)，這是一種有益的經(jīng)驗。下面的練習將顯示你以你的時間與生命真正去做的許多相關事項。在本項練習中列有一個你在一星期內(nèi)花費時間的清單。這里要強調(diào)的這不是一個要你計算每一分鐘的“時間難題”練習，而是要求你記錄下一星期每隔半小時的所有活動。請記住：時間管理并沒有什么高超的技巧，關鍵就在于持之以恒。接下來就請按部就班地完成如何進行時間使用清單的分析，之后，你會考慮到一些問題，尋找指引你更適當?shù)倪\用你的時間的答案。請先看表一和表二：表一：時間使用清單表時間統(tǒng)計項目活動每星期估計花費的時間（小時）每星期實際花費的時間（小時）上兩項時間的差額（小時）占每星期的總時間的百分比（%）一、公務活動1上下班2開會3打電話4閱讀文件、整理通信5幫助下屬6接待賓客7向上級匯報8公務出差9拜訪客戶10其它工作上的活動小計二、個人活動11整理儀容12飲食13睡覺小計三、家庭活動14煮飯15洗熨衣服16打掃房屋17雜務與家事18賣雜物19其它的逛街活動20繳款21看孩子22宗教活動23家庭外出24家庭溝通25其它家庭活動小計四、休閑活動26聽廣播與音樂27看電視28休閑閱讀29嗜好30觀看比賽31運動32休閑旅游33聚會與社交34其它休閑活動35其它活動小計時間統(tǒng)計(小時)表二：一星期時間日志與簡略分析表時間周一周二周三周四周五周六周日活動標號時間小計7:001上下班7:302開會8:003打電話8:304閱讀文件、整理通信9:005幫助下屬9:306接待賓客10:007向上級匯報10:308公務出差11:009拜訪客戶11:3010其它工作上的活動12:0011整理儀容12:3012飲食13:0013睡覺13:3014煮飯14:0015洗熨衣服14:3016打掃房屋15:0017雜務與家事15:3018賣雜物16:0019其它的逛街活動16:3020繳款17:0021看孩子17:3022宗教活動18:0023家庭外出18:3024家庭溝通19:0025其它家庭活動19:3026聽廣播與音樂20:0027看電視20:3028休閑閱讀21:0029嗜好21:3030觀看比賽22:0031運動22:3032休閑旅游23:0033聚會與社交23:3034其它休閑活動24:0035其它活動實施步驟：1、熟悉并準備一份“時間使用清單表”（如表一）。這份假設的清單是效率先生所作，效率先生，35歲，銷售經(jīng)理，有兩個孩子，太太也是職業(yè)婦女，所以效率先生也分擔了一些家務。2、在表一中效率先生列出約30項每星期中的主要活動，并分成五或六類。希望你按表一的要求類似地列出公務活動、個人活動、家庭活動與休閑及其它活動等類30余項，但你的分類與活動可能與效率先生很不一樣。3、在列出在所有活動并予以分類后，將每一活動按順序編號，如表一。4、準備一份的“一星期日志與簡略分析表”（如表二），將表一中的活動對應地列在表二中。5、在下周一開始的時候，請注意隨時攜帶你的表二，每半小時在表二的適當位置記上該活動的號碼。例如效率先生星期一上午7點到7點半穿衣服去上班，他就把編號11記在星期一上午7點的空格里。6、該星期結(jié)束時，表二的所有空格都應該有一個號碼?，F(xiàn)在統(tǒng)計每一項活動出現(xiàn)的次數(shù)。例如效率先生在時間表上第二項活動出現(xiàn)了15次，即表示他花了7個半小時在工作時打電話。因此效率先生要在打電話這一欄的“時間小計”中記上7.5。依上述方法填滿表二，直到“時間小計”中都有一個數(shù)目字（可能是零）。7、然后把表二中的“時間小計”填到表一的“每星期實際花費時間”上。8、將“每星期估計花費時間”減“每星期實際花費時間”的余數(shù)填在表一的“上兩項時間的差額”上。如果是負數(shù)，表示你花費在該活動上的時間多于你的估計；如果是正數(shù)，則正好相反。9、為每項活動算出“占每星期總時間的百分比”，公式如下：百分比（%）=（每星期實際花費時間÷168）×10010、檢查數(shù)目字。“每星期實際花費時間”的總計應該等于168，而“占每星期總時間的百分比”的總計應該是100%。若有些微差異，不必擔心。本項練習的目的在于顯示你的時間去處，而不是一項講精確的練習。11、再把每一類所有活動的數(shù)目字相加，并分門別類制成一表，可對你如何使用時間有更明顯的印象。效率先生的總結(jié)清單如表三：表三一星期時間總結(jié)表時間統(tǒng)計項目活動每星期估計花費的時間（小時）每星期實際花費的時間（小時）上兩項時間的差額（小時）占每星期的總時間的百分比（%）公務活動小時4550-529.8%個人活動小時4540523.8%家庭活動小時3246-1427.4%休閑活動小時4027.512.516.4%其它活動64.51.52.6%時間總計1681680100%一旦你完成了時間使用清單，并對資料完成通曉，下一步就是應用這份信息，幫助你在未來把時間使用得更好。毫無疑問地，你真的會有一些驚訝，可能它們并不全讓你愉快?，F(xiàn)在，請你完成誠實地做到下列練習。拿出幾張紙、你的時間使用清單以及你寫下來的目標，詳細考慮后，寫出你對下列問題的答案：1、我如何浪費我的時間？未來有何算途徑可預防或減低時間的浪費？2、我如何浪費別人的時間？我浪費了誰的時間？我應如何預防不使其發(fā)生？3、哪些活動我現(xiàn)在可以減少、不予考慮或交給別人做？4、別人如何浪費我的時間？未來有沒有方法減少或排除其發(fā)生？如果有的話，是什么方法？5、我做的哪些事既重要又緊急？6、我做的哪些事對我的目標很重要？7、我是否花費時間追求那些對我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事？這些問題的答案應能提供許多使你將時間使用得更理想的構(gòu)想。每6個月做一份一星期時間使用清單，也是極佳的構(gòu)想，第二次做的時候就輕松多了。你知道如何做，就不會感到吃驚。在努力擬定計劃與設定目標之后，你大概會發(fā)現(xiàn)你的時間管理技巧有了進展。新的壞習慣在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。如同薩繆爾約翰生所言：“習慣的束縛平常是感覺不出來的，等到發(fā)現(xiàn)時又已經(jīng)變得難以破除了?！倍ㄆ谑褂们鍐?，使你有一個更好的機會打破那些束縛。第四則、如何制定計劃在我們對自己時間使用的方式和狀況有了一個初步的了解后，就可以根據(jù)部門/個人的工作/生活目標來制訂計劃了。首先，讓我們對計劃的基礎概念有一些認識：3.2.1計劃的類型分類標準類型按廣度分戰(zhàn)略性計劃、作業(yè)性計劃按時間框架分短期計劃、長期計劃按明確性分具體性計劃、指導性計劃應用于組織，為之設立總體目標和尋求組織在環(huán)境中地位的計劃成為戰(zhàn)略計劃；而規(guī)定目標如何實現(xiàn)的細節(jié)的計劃稱為作業(yè)計劃。戰(zhàn)略計劃趨向于覆蓋較久的時間間隔，通常以年為單位，涉及較寬的領域和不規(guī)定具體的目標；作業(yè)計劃趨向于覆蓋較短的時間間隔，如月度計劃、周計劃、日計劃，主要偏重于實現(xiàn)的方法。短期計劃與長期計劃短期是指一年以內(nèi)的期間；長期一般超過5年以上；而中期界于兩者之間。具體計劃與指導性計劃具體的計劃具有明確規(guī)定的目標，不存在容易引起誤解的問題；指導性計劃只規(guī)定一些一般的方針，指出重點而不限定在特定的行動方案上。例如一個增加利潤的具體計劃，可能具體規(guī)定在未來6個月中，成本要降低4%，銷售額增加6%；而指導性計劃也許只提出未來6個月使利潤增加5%—10%。顯然，指導性計劃具有內(nèi)在的靈活性，具體計劃則更具有明確性。剛才我們已經(jīng)介紹了如何確定目標，實際上目標是計劃的基礎，確定了方向，怎么走就清楚多了。3.2.2注意事項1、事先的了解：1、所在部門的業(yè)務定位2、所在崗位的業(yè)務定位3、上級主管的業(yè)務目標4、上級主管對你的期望和要求5、與其它相關崗位的業(yè)務接口關系2、遵循5W2H原則Why:為什么要做這項任務，對工作目標是否有支持What：任務的內(nèi)容和達成的目標When：在什么時間段進行Where：任務發(fā)生的地點Who：哪些人員參加此任務，由誰負責Howto：用什么方法進行Howmuch：需要多少成本3、設置控制點（milestone）1、在目標或任務中設置階段性的里程碑，通過檢查，可以及時發(fā)現(xiàn)問題，對自己難以解決的，還可以獲得同事或領導的支持。比方說，我們計劃在3天之內(nèi)給六層樓的地面刷上油漆，那么第一天就要設立控制點，如果不能刷完2層，顯然后面就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保證任務最后的如期完成。2、堅持工作周記和工作日記，對計劃的執(zhí)行情況進行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差，同時對計劃進行調(diào)整和滾動。另外，還可以對前期的工作時間分配進行分析，不斷改進時間管理。3.2.3利用計劃工具3.2.3.1計劃管理－－WBS1、定義WBS（工作任務分解）是創(chuàng)造出產(chǎn)品所必須進行的全部活動的清單，它是PERT、GANTT分層計劃以及預算和人員分配的基礎。2、WBS基本構(gòu)架階段、步驟、任務、活動3、衡量標準v是否全部分解完畢vWBS分解的所有活動是否全部定義了項目的工作v所分解的活動是否可行v是否包含臨時的里程碑和監(jiān)控點vWBS的分解結(jié)構(gòu)是否合適v分解后的活動在邏輯上是否能形成一個大的活動v是否集成了所有的關鍵因素v邏輯上是否合理、清楚和簡單3.2計劃管理－－PERT1、定義PERT（網(wǎng)絡計劃評審技術）是以網(wǎng)絡圖的形式制定計劃，求得計劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開發(fā)進程，達到預定目標的一種科學管理方法。具體來講，網(wǎng)絡計劃評審技術是：首先，用網(wǎng)絡圖來表達一項開發(fā)計劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關系；然后，通過計算找出計劃中關鍵工序和關鍵路線；第三，通過不斷改善網(wǎng)絡計劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實施，最后，在計劃執(zhí)行過程中進行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財、物，按預定目標完成任務。2、計劃要素（1）PERT主要反映任務的時間、資源、配合、控制等。（2）WBS主要反映任務的層次。建議：（1）先畫WBS,標明milestone（里程碑）時間及deadtime（截止時間）（2）標明任務間關系（3）再畫PERT2、計劃要素步驟一：先畫圖首先不必注重美觀，主要弄清楚任務之間的相互關系。步驟二：估計時間v工序時間=(a+4b+c)/6（a：最樂觀時間；b：期待時間；c：最悲觀時間）v倒推法：一般確定結(jié)束時間，再逐步推出各部分需要時間。v留有余地、應付突發(fā)任務步驟三：確定關鍵路徑1、時間上的關鍵路徑繪制完網(wǎng)絡圖，可以很容易算出整個計劃的所需時間。同時，可以將整個開發(fā)計劃分解成若干個開發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都可以算出一個總持續(xù)時間，其中時間最長的一條路徑TMAX，我們稱為關鍵路徑。2、技術上的關鍵路徑某項任務采用的技術為關鍵技術，它的完成決定整個任務的完成時間，則該任務所在的路徑為技術上的關鍵路徑。3、關鍵路徑是可以變化的3.2計劃管理－－PERT1、定義PERT（網(wǎng)絡計劃評審技術）是以網(wǎng)絡圖的形式制定計劃，求得計劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開發(fā)進程，達到預定目標的一種科學管理方法。具體來講，網(wǎng)絡計劃評審技術是：首先，用網(wǎng)絡圖來表達一項開發(fā)計劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關系；然后，通過計算找出計劃中關鍵工序和關鍵路線；第三，通過不斷改善網(wǎng)絡計劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實施，最后，在計劃執(zhí)行過程中進行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財、物，按預定目標完成任務。2、計劃要素（1）PERT主要反映任務的時間、資源、配合、控制等。（2）WBS主要反映任務的層次。建議：（1）先畫WBS,標明milestone（里程碑）時間及deadtime（截止時間）（2）標明任務間關系（3）再畫PERT2、計劃要素步驟一：先畫圖首先不必注重美觀，主要弄清楚任務之間的相互關系。步驟二：估計時間v工序時間=(a+4b+c)/6（a：最樂觀時間；b：期待時間；c：最悲觀時間）v倒推法：一般確定結(jié)束時間，再逐步推出各部分需要時間。v留有余地、應付突發(fā)任務步驟三：確定關鍵路徑1、時間上的關鍵路徑繪制完網(wǎng)絡圖，可以很容易算出整個計劃的所需時間。同時，可以將整個開發(fā)計劃分解成若干個開發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都可以算出一個總持續(xù)時間，其中時間最長的一條路徑TMAX，我們稱為關鍵路徑。2、技術上的關鍵路徑某項任務采用的技術為關鍵技術，它的完成決定整個任務的完成時間，則該任務所在的路徑為技術上的關鍵路徑。3、關鍵路徑是可以變化的第四則、不要讓別人浪費你的時間3.3不要讓別人浪費你的時間辦公室的打擾無可避免，電話、來訪、郵件等等，甚至有不少人對打擾提出了抱怨，同時也有無奈。對待打擾的方法有很多，有全面出擊來對付，也有消極地對應付，更有甚者是視而不見。全面出擊的人終會變得疲勞不堪，消極應付和視而不見的人終究會錯失良機或是貽誤大事……那么究竟怎樣做才是我們的可取之道呢？——我們的策略是將被打擾的時間縮短，將其負面影響減至最少。3.3.1打電話的藝術1、事先的約定與準備打電話約定時間和約定要求并不是什么新奇的概念，通過約定可以避免你在需要安靜工作的時候被不斷打擾、或是占線、或是接不到電話，更主要是避免電話中需要某些資料卻無法提供，從而造成時間的浪費。2、保持簡短而明確的開場白平時我們在打電話為了聯(lián)絡感情的需要，在開場白中經(jīng)常會有一些寒喧，除了拜訪客戶、問候長輩等情況，比如“你最近很忙啊，在哪里發(fā)財啊”、“您身體還好吧、吃飯還行吧？”等，然而在辦公室場合就應該少有寒喧，盡量從工作角度出發(fā)，使用簡短而明確的開場白。假如你正在將電話打給某人，不妨開門見山：“你好，我是XXX，我給你打電話是因為……”或“你好，我是XXX，有這樣一件事需要……”等等；如果是某人打電話給你，你可以說“接到你的電話真高興，有什么事需要幫忙嗎？”或“你打電話來我真高興，能為你做點什么嗎？”或“好久沒有收到你的消息了，請問有什么事需要幫忙嗎？”等等。3、控制通話時間、保持通話主題在我們打電話的時候，要注意做好適當?shù)挠涗?，以免掛下電話后忘記某些信息，又不得不重新?lián)系一次。另一個需要注意的就是：控制好打電話的時間并保持通話的主題。我們有許多人喜歡拿起電話就開始喋喋不休，而且經(jīng)常是缺乏主題。在這種情況下，你不妨直言：“你現(xiàn)在需要我們解決的問題是什么呢？”、“你的重點是什么？”、“你看我們今天的溝通/討論是不是這到這里呢？”雖然一次電話省下的時間可能只有2~3分鐘，但按照你每天接10個電話來算，每個月你就可以省下7~10個小時，一年就是就84~120個小時，這可是一段不少的時間呀！4、過濾電話你一定經(jīng)常遇到一些不想接的電話，這個時候你就需要“過濾電話”了。首先解釋你現(xiàn)在不能接電話的原因，如馬上要出門了、要去開會了、正在與主管或其它同事商宜工作了等等，但是在拒絕的時候一定要注意有禮貌，并約定回電或是對方再次來電的時間，在保證自己時間的前提下，同時不要給對象留下不良印象。3.3.1當你被打斷時在前面的“時間管理的誤區(qū)”中，我們曾經(jīng)提到了如何接受請托，但是在我們被各種情況所打斷時，應該如何處理呢？1、來自上司的打斷來自上司的打擾最難控制，尤其是當你正在全心盡力地處理一項緊急而重要的事情時。不過，如果你就是一名上司，你還是應該首先想想，你是不是也會對下屬這樣呢？以下是如何處理類似問題的一個實際例子和妙招：有一位職員，每當他應召支見上司時，他手上總是帶著一件仍待完成的工作：編寫一份報告、檢查報告草案、或者閱讀必要的資料等，一來可以利用在一旁等待上司打電話或是其他事務處理的時間，二來可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以盡快結(jié)束對話或事情的安排，三來還可以讓主管對他的工作態(tài)度留下深刻的印象。2、來自下屬的打斷你不妨想想以下有關解決下屬打擾上司的各項問題：（1）你是否曾經(jīng)訓練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來，然后每天或每星期一次地向你匯報？（2）你是不是盡可能地把集體例會列為每日/周工作的一部分？（3）你是不是每天都會保留一段固定的時間，供下屬向你提出問題，同時在一旦發(fā)覺某些工作日程發(fā)生改變時，會告訴對方何時見面較合適？（4）你是不是曾經(jīng)鼓勵下屬以便條/郵件方式提出問題，而不必親自上門打擾你的工作？（5）你是不是立即向下屬回話，使他們不至于認為他們必須經(jīng)常打擾你，才能立刻獲得回應？3、來自同事的打擾在上司打擾的時候，你只能無