OA使用說明書(李言清)

OA使用說明什么是OA

OA系統(tǒng)是指辦公自動化（Office

Automation）系統(tǒng)，用于企業(yè)網(wǎng)上辦公。它是指基于公司現(xiàn)實，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，用以提高單位內(nèi)部信息交流、共享、流轉(zhuǎn)處理的和實現(xiàn)辦公自動化和提高工作效率的信息化設(shè)備和應(yīng)用軟件；它不是孤立存在的，而是與其它各類管理系統(tǒng)（如人事管理系統(tǒng)，公司資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等等）緊密聯(lián)系，有機(jī)整合而形成的。在OA系統(tǒng)中，我們可以通過收發(fā)郵件來傳遞信息，通過信息中心查收公司的各種信息、制度，通過流程管理明確規(guī)范公司各種事務(wù)，通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)管理公司諸如會議、人事、資產(chǎn)等方面?？傊?，熟練的操作OA系統(tǒng)可以讓我們的工作變得快捷規(guī)范二：如何使用OA系統(tǒng)1：使用前的準(zhǔn)備

我公司的ＯＡ系統(tǒng)通過ＩＥ瀏覽器直接登陸，不用安裝其他的軟件。啟動公司OA系統(tǒng)的方法為：在計算機(jī)桌面上打開IE瀏覽器，在地址欄輸入：http://服務(wù)器IP地址，然后敲回車鍵，如果正常的話，系統(tǒng)會自動顯示以下畫面：如圖２-1圖2-1登陸界面我公司ＯＡ系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)（濟(jì)南房產(chǎn)公司局域網(wǎng)）的ＩＰ地址為：；

外網(wǎng)（因特網(wǎng)）的IP地址為：17

因為OA系統(tǒng)本身含有控件，容易被瀏覽器關(guān)閉，所以對瀏覽器也需進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置方法為：打開瀏覽器，選擇“工具---Internet選項---安全---受信任的站點”，如圖2-2。圖2-2登陸前設(shè)置圖2-2登陸前設(shè)置2：人員登陸輸入“用戶名”（系統(tǒng)管理員為每個人員分配了一個賬號即用戶名，為了方便起見，一般情況下為姓名的漢語拼音）和“密碼”（即：初始密碼為“1”，該密碼用戶可以修改），點擊“登錄”（或敲“回車”），如果用戶名和口令正確，則系統(tǒng)進(jìn)入以下主界面：如圖2-3。（注：為了方便用戶的使用，此時，用戶可以選擇“記住名字”，這樣以后只要輸入“密碼”就可以進(jìn)入系統(tǒng)）圖2-3登錄后界面3：辦公主界面介紹進(jìn)入系統(tǒng)后，當(dāng)前的辦公主界面（個人平臺界面）有三個部分組成，左側(cè)為子模塊功能區(qū)；中間為信息提示區(qū)，右側(cè)為導(dǎo)航欄。右上方（圖中紫色區(qū)域）為功能界面選擇區(qū)，由于切換各種辦公主界面。點擊功能界面選擇區(qū)的“工作流程”，進(jìn)入到工作流程辦公界面（辦公流程的定義及使用方法，請見4.工作流程），如圖2-4。圖2-4工作流程界面

相應(yīng)的，點擊功能界面選擇區(qū)的“信息中心”，進(jìn)入到公司信息中心界面；點擊“內(nèi)部辦公”則進(jìn)入內(nèi)部辦公界面。

4：系統(tǒng)功能詳解

進(jìn)入個人平臺辦公界面，此界面的主要功能是個人日常辦公信息處理和各種功能導(dǎo)航。其中左側(cè)子模塊功能區(qū)包括郵件系統(tǒng)、日程安排、通訊錄、萬年歷、個性管理等模塊，以下做詳細(xì)說明。（1）電子郵件系統(tǒng)：通過電子郵件系統(tǒng)可以向公司人員發(fā)送相關(guān)文件及附件發(fā)郵件：當(dāng)您需要給別人發(fā)送郵件時，您可以單擊左導(dǎo)航中的“郵件系統(tǒng)---寫郵件（左邊粉紅色區(qū)域）”，如圖2-5所示，如普通的電子郵箱一樣，此郵箱可以上傳附件（圖2-5中下部黑色區(qū)域），一次最多可以上傳10M左右的附件。此外，本郵箱還可以直接通過各種OFFICE文檔的形式進(jìn)行編輯，如需使用EXCEL文檔時，點擊“EXCEL文檔”（圖2-5上部綠色區(qū)域），如圖2-6如要發(fā)送郵件，點擊右下角的“立即發(fā)送”，即可彈出目標(biāo)人員選擇框，如圖2-7圖2-7郵件發(fā)送選擇人員時，可選中某一人員，雙擊，此時人名從“未選擇用戶”移到“已選擇用戶”，表示選中；如果選擇人員較多時，可按住CTRL鍵，選擇相關(guān)人員，再按“>>>”鍵，則所有選中的人員均被選中。此時，點擊“立即發(fā)送”即可發(fā)送成功。

查看郵件，未查看過的郵件可以從郵件系統(tǒng)的“新郵件”中查閱，查閱過的郵件可在“收件箱”中找到，這很類似普通的電子郵箱，這里不做復(fù)述。

在發(fā)件箱中，有一個選項“查看”，點擊查看可以看到自己發(fā)送的郵件的閱讀情況，如圖2-8圖2-8郵件發(fā)送情況2：日程安排

有沒有這樣的時候，早早安排好的事情，到了眼前卻忘了做，或者做著做著卻走了樣；有時，突然的一陣靈感駕臨眼前，卻隨著時間流逝而消逝了。這樣的時候，你需要一個定時提醒的日程表來提醒、規(guī)范自己的工作?！叭粘贪才拧边@個模塊，就給大家提供了這樣的功能。它的使用十分簡單，如圖2-9，點擊“日程安排”按鈕，進(jìn)入日程安排定制界面圖2-9日程安排點擊日歷的“+”進(jìn)入編輯界面，在此界面中設(shè)定提醒事項及提醒時間，點擊確定保存。

當(dāng)日期為設(shè)定日期后，該系統(tǒng)將會提醒，如圖2-10。點擊后，將彈出本日具體的提醒事項。圖2-10（3）通訊錄

在ＯＡ系統(tǒng)中，有兩處地方可以查到公司員工的通訊錄：第一處，在個人平臺－通訊錄目錄下，在公共通訊錄中，可以按照部門查閱員工聯(lián)系方式，在個人通訊錄中，員工可以把自己所需的一些聯(lián)系電話，保存在這個欄目中。第二處，在信息中心－知識管理－公司通知中最新公司通訊錄將隨時更新，員工可以到此處下載通訊錄的電子版，如圖2-11。如圖2-11公司通訊錄（4）個性管理

個人平臺中的個性管理欄目主要用于OA個人設(shè)置，包括OA帳戶密碼設(shè)置（修改密碼），個人檔案設(shè)置（用于設(shè)置個人基本信息等）。使用起來比較簡單，這里就不多做介紹了。

由于OA中可能包含許多公司和個人信息，公司要求，員工本人的密碼要超過6位，請新員工盡快修改密碼。（5）

導(dǎo)航欄導(dǎo)航欄在個人平臺界面的右上方，包括公文流轉(zhuǎn)、會議通知、今日日程、任務(wù)管理有郵件系統(tǒng)五個欄目，如果該欄目后綴為紅色數(shù)字如：郵件系統(tǒng)（5），意為有5封新郵件還沒有閱讀，當(dāng)點擊此數(shù)字時，將進(jìn)入新郵件欄目。以此類推，諸如新的流程，新的日程等等。（看參加圖2-10）

2.信息中心，在頁面右上角點擊“信息中心”進(jìn)入信息中心，信息中心主要用于發(fā)布公司通知、公司制度以及部門信息等，此外，公司還會根據(jù)實際需要，在此界面上，設(shè)置新的欄目，如：薪酬體系實施等等。員工可以通過在個人平臺的訂閱欄目（個性管理-信息訂閱）來及時閱讀最新的通知、制度等（參加圖2-3）。一般可設(shè)定為公司通知，公司制度以及本部門的發(fā)布信息，如圖2-12。在部門發(fā)布這個欄目里，各部門包括兩個部分內(nèi)部外部，“內(nèi)部”是指僅本部門員工可以查看的信息組，“外部”是所有部門人員均可以查閱的信息組。如圖2-13圖2-12信息欄目訂閱在信息中心欄目中，還有內(nèi)部論壇、內(nèi)部下載等分欄目。3.內(nèi)部辦公

點擊右上角的“內(nèi)部辦公”，進(jìn)入內(nèi)部辦公界面。內(nèi)部辦公界面現(xiàn)在尚處于開發(fā)階段，在這個界面里，根據(jù)各部門員工可工作的性質(zhì)、要求，會提供相應(yīng)的辦公模塊，比如現(xiàn)在已經(jīng)初步開發(fā)的“資產(chǎn)管理模塊”，主要針對行政部辦公資產(chǎn)的整理；“人事模塊”用于人事部管理員工檔案、獎懲、調(diào)動等等。簡單點說，內(nèi)部辦公這個平臺可以較好的把OA辦公系統(tǒng)與企業(yè)資源管理（ERP）結(jié)合在一起。4.工作流程工作流程這個模塊，是由大舜自己通過定制工具開發(fā)出的，是公司辦公的一大特色

（1）什么是流程。在一些例行工作中，員工的操作都是有制度、程序可循的。比如說請假，公司有《考勤休假制度》，上面明確規(guī)定了請假的程序和審批的權(quán)限：請假有請假人申請，經(jīng)審批同意后，方可實施請假，請假后銷假，人事備案；審批的權(quán)限為，請假1天以內(nèi)由部門經(jīng)理批準(zhǔn)；1---3天（含）由部門經(jīng)理審核，人力資源部經(jīng)理審批；3天以上由部門經(jīng)理、人力資源部經(jīng)理審核，報總經(jīng)理審批。如果按照過去使用請假單的舊模式，一個人請假審批要經(jīng)過兩三個部門經(jīng)理的簽批，回來后要銷假，請假單備案，但有事因為事情急或者對程序不了解，造成這樣或那樣的疏漏，為企業(yè)正常的個＼幫工帶來了一定的影響。現(xiàn)在如果使用流程，流程會自動指定辦理的環(huán)節(jié)，明確所需的要素，設(shè)定好辦理時間，即使剛來公司不久的新人也能按部就班的掌握和執(zhí)行公司的各項制度和程序。所以我們可以把ＯＡ流程這樣定義：通過OA系統(tǒng)，用以規(guī)范員工工作、辦公程序、標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)作、審批系統(tǒng)。（·2）流程使用介紹流程界面介紹

點擊右上角的“工作流程”，進(jìn)入工作流程辦公界面，見圖2-14圖2-14工作流程界面在圖2-14中，頁面左側(cè)為功能欄目區(qū)，上部幾個下拉框為管理導(dǎo)航區(qū)，下部為具體流程處理區(qū)域。功能欄目區(qū)中，有幾個概念需要解釋清楚，分別是“待辦工作、已辦工作、完成工作”，待辦工作：在某一流程中，當(dāng)前的環(huán)節(jié)需要本人處理，則此時該流程對于自己來說就是待辦工作。已辦工作：當(dāng)你將這個環(huán)節(jié)處理完畢，把流程發(fā)送到下一個處理人后，那么這個流程對于你來說已經(jīng)處理完畢了，這就是已辦工作。完成工作：當(dāng)一個流程發(fā)到最后一個處理人處，這個流程就結(jié)束了，這個流程不會再是任何一個人的待辦工作或已辦工作。過去所有處理的流程均會在完成工作中結(jié)束。工作中，我們要經(jīng)常注意有無待辦工作，如果有應(yīng)盡快處理完畢。通過管理導(dǎo)航可以根據(jù)流程種類、辦理日期以及發(fā)起部門較快速的查詢具體流程，這在有大量流程的情況下，比較有用。新建流程要使用一個流程，首先就要新建流程，新建流程需按一下步驟創(chuàng)立：工作流程---流程管理---（流程類別）---具體流程，以建立“一天內(nèi)的請假、換休流程”為例，其創(chuàng)建步驟為：工作流程---流程管理---申請流程---人事---一天內(nèi)的請假、換休流程，如圖2-15，圖2-15新建流程

一點擊對應(yīng)圖標(biāo)，進(jìn)入流程新建界面。如圖2-16，圖2-16新建流程二在圖2-16中，所見到的幾個流程，是指該類型流程中，尚在流轉(zhuǎn)中的流程，可點擊查閱，但不能做任何操作（流程的發(fā)送框呈灰色，無法操作）。

點擊“新建”則會新建流程，開始某一個流程的使用。

當(dāng)你發(fā)送了一個流程，但發(fā)現(xiàn)流程發(fā)錯了，這個時候你可以使用“回收”功能，對原流程實施回收，取消上一次流程發(fā)送。

操作的辦法是，選中某一流程最左邊的小框，點擊“回收”即可。

但“回收”功能有一定的限制，當(dāng)下一個處理人員處理了流程之后，回收功能將失去作用。流程處理

ⅰ處理單新建流程后，進(jìn)入流程，以“工作聯(lián)系”這個流程為例，如圖2-17圖2-17流程進(jìn)入界面（處理單）進(jìn)入界面后，看到是“處理單”界面，黑色橫線以上是表頭，標(biāo)明流程的基本信息，有流程發(fā)起者填寫。其中標(biāo)題一欄尤為重要，一般需包括工作內(nèi)容、時間、主要人員等內(nèi)容，每一個流程的標(biāo)題，都有一個范例，可以根據(jù)范例填寫。

如果操作框上有一個這樣的標(biāo)記，代表此環(huán)節(jié)（操作框）需要你進(jìn)行處理。點擊“批示”，彈出批示框，進(jìn)行審批，審批完成后，點擊批示框的“√”，即可保存，并自動關(guān)閉。

ⅱ正文點擊“正文”欄，進(jìn)入正文界面，如圖2-19圖2-19流程正文界面這是一個純正的WORD界面，可以使用所有的ＷＯＲＤ功能，在一些流程中（如：工作日志、績效考核流程），正文包含一些表格，流程處理人員能在正文中處理各種公文，并且此頁面有筆記留痕的功能，可以通過字體顏色，區(qū)分是由誰操作的。

在正文頁面中，也可以通過導(dǎo)入其他WORD文檔，來覆蓋當(dāng)前頁面，操作方法是：點擊左上角的“導(dǎo)入文檔”，瀏覽選擇目標(biāo)文檔，點擊“打開”，即可覆蓋。ⅲ

附件在流程中經(jīng)常要有一些諸如EXCEL表、圖片的資料，作為審批的參考依據(jù)，可通過“附件”，上傳資料。點擊流程頁面左上方的“附件”按鈕，進(jìn)入附件頁面。其上傳方法與傳統(tǒng)的Email郵箱類似，這你就不再復(fù)述了，如圖2-20圖2-20上傳附件ⅳ流程描述

點擊“流程描述”進(jìn)入相應(yīng)界面，如果想了解流程的步驟環(huán)節(jié)設(shè)置，請點擊“流程描述”，將會有流程圖描述整個流程的流轉(zhuǎn)步驟，如圖2-21.圖2-21流程描述ⅴ流轉(zhuǎn)查閱

在流轉(zhuǎn)查閱頁面，處理過這個流程的人員均可以查閱流程的流轉(zhuǎn)情況（見圖2-22），藍(lán)色為發(fā)起人，白色為正常處理環(huán)節(jié)，綠色為退件（意為此環(huán)節(jié)退回至上環(huán)節(jié)），紅色為現(xiàn)需要處理公文人員。圖2-22流轉(zhuǎn)查閱

ⅵ流程屬性設(shè)置

想發(fā)送流程還差一個設(shè)置才能發(fā)送，時間設(shè)置。點擊“流程屬性設(shè)置”，進(jìn)入相應(yīng)界面。在這個界面中選擇這個流程的開始時間和預(yù)計結(jié)束時間，而這個時間也將會被系統(tǒng)認(rèn)為相應(yīng)的處理時間，在設(shè)定時間內(nèi)，系統(tǒng)視為“正常”，一旦超出這個時間，則被視為逾期。請見圖2-23，

ⅶ關(guān)聯(lián)流程

各流程之間也可以通過關(guān)聯(lián)流程的方式互相聯(lián)系。比如說，策劃部經(jīng)理處理了一個流程，認(rèn)為該流程應(yīng)向上級反應(yīng)，但該流程上級無法處理，策劃部經(jīng)理可以通過新建相關(guān)流程“工作聯(lián)系”，發(fā)送給相應(yīng)的上級審批。方法為：點擊流程界面中上部的“新建相關(guān)流程”，打開新建界面，選擇相應(yīng)的相關(guān)流程，點擊確定，即可進(jìn)入新建流程了，如圖2-23，圖2-23建立相關(guān)流程新建的相關(guān)流程使用方法與一般流程使用方法一致。

通過這種方式可以在新建的相關(guān)流程中查閱連接的流程，查閱