換屆大會(huì)策劃書(shū)

武漢輕工大學(xué)青年志愿者協(xié)會(huì)武漢輕工大學(xué)青年志愿者協(xié)會(huì)奉獻(xiàn)友愛(ài)互助進(jìn)步2017-2018武漢輕工大學(xué)青年志愿者協(xié)會(huì)表彰暨換屆大會(huì)活動(dòng)主辦方：共青團(tuán)武漢輕工大學(xué)委員會(huì)活動(dòng)承辦方：武漢輕工大學(xué)青年志愿者協(xié)會(huì)二0一七年十月十三日目錄TOC\o"1-5"\h\z一、大會(huì)背景3二、大會(huì)目的3三、大會(huì)主辦方4四、大會(huì)時(shí)間4五、大會(huì)地點(diǎn)4六、參會(huì)人員4七、大會(huì)前期準(zhǔn)備4八、大會(huì)流程7九、大會(huì)后期工作7十、注意事項(xiàng)8十一、經(jīng)費(fèi)預(yù)算9一、大會(huì)背景光陰似箭，時(shí)光飛逝，武漢輕工大學(xué)青年志愿者協(xié)會(huì)在過(guò)去的一學(xué)年里蓬勃發(fā)展，不斷超越，在校團(tuán)委指導(dǎo)下成功舉辦了義務(wù)獻(xiàn)血、失物招領(lǐng)、十二五志愿者日等活動(dòng)，為周邊社區(qū)提供志愿服務(wù)，并參與了2016安利紐崔萊健康跑暨園博園燃動(dòng)嘉年華、第十屆中國(guó)（武漢）園博會(huì)志愿者展示活動(dòng)、第二屆海峽兩岸青年大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)邀請(qǐng)大賽等志愿服務(wù)工作，豐富了我校大學(xué)生的生活，展現(xiàn)了我校志愿者的風(fēng)采。新的學(xué)年，協(xié)會(huì)再一次涌入了一批優(yōu)秀的新鮮血液，為了充分發(fā)揮這支新隊(duì)伍的能力，整合力量，再創(chuàng)輝煌，新一屆協(xié)會(huì)干部將秉持著他們的責(zé)任感和榮譽(yù)感，繼續(xù)秉承“奉獻(xiàn)、友愛(ài)、互助、進(jìn)步”的志愿者精神，打造出一支團(tuán)結(jié)，高效，更具活力的志愿者隊(duì)伍，讓優(yōu)秀的志愿精神薪火相傳。二、大會(huì)目的.對(duì)協(xié)會(huì)上一屆優(yōu)秀的成員進(jìn)行表彰，讓協(xié)會(huì)新成員有為之奮斗的目標(biāo)和榜樣。.讓新成員們更加全面的了解校青協(xié)的工作章程及其以下各個(gè)部門(mén)的工作職能，進(jìn)一步加強(qiáng)協(xié)會(huì)的組織管理。.團(tuán)結(jié)協(xié)會(huì)上下成員，增強(qiáng)協(xié)會(huì)各成員的自豪感和榮譽(yù)感。.激勵(lì)協(xié)會(huì)新干事積極參加各種志愿活動(dòng)，奉獻(xiàn)自己的愛(ài)心。三、大會(huì)主辦方：共青團(tuán)武漢輕工大學(xué)委員會(huì)大會(huì)承辦方：武漢輕工大學(xué)青年志愿者協(xié)會(huì)四、大會(huì)時(shí)間:2017年10月21日18：30—19:50五、大會(huì)地點(diǎn)：武漢輕工大學(xué)常青校區(qū)科學(xué)報(bào)告廳六、參會(huì)人員：主持人：熊雅婷特邀嘉賓：李鑫書(shū)記校學(xué)生會(huì)主席校社聯(lián)主席?？苿?chuàng)主席校青媒主席各院系青協(xié)會(huì)長(zhǎng)表彰對(duì)象：2016-2017屆主席團(tuán)及部長(zhǎng)們大會(huì)對(duì)象：2017-2018屆校青協(xié)全體成員七、大會(huì)前期準(zhǔn)備（一）邀請(qǐng)嘉賓（負(fù)責(zé)人：洪子斐）由秘書(shū)長(zhǎng)向全體嘉賓發(fā)送電子邀請(qǐng)函，向書(shū)記、其他校級(jí)組織負(fù)責(zé)人、第十二屆主席團(tuán)發(fā)送邀請(qǐng)短信，并負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)踐部向各個(gè)院系青協(xié)會(huì)長(zhǎng)發(fā)送邀請(qǐng)短信，以及各部門(mén)部長(zhǎng)向原部長(zhǎng)發(fā)送電子邀請(qǐng)函及邀請(qǐng)短信。（電子邀請(qǐng)函由媒體推廣部制作，短信模板來(lái)自秘書(shū)處。）（二）各部門(mén)安排：1.秘書(shū)處（負(fù)責(zé)人：孫廷輝）：（1）提前擬定邀請(qǐng)短信模板。（2）提前準(zhǔn)備好簽到表，主要干部名單，表彰人員名單等大會(huì)所需表格。（3）通知各部門(mén)成員出席大會(huì)（提前15分鐘到場(chǎng)簽到）。（4）負(fù)責(zé)寫(xiě)主持稿（主持稿需要審核）。（5）安排禮儀人員4名，道路指引人員4名，簽到處人員3名。（6）安排大會(huì)的催場(chǎng)工作，保證大會(huì)的緊湊和有效進(jìn)行。（7）提醒禮儀人員、主持人及負(fù)責(zé)簽到的秘書(shū)處成員等重要人員提前40分鐘到場(chǎng)準(zhǔn)備。.財(cái)務(wù)部（負(fù)責(zé)人：陳華博）：（1）準(zhǔn)備嘉賓所需的63瓶礦泉水、馬甲8件、帽子8個(gè)和4套禮儀服裝。（2）準(zhǔn)備聘書(shū)46本并帶到大會(huì)現(xiàn)場(chǎng)。（3）準(zhǔn)備書(shū)記名牌（立牌），制作嘉賓名單并打印出來(lái)，裁剪好交給生活部。（4）負(fù)責(zé)打印各部門(mén)制作的表格。（5）準(zhǔn)備音響和話(huà)筒，避免科報(bào)設(shè)備臨時(shí)有問(wèn)題。.實(shí)踐部（負(fù)責(zé)人：姚晨旭）：提前兩天向各院系青協(xié)會(huì)長(zhǎng)發(fā)送邀請(qǐng)短信。.外聯(lián)部（負(fù)責(zé)人：毛建新）：提前做好所需場(chǎng)地的借用申請(qǐng)工作。.媒體推廣部（負(fù)責(zé)人：吳雨澤）：（1）制作嘉賓電子邀請(qǐng)函。（2）制作全體志愿者名單紅榜。（3）制作此次換屆大會(huì)的流程PPT及暖場(chǎng)視頻，提前準(zhǔn)備好大會(huì)所需音樂(lè)。（4）負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)PPT和音樂(lè)的播放，拍照工作，并管理現(xiàn)場(chǎng)音響設(shè)備。（5）微博、微信、QQ都需要對(duì)此次換屆大會(huì)預(yù)熱，提前準(zhǔn)備好相關(guān)內(nèi)容。（6）換屆大會(huì)結(jié)束當(dāng)天發(fā)布微博、QQ及微信的實(shí)時(shí)報(bào)道。公示主要干部名單的動(dòng)態(tài)可以第二天發(fā)。.生活部（負(fù)責(zé)人：熊翊周）：（1）提前做好會(huì)場(chǎng)布置和座位安排。（2）安排人員引導(dǎo)各部門(mén)同學(xué)就坐。（3）安排人員負(fù)責(zé)維持現(xiàn)場(chǎng)秩序。安排人員將嘉賓名單黏貼在對(duì)應(yīng)位置方便嘉賓找到自己座位。大會(huì)流程18:30-18:35主持人介紹大會(huì)情況及到場(chǎng)嘉賓（5min）18:35-18:452016—2017屆會(huì)長(zhǎng)劉佛志做工作總結(jié)（10min）18:45-18:50由主持人宣讀表彰人員名單（5min）18:50-19:00李鑫書(shū)記為上屆部長(zhǎng)及主席團(tuán)頒發(fā)證書(shū)（10min）19:00-19:06優(yōu)秀志愿者（潘子玥、張康）依次上臺(tái)發(fā)言（6由皿）19:06-19:11第十三屆秘書(shū)長(zhǎng)宣讀武漢輕工大學(xué)青年志愿者協(xié)會(huì)主要干部名單（5min）19:11-19:15第十二屆會(huì)長(zhǎng)為第十三屆主席團(tuán)授旗（4min）19:15-19:25第十三屆會(huì)長(zhǎng)做工作計(jì)劃（10min）19:25-19:30主持人帶領(lǐng)全體志愿者宣誓（5min）19:30-19:45書(shū)記做總結(jié)講話(huà)（15min）19:45-19:50主持人宣布會(huì)議結(jié)束，全體志愿者齊唱會(huì)歌（5min）大會(huì)后期工作.大會(huì)結(jié)束后安排人員打掃清理會(huì)場(chǎng)。.秘書(shū)處制作第十三屆武漢輕工大學(xué)青年志愿者協(xié)會(huì)人員名單以及通訊錄，而后下發(fā)到各個(gè)部門(mén)。.媒體推廣部負(fù)責(zé)做好第十三屆武漢輕工大學(xué)青年志愿者協(xié)會(huì)干部人員名單，并張貼到學(xué)校食堂門(mén)口進(jìn)行公示。十、注意事項(xiàng).優(yōu)秀志愿者發(fā)言人提前準(zhǔn)備好發(fā)言稿并交給分管主席審核。.各部門(mén)提前通知新干事學(xué)習(xí)會(huì)歌《愛(ài)因?yàn)樵谛闹小贰?如果當(dāng)天氣候不佳，需提前提醒與會(huì)人員帶傘，負(fù)責(zé)人及各部長(zhǎng)多準(zhǔn)備些備用傘，并提醒入座人員合理放置滴水的雨傘。.所有部長(zhǎng)級(jí)及以上干部必須穿正裝出席，帶上工作證。.大會(huì)期間各部長(zhǎng)負(fù)責(zé)好本部門(mén)干事的紀(jì)律，嚴(yán)禁攜帶零食等食物入場(chǎng)（飲料可帶入）大會(huì)前檢查話(huà)筒音量，大會(huì)過(guò)程中媒體推廣部做好視頻、音樂(lè)、PPT的播放工作。.大會(huì)結(jié)束后安排人員進(jìn)行場(chǎng)地衛(wèi)生檢查工作。.若發(fā)生特殊情況需干事請(qǐng)示部長(zhǎng)，部長(zhǎng)請(qǐng)示主席團(tuán)，根據(jù)具