咨詢報告的寫法(doc頁)

正確地撰寫報告在咨詢工作中，書面溝通能夠填補口頭的不足。而在某些狀況下，書面報告會成為主要的或獨一的溝通渠道。報告除了歸納和傳達信息、激勵客戶采納行動以外，對客戶還擁有其余重要的作用，報告的質(zhì)量和說明在很大程度上決定著咨詢師在履行咨詢?nèi)蝿者^程中的影響報告還影響咨詢師的總的信用。當咨詢師和客戶個人之間的交往遇到限制時（比方，客戶從好幾個咨詢師那邊獲得不一樣的書面報告而從中擇一時），報告的說服力就成為報告至關重要的作用。一份優(yōu)秀的咨詢報告應達到以下三個基本標準：·第一，要友善面對讀者，針對客戶的背景、需乞降喜好，選擇報告的構造、文體、術語、論點以及其余特色。最根本的問題是："什么樣的報告能最好地服務于客戶，并易于客戶閱讀并理解"，而不是"我們企業(yè)愿意出具什么樣的報告？"自然，在大部分情況下，客戶對報告并無什么特別的偏好，而是讓咨詢師替他們選擇。只管這樣，仍是要征采他們的建議，直接和客戶議論報告是會有很大的幫助的。·第二，報告應便于咨詢師撰寫。便于撰寫的文章才便于閱讀。何況，這樣做能夠為客戶節(jié)儉時間和花費。由于客戶要為咨詢師撰寫報告所花銷的時間支付費用，并且要花銷自己的時間來研究報告。在極端的狀況下，一份撰寫得很不好的報告會使客戶心煩起到適得其反的作用。·第三，也是最重要的，每一份報告的目的都是為了傳達特定的信息。在撰寫報告前，需要明確這一信息（或目的）。這樣做有助于確立報告的構造，選擇合適的文體，并針對要向客戶傳達的這一信息，組織論據(jù)的事實和信息。做為自檢，能夠經(jīng)過以下問題來檢查要撰寫的報告的必需性和目的為何這份報告是必需的？它想表達什么內(nèi)容？怎樣達到這一目的？有沒有達到這一目的的更好的方法？機遇成熟了嗎？誰會是這份報告的讀者？誰會是這份報告的使用者？在試寫報告的開場白時，能夠采納這樣的開頭："本報告的目的是"。假如達成這個句子有任何困難，說明寫這份報告的必需性有待商議。從上一次報告到此刻的時間間隔長短其實不重要，重要的是咨詢?nèi)蝿赵诖诉^程中獲得的滿意進展，并且也為客戶所了解，即便是在依據(jù)咨詢合同規(guī)定，非提交報告不行時，也應當先考慮上述問題，環(huán)境可能已發(fā)生變化，先前定的時間表或許不再適合，或許根本不再需要這樣一份報告了，等等。原則上，除了直接證明結論或工作所產(chǎn)生的文件的信息外，咨詢報告不該重復從客戶那邊獲得的或早為客戶熟知的信息及相關背景狀況的一般信息。信息的精髓在于新聞。所以，報告的信息內(nèi)容應包括：咨詢師第一發(fā)現(xiàn)的事實；對已知事實重要性的新發(fā)現(xiàn)；新發(fā)現(xiàn)的已知成效和迄今未知原由之間的聯(lián)系；客戶存在問題的解決方法及方法的正確性；向客戶表示他/她需要采納行動的狀況以及其余能惹起客戶注意的任何狀況。報告的構造應當依據(jù)報告的性質(zhì)和目的以及希望獲得的反應，對內(nèi)容進行"最正確次序"的編排。做到這一點可能不簡單。作者可能希望能夠?qū)φ麄€咨詢?nèi)蝿找约白稍冃〗M的整個剖析思慮過程，賜予全面的描繪，但客戶則更急于認識將為業(yè)務帶來可見改進的結果和建議。只管作者希望讀者能重新讀到尾，但誰也沒法保證這一點，這也是書面溝通的一個缺點。報告擁有說服力就需要一個理性的推理累積過程而讀者卻不肯意重復這一過程。解決的方法是在報告的開頭最好有一個吸引人的概要，概要主要描繪報告的總旨及要點信息。這樣大部分工作忙碌的高級管理成員，即便不會逐章閱讀，也能夠經(jīng)過閱讀概要來認識報告的構造和主要結論。再依據(jù)高級管理人員的歸納，他們會選擇更為認真地看一下報告的某些部分。內(nèi)容目錄也很重要（十分簡潔的報告除外）；遺憾的是好多報告恰好缺乏這一項。內(nèi)容目錄最好是放在報告的最開始，即開頭是內(nèi)容簡介、序言、概要或任何其余章節(jié)。這樣做可能有助于在獨自的紙張或卡片上編寫標題和內(nèi)容綱要。而后可對這些卡片作出妥當?shù)姆诸?，以便制定綱要和起草報告。對大標題、小標題等采納一套正規(guī)的數(shù)字和/或字母系統(tǒng)，有助于將報告的本文整理成符合邏輯的構造。每個數(shù)字后的文字能夠用不一樣的格式打印。能夠應用十進制方式，如：1、大標題1.1小標題次小標題。或許用數(shù)字和字母方式，如：、大標題1、小標題A、次小標題（1）列舉項目（2）列舉項目這類方式的長處在于，它能夠使作者考慮到問題的輕重緩急，確立哪些題目其實是其余題目的小節(jié)，它能夠促使報告構造更有條理性，并可提出合理的布局，防止重復。比如，一份報告包含三個方面：采買、儲藏和生產(chǎn)，對此作出的三個方面的說明：檢查結果、做出結論和提出建議。下邊的三種布局哪一種最好呢？1、檢查1.采買1.采買1.1采買1.1檢查1.1檢查1.2儲藏1.2結論1.2結論1.3生產(chǎn)1.3建議2.結論2.儲藏2.儲藏2.1采買2.1檢查2.1檢查2.2儲藏2.2結論2.2結論2.3生產(chǎn)2.3建議3、建議3.生產(chǎn)3.生產(chǎn)3.1采買3.1檢查3.1檢查3.2儲藏3.2結論3.2結論3.3生產(chǎn)3.3建議4.建議4.1采買4.2儲藏4.3生產(chǎn)關于任一特其余報告，這些布局中總有一種是最簡單易行的，但是假如"檢查"對客戶沒有什么新東西，那也無需對它們化力氣了。"結論"往常會直接致使"建議"，甚至可能整個報告只要依據(jù)上述第三欄第4項的格式編寫，建議自己要寫得使檢查和結論更為清楚了。咨詢報告不一樣于研究論文，它所表達的內(nèi)容是為了激發(fā)和指引行動。每件事情都有輕重緩急、重要程度、利害和目的；整理的方案有助于把上述諸點分選出來。附錄有助于把一份報告中的詳盡說明、清單、表格、圖表、圖解等抽出來，把它們放在報告中會打破閱讀的連接性，并且在版面上也難于安排。報告的正文應便于閱讀，便于對歸納性資料作迅速的查閱，附錄能對報告中的某些項目作出增補。假如讀者碰到幾頁密密層層的數(shù)字表格，就不利于他們閱讀報告。但小表格或圖解，則無礙。它們有助于打破報告的單一性，傳達有選擇的或整體性的信息，應在正文中予以保存。舉例來說，假如一份報告包含辦公系統(tǒng)的詳盡說明，這類狀況幾乎注定要入在附錄里面。這樣，在不損壞報告保密性的前提下，附錄在此后能夠作為客戶經(jīng)過操作手冊的一部分。在咨詢?nèi)蝿盏淖詈髨蟾嬷校貏e要對相關人員表示感謝，這里面也需要某些技巧。如若一一列舉姓名，就必定不要有遺漏，由于每一個賜予真摯幫助的人都希望在名單中看到自己的名字，與此同時，假如在名單中包含了某位與其說是幫助不如說是阻礙了工作的人的名字，那就有可能在四周的人中產(chǎn)生各樣復雜的想法，如果名單太長，則最好拿掉它并采納致以一般謝意，加上說明："要逐個提到每一個人的名字是不行能的"。撰寫報告高級管理人員那邊的報告聚積成山，他們厭煩寫得冗長和粗拙的報告。所以，遵守某些原則是有利的。寫報告簡潔簡要的原則⒈把報告寫得盡可能短些。⒉要考慮讀者的經(jīng)歷和經(jīng)驗。⒊寫報告是為了說明問題，而不是為了嘩眾取虎。⒋行文自然，成效最好的風格應是文體流利，而不是裝腔作勢。⒌句子要短；句子長短能夠不一，但均勻要在二十個字左右。⒍防止復雜的句子，并且要精心采納長短詞語。⒎選擇常用的文字，防止使用冷清或繞彎的文字。⒏除非必定讀者的確熟習，或許你自己深知其含義，不然應防止技術行話。⒐防止使用給人造成存心把文章拉長的空話。⒑運用的語言應使讀者很簡單想到所言之物。比如，起重機就該叫作起重機，不要叫"一個能提起東西的設施"⒒用動詞表達行動，用主動語態(tài)表達力度，運用被動語態(tài)變換風格。⒓要使報告的每一件事情都吻合主旨。⒔要使報告包含主旨所需要的全部看法。⒕保持文體均勻--要依據(jù)每件事項的重要性分派篇幅的要點。⒖保持"語氣"嚴肅，合適于表達嚴肅主題，不要讓讀者從字里行間領會到話中有話；假如你這樣做，就有可能受制于讀者的想象力。⒗在使用數(shù)字時要當心：數(shù)字自己常常就引人注意，要決定何時采納絕對值比百分比和比率更重要，何時百分比又比絕對值更存心義。引用其余根源的數(shù)字時，必定要正確；做估量時，要考慮其靠譜程度和說得過去。⒘假如引用其余文件，要列出切實和完好的出處。看作者時間豐裕時，不如把達成的草稿放置一、二天，而后再讀，就更簡單看到全部的錯誤地方并加以修正，作者感覺沒問題了，還應當再讓他人讀一讀，履行咨詢師起草的報告，往常要請項目經(jīng)理或看管人第一閱讀。在一般狀況下，他能發(fā)現(xiàn)一些問題，而這些問題是缺乏經(jīng)驗的咨詢師素來不會思疑的。但是，這一點也有某些缺點：任何報告老是能夠不停加以改正的，總想使它"盡如人意"是難以以繼的。好像大部分的事情同樣，這里也有減少回報的要點點。撰寫報告過程中，咨詢師可能會發(fā)現(xiàn)最先選擇的報告綱要其實不是最好的，這個時候就沒必需去堅持不隨手的綱要，但是，假如先前的綱要是經(jīng)過客戶認同的，為防止可能的誤會，則應再次征得客戶對改正后綱要的認同。假如報告是由風格迥異的不一樣作者集體達成的，要預先為最后的編寫工作做準備。保持文體風格、布局、術語、章節(jié)長短等方面的連接性和一致性是優(yōu)秀的報告全部的重要特色。報告的打印報告應當從各方面看都出自專家里手。它的封面和裝訂應當給人一個美麗但不豪華的印象。里面，文字排版牟取應為裝訂和讀者做旁注留夠充分的空白頁邊。用激光打印機或近似設施打印出的報告應是無可挑剔的，不該有不該有的標志或變動。全部的圖形、表格、圖解都應當正確繪制，在各方面吻合打印稿的標準。每個咨詢企業(yè)或許都有自己的標準格式，這不只便于劃分同時便于報告資料在圖書室的歸檔和管理。不只封面，報告的內(nèi)容部分對章節(jié)、小章節(jié)等也有布局標準。在和某一特定報告的目的和實質(zhì)不矛盾的前提下，能夠沿用。供復制的最后稿應讓秘書/打字員毫無困難地正確辨別。作者應不該怕麻煩依據(jù)最后版