物業(yè)管理檔案制度

物業(yè)管理檔案制度一、檔案資料管理1、檔案的建立我們將按工程技術(shù)、設(shè)備管理檔案和日常管理檔案三部分進(jìn)行檔案的建立和集中管理。1）收集：從承接開始的所有工種技術(shù)、維修、改造資料，業(yè)主資料、證件、裝修申報(bào)表。2）整理分類①產(chǎn)權(quán)資料A項(xiàng)目批準(zhǔn)文件B用地批準(zhǔn)文件C建筑執(zhí)照D拆遷安置資料②技術(shù)資料A規(guī)劃圖B竣工總平面圖C單位建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖D地下管網(wǎng)竣工圖E地質(zhì)勘查報(bào)告FH程合同及開、竣工報(bào)告GH程預(yù)、決算H圖紙會(huì)審記錄I工程設(shè)備變更通知及技術(shù)核定單J隱蔽工程驗(yàn)收憑證K沉降觀察記錄L竣工驗(yàn)收說明書M鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書N新材料、構(gòu)配件的鑒定、合格證書O水泥、采暖、空調(diào)、消防、衛(wèi)生器具、電梯等檢驗(yàn)合同證書P砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告Q供水、供暖的試壓報(bào)告R綠化工程竣工圖日常管理檔案，包括：公司大型活動(dòng)檔案、重大事件記錄、顧客意見征詢調(diào)查表、服務(wù)質(zhì)量回訪表、顧客投訴記錄及處理情況、員工檔案、員工調(diào)入/調(diào)出記錄、用戶特殊要求記錄、裝修及維修檔案、財(cái)務(wù)檔案等等。2、檔案的管理原則：安全、完整、保密、方便1）配備專業(yè)的檔案管理用具：電腦、光盤刻錄機(jī)、檔案柜等；2）專人兼管，由管理處辦公室文秘專人管理；3）借閱檔案資料時(shí)，必須經(jīng)專職管理人員同意后，方可借閱，并辦妥借閱手續(xù)。借閱完畢，及時(shí)歸還，并辦理還檔手續(xù)；4）檔案原則上不允許外借（上級(jí)房管部門調(diào)閱除外），因特殊需要，經(jīng)管理處項(xiàng)目主任同意后方可外借;5）將檔案的收集和管理工作納入部門考核范圍。二、工作檔案建立1、目的規(guī)范公司項(xiàng)目承接工作程序，確保項(xiàng)目承接工作得到有效控制，保證各項(xiàng)物業(yè)管理工作順利進(jìn)行。2、職責(zé)1）公司簽訂項(xiàng)目委托管理合同后，公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)指定公司主管領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門負(fù)責(zé)人及專業(yè)的工程技術(shù)人員組成項(xiàng)目承接驗(yàn)收小組。2）驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)對(duì)本公司所承接的物業(yè)進(jìn)行各項(xiàng)驗(yàn)收并向公司各部門辦理移交工作。3）物業(yè)管理部為項(xiàng)目承接過程的歸管理部門，編制樓宇驗(yàn)收計(jì)劃，組織實(shí)施驗(yàn)收，負(fù)責(zé)保存各種資料和記錄。4）新成立管理處組織物業(yè)管理工作的開展。三、記錄控制程序1、目的本程序規(guī)定了記錄的標(biāo)識(shí)、收集、編目、借閱、歸檔、保管和處理的職責(zé)和方法，以證明服務(wù)質(zhì)量符合規(guī)定的要求并為確認(rèn)質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行提供可追溯性依據(jù)。2、職責(zé)1）物業(yè)管理部負(fù)責(zé)記錄的歸管理。2）各部門文件管理員負(fù)責(zé)本部門記錄的收集、整理和歸檔、存貯、保管及處理。3、工作程序1）記錄的分類本公司所有與質(zhì)量管理體系有關(guān)的記錄分為質(zhì)量管理體系實(shí)施方面的記錄和質(zhì)量管理體系驗(yàn)證方面的記錄兩大類。A、《員工培訓(xùn)記錄》、各種提供服務(wù)的記錄（包括有償、無償維修服務(wù)及其它項(xiàng)目服務(wù)等）、《不合格/糾正預(yù)防措施報(bào)告》等屬質(zhì)量管理體系實(shí)施方面的記錄。B、、《回訪記錄》、《內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核報(bào)告》、檢查評(píng)定記錄等屬服務(wù)質(zhì)量驗(yàn)證方面的記錄。2）記錄表格的編碼見《質(zhì)量管理體系文件編碼規(guī)則》。3）記錄的填寫記錄應(yīng)填寫清晰、及時(shí)、正確、內(nèi)容完整，填寫人、審核人、批準(zhǔn)人應(yīng)履行簽字手續(xù)。4）記錄的收集、整理和歸檔A、物業(yè)管理部負(fù)責(zé)制訂《記錄總覽表》，內(nèi)容包括表格編號(hào)、名稱、填報(bào)部門、保管部門、保留期限等。B、各部門負(fù)責(zé)制定本部門管理的《記錄一覽表》。C、記錄的收集保管由各部門文件管理員負(fù)責(zé)，并依據(jù)《記錄總覽表》相關(guān)的內(nèi)容要求進(jìn)行歸檔。D、各項(xiàng)記錄要求清晰、及時(shí)、完整，簽字手續(xù)齊全，在保存的有效期內(nèi)不得有破損殘缺。5）記錄的貯存A、各部門的記錄由各部門文件管理員或指定人員負(fù)責(zé)貯存，期限按《記錄一覽表》的要求進(jìn)行，貯存地應(yīng)保持干燥通風(fēng)，并采取適當(dāng)?shù)姆雷o(hù)措施。B、每年一月各部門應(yīng)將一年的記錄裝訂成冊(cè)上交管理督查部予以保存。C、記錄還可以用磁盤方式貯存。6）記錄的查閱A、如因工作需要，需查閱存檔的記錄時(shí)，應(yīng)先填寫《記錄查閱審批表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以查閱存檔的記錄。B、在合同規(guī)定或用戶要求情況下，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以查閱記錄。C、各部門文件保管人員負(fù)責(zé)辦理查閱