有效工作方法 專業(yè)課件

《有效工作方法》2023/2/31精品PPT時間管理是指以效率、效果為目的，在工作、生活中有目的地利用時間管理規(guī)則和技巧，合理有效地利用可支配時間，通過計劃保證各項事務完成的一系列管理活動。一、什么是時間管理

時間管理2023/2/32精品PPT

時間管理追求的目的是達到三效：1、效果：指預期的結果。2、效率：用最少的時間或花費獲得結果。3、效能：用最少的時間或花費獲得最佳的結果。

一、什么是時間管理

時間管理2023/2/33精品PPT二、時間管理的陷阱腳踩西瓜皮－－滑到哪里是哪里做事沒有任何計劃，也沒有時間表，

碰到什么就做什么。怕什么，船到橋頭自然直嘛！陷阱12023/2/34精品PPT二、時間管理的陷阱不好意思拒絕別人越是熱心腸的人，越容易碰到這種問題

實際上，沒有任何人可以做到讓每個人都喜歡自己。最重要的，是你要秉持自己的原則，不要濫充好人。陷阱22023/2/35精品PPT拖延可以扼殺你的事業(yè)。生活的真言就是：現(xiàn)在就做！有時拖延得越久，情形越惡化。如：處理客戶抱怨等。

有拖延習慣的人，可能會對自己說：“反正時間還早呢？不急！”而這樣必然會造成時間的極大浪費！陷阱3“反正時間還早——拖延2023/2/36精品PPT帕金森定律

工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。如果你給自己安排了足夠充裕的時間去從事一項活動，你會放慢節(jié)奏以便使用掉所有分配的時間2023/2/37精品PPT不速之客一些沒有預約時間的不速之客來訪，也會造成我們時間的浪費。

這時你就得停下你原來計劃的事情，而去處理這些不速之客。陷阱42023/2/38精品PPT“備忘錄”的時間管理備忘錄管理的特色就是寫紙條，隨身攜帶，隨時翻看，當一天結束后，完成的事情，就在備忘錄上劃掉，沒完成的就增列到明天的備忘錄上，這是第一代時間管理?！耙?guī)劃與準備”的時間管理這是第二代時間管理理論，其特色是使用記事簿來做好時間規(guī)劃，特點是制定時間表，記錄應該做的事情，標明應該完成的期限，例如注明開會的日期等等。三、時間管理方式2023/2/39精品PPT“規(guī)劃、制定優(yōu)先順序，操之在我”的時間管理第三代時間管理，特色：將每天的活動詳細地制訂為各式各樣的規(guī)劃表，制定長中短的目標以期實現(xiàn)一種價值觀，它主要強調提高工作和生活效率。“一切以未來目標為中心的羅盤理論”的時間管理第四代時間管理。強調自然法則，超越傳統(tǒng)，追求更快、更好、更具有效率的觀念，它不是“換一個時鐘”的問題，而是提供一個羅盤，因為人走的多快是一回事，走的快有可能走很多的彎路，方向對才是最重要的。三、時間管理方式2023/2/310精品PPT9、人的價值，在招收誘惑的一瞬間被決定。2023/2/32023/2/3Friday,February3,202310、低頭要有勇氣，抬頭要有低氣。2023/2/32023/2/32023/2/32/3/20234:58:32PM11、人總是珍惜為得到。2023/2/32023/2/32023/2/3Feb-2303-Feb-2312、人亂于心，不寬余請。2023/2/32023/2/32023/2/3Friday,February3,202313、生氣是拿別人做錯的事來懲罰自己。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/32/3/202314、抱最大的希望，作最大的努力。03二月20232023/2/32023/2/32023/2/315、一個人炫耀什么，說明他內心缺少什么。。二月232023/2/32023/2/32023/2/32/3/202316、業(yè)余生活要有意義，不要越軌。2023/2/32023/2/303February202317、一個人即使已登上頂峰，也仍要自強不息。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/3系統(tǒng)評估自己的時間管理狀況（自我評估）1、評估工作目的2、評估工作方式3、拖延情況4、工作計劃情況5、浪費時間情況6、評估與人合作情況7、評估文書處理8、評估個人花費時間情況2023/2/312精品PPT9、人的價值，在招收誘惑的一瞬間被決定。2023/2/32023/2/3Friday,February3,202310、低頭要有勇氣，抬頭要有低氣。2023/2/32023/2/32023/2/32/3/20234:58:32PM11、人總是珍惜為得到。2023/2/32023/2/32023/2/3Feb-2303-Feb-2312、人亂于心，不寬余請。2023/2/32023/2/32023/2/3Friday,February3,202313、生氣是拿別人做錯的事來懲罰自己。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/32/3/202314、抱最大的希望，作最大的努力。03二月20232023/2/32023/2/32023/2/315、一個人炫耀什么，說明他內心缺少什么。。二月232023/2/32023/2/32023/2/32/3/202316、業(yè)余生活要有意義，不要越軌。2023/2/32023/2/303February202317、一個人即使已登上頂峰，也仍要自強不息。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/3時間管理的核心——要事第一要事就是先要確定你的人生目標（包括工作目標），才能判斷是否是要事。2023/2/314精品PPT進行職業(yè)生涯設計，制定明確的事業(yè)目標把事業(yè)目標分解為可行的短期目標經常檢查目標四、如何抓住時間管理的關鍵——明確目標2023/2/315精品PPT1.按照ABC法則對工作事項進行分類如果對達成目標至關重要，標注為A。A類—必須做的事，比如：重要的客戶約見。如果對達成目標一般重要，標注為B。B類—應該做的事，有助于提高企業(yè)業(yè)績，但不是關鍵性的。如果對達成目標作用不大，標注為C。C類—可以做的事，價值較低的一類事務，無論這些事務多么有趣或緊急，都應該拖后處理。2023/2/316精品PPT時間工作優(yōu)先級9：00日常公務—發(fā)郵件、打電話應該做的事10：00和客戶會談必須做的事11：00處理一些信件可以做的事12：00參加監(jiān)事會必須做的事13：00午餐14：00制定銷售計劃應該做的事15：00和客戶會談必須做的事16：00電話制定商業(yè)聯(lián)系清單應該做的事17：00制定明天的日計劃應該做的事18：00去體育館應該做的事2023/2/317精品PPT2.按重要緊急性分析工作2023/2/318精品PPT2023/2/319精品PPT如何做工作日志

工作日志也稱工作時間記錄，是指通過對完整的工作日做詳細工作記錄，了解每天什么時間做了什么工作，以及效率和效果如何。選擇典型的工作日填寫工作日志記錄表評價各項活動做出整體評論2023/2/320精品PPT工作日志記錄表日期：姓名：目標：時間活動優(yōu)先順序(A,B,C)評價,處理，結論8:008:309:009:3010:0010:3011:0011:3012:002023/2/321精品PPT造成計劃欠妥的原因有：不明白計劃的重要性；沒有建立系統(tǒng)沒有時間擬訂計劃；認為危機不可避免；缺乏自律；害怕許下承諾；沒有指出明確的結果；無法制定工作的優(yōu)先順序；心里有計劃，但沒落實到文字上2023/2/322精品PPT溝通就是人與人的接觸。溝通其實不是一種本能，他是一種能力，不是生下來就具備，而是訓練出來的。在年輕時就訓練自己如何講話講的很得體，表達很肯切，面對人時就會取得別人的好感。一、什么是溝通

有效溝通2023/2/323精品PPT二、溝通的障礙1、地位的差異：地位高低的差異和專業(yè)背景（1）地位高低的差異：地位低的人一般比較膽怯，總是盡量不主動跟地位高的人接近，這就是由于地位高低差異造成的。（2）專業(yè)背景的差異：比如說律師、醫(yī)生等專業(yè)背景的人說話過程難免會帶有一些專有名詞，這樣我們不太懂得人跟他溝通起來可能會產生障礙。2023/2/324精品PPT2、信息來源的可信度。一個信息如果不準確就不要講，講了之后就造成了一個誤導。尤其是在公司里面，尤其是我們的領導，如果這個消息不是自己驗證的，就告訴自己的員工他的來源在哪里。或者這個消息有可能，但是這個消息存在的概率是多少也要告訴對方。3、認知的偏誤。不同的個性因為年齡、學識、閱歷不同，對事物的認知也大相徑庭，甚至很多人都帶著一種偏見。2023/2/325精品PPT4、過去的經驗。做主管不要常常說這是我的經驗，應說過去我碰到這樣的事情時，我有這種想法，現(xiàn)在說出來給你做個參考，因為經驗不見得一直是正確的。5、情緒的影響。人在情緒不好的時候，除非情況非常緊急，否則盡量不要做決策。克制情緒，在公司下一個重要的決策，而這個決策會讓人痛苦，就盡量在桌子底下擺一個晚上，第二天再拿出來一夜以后，情況就完全不一樣了。2023/2/326精品PPT三、溝通的方式按照溝通的表達方式，溝通可分為：

口頭溝通、書面溝通、非語言溝通、電子媒介溝通等。2023/2/327精品PPT溝通的渠道及場合正式溝通：在組織系統(tǒng)中，依據(jù)組織明文規(guī)定的原則或規(guī)章制度進行的信息傳遞和交流。例如組織內的文件傳遞、召開會議、上下級之間的定期信息交流等。非正式溝通：通過正式系統(tǒng)以外的途徑而進行的交流。例如郊游、聯(lián)誼會、聚會等。2023/2/328精品PPT溝通的方向向上溝通（上行溝通）（在企業(yè)中指主管領導，董事長、總經理、部長等）向下溝通（下行溝通）（指工作中的員工、被管理者）水平溝通（平行溝通）（部門與部門、單位與單位）2023/2/329精品PPT四、有效溝通的技巧1.如何與上級溝通與上級溝通的基本態(tài)度與上級溝通的程序和要點2023/2/330精品PPT與上級溝通的基本態(tài)度上司是你賴以發(fā)揮才干的第一人，要擁有良好的向上溝通的主觀意識上司也是平凡人，不低估上司，用上司之長，補上司之短平等讓上司了解能對你期望什么咨詢上司如何才能更有績效2023/2/331精品PPT與上級溝通的程序和要點上級分派任務時如何溝通？向上級匯報工作進度時如何溝通？2023/2/332精品PPT上級分派任務仔細傾聽主管的命令與主管探討目標的可行性擬定詳細的計劃

2023/2/333精品PPT向上級匯報工作進度★完成工作時，立即向上司匯報；★工作進行到一定程度，必向上司匯報；★預料工作會拖延時，要及時向上司匯報。

匯報時要做到：請示而不依賴；主動而不越權；尊重而不吹棒2023/2/334精品PPT2.怎樣與下屬進行溝通☆布置工作的技巧☆贊揚部下的技巧☆批評部下的方法2023/2/335精品PPT☆布置工作的技巧Who(執(zhí)行者)What(做什么)How(怎么做)When(時間)Where(地點)Howmany(工作量)Why(為什么)正確傳達指令意圖——5W2H方法2023/2/336精品PPT如何使部下積極接受指令態(tài)度和善，用詞禮貌讓部下明白這件工作的重要性給部下更大的自主權共同探討事情，提出對策讓部下及時地提出疑問2023/2/337精品PPT☆贊揚部下的技巧贊揚的態(tài)度要真誠贊揚的內容具體注意贊美的場合適當運用間接贊美的技巧2023/2/338精品PPT☆批評下屬的技巧1、批評要及時；2、具體要指出毛病出在那里；3、毫不含糊的告訴他，你對他的錯誤而感到難受；4、令人難看的短暫沉默，讓他感受你的心情5、握手或友善的拍拍他們，使他明白你和他同舟共濟6、提醒他，你是如何器重他們；7、讓他清楚地懂得，你對他的印象不錯，但是像這樣干可不行；8、說清楚、批評完了就完了。2023/2/339精品PPT3.如何進行跨部門溝通有關系一切好辦；沒關系一切照辦。向上溝通要膽；向下溝通要心；水平溝通要肺；2023/2/340精品PPT跨部門溝通的基本態(tài)度1、考慮整體利益，不要做得少，要求得多2、講究共同利益，考慮能為別人做些什么，還是給別人添了麻煩3、謙讓，嚴于律己，寬厚待人4、讓別人了解是你的責任5、用尊重和欣賞代替抱怨2023/2/341精品PPT跨部門溝通的要點換位思考注重非正式溝通堅持跟進倡導溝通文化2023/2/342精品PPT換位思考應該了解和學習其他部門的業(yè)務運作情況，做到知己知彼。從自己做起。采用他人的溝通和思維框架，體會他人看法，跳出自我模式，從而找到行之有效的溝通方式。先理解別人，再尋求別人的理解。思考：在與其他部門發(fā)生沖突時，為什么往往認為是其他部門的錯？2023/2/343精品PPT注重非正式溝通部門間需要溝通的較為敏感問題，最好能在會議前私下解決，迫不得已需要在會議上討論的，也應該先通氣。部門主管應刻意創(chuàng)造非正式溝通的機會。2023/2/344精品PPT持續(xù)跟進建議：不要簡單認為開完會、發(fā)個文件、寫個報告就沒事了，應事后隨時保持聯(lián)系，主動了解其它部門的工作進度，掌握最新的情況。不要被動等對方告訴你問題發(fā)生了，而是要主動而持續(xù)地溝通，預防問題的發(fā)生。阿里巴巴對部門主管有個明確要求：NoSurprise。在對方接受了你提出的要求后，必須時刻跟蹤進展，不要等到最后才發(fā)現(xiàn)他們做的不是你想要的，或者他們做的太慢了。2023/2/345精品PPT倡導溝通文化跨部門部門溝通有一