公文處理規(guī)范

文件管理

公文處理規(guī)范主要講授內容

現(xiàn)行公文規(guī)范與國家標準公文特點公文分類與文種正確選用公文格式行文規(guī)則公文處理程序（收文辦理、發(fā)文辦理、公文傳閱、辦畢文件辦理、日常管理）歸檔文件的整理公文：在公務活動中形成的具有法定或特定效力，以規(guī)范體式表達的文書。電子公文：能被計算機處理、復制、存儲荷現(xiàn)代數(shù)據(jù)通信技術傳輸?shù)墓?。本講座主要介紹機關單位的紙質公文處理規(guī)范。機關單位電子文件的處理參照所介紹規(guī)范執(zhí)行。

一、現(xiàn)行公文規(guī)范與

國家標準簡介

1．中國共產黨機關公文處理條例

2．國家行政機關公文處理辦法

3.國家行政機關公文格式（GB/T9704-1999）

4.國務院公文主題詞表

5.標點符號用法（GB/T15834－1995）

6．出版物上數(shù)字用法的規(guī)定（GB/T15835－1995）二、公文特點

公文的特點（與其他書面文字材料相區(qū)別）（一）具有法定作者（二）具有法定權威和效用（三）具有特定體式（四）具有特定處理程序

(一)具有法定作者

1.公文的法定作者——指依法成立并能以自己的名義行使權利和承擔義務的組織及其法定代表人。

2.三種表現(xiàn)形式(發(fā)文名義)

機關:教育部、成都市人民政府、中共北京市委、××集團公司、××縣人大常委會機關某組織單位:某廳所屬二級單位，××集團公司所轄22個子公司、7個分公司、3個托管單位機關單位領導:（法定代表人）

(1)正式行文——非正式行文

【例】中國人民銀行關于調整儲蓄利率的公告

【例】教育部發(fā)展規(guī)劃司關于××大學申辦二級學院的復函3.由不同作者形成各種行文方式

——公文發(fā)布、傳遞的層次與形式機關內設機構行文

《辦法》規(guī)定：政府“部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文”。

《國務院辦公廳關于實施〈國家行政機關公文處理辦法〉涉及的幾個具體問題的處理意見》解釋：“部門內設機構不得向本部門機關以外的其他機關（包括本系統(tǒng)）制發(fā)政策性和規(guī)范性文件，不得代部門審批下達應當由部門下達的事項；與相應的其他機關進行工作聯(lián)系確需行文時，只能以函的形式行文?！保?）對內行文——對外行文

【例】××大學師資隊伍建設規(guī)劃

【例】××大學關于上報××大學師資隊伍建設規(guī)劃的報告“對外行文”的兩種理解

——向本部門機關以外的其他機關（包括本系統(tǒng)）行文以及審批下達事項；

【例】某地方稅務局向下級稅務局行文

——向公民、法人和其他組織等行政管理相對人行文?！纠磕车胤蕉悇站窒蚰程卮笮蛧衅髽I(yè)行文）（3）直接行文——間接行文直接行文是發(fā)文機關直接向需要承辦或執(zhí)行公文中有關公務的受文機關行文，是常見、最基本的行文方式；【例】洪山縣民政局關于撥款修復老年活動中心的請示

間接行文則是不直接向最終承辦或執(zhí)行公文中有關公務的機關行文，而是通過中轉機關批轉或轉發(fā)該公文以達到最終目的的一種行文方式。【例】

××省人民政府批轉省扶貧辦關于進一步辦好扶貧開發(fā)區(qū)的意見的通知（4）單獨行文——聯(lián)合行文

【例】××市人民政府辦公室關于在上海建立駐滬聯(lián)絡處的函

【例】錦城區(qū)城市規(guī)劃局錦城區(qū)公安局關于紅星路擴建工程搬遷工作的通告

（5）職權行文與授權行文

授權其辦公廳（室）行文。授權其部門行文——多為答復下級機關的請示。

【例】

國務院

“經(jīng)國務院同意(批準)”

誰授權、誰簽發(fā)。上海市人民政府

衛(wèi)生部關于XX問題的請示關于XX問題的復函

【例文】彭州市人民政府辦公室關于同意發(fā)布我市非全日制工作最低工資標準的復函市人事和勞動社會保障局：你局報來的《關于發(fā)布我市非全日制工作最低工資標準的請示》（彭人勞發(fā)〔2003〕4號）收悉。經(jīng)市政府研究，同意將我市非全日制工作最低小時工資標準確定為：每小時3元（其中1.14元為每小時最低繳納社保費標準）。此標準從2003年3月1日起執(zhí)行。請你局接文后按規(guī)定向社會公開發(fā)布。特此函復。二○○三年三月三日（印章）(二)具有法定的權威和效用

1.公文的現(xiàn)實執(zhí)行效用、現(xiàn)行效用、時效

2.空間（地域、職權）效力范圍超越職權范圍行文的幾種情況：

一是制發(fā)者超出職權范圍行文:工商局行公安局職權范圍的文件

二是公文內容超出職權范圍:下級機關越權制定實施細則

3.時間效力范圍（1）公文生效時間即時生效（一般公文、內容敏感的規(guī)范性文件）

【例】“文到之日起執(zhí)行”;“自發(fā)布之日起執(zhí)行”。定時生效（一般規(guī)范性文件）

【例】行政法規(guī)按規(guī)定一個月以后生效。（2）公文終止生效時間及條件（變?yōu)闅v史文件）內容已經(jīng)執(zhí)行（有效期屆滿，明示廢止）內容過時，新文件代替舊文件（默示廢止）被調整的社會關系或制發(fā)機關不復存在（且無新機關接替其職能）

4.公文的溯及力

公文溯及既往的效力;指公文可否適用于制發(fā)以前的事件或行為。一般公文可以規(guī)定溯及力規(guī)范性文件比照“法律不溯及既往”原則不應該規(guī)定溯及力。(我國稅務系統(tǒng)的規(guī)范性文件明文規(guī)定不得規(guī)定溯及力)5.機關公文的效力等級發(fā)文機關地位越高,公文效力等級也越高;在同一主體制發(fā)的公文中,按照特定的、更為嚴格的程序制定的公文效力等級高于按一般程序制發(fā)的公文;同一發(fā)文機關就同一問題先后制發(fā)的公文比照”新法優(yōu)于舊法”原則;同一發(fā)文機關制發(fā)的公文,通常特殊性公文的效力優(yōu)于一般性公文,即”特殊優(yōu)于一般”;授權行文的效力等同于授權機關制發(fā)公文的效力。(三)具備特定體式體式文體：文件的表達形式

格式約定俗成的格式法定的標準格式會議紀要政府公報是行政規(guī)范性文件的法定載體(四)經(jīng)過特定的處理程序制發(fā)公文與公文生效必須履行法定程序與手續(xù)：會簽公布法定會議或機構批準等總結：公文各特點之間的關系

——具有法定權威和特定效用是公文最本質的特點；

——法定作者是公文具有法定權威和特定效用的前提條件；

——特定體式和處理程序是公文具有法定權威和特定效用的保障。以上詳細內容將在以后章節(jié)中介紹。

三、公文分類——從不同分類角度看公文處理（一）按形成、使用領域，分為通用公文

(正式、內部)和專用公文。1．正式通用公文各機關單位在公務活動中普遍使用的正式文種。具有法定性、規(guī)范性和通用性。2．內部通用公文機關內部通行使用，具有復雜性、內部性和靈活性。包括（1）規(guī)章制度類文件（規(guī)范性文件）：辦法、規(guī)定、章程、制度、規(guī)則、須知、規(guī)程、守則、準則、標準等（2）會議類文件：會議報告、講話、致辭、提案、會議記錄、會議指南、日程、議程等（3）計劃與信息反饋類文件：計劃類、調查報告、簽報、信息、簡報、總結等（4）其他事務類文件：各類書信、條據(jù)、禮儀文書等。3．專用公文專業(yè)部門在專門業(yè)務工作范圍內、或各機關在履行自身專門職能或業(yè)務工作中使用的公文，具有專門性和限制性。如外交文件（國書、照會）、外事文件（外事函件、外事專用批文）、紀檢監(jiān)察文件、財務文件（發(fā)票、帳簿、報表）、保險文件、稅收文件、計劃文件、司法文件、行政處罰文件（處罰決定書）、人事工作文件（各類登記表）……（二）從物質載體的角度分類分為四種1.紙質文書——2.感光介質文件——以感光膠片、相紙等感光材料為載體的文件，如照片、影片、縮微膠片等文件。3.磁介質文件——以磁帶、磁盤等磁性材料為物質載體的文件，如錄音錄象文件、磁盤文件等。4.電子文件——借助計算機生成、傳輸和處理的文件。

（三）按性質和作用分為規(guī)范性公文、領導指導性公文、呈報性公文、知照性公文、商洽性公文、契約性公文、會議文件等。按制發(fā)機關的性質，分為人大公文、軍隊機關公文、政府公文、黨的公文、企事業(yè)公文、群團行業(yè)組織公文、法院機關公文、檢察院機關公文等。

主要法規(guī)規(guī)章和其他規(guī)范性文件憲法——基本法律——一般法律——行政法規(guī)（條例、規(guī)定和辦法）——地方性法規(guī)（省級人大及其常委會制定發(fā)布）——規(guī)章（含國務院部門、地方政府規(guī)章，使用規(guī)定和辦法、細則）——行政措施（行政規(guī)范性文件、其他公文文種）——其他規(guī)章制度

規(guī)范性文件的效力等級

基本法律一般法律行政法規(guī)規(guī)章國務院部門規(guī)章地方政府規(guī)章地方性法規(guī)行政措施其他規(guī)章制度憲法民族自治條例、單行條例（四）按涉密程度

（GB7156/1987《文獻保密等級代碼》）分為六種國家秘密與商業(yè)秘密、組織秘密、個人隱私相區(qū)分。絕密級涉及國家核心秘密的公文。機密級涉及重要國家秘密的公文。秘密級涉及一般國家秘密的公文。內部級限國內某行業(yè)、系統(tǒng)或社會組織內使用。國內級限國內公開的公文。公開級可對國內國外公布的公文。

（五）按行文（傳遞）方向分為上行文、平行文和下行文。

上行文——下級組織向上級組織報送的公文。某局向上級領導機關報送的公文；該局所屬的企事業(yè)單位向局機關報送的公文；局所屬企事業(yè)單位按要求向地方政府等報送的公文。平行文——平級組織或不相隸屬組織之間的公文。下行文——上級組織向下級組織下發(fā)的公文。某局向所屬的企事業(yè)單位行文；局機關各部門下發(fā)的公文；局屬的各企事業(yè)單位、局各部門向本單位、本部門下發(fā)的公文。機關之間工作關系的劃分：同一系統(tǒng)的機關

同級機關下級機關業(yè)務上指導與被指導上級業(yè)務主管部門下級業(yè)務部門領導與被領導上級機關同級機關平行關系1.2.3.非同一系統(tǒng)的機關

此機關彼機關不相隸屬關系4.根據(jù)工作關系產生的行文關系1、2是上行文或下行文關系；3、4是平行文關系。除此之外，還有綜合管理與被管理、統(tǒng)管與被統(tǒng)管、監(jiān)督與被監(jiān)督、行政法律關系等。

（六）按來源分類

分為收文、發(fā)文（內部、對外）（七）按處理方式分類

分為閱辦件（辦件）——需要閱件人審批的公文閱知件（閱件）——需要閱件人閱知的公文(八)按公文稿本分類

分為：草稿、定稿、正本、存本、副本等.

（試行本、暫行本）（草案）（不同文字文本）（復制件）草稿定稿正本副本

副本（復本）

公文主要文稿和文本：1.草稿——非正式、無效力。（征求意見稿、討論稿、修改稿、送審稿、代擬稿）2.定稿——履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法定效用,具有簽發(fā)或會議批準標志。（原稿、底稿）

3.正本——具有法定效用的正式文本，主送件。格式規(guī)范，具有生效標志。(試行本、暫行本、修訂本、不同文字文本）4.副本——正本的復份或復制本（抄送件、傳閱件、存本）

四、公文文種使用規(guī)范

（一）公文文種及其選用規(guī)則

1.什么是文種每一種文件固定的名稱即文種。所有公文都必須在標題中標明文種。

2.正確標明文種的作用有利于維護公文的嚴肅性、規(guī)范性；為公文的撰寫和處理提供方便。3。正確使用公文文種的依據(jù)行文目的和要求；作者（發(fā)文機關）的權限；作者與主要受文者的工作關系；依據(jù)國家有關部門現(xiàn)有的統(tǒng)一規(guī)定行政機關:（二）通用公文文種分析

（適用范圍、分類、正誤點評）規(guī)范類文書1.條例——用于對某一方面的工作比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定。如《行政法規(guī)制定程序條例》《四川省道路交通管理條例》國務院各部門和地方人民政府制定的規(guī)章不得稱“條例“。共產黨中央組織可用作正式文種（黨內法規(guī)）。2.規(guī)定——用于對于某一方面的工作作比較具體的規(guī)定。如《中華人民共和國計算機信息網(wǎng)絡國際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定》（黨內可用作正式文種）3．辦法——用于對于某項工作作具體的規(guī)定。如《國家行政機關公文處理辦法》《行政區(qū)域邊界爭議處理辦法》以上兩個文種既可用于法規(guī)又可用于規(guī)章。其他通用公文

4.

決定（1）適用范圍：對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級機關不適當?shù)臎Q定事項?！丁痢量h人民政府關于從嚴處理破壞山林事件的決定》《××市教育局關于撤消××文件的決定》（2）決定與決議的區(qū)別使用范圍形成方式內容格式?jīng)Q定所有機關會議通過或領導機關直接作出重大問題或具體問題；具體、明確；法定公文格式，會議決定用題注；其他用一般公文格式?jīng)Q議行政機關不用。（主要用于黨委會、人大會議、股東會、職代會等）正式會議討論并按法定程序表決通過形成全局或重大問題；原則；議論性文字多會議名稱為發(fā)文機關，成文日期在題注中（1）適用范圍向國內外宣布重要事項或法定事項。（2）分類重大事項公告：行政機關公告法定事項公告(專用公告)：商標公告公務員考試公告城市房屋拆遷公告企業(yè)法人登記公告司法公告：法院開庭公告□人大公告5.公告（1）適用范圍公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

(2)分類規(guī)定性通告《××市人民政府關于限期拆除違法違章建筑的通告》周知性通告《××市人民商場開業(yè)酬賓通告》

《××律師事務所遷址辦公的通告》6.通告【例文】閱讀下文，具體指出該文的錯處。

通告

近日我公司因鋪設供氣管道，需挖斷公司門外108國道公路，過往車輛須繞道通行，否則一切后果自負，與本公司無關。

紅光印務公司

2002年11月18日

（3）公告與通告的異同適用范圍制發(fā)者級別內容重要性告知范圍公告法定公文用于領導機關;一般企事業(yè)不用重大事項;法定事項國內外;通告法定公文各級各類機關單位(黨的機關除外)應當遵守或周知事項社會某一方面,局部（4）通告與公開性社會事務性文書通告——法定公文啟事——事務文書隨意親和，簡潔便利廣告——經(jīng)濟文書發(fā)布商品、服務信息海報——宣傳文書發(fā)布教科文衛(wèi)體及會展信息聲明——事務文書聲明立場，保護合法權益7.通知（1）適用范圍批轉下級機關的公文轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文傳達要求下級機關辦理的公務事項告知需要有關單位周知或執(zhí)行的事項《××行政學院關于舉辦××培訓班的通知》任免人員（事務性通知：臨時溝通、會議通知、啟事性通知）

（2）分類與寫作指示性通知：通知緣由——通知事項發(fā)布（印發(fā)）性通知：作用一是認可印發(fā)對象；二是直接賦予印發(fā)對象以執(zhí)行效力。通常是“現(xiàn)將《……》發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行”批轉性通知：主動批轉或被動批轉，通常是“××同意《……》，現(xiàn)轉發(fā)給你們，請遵照（參照）執(zhí)行”。轉發(fā)性通知通常是“現(xiàn)將《……》轉發(fā)給你們，請（望）……執(zhí)行（參閱）”；【例文】

轉發(fā)關于搞好“小南?！睏罴移耗仙奖逼?/p>

樹苗補栽和……的通知的通知轄區(qū)各單位：

現(xiàn)將××區(qū)人民政府《關于搞好“小南?！睏罴移耗仙奖逼聵涿缪a栽和……的通知》（發(fā)文字號）予以轉發(fā)，并根據(jù)區(qū)政府的通知精神，結合我轄區(qū)具體情況提出以下補充意見，望一并貫徹執(zhí)行。一、……

二、……××辦事處

××××年×月×日印發(fā)性通知

關于印發(fā)XXX水電站2005年1-3月份完工驗收計劃的通知（用印發(fā)性通知將計劃等內部文件轉化成為法定正式公文執(zhí)行，可作為告知性通知）建設部各部門、各參建單位：為了增強XXX水電站2005年1-3月份合同項目完工驗收工作的計劃性和可控性，（行文主旨）現(xiàn)將《XXX水電站2004年1-3月份完工驗收計劃》印發(fā)你們，（印發(fā)對象）請認真按計劃和驗收規(guī)定的要求開展驗收工作。（印發(fā)執(zhí)行要求）

XXX工程指揮部二○○五年一月二十四日

執(zhí)行性通知批轉、轉發(fā)、發(fā)布性通知標題例例×市政府關于轉發(fā)×省政府《關于轉發(fā)人事部關于為××同志恢復名譽后享受×級待遇的通知》的通知改為：×市政府轉發(fā)人事部關于為××同志恢復名譽后享受×級待遇的通知的通知例國家計委關于印發(fā)關于施行《中華人民共和國優(yōu)質產品獎勵條例補充規(guī)定的通知》改為：國家計委印發(fā)《關于施行〈中華人民共和國優(yōu)質產品獎勵條例〉的補充規(guī)定》的通知任免通知任免根據(jù)——任免內容（對象姓名、時間、待遇）例1“經(jīng)2001年5月21日××公司××會議研究決定：×××同志任××部部長，免去……”

例2“經(jīng)2001年5月21日××公司××會議研究決定，現(xiàn)將×××等9人的任免事項通知如下：

……（可以列成表格）”會議通知召開會議的根據(jù)、原因——會議名稱——會議主持單位（主持人）——會議主題、任務——會議起止時間——與會人員——會議地點、報到日期及具體報到地點——對與會人員的具體要求（文件、生活用品、接待、交通）——聯(lián)系人（單位）、電話等8.通報（1）適用范圍表彰先進批評錯誤傳達重要精神或情況（一般不具備指揮性）《××通報》往往用于印發(fā)會議文件、調研材料、領導重要講話等內部文件。（2）通報的分類從內容，分為表彰性、批評性和情況通報；從表述方法，分為直述式和轉述式通報。（3）正文的寫作結構：通報的人和事實——對事件的分析、認定——處理意見——希望、號召、警戒等。通報類公文結構

通報當事人、事項（5W1H：何時、何地、何人、何事、何因、結果）分析、結論通報決定（要處揭旨：為了……依據(jù)……，對……）希望、號召【例文】:修改下列通報

關于××市民政事業(yè)費管理使用的通報

××市任意挪用、占用和濫用民政事業(yè)費的問題，是非常嚴重的。民政事業(yè)費是體現(xiàn)黨和國家對廣大優(yōu)撫、救濟對象生活疾苦的關懷，任何人挪用、侵占民政事業(yè)費，都是黨紀國法所不容許的。凡是××市任意挪用、占用和濫用民政事業(yè)費必須限期如數(shù)追回。為了嚴明黨紀國法，對挪用、占用和濫用民政事業(yè)費的有關人員，要按黨紀國法嚴肅處理，并將處理結果報省人民政府。各地要把××市的問題引為借鑒加強民政事業(yè)費管理體制的建設，杜絕××市的問題再度發(fā)生。

××省人民政府

××××年×月×日。關于××市民政事業(yè)費管理使用的通報（修改稿）

××市于……（通報的事實：時間、地點、責任人、事實、原因、結果）任意挪用、占用和濫用民政事業(yè)費的問題，是非常嚴重的。民政事業(yè)費是體現(xiàn)黨和國家對廣大優(yōu)撫、救濟對象生活疾苦的關懷，任何人挪用、侵占民政事業(yè)費，都是黨紀國法所不容許的。（通報分析、問題定性）為了嚴明黨紀國法，對于挪用、占用和濫用民政事業(yè)費的有關人員，要按黨紀國法嚴肅處理，

（主旨表達用詞不準），根據(jù)……（處罰依據(jù)）對……作出如下處理：（通報處理如有多項內容，可以分條列項）一、凡是××市任意挪用、占用和濫用民政事業(yè)費必須限期如數(shù)追回。

二、…………

三、在……將將處理結果報省人民政府。

各地要把××市的問題引為借鑒，加強民政事業(yè)費管理體制的建設，杜絕××市的問題再度發(fā)生。（表達不準確）文件落款9.報告（1）適用范圍向上級機關匯報工作（例行專此報告）反映情況（偶發(fā)專此報告）答復上級機關的詢問（2）分類工作報告、情況報告（專題報告）調查報告、報送報告、答復報告

【例】貴陽市人民政府關于貫徹落實國務院和省政府第二次廉政工作會議精神的報告10.請示（1）適用范圍向上級機關請求指示（當否，請指示）向上級機關請求批準（請審核批準；妥否，請批復）請求指示的請示：

對上級公文有不明了、不清楚的請求解釋和指示。請求批準、審批的請示：根據(jù)有關規(guī)定和管理權限，有些公文需要經(jīng)過上級機關批準以后才能發(fā)布，如重要法規(guī)規(guī)章和其他規(guī)范性文件的發(fā)布、長遠規(guī)劃的調整等；對上級文件變通處理請求認可或同意；涉及人、財、物方面困難需上級機關審核、備案、批撥或調配使用（立項、貸款、編制）（2）請示的分類（3）寫作“請示”的注意事項（行文規(guī)則）不與報告混用；不相隸屬不行請示；不越級；不多頭主送；不得以機關名義向上級負責人報送（報告、意見）；一文一事；不同時抄送下級。文種行文目的主送機關篇幅時間辦理類別行文要求請示請求批準逐級行文一文一事行文簡短，事前行文辦件行文規(guī)則嚴格報告匯報工作有時可以多級行文有時是綜合性報告，篇幅較長，事后或工作進行中行文閱件有時多頭主送（4）請示與報告的區(qū)別

【例文】××卷煙廠關于生產銷售

“高檔黃金葉”及其定價的請示

××省煙草專賣局（公司）：根據(jù)省局（公司）要求我廠盡快開發(fā)“高檔黃金葉”的指示，我廠經(jīng)過積極研制，該產品現(xiàn)已開發(fā)完成，并已具備批量生產能力。特向省局（公司）請示“高檔黃金葉”上市銷售及其定價事宜

（請示緣由）

一、產品名稱及規(guī)格

1.產品名稱：“高檔黃金葉”

2.規(guī)格：84mm翻蓋硬條二、銷售價格

……（請示事項）

以上請示當否，請批復。

（請示結語）

××卷煙廠（章）

二○○三年五月三日【例文】指出內容、格式以及行文上的錯處。

海北社區(qū)關于便民早餐店等若干問題的報告星湖街道辦事處、譚大林主任：根據(jù)青政發(fā)03年67號文件《青山區(qū)人民政府關于推動社區(qū)“早餐工程”建設的決定》精神，為了加快解決社區(qū)居民早餐難的問題，我們打算在社區(qū)活動中心附近興建便民早餐店（已經(jīng)規(guī)劃部門批準），力爭在二零零三年三月一日開業(yè)，產權歸海北社區(qū)所有，聘請社區(qū)內的下崗職工承包經(jīng)營。便民早餐店預算建設資金共計一百二十五萬元，現(xiàn)已籌集資金八十五萬元，還有四十萬元資金沒有著落。為此，要求街道給予支持解決。另，社區(qū)活動中心室外建身場的健身器械嚴重不足，難以滿足居民健身需要，居民意見很大，故請順便追加撥款十五萬元用于購置健身器械。此事關系到社區(qū)居民的切身利益，務必批準。

2003年9月1日（本文主要問題：違反請示行文規(guī)則，引文、數(shù)字不規(guī)范）11.批復(1)適用范圍答復下級機關的請示事項。(2)批復的特點針對性強，體現(xiàn)在主送機關：請示機關（少數(shù)可以抄送有關機關）標題：可以寫出收文者開頭：寫出答復對象（文件標題和發(fā)文字號）用語：不用“似屬可行”“酌情辦理”、“最好去做”（3）批復的寫作正文結構：批復對象——批復事項——結語一文一批、態(tài)度鮮明、有依據(jù)、篇幅短。有時要簡述批復的理由和依據(jù)。開頭：“你局《關于……的請示》（×府發(fā)〔2002〕18號）收悉，經(jīng)研究……”答復性公文結構（批復、復函、答復性報告）

答復對象你?！蛾P于……的請示》

（×發(fā)〔2002〕8號）收悉。答復事項（可以分條列項、不同意的應說明理由，采用直接引用）答復結語“專此批復”、“專此函復”、“特此報告”“此復”等等。衛(wèi)生部關于醫(yī)學生畢業(yè)后暫未取得醫(yī)師資格從事診療活動有關問題的批復衛(wèi)政法發(fā)〔２００５〕３５７號河南省衛(wèi)生廳：你廳《關于醫(yī)學生畢業(yè)后暫未取得醫(yī)師資格從事診療活動有關問題的函》（豫衛(wèi)函監(jiān)督〔２００５〕５號）收悉。經(jīng)研究，現(xiàn)答復如下：

醫(yī)學專業(yè)畢業(yè)生在畢業(yè)第一年后未取得醫(yī)師資格的，可以在執(zhí)業(yè)醫(yī)師指導下進行臨床實習，但不得獨立從事臨床活動，包括不得出具任何形式的醫(yī)學證明文件和醫(yī)學文書。

醫(yī)療機構違反規(guī)定安排未取得醫(yī)師資格的醫(yī)學專業(yè)畢業(yè)生獨立從事臨床工作的，按照《醫(yī)療機構管理條例》第四十八條的規(guī)定處理；造成患者人身損害的，按照《醫(yī)療事故處理條例》處理。

未取得醫(yī)師資格的醫(yī)學專業(yè)畢業(yè)生違反規(guī)定擅自在醫(yī)療機構中獨立從事臨床工作的，按照《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》第三十九條的規(guī)定處理；造成患者人身損害的，按照《醫(yī)療事故處理條例》第六十一條的規(guī)定處理。此復。二○○五年九月五日12.意見（1）適用范圍對重要問題提出見解和處理辦法。（2）意見分類（按行文方向分）要求下級貫徹執(zhí)行的意見《國務院關于進一步做好退耕還林試點工作的若干意見》要求上級批轉或轉發(fā)的意見《國務院辦公廳關于轉發(fā)國家旅游局等部門〈關于進一步發(fā)展假日旅游若干意見〉的通知》供平級和不相隸屬機關參考的意見【例】國務院辦公廳關于扶持家禽業(yè)發(fā)展的若干意見（1）適用范圍于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批。（2）分類商洽函社會組織之間使用最多，特別是有關商洽人事調轉、清償債務、商品買賣、產權交易等方面的函還要受法律的嚴格保護，可視作合同、協(xié)議的補充，一經(jīng)雙方承諾或認可，即產生權利、義務關系，必須遵照執(zhí)行。13.函問復函（詢答函）（一般用于不相隸屬機關；上級對下級可以用，但下級答復上級要用報告)請批函（審批函）（向不相隸屬機關要求增加經(jīng)費、調整人員編制、減免稅收、申辦營業(yè)執(zhí)照等）

（3）請示與請批函的區(qū)別文種類型主送機關行文語氣格式辦復方式請示請求指示請求批準有領導指導關系的上級尊敬用“擬”不用“決定”上行文格式批復函請批函、審批函平行或不相隸屬的機關單位相互尊重用“擬”平行文或函件格式復函（專此函復）（4）請示與函的標題《××公司關于增撥消防器材經(jīng)費的請示》《××局關于請求批準錄用×××等五人為國家公務員的函》《××局關于批準錄用×××等五人為國家公務員的復函》《××學院關于申請在××河××段開挖人工河道的函》（5）答復性公文文種的異同文種針對對象特點結語批復下級機關請示具有針對性（體現(xiàn)在標題、主送機關、正文開頭、用語、結語）特此批復復函問函、請批函、商洽函特此函復、函告）報告上級機關的詢問專此報告答復性公文結構（批復、復函、答復性報告）

答復對象你?！蛾P于……的請示》

（×發(fā)〔2002〕8號）收悉。答復事項（可以分條列項、不同意的應說明理由，采用直接引用）答復結語“專此批復”、“專此函復”、“特此報告”“此復”等等。【例文】湖南省公路運輸管理局關于通報外省籍客貨運車輛在我省違章情況的函【例文】答復函【例文】：修改請批函

河海市人民政府

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河府辦函（2001）38號

（缺少標題）昆明市人民政府協(xié)作辦公室：我市系2001年5月18日經(jīng)國務院批準的新市，轄3縣2市幅員面積12335平方公里，人口四百三十萬人。為了加強同發(fā)達地區(qū)的聯(lián)系，開發(fā)山區(qū)資源、搞好經(jīng)貿合作與經(jīng)濟項目協(xié)作、廣泛交流信息，經(jīng)我市市委、市府研究，決定在貴市建立駐云南聯(lián)絡處。當否，請批準。隨文附上我市市情簡介一份。

河海市人民辦公室（印章）

2001年6月10日【案例】請批函（修改稿）

河海市人民政府辦公室

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河府辦函〔2001〕138號

關于請求在昆明市建立河海市駐云南聯(lián)絡處的函昆明市人民政府協(xié)作辦公室：

我市系2001年5月18日經(jīng)國務院批準的新市，轄3縣2市幅員面積12335平方公里，人口430萬人。為了加強同發(fā)達地區(qū)的聯(lián)系，開發(fā)山區(qū)資源、搞好經(jīng)貿合作與經(jīng)濟項目協(xié)作、廣泛交流信息，經(jīng)我市市委、市府研究，擬在貴市建立駐云南聯(lián)絡處。當否，請函復。附件：河海市市情簡介一份。

河海市人民政府辦公室（印章）

二○○一年六月十日14.會議紀要（1）適用范圍記載、傳達會議精神和議定事項。（2）特點行文方向不固定可上行、下行、平行。法定效力受到一定限制。（3）格式文件式領導機關召開會議，用文件下發(fā)，要蓋章。會議簡報式辦公會議紀要，專用格式，不蓋印章。決定、會議紀要類公文結構

會議概況（會議時間、地點、主持人、出席人、缺席人、會議主題）“現(xiàn)將會議情況和會議議定事項紀要如下：”會議議定事項（分條列項，利用條首句、或小標題）北海市檔案局局長辦公會議紀要2004-6

會議議題一、匯報政府信息公開工作；二、審定預算外收入分配方案；三、審定非常設機構組成人員調整名單。

4月20日，×××局長支持召開局長辦公會議。局領導×××、×××出席會議?！痢痢痢ⅰ痢痢猎趯徸h相關議題時列席了會議。一會議聽取了，·········?！醴炙停焊魑痪诸I導□抄送：局各處室負責人□北海市檔案局辦公室2004年1月印發(fā)－1－□【例文】深圳市政府常務會議紀要【例文】貴陽市政府專題會議紀要【例文】××公司2003年

第三次辦公會會議紀要

會議時間：2003年4月2日（星期三）13:30-18:00會議地點：地產公司大會議室與會人員：李力、郭林川、王憲法、張紀列席人員：伍先東、高靈、劉東雷、鄭應慶、于汀、楊堅志、林永剛會議主持人：李力會議記錄：梁小彬

會議議題：1、季度經(jīng)營目標完成情況及4月經(jīng)營計劃匯報2、城花項目庫存消化方案匯報3、城花三期、四期節(jié)點計劃完成情況匯報4、城花二期細部檢查情況匯報5、物業(yè)窗口工程進度和專業(yè)培訓情況匯報6、紅光項目設計計劃調整通報7、公司規(guī)范修編進度匯報8、年度營銷費用預算、培訓費用預算通報會議決議：1、

營銷策劃部會后安排庫存消化方案的專題研討會；2、

N型于“五.一”重新開放銷售，設計和工程配合整改務必按時完成；3、

請財務管理部就土地增值稅問題進行評估，草擬下一步行動方案報公司領導；4、

城花二期的成品保護問題，城花項目經(jīng)理部要作為專題研究并落實；5、

總辦組織公司全體職員，協(xié)助二期入伙驗房工作；6、

組織全員的客戶服務研討會，就城花一期典型案例回顧反思。

……

總經(jīng)理辦公室

2003年4月4日

五、公文格式

（一）公文格式的涵義及分類1.公文格式——指組成公文的各部分文字符號在載體（紙張等）上排列的規(guī)定。2.公文文面格式分類公文式文面格式：按國家標準分為（1）一般公文格式（2）特定公文格式

專業(yè)規(guī)范文本式文面格式：如合同示范文本格式、保險文書、司法文書等的格式一般文章文面格式(二)公文格式規(guī)范化、標準化的意義GB/T9704—1999《國家行政機關公文格式》適用范圍：所有的社會組織制發(fā)的公文保證公文的完整、正確、莊重和權威性、有效性。有利于公文的簡化。有利于辦公自動化，實現(xiàn)公文信息共享。有利于公文的管理和檢索利用。

（三）公文格式組成部分包括眉首、主體、版記的格式和項目公文格式技術標準公文用紙主要技術指標公文用紙幅面及版面尺寸公文中圖文的顏色排版規(guī)格與印制裝訂要求公文中各要素標識規(guī)則公文中的表格公文的特定格式密級緊急程度文頭發(fā)文字號標題主送機關份號正文返回格式返回標記準確返回標記準確行政公文下行文、平行文格式正文附件標記作者成文日期注釋主題詞抄送機關印發(fā)說明返回格式返回標記準確

0000001機密★一年

特急東海市人民政府文件東政發(fā)〔2001〕3

號東海市人民政府關于××××××問題的通知×××××：×××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?/p>

×××××××××××。

標題文頭示意

×××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?/p>

×××××××××××。

附件：1·××××××××××1份

2·×××××××××××××2份東海市人民政府二○○一年一月八日注釋：××××××。主題詞：×××××××××

抄送：××××××××××，××××××，×××××××××××

共印×××份

××××年×月×日主題詞示意

0000001秘密★一年

特急金山市人民政府文件金政發(fā)〔2001〕3號金山市人民政府關于××××××問題的請示×××××：×××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?/p>

簽發(fā)人：李大為簽發(fā)人批示域行政公文上行文格式

×××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?。

×××××××××××。

附件：1·××××××××××1份

2·×××××××××××××2份金山市人民政府二○○一年一月八日注釋：××××××。主題詞：×××××××××

抄送：××××××××××，××××××，×××××××××××

共印×××份

××××年×月×日公文的特定格式之一——信函式格式即函件。用于處理日常事務的平行文或下行文,如函、一般事項的通知、批復等,而且使用頻率很高。函件眉首格式四川省人民政府辦公廳———————————————

川府辦函〔2002〕10號

關于在上海建立駐滬聯(lián)絡處的函

上海市人民政府協(xié)作辦公室：

…………

教育部管理中心正式函件衛(wèi)生部

函件文化部辦公廳函件公文的特定格式之二——辦公會議紀要眉首格式××市××局辦公會議紀要第10號××市××局辦公室2002年11月10日

公文的特定格式之三——命令格式文頭：“XXXXXXXXX紀要”(針對辦公會議紀要)

編號：文頭下空2行居中標“第×號”。編號下空1行左邊緣頂格標識印發(fā)機關（部門），右邊緣頂格標識印發(fā)日期。版記標“分送”,不分主送、抄送；不加蓋印章。命令（令）格式

海關

總署令黨群組織公文下行文、平行文眉首格式

No.0003001

機密★1年

急件中共四川省委文件川委發(fā)〔2004〕10號

————————★———————

中共四川省委關于……的意見

中共成都市XX區(qū)委政法委員會（請示）

X政委發(fā)〔2005〕20號

—————————★————————

關于追加政法、綜治、維穩(wěn)、防邪、信訪工作會議專項經(jīng)費的請示黨群組織公文下行文、平行文眉首格式

No.0003001

機密★1年

急件

中共四川省委文件川委發(fā)〔2004〕10號

★

中共四川省委關于……的意見行政機關專用文件眉首部分

北京市旅游局

行政處罰決定書京旅罰〔2002〕10號

被處罰人姓名：被處罰人地址：被處罰人單位：政府公報是行政規(guī)范性文件的法定載體05春錦城公司文件格式

(四)眉首、主體、版記格式項目的規(guī)范標注眉首部分：公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人主體部分：公文標題、主送機關、公文正文、附件、成文時間、公文生效標識、附注版記部分：主題詞、抄送、印發(fā)機關和印發(fā)時間眉首部分1．公文份數(shù)序號絕密、機密公文應標明份數(shù)序號。2．密級涉及國家秘密的公文標注絕密、機密、秘密；公司內部一律標注商業(yè)機密、商業(yè)秘密。3．緊急程度緊急公文標注特急、急件；緊急電報分別標明特提、特急、加急、平急。4．發(fā)文機關標識大版頭××機關全稱或規(guī)范性簡稱文件中版頭××機關（文種）小版頭函件版頭聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。（黨政聯(lián)合行文版頭）首頁必須顯示正文。

5．發(fā)文字號包括發(fā)文機關代字、年份、序號發(fā)文機關代字（含地域代字、單位代字、職能代字、文類代字等）聯(lián)合行文，應標主辦機關發(fā)文字號。標注位置（上行文、下行文平行文、函件）【例文】發(fā)文字號案例：（1）綿府發(fā)〔2004〕10號×（2）〔2004〕綿工商廣字第005號×（3）蘇農發(fā)〔2004〕人字第3號×（4）師大函〔2004〕18號×（5）川投辦（2004）12號6.簽發(fā)人上行文須標明簽發(fā)人或會簽人姓名，并在附注處標明聯(lián)系人和電話。作用（1）強化公文質量；（2）便于上下級機關領導直接聯(lián)系工作。主體部分

7．標題（1）公文式標題發(fā)文機關—事由—文種除法規(guī)規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號?！瓣P于”：（×）四川省人民政府辦公廳按時足額發(fā)放行政事業(yè)單位職工工資的通知

【例文】轉發(fā)性文件標題案例(√)國家經(jīng)委印發(fā)《關于貫徹〈中華人民共和國優(yōu)質產品獎勵條例〉的補充規(guī)定》的通知

（×）××縣司法局批轉《司法部關于報送信訪工作統(tǒng)計表的通知》（×）××縣司法局轉發(fā)司法部×發(fā)〔2004〕12號文的通知批轉、轉發(fā)、發(fā)布性通知標題例【例】×市政府關于轉發(fā)×省政府《關于轉發(fā)人事部關于為××同志恢復名譽后享受×級待遇的通知》的通知改為：×市政府轉發(fā)人事部關于為××同志恢復名譽后享受×級待遇的通知的通知（2）新聞式標題單標題《藥品銷售中回扣現(xiàn)象嚴重》雙標題《艱苦的拼搏豐碩的成果——XX公司2001年工作總結》（3）四項式標題：發(fā)文機關—時限—事由—文種《XX保險公司2002年宣傳工作要點》《XX市財政局2001年干訓工作總結》（4）規(guī)范性文件標題

適用范圍（對象）—事由—文種《國家行政機關公文處理辦法》《某大學網(wǎng)絡學院2003年秋季招生簡章》《上海XX股份有限公司董事會章程》《某省工業(yè)企業(yè)勞動衛(wèi)生管理條例》8.主送機關公文主要受理單位，對收文負主要辦理和答復責任用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱分普發(fā)文件和專發(fā)文件上行文一般不多頭主送公布性文件不標主送機關

9.正文10.附件主體式附件和補充說明式附件由附件和附件說明組成標注位置11.成文日期以負責人簽發(fā)日期為準聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)日期為準會議批準文件以批準通過日期為準電報以發(fā)出日期為準行政公文用小寫漢字將年、月、日數(shù)字標全；“零”寫為“○”12．公文生效標識（印章、簽署）包括生效章、校正章、鑒證章、密封章、騎邊（縫）章、鋼印公文除會議紀要、電報、黨內普發(fā)文件外均須蓋印章。聯(lián)合上行文，由主辦單位蓋章；聯(lián)合下行文，發(fā)文機關都應蓋章。印章須與正文同在一頁。簽署人為制發(fā)主體正職領導人的職銜和姓名。公文末頁版式聯(lián)合行文末頁公文版式13．附注成文日期的下一行加括號標注閱讀范圍請示文件的聯(lián)系人姓名和電話其他需要注明的內容

版記部分14．主題詞用于公文的計算機檢索。根據(jù)《公文主題詞表》選詞由類別詞—類屬詞——文種組成除類別詞外標2——5個受控標印和自由標引誰撰制，誰標引15．抄送機關除主送機關之外需要執(zhí)行或知曉公文內容的其他機關。不抄送本單位，不標“存檔”一般不指名道姓抄送領導人個人遵守行文規(guī)則規(guī)定的抄送條件16．印發(fā)機關和印發(fā)時間一般不標打印者、校對者姓名印發(fā)日期的數(shù)字用阿拉伯數(shù)碼版記位置示意圖（五）公文格式技術標準

1.公文用紙主要技術指標公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2～80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%～90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5～9.5。2．公文用紙幅面及版面尺寸

（1）公文用紙幅面尺寸：公文用紙一般采用國際標準Ａ4型（210mm×297mm）。（2）公文頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm

公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm

版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）A4型公文用紙

頁邊

及版心尺寸

3．公文中圖文的顏色未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。

4．排版規(guī)格與印制裝訂要求

（1）排版規(guī)格：文字符號從上至下、自左而右依次橫寫橫排。正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。

（2）制版要求：版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

（3）印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

（4）裝訂要求：公文應左側裝訂，不掉頁。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。

5．頁碼用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，如“－1－”、“－2－”，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。

6．公文中表格公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。公文如需附A3紙型表格（大表），且當最后一頁為A3紙型表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）就為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁（封四）上。

公文用紙幅面及版面尺寸：見圖

A4紙（210mm×297mm）

天頭（上白邊）37mm±1mm

訂口（左白邊）28mm±1mm

版心尺寸（不含頁碼）156mm×225mm排版規(guī)格

正文用3號仿宋體字每面排22行每行排28字

六、行文關系與行文規(guī)則（一）機關類型和關系指全國與地方之間的關系。機關之間的關系是由機關的職能、地位及工作需要所決定的。機關類型性質職權全國和地方之間的關系權力機關（人大）行使立法權立法；監(jiān)督：法律監(jiān)督、工作監(jiān)督法律上的監(jiān)督；行政機關（政府）權力機關的執(zhí)行機關依法管理國家事務，經(jīng)濟、文化、社會事務等領導與被領導關系司法機關（法院）國家的審判機關獨立行使審判權審判監(jiān)督；司法機關（檢察院）國家的法律監(jiān)督機構獨立行使法律監(jiān)督權領導與被領導關系軍隊機關（中央軍委）武裝力量的最高軍事機構領導全國武裝力量領導與被領導關系機關類型性質職權全國和地方之間的關系權力機關（人大）行使立法權立法；監(jiān)督：法律監(jiān)督、工作監(jiān)督法律上的監(jiān)督；行政機關（政府）權力機關的執(zhí)行機關依法管理國家事務，經(jīng)濟、文化、社會事務等領導與被領導關系司法機關（法院）國家的審判機關獨立行使審判權審判監(jiān)督；司法機關（檢察院）國家的法律監(jiān)督機構獨立行使法律監(jiān)督權領導與被領導關系軍隊機關（中央軍委）武裝力量的最高軍事機構領導全國武裝力量領導與被領導關系（二）確定行文關系的基本原則

各級國家行政機關的行文關系，應根據(jù)各自的隸屬關系和職權范圍確定。國家行政機關的隸屬關系和職權范圍是由《中華人民共和國憲法》規(guī)定的。地方各級人民政府服從國務院是我國各級行政機關行文關系的基本準則。黨的各級組織的隸屬關系和職權范圍是由《中國共產黨章程》規(guī)定的。下級服從上級，全黨服從中央是各級組織行文關系的基本準則。（三）確定行文方向與方式1.公文的行文方向行文方向可分為根據(jù)機關之間不同的行文關系：

上行下行平行行文的方向與方式1)上行文：2)下行文：3)平行文：(1)逐級行文：是指下級單位向自己直接上級機關的行文，是上行文最常用的方式。(2)多級行文：是指下級機關同時向直接上級機關和更高的上級領導機關的行文。(3)越級行文：①發(fā)生戰(zhàn)爭、突發(fā)嚴重的自然災害、特大事故等；②上級交辦并指定越級請示、上報的事項；③檢舉、控告直接上級機關；④經(jīng)多次請示直接上級機關，長期未得解決的事項；⑤與直接上級機關有爭議而無法解決的事項。為了保持正常的領導與被領導關系，下級機關一般均應直接向自己的上一級領導機關報送請示和報告。《條例》規(guī)定：“因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關”。(1)逐級行文：是指領導機關直接向直屬下一級機關的行文。(2)多級行文：是指上級領導機關根據(jù)需要發(fā)文至所屬幾級下級機關。(3)直貫到底行文：把文件一直發(fā)至最基層的黨政組織或傳達到人民群眾。同級機關或不相隸屬機關之間的行文，一般用函聯(lián)系工作。2.公文的行文方式(1)逐級下行文國務院各省、自治區(qū)、直轄市人民政府所屬各市、區(qū)、縣人民政府下行文(2)多級下行文黨中央中共各省、自治區(qū)、直轄市委員會其他所有單位黨組織中共各市、區(qū)、縣委員會(3)直達基層組織和群眾的下行文最高黨政領導機關基層黨政組織、人民群眾(1)逐級上行文：最基本、最常用下級機關直接上級領導機關更高一級的上級領導機關公文的行文方式

上行文(2)多級上行文下級機關直接上級領導機關更高一級的上級領導機關公文的行文方式

同級機關同級機關不相隸屬機關不相隸屬機關(1)(2)(3)無領導與指導關系的機關、部門、單位之間（主要指公函）平行文(3)越級上行文下級機關直接上級領導機關更高一級的上級領導機關(四)遵守行文規(guī)則

1.行文必須堅持公文處理的“精簡”原則，控制發(fā)文總量，注重實效，堅持少而精。可發(fā)可不發(fā)的不發(fā)，可長可短的要短。為了達到這一要求，各地均作了有益的嘗試，具體規(guī)定為：與上級方針、政策、法律、法規(guī)相抵觸的，不發(fā)；上級已有明文規(guī)定，本級只需照抄照轉的，不發(fā)；（法律法規(guī)已有明確規(guī)定的不發(fā)文件；黨中央國務院已經(jīng)發(fā)到縣一級的文件，無新內容的，不再另行文）凡屬職能部門權限內的，領導機關不發(fā)；凡應聯(lián)合行文的，不單獨發(fā)；部門之間意見分歧，未協(xié)商一致的，不發(fā)；內容空洞，套話多，無具體措施，不解決問題的，不發(fā)；可口頭請示、匯報、協(xié)商或用電報、電話布置、或開會等形式解決問題的，不發(fā)；可用報刊、廣播、電視等公布或開會布置過的，不發(fā)；時效已過或內容重復的（會議上已經(jīng)部署或領導講話已經(jīng)印發(fā)會議文件的），不發(fā)。此外對于其他濫發(fā)公文的現(xiàn)象也應引起重視：種種對公務活動無補的公文因未直接行文而造成的過多行文因體制、機制不順而造成的過多行文因協(xié)商不夠而造成的過多行文以及簡報過多等均須嚴格把好對行文客體的審核關，控制行文總量。

2.按隸屬關系和職權范圍行文，正確選擇行文方式，一般不準越級行請示和報告。逐級行文；多級行文；越級行文；直達行文；直接行文等方式。（1）向領導人個人行文問題

辦文實踐中確實存在就領導人過問的問題、事項向其作書面匯報的情況?！掇k法》第二十二條規(guī)定：除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義上上級負責人報送請示、意見和報告。（領導人交辦一般情況下是有文字批示的）2002年國辦〈關于辦理國務院領導同志批示件有關事項的通知〉（國辦函〔2002〕37號）指出，辦理領導批示件，應”以地方或部門名義報國務院或國務院辦公廳，一般不直接報送國務院領導同志個人“，收縮了這個口子。審核時既要嚴格把關，又要具體問題具體分析。對上級機關領導明確交代或本機關領導議定報送給個人的情況，還是應按領導意見辦理。但在行文具體方式上可以提出建議①以本機關領導個人的名義向上級領導人發(fā)信函；②或使用白頭文件、加蓋機關公章的形式行文，并保證操作后正常整理歸檔等。（2）行文規(guī)格不妥的幾種情況①上行文規(guī)格有毛?。喝缫员炯墮C關辦公廳（室）名義直接向上級機關行文（越級）；向上級機關發(fā)函、發(fā)通知。②平行機關之間行文規(guī)格有毛病：如以辦公廳（室）名義回復對方機關來文或以辦公廳（室）名義向對方機關發(fā)文（級別不對等）；又如向平行機關發(fā)文用請示、報告、批復等，忽略了國家機關之間的行政關系。③內外行文規(guī)格有毛?。簯詸C關或機關辦公廳（室）名義行文的，內設機構超出授權范圍或未經(jīng)授權，擅自向下級機關或外部行文。3.聯(lián)合行文應為同級或級別相近機關

聯(lián)合行文的條件和規(guī)范:

(1)同級機關；（2）需要協(xié)商一致并會簽；（3）聯(lián)合行文的文頭將主辦機關排在前面；只標主辦機關的發(fā)文字號；上行文由主辦機關蓋印。4.分清主送與抄送機關

抄送機關的條件

（1）向下級機關或本系統(tǒng)的重要行文應同時抄送直接上級機關；（2）越級行文一般應抄送越過的機關；（3）受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送和抄送機關；上級機關向受雙重領導的下級機關行文必要時應抄送其另一上級機關；（4）涉及相關機關的職權范圍應該抄送；（5）其他應該抄送的機關。5.行文應該協(xié)商一致

協(xié)商方面（部門、上下級、大局）協(xié)商的內容（政策、職權、利益、關系）協(xié)商的步驟和要求。(1)要符合黨的路線方針和法律法規(guī)；符合上級有關規(guī)定,與有關部門現(xiàn)行規(guī)定相吻合；(2)涉及相關部門職權范圍,主辦單位應主動協(xié)商會簽；(3)未經(jīng)協(xié)商一致應將各方意見或方案報上級請求裁決；（4）未經(jīng)協(xié)商一致或未經(jīng)上級批準、裁決的不得各自向下行文；（5）如擅自行文，上級機關有權責令糾正或撤消。

6.對不符合行文規(guī)則的上報公文實行退文制度（1）文件內容違反法律法規(guī)和方針政策；（2）涉及相關部門職權范圍未協(xié)商一致；（3）違反請示文種的行文規(guī)則；（4）其他規(guī)定的情況。

七、文件處理

紙質文件處理程序示意圖收文發(fā)文收文登記審核、退文接收分發(fā)、加工擬辦批辦承辦注辦擬稿會商審核簽發(fā)復核繕印校對用印簽署發(fā)文登記發(fā)出公布組織傳閱對內催辦查辦、對外催辦信息反饋辦畢文件處置歸檔清退暫存銷毀擬稿審核簽發(fā)（審批）復核繕印用印登記分發(fā)以本單位名義制發(fā)公文的過程（一）發(fā)文辦理

公文撰寫步驟寫作準備

——撰擬文稿

——修改定稿交擬安排結構審核確立主旨草擬文稿簽發(fā)（會議通過）確定文種復核選擇材料公文語言繕印確定表達方式蓋印、簽署發(fā)出

1.擬稿(1)

內容要求

符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定要加以說明；如對原有政策、規(guī)定進行調整或修訂，應在頒布時對原有政策、規(guī)定予以廢止。(2)

文字表達情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹、條理清楚，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅適宜并力求簡短。(3)文種使用根據(jù)行文目的、職權范圍、行文關系確定。（4）稱謂使用人物、機構、事物名稱在書寫上不要出現(xiàn)錯誤；對同一人物、機構、事物的稱謂要統(tǒng)一、前后一致；稱謂要規(guī)范，人物稱謂一般應姓名在前，職務在后。應使用權威部門公布的規(guī)范簡稱（人民銀行——人行總行、中央銀行、央行、人總行）（5）引文、日期引用公文先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體年、月、日。一般不用"今年"、"上月"、"昨天"等詞來表達。

（7）使用國家法定計量單位(8)

結構層次的序數(shù)符號原則上不超過四層。其符號為：第一層“一、”