會展概論參考PPT

《會展概論》E-mail:hebiaotaylor@163.com主講:何彪1案例：從博鰲亞洲論壇說開去45場正式活動、2場分論壇、9場圓桌會議、4場主題早餐會、3場主題午餐會和2場主題晚餐會。來自30多個國家和地區(qū)的1000多名政要、商界人士和知名學者。請大家思考：博鰲亞洲論壇到底給海南帶來了什么？

奧運會在帶給人們歡樂和享受的同時，它所需要的巨額資金投入，給承辦這一盛會的城市帶來了難以承受的經濟負擔。1976年蒙特利爾為舉辦第21屆奧運會負債10億美元，1980年，莫斯科奧運會花了90億美元左右，也是賠本。這2座城市的人民在后來的10多年時間里都在償還這筆債務。1978年，申辦第23屆奧運會的城市僅剩一座——洛杉磯。

洛杉磯奧運會是1896年現(xiàn)代奧運會創(chuàng)辦以來首次由民間承辦的運動會。被逼無奈的尤伯羅斯的第一個商業(yè)創(chuàng)意是電視轉播權招標。尤伯羅斯的努力讓這次奧運會的電視轉播權在美國本土拍賣得到了2億美元。尤伯羅斯最輝煌的創(chuàng)舉是把競爭機制引入贊助營銷，這一舉措是他開創(chuàng)奧運會不賠反賺奇跡的制勝法寶。他將正式贊助商的總數嚴格限制為30個，規(guī)定每個行業(yè)通過競標的方式只接受一家贊助商，利用商家爭當行業(yè)龍頭老大的心態(tài)，促使這30個行業(yè)內部進行激烈的競爭，進而最大限度地提高贊助價位。運用這一策略，他首先捕獲了競爭最激烈的飲料行業(yè)：面對400萬美元的底價和強有力的競爭對手百事可樂，為了拔得軟飲料獨家贊助的頭籌，可口可樂以1260萬美元的天價成為尤伯羅斯首肯的贊助商。還有著名的“柯達”--“富士”之爭等。

案例：從奧運“陷阱”到奧運“搖錢樹”2

與商家無絲毫聯(lián)系的火炬接力也被尤伯羅斯變成了“印鈔機”。他開價3000美元一公里拍賣美國境內奧運火炬?zhèn)鬟f路線的所有里程，對參加者只有兩個要求，第一要身體好，第二要付3000美元。美國人為自己能當一名奧運火炬手而感到自豪。通過這一活動成功集資的1100萬美元被用于在當地建設體育設施，推廣體育活動，培養(yǎng)體育人才。

憑借著天才的商業(yè)頭腦和運作手段，尤伯羅斯使不依賴政府撥款一分錢的洛杉磯奧運會盈利2.25億美元，成為近代奧運會恢復以來真正盈利的第一屆奧運會，從此，88漢城、92巴塞羅那、96亞特蘭大、2000悉尼、04雅典奧運會都賺錢。奧運會變成了一棵人見人愛的搖錢樹。因為導演了這場奧運史上的“商業(yè)革命”，尤伯羅斯被譽為奧運會的“商業(yè)之父”。由于對現(xiàn)代奧運作出的突出貢獻，1984年他獲得了國際奧委會頒發(fā)的杰出奧運組織獎。

2案例：從奧運“陷阱”到奧運“搖錢樹”這些又與會展有什么關系呢？到底什么是會展呢？第一章會展概述第一節(jié)會展的內涵第二節(jié)會展的起源與發(fā)展第三節(jié)會展的特點第一節(jié)會展的內涵一、會展的內涵與本質（一）會展的內涵

1、狹義會展

2、廣義會展（二）會展的本質

1、現(xiàn)代服務業(yè)

2、營銷功能

3、交流

4、產業(yè)帶動性會展的內涵概念一

狹義的會展是以歐洲為代表C&E(ConventionAndExposition)或者M&E(MeetingandExposition)會展的內容包括會議和展覽

M：CorporateMeetings

公司業(yè)務會議

I：IncentiveTour

獎勵旅游

C：Convention

協(xié)會或社團組織會議

E：Event事件活動會展的內涵概念二

廣義的會展

以美國為代表，MICE會展的內容包括：各類型的專業(yè)會議、博覽交易會、獎勵旅游以及各種事件活動。MICE第一節(jié)會展的內涵二、會展的形成與分類

（一）會展的形成

1、經濟發(fā)展

2、貿易需求

3、科技進步

4、文化交流

會展的起源與發(fā)展第一章會展緒論階段標志活動范圍典型形式活動目的組織方式原始原始社會地方物物交換交換物品自發(fā)古代工業(yè)革命前地區(qū)集市市場松散近代1798年法國工業(yè)產品大眾展國家工業(yè)展覽會展示有組織現(xiàn)代1894年德國萊比錫的樣品博覽會國際貿易展覽會、博覽會市場、展示專業(yè)組織第一節(jié)會展的內涵二、會展的形成與分類

（二）會展的分類

一般分為三類或四類。

1、會議

Meetings會議是指人們懷者各自相同或不同的目的。圍繞一個共同的主題進行信息交流或聚會、商討的活動。會議的一般操作原理：會議的主辦者制定舉辦會議的計劃并委托給承辦者，承辦者將圍繞既定的主題進行精心設計，并在市場上聯(lián)系會議的買家、相關人員（如政府官員、演講嘉賓等）以及舉辦場所，最后接待會議，或將業(yè)務分包給會務公司。分類標準種類按照會議的地域范圍和影響力國際會議、全國會議、地區(qū)會議、本地會議按照會議本身的性質盈利性會議、非盈利性會議按照舉辦者的性質不同協(xié)會會議、公司會議、政府會議、工會、政治團體宗教以行業(yè)為劃分標準醫(yī)學、科學、教育、農業(yè)、環(huán)境會議分類2、展覽

Exhibitions

（1）定義

美國《大百科全書》對展覽會這樣定義：具有一定規(guī)模，定期在固定場所舉辦的，來自不同地區(qū)的有組織的商人聚會。展覽會利益主體包括：主辦者、承辦者、參展商和專業(yè)觀眾，內容是實物展示，以及參展商和專業(yè)觀眾之間的信息交流和商貿洽談。展示Display展銷會Fair展覽

Exhibition博覽會Exposition

分類標準劃分類別內容綜合性展覽會、專業(yè)展覽會、消費展覽會規(guī)模國際展覽會、全國展覽會、地方展覽會、獨家展覽會時間定期展、不定期展；短期展、長期展、常年展地域國內展、出國展

功能教育性展（觀賞展、教育展、國家推廣展）中介性展（商業(yè)推廣展、貿易型交易展、消費型交展、綜合性展）方式實物展覽、網上展覽會2、展覽

Exhibitions

（2）分類國際博覽會聯(lián)盟（UFI）的展覽會分類標準

A：綜合性展覽

A1：技術與消費品展覽會

A2：技術展覽會

A3：消費品博覽會

B：專業(yè)性展會

B1：農業(yè)、林業(yè)、葡萄業(yè)及設備

B2：食品、餐館和旅館生意、烹調及設備

B3：紡織品、服裝、鞋、皮制品、首飾及設備

B4：公共工程、建筑、裝飾、擴建及設備

B5：裝飾品、家庭用品、裝修及設備

B6：健康、衛(wèi)生、環(huán)境安全及設備

B7：交通、運輸及設備

B8：信息、通訊、辦公管理及設備

B9：運動、娛樂、休閑及設備

B10：工業(yè)、貿易、服務、技術及設備

C：消費展覽會

C1：藝術品及古董

C2：綜合地方展覽會3、獎勵旅游

Incentivetravel

根據國際獎勵旅游協(xié)會的定義，獎勵旅游的目的是協(xié)助企業(yè)達到特定的目標，并對達到該目標的參與人士，給予一個盡情享受、難以忘懷的旅游假期作為獎勵。其種類包括：商務會議旅游、海外教育訓練、獎勵對公司運營及業(yè)績增長有功人員。需要指出的是，獎勵旅游并非一般的員工旅游，而是企業(yè)業(yè)主提供一定的經費，委托專業(yè)旅游業(yè)者精心設計的“非比尋常”的旅游活動。用旅游這一形式作為對員工的獎勵，會進一步調動員工的積極性，增強企業(yè)的凝聚力。獎勵旅游的對象：員工、經銷商、代理商獎勵旅游的形式：有企業(yè)提供一定的經費規(guī)劃假期，委托展業(yè)公司代辦獎勵旅游的目的：犒勞有功人員，增加員工凝聚力4、節(jié)事活動

Festivals&SpecialEvent節(jié)慶是“節(jié)日慶典”的簡稱，包括各種傳統(tǒng)節(jié)日。西方常把節(jié)日(Festival)和特殊事件(SpecialEvent)看作一個整體，F(xiàn)estivals&SpecialEvent(FSE)譯為“節(jié)日和特殊事件”，簡稱“節(jié)事”Getz把事先經過策劃的事件(plannedevents)分為七大類1、文化慶典2、商貿及會展3、體育賽事4、教育科學事件5、休閑事件6、政治/政府事件7、私人事件第一節(jié)會展的內涵三、會展的發(fā)展條件

（一）經濟條件（二）開放程度（三）城市綜合服務能力（四）品牌特色展覽項目第一節(jié)會展的內涵四、會展的經營理念

（一）經營模式官營商營官商合營思考：為什么第二種經營模式少？（二）經營理念以顧客為中心經營城市（放大會展的效應）第二節(jié)會展的起源與發(fā)展“展”“覽”“擺”“看”）展覽的基本特征展覽是最古老的市場形式，它隨生產力水平的提高和經濟貿易的需要而產生并發(fā)展，其歷史長達數千年。展覽的原始形式一、古代集市

集市的含義集市是指定期聚集進行的商品交易活動形式。主要指在商品經濟不發(fā)達的時代和地區(qū)普遍存在的一種貿易組織形式。又稱市集。古代集市集市的特點一（1）時間的周期性二（2）交通的便利性一、政府部門、貿促機構二、商會、行業(yè)協(xié)會

三、公司部門、企業(yè)

展覽作為一種非常古老的歷史產物，人類社會的經濟文化發(fā)展對其產生著深遠的影響，數千年來，其發(fā)展過程大致可分為以下幾個階段：二、展覽的發(fā)展歷程人類社會展覽活動的早期階段萌發(fā)于原始社會的祭祀活動，直接以農畜產品、手工業(yè)產品作為陳列手段的展覽，可稱為祭祀品展覽，往后有宗教藝術展示，再發(fā)展到古代物品交易集市的商品陳列展銷。1、展覽的早期階段中國集市的歷史非常悠久。在古代，集市是市、集、廟會等多種市場形式的統(tǒng)稱。歐洲古代集市的產生時間與中國的相近,中世紀以后，隨著歐洲城市經濟的發(fā)展，交易會在一些港口城市非常興旺。最著名的有中世紀的法國國際貿易集市——香檳集市12～13世紀法國香檳伯爵領地內四個城市輪流舉行的集市貿易的統(tǒng)稱。是當時歐洲規(guī)模最大的國際性集市貿易。興起：11世紀末和12世紀上半葉,隨著城市商人的興起,西歐出現(xiàn)了大量的集市。在這些大大小小的集市中，香檳集市是最大的集市。香檳伯爵領地同德意志、佛蘭德、羅退林幾亞和法國相毗鄰，并正處于低地國家、佛蘭德與意大利之間，以及德意志與西班牙之間的兩條交通要道的交叉點上。因此，從意大利運來的東方貨物，從英國運來的羊毛，從佛蘭德運來的呢絨，以及從斯堪的納維亞及低地國家運來的貨物都在此交易。同時，香檳伯爵又竭力保障集市上商人的安全和通往香檳道路的安全。于是，香檳集市成為全歐性的商業(yè)中心，并在13世紀后半葉達到全盛期。香檳集市，包括香檳伯爵領地內四個城市輪流舉行的六個各為期至少六周的集市。在每一次集市之間要間隔一至二周以便商人運轉貨物，這樣香檳伯爵領地全年都有集市。香檳的每個集市都是經過嚴格組織的，并由市民一人和騎士一人組成的集市法庭來裁決糾紛。集市的第一周是各地商人來城內街道上設置貨攤,接著是10天布匹呢絨交易和11天皮革交易,再接下去是19天其他各種雜貨的交易，最后有幾天用于結帳。在香檳集市上，商人的結算及商業(yè)債務，已使用清償余額劃匯結算的辦法；期票、匯票等信用憑證也已使用。香檳集市對推動西歐商品貨幣經濟的發(fā)展起過重要作用。知識鏈接：香檳集市知識鏈接：香檳集市衰落：進入14世紀，香檳集市開始衰落，到14世紀中期已成為地方性的集市。這是因為法國國王腓力四世控制了香檳伯爵領地，強行推行國王的財政措施，香檳伯爵再不能從集市貿易上征得更多的稅收，商人也因國王的重稅而感到無利可圖。同時，從意大利到北歐的海上商路已經開通，可以取代翻越阿爾卑斯山的陸路商運。1302～1320年佛蘭德和法國發(fā)生戰(zhàn)爭，1337年又爆發(fā)了英法百年戰(zhàn)爭，這些都破壞了香檳的安寧，使集市貿易受到極大影響。此外,隨著商業(yè)與銀行、信貸的發(fā)展,商人在佛蘭德或布呂赫的銀號中進行錢財往來要比在集市上方便得多，而且隨著生產與商業(yè)的發(fā)展，商品逐漸規(guī)格化標準化，商人可以無需在成交前到集市上檢視貨物；富有的商人逐漸派出自己的代理人去經商，自己不必親臨集市。這一切都促成了香檳集市的衰落。1640年開始的工業(yè)革命極大地推動了歐洲地經濟發(fā)展，同時也極大地促進了展覽業(yè)地發(fā)展。從時間跨度上看，這一階段的大致時間區(qū)間是，公元17－19世紀，這一時期歐洲展覽會出現(xiàn)革命性的變化，出現(xiàn)純展示性的藝術展、純宣傳性的國家工業(yè)展。

1667年，在法國國王路易十四的提議下，法國舉辦了第一個藝術展覽會。這個展覽會經過了統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一組織，因而法國被一些學者認為是現(xiàn)代展覽會的發(fā)源地。1851年的英國“萬國工業(yè)博覽會”(TheGreatExhibitionofIndustryofAllNations)堪稱世界展覽會歷史上的里程碑。這種展覽會逐漸發(fā)展成全面反映人類科技、文化的獨特的展覽會——世界博覽會。英國“萬國工業(yè)博覽會”被視作世界第一個世界展覽會。2、展覽的近代階段識鏈接1－2：世界博覽會世界博覽會，簡稱世博會，是國際性的博覽會,世界博覽會（WorldExhibitionorExposition，簡稱：WorldExpo）是一項由主辦國政府組織或政府委托有關部門舉辦的有較大影響和悠久歷史的國際性博覽活動。它已經歷了百余年的歷史，最初以美術品和傳統(tǒng)工藝品的展示為主，后來逐漸變?yōu)樗C萃科學技術與產業(yè)技術的展覽會，成為培育產業(yè)人才和一般市民的啟蒙教育不可多得的場所。世界展覽會的會場不單是展示技術和商品，而且伴以異彩紛呈的表演，富有魅力的壯觀景色，設置成日常生活中無法體驗的、充滿節(jié)日氣氛的空間，成為一般市民娛樂和消費的理想場所。

1851年萬國工業(yè)博覽會成為了全世界第一場世界博覽會，在英國首都倫敦的海德公園舉行，展期是1851年5月01日至10月11日，主要內容是世界文化與工業(yè)科技，其定名中的“Great”在英文有偉大的、很棒的、壯觀的意思，借此博覽會英國在當時展現(xiàn)了工業(yè)革命后，英國技冠群雄、傲視全球的輝煌成果。

1867年巴黎世博會已經具備了現(xiàn)代世博會的雛形。1962年美國西雅圖舉辦了一次規(guī)模不大的專業(yè)性的博覽會“太空時代的人類”。博覽會展出全新的先進科技，自動售貨機和單鋼軌鐵路，使其獲得了巨大的成功。

1985年再次舉辦世界博覽會，會址是在新城筑波市，一座距東京50多公里的全新科學文化城。博覽會的主題是：“居住與環(huán)境人類的家居科技”。時隔一年，加拿大為紀念溫哥華建城100周年，又舉辦了一次以“交通運輸”為主題的博覽會。

1993年韓國大田博覽會，這是世界上第一次由發(fā)展中國家舉辦的世界博覽會(認可類)。主題為：“新的起飛之路”。中國館展示了航天科技，三峽工程等，共接待觀眾350萬人次，為各展館之最，被評為五大最佳展館之一。

2000年，德國漢諾威世博會，主題“人類、自然、科技”，參展國家和組織共計172個，為往屆世博會參展國家、地區(qū)和組織最多的一屆。2008年，西班牙薩拉戈薩世博會，水塔是2008年薩拉戈薩世博會的標志性建筑，也是薩拉戈薩城市最高的建筑。水塔是世博園中三大主題展館之一，展覽“水，生命之源”主題的場所，為此也稱水塔館。2010年中國上海世博會，主題是“城市，讓生活更美好”。

2015年米蘭世博會所選擇的主題“滋養(yǎng)地球，為生命加油”將通過教育促進人民、領土、社團以及國家之間的理解與合作。世界博覽會的歷史中國加入國際展覽局：經國務院批準，并獲國際展覽局確認，中國國際貿易促進委員會以國家名義于1993年5月3日正式申請加入國際展覽局，并于1993年12月被選為該局信息委員會會員。中國第一次參加世博會：中國第一次參加世界博覽會應該始于1851年的倫敦世博會，中國廣東商人徐榮村將自己經營的“榮記湖絲”裝成12捆，托運往英國終于質壓群芳，脫穎而出，獨得金、銀大獎。中國政府第一次自派代表，以國家身份參加的世界博覽會是1876年的費城世界博覽會。當時作為中國工商業(yè)代表的人叫李圭，他是一個有智、有勇、有謀、有骨氣的中國人，但淹沒在那個萬馬齊喑的時代。李圭寫了一本書叫《環(huán)游地球新錄》，記錄了1876年的費城世界博覽會，雖然他是中國代表團中唯一的一個中國人，但畢竟這是中國人第一次正式踏足世界博覽會。

新中國參加過的歷屆世博會

從1982年起到現(xiàn)在，受中國政府委托，中國國際貿易促進委員會以國家名義累計9次組織中國館參加了世界博覽會。即：1982年美國諾克斯維爾“能源”世博會；1984年美國新奧爾良“水源”世博會；1985年日本筑波“科技”世博會；1986年加拿大溫哥華“交通運輸”世博會；1988年澳大利亞布里斯班“科技時代的業(yè)余生活”世博會；1992年意大利熱那亞“船與海洋”世博會；1992年西班牙塞維利亞“發(fā)現(xiàn)的時代”世博會；1993年韓國大田“新的起飛之路”世博會；1998年葡萄牙里斯本“海洋——未來的財富”世博會。其中，在1988年布里斯班、1992年塞維利亞和1993年大田世博會上，中國館二次被評為“五星級展館”，一次被評為“最佳外國館”。

1999年云南世博會；1999年昆明世園會2006年沈陽世園會2010年上海世博會2011年西安世園會

中國歷次世博會、世園會

3展覽的現(xiàn)代階段1）歐美國家的展覽活動：首屆世博會是第一次工業(yè)革命的產物。到19世紀下半葉，美國、法國、德國、俄國、日本等國相繼完成了第一次產業(yè)革命。與此同時，一個國際間交流合作、自由貿易的國際化市場也逐步形成。隨著經濟規(guī)模的擴大和流通量的增加，各國都在尋找一種能介紹產品、開發(fā)市場的途徑。2）舊中國的展覽活動：舊中國的展覽活動歷史大致可以追溯到1905年，在那一年，清政府正式頒布了《出洋賽會通行簡章》，對華商出國參加國際性博覽會作出了統(tǒng)一規(guī)定。同時在北京前門設立“京師勸工陳列所”，以展示各地工業(yè)產品為主，同時附設勸業(yè)商場，銷售部分商品。第三節(jié)會展的特點一、集中性與積聚性二、經濟性與效益性三、關聯(lián)性與互融性四、文化性與綠色性五、藝術性與專業(yè)性六、科技性與時尚性七、同一性與無形性八、開放性與表征性九、創(chuàng)新性與導向性十、交易性與風險性第二章會展經濟及其效應第一節(jié)會展經濟與會展產業(yè)第二節(jié)會展經濟的運營與管理模式第一節(jié)會展經濟與會展產業(yè)一、會展經濟與產業(yè)的概念所謂會展產業(yè)，顧名思義，就是通過舉辦各種形式的會議和展覽展銷，能夠帶來直接或間接經濟效益和社會效益的一種經濟現(xiàn)象和經濟行為，也被稱之為“會展經濟”或“會展市場”。會展產業(yè)舉辦的大型會議、展覽活動，能夠帶來源源不斷的商流、物流、人流、資金流、信息流，直接推動商貿、旅游業(yè)的發(fā)展，不斷創(chuàng)造商機，吸引投資，進而拉動其他產業(yè)的發(fā)展，并形成以會展活動為核心的經濟群體。會展產業(yè)是社會經濟運動而引起的相互聯(lián)系、相互作用、相互影響的同類企業(yè)的總和，是現(xiàn)代經濟體系的有機組成部分，是國民經濟發(fā)展的重要標志。二、會展經濟的直接功能（一）產生直接的經濟效益

會展經濟可以產生直接的經濟效益，這是它得以迅速發(fā)展的重要原因。從國際上看，在瑞士日內瓦，德國漢諾威、慕尼黑，美國紐約，法國巴黎，英國倫敦，新加坡和我國香港等這些世界著名的“展覽城”，會展業(yè)為其帶來了直接的收益和經濟的繁榮。美國1年舉辦200多個商業(yè)展會帶來的經濟效益超過38億美元；法國展會每年營業(yè)額達85億法郎，展商的交易額高達1500億法郎，展商和參觀者的間接消費也在250億法郎左右；我國香港每年也通過舉辦各種大型會議和展覽獲得可觀的收益；從國內來看，僅2000年春季舉辦的“北京第六屆國際汽車展”，就有40萬觀眾前往觀展，光門票收入就相當可觀。這種直接的經濟效益所產生的吸引力使得會展經濟在我國迅速發(fā)展起來。（二）較強的產業(yè)帶動作用

會展經濟涉及服務、交通、旅游、廣告、裝飾、邊檢、海關以及餐飲、通信和住宿等諸多部門，不僅可以培育新興產業(yè)群，而且可以直接或間接帶動一系列相關產業(yè)的發(fā)展。據有關資料顯示，國際上展覽業(yè)的產業(yè)帶動系數大約為1∶9，即展覽場館的收入如果是1，相關的社會收入為9。這樣高的產業(yè)關聯(lián)度使得會展經濟成為帶動城市和區(qū)域經濟發(fā)展的新增長點，自然得到各方面的重視和青睞。根據上海市的測算，上海展覽業(yè)帶來的相關經濟效益，直接投入產出比為1∶6，間接的可達到1∶9，對該市GDP的拉動效應非常明顯。會展經濟的產業(yè)帶動作用明顯反映在對城市基礎設施和其他相關硬件設施建設的拉動方面。1996年在德國漢諾威舉辦的世界博覽會，德國政府為此撥款70億馬克進行基礎設施建設，大大改善了該市的基礎設施環(huán)境；1999年我國在昆明主辦的世界園藝博覽會，218公頃的場館群及相關投資總計超過216億元，使昆明的城市建設至少加快了10年。

會展經濟還可帶動集交通、住宿、餐飲、購物、旅游為一體的“第三產業(yè)消費鏈”。1999年上海舉辦的“財富論壇”會期雖只3天，但是留在上海各酒店的費用就達數百萬美元。每年兩屆的中國出口商品交易會(廣交會)，帶動了廣州第三產業(yè)的發(fā)展，展會期間，廣州市酒店客商入住率達90%以上，來自100多個國家和地區(qū)的近10萬多外商云集廣州。云南昆明召開的‘99世界園藝博覽會的影響一直持續(xù)到現(xiàn)在，2000年1—7月份，云南省旅游總收入115億元，同比增長44%，到10月初，昆明世博會接待的中外游客已超過930萬人次。1999年以來，香港參觀展覽的人數達407萬人次，展覽業(yè)本身收益為15億港元，酒店業(yè)收益高達126億港元，占第三產業(yè)總收入的59%；餐飲業(yè)收益635億港元，參觀展覽的人士在香港的商店總消費達27億港元，占零售業(yè)總收入的12%。

會展經濟還可增加大量的就業(yè)機會。據測算，每增加1000平方米的展覽面積，就可創(chuàng)造近百個就業(yè)機會。1996年在德國漢諾威舉辦的世界博覽會，創(chuàng)造了10萬個就業(yè)機會，獲得了145億馬克的利潤及45億馬克的稅收；在香港，一年的會展活動可大約為香港居民提供9000多個就業(yè)機會。對于人口眾多的中國而言，會展經濟的發(fā)展無疑為增加就業(yè)提供了一條有效的渠道。（三）傳播信息、知識、觀念的作用

從科技發(fā)展史來看，許多劃時代的發(fā)明創(chuàng)造，如電話機、留聲機、蒸汽火車、電視機等都是在展覽會上首先進行展示和推廣的。即使是在信息技術和手段迅速發(fā)展的今天，會議和展覽的便捷性、集中性、直觀性和快速性，在新技術的推廣方面仍起著不可替代的作用。會展經濟還能促進國內外的政府與企業(yè)、企業(yè)與企業(yè)、企業(yè)與消費者以及社會其他各主體之間的溝通與交流，在這方面會議和論壇的作用十分明顯。在“99北京國際周”中，就設立了“高新技術產業(yè)論壇”、“硅谷杰出華人論壇”、“知識產權論壇”、“風險投資與融資上市論壇”等?！?9上海財富論壇”更是吸引了國際上的著名企業(yè)家和學者，論壇本身在傳播新知識、新觀念，以及促進中國與世界的溝通和交流方面起到了相當大的作用。（四）促進經濟貿易合作的作用

在一些交易會、展覽會和貿易洽談會上都能簽署一定金額的購銷合同、投資、轉讓和合資意向書。據統(tǒng)計，法國博覽會和其他專業(yè)展覽會每年展商的交易額高達1500億法郎。在“99深圳高交會”上，成交項目1459個，成交金額6494億美元。北京舉辦的前兩屆國際周上，達成的投資總額也都達到6億多美元。2000年北京國際周內簽署的合同、協(xié)議、意向總計金額達到了6023億美元。（五）帶動地方經濟發(fā)展的作用國際上有許多以展覽著稱的城市，尤以德國為多。像漢諾威、杜塞爾多夫、萊比錫、慕尼黑等均是世界知名的會展之都，展覽在為這些城市帶來可觀經濟效益的同時，也大大提高了它們在國際上的知名度。法國首都巴黎，平均每年都要承辦300多個國際大型會議，因此，贏得了“國際會議之都”之稱。我國的香港以其每年舉辦若干大型國際會議、展覽而在國際上享有盛名。上?！?9財富論壇”的召開，預示著上海在向國際展覽名城的方向邁進。大連也以每年舉辦的“服裝節(jié)”而提高了在國內和國際的知名度。會展業(yè)被認為是地方經濟發(fā)展的“助推器”。珠江三角洲是全國改革開放最早的地區(qū)之一，伴隨著經濟的高速發(fā)展，會展經濟也隨之興起。進入90年代，廣東會展的數量、規(guī)模均以每年20%以上的速度增長。目前全省從事會展業(yè)的企業(yè)已達2000家，每年舉辦的較大型會展超過一千余個，成為中國最大的會展基地。廣州的“廣交會”，深圳的“高交會”，珠海的“航空展”等大型會展在國內外都有較大的影響，會展業(yè)已成為珠江三角洲經濟區(qū)的重要產業(yè)。會展經濟也為中西部地方經濟的發(fā)展提供了契機。2000年第11屆中國哈爾濱經濟貿易洽談會完成總成交額573億美元，簽訂對外經貿合同4166億美元，南聯(lián)合作項目625項，引進外省資金86億元人民幣，合同總投資額1184億元人民幣。給地處邊陲的黑龍江經濟發(fā)展帶來了可貴的契機。會展經濟帶給新疆的不僅是一些合同、項目和資金，它的巨大活力已悄然滲入經濟生活的各個方面。為期3天的“2000年中國(新疆)國內旅游交易會”，帶動了新疆第三產業(yè)發(fā)展，僅7月份，新疆就接待國內游客140萬人次，旅游收入112億元，比去年同期增長67%。除大城市外，一些中小型城市也在依據自身的經濟優(yōu)勢和特色經濟探索會展經濟這篇大文章，以帶動地方經濟的發(fā)展。三、會展經濟的間接功能（一）供求調節(jié)與均衡功能會展產業(yè)本身是供需矛盾演進的產物，是創(chuàng)造供給、刺激需求、平衡供需的重要手段。（二）調整產業(yè)結構與區(qū)域經濟結構積極、有效、規(guī)范的會展活動，有利于產業(yè)結構調整和產業(yè)結構優(yōu)化，對整個國民經濟發(fā)展產生重要推動作用。會展活動有利于發(fā)揮區(qū)域比較優(yōu)勢，有利于區(qū)域經濟結構調整和區(qū)域生產力發(fā)展（三）促進經濟一體化發(fā)展1、有利于突破經濟一體化的制度與非制度障礙，為完整的市場體系形成提供條件；2、有利于統(tǒng)一市場規(guī)則、慣例和經濟秩序的形成；3、有利于加深不同國家、地區(qū)間的分工與合作，密切彼此的經濟關系；4、有利于加強政府間協(xié)作，能協(xié)調各種利益的沖突和矛盾，并提供解決的機會和條件。東盟博覽會又稱南博會，中國東盟博覽會是由中國國務院總理溫家寶倡議，由中國和東盟10國經貿主管部門及東盟秘書處共同主辦，廣西壯族自治區(qū)人民政府承辦的國家級、國際性經貿交流盛會，2004年起每年在廣西南寧舉辦。博覽會以“促進中國—東盟自由貿易區(qū)建設、共享合作與發(fā)展機遇”為宗旨，涵蓋商品貿易、投資合作和服務貿易三大內容，是中國與東盟擴大商貿合作的新平臺。四、會展經濟發(fā)展的影響因素內部因素相關支持需求條件生產要素會展經濟生產要素生產要素區(qū)位特色配套設施區(qū)域環(huán)境請你思考：你認為海南的區(qū)域環(huán)境與特色適合會展業(yè)的發(fā)展嗎？內部因素會展場館

會展公司

PCO會展人才

會展協(xié)會請你思考：你認為海南發(fā)展會展業(yè)的內部條件如何？請列舉并說明。海南國際會議展覽中心

http://相關支持產業(yè)聯(lián)動政府支持機會相關支持海南有相關的會展產業(yè)規(guī)劃嗎？政府的支持體現(xiàn)在哪些方面呢？你覺得海南發(fā)展會展業(yè)的機會在哪？需求條件需求條件經濟基礎產業(yè)基礎參展需求第二節(jié)會展經濟的運營與管理模式一、政府支撐型模式二、政府市場結合型模式三、市場主導型模式1、政府鼎立支持——地方政府在制定經濟發(fā)展戰(zhàn)略和城市發(fā)展規(guī)劃時會考慮會展業(yè)發(fā)展的需要；——地方政府出資建展館，展館為公有性質；——場館建好后把經營和管理權委托給會展公司，公司與會展場館是一體的；——會展服務委托給各會展服務公司實施，由其專業(yè)化的配套服務；——為辦好每個展覽，政府會出面協(xié)調各有關方面的工作一、政府支撐型模式（德國）2、行業(yè)協(xié)會作用顯著——1907年，德國成立了專門的貿易展覽業(yè)協(xié)會(AUMA)，總部設在科隆，AUMA是德國展覽業(yè)的最高聯(lián)合會，系由德國政府授權，由參展商、采購商和展覽會組織者三方力量組合而成的聯(lián)合體，在處理全國性的展覽事務方面具有統(tǒng)一性和權威性。AUMA的主要職能1）協(xié)調國內外博覽會和展覽會，避免重復辦展和惡性競爭。2）審定年度會展計劃；在會議、展覽的類別、展出地點、日期、展期、周期等方面進行協(xié)調。3）嚴格審查和評定會展的名稱、內容；并對會展名稱給予類似商標的保護，以確保名牌展會不受侵害；4）核查會展組織者的能力和信譽；監(jiān)督會展服務；統(tǒng)計調查會展效果；5）支持中小企業(yè)到海外參展等6）聘請專家學者對展會進行考察，定期發(fā)表最新研究報告和成果1、沒有會展審批制度2、政府間接支持3、行業(yè)協(xié)會系統(tǒng)完善4、美國展覽中心的三種運營模式——政府管理模式——委員會管理模式——私人管理模式政府市場結合型模式1、特區(qū)政府不介入會展業(yè)2、行業(yè)法規(guī)健全且市場環(huán)境規(guī)范有序3、通過統(tǒng)一的行業(yè)協(xié)會實施行業(yè)自律管理——沒有專門管理會展業(yè)的政府部門，其對會展業(yè)的管理主要通過非政府的行業(yè)管理協(xié)會（香港展覽會議業(yè)協(xié)會）來實現(xiàn)市場主導型模式第三節(jié)中國會展經濟管理體制一、中國會展經濟管理體制的歷史沿革二、會展審批制的弊端三、政府辦展四、中國會展經濟管理模式的構建（一）中國會展經濟管理體制的

歷史沿革1、國內展管理體制的變革2、境內舉辦對外經濟技術展覽會的管理體制變革3、出國舉辦經濟貿易展覽會的管理體制變革（二）會展審批制的弊端

1、政府職能定位不清，不利于政府職能的有效轉換

2、審批制不利于市場秩序的規(guī)范和市場主體之間的公平競爭

3、審批制容易滋生企業(yè)尋租和政府腐敗行為

4、審批制不利于行業(yè)協(xié)會的發(fā)展（三）政府辦展弊端1、阻礙會展市場發(fā)育——政府辦展的非專業(yè)性，不利于會展業(yè)的長期發(fā)展?！k展的壟斷性，抑制了非國有企業(yè)、民營企業(yè)的發(fā)展。

——政府辦展的地方主義性，不利于全國統(tǒng)一的會展市場的形成。

2、成本高，效益差

3、不利于參展企業(yè)的發(fā)展（四）中國會展經濟管理模式的構建1、會展經濟中的政府職能定位第一、建立全國統(tǒng)一的會展經濟監(jiān)管機構，根據展會性質和規(guī)模實行分類監(jiān)管第二、制定中國會展經濟中長期發(fā)展產業(yè)政策第三、建立統(tǒng)一的會展業(yè)管理辦法，解決政出多門、互不協(xié)調的混亂狀態(tài)第四，將會展產業(yè)納人國民經濟統(tǒng)計體系第五，理順政府在會展經濟中的職能定位，處理好政企關系2、會展行業(yè)協(xié)會的職能第一，培育權威的行業(yè)中介組織，盡快成立中國會議與展覽業(yè)協(xié)會第二，建立會展業(yè)的職業(yè)培訓體系，制定從業(yè)人員資格認證標準，推行從業(yè)人員資格認證制度第三，建立會展業(yè)的法人資質評價體系，對會展企業(yè)進行資質與信譽評定

第四，建立會展經濟信息中心

第五，加強會展經濟的產業(yè)發(fā)展研究，為會員單位提供有價值的研究報告（四）中國會展經濟管理模式的構建3、中國會展企業(yè)的宏觀管理模式與政策取向第一、探索會展中心的建設與經營管理模式，走市場化發(fā)展

道路第二、鼓勵多種經濟成分的企業(yè)舉辦展覽與會議，培育會展

業(yè)有活力的微觀市場主體

第三，理順會展業(yè)中的產業(yè)鏈，鼓勵專業(yè)化分工與合作第四，鼓勵兼并重組，培育名牌會展，提升國際競爭力（四）中國會展經濟管理模式的構建1會議概述2會務工作流程3會務工作具體內容4常用會議的組織程序5會見與會談6技能訓練第三章會議組織與管理

教學目標

通過本模塊的學習，了解會務工作的基本內容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務工作中的文書工作。教學重點與難點1、教學重點會議籌備工作；會議方案的制作；會見與會談的操作程序與方法；案例分析。2、教學難點會議方案的制作；會場的布置；案例分析；技能訓練。案例分析：請柬發(fā)出之后

某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關部門的領導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。接到請柬的幾位部門領導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關的總結表彰會改換地點了。幾位領導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結果造成了上述失誤。盡管領導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。這個案例告訴秘書在會議準備時應注意什么問題呢？會議的涵義

會議是“由有關組織召開的聽取情況、討論問題和布置工作的集會”。辦會的涵義

辦會就是指秘書部門和秘書人員操辦會議事項、是秘書工作的基本職責之一。具體包括起草并分發(fā)會議文件、會場布置、會務接待、會議議題與議題磋商、生活安排、會議記錄、掌握會議進展和會后貫徹工作等等。

一、會議的主要特點

１、集體性；２、程序性；３、公開性；4、規(guī)范性。二、會議的作用1、會議體現(xiàn)了民主。2、會議交流了信息。3、會議統(tǒng)一了集體認識和行為。4、會議促進了和諧和團結。

第一節(jié)會議的特點作用與種類三、會議的種類

1.按規(guī)模分：

特大型（萬人以上）、大型（上千人）、中型（數百人上下）、小型（數十人或數人）。

2.按性質分：

法定性、決策性、專業(yè)性、動員性、紀念性、外事性、專題性、綜合性。

3、按時間分：定期和非定期。

4、按出席對象分：聯(lián)席會、內部會、代表會、群眾會.

5、按召開方式分：電話會、電視會、廣播會、網絡會。

6、公司常見會議類型：

經理例會與特別會議、員工大會、公司年會、股東大會和董事會、客戶咨詢會、展覽會、訂貨會、業(yè)務洽談會.新產品新聞發(fā)布會、聯(lián)誼會、表彰會。

四、會議的要素１、形式要素：名稱、時間、地點、與會人員、會議方式。２、內容要素：指導思想、議題、目的、任務、作用。３、程序要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結束、會議決定的貫徹落實。４、財務要素：會議經費、會議設備、會議服務設施。

大家談

你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？

一、組織的工作

1、協(xié)助領導確定會議議題；

2、根據議題安排議程、日程；

3、發(fā)會議通知，負責會議報到；

4、對與會人員進行編組；

5、布置會場，安排座次；

6、印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；

7、負責會議簽到；

8、會中組織和協(xié)調；

9、會場其他組織和管理；

10、會外的聯(lián)絡和協(xié)調(負責與會議有關的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。

11、會議的結束收尾工作。第二節(jié)會議秘書工作的基本任務二、文書工作

1、會議文書的起草；

2、會議文書編寫；

3、會議文書印發(fā)及管理。三、生活管理工作

1、與會人員的食宿管理；

2、會議的財務管理；

3、會議的交通保障；

4、會議的文化活動；

5、與會人員的醫(yī)療保健。四、安全保衛(wèi)工作

1、會議的保密工作；

2、會議的警衛(wèi)工作；

3、會場內外的安全保衛(wèi)工作。會務工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議時間與會期明確會議所需設備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場準備會議文件材料安排食住行制定會議經費預算方案制作會議證件會場檢查明確會議組織機構確定與會者名單會務工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作報到及接待工作做好后勤保障工作編寫會議簡報或快報做好會議保密工作會議信息工作會務工作流程圖（會后）撰寫會議紀要催辦與反饋工作

安排與會人員離會會議總結會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報道一、指導會務工作的原則

1、準備充分；２、組織嚴密；３、服務周到；４、確保安全。二、會前準備工作

1、確定會議主題與議題

確定主題的主要方法：一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。第三節(jié)會務工作的具體內容2、確定會議名稱

會議名稱一般由“單位+內容+類型”構成,應根據會議的議題或主題來確定。

3、確定會議規(guī)模與規(guī)格

確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據是會議的內容或主題。同時本著精簡效能的原則。會議的規(guī)模有大型、中型、小型。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

4、確定會議時間、會期

會議的最佳時間，要考慮主要領導是否能出席，確定會期的長短應與會議內容緊密聯(lián)系。

5、確定會議所需用品和設備

（1）．必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。

6、建立會議組織機構

會務組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

7、確定與會人員名單

出席會議和列席會議的有關人員。應根據會議的性質、議題、任務來確定與會人員。嘉賓的排序。

8、確定會議地點

要根據會議的規(guī)模、規(guī)格和內容等要求來確定。有時也考慮政治、經濟、環(huán)境等因素。

9、安排會議議程與日程會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。

會議日程是指會議在一定時間內的具體安排。

某公司銷售會議議程表

1、推選銷售部經理的人選。

2、年度銷售活動的總結。

3、有關銷售問題的發(fā)言。

4、下年度銷售目標。

5、銷售人員的招聘和重組。某股份有限責任公司股東大會日程安排日期

時間

內容安排

地點主持參加人備注3、9上午9：00報到花園酒店大會議廳李總XXXX9：30會議開始，張董致開幕詞大會議廳張董全體股民9：40李總：年度經營報告大會議廳張董全體股民11：00年度決算表大會議廳總會計師全體股民11：30大會結束

10、制發(fā)會議通知

會議通知的內容包括名稱、時間、地點、與會人員、議題及要求等。會議通知的種類有書信式和柬帖式。會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。

11、制作會議證件

代表證出席證會議正式證件列席證來賓證會議證件旁聽證工作證會議工作證件記者證出入證會議證件的內容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。

12、準備會議文件資料

主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領導講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。

13、安排食住行

⑴會議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預算和伙食搭配與烹調工作.

⑵會議住宿安排，根據實際情況，按照規(guī)定標準，盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。

⑶安排好會議用車，為會議提供完備的交通服務。

14、制定會議預算方案

文件資料費、郵電通訊費、會議設備和用品費、會議場所租用費、會議辦公費、宣傳交際費、食宿費、交通費、其他費用。

15、布置會場

（1）會場的風格特點莊嚴、肅穆、輕松、簡潔。喜慶、儒雅、簡單、樸素。

（2）會場的類型及布局

①小型會議室。

橢圓形、回字形、T字形、“馬蹄”型、長方形。②中型會議室。

“而”字型、半圓型、課堂型。③大型會議室。

禮堂型、眾星拱月型。

（3）會場的布置

①主席臺主席臺的布置一是對稱；二是要簡化。主席臺的座次一般是職務最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。②場內其他人員的座次安排橫排法。豎排法。左右排列法。主席臺坐次禮堂型教室型會場

③會場內外的布置：會標、會徽、臺幕、標語、、桌簽、坐簽、色調、燈光、氣味、旗幟、花卉。

會標會徽

16、檢查會場

（1）

方式一種是聽取會議籌備人的匯報，一種是現(xiàn)場檢查。

（2）檢查的內容

A.文件的材料準備情況。

B.會場布置情況。

C.會議保衛(wèi)工作情況。

D.其他內容。問題討論

1、會議議程與日程的區(qū)別。

2、簡述擬訂會議議程與日程表的方法。

3、選擇會議地點應綜合考慮哪些因素?4、應如何做好會場的布置工作？

5、怎樣制定會議籌備方案？

6、怎樣發(fā)放會議通知？

7、怎樣才能做好會議的食宿工作？

8、會前檢查工作包括哪些內容？三、會中服務工作

1、報到及接待工作

（1）與會人員的接送;

（2）會議交通工具的安排;

（3）與會人員返回時，車、船和飛機票的預訂及購買;

（4）會議文娛活動的安排和組織;

（5）其他屬于招待方面的工作。

2、組織簽到

（1）秘書人員代簽到。（2）簿式簽到。（3）電子計算機簽到。3、做好會議記錄（1）會議記錄的格式：記錄頭、記錄主體、記錄尾部

①記錄頭:

會議名稱；會議時間；會議地點；會議主席（主持人）；會議出席、列席和缺席情況；會議記錄人、會議主要議題。

②記錄主體

與會者的發(fā)言。議定事項。③記錄尾部

散會。主持人、記錄人簽字。

（2）會議記錄的要求

準確、完整、簡潔、明確。

（3）會議記錄的重點

會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動；會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；權威人士或代表人物的言論；會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；會議已議決的或議而未決的事項；對會議產生較大影響的其他言論或活動。（4）會議記錄方法

①記錄的重點是將主要討論的觀點、決議、決定，重要聲明、修正案內容、結論全記下來，其他的可簡要記錄.

②漏記的內容先作記號，然后對照錄音帶修改，或請發(fā)言者重復。③與會者提的意見、建議，要記人名。（5）會議記錄的修改

①定稿打印前，請主席簽字批準。

②與會者指出錯誤，主席或秘書可改。

③會議記錄一經簽名，不能再改動。4、確保會議期間信息的溝通（1）做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.①秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。

②深入會議，掌握第一手資料。

③注重對會議信息加工提煉，方便各方利用。

④注重實效，并收集反饋信息。⑵會議期間的對外宣傳①妥善處理與新聞媒體的關系。②注意內外有別，嚴守單位秘密。③選擇宣傳內容應堅持對象、效果、時效、費用的原則。④收集媒體對會議的報道提供給領導.⑤為領導召開記者招待會提供資料。5、編發(fā)會議簡報（1）類型綜合型、專題型、實錄型。（2）格式報頭、報核、報尾。（3）要求簡練、快捷、準確。

6、值班保衛(wèi)工作（1）值班工作秘書人員要堅守值班崗位，以保證會議順利結束，并隨時應付各種突發(fā)事件。（2）保衛(wèi)工作

①重要與會者人身安全保衛(wèi)②重要文件的保衛(wèi)③會場和駐地的保衛(wèi)④會議設備的保衛(wèi)⑤與會者貴重物品的保衛(wèi)

7、會議保密工作

⑴會前保密工作①涉及秘密的會議，嚴格確定出席、列席人員及會議服務人員。②召開比較大型的或秘密性較強的會議，秘書部門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。③根據實際需要，確定會議印發(fā)的文件及其數量，文件要標明密級，統(tǒng)一編號，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。

④選擇會址要注意保密，會前對會場環(huán)境及會場設施包括擴音、錄音設施、電話進行防竊密、泄密檢測。

⑵會中保密工作

①加強保密教育。

②加強文件管理。

③加強重要涉密會議管理。

⑶會后保密工作

①做好保密文件的回收工作。

②秘密文件通過機要通信部門遞送。

③對會議駐地、房間、會議室進行保密檢查。

8、會議的后勤保障工作

(1)做好食宿管理工作。

(2)做好迎送交通工作。

(3)做好會議車輛管理工作。

(4)做好財務管理工作。

(5)安排好會議的文化生活。

(6)做好會議醫(yī)療衛(wèi)生工作。問題討論

1、會議記錄的內容有哪些？

2、如何做好會議記錄？

3、如何做好會議期間的信息溝通？

4、會議期間值班、保衛(wèi)工作有哪些內容？

5、會議后勤保障工作包括哪些？

四、會后整理工作

1、安排與會人員離會

2、撰寫會議紀要

3、會議的宣傳報道4、會議文書的立卷歸檔

5、會議總結工作

6、會后催辦和反饋工作

相關知識

發(fā)通知應注意的事項一般的會議只發(fā)一次正式通知，有些會議需要發(fā)預備性通知，然后再發(fā)正式通知，其常用于與會人需做大量會前準備工作，如：準備發(fā)言材料或方案的會議;

對于一些區(qū)域性、全國性乃至國際性會議，需要安排與會人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會議通知的同時附上會議通知回執(zhí)，以便會務人員安排接站和訂購車、機票;

發(fā)會議邀請函和請柬的方法，與發(fā)送會議通知基本相同。

一、行政辦公會議是各級領導為研究和處理日常工作、協(xié)調矛盾而召開的會議，在企業(yè)中也稱領導（廠長）辦公會。議題安排→發(fā)送會議通知→做好會議記錄→撰寫辦公會議紀要→議定事項的貫徹執(zhí)行

→搜集信息，進行反饋第四節(jié)常用會議的組織程序二、職工代表大會

職工代表大會是企事業(yè)單位依據《職工代表大會條例》召開的具有法律效力的會議。其組織程序如下:

1.籌備會議

確定大會議題→做好宣傳發(fā)動工作→征集和處理提案→準備會議文件→準備會議文件

2.預備會議

（1）由工會向全體職工代表報告大會的籌備工作情況。（2）醞釀大會主席團人選，民主選舉主席團成員。（3）確定大會議程，主席團審議通過大會議程，然后向全體職工代表宣布。（4）醞釀職工代表大會專門小組的設置及組成人選名單.

（5）聽取代表資格審查小組關于代表資格的審查報告。

3.召開會議

（1）聽取主要行政領導工作報告，組織討論，提出意見，在修改和補充的基礎上，大會通過。（2）聽取各專門小組的報告。（3）民主評議行政領導。（4）選舉通過各專門小組人員名單。（5）討論職工代表大會自身建議的有關規(guī)定和制度。（6）通過大會決議。

4.會后整理及大會決議事項的落實

（1）整理現(xiàn)場，歡送代表離會。（2）整理會議文件，搞好立卷歸檔。（3）落實大會決定協(xié)議，督辦落實情況。一、會見與會談準備1、收集對方的相關資料①對方求見的目的②對方的求見對象③對方相關社會背景，如習俗、禁忌、禮儀等特征④對方參加會見的人數、姓名、職務等。⑤主要求見人的詳細資料第五節(jié)會見與會談2、通知主方參加會見和會談的人員

①通知主方接見人②通知主方陪同人員③通知主談人④通知其他會談人員3、了解會見與會談的地點和時間

（1）會見的地點和時間會見的地點一般安排在主人的辦公室、會客室或小型會議室，也可在客人的住所進行。會見的時間根據會見的性質來定。（2）會談的地點和時間會談的地點一般安排在客人所住的賓館會議室。會談的時間安排應先征求對方的意見。4、通知對方

會見與會談的名單、地點、時間一旦確定，應及時通知對方。了解客人抵達方式，以便告知主方的接送方式及接送人員。如果是重要的會見和會談，事先應由秘書或其他工作人員進行預備性磋商，確定會見、會談的具體日程。5、場所的布置及座位安排（1）場所的布置會見場所應準備足夠的桌椅、沙發(fā)、茶幾和飲料等物品。所有擺放的家俱，應保證干凈、清潔、大方。會談桌上有時需放置雙方標志旗幟(如果是涉外談判，應擺放兩國國旗)，現(xiàn)場可放置雙方主要人員座位卡，以便與會者對號入座。（2）會見與會談的座次安排

①會見的座次安排

會見時應遵循“主左客右”的原則，即客人坐在主人的右邊。涉外會見還應有譯員。如下圖所示：記錄譯員主客主人客方人員主方人員譯員主客主人客方人員主方人員②會談的座次安排雙方會談一般將談判桌排成長方形，雙方各坐一邊，主方位于背門一側如圖(一)，或進門后的左側如圖(二)，雙方主談人位于各方長排中央，其他人員按右高左低排列。桌上應放置中文座位卡，涉外會談，要同時放置對方語種的座位卡。如圖所示。多邊會談的座位可擺成圓形或方形。

正門客方主方13576421246753{譯員}主賓{譯員}主人（一）（二）課堂討論

一天下午，天地公司要與外地某企業(yè)舉行會談，會上欲就雙方技術合作事項達成協(xié)議。初萌作為該公司的秘書事前做了大量準備工作。但就在這天臨近中午時，初萌發(fā)現(xiàn)有關質量監(jiān)督管理方面的資料沒有準備。她急忙通過各種方式查找這類資料。資料終于找到了，可會談也開始了，初萌只好提心吊膽地等待會談結果。會談開始后，雙方就事先準備好的協(xié)議草案展開了充分的討論。最后，外地某企業(yè)代表提出了質量監(jiān)督管理方面的問題，因為這對于合作項目的成功有著重大的意義。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料，無法給對方以滿意的答復，會議沒有做出任何決定，只得暫時休會。為什么會談沒有取得結果？秘書能否采取一些應急措施？相關知識會見會見，國際上一般稱接見或拜會，凡身份較高的人士會見身份較低者，或是主人會見客人，一般都稱為會見。凡身份較低的人士會見身份較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。拜見君主，又稱謁見、覲見。我國不作上述區(qū)分，一律統(tǒng)稱會見，接見和拜見后的回訪稱回拜。會見分為禮節(jié)性、事務性和政治性三種。企業(yè)常用的會見主要是社交上的禮節(jié)性會見和涉及業(yè)務商談、經貿洽談等內容的事務性會見。政治性會見一般涉及雙邊關系及重大國際事務等。相關知識會談

會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經濟、文化、軍事問題，以及其他共同關心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務，即就具體業(yè)務進行談判、會商。會談的內容較為正式，專業(yè)性較強，在企業(yè)中主要指商務談判和業(yè)務會商。相關知識會見、會談的區(qū)別

1、內容不同：會見的內容禮節(jié)性、事務性較強，會談的內容經濟性、利益性較強。2、功能不同：會見主要是為了加強雙方的關系，處理事務。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。

會見與會談的基本程序

迎接致辭、贈禮、合影會見或會談記錄結束合影圖5444554444455444213444561---主人2---主賓3---第二主賓4---客方人員（或主客插排）5---主方人員6---攝影師技能訓練【訓練目標】通過訓練，學生應熟悉會議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會議籌備方案制作要領。

一、案例分析

案例1：一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負責會議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機磁帶安放好以后，還事先調試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應怎樣總結教訓呢?

案例2：

一次重要的國際會議，十多個國家的領導人在一起聚會。因為組織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領導人安排在了后排，結果在這一重要國際會議的“全家?！校傉也坏竭@兩位女性領導人的影像，引起兩國輿論的指責。

從此案例中說明會議組織應注意哪些問題？案例3：

某校召開一次表彰大會，對全校七八個先進集體，數十名先進個人，頒發(fā)錦旗和獎狀。當領獎的同學上臺領到錦旗和獎狀后，有幾名同學當即發(fā)現(xiàn)獎狀上的名字不對，轉頭向領導更換和相互交換，一時間領獎臺上競亂糟槽。

以上三個案例中的問題都是由會議組織中的細節(jié)所致。分析案例中的問題所在，并談談對于會議活動的細節(jié)安排應注意哪些問題。

二、觀察并制作觀察你見到的辦公會、研討會、論證會、茶話會、洽談會等，注意會場布置的特點，畫出三種不同類型的會議的布置圖，并注明會議所有參與者的座位安排。

三、參考會議組織籌備的預案要求為某企業(yè)的一次年終總結暨表彰大會擬出會議籌備方案。問題討論

1．怎樣做好會見的準備工作?2．會見與會談準備工作的基本要求是什么?3．什么是會見?什么是會談?秘書人員為什么要做好會見與會談的準備工作?第四章展覽的策劃與組織管理教學目標：掌握會展立項策劃、組織與服務的原則和分析方法教學重點：會展可行性研究報告、會展立項策劃書展覽會組織展前階段展中階段展后階段調研創(chuàng)意策劃實施對展會項目進行現(xiàn)場管理1、與客戶取得信息并反饋2、展后分析總結目標客戶方面的信息分析研究：目標參展商的基本情況、潛在專業(yè)觀眾的基本情況、忠誠客戶的經營動態(tài)、參展商的參展目的、參展商對展覽會項目、服務、價格的意見和要求市場開發(fā)方面的分析研究：相關產業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀及趨勢、相關產業(yè)的產業(yè)機構、同類型展會的經營狀況、本展覽會的市場占有率、潛在競爭者的數量和規(guī)模會展技術方面的信息分析研究：會展場館的技術數據、設備狀況、新的布展概念與工藝、更先進的會議和展覽設備、其他相關技術等

（一）市場調研展前階段

1、確定展覽行業(yè)客觀看待市場調研結果正確評價自身狀況注重政策導向市場細分確定展覽行業(yè)

2、選擇展覽題材的方法新立、分列、拓展和合并題材

（二）主題創(chuàng)意（題材的選擇）

所要進入行業(yè)的規(guī)模和發(fā)展?jié)摿κ欠衲軌蛴谀承袠I(yè)舉辦展會的競爭因素辦展機構的辦展目標和資源新立題材：通過對信息的收集和整理，選定一個本展覽機構從來沒有涉及，或其他辦展機構進入得少甚至沒有辦展機構進入的展覽題材。分列題材：將辦展機構已有的展覽會的展覽題材在做進一步細分，從原來的大題材中分列出更小的題材，并將這些小題材辦成獨立的展覽會的選題方式。拓展題材：將現(xiàn)有展覽會所沒有包含的、但與現(xiàn)有展覽會的展覽題材有密切關聯(lián)的題材，或是將現(xiàn)有展覽會展覽大題材中還未包含的某一細分題材列入現(xiàn)有展覽會展覽題材的方法。合并題材：將兩個或兩個以上彼此相同或有一定關聯(lián)的展覽題材的現(xiàn)有展會合并為一個展覽會，或將兩個或多個展會中彼此相同或有一定關聯(lián)的展覽題材合并在一個展覽會中展出（三）展覽會的立項策劃方案(策劃書)

展會立項策劃：

根據掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關事宜進行初步規(guī)劃，設計出展覽會的基本框架，提出計劃舉辦的展覽會的初步規(guī)劃內容。

主要包括：展會名稱和地點、辦展機構、展品范圍、辦展時間、展會規(guī)模、展會定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展會進度計劃、現(xiàn)場管理計劃、相關活動計劃等。

展會項目立項策劃展會名稱

基本部分：展覽會、交易會、博覽會限定部分：說明展會舉辦的時間、地點及展會的性質，如2005年、春季、第三屆、大連、國際行業(yè)標識：表明展覽題材和展會范圍例：2005慕尼黑體育用品及運動時裝國際博覽會主題的創(chuàng)意和選擇展覽項目名稱基本部分+限定部分+附屬部分主題2010世界博覽會“城市讓生活更美好”辦展市場環(huán)境分析辦展宗旨目的展會的基本框架展會價格及初步預算方案展會工作人員分工計劃展會招展計劃展會招商計劃《展覽會立項策劃書》展會宣傳推廣計劃展會籌備進度計劃展會服務商安排計劃展會開幕和現(xiàn)場管理計劃展會期間舉辦的相關活動計劃展會結算計劃展會基本框架評估展會名稱和展會的展品范圍、展會定位之間是否有沖突辦展時間、頻率是否符合產業(yè)特征展覽舉辦地點是否適合展會展品的范圍所在產業(yè)是否能舉辦如此規(guī)模和定位的展會辦展機構在計劃時間內能夠完成工作辦展機構對展會展品所在產業(yè)是否熟悉展會定位與展會規(guī)模是否有沖突（四）展覽會的審批申請

（五）辦展機構主辦單位：擁有會展并對會展承擔主要法律責任的辦展單位。承辦單位：負責會展策劃、組織管理的機構協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位的工作，部分承擔招展或招商等工作。支持單位：招商或招展工作中起支持作用的單位。主承辦單位和合作單位主辦：第七屆中國杭州國際汽車工業(yè)展覽會組委會承辦：浙江中汽會展有限公司（文化活動合作單位）支持：中國汽車工業(yè)咨詢委員會杭州市人民政府中國杭州西湖博覽會組委會中國杭州世界休閑博覽會組委會浙江省汽車工業(yè)協(xié)會協(xié)辦：各贊助企業(yè)（擬定十家）全程協(xié)辦媒體：中國汽車網、新浪網、浙江都市網浙江電視臺杭州人廣電臺《愛車無限》、杭州交通91.8

都市快報（六）辦展時間例：籌展時間：2005年8月16---18日，每天上午9點---晚上8點開幕時間：2005年8月19日上午9點30分展覽時間：2005