數(shù)碼科技公司行政工作指引

數(shù)碼科技公司行政工作指引第一節(jié)公章的辦理一、申請刻章（1）各級分公司需提交《刻章申請表》至總公司行政部，注明需申請的公章類型（如業(yè)務(wù)章、財務(wù)章等）由行政部提交審核至總公司董事長、總裁以及副總裁處審批，審批通過后方可加蓋總公司公章。（2）未經(jīng)總公司批準(zhǔn)，各省分公司不得私自刻制公章以及財務(wù)章。附件：刻章申請表申請刻章分公司經(jīng)手人申請日期年月日申請章類□分公司公章□業(yè)務(wù)專用章□財務(wù)專用章□其它刻章狀況□初次□復(fù)次（第次）印章內(nèi)容印章形狀印章字體印章制造材料印章尺寸申請刻制原因□新刻制，原因：□原章?lián)p壞，損壞原因：□其它部門主管意見簽名:日期：年月日總公司行政部意見簽名:日期：年月日總公司總裁辦意見簽名:日期：年月日二、公章辦理手續(xù)（1）總公司審批通過后，分公司負(fù)責(zé)人需攜帶相關(guān)資料到當(dāng)?shù)毓簿洲k證大廳進(jìn)行相關(guān)的辦理手續(xù)。（2）需要相應(yīng)資料可向總公司行政部、市場部負(fù)責(zé)人處登記領(lǐng)取。三、公章辦理進(jìn)度（1）分公司進(jìn)行公章辦理的當(dāng)天，需及時向總公司行政部人員實(shí)時反映辦理進(jìn)度；如長時間未能進(jìn)行辦理進(jìn)度的反饋，總公司行政部人員將以電話訪問的形式對公章辦理負(fù)責(zé)人進(jìn)行詢問。（2）如公章辦理期間出現(xiàn)資料上的缺失等情況，需公章辦理負(fù)責(zé)人到總公司行政部進(jìn)行協(xié)調(diào)或?qū)で髱椭?。第二?jié)公章的使用與管理為了便于總公司對各級分公司公章的統(tǒng)一管理，在使用規(guī)范上將采取以下管理辦法:一、公章的備案管理（1）各級分公司刻章手續(xù)辦理完畢后，必須自行到當(dāng)?shù)毓簿诌M(jìn)行后續(xù)相關(guān)手續(xù)的處理及備案。（2）各類印章刻制備案辦理完畢一周內(nèi)，需將公司公章、業(yè)務(wù)章等各類印章及時上交總公司行政部進(jìn)行歸檔，存放于總公司檔案柜內(nèi)。二、公章的使用申請各級分公司公務(wù)需要使用其公司印章的，須填寫《分公司印章使用申請表》電子版，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后交由總公司報審，具體流程如下：（1）填寫《分公司公章使用申請表》電子版，其中需要注明申請事由、需蓋章的文件份數(shù)等信息，交由本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。（2）將電子申請通過今目標(biāo)發(fā)送至總部相關(guān)部門進(jìn)行公章使用簽報，上報審核、審批。（3）總部審核通過后，根據(jù)各級分公司地點(diǎn)的實(shí)際情況，以寄件形式將需要加蓋印章的文件寄送至總公司，總公司加蓋完畢后再寄回。附件：分公司印章使用申請表申請分公司名經(jīng)手人申請日期年月日申請章類□分公司公章□業(yè)務(wù)專用章□財務(wù)專用章□其它申請印章原因部門主管意見簽名:日期：年月日總公司行政部意見簽名:日期：年月日總公司總裁辦意見簽名:日期：年月日第三節(jié)證照的管理制度為了便于總公司對各級分公司證照的統(tǒng)一管理，在使用規(guī)范上將采取以下管理辦法:一、證照注冊及登記（1）各級分公司證照注冊完畢后，其中營業(yè)執(zhí)照副本原件、組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本原件(含UKEY)需交由總公司歸檔保管。（2）各級分公司須保證本單位證照有效性，并安排專人根據(jù)證照年審時間和當(dāng)?shù)匾?依規(guī)按時完成各項(xiàng)審驗(yàn)工作。（3）未經(jīng)總公司批準(zhǔn)，各省分公司及基層門店不得私自復(fù)印、刻印、掃描其公司證照，不得擅自使用其公司證照復(fù)印件、掃描件進(jìn)行第三方協(xié)議的簽訂或從事其他經(jīng)濟(jì)活動。各級分公司確認(rèn)設(shè)立后，按當(dāng)?shù)毓ど叹终咿k理相關(guān)證照手續(xù)。（4）各省分公司及基層門店的證照需按以下流程進(jìn)行登記歸檔：各級分公司確認(rèn)設(shè)立后，按當(dāng)?shù)毓ど叹终咿k理相關(guān)證照手續(xù)。各級分公司需將辦理進(jìn)度實(shí)時反映給總公司市場部和行政部。各級分公司需將辦理進(jìn)度實(shí)時反映給總公司市場部和行政部。各類證照辦理完畢后的一周內(nèi),將證照上交總公司進(jìn)行歸檔備案，存放于總公司檔案柜內(nèi)。各類證照辦理完畢后的一周內(nèi),將證照上交總公司進(jìn)行歸檔備案，存放于總公司檔案柜內(nèi)。二、證照的使用流程各級分公司因公務(wù)需要借用其公司證照的，須填寫《分公司證照使用申請表》電子版，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審核后交由總公司報審，具體流程如下：（1）填寫《分證照使用申請表》電子版，其中需要注明申請事由、領(lǐng)用日期、歸還日期等事項(xiàng)。交由本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。（2）將電子申請通過今目標(biāo)發(fā)送至總部進(jìn)行證照使用簽報，總部上報審核、審批。（3）總部審核通過后，根據(jù)各級分公司地點(diǎn)的實(shí)際情況，以寄件形式或上門領(lǐng)取的形式交付證照復(fù)印件或掃描件，交付過程中需清點(diǎn)、登記、確認(rèn)證照份數(shù)。（4）證照使用完畢后，當(dāng)日需通過今目標(biāo)與總公司完成證照交接確認(rèn)。確認(rèn)無誤后需將外借的證照交回，逾期將追究法律責(zé)任?？偣拘枨妩c(diǎn)證照數(shù)附件：分公司證照使用申請表申請日期申請單位或部門名稱申請人使用范圍收文單位蓋章份數(shù)證照名稱經(jīng)辦人審批意見欄經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人行政部總經(jīng)理副總裁總裁/董事長備注第四節(jié)組織機(jī)構(gòu)代碼證的年審參考指引一、總則為了便于各省分公司及其所管轄區(qū)內(nèi)基層門店的證照年審工作順利進(jìn)行，特制定本指引。本指引以XX市地區(qū)為例，其他各省各地區(qū)僅供參考，根據(jù)具體情況以當(dāng)?shù)毓ど叹值墓ぷ髁鞒桃?guī)范為準(zhǔn)。二、網(wǎng)上年度驗(yàn)證辦理流程第一部分：客戶安裝數(shù)字證書驅(qū)動相關(guān)事項(xiàng)1、數(shù)字證書驅(qū)動下載進(jìn)入“XX”網(wǎng)站，點(diǎn)擊“組織機(jī)構(gòu)代碼”→“文件下載”→“數(shù)字證書驅(qū)動程序”，下載最新數(shù)字證書驅(qū)動程序。2、安裝注意事項(xiàng)（一）安裝時需確定該電腦沒有安裝國稅相關(guān)驅(qū)動程序（暫不兼容）；安裝時不將KEY插入電腦。3、安裝步驟（一）點(diǎn)擊數(shù)字證書驅(qū)動安裝文件,（二）根據(jù)提示注意事項(xiàng)，點(diǎn)擊“安裝”；（三）根據(jù)提示點(diǎn)擊“下一步”，直到安裝完成便可。第二部分：網(wǎng)上年度驗(yàn)證辦理流程（略）第五節(jié)營業(yè)執(zhí)照的年審參考指引（略）第六節(jié)職場硬件規(guī)定一、經(jīng)營場所要求（1）地理位置：一般要選擇城市的中心區(qū)域，中高端住宅區(qū),等人員聚集區(qū)域。（2）政策優(yōu)惠：有政策補(bǔ)貼或獎勵和稅收優(yōu)惠的區(qū)域優(yōu)先考慮。（3）機(jī)構(gòu)類型：分公司和門店嚴(yán)格執(zhí)行公司相關(guān)規(guī)定,不得超過規(guī)定面積。（4）消防合格（5）安全保衛(wèi)軟、硬件到位（6）辦公家具配置完整，保證在職人員每人配備辦公桌椅（7）通訊設(shè)施正常暢通（8）電腦配備完備二、職場裝修要求辦公場所除了按照公司相關(guān)VI標(biāo)準(zhǔn)的裝修工作外，應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：（1）消防驗(yàn)收證明：根據(jù)當(dāng)?shù)匾蟪鼍呦雷C明.（2）財務(wù)室、單證室、機(jī)房：按照規(guī)定需要安裝防盜門或者防盜設(shè)施，特別是該房間如果有窗，對窗戶的防盜處理需關(guān)注。（3）機(jī)房：裝修時注意消防龍頭，不能安裝噴水的消防龍頭，另外機(jī)房需要配備專門的消防設(shè)施（放置一個滅火器）。三、設(shè)施配備要求設(shè)施包括日常辦公設(shè)施、電腦設(shè)備、機(jī)房網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。對日常辦公設(shè)施沒有特別要求，對電腦配置應(yīng)滿足辦公使用即可，需要注意機(jī)房的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，特別是通訊線路，重要設(shè)備及線路需要有備份?；九渲冒ㄍㄓ嵕€路要求：分公司安裝一條總公司通訊的主線路，同時配備一條寬帶線路作上INTERNET使用，同時作為備用線路。四、辦公場所驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（1）辦公場所是否符合安全等項(xiàng)要求擬定的辦公地點(diǎn)應(yīng)具有合法合規(guī)的手續(xù)，其安全，消防等項(xiàng)要求要符合規(guī)定，各項(xiàng)單證（保單、重要憑證等）、檔案要有專門的存放地點(diǎn)，并要求有專人保管。對未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的，可要求其進(jìn)一步完善辦公環(huán)境,視情況延期通過驗(yàn)收。（2）準(zhǔn)備經(jīng)營工作是否完備，業(yè)務(wù)能否如期正常運(yùn)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)人員是否經(jīng)過培訓(xùn)；各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)章制度是否建立等項(xiàng)。對存在一定差距的機(jī)構(gòu)可限期改正；對差距較大的機(jī)構(gòu)，限期整改，并延期通過驗(yàn)收。（3）計算機(jī)設(shè)備配置是否到位，系統(tǒng)能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)主要包括應(yīng)具有開業(yè)必需的計算機(jī)系統(tǒng)以及相適應(yīng)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，要求進(jìn)行過模擬測試，并可正常運(yùn)轉(zhuǎn)。對尚無機(jī)器設(shè)備的，要求限期購置，對尚無法進(jìn)行運(yùn)行的，要求限期更改，對上述問題提出意見后不進(jìn)行改進(jìn)或改進(jìn)后仍不能正常運(yùn)行的，視情況延期驗(yàn)收。（4）內(nèi)控制度是否健全包括組織機(jī)構(gòu)，授權(quán)經(jīng)營，財務(wù)會計，資金運(yùn)用，業(yè)務(wù)流程，單證、帳戶及印鑒管理，人事和勞動管理，計算機(jī)系統(tǒng)等項(xiàng)在內(nèi)的內(nèi)控制度是否健全。對存在一定問題的機(jī)構(gòu)，限期進(jìn)行改進(jìn)；對存在問題較多的，可延期通過驗(yàn)收；對延期后仍無改觀的，取消其籌建資格。第七節(jié)信息保密制度一、保密原則1、以維護(hù)公司利益為最高原則；2、凡是對公司不利的，或有可能產(chǎn)生不利的信息，不傳遞、不擴(kuò)散；3、屬于職責(zé)內(nèi)的信息，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度；二、信息保密制度適用范圍適用于本級分公司及其管轄區(qū)內(nèi)的基層社區(qū)門店；三、信息保密的內(nèi)容及范圍1、商業(yè)模式：招商計劃、市場信息、等商業(yè)運(yùn)營過程中的所有操作信息；2、經(jīng)營成果：包括經(jīng)營過程中的所有信息以及階段性經(jīng)營結(jié)果；3、顧客信息：包括總部與各分公司的單位客戶和個人客戶；4、業(yè)務(wù)操作信息：操作技術(shù)、數(shù)據(jù)類信息、標(biāo)準(zhǔn)化管理流程、文件等。5、管理信息：制度、流程、規(guī)程、規(guī)范等；四、保密范圍等級劃分1、所有的信息按信息內(nèi)容所涉及的商業(yè)秘密程度分為：高度機(jī)密、機(jī)密、保密、普通、公開五個等級；⑴、高度機(jī)密信息僅限于董事會少數(shù)相關(guān)人員了解；⑵、機(jī)密信息限于總裁室高層管理人員了解；⑶、保密信息限于與信息相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員了解；⑷、普通信息限于公司內(nèi)部人員了解；⑸、公開信息不受限制；2、信息保密等級的界定(1)、高度機(jī)密:如被不應(yīng)知悉者獲知,會給公司造成特別嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失或嚴(yán)重不良影響,如總公司戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃、重大項(xiàng)目決策、整體財務(wù)情況以及總公司領(lǐng)導(dǎo)的變動等；⑵、機(jī)密:高度機(jī)密:如被不應(yīng)知悉者獲知,會給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或嚴(yán)重不良影響,如總公司領(lǐng)導(dǎo)會議決議、總公司年度規(guī)劃,總公司運(yùn)營情況,機(jī)構(gòu)調(diào)整和部門負(fù)責(zé)人的變動等；⑶、保密:如被不應(yīng)知悉者獲知,會給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響,指第1、2項(xiàng)之外的公司內(nèi)部規(guī)定、計劃、經(jīng)營等情況；⑷、普通:指工作計劃、工作進(jìn)度或工作匯報總結(jié)等信息，如規(guī)章制度、工作流程、部門和崗位職責(zé)等；⑸、公開:指公司對外發(fā)布的新聞、網(wǎng)站、微信公眾平臺、博客中所發(fā)布的信息；3、信息保密的內(nèi)容及范圍⑴、損害公司經(jīng)濟(jì)利益；⑵、損害公司聲譽(yù)；⑶、損害公司對外關(guān)系；⑷、妨害公司業(yè)務(wù)的開展；⑸、妨害公司有關(guān)規(guī)定、制度、計劃的實(shí)施；五、密期規(guī)定任何時期，凡是總部未允許可以降低保密等級的，或允許可以公開的，均在保密期內(nèi)；公司各類文件、資料密級由起草專業(yè)部門提出密級建議并由有關(guān)總公司領(lǐng)導(dǎo)確定,由行政部印制時加蓋密級字樣印章,如行政部有異議,可商討并向領(lǐng)導(dǎo)提出改變密級。第八節(jié)固定資產(chǎn)、工程及服務(wù)采購管理辦法一、目的為了規(guī)范采購管理,確保固定資產(chǎn)的合理配置與資金有效使用，加強(qiáng)采購成本控制,特制定本管理辦法。二、管理范圍本辦法是對固定資產(chǎn)的分類管理、進(jìn)出庫的工作流程和固定資產(chǎn)、工程、服務(wù)及相關(guān)項(xiàng)目的采購活動進(jìn)行規(guī)范。三、管理規(guī)則固定資產(chǎn):單位價值在人民幣1,000元以上或使用年限在一年以上的建筑物、機(jī)器設(shè)備、電子設(shè)備、交通運(yùn)輸工具、家具及其他與經(jīng)營活動有關(guān)的設(shè)備。工程:指建筑物的土建、裝飾、修繕,及附屬設(shè)施安裝、維修等工程及其附帶服務(wù)。服務(wù):指利用設(shè)備、工具、場所、信息或技能提供的勞務(wù)。四、購置物品及工程服務(wù)管轄部門1、行政部:設(shè)備、物品類，交通運(yùn)輸類，房地產(chǎn)工程、裝飾類,外部咨詢、服務(wù)項(xiàng)目，總公司的媒體廣告、戶外廣告項(xiàng)目，宣傳品印刷項(xiàng)目。2、人力資源部:人力資源服務(wù);3、研發(fā)部:IT類軟硬件及其服務(wù);4、計財部:財務(wù)單證印刷;5、市場部:機(jī)構(gòu)管理資料、宣傳品印刷;6、客服部:業(yè)務(wù)及網(wǎng)站推廣有關(guān)服務(wù)及宣傳品印刷購置。7、黨工團(tuán):黨工團(tuán)工作相關(guān)購置。五、固定資產(chǎn),工程及服務(wù)申請流程凡各部門需購置固定資產(chǎn)，工程及服務(wù)嚴(yán)格按照擇優(yōu)采購和預(yù)算執(zhí)行，采購由行政部執(zhí)行。

(1)向社會公開(固定資產(chǎn)可參照京東,1號店等電商)選擇、征集一定數(shù)量（通常三家以上）的供應(yīng)商就固定資產(chǎn)、工程和服務(wù)的質(zhì)量、性能、價格、服務(wù)等統(tǒng)一報價，擇優(yōu)采購。(2)流程：(3)所有采購項(xiàng)目付款均采用轉(zhuǎn)賬至對公賬戶方式支付款項(xiàng),需簽訂合同并提供規(guī)范且稅務(wù)機(jī)關(guān)認(rèn)可的發(fā)票,原則上優(yōu)先提供增值稅專用發(fā)票。六、固定資產(chǎn)的資產(chǎn)編號1、公司的固定資產(chǎn)劃分為，財務(wù)性固定資產(chǎn)和行政性固定資產(chǎn)。行政性固定資產(chǎn)由行政部自行編號。2、編號方式：資產(chǎn)分類編號+地區(qū)代碼(兩位拼音字母)+購買年份(兩位數(shù)字)+流水號碼+部門代碼3、資產(chǎn)編號中資產(chǎn)名稱代碼：DY打印機(jī)TV電視機(jī)BJB筆記本電腦KT空調(diào)TS臺式電腦HYZ會議桌FY復(fù)印機(jī)BGZ辦公桌TY投影儀CJ茶幾BX冰箱YZ椅子TEL電話機(jī)GZ柜子EL其他4、各類部門代碼總部G董事長DS招商采購部CG分公司B總裁ZC計財部CW行政部XZ副總裁FZC研發(fā)部YF人力資源部HR客戶服務(wù)部KF營業(yè)部YY市場拓展部SC旅游拓商部LY金融拓展部JR例：2015年1月總部行政部購入筆記本電腦編號：XX5、注意事項(xiàng)（1）固定資產(chǎn)編號在能獲取原使用人信息的情況下，可維持編號不變，但需注明原使用者以及變更日期。（2）固定資產(chǎn)編號如不能獲取原使用人信息，則按新固定資產(chǎn)入庫編號。七、固定資產(chǎn)管理的流程（1）對于要求添置資產(chǎn)的部門應(yīng)填寫《固定資產(chǎn)、工程及服務(wù)購置申請單》，直屬部門經(jīng)理批準(zhǔn)，有關(guān)部門審核，依據(jù)預(yù)算或其他，最后交由總裁簽字批準(zhǔn)。（2）固定資產(chǎn)入庫購置的資產(chǎn)到達(dá)公司后，由行政部負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后進(jìn)行資產(chǎn)編號。（3）固定資產(chǎn)領(lǐng)用及登記1、所有資產(chǎn)經(jīng)行政部入資產(chǎn)庫后需進(jìn)行登記工作，包括登記季度盤點(diǎn)帳、建立標(biāo)簽等。2、固定資產(chǎn)登記完畢后，由行政部負(fù)責(zé)配發(fā)相關(guān)固定資產(chǎn)。3、所有固定資產(chǎn)的領(lǐng)用，領(lǐng)用人需在《固定資產(chǎn)標(biāo)簽》上簽字。（4）固定資產(chǎn)的維修1、固定資產(chǎn)、服務(wù)或工程的維修、更換、升級、添加等均需交行政部執(zhí)行。2、對于固定資產(chǎn)、服務(wù)或工程進(jìn)行維修申請，由資產(chǎn)使用部門/人員填寫《固定資產(chǎn)、工程及服務(wù)維修申請單》后交予行政部，在獲得相關(guān)批準(zhǔn)后，由行政部負(fù)責(zé)聯(lián)系維修。（5）固定資產(chǎn)的報廢固定資產(chǎn)由于正常使用而磨損最后喪失其使用價值或由于自然侵蝕、意外事故造成固定資產(chǎn)無法修復(fù)的毀損或由于其他原因需對固定資產(chǎn)進(jìn)行報廢需辦理相關(guān)報廢手續(xù)。1、固定資產(chǎn)使用部門或保管部門填寫“固定資產(chǎn)報廢審批單”列明固定資產(chǎn)報廢原因及固定資產(chǎn)的原值、凈值等有關(guān)部門簽署意見后報分管副總裁、總裁批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)入固定資產(chǎn)清理程序。2、在清理過程中注意節(jié)約費(fèi)用實(shí)事求是對殘料進(jìn)行作價。3、報廢資產(chǎn)處理完畢對固定資產(chǎn)及時登記核銷賬簿記錄及固定資產(chǎn)卡片，保持賬、卡、物一致。（6）固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)1、公司定于每季度對資產(chǎn)進(jìn)行一次實(shí)物的清點(diǎn)，清點(diǎn)工作由行政部組織，各部門應(yīng)給予積極的配合。2、清點(diǎn)完成后行政部負(fù)責(zé)人需填寫《固定資產(chǎn)季度盤點(diǎn)表》。附件一：固定資產(chǎn)、工程及服務(wù)購置申請單部門：申請人：申請時間：固定資產(chǎn)、工程及服務(wù)名稱型號規(guī)格及配置數(shù)量備注申請部門意見購置資產(chǎn)、工程及服務(wù)管轄部門意見計財部預(yù)算意見行政部意見總裁意見備注：購置資產(chǎn)、工程及服務(wù)管轄對應(yīng)部門：1、行政部:設(shè)備、物品類，交通運(yùn)輸類，房地產(chǎn)工程、裝飾類,外部咨詢、服務(wù)項(xiàng)目，總公司的媒體廣告、戶外廣告項(xiàng)目，宣傳品印刷項(xiàng)目;2、人力資源部:人力資源服務(wù);3、研發(fā)部:IT類軟硬件及其服務(wù);4、計財部:財務(wù)單證印刷;5、市場部:機(jī)構(gòu)管理資料、宣傳品印刷;6、客服部:業(yè)務(wù)及網(wǎng)站推廣有關(guān)服務(wù)及宣傳品印刷購置。7、黨工團(tuán):黨工團(tuán)工作相關(guān)購置。附件二：固定資產(chǎn)維修申請單部門隸屬：申請人：申請時間：固定資產(chǎn)編號名稱型號規(guī)格數(shù)量領(lǐng)用時間備注維修原因部門主管簽字：第九節(jié)公文管理制度一．總則為進(jìn)一步加強(qiáng)公司的公文管理，嚴(yán)格公文處理程序，提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)時效，明確公文承辦要求，實(shí)施公文管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。二．公文處理原則1、公司公文是實(shí)施管理、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的公務(wù)文書，是傳達(dá)、發(fā)布指示、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。2、公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。3、公文處理應(yīng)按照行文要求和公文處理規(guī)范進(jìn)行，做到準(zhǔn)確、及時、安全、保密。4、行政部是公司公文處理的管理部門，負(fù)責(zé)公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。三．公文種類公司日常的公文種類有：決定、規(guī)定、通知、通報、報告、請示、意見、函、會議紀(jì)要等。（一）決定、決議對重要事項(xiàng)重大行為做出安排，用“決定”；經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。（二）意見：用于對組織工作重要問題提出見解和處理辦法。（三）規(guī)定：用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。（四）通知、通告：用于傳達(dá)上級部門指示，要求下級部門辦理和需要周知和共同執(zhí)行的事項(xiàng)。（五）通報：用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。（六）報告、請示：向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議用“報告”；向上級部門請示指示、批準(zhǔn)用“請示”。（七）會議紀(jì)要：傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神，要求全公司共同遵守執(zhí)行。（八）函：是相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門提出請求的公文。四．行文規(guī)則（1）行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。（2）行文應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系、職權(quán)范圍和工作需要確定。（3）各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向控（參）股企業(yè)正式行文。除行政部外，其他部門不得對外正式行文。（4）“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級單位。（5）“報告”或其他文種不得夾帶請示事項(xiàng)。五．發(fā)文辦理1、發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。2、呈送給本級公司的公文，交送至公司總經(jīng)理處簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由行政部進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文、行文方式是否妥當(dāng)、是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求、公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。3、呈送給上級總公司的公文，需經(jīng)過分公司總經(jīng)理簽發(fā)審批后方可呈送。4、公文正式印發(fā)前，行政部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附加材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。5、經(jīng)分公司總經(jīng)理或總公司總裁室復(fù)核后，需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。六．收文辦理1、收文辦理指對公司收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。2、收到需要辦理的公文，行政部應(yīng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：屬何部門辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或企業(yè)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。3、經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，行政部應(yīng)及時提出擬辦意見送總經(jīng)理批示后，交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。4、承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難5、收到集團(tuán)下發(fā)或交辦的公文，由行政部提出擬辦意見，送總經(jīng)理批示后辦理。6、公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請公司領(lǐng)導(dǎo)決定。7、審批公文時，對有具體請示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。8、交有關(guān)部門辦理的公文，由行政部負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重要催辦，一般公文定期催辦。七．公文歸檔1、公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。2、歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，便于保管和利用。3、歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向行政部移交。4、擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料應(yīng)符合存檔要求。八．公文管理1、公文由行政部專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。2、行政部應(yīng)當(dāng)建立健全公司的公文處理的有關(guān)制度。3、集團(tuán)或上級單位的公文，除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。4、公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。5、公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。6、不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以銷毀。7、8、部門合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。部門撤銷時，需要?dú)w檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交行政部。工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。第十節(jié)出差管理制度一、目的：為加強(qiáng)公司員工出差管理工作，嚴(yán)格出差紀(jì)律，特制訂本辦法。

二、適用范圍：公司所有員工出差須遵守本管理辦法。

三、出差審批程序

1、公司員工出差，須事先詳細(xì)填寫《出差申請審批表》，并需經(jīng)部門總經(jīng)理批準(zhǔn)。

2、如有特殊原因未能及時辦理《出差申請審批表》的，返回后應(yīng)在二個工作日內(nèi)及時補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)，如未補(bǔ)辦或補(bǔ)辦未獲批準(zhǔn)的，按曠工處理，所有費(fèi)用自行承擔(dān)。

四、出差后需履行的手續(xù)

1、員工出差返回后須在《出差申請審批表》上填寫實(shí)際出差天數(shù)，出差往返具體時間，交部門主管審核，憑出差申請審批表到財務(wù)部報銷差旅費(fèi)。最后將《出差申請審批表》交人力資源部備案。

2、員工出差須按時返回，如特殊情況不能按時返回，須電話提前請示主管領(lǐng)導(dǎo)。出差返回后，應(yīng)在二個工作日內(nèi)及時相關(guān)手續(xù)，如未補(bǔ)辦或補(bǔ)辦未獲批準(zhǔn)的，按曠工處理，費(fèi)用自行承擔(dān)。

五、差旅費(fèi)報銷規(guī)定差旅費(fèi)：是指企業(yè)員工被派往異地（指XX市區(qū)以外）開會、培訓(xùn)、開展業(yè)務(wù)等公務(wù)活動。費(fèi)用主要包括飛機(jī)或車船費(fèi)、住宿費(fèi)、餐費(fèi)、目的地市內(nèi)交通費(fèi)等。出差期間發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費(fèi)和培訓(xùn)費(fèi)等費(fèi)用填寫《出差費(fèi)用報銷清單》報銷。出差申請：員工出差前應(yīng)填寫《出差申請審批表》，詳細(xì)說明出差事務(wù)，時間，預(yù)計各項(xiàng)差旅費(fèi)用金額。并經(jīng)總經(jīng)理部授權(quán)人批準(zhǔn)后才能出差，如果缺少《出差申請審批表》，授權(quán)人不得簽批差旅費(fèi)報銷單。住宿費(fèi)核算：住宿房間數(shù)以n/2（n為出差需住宿人數(shù)）或n/2+1取整數(shù)（n為奇數(shù)時）計，按住宿發(fā)票實(shí)報實(shí)銷，超過上限部分自理。住宿費(fèi)計算的天數(shù)應(yīng)按出差天數(shù)減一天計算（即出差n天，計算住宿費(fèi)報銷的天數(shù)為（n-1）天），住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)見下表。如出差人員是同性(高級管理人員除外),則2人同性別者合住一間房,住宿費(fèi)用合并按一個標(biāo)準(zhǔn)計算。單位：元/人/天出差費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：單位：元/人/天級別住宿補(bǔ)貼換乘費(fèi)A類B類A類B類機(jī)場（首選大巴）車站碼頭公司級4003508060實(shí)報；單程最高80單程20其他人員3002508060實(shí)報：單程最高30單程10注：適用范圍：除總經(jīng)理（含以上）以外所有員工。地區(qū)分類：A類地區(qū)指直轄市（北京、上海、天津、重慶）、省會城市、計劃單列市（大連、青島、寧波等14個）和經(jīng)濟(jì)特區(qū)（深圳、珠海、汕頭、廈門、海南）；B類地區(qū)是指除A類之外的所有地域。公司級：指總經(jīng)理及以上XX省內(nèi)差旅：出差省內(nèi)地區(qū)或返回XX公司總部的，無任何補(bǔ)貼。差旅交通標(biāo)準(zhǔn)：職別飛機(jī)火車輪船汽車高級鐵路不分級別經(jīng)濟(jì)艙硬臥三等艙及坐席公汽（不含的士）二等座路程交通工具報銷標(biāo)準(zhǔn)12小時以內(nèi)到達(dá)火車硬臥、高速大巴票面價格實(shí)報12-24小時到達(dá)火車硬臥、高鐵、5折及以下飛機(jī)票飛機(jī)按5折及以下票價24小時以上到達(dá)火車軟臥、高鐵、7折及以下飛機(jī)票飛機(jī)按7折及以下票價一般標(biāo)準(zhǔn)如下：以經(jīng)濟(jì)、效率為原則選擇注：超出對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在申請時說明，辦理超標(biāo)審批手續(xù)。出差申請審批表中，有多種交通工具的，列明各種交通工具費(fèi)用預(yù)算及建議優(yōu)選方案。飛機(jī)交通工具：員工有責(zé)任提前做好差旅計劃，優(yōu)先購買有折扣經(jīng)濟(jì)艙票。長駐差旅住宿標(biāo)準(zhǔn)：大于等于30天長駐，時間以項(xiàng)目完成情況為計算（按照自然天數(shù)計算，即使中途有中斷，但時間較短、中斷結(jié)束后仍然要返回出差地）。住宿標(biāo)準(zhǔn)：項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人及以上其他人員住宿費(fèi)-A類2500元/月2500元/月住宿費(fèi)-B類2000元/月2000元/月注1：長駐標(biāo)準(zhǔn)：自到第一天起總差旅天數(shù)>=30天。10天內(nèi)租房過渡期按短期差旅住宿標(biāo)準(zhǔn)實(shí)報。注2：長期駐人員往返公司只報銷往返車費(fèi)及換乘費(fèi)。注3：A類地區(qū)指直轄市（北京、上海、天津、重慶）、省會城市、計劃單列市（大連、青島、寧波等14個）和經(jīng)濟(jì)特區(qū)（深圳、珠海、汕頭、廈門、海南）；B類地區(qū)是指除A類之外的所有地域。延長出差時間費(fèi)用報銷：因公事或其他正當(dāng)理由據(jù)實(shí)際需要延長差旅時間的，按照職責(zé)請示部門負(fù)責(zé)人、副總裁批準(zhǔn)即可。一旦查實(shí)因私事延長了出差時間，報副總裁審定后，不予報銷延期內(nèi)的差旅費(fèi)用，且依性質(zhì)按曠工行為進(jìn)行處罰。差旅期間或結(jié)束后休假等特殊要求：提前報部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批；住宿費(fèi)、出差補(bǔ)助等費(fèi)用自出差結(jié)束第二天起停發(fā)，交通費(fèi)用按正常往返標(biāo)準(zhǔn)按發(fā)票報銷，少于標(biāo)準(zhǔn)的公司不再補(bǔ)發(fā)，多于標(biāo)準(zhǔn)的自己承擔(dān)。正常標(biāo)準(zhǔn)以同行且按計劃往返員工的交通費(fèi)票面價為依據(jù)；無同行員員工，則以正常機(jī)票往返全價的5折加上機(jī)場建設(shè)費(fèi)及燃油稅為最高標(biāo)準(zhǔn)，在上述情況之外的，以財務(wù)人員咨詢票務(wù)機(jī)構(gòu)的價格為準(zhǔn)。報銷流程：提供《出差費(fèi)用報銷清單》、車船（飛機(jī)）票、住宿發(fā)票等合法票據(jù)，并附上《出差申請審批表》按要求填寫、粘貼票據(jù)。填寫要求：注明“住宿天數(shù)、共同住宿人數(shù)”，并且住宿發(fā)票內(nèi)容要求填寫齊全，包括“起止日、房號”等；取得定額發(fā)票的將上述信息寫在發(fā)票背面。兩人及以上共同出差，原則上統(tǒng)一由一人報銷差旅費(fèi)（司機(jī)除外）。票據(jù)遺失不予報銷。差旅費(fèi)用超標(biāo)報銷標(biāo)準(zhǔn)：因陪同上級領(lǐng)導(dǎo)出差和其他特殊情況導(dǎo)致的出差費(fèi)用超標(biāo)的，必須詳細(xì)說明超標(biāo)理由并經(jīng)有權(quán)簽署人（總裁或授權(quán)人）批準(zhǔn)后方可報銷。否則，超標(biāo)費(fèi)用由出差人員自行承擔(dān)。交通意外險：如果公司未購買，員工可在20元限額內(nèi)憑票據(jù)實(shí)報銷。報銷時間：差旅費(fèi)報銷時間為出差返回10個工作日內(nèi)。注意事項(xiàng)：公司員工出差在外，如因個人原因造成公司形象受損的，報總經(jīng)理（或授權(quán)人）辦公會議研究處理。六、出差紀(jì)律

1、員工出差須嚴(yán)格遵守公司出差紀(jì)律，積極主動完成公司安排的出差任務(wù)；

2、員工出差，須嚴(yán)格按照《出差申請審批表》中批準(zhǔn)的地點(diǎn)、路線執(zhí)行，若確需改變，須請示部門主管或公司分管領(lǐng)導(dǎo)。凡因私改道，經(jīng)批準(zhǔn)后按事假處理，繞道交通費(fèi)、住宿費(fèi)自理。

七、本制度解釋權(quán)屬于總公司行政部和總公司計財部。第十一節(jié)合同管理制度一、總則為加強(qiáng)合同管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國家合同法有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。二、合同管理范圍和歸口管理部門本辦法所指的合同包括以下幾個類別：（一）人事合同；（二）銷售合同；（三）售后服務(wù)合同；（四）資產(chǎn)采購、印刷類