第11章 工程項(xiàng)目信息管理

第11章工程項(xiàng)目信息管理本章主要內(nèi)容11.1概述11.1.1項(xiàng)目中的信息11.1.2項(xiàng)目信息管理的任務(wù)11.2工程項(xiàng)目報(bào)告系統(tǒng)11.2.1工程項(xiàng)目中報(bào)告的種類11.2.2報(bào)告的作用11.2.3報(bào)告的要求11.2.4報(bào)告系統(tǒng)11.3項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)11.3.1概述11.3.2項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的建立過(guò)程11.3.3項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)總體描述中北大學(xué)土木工程系本章主要內(nèi)容11.4工程項(xiàng)目文檔管理11.4.1文檔管理的任務(wù)和基本要求11.4.2項(xiàng)目文檔資料的特點(diǎn)11.4.3文檔系統(tǒng)的建立11.5項(xiàng)目管理中的軟信息11.5.1軟信息的概念11.5.2軟信息的作用11.5.3軟信息的特點(diǎn)11.5.4軟信息的獲取11.6計(jì)算機(jī)在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用11.6.1概述11.6.2項(xiàng)目管理中應(yīng)用軟件的主要功能中北大學(xué)土木工程系謝謝大家!中北大學(xué)土木工程系11.1.1項(xiàng)目中的信息信息的種類1．項(xiàng)目基本狀況的信息。2．現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際工程信息，3．各種指令、決策方面的信息。4．其它信息。信息的基本要求1．專業(yè)對(duì)口。2．反映實(shí)際情況。3．及時(shí)提供。4．簡(jiǎn)單，便于理解。中北大學(xué)土木工程系信息的基本特征1．信息載體通常有：(l)紙張，如各種圖紙、各種說(shuō)明書、合同、信件、表格等；(2)磁盤、磁帶，以及其他電子文件；(3)照片，微型膠片，X光片；(4)其它，如錄相帶、電視唱片、光盤等；2．選用信息載體，受如下幾方面因素的影響：(l)不同的載體有不同的介質(zhì)技術(shù)和信息存取技術(shù)要求。(2)項(xiàng)目信息系統(tǒng)運(yùn)行成本的限制。(3)信息系統(tǒng)運(yùn)行速度要求。(4)特殊要求。(5)信息處理和傳遞技術(shù)和費(fèi)用的限制。中北大學(xué)土木工程系3．信息的使用有如下說(shuō)明：(l)有效期(2)使用的目的(3)信息的權(quán)限4．信息的存檔方式。返回中北大學(xué)土木工程系11.1.2項(xiàng)目信息管理的任務(wù)1．組織項(xiàng)目基本情況的信息，并系統(tǒng)化，編制項(xiàng)目手冊(cè)。2．項(xiàng)目報(bào)告及各種資料的規(guī)定。3．按照項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目組織、項(xiàng)目管理工作過(guò)程建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)流程，在實(shí)際工作中保證這個(gè)系統(tǒng)正常運(yùn)行，并控制信息流。4．文檔管理工作。返回中北大學(xué)土木工程系11.2.1工程項(xiàng)目中報(bào)告的種類按時(shí)間可分為日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)、年報(bào)；針對(duì)項(xiàng)目結(jié)構(gòu)的報(bào)告，如工作包、單位工程、單項(xiàng)工程、整個(gè)項(xiàng)目報(bào)告；專門的內(nèi)容的報(bào)告，如質(zhì)量報(bào)告、成本報(bào)告、工期報(bào)告；特殊情況的報(bào)告，如風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、特別事件報(bào)告等；狀態(tài)報(bào)告，比較報(bào)告等。返回中北大學(xué)土木工程系11.2.2報(bào)告的作用1．作為決策的依據(jù)。2．用來(lái)評(píng)價(jià)項(xiàng)目，評(píng)價(jià)過(guò)去的工作以及階段成果。3．總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，分析項(xiàng)目中的問(wèn)題。4．通過(guò)報(bào)告去激勵(lì)各參加者，讓大家了解項(xiàng)目成就。5．提出問(wèn)題，解決問(wèn)題，安排后期的計(jì)劃。6．預(yù)測(cè)將來(lái)情況，提供預(yù)警信息。7．作為證據(jù)和工程資料。返回中北大學(xué)土木工程系11.2.3報(bào)告的要求1．與目標(biāo)一致。2．符合特定的要求。3．規(guī)范化、系統(tǒng)化。4．處理簡(jiǎn)單化，內(nèi)容清楚，各種人都能理解，避免造成理解和傳輸過(guò)程中的錯(cuò)誤。5．報(bào)告的側(cè)重點(diǎn)要求。返回中北大學(xué)土木工程系11.2.4報(bào)告系統(tǒng)報(bào)告系統(tǒng)最基礎(chǔ)的是原始資料，它來(lái)源于工程活動(dòng)，包括工程活動(dòng)的完成程度、工期、質(zhì)量、人力、材料消耗、費(fèi)用等情況的記錄，以及試驗(yàn)驗(yàn)收檢查記錄。它應(yīng)一次性收集，以保證相同的信息，相同的來(lái)源。上層的報(bào)告應(yīng)由上述職能總結(jié)歸納，按照項(xiàng)目結(jié)構(gòu)和組織結(jié)構(gòu)層層歸納、濃縮，作出分析和比較，形成金字塔形的報(bào)告系統(tǒng)(見(jiàn)圖11-1)。這些報(bào)告是由下而上內(nèi)容不斷濃縮的(見(jiàn)圖11-2)。中北大學(xué)土木工程系項(xiàng)目月報(bào)是最重要的項(xiàng)目總體情況報(bào)告，它的形式可以按要求設(shè)計(jì)，但內(nèi)容比較固定。通常包括：1．概況2．項(xiàng)目進(jìn)度詳細(xì)說(shuō)明3．預(yù)計(jì)工期計(jì)劃4．按部分工程羅列出各個(gè)負(fù)責(zé)的施工單位5.項(xiàng)目組織狀況說(shuō)明返回中北大學(xué)土木工程系返回圖11-1中北大學(xué)土木工程系返回圖11-2中北大學(xué)土木工程系11.3.1概述項(xiàng)目管理中，信息、信息流通和信息處理各方面的總和稱為項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)是將各種管理職能和管理組織溝通起來(lái)并協(xié)調(diào)一致的神經(jīng)系統(tǒng)。建立管理信息系統(tǒng)，并使它順利地運(yùn)行，是項(xiàng)目管理者的責(zé)任，也是他完成項(xiàng)目管理任務(wù)的前提。項(xiàng)目經(jīng)理作為一個(gè)信息中心，他不僅與每個(gè)參加者有信息交流，而且他自己也有復(fù)雜的信息處理過(guò)程。不正常的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)常常會(huì)使項(xiàng)目管理者得不到有用的信息，同時(shí)又被大量無(wú)效信息所糾纏，而損失大量的時(shí)間和精力，也容易使工作出現(xiàn)錯(cuò)誤，損失時(shí)間和費(fèi)用。項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)有一般信息系統(tǒng)所具有的特性。它的總體模式如圖11-3所示。返回中北大學(xué)土木工程系返回圖11-3項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)總體模式中北大學(xué)土木工程系11.3.2項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的建立過(guò)程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的建立要確定如下幾個(gè)基本問(wèn)題：1．信息的需要2．信息的收集和加工3．編制索引和存貯。4．信息的使用和傳遞渠道。返回中北大學(xué)土木工程系11.3.3項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)總體描述1．項(xiàng)目參加者之間的信息流通2．項(xiàng)目管理職能之間的信息流通3．項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的信息流通返回中北大學(xué)土木工程系項(xiàng)目參加者之間的信息流通例如，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，業(yè)主需要如下信息：(l)項(xiàng)目實(shí)施情況月報(bào)，包括工程質(zhì)量、成本、進(jìn)度總報(bào)告；(2)項(xiàng)目成本和支出報(bào)表，一般按分部工程和承包商作成本和支出報(bào)表；(3)供審批用的各種設(shè)計(jì)方案、計(jì)劃、施工方案、施工圖紙、建筑模型等；(4)決策前所需要的專門信息、建議等；(5)各種法律、規(guī)定、規(guī)范，其它與項(xiàng)目實(shí)施有關(guān)的資料等。業(yè)主提出：(l)各種指令，如變更工程、修改設(shè)計(jì)、變更施工順序、選擇分包商等；(2)審批各種計(jì)劃、設(shè)計(jì)方案、施工方案等；(3)向董事會(huì)提交工程項(xiàng)目實(shí)施情況報(bào)告。

中北大學(xué)土木工程系項(xiàng)目參加者之間的信息流通項(xiàng)目經(jīng)理通常需要：(l)各項(xiàng)目管理職能人員的工作情況報(bào)表、匯報(bào)、報(bào)告、工程問(wèn)題請(qǐng)示；(2)業(yè)主的各種口頭和書面的指令，各種批準(zhǔn)文件；(3)項(xiàng)目環(huán)境的各種信息；(4)工程各承包商，監(jiān)理人員的各種工程情況報(bào)告、匯報(bào)、工程問(wèn)題的請(qǐng)示。項(xiàng)目經(jīng)理通常作出：(l)向業(yè)主提交各種工程報(bào)表、報(bào)告；(2)向業(yè)主提出決策用的信息和建議；(3)向社會(huì)其它方面提交工程文件。這些通常是按法律必須提供的，或?yàn)閷徟玫模?4)向項(xiàng)目管理職能人員和專業(yè)承包商下達(dá)各種指令，答復(fù)各種請(qǐng)示，落實(shí)項(xiàng)目計(jì)劃，協(xié)調(diào)各方面工作等。返回中北大學(xué)土木工程系項(xiàng)目管理職能之間的信息流通項(xiàng)目管理系統(tǒng)由許多子系統(tǒng)構(gòu)成，如計(jì)劃子系統(tǒng)、合同子系統(tǒng)、成本子系統(tǒng)，質(zhì)量和技術(shù)子系統(tǒng)等。它們共同構(gòu)成項(xiàng)目管理系統(tǒng)。返回中北大學(xué)土木工程系11.4.1文檔管理的任務(wù)和基本要求文檔管理指的是對(duì)作為信息載體的資料進(jìn)行有序地收集、加工、分解、編目、存檔，并為項(xiàng)目各參加者提供專用的和常用的信息的過(guò)程。文檔系統(tǒng)是管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是管理信息系統(tǒng)有效率運(yùn)行的前提條件。文檔系統(tǒng)有如下要求：1.系統(tǒng)性，即包括項(xiàng)目相關(guān)的，應(yīng)進(jìn)入信息系統(tǒng)運(yùn)行的所有資料。事先要羅列各種資料并進(jìn)行系統(tǒng)化。2.各個(gè)文檔要有單一標(biāo)志，能夠互相區(qū)別，通常通過(guò)編碼區(qū)別。3.文檔管理責(zé)任的；落實(shí)，即有專門人員或部門負(fù)責(zé)資料工作。4．內(nèi)容正確、實(shí)用，在文檔處理過(guò)程中不失真。返回中北大學(xué)土木工程系11.4.2項(xiàng)目文檔資料的特點(diǎn)資料是數(shù)據(jù)或信息的載體。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中資料上的數(shù)據(jù)有兩種(見(jiàn)圖11-4)：1．內(nèi)容性數(shù)據(jù)2．說(shuō)明性數(shù)據(jù)圖11-4兩種數(shù)據(jù)資料返回中北大學(xué)土木工程系11.4.3文檔系統(tǒng)的建立(一)資料特征標(biāo)識(shí)(編碼)

1．有效范圍 2．資料種類 3．內(nèi)容和對(duì)象 4．日期／序號(hào)這里必須對(duì)每部分的編碼進(jìn)行設(shè)計(jì)和定義。例如某工程用11個(gè)數(shù)碼作資料代碼，見(jiàn)圖11-5。圖11-5某工程資料編碼結(jié)構(gòu)中北大學(xué)土木工程系（二）索引系統(tǒng)為了資料使用的方便，必須建立資料的索引系統(tǒng)，它類似于圖書館的書刊索引。項(xiàng)目相關(guān)資料的索引一般可采用表格形式。在項(xiàng)目實(shí)施前，它就應(yīng)被專門設(shè)計(jì)。表中的欄目應(yīng)能反映資料的各種特征信息。不同類別的資料可以采用不同的索引表，如果需要查詢或調(diào)用某種資料，即可按圖索驟。例如信件索引可以包括如下欄目：信件編碼，來(lái)(回)信人，來(lái)(回)信日期，主要內(nèi)容，文檔號(hào)，備注等。這里要考慮到來(lái)信和回信之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，收到來(lái)信或回信后即可在索引表上登記，并將信件存入對(duì)應(yīng)的文檔中。索引和文檔的對(duì)應(yīng)關(guān)系可見(jiàn)圖11-6。返回中北大學(xué)土木工程系圖11-6索引和文檔的關(guān)系中北大學(xué)土木工程系11.5.1軟信息的概念有許多信息是很難用信息形式表達(dá)和通過(guò)正規(guī)的信息渠道溝通的。這主要是反映項(xiàng)目參加者的心理行為，項(xiàng)目組織狀況的信息。例如：參加者的期望和管理者的工作作風(fēng)、對(duì)項(xiàng)目工作的興趣；各工作人員的積極性；項(xiàng)目的軟環(huán)境狀況；項(xiàng)目的組織程度及組織效率；項(xiàng)目組織與環(huán)境，項(xiàng)目小組與其它參加者，項(xiàng)目小組內(nèi)部的關(guān)系；業(yè)主或上層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目的態(tài)度、信心和重視程度項(xiàng)目小組精神；組織約束程度；項(xiàng)目實(shí)施的秩序程度等。它們無(wú)法或很難定量化，甚至很難用具體的語(yǔ)言表達(dá)。返回中北大學(xué)土木工程系11.5.2軟信息的作用軟信息在管理決策和控制中起著很大的作用。它能更快、更直接地反映深層次的，帶根本性的問(wèn)題。它也有表達(dá)能力，對(duì)項(xiàng)目組織、項(xiàng)目參加者行為狀況的反映，能夠預(yù)見(jiàn)項(xiàng)目的危機(jī)，可以說(shuō)它對(duì)項(xiàng)目未來(lái)的影響比硬信息更大。它能夠直接揭示問(wèn)題的實(shí)質(zhì)，根本原因。而通常的硬信息只能說(shuō)明現(xiàn)象。在項(xiàng)目管理的決策支持系統(tǒng)和專家系統(tǒng)中，必須考慮軟信息的作用和影響，通過(guò)項(xiàng)目的整體信息體系來(lái)研究、評(píng)價(jià)項(xiàng)目問(wèn)題，作出決策，否則這些系統(tǒng)是不科學(xué)的，也是不適用的。軟信息還可以更好地幫助項(xiàng)目管理者研究和把握項(xiàng)目組織，造成對(duì)項(xiàng)目組織的激勵(lì)。在趨向分析中應(yīng)考慮硬信息和軟信息，描述必須與目標(biāo)系統(tǒng)一致，符合特定的要求。返回中北大學(xué)土木工程系11.5.3軟信息的特點(diǎn)1．軟信息尚不能在報(bào)告中反映或完全正確的反映，缺少表達(dá)方式和正常的溝通渠道。2．由于它無(wú)法準(zhǔn)確地描述和傳遞，所以它的狀況只能由各自領(lǐng)會(huì)，仁者見(jiàn)仁，智者見(jiàn)智，不確定性很大，這便會(huì)導(dǎo)致決策的不確定性。3．由于很難表達(dá)，不能傳遞，很難進(jìn)入信息系統(tǒng)溝通，則軟信息的使用是局部的。真正有決策權(quán)的上層管理者(如業(yè)主、投資者)由于不具備條件(不參與實(shí)際操作)，所以無(wú)法獲得和使用軟信息，因而容易造成決策失誤。4．軟信息目前主要通過(guò)非正式溝通來(lái)影響人們的行為。例如人們對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的專制作風(fēng)的意見(jiàn)和不滿，互相訴說(shuō)，以軟抵抗對(duì)待項(xiàng)目經(jīng)理的指令、安排。5．軟信息必須通過(guò)人們的模糊判斷，通過(guò)人們的思考來(lái)作信息處理，常規(guī)的信息處理方式是不適用的。返回中北大學(xué)土木工程系11.5.4軟信息的獲取目前由于在正規(guī)的報(bào)告中比較少地涉及軟信息，它又不能通過(guò)正常的信息流通過(guò)程取得，而且即使獲得也很難說(shuō)是準(zhǔn)確的，全面的。它的獲取方式通常有：1．觀察。通過(guò)觀察現(xiàn)場(chǎng)以及人們的舉止、行為、態(tài)度，分析他們的動(dòng)機(jī)，分析組織狀況；2．正規(guī)的詢問(wèn)，征求意見(jiàn)；3．閑談、非正式溝通；4．要求下層提交的報(bào)告中必須包括軟信息內(nèi)容并定義說(shuō)明范圍。這樣上層管理者能獲得軟信息，同時(shí)讓各級(jí)管理人員有軟信息的概念并重視它。返回中北大學(xué)土木工程系11.6.1概述計(jì)算機(jī)在項(xiàng)目管理中的作用工程項(xiàng)目管理軟件的發(fā)展?fàn)顩r目前項(xiàng)目管理軟件的主要特點(diǎn)我國(guó)工程項(xiàng)目管理中計(jì)算機(jī)應(yīng)用的差距返回中北大學(xué)土木工程系計(jì)算機(jī)在項(xiàng)目管理中的作用1．可以大量地儲(chǔ)存信息，大量地快速地處理和傳輸信息，使項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)能夠高速地有效地運(yùn)行。2．能夠進(jìn)行復(fù)雜的計(jì)算工作，例如網(wǎng)絡(luò)分析，資源和成本的優(yōu)化，線性規(guī)劃等。3．通過(guò)計(jì)算機(jī)能使一些現(xiàn)代化的管理手段和方法在項(xiàng)目中有效地使用，如系統(tǒng)控制方法，預(yù)測(cè)決策方法，模擬技術(shù)等。4．使項(xiàng)目管理高效率、高精確度，低費(fèi)用，減少管理人員數(shù)目，使管理人員有更多的時(shí)間從事更有價(jià)值、更重要的、計(jì)算機(jī)不能取代的工作。5．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使人們能夠同時(shí)對(duì)多項(xiàng)目進(jìn)行計(jì)劃、優(yōu)化和控制，對(duì)遠(yuǎn)程項(xiàng)目進(jìn)行及時(shí)控制。返回中北大學(xué)土木工程系工程項(xiàng)目管理軟件的發(fā)展?fàn)顩r在過(guò)去的40多年中，工程項(xiàng)目管理軟件的研究、開(kāi)發(fā)和應(yīng)用經(jīng)過(guò)一些起伏，在最近30年才得到長(zhǎng)足的發(fā)展。最能說(shuō)明這個(gè)問(wèn)題的是30年以來(lái)提交歷次項(xiàng)目管理國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議中關(guān)于項(xiàng)目管理軟件的論文的數(shù)量變化情況(見(jiàn)圖11-6)。返回圖11-6中北大學(xué)土木工程系目前項(xiàng)目管理軟件的主要特點(diǎn)1．完全市場(chǎng)化。2．通用性和實(shí)用性。3．軟件價(jià)格逐漸降低，功能不斷增加。4．不斷推陳出新。不僅新產(chǎn)品不斷出現(xiàn)，而且老產(chǎn)品也不斷更新版本，且更新周期逐漸縮短。同時(shí)廠家對(duì)老用戶采取優(yōu)惠政策，收取較少的更新費(fèi)用，以擴(kuò)大和鞏固市場(chǎng)。5．軟件研究、開(kāi)發(fā)和應(yīng)用信息的溝通。返回中北大學(xué)土木工程系我國(guó)工程項(xiàng)目管理中計(jì)算機(jī)應(yīng)用的差距1．管理工作尚未標(biāo)準(zhǔn)化。2．工作過(guò)程中的隨意性，非程序化工作和干擾，使計(jì)劃中先進(jìn)的計(jì)劃方法、控制方法和程序難以使用，難以顯示出它們的效果。3．基礎(chǔ)管理工作問(wèn)題。4．人的素質(zhì)問(wèn)題。返回中北大學(xué)土木工程系11.6.2項(xiàng)目管理中應(yīng)用軟件的主要功能以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的項(xiàng)目管理軟件包特殊功能的軟件工作崗位軟件計(jì)算機(jī)輔助項(xiàng)目管理教學(xué)軟件計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)軟件返回中北大學(xué)土木工程系以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的項(xiàng)目管理軟件包網(wǎng)絡(luò)技術(shù)軟件包是工程項(xiàng)目管理中開(kāi)發(fā)和應(yīng)用最早的軟件，是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行計(jì)劃和控制最重要的軟件。它目前在技術(shù)上已相當(dāng)成熟，應(yīng)用也十分廣泛。直到12屆國(guó)際項(xiàng)目管理學(xué)術(shù)會(huì)議上90％以上的專家肯定了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在PC機(jī)上的使用仍具有新的意義。許多軟件包，被稱為“項(xiàng)目管理軟件包”，盡管功能有些增加，但實(shí)質(zhì)上都屬于這一類，例如P3、ARTMIS、Project2000、PLUSEINS，OPENPLALN，ASSURE，我國(guó)的夢(mèng)龍軟件等。這一類軟件包的主要功能有：1、項(xiàng)目的定義2、工期計(jì)劃和控制3、成本計(jì)劃和控制4、資源計(jì)劃與控制5、輸出功能6、其它功能返回中北大學(xué)土木工程系特殊功能的軟件1、合同管理軟件合同管理軟件采用系統(tǒng)方法將項(xiàng)目管理的一些事務(wù)性工作串起來(lái)，具有較強(qiáng)的事務(wù)管理功能，如EXP。2、風(fēng)險(xiǎn)分析，例如蒙特卡洛模擬分析，決策樹(shù)的繪制、分析和計(jì)算，風(fēng)險(xiǎn)狀況圖的繪制。3、文檔管理。4、項(xiàng)目后勤管理。5、成本結(jié)算、預(yù)算和成本控制軟件。6、工程師應(yīng)用軟件。7、其它專用軟件，如庫(kù)存管理軟件、合同管理軟件、質(zhì)量管理軟件、索賠管理軟件等。這些軟件又可分為如下三大類：中北大學(xué)土木工程系1．MIS(管理信息系統(tǒng))軟件