會(huì)計(jì)檔案管理講義

會(huì)計(jì)檔案管理

授課人：何強(qiáng)第二章會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料的收集第三章會(huì)計(jì)檔案的整理第一章會(huì)計(jì)檔案概述第四章會(huì)計(jì)檔案的移交歸檔第五章會(huì)計(jì)檔案的保管與統(tǒng)計(jì)第六章會(huì)計(jì)檔案的利用第七章會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀一、什么是會(huì)計(jì)檔案二、會(huì)計(jì)檔案的種類三、會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)四、會(huì)計(jì)檔案與文書(shū)檔案區(qū)別五、會(huì)計(jì)檔案工作六、會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)第一章會(huì)計(jì)檔案概述

一、什么是會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案是各機(jī)關(guān)，團(tuán)體，企事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織在經(jīng)濟(jì)管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的整理歸檔的會(huì)計(jì)核算材料。在《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的這樣表述的：會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、個(gè)體工商戶和其他組織在會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。（符合檔案構(gòu)成的三個(gè)要件）形成主體原始屬性專業(yè)領(lǐng)域價(jià)值屬性

1、會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物。

2、會(huì)計(jì)檔案是重要的憑證和史料。

1、會(huì)計(jì)檔案屬于專門(mén)檔案，具有專業(yè)性特點(diǎn)；它的范圍包含：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等專業(yè)核算材料（歸檔范圍）。2、在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的其他文件材料，如：政策法規(guī)、計(jì)劃總結(jié)、請(qǐng)示批復(fù)等均屬文書(shū)檔案歸檔范疇。通過(guò)定義明確：

二、會(huì)計(jì)檔案的種類（一）

會(huì)計(jì)憑證類

（二）

會(huì)計(jì)賬簿類（三）

財(cái)務(wù)報(bào)告類（四）

其他類

三、會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

（一）會(huì)計(jì)檔案形成范圍的普遍性（二）會(huì)計(jì)核算材料之間的嚴(yán)密性（三）會(huì)計(jì)檔案類別的穩(wěn)定性（四）會(huì)計(jì)檔案外在形式的多樣性四、會(huì)計(jì)檔案與文書(shū)檔案區(qū)別（一）產(chǎn)生領(lǐng)域不同——會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生于各獨(dú)立核算單位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)資金活動(dòng)或預(yù)算資金活動(dòng)領(lǐng)域；文書(shū)檔案產(chǎn)生于各單位黨務(wù)政務(wù)管理及專業(yè)管理或經(jīng)營(yíng)管理領(lǐng)域。（二）形式不同——會(huì)計(jì)檔案主要以憑證、賬簿、報(bào)表等三種形式出現(xiàn)，三者具有密不可分的內(nèi)在聯(lián)系；文書(shū)檔案較多地公文形式出現(xiàn)，具有相對(duì)獨(dú)立性。（三）立卷方式不同——會(huì)計(jì)檔案主要以時(shí)間、形式特征進(jìn)行整理立卷；文書(shū)檔案則按年度結(jié)合問(wèn)題(或機(jī)構(gòu))立卷或以件為單位進(jìn)行分類整理。（四）歸檔時(shí)間不同——會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)整理歸檔并可自行保管一年，期滿后，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；文書(shū)檔案則應(yīng)在第二年上半年完成上一年度文件材料的立卷歸檔。不是會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍工資年報(bào)，職工工資、獎(jiǎng)金及各種福利審批名冊(cè)，養(yǎng)老保險(xiǎn)繳納名冊(cè)，調(diào)整、新增審批表，職工聘用、轉(zhuǎn)正等審批表、協(xié)議書(shū)，事業(yè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，清產(chǎn)核資材料，財(cái)務(wù)制度，上級(jí)指標(biāo)文件等均屬文書(shū)檔案。五、會(huì)計(jì)檔案工作會(huì)計(jì)檔案工作主要包括會(huì)計(jì)檔案的收集、整理(分類、組卷、排序、編目、裝盒)、移交歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、利用等方面工作。1、收集2、整理前鑒定3、分類10、統(tǒng)計(jì)5、組卷6、編目4、劃定保管期限7、裝盒9、保管8、移交歸檔11、鑒定12、利用會(huì)計(jì)檔案工作流程圖會(huì)計(jì)檔案管理制度會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)應(yīng)制定以下十個(gè)方面的管理制度1、會(huì)計(jì)檔案保密制度2、會(huì)計(jì)檔案歸檔制度3、會(huì)計(jì)檔案整理制度4、會(huì)計(jì)檔案保管制度6、會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)制度7、會(huì)計(jì)檔案借閱制度8、會(huì)計(jì)檔案移交制度9、會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀制度

檔案保密制度1、嚴(yán)格遵守《保密法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》有關(guān)保密條例，做好會(huì)計(jì)檔案的保密工作。2、嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，不任意擴(kuò)大借閱范圍，對(duì)需要復(fù)制摘抄有關(guān)檔案內(nèi)容的，須持單位證明及個(gè)人身份證。3、案卷編目、檔案著錄要?jiǎng)澏芗?jí)，查閱秘密級(jí)以上檔案應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，并按指定范圍閱檔。4、查閱檔案要在閱檔室閱讀，非本館工作人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。5、檔案工作人員不得在檔案閱覽室、整理室接待親友。6、檔案工作人員不準(zhǔn)將檔案材料放在桌面上過(guò)夜，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)隨身攜帶到公共場(chǎng)所或探親訪友，不準(zhǔn)與家人或其他人議論秘密以上的檔案內(nèi)容。7、發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞時(shí)要及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)措施。8、節(jié)假日期間要對(duì)檔案庫(kù)房的門(mén)窗、檔案柜架等進(jìn)行一次認(rèn)真檢查，并對(duì)庫(kù)房查封。

檔案鑒定銷毀制度1、堅(jiān)持全面地、歷史地、發(fā)展地觀點(diǎn)實(shí)事求是地研究分析、判定檔案的保存價(jià)值。2、檔案鑒定的原則按國(guó)家檔案局關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定進(jìn)行，編制本單位檔案保管期限表，并制訂保管期限。3、加強(qiáng)檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，局成立由局主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)及其有關(guān)人員組成鑒委會(huì)，檔案館成立檔案鑒定小組，根據(jù)檔案對(duì)生產(chǎn)、科研及其它工作的歷史和現(xiàn)實(shí)的價(jià)值，按照鑒定工作的有關(guān)規(guī)定，確定檔案的存毀。4、檔案鑒定應(yīng)采用直接鑒定法，即直接對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行具體分析詳細(xì)審查，逐卷地評(píng)定利用價(jià)值。5、接收進(jìn)館的檔案，要對(duì)檔案的保管期限及完整性進(jìn)行鑒定并加蓋密級(jí)戳。6、定期進(jìn)行檔案鑒定工作，對(duì)鑒定的檔案，要寫(xiě)出鑒定報(bào)告，提出存毀意見(jiàn)，并在案卷備考表中注明，報(bào)局鑒定委員會(huì)審批。7、對(duì)需降密、解秘的檔案材料，對(duì)秘密核心內(nèi)容要認(rèn)真評(píng)價(jià)、鑒定，對(duì)已失去秘密意義的案卷，造出清冊(cè)，報(bào)局有關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批，同意后方可向社會(huì)提供服務(wù)。8、對(duì)銷毀檔案應(yīng)持慎重態(tài)度，經(jīng)鑒定對(duì)失去保存價(jià)值的案卷，應(yīng)移出庫(kù)房，專柜存放兩年，在實(shí)踐中，觀察其價(jià)值，對(duì)確實(shí)沒(méi)有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。9、對(duì)經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案應(yīng)編制銷毀清冊(cè)（一式三份），并與保密部門(mén)取得聯(lián)系，由保密人員和檔案人員共同監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。。會(huì)計(jì)檔案人員職責(zé)1、負(fù)責(zé)制訂管理制度，按照《會(huì)計(jì)法》及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定和要求，制訂會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管調(diào)閱和銷毀等管理制度，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后，負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。2、調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，要嚴(yán)格辦理借理手續(xù)，凡屬本單位人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，要經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意，外單位人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，要有介紹信，經(jīng)會(huì)計(jì)主要人員或總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后要詳細(xì)登記調(diào)閱的檔案名稱、調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名的工作單位、調(diào)閱理由、歸還日期等。3、負(fù)責(zé)對(duì)管理期滿會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作。對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，要按照財(cái)政部和國(guó)家檔案局的檔案管理辦法規(guī)定，由財(cái)務(wù)部門(mén)和檔案部門(mén)共同鑒定，報(bào)經(jīng)上級(jí)主要部門(mén)批準(zhǔn)后，進(jìn)行處理。對(duì)需要銷毀的會(huì)計(jì)檔案，要填寫(xiě)"會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)"。銷毀時(shí)，由單位領(lǐng)導(dǎo)指定檔案部門(mén)的財(cái)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。"會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)"要長(zhǎng)期保存，以便備查。4、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

六、會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)

1、《中華人民共和國(guó)檔案法》2、《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》3、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào))（財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年8月21日印發(fā)）。4、會(huì)計(jì)檔案案卷格式（DA/T39--2008）第二章會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料的收集會(huì)計(jì)檔案的收集工作就是把分散在機(jī)關(guān)辦公室、財(cái)務(wù)處（科）、行政處（科）、以及有關(guān)財(cái)會(huì)人員手中的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料集中起來(lái)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，它是會(huì)計(jì)檔案工作的起點(diǎn)，也是保證會(huì)計(jì)檔案齊全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一、會(huì)計(jì)檔案的收集范圍會(huì)計(jì)核算中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。收集范圍以本單位會(huì)計(jì)科目?jī)?nèi)容為準(zhǔn)。二、收集時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)1、實(shí)行“集中統(tǒng)一管理”。2、遵循會(huì)計(jì)核算材料的形成規(guī)律。3、確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確。4、要特別注意收集會(huì)計(jì)報(bào)表中的年報(bào)；會(huì)計(jì)帳簿中的活頁(yè)賬和其它方面（清產(chǎn)核資材料、工資匯總表、審計(jì)、保險(xiǎn)、稅務(wù)）等材料。第三章會(huì)計(jì)檔案的整理會(huì)計(jì)檔案的整理就是將零散和需要進(jìn)一步條理化的會(huì)計(jì)核算材料，通過(guò)科學(xué)的分類、組卷、排列、編號(hào)、裝盒、編目，組成一個(gè)有序體系的過(guò)程。

一、整理工作的職責(zé)

各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

為什么《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的整理工作要由會(huì)計(jì)部門(mén)來(lái)完成呢？

1、會(huì)計(jì)檔案來(lái)源于會(huì)計(jì)工作的全過(guò)程，財(cái)會(huì)部門(mén)熟悉會(huì)計(jì)核算材料的形成過(guò)程和規(guī)律，易于判定會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料的保存價(jià)值。

2、由于會(huì)計(jì)核算材料專業(yè)性強(qiáng)，由財(cái)會(huì)部門(mén)整理立卷，然后向檔案部門(mén)移交，既能保持會(huì)計(jì)核算材料之間的有機(jī)聯(lián)系，又有利于會(huì)計(jì)核算材料的齊全和完整。3、把會(huì)計(jì)核算材料的整理立卷歸檔作為會(huì)計(jì)人員的職責(zé)之一，也便于分清責(zé)任。

檔案部門(mén)的責(zé)任是監(jiān)督、指導(dǎo)財(cái)會(huì)部門(mén)搞好會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料的收集、整理、移交歸檔工作。檔案部門(mén)對(duì)接收的會(huì)計(jì)檔案，只在原封面的空白處加蓋歸檔章，進(jìn)行分類排列，妥善保管、提供利用。

二、整理工作的要求

會(huì)計(jì)核算材料的整理必須遵循會(huì)計(jì)檔案形成的自然規(guī)律及其本身固有的特點(diǎn)，保持每一類核算材料相互之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分其類別和不同的保管期限，進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的整理，使其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，便于管理和利用。

分類清楚，組卷合理，排序科學(xué)，編目清晰整理1、分類2、組卷3、編目4、編制案卷目錄三、會(huì)計(jì)檔案的分類歸檔范圍

I會(huì)計(jì)檔案類01會(huì)計(jì)憑證各種會(huì)計(jì)憑證02會(huì)計(jì)賬本各種會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)賬簿03財(cái)務(wù)報(bào)告各種財(cái)務(wù)報(bào)告04其它銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，移交手續(xù)等。具體分類歸檔范圍，可參見(jiàn)局財(cái)務(wù)處及二單位“會(huì)計(jì)科目”和“生產(chǎn)、基建報(bào)表名稱”

會(huì)計(jì)檔案分類方案類別－年度會(huì)計(jì)憑證類會(huì)計(jì)賬簿類

財(cái)務(wù)報(bào)告類其它類四、會(huì)計(jì)檔案的保管期限的劃分

會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

各單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。會(huì)計(jì)檔案保管期限表序

號(hào)檔

案

名

稱保

管期

限備

注一會(huì)計(jì)憑證類

1原始憑證15年

2記帳憑證15年

3匯總憑證15年

二會(huì)計(jì)帳簿類

4總帳15年包括日記總帳5明細(xì)帳15年

6日記帳15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年7固定資產(chǎn)卡片

固定資產(chǎn)投資清理后保管5年8輔助帳簿15年

三財(cái)務(wù)報(bào)告類

包括各級(jí)主管部門(mén)匯總財(cái)務(wù)報(bào)告9月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年包括文字分析10年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久包括文字分析四其他類

11會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年

12會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久

13會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久

14銀行余額調(diào)節(jié)表5年

15銀行對(duì)帳單5年

1、各單位會(huì)計(jì)科目?jī)?nèi)容可能不同，其保管期限采取就近比照的辦法劃定保管期限。2、永久保管的會(huì)計(jì)檔案主要有：年度會(huì)計(jì)報(bào)表、工資名冊(cè)、涉外和對(duì)私改造的憑證等；

保管25年的會(huì)計(jì)檔案主要有：現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬、建設(shè)銀行撥款總賬和各種明細(xì)賬以及會(huì)計(jì)憑證、銀行對(duì)賬單、稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等；

保管15年的會(huì)計(jì)檔案主要有：一般會(huì)計(jì)憑證、總賬、各種明細(xì)賬、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)等；

保管10年以下的主要有：各種季度、月份報(bào)表等。從一個(gè)具體單位來(lái)看，保管期限的劃分要注意以下幾點(diǎn)：

1、會(huì)計(jì)憑證保管期限的判定2、總賬、分類賬價(jià)值的判斷3、合定報(bào)表的價(jià)值判斷

1、會(huì)計(jì)憑證保管期限的判定

現(xiàn)實(shí)憑證價(jià)值歷史利用價(jià)值比如，對(duì)未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)原始憑證，涉及外事的原始憑證，工資名冊(cè)，房產(chǎn)憑證，精減退職、公私傷亡、落實(shí)政策和救濟(jì)補(bǔ)助的支付憑證，薪俸改革和處理歷史遺留問(wèn)題有重要參考價(jià)值的原始憑證等等，這些原始憑證就要?jiǎng)潪橛谰帽９堋?/p>

2、總賬、分類賬價(jià)值的判斷沒(méi)有單獨(dú)設(shè)現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬的，都記入總賬中，或與其他明細(xì)賬合用一本賬，在劃定保管期限時(shí)，總賬、分類賬可以提為25年期保管。

3、合定報(bào)表的價(jià)值判斷單位的年度報(bào)表過(guò)于簡(jiǎn)略，或者沒(méi)有年度報(bào)表，需要季度、月度報(bào)表輔助時(shí)，其季報(bào)、月報(bào)可提高為永久保管。五、會(huì)計(jì)核算材料的組卷會(huì)計(jì)核算材料的組卷，應(yīng)視不同情況，采取平時(shí)立卷和年終立卷兩種形式進(jìn)行整理組卷。1、一個(gè)會(huì)計(jì)年度的會(huì)計(jì)核算材料作為一個(gè)整體；2、應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案的分類方法，把會(huì)計(jì)核算材料按不同類別分開(kāi)；3、在每一類別材料中區(qū)分不同的保管期限；4、按形成的時(shí)間順利，結(jié)合材料形成數(shù)量多少，組成若班干保管單位。1、檢查2、拆除金屬物,修補(bǔ)破損3、裝訂5、編頁(yè)號(hào)張數(shù)6、目錄、案卷號(hào)4、填寫(xiě)封面7、裝盒會(huì)計(jì)核算材料組卷流程圖會(huì)計(jì)憑證

會(huì)計(jì)憑證是用來(lái)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任、作為記帳依據(jù)的書(shū)面證明。（一）會(huì)計(jì)憑證的組卷

會(huì)計(jì)憑證嚴(yán)格按照時(shí)間順序逐日產(chǎn)生、按月結(jié)算。對(duì)各類憑證認(rèn)真檢查并分類按時(shí)間和順序號(hào)進(jìn)行排列。視憑證的多少，每月組卷一冊(cè)或數(shù)冊(cè)。不同月份產(chǎn)生的憑證不能組在同一案卷內(nèi)。一個(gè)月內(nèi)會(huì)計(jì)憑證裝訂一冊(cè)或數(shù)冊(cè)時(shí)，每?jī)?cè)都要加編冊(cè)號(hào)，注明本月共×冊(cè)號(hào)，本冊(cè)是第×冊(cè)，以便查找。一本憑證作為一個(gè)保管單位。會(huì)計(jì)憑證的組卷要求按月組卷按會(huì)計(jì)憑證的形成的時(shí)間順序排列剔除憑證內(nèi)的金屬物裝訂（一般不超過(guò)3cm)(以上操作原則上符合財(cái)政局和審計(jì)局的要求就可以了)加蓋騎縫章(以上應(yīng)為會(huì)計(jì)操做)“標(biāo)案卷號(hào)”裝盒——填寫(xiě)封面抄寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案案卷目錄1、形成憑證多的單位，可以把收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證分別組卷；對(duì)于一些不便隨同記賬憑證一起組卷的原始憑證（如工資名冊(cè)等），可以抽出單獨(dú)組卷，但應(yīng)在原記賬憑單上注明抽出憑證的名稱、數(shù)量及其去向，并由立卷人簽章。其他諸如送款單、付款委托書(shū)、繳款書(shū)、公費(fèi)報(bào)銷單等，按時(shí)間順序編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，裝訂組卷。2、折疊要規(guī)范，附件要齊全、整齊。原始憑證和附件要折疊成略小于記賬憑證的長(zhǎng)寬度。特別是左上角的兩條邊，線要直，無(wú)毛邊，呈直角。3、拆除金屬物，虛線票據(jù)要裁開(kāi)，破損要修補(bǔ)。憑證上的大頭針、釘書(shū)釘、回形針要拆除掉，防止時(shí)間長(zhǎng)了生銹隆起，腐蝕紙張，影響憑證的美觀、查閱和保管。破損的票據(jù)附件要修補(bǔ)貼好，有重要內(nèi)容的殘缺處，要嚴(yán)格查清內(nèi)容，及時(shí)補(bǔ)齊，或在空白處說(shuō)明情況，指明責(zé)任者，以防時(shí)間長(zhǎng)了難以查對(duì)。4、憑證號(hào)碼要復(fù)查，裝訂要結(jié)實(shí)。裝訂前要將憑證編號(hào)號(hào)碼檢查一遍，防止在記賬、匯總、審核等傳遞環(huán)節(jié)中顛倒號(hào)碼或借閱憑證缺號(hào)等。并要檢查記賬憑證中該附的原始憑證或文件是否齊全。5、裝訂。裝訂時(shí)加上封面和封底，在左側(cè)用線繩裝訂。裝訂一冊(cè)憑證厚薄要均勻，太厚了不便裝訂、翻閱和保管，過(guò)薄了裝訂的冊(cè)數(shù)太多，不便管理和統(tǒng)計(jì)。裝訂的厚度，一般為2.5公分，最厚不得超過(guò)3.5公分。6、填寫(xiě)封面內(nèi)容。憑證裝訂完成后，要在封面上標(biāo)明的內(nèi)容：?jiǎn)挝幻Q、憑證名稱、全宗號(hào)、目錄號(hào)、憑證編號(hào)和張數(shù)（憑證封面上的張數(shù)，填寫(xiě)憑證中記賬憑單的張數(shù)；記賬憑單中的附據(jù)張數(shù)，應(yīng)以第件反映金額的原始單據(jù)為單位進(jìn)行計(jì)算）、起止時(shí)間、分冊(cè)號(hào)、立卷人、會(huì)計(jì)主管等項(xiàng)目。要填寫(xiě)齊全，由裝訂人和主管會(huì)計(jì)人員蓋印章。憑證案卷封面立檔單位憑證類別起用時(shí)期年月日起至年月日卷內(nèi)頁(yè)號(hào)本月共冊(cè)本冊(cè)是第冊(cè)憑證編號(hào)自號(hào)至第號(hào)保管期限財(cái)會(huì)主管經(jīng)辦會(huì)計(jì)全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)憑證案卷脊背樣式全宗號(hào)目錄號(hào)年月憑證類別憑證號(hào)保管期限案

卷

號(hào)憑證檔案盒脊背填蓋樣式全宗號(hào)目錄號(hào)年月憑證類別憑證號(hào)保管期限案卷號(hào)會(huì)計(jì)檔案案卷題名

密云縣檔案局2005年7月記賬憑證

單位名稱會(huì)計(jì)年度或時(shí)間會(huì)計(jì)核算材料名稱會(huì)計(jì)賬簿

會(huì)計(jì)賬簿是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，連續(xù)、系統(tǒng)、全面地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍，是編制財(cái)務(wù)報(bào)告的依據(jù)。會(huì)計(jì)賬簿種類及劃分活頁(yè)賬、死頁(yè)賬總賬、明細(xì)賬、銀行存款賬、現(xiàn)金日記賬

（三）會(huì)計(jì)賬簿的組卷

會(huì)計(jì)賬簿是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的一種科學(xué)記載。它是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面地、系統(tǒng)地、連續(xù)地記錄和監(jiān)督經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的各種賬簿的總稱。會(huì)計(jì)賬簿的整理組卷比較簡(jiǎn)單，因?yàn)闀?huì)計(jì)賬簿在形成時(shí)，一般都有固定的格式和明確的分類，在年終結(jié)賬決算以后，稍加整理，一本賬簿就可成為一個(gè)案卷。

1、 為了保證會(huì)計(jì)賬簿記錄的合法性和賬簿資料的完整性，在整理會(huì)計(jì)賬簿時(shí)，應(yīng)檢查賬簿的扉頁(yè)，有無(wú)填寫(xiě)“賬簿啟用表”，“經(jīng)管人員一覽表”及“賬戶目錄”。對(duì)漏填的應(yīng)逐項(xiàng)補(bǔ)填，詳細(xì)載明，以便明確記賬責(zé)任，便于查閱。“賬簿啟用表”、“經(jīng)管人員一覽表”及“賬戶目錄”格式如下圖。賬簿啟用表單位名稱負(fù)責(zé)人職務(wù)姓名賬簿名稱賬簿第冊(cè)單位領(lǐng)導(dǎo)賬簿號(hào)碼第號(hào)啟用日期會(huì)計(jì)主管賬簿頁(yè)數(shù)本賬簿共計(jì)頁(yè)主辦會(huì)計(jì)經(jīng)管本賬簿人員一覽表記賬人員接管日期移交日期監(jiān)交人員備注職務(wù)姓名蓋章年月日年月日職務(wù)姓名賬戶目錄賬戶名稱頁(yè)號(hào)賬戶名稱頁(yè)號(hào)賬戶名稱頁(yè)號(hào)賬戶名稱頁(yè)號(hào)

帳簿啟用及接交表正面格式帳簿啟用及接交表背面格式

2、對(duì)死頁(yè)賬簿：如總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬等，為了保持會(huì)計(jì)賬簿的原來(lái)面貌和完整性，不拆去空白頁(yè)，但需要在記錄賬頁(yè)的最末一行的上下分別劃一條紅線，以示結(jié)束使用，并在會(huì)計(jì)檔案案卷備考表中，詳細(xì)記明使用賬頁(yè)的頁(yè)數(shù)和空白賬頁(yè)的頁(yè)數(shù)?；铐?yè)賬A、抽出空白頁(yè)——編頁(yè)號(hào)B、加裝封皮，擬寫(xiě)案卷題名，填寫(xiě)案卷封面C、裝訂、裝盒（不能混期限），填寫(xiě)盒面內(nèi)容D、編寫(xiě)案卷目錄

3、對(duì)活頁(yè)賬簿：如材料明細(xì)賬、內(nèi)部往來(lái)賬、固定資產(chǎn)分戶賬等，應(yīng)將賬簿內(nèi)的空白頁(yè)去掉后重新整理，在會(huì)計(jì)科目賬頁(yè)的右上方編上頁(yè)數(shù)。整理裝訂賬簿一般是一個(gè)會(huì)計(jì)科目裝訂一卷。如果一個(gè)會(huì)計(jì)科目的總頁(yè)數(shù)比較少，也可以把幾個(gè)會(huì)計(jì)科目合并裝訂成一卷，總頁(yè)數(shù)在150頁(yè)左右，最多不要超過(guò)200頁(yè)。

4、跨年使用的固定資產(chǎn)賬，歸最后一年立卷，并在封面注明××年至××年，每本厚度不超過(guò)2公分。

5、重新整理的賬簿，裝訂時(shí)要加封面、封底（有封面圖沒(méi)？）封面上標(biāo)明立卷部門(mén)、案卷標(biāo)題、年度、頁(yè)數(shù)、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、保管期限等。6、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄項(xiàng)目有：順序號(hào)、作者、內(nèi)容、日期、頁(yè)號(hào)、備注等。

7、填寫(xiě)案卷備考表。財(cái)務(wù)報(bào)告財(cái)務(wù)報(bào)告是根據(jù)日常會(huì)計(jì)核算定期編制的，綜合地反映一定時(shí)期的資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益狀況，以及某一特定時(shí)期的經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流動(dòng)情況的書(shū)面文件。財(cái)務(wù)報(bào)告按時(shí)間劃分：會(huì)計(jì)年報(bào)（包括內(nèi)容：資產(chǎn)負(fù)債、利潤(rùn)分配、經(jīng)費(fèi)情況、資金活動(dòng)、財(cái)務(wù)分析及說(shuō)明、附注等）、月報(bào)、季報(bào)。

（四）財(cái)務(wù)報(bào)告的組卷財(cái)務(wù)報(bào)告是以會(huì)計(jì)賬簿資料為主要依據(jù)，按規(guī)定的表格形式和指標(biāo)體系，總括反映機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在一定時(shí)期內(nèi)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程和結(jié)果的一種報(bào)告文件。由于財(cái)務(wù)報(bào)告的格式、要求、用途比較專一、嚴(yán)格，所以，這類案卷的封面、標(biāo)題也比較規(guī)范。財(cái)務(wù)報(bào)告整理步驟步驟：同活頁(yè)帳組卷——編頁(yè)號(hào)——填寫(xiě)卷內(nèi)目錄——填寫(xiě)封面——裝訂(左側(cè))——裝盒編寫(xiě)案卷目錄保管期限：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)分配表、經(jīng)費(fèi)情況表、資金活動(dòng)表、含財(cái)務(wù)說(shuō)明、分析、輔助等永久，其它——5年、3年

財(cái)務(wù)報(bào)告案卷的一般構(gòu)成是：1、財(cái)務(wù)報(bào)告封面。印有編號(hào)、密級(jí)、年度、季度、或月份會(huì)計(jì)報(bào)表，編制單位、單位負(fù)責(zé)人（蓋章）、填表人（蓋章）、審核人（蓋章）和上報(bào)日期、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、保管期限等。2、財(cái)務(wù)報(bào)告編制說(shuō)明。3、各種財(cái)務(wù)報(bào)告按會(huì)計(jì)報(bào)表的編號(hào)順序排列。4、財(cái)務(wù)報(bào)告的必要文字說(shuō)明材料。5、財(cái)務(wù)報(bào)告的封底。在財(cái)務(wù)報(bào)告組卷時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1、財(cái)務(wù)報(bào)告組卷時(shí)按會(huì)計(jì)年度結(jié)合保管期限組卷。2、財(cái)務(wù)報(bào)告的整理立卷，一般應(yīng)將本單位的報(bào)表與下級(jí)單位的報(bào)表分開(kāi)立卷。本單位的年度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)單獨(dú)整理組成案卷。3、會(huì)計(jì)報(bào)表組卷時(shí)要注意以下事項(xiàng)：月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)分開(kāi)；不同年度，不同保管期限的報(bào)表分開(kāi)。也有的單位，由于月份報(bào)表頁(yè)數(shù)較少，在年終決算結(jié)束后，將1－12月份的財(cái)務(wù)報(bào)告，按月份順序排列整齊，加封面裝訂。但要注意在保管期限上要標(biāo)明“永久”保管。在財(cái)務(wù)報(bào)告組卷時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：4、在整理組卷時(shí)，財(cái)務(wù)分析排列在前，會(huì)計(jì)報(bào)表排列在后。月、季財(cái)務(wù)報(bào)告可整理成一卷或分別立卷。5、重新整理的財(cái)務(wù)報(bào)告，裝訂時(shí)要加封面、封底。擬寫(xiě)案卷標(biāo)題。6、整理時(shí)去掉金屬物。7、編頁(yè)號(hào)。在報(bào)告的右上角編頁(yè)。8、裝訂。用線繩左側(cè)裝訂。9、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。10、填寫(xiě)案卷備考表。

按會(huì)計(jì)年度組卷，結(jié)合保管期限。會(huì)計(jì)報(bào)表、報(bào)表備注、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)不要分開(kāi)，一并組卷；同時(shí)對(duì)于不同年度、不同保管期限的要單獨(dú)組卷順序號(hào)題名日期頁(yè)號(hào)文號(hào)責(zé)任者

（五）其他會(huì)計(jì)核算材料的組卷按其內(nèi)容結(jié)合保管期限分別組卷。銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等，以及其它方面（清產(chǎn)核資材料、工資匯總表、審計(jì)、保險(xiǎn)、稅務(wù)等材料），應(yīng)按其保管期限分別立卷。其它類會(huì)計(jì)核算材料其它類會(huì)計(jì)核算材料的組卷方法：(一般的文件材料不多，銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)帳單等屬歸檔之列)會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)也屬歸檔范圍)要求：與財(cái)務(wù)報(bào)告的組卷方法相同。銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單——5年銷毀清冊(cè)、保管清冊(cè)—————永久移交清冊(cè)——————————15年（六）會(huì)計(jì)電算化紙質(zhì)核算材料的組卷其輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)核算材料按上述紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案要求整理立卷。（七）加蓋檔號(hào)章會(huì)計(jì)檔案整理立卷后，應(yīng)在財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證的每一卷冊(cè)封面上加蓋檔號(hào)章，裝盒后與會(huì)計(jì)檔案盒上的全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)保持一致。檔號(hào)章樣式如圖樣式一：全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)50D1.11樣式二：全宗號(hào)分類號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)50D111樣式三：全宗號(hào)分類號(hào)案卷號(hào)50D11

（八）裝盒

將整理后的會(huì)計(jì)檔案，編制好卷內(nèi)目錄和備考表后，裝入相應(yīng)案卷盒，并填寫(xiě)好案卷盒上相應(yīng)內(nèi)容的過(guò)程。會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄格式會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)備考表格式六、會(huì)計(jì)檔案的排列和案卷號(hào)

（一）年度—形式—保管期限把一個(gè)單位形成的會(huì)計(jì)檔案，首先按會(huì)計(jì)年度分開(kāi)，其次在一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)再按財(cái)務(wù)報(bào)告、賬簿、憑證和其他等形式分開(kāi)。第三，在每一種形式內(nèi)按規(guī)定的保管期限(永久,定期（25年,15年,10年,5年,3年）)的順序排列。一年編一個(gè)案卷流水號(hào)。優(yōu)點(diǎn)：簡(jiǎn)便易行，容易掌握，保管和分類統(tǒng)一，便于查找，并可充分利用裝具。缺點(diǎn)：排列不夠美觀。適用：一般單位預(yù)算會(huì)計(jì)、企業(yè)會(huì)計(jì)、建設(shè)銀行會(huì)計(jì)等（二）年度—組織機(jī)構(gòu)—類別—保管期限

把一個(gè)單位形成的會(huì)計(jì)檔案，首先按會(huì)計(jì)年度分開(kāi)，其次在一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)，再按單位內(nèi)的會(huì)計(jì)核算機(jī)構(gòu)分開(kāi)(如預(yù)算處,財(cái)務(wù)處)，第三，在每一機(jī)構(gòu)內(nèi)財(cái)務(wù)報(bào)告、賬簿、憑證和其他等形式結(jié)合保管期限分別排列。優(yōu)點(diǎn)：能體現(xiàn)單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案完整性，便于查找。缺點(diǎn)：排列不夠美觀。適用：各級(jí)財(cái)政主管機(jī)關(guān)，總預(yù)算會(huì)計(jì)單位，或所屬組織機(jī)構(gòu)的專業(yè)主管單位。（三）年度—會(huì)計(jì)類型—形式—保管期限把一個(gè)單位形成的會(huì)計(jì)檔案,首先按會(huì)計(jì)年度分開(kāi)，其次把一個(gè)會(huì)計(jì)年度的會(huì)計(jì)檔案按稅收計(jì)劃，稅收會(huì)計(jì)，經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)等類型排列，第三，在每一類型內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案再按報(bào)表、賬簿、憑證、其他等形式結(jié)合保管期限分別排列。優(yōu)點(diǎn)：能反映不同類型會(huì)計(jì)活動(dòng)的性質(zhì)，體現(xiàn)全宗內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的系統(tǒng)性。缺點(diǎn)：排列不夠整齊美觀。適用：稅務(wù)機(jī)關(guān)和有特定會(huì)計(jì)類型的專業(yè)單位。

（四）形式—會(huì)計(jì)年度—保管期限把全部會(huì)計(jì)檔案首先按憑證，賬簿，報(bào)表，其他等四種形式分開(kāi)，其次在每一形式會(huì)計(jì)檔案內(nèi)再按會(huì)計(jì)年度排列，第三，在每一年度內(nèi)再根據(jù)其保管期限依次排列。優(yōu)點(diǎn)：保持了會(huì)計(jì)檔案類別的連續(xù)性，便于按類別查找和鑒定銷毀，排列整齊美觀。缺點(diǎn)：同一年度會(huì)計(jì)檔案分散排列在各個(gè)類別中，不便按年度查找。適用：油田各單位、機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)處、科、各部門(mén)獨(dú)立財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)報(bào)告

××××年 永久 定期（10年、5年、3年）案卷號(hào)：1---×××

……….會(huì)計(jì)賬簿

××××年永久定期（10年、5年、3年）案卷號(hào)：1---×××

………..會(huì)計(jì)憑證

××××年永久 定期（10年、5年、3年）案卷號(hào)：1---×××

………...

檔案館會(huì)計(jì)檔案排列方法

類別－年度－組織機(jī)構(gòu)－保管期限排列法如下圖財(cái)務(wù)報(bào)告

××××年

預(yù)算科 永久 定期（10年、5年、3年）

財(cái)務(wù)科 永久 定期（10年、5年、3年）

……….會(huì)計(jì)賬簿

××××年

預(yù)算科 永久 定期（25年、15年）

財(cái)務(wù)科 永久定期（10年、5年、3年）

………..會(huì)計(jì)憑證

××××年

預(yù)算科 永久 定期（25年、15年）

財(cái)務(wù)科 永久 定期（10年、5年、3年）

………...七、會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)

根據(jù)《河南石油勘探局企業(yè)檔案分類實(shí)施細(xì)則(試行)》規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案二級(jí)類目按文件名稱分類(報(bào)表、帳本、憑證)，會(huì)計(jì)檔案按年度內(nèi)二級(jí)類目分別大流水編卷號(hào)。會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)有：大類代號(hào)、分類號(hào)、案卷順序號(hào)。1、大類代號(hào)為“I”。2、分類號(hào)為“1憑證、2帳簿、3財(cái)務(wù)報(bào)告、4其他”。（一）案卷順序號(hào)(1)年度編號(hào)法。會(huì)計(jì)檔案數(shù)量較少的單位，一年形成的會(huì)計(jì)檔案按屬類（憑證、賬簿、報(bào)表、其他）+保管期限進(jìn)行排列，編一個(gè)案卷流水號(hào)。

(2)類別編號(hào)法。會(huì)計(jì)檔案數(shù)量較多的單位，按年度+類別+保管期限,分別進(jìn)行排列，每一類別編一個(gè)案卷流水號(hào)。局檔案館采用的是此種編號(hào)法。如下圖年度案卷順序號(hào)編制法

××××年財(cái)務(wù)科會(huì)計(jì)憑證

1,2,3,4,5.......會(huì)計(jì)賬簿1,2,3,4...........財(cái)務(wù)報(bào)告

1,2,3,4........會(huì)計(jì)其它1,2,3,4..........

八、會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的編制

編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，既是固定會(huì)計(jì)檔案案卷本身位置的需要，也是會(huì)計(jì)檔案案卷檢索的重要工具之一。

編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄檢索工具要求：按照會(huì)計(jì)檔案的分類方法和案卷的排列順序編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄(四本或三本目錄)。案卷目錄的抄寫(xiě)與案卷一致，基本上就是卷皮（盒）上的內(nèi)容。一般為兩套(可復(fù)印)，檔案室和會(huì)計(jì)部門(mén)各存一套）

會(huì)計(jì)檔案案卷目錄

序號(hào)案卷號(hào)案卷標(biāo)題起止時(shí)間保管期限卷內(nèi)張數(shù)存放位置備注自年月至年月自年月至年月自年月至年月自年月至年月自年月至年月自年月至年月案卷號(hào)類別題名頁(yè)數(shù)起止年月日期限簽字簽字第二種樣式：案卷目錄的填寫(xiě)方法如下：1、案卷號(hào)：指會(huì)計(jì)檔案案卷在分類排列中的順序號(hào)。用阿拉伯?dāng)?shù)碼填寫(xiě)，從1、2、3、4……。2、案卷標(biāo)題：指案卷封面上的標(biāo)題。如：銀行轉(zhuǎn)賬憑證，現(xiàn)金日記賬等。目錄中的標(biāo)題必須與案卷封面上的標(biāo)題一致，不能隨意改動(dòng)或縮減。3、起止時(shí)間：指案卷內(nèi)最開(kāi)始啟用的時(shí)間到最后終止使用的時(shí)間。如：199601－199612。4、保管期限：指案卷封面上注明的保管期限。會(huì)計(jì)檔案的保管期限一般有：永久、定期（25年、15年、10年、5年、3年）等。5、卷內(nèi)張數(shù)：主要指案卷憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告的頁(yè)數(shù)。6、存放位置：指會(huì)計(jì)檔案存放庫(kù)房號(hào)、架、格、盒的處所。7、備注：指用來(lái)說(shuō)明個(gè)別案卷的某些特殊情況的記錄。如：卷內(nèi)某頁(yè)文件不清楚、殘破，某號(hào)憑證是涉外憑證需要永久保存等，以示查閱或鑒定時(shí)要特別注意。案卷號(hào)類別題名起止年月頁(yè)數(shù)保管期限存放地點(diǎn)備注二○○六年憑證號(hào)1憑證類2006年1月份記帳憑證2006.11-2015年2憑證類2006年2月份記帳憑證2006.21-3415年3-5憑證類2006年3月份記帳憑證2006.31-341-351-2015年案卷號(hào)：會(huì)計(jì)憑證可按盒抄寫(xiě)，但案卷號(hào)是實(shí)際案卷號(hào)，而不是盒號(hào),例:一盒內(nèi)有3本憑證，案卷號(hào)是3-5，在案卷號(hào)這欄填寫(xiě)3-5。會(huì)計(jì)檔案案卷目錄會(huì)計(jì)檔案案卷目錄案卷號(hào)類別題名起止年月頁(yè)數(shù)保管期限存放地點(diǎn)備注二○○五年15賬簿類

亨通斯博有限公司2005年銀行存款、現(xiàn)金日記帳2005.1-1210525年16賬簿類

亨通斯博有限公司2005年1-12月份總帳、明細(xì)帳2005.1-128015年會(huì)計(jì)檔案案卷目錄案卷號(hào)類別題名起止年月頁(yè)數(shù)保管期限存放地點(diǎn)備注二○○五年21報(bào)表類

亨通斯博有限公司2005年決算報(bào)表2005.1-1238永久22報(bào)表類亨通斯博有限公司2005年經(jīng)濟(jì)分析年報(bào)表2005.1-1290永久第四章會(huì)計(jì)檔案的移交歸檔一、人員變動(dòng)會(huì)計(jì)檔案的移交二、單位內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案的移交歸檔三、機(jī)構(gòu)變動(dòng)單位會(huì)計(jì)檔案的移交四、項(xiàng)目形成的會(huì)計(jì)檔案的移交五、會(huì)計(jì)檔案移交歸檔時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)一、人員變動(dòng)會(huì)計(jì)檔案的移交

會(huì)計(jì)工作人員因調(diào)動(dòng)或者其它原因需要長(zhǎng)期離職的，要辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)。辦理交接手續(xù)時(shí)，要由會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)交，移交人應(yīng)整理應(yīng)該移交的各項(xiàng)資料，編造會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、現(xiàn)金、有價(jià)證券、印章等，對(duì)未了事項(xiàng)寫(xiě)出書(shū)面說(shuō)明。不能把會(huì)計(jì)檔案“包扎成捆，自負(fù)其責(zé)”；接替人也不能“另起爐灶，重新立賬”。應(yīng)根據(jù)移交人所造清冊(cè)逐一清點(diǎn)核對(duì)，交接雙方認(rèn)為確無(wú)問(wèn)題時(shí)，方可在交接清單上簽名或蓋章。交接清單一般一式三份，分別由移交人、接辦人和財(cái)會(huì)部門(mén)保管。

二、單位內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案的移交歸檔（一）會(huì)計(jì)檔案的移交歸檔范圍（以各單位會(huì)計(jì)科目和基建報(bào)表、生產(chǎn)報(bào)表為準(zhǔn)）（二）會(huì)計(jì)檔案的移交歸檔時(shí)間（三）會(huì)計(jì)檔案的移交歸檔要求（四）會(huì)計(jì)電算化核算材料的移交歸檔電算化會(huì)計(jì)檔案指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)）和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書(shū)面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

1、歸檔范圍(1)存儲(chǔ)在磁介質(zhì)或光盤(pán)上的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)。(2)打印輸出的紙質(zhì)載體的會(huì)計(jì)核算材料。(3)會(huì)計(jì)核算軟件的全套文資料以及會(huì)計(jì)核算軟件程序。

2、歸檔要求(1)歸檔的會(huì)計(jì)軟件應(yīng)符合財(cái)政部的要求。(2)歸檔的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)應(yīng)按電子文件歸檔的要求將會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到耐久性載體上，一式三套。(3)應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化核算材料的形成、收集、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管，利用實(shí)行全過(guò)程管理與監(jiān)控，確保其不失真，不損毀，不丟失。(4)打印輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)核算材料，按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。(5)使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算產(chǎn)生的會(huì)計(jì)核算材料必須符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定。三、機(jī)構(gòu)變動(dòng)單位會(huì)計(jì)檔案的移交

1、單位因撤銷、重組、破產(chǎn)或其他原因終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)向由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門(mén)或財(cái)產(chǎn)所有移交會(huì)部檔案。2、單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)調(diào)后，由其中一方代管或移交綜合檔案館代管。四、項(xiàng)目形成的會(huì)計(jì)檔案的移交

基建會(huì)計(jì)檔案，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在竣工決算后，移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。五、會(huì)計(jì)檔案移交歸檔時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)1、首先要按照會(huì)計(jì)檔案移目錄逐卷逐冊(cè)地清點(diǎn)核對(duì)?？词占欠颀R全、完整、準(zhǔn)確，整理應(yīng)符合規(guī)范——分類清楚，組卷合理，排序科學(xué)，編目清晰。

2、檢查卷冊(cè)有關(guān)項(xiàng)目。簽章要完整——會(huì)計(jì)憑證封面，賬簿封面及啟用頁(yè)，報(bào)表封面等需由經(jīng)手人員，會(huì)計(jì)主管人員，單位負(fù)責(zé)人簽字蓋章的。按照會(huì)計(jì)制度的規(guī)定逐項(xiàng)進(jìn)行檢查，對(duì)項(xiàng)目未填清、填全的，原則上退回財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)填，如原經(jīng)管人員已調(diào)出，需由現(xiàn)職會(huì)計(jì)人員查清原經(jīng)管人員、主管會(huì)計(jì)、單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人姓名，寫(xiě)出說(shuō)明，分別附在每年會(huì)計(jì)檔案移交目錄之首。3、保持原封裝——移交歸檔的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，特殊情況需拆封，重新整理的，應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人員共同拆封整理，拆封整理后的案卷，就由整理人簽字蓋章，以分清責(zé)任。對(duì)于不合乎要求的會(huì)計(jì)檔案，檔案部門(mén)有權(quán)不予接收。4、交接雙方都必須辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。交接時(shí)，移交單位應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、保管期限、已保管期限等內(nèi)容。檔案部門(mén)應(yīng)按照會(huì)計(jì)案卷目錄或移交清冊(cè)一一核對(duì)后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名蓋章。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)一式三份，交接雙方及單位各存一份。

會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)順序號(hào)類別案卷題名起止日期憑證編號(hào)卷內(nèi)張數(shù)冊(cè)數(shù)保管期限已保管期限備注樣式一會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)填寫(xiě)說(shuō)明：1、順序號(hào)：指會(huì)計(jì)檔案案卷在本冊(cè)案卷目錄中順次排列的序號(hào)。2、類別：主要指會(huì)計(jì)檔案的種類。如：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他。3、案卷題名：指會(huì)計(jì)檔案案卷的具體名稱。如：會(huì)計(jì)賬簿類的總賬、現(xiàn)金日記賬等。4、起止日期：指案卷卷內(nèi)最開(kāi)始啟用的時(shí)間到最后終止使用的時(shí)間。如：1996.1.1－1996.12.31。5、憑證編號(hào)：填寫(xiě)記賬憑證的編號(hào)。6、卷內(nèi)張數(shù)：主要指綜合后憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告的頁(yè)數(shù)。7、保管期限：指案卷封面上注明的保管期限。會(huì)計(jì)檔案的保管期限一般有：永久、長(zhǎng)期、25年、15年、10年、5年等。8、已保管期限：指會(huì)計(jì)檔案形成至移交時(shí)，已保管的期限。9、備注：指用來(lái)說(shuō)明個(gè)別案卷的某些特殊情況的記錄。如：卷內(nèi)某頁(yè)文件不清楚、殘破、缺頁(yè)漏張等，以示查閱或鑒定時(shí)特別注意。會(huì)計(jì)檔案移交清單樣式二

第五章會(huì)計(jì)檔案的保管與統(tǒng)計(jì)一、會(huì)計(jì)檔案的保管二、會(huì)計(jì)檔案的統(tǒng)計(jì)一、會(huì)計(jì)檔案的保管會(huì)計(jì)檔案的保管，是指根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的不同制成材料，分別采取科學(xué)的存放和安全保護(hù)措施，維護(hù)會(huì)計(jì)檔案的完整、系統(tǒng)與安全。檔案排架檔案庫(kù)房管理制度1、會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房實(shí)行專人管理，非工作人員未經(jīng)許可不得入庫(kù)。2、檔案柜架要從左到右自上而下排列編號(hào)，并編制庫(kù)藏檔案存放索引。3、對(duì)入庫(kù)檔案要認(rèn)真檢查，分類排列，科學(xué)管理，做到帳、物相符。4、從庫(kù)房提取檔案，并逐卷登記，對(duì)歸還檔案要認(rèn)真檢查，注銷入庫(kù)。5、每年不定期對(duì)各庫(kù)庫(kù)藏檔案進(jìn)行一次抽樣檢查。6、庫(kù)房管理人員崗位變動(dòng)，要辦理交接手續(xù)，不留隱患。7、做好檔案“十防”，堅(jiān)持“以防為主，防治結(jié)合”的原則。8、做好檔案庫(kù)房的溫濕度控制與調(diào)節(jié)工作。9、檔案入庫(kù)前消毒除塵，并定期放置殺劑。10、建立健全庫(kù)房安全消防工作責(zé)任制。11、檔案庫(kù)區(qū)嚴(yán)禁火種和污染，禁止帶入危害檔案的物品。12、做好檔案技術(shù)保護(hù)工作，確保檔案的完整與安全。（二）會(huì)計(jì)檔案的保護(hù)措施1、檔案入庫(kù)前，應(yīng)做好消毒除塵工作，庫(kù)房日常管理應(yīng)建立定期蟲(chóng)、霉檢查制度，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)、霉及時(shí)處理。2、檔案庫(kù)區(qū)應(yīng)配備適合檔案用的消防器材，并按設(shè)備要求定期檢查更換，對(duì)電器設(shè)備應(yīng)定期檢查電器線路，庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁明火裝置，嚴(yán)禁使用電爐及存放易燃易爆物品。3、檔案庫(kù)房應(yīng)采用白熾燈作照明光源，嚴(yán)禁陽(yáng)光射入庫(kù)內(nèi)。4、、庫(kù)房溫度保持在14℃—24℃,相對(duì)濕度控制在45%—60%。5、半年對(duì)檔案進(jìn)行一次“六防"檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)采取措施處理。6、破損或變質(zhì)檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。（三）計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)檔案的管理存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)），是在會(huì)計(jì)電算化情況下新的會(huì)計(jì)檔案形式。在未打印成書(shū)面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并留有副本。采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)帳簿、報(bào)表，具有磁性化和不可見(jiàn)的特點(diǎn)。因此，必須注意安全和保密措施。

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)檔案管理

打印輸出的憑證、賬冊(cè)、報(bào)表等書(shū)面形式的會(huì)計(jì)檔案按紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理。（必須有會(huì)計(jì)主管的簽章才能存檔保存）會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)檔案管理

隨計(jì)算機(jī)配置的系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購(gòu)買(mǎi)的商品化會(huì)計(jì)核算軟件、數(shù)據(jù)備份光盤(pán)（磁盤(pán)），必須作為會(huì)計(jì)檔案保存。三套保存（一套封存、一套異地保存、一套利用）存放安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所鋼絲錄音機(jī)

1、對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲(chóng)蛀、防霉?fàn)€和防鼠咬等工作。重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)以上不同的地點(diǎn)，最好在兩個(gè)不同建筑物內(nèi)。

2、采用磁性介質(zhì)存貯會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失。

3、嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，會(huì)計(jì)檔案不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。對(duì)任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊(cè)、軟盤(pán)等行為，都要進(jìn)行相應(yīng)的處理。

4、各種會(huì)計(jì)資料包括打印出來(lái)的會(huì)計(jì)資料以及存儲(chǔ)會(huì)計(jì)資料的軟盤(pán)、硬盤(pán)、計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤(pán)、微縮膠片等，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和拿出單位。

5、借閱會(huì)計(jì)資料，應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料借閱歸還時(shí)，還應(yīng)該認(rèn)真檢查，防止感染病毒。二、會(huì)計(jì)檔案的統(tǒng)計(jì)

檔案統(tǒng)計(jì)制度1、在檔案接收、整理過(guò)程中，及時(shí)做好驗(yàn)收、鑒定、統(tǒng)計(jì)工作隨時(shí)對(duì)檔案的接收、移出、借閱、保管、利用效果進(jìn)行登記造冊(cè)，掌握檔案館藏?cái)?shù)量及動(dòng)態(tài)。2、建立檔案綜合臺(tái)帳和分類臺(tái)帳，統(tǒng)計(jì)各類檔案數(shù)量的變化情況，在檔案收進(jìn)、移出或銷毀時(shí)，均應(yīng)及時(shí)造冊(cè)，準(zhǔn)確地修正相應(yīng)臺(tái)賬。3、各類檔案的基本統(tǒng)計(jì)單位為保管單位（卷、冊(cè)、盒），并相應(yīng)統(tǒng)計(jì)其長(zhǎng)度。4、每年進(jìn)行一次庫(kù)存藏檔案合格率、利用率統(tǒng)計(jì)分析，提高入庫(kù)案卷質(zhì)量和利用水平。5、按照檔案部門(mén)要求，每年按時(shí)按要求上報(bào)會(huì)計(jì)檔案情況數(shù)據(jù)。

第六章會(huì)計(jì)檔案的利用一、會(huì)計(jì)檔案借閱制度

二、會(huì)計(jì)檔案的用途

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第七條規(guī)定：各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。

會(huì)計(jì)檔案的利用工作應(yīng)注意把握以下四點(diǎn)：（1）應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)檔案借閱審批制度，借閱會(huì)計(jì)檔案必須經(jīng)本單位會(huì)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。(各單位應(yīng)當(dāng)建立會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制登記制度。)（2）各單位保存的會(huì)計(jì)檔案原則上不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制。（3）借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸還時(shí)間等情況登記清楚。（4）借閱會(huì)計(jì)檔案的人員，不得在會(huì)計(jì)檔案上作任何標(biāo)記，勾畫(huà)和涂改，更不能拆散原卷冊(cè)、抽換單據(jù)。

會(huì)計(jì)檔案的利用工作《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》第十二條規(guī)定：會(huì)計(jì)檔案按財(cái)政部、國(guó)家檔案局《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行；法律、行政法規(guī)有特殊規(guī)定的，依照法律、行政法規(guī)的規(guī)定處理。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十三、十四、十五、十六條，對(duì)機(jī)構(gòu)變動(dòng)等特殊情況下會(huì)計(jì)檔案的處置做出了具體要求。

第十三條單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門(mén)或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)